Artikel XII.N1, WER
Art. XII.N1. [1 BIJLAGE I
Eisen betreffende gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten
Onverminderd de bepalingen van verordening 910/2014 die van toepassing zijn op de gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, moet de in België gevestigde gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst aanbiedt :
a) zich, in voorkomend geval, houden aan de artikelen 34 en 40 van verordening 910/2014;
b) zich ervan weerhouden om gegevens die hem zijn toevertrouwd voor andere gevallen te gebruiken dan deze opgesomd onder de punten b), c), d) en e) van artikel 5 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;
c) de noodzakelijke maatregelen treffen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor het leesbaar houden van de gegevens tenminste tijdens de wettelijk of reglementair opgelegde dan wel de contractueel overeengekomen duur;
d) de noodzakelijke middelen aanwenden, rekening houdend met de stand van de techniek om de integriteit en authenticiteit van de bewaarde elektronische gegevens te bewaren en om iedere verandering van de bewaarde elektronische gegevens tijdens de bewaring, het consulteren of het overbrengen te vermijden, onder voorbehoud van de veranderingen betreffende de drager of het elektronische formaat van de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun dienst;
e) op verzoek van de afnemer van de dienst binnen een redelijke termijn de hem door de gebruiker van de dienst opgegeven gegevens aan deze laatste terug te geven in een leesbare en bruikbare vorm, overeengekomen met de afnemer;
f) ervoor zorgen dat het proces van vrijwillige vernietiging van de bewaarde gegevens het niet mogelijk maakt om ze volledig of gedeeltelijk te herstellen;
g) gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische tijdstempel telkens wanneer de datum en/of het uur moet worden vastgesteld;
h) bij het inscannen van papieren originelen :
1° gebruik maken van een systeem, materiaal en procedures die een getrouwe, duurzame en volledige reproductie van het papieren document garanderen,
2° tijdens de inscanningsprocedure de kwaliteit en de getrouwheid van de digitale kopieën stipt en regelmatig toetsen aan het papieren origineel,
3° overgaan tot een systematische en volledige registratie en klassering van de gegevens,
4° een systeem van beschrijving van de gescande dossiers en documenten gebruiken waarbij minstens volgende inlichtingen zijn vermeld:
- de naam van het dossier of van het document,
- de identificatiecode,
- de auteur,
- de beschrijving,
- de datum,
- de bewaartermijn,
- de definitieve bestemming, namelijk de permanente bewaring of de vernietiging,
- het formaat van het document.
5° de volgende gegevens betreffende de digitaliseringsprocedure zolang als de digitale kopie zelf en met dezelfde garanties bewaren :
- de identiteit van de verantwoordelijke van de digitalisering en van de uitvoerder ervan,
- de aard en het voorwerp van de gedigitaliseerde documenten,
- de datering van alle relevante verrichtingen,
- de verslagen van de eventuele storingen vastgesteld tijdens de digitalisering,
- de documenten met betrekking tot het digitaliseringsbeleid en de gebruikte systemen en materiaal;
i) de gebruikers van hun dienst, alvorens het contract gesloten wordt en tijdens de ganse duur ervan, gemakkelijke en rechtstreekse toegang bieden tot de volgende informatie die duidelijk en begrijpelijk moet zijn geformuleerd :
1° de precieze wijzen en voorwaarden voor het gebruik van zijn diensten,
2° de werking en toegankelijkheid van hun diensten,
3° de maatregelen die hij inzake beveiliging neemt,
4° de kennisgevingsprocedure inzake incidenten, klachten en geschillenregeling,
5° de garanties die hij biedt,
6° de draagwijdte van zijn aansprakelijkheid en de eventuele limieten,
7° in voorkomende geval, het bestaan van een verzekeringsdekking en de omvang ervan,
8° de duur van het contract en de wijzen om het te beëindigen,
9° de rechtsgevolgen die aan zijn dienst verbonden zijn;
j) blijk geven van onpartijdigheid ten aanzien van de gebruikers van zijn dienst en van derden;
k) over voldoende financiële middelen beschikken om de dienst conform de eisen gesteld in verordening 910/2014, in titel 2 van boek XII en in deze bijlage te kunnen aanbieden, in het bijzonder om de schadeverantwoordelijkheid aan te kunnen door bijvoorbeeld een geschikte verzekering af te sluiten.
Een overheidsinstantie of een natuurlijke persoon of rechtspersoon die voor eigen rekening een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst uitbaat, houdt zich aan de bepalingen van deze bijlage met uitzondering van e), i), j) en k).]1
----------
(1)<Ingevoegd bij W 2016-07-21/40, art. N1, 037; Inwerkingtreding : 28-09-2016 (KB 2016-09-14/06, art. 1)>
Eisen betreffende gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten
Onverminderd de bepalingen van verordening 910/2014 die van toepassing zijn op de gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, moet de in België gevestigde gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst aanbiedt :
a) zich, in voorkomend geval, houden aan de artikelen 34 en 40 van verordening 910/2014;
b) zich ervan weerhouden om gegevens die hem zijn toevertrouwd voor andere gevallen te gebruiken dan deze opgesomd onder de punten b), c), d) en e) van artikel 5 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;
c) de noodzakelijke maatregelen treffen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor het leesbaar houden van de gegevens tenminste tijdens de wettelijk of reglementair opgelegde dan wel de contractueel overeengekomen duur;
d) de noodzakelijke middelen aanwenden, rekening houdend met de stand van de techniek om de integriteit en authenticiteit van de bewaarde elektronische gegevens te bewaren en om iedere verandering van de bewaarde elektronische gegevens tijdens de bewaring, het consulteren of het overbrengen te vermijden, onder voorbehoud van de veranderingen betreffende de drager of het elektronische formaat van de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun dienst;
e) op verzoek van de afnemer van de dienst binnen een redelijke termijn de hem door de gebruiker van de dienst opgegeven gegevens aan deze laatste terug te geven in een leesbare en bruikbare vorm, overeengekomen met de afnemer;
f) ervoor zorgen dat het proces van vrijwillige vernietiging van de bewaarde gegevens het niet mogelijk maakt om ze volledig of gedeeltelijk te herstellen;
g) gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische tijdstempel telkens wanneer de datum en/of het uur moet worden vastgesteld;
h) bij het inscannen van papieren originelen :
1° gebruik maken van een systeem, materiaal en procedures die een getrouwe, duurzame en volledige reproductie van het papieren document garanderen,
2° tijdens de inscanningsprocedure de kwaliteit en de getrouwheid van de digitale kopieën stipt en regelmatig toetsen aan het papieren origineel,
3° overgaan tot een systematische en volledige registratie en klassering van de gegevens,
4° een systeem van beschrijving van de gescande dossiers en documenten gebruiken waarbij minstens volgende inlichtingen zijn vermeld:
- de naam van het dossier of van het document,
- de identificatiecode,
- de auteur,
- de beschrijving,
- de datum,
- de bewaartermijn,
- de definitieve bestemming, namelijk de permanente bewaring of de vernietiging,
- het formaat van het document.
5° de volgende gegevens betreffende de digitaliseringsprocedure zolang als de digitale kopie zelf en met dezelfde garanties bewaren :
- de identiteit van de verantwoordelijke van de digitalisering en van de uitvoerder ervan,
- de aard en het voorwerp van de gedigitaliseerde documenten,
- de datering van alle relevante verrichtingen,
- de verslagen van de eventuele storingen vastgesteld tijdens de digitalisering,
- de documenten met betrekking tot het digitaliseringsbeleid en de gebruikte systemen en materiaal;
i) de gebruikers van hun dienst, alvorens het contract gesloten wordt en tijdens de ganse duur ervan, gemakkelijke en rechtstreekse toegang bieden tot de volgende informatie die duidelijk en begrijpelijk moet zijn geformuleerd :
1° de precieze wijzen en voorwaarden voor het gebruik van zijn diensten,
2° de werking en toegankelijkheid van hun diensten,
3° de maatregelen die hij inzake beveiliging neemt,
4° de kennisgevingsprocedure inzake incidenten, klachten en geschillenregeling,
5° de garanties die hij biedt,
6° de draagwijdte van zijn aansprakelijkheid en de eventuele limieten,
7° in voorkomende geval, het bestaan van een verzekeringsdekking en de omvang ervan,
8° de duur van het contract en de wijzen om het te beëindigen,
9° de rechtsgevolgen die aan zijn dienst verbonden zijn;
j) blijk geven van onpartijdigheid ten aanzien van de gebruikers van zijn dienst en van derden;
k) over voldoende financiële middelen beschikken om de dienst conform de eisen gesteld in verordening 910/2014, in titel 2 van boek XII en in deze bijlage te kunnen aanbieden, in het bijzonder om de schadeverantwoordelijkheid aan te kunnen door bijvoorbeeld een geschikte verzekering af te sluiten.
Een overheidsinstantie of een natuurlijke persoon of rechtspersoon die voor eigen rekening een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst uitbaat, houdt zich aan de bepalingen van deze bijlage met uitzondering van e), i), j) en k).]1
----------
(1)<Ingevoegd bij W 2016-07-21/40, art. N1, 037; Inwerkingtreding : 28-09-2016 (KB 2016-09-14/06, art. 1)>
Bron: Justel