Parlementaire vraag nr. 48 van de heer De Crem van 04.07.2005
Vr. en Antw., Kamer, 2006-2007, nr. 163, blz. 31999
Archiveren en bewaren van facturen
VRAAG
In januari 2004 werd de Europese richtlijn elektronische facturatie omgezet in Belgische wetgeving. De inkorting van de bewaartermijnen en uitbreiding van de fiscale en boekhoudkundige mogelijkheden tot digitale bewaring stonden toen al voor vele bedrijven centraal.
Een jaar later is er echter nog weinig vooruitgang te merken in deze dossiers.
1. Wat zijn de huidige mogelijkheden en beperkingen voor bedrijven om facturen elektronisch te verzenden en te archiveren ?
2.
a) Hoeveel% van de facturen van Belgische bedrijven kan door de huidige wetgeving rond elektronische facturatie elektronisch opgevangen worden ?
b) Hoeveel% van de facturatie verloopt op dit moment effectief elektronisch ?
3. Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie ?
4. Welke juridische en andere obstakels moeten nog genomen worden om elektronische verwerking van alle facturen mogelijk te maken ?
5.
a) Wanneer zal de bewaartermijn van vijf jaar voor facturen een feit zijn ?
b) Hoe verklaart u dat dit zolang aansleept ?
c) Wat is de huidige bewaartermijn ?
6.
a) Welke risico's zijn verbonden aan de kortere bewaartermijn?
b) Hoe zullen deze risico's opgevangen worden?
ANTWOORD (staatssecretaris voor Modernisering van de Financiën en Strijd tegen de fiscale fraude, toegevoegd aan de minister van Financiën, 19.04.2007)
Bedrijven kunnen aanzienlijk kosten besparen en efficie¨nter werken door elektronisch te factureren en te bewaren. Facturen circuleren niet alleen tussen bedrijven en hun klanten en leveranciers, maar binnen grote organisaties ook tussen afdelingen en vestigingen onderling. Naast een besparing voor productie en verzending van de factuur, kan de digitale aanpak ook betwistingen voorkomen of de afhandeling daarvan bespoedigen.
Er kunnen drie modellen van elektronische facturatie worden onderscheiden:
1. Seller direct
De verkoper stelt een elektronische factuur op voor zijn klanten. Dit is een courant model in B2C-sectoren met veel uitgaande facturen, zoals productie, nutsvoorzieningen, gezondsheidszorg en financie¨le diensten.
2. Buyer direct
De koper legt elektronische facturatie op aan zijn leveranciers. De verkoper kan elektronische facturatie aangrijpen om de de relatie met de klant te verstevigen.
3. Consolidator
Koper en verkoper werken via een tussenliggend platform zoals dat van Certipost en Isabel. Deze aanpak wint aan populariteit vanwege de complexiteit van de twee voorgaande modellen. Het systeem biedt verkopers en kopers minder extra voordelen, maar iedereen hoeft wel maar één keer te integreren met een extern platform.
Er bestaat nog heel wat potentieel voor elektronische facturatie, maar de Privacycommissie heeft ook meerdere vragen van gebruikers ontvangen en onderzoekt momenteel inbreuken op de privacywet.
Wat betreft de bewaringstermijn verwijs ik naar het artikel 60, § 1, van het BTW-wetboek dat stelt:» De boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, vierde lid.»
Artikel 315, derde lid, van het WIB 1992 stelt: «Behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie, moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden, tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk ».
Artikel 81bis, derde lid, van het BTW-wetboek stelt dat er in welbepaalde gevallen slechts verjaring kan intreding bij het verstrijken van het zeven jaar volgend op dat waarin de oorzaak van verschuldigdheid zich heeft voorgedaan.
Om deze reden kan de verjaringstermijn inzake BTW niet worden teruggebracht tot vijf jaar, maar dient hij te worden behouden op zeven jaar, zodat alle risico's van verlies aan inkomsten worden opgevangen.
Archiveren en bewaren van facturen
VRAAG
In januari 2004 werd de Europese richtlijn elektronische facturatie omgezet in Belgische wetgeving. De inkorting van de bewaartermijnen en uitbreiding van de fiscale en boekhoudkundige mogelijkheden tot digitale bewaring stonden toen al voor vele bedrijven centraal.
Een jaar later is er echter nog weinig vooruitgang te merken in deze dossiers.
1. Wat zijn de huidige mogelijkheden en beperkingen voor bedrijven om facturen elektronisch te verzenden en te archiveren ?
2.
a) Hoeveel% van de facturen van Belgische bedrijven kan door de huidige wetgeving rond elektronische facturatie elektronisch opgevangen worden ?
b) Hoeveel% van de facturatie verloopt op dit moment effectief elektronisch ?
3. Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie ?
4. Welke juridische en andere obstakels moeten nog genomen worden om elektronische verwerking van alle facturen mogelijk te maken ?
5.
a) Wanneer zal de bewaartermijn van vijf jaar voor facturen een feit zijn ?
b) Hoe verklaart u dat dit zolang aansleept ?
c) Wat is de huidige bewaartermijn ?
6.
a) Welke risico's zijn verbonden aan de kortere bewaartermijn?
b) Hoe zullen deze risico's opgevangen worden?
ANTWOORD (staatssecretaris voor Modernisering van de Financiën en Strijd tegen de fiscale fraude, toegevoegd aan de minister van Financiën, 19.04.2007)
Bedrijven kunnen aanzienlijk kosten besparen en efficie¨nter werken door elektronisch te factureren en te bewaren. Facturen circuleren niet alleen tussen bedrijven en hun klanten en leveranciers, maar binnen grote organisaties ook tussen afdelingen en vestigingen onderling. Naast een besparing voor productie en verzending van de factuur, kan de digitale aanpak ook betwistingen voorkomen of de afhandeling daarvan bespoedigen.
Er kunnen drie modellen van elektronische facturatie worden onderscheiden:
1. Seller direct
De verkoper stelt een elektronische factuur op voor zijn klanten. Dit is een courant model in B2C-sectoren met veel uitgaande facturen, zoals productie, nutsvoorzieningen, gezondsheidszorg en financie¨le diensten.
2. Buyer direct
De koper legt elektronische facturatie op aan zijn leveranciers. De verkoper kan elektronische facturatie aangrijpen om de de relatie met de klant te verstevigen.
3. Consolidator
Koper en verkoper werken via een tussenliggend platform zoals dat van Certipost en Isabel. Deze aanpak wint aan populariteit vanwege de complexiteit van de twee voorgaande modellen. Het systeem biedt verkopers en kopers minder extra voordelen, maar iedereen hoeft wel maar één keer te integreren met een extern platform.
Er bestaat nog heel wat potentieel voor elektronische facturatie, maar de Privacycommissie heeft ook meerdere vragen van gebruikers ontvangen en onderzoekt momenteel inbreuken op de privacywet.
Wat betreft de bewaringstermijn verwijs ik naar het artikel 60, § 1, van het BTW-wetboek dat stelt:» De boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, vierde lid.»
Artikel 315, derde lid, van het WIB 1992 stelt: «Behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie, moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden, tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk ».
Artikel 81bis, derde lid, van het BTW-wetboek stelt dat er in welbepaalde gevallen slechts verjaring kan intreding bij het verstrijken van het zeven jaar volgend op dat waarin de oorzaak van verschuldigdheid zich heeft voorgedaan.
Om deze reden kan de verjaringstermijn inzake BTW niet worden teruggebracht tot vijf jaar, maar dient hij te worden behouden op zeven jaar, zodat alle risico's van verlies aan inkomsten worden opgevangen.
Bron: FisconetPlus