1. Teneinde de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde te vereenvoudigen, te moderniseren en te harmoniseren, heeft de Raad van de Europese Unie de Richtlijn 2001/115/EG van 20 december 2001 tot wijziging van de Richtlijn 77/388/EEG (Zesde Richtlijn) (1)uitgevaardigd.

(1) Deze Zesde Richtlijn werd door de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde ingetrokken vanaf 01/01/2007. Vanaf deze datum geldt de nieuwe Richtlijn 2006/112/EG. Verwijzingen naar de ingetrokken richtlijn gelden als verwijzingen naar de nieuwe richtlijn en worden gelezen volgens de concordantietabel in bijlage bij de nieuwe richtlijn.

Deze Richtlijn bepaalt onder meer dat iedere belastingplichtige erop moet toezien dat kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde uitgereikte facturen en alle door hemzelf ontvangen facturen worden opgeslagen.

De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, moeten gedurende de volledige opslagperiode worden gewaarborgd. Teneinde zich hiervan te verzekeren, kunnen de lidstaten bepalen dat de facturen moeten worden opgeslagen in hun oorspronkelijke vorm – op papier of elektronisch – waarin zij zijn toegezonden en dat, wanneer de facturen langs elektronische weg worden opgeslagen, de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen, eveneens worden opgeslagen.

Bovendien kunnen de lidstaten onder de door hen vastgestelde voorwaarden voorzien in een opslagplicht voor facturen ontvangen door niet-belastingplichtigen.

Voor de toepassing van hetgeen voorafgaat wordt onder het “elektronisch” verzenden en opslaan van een factuur verstaan de verzending of terbeschikkingstelling aan de bestemmeling en de opslag via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens, waarbij gebruik wordt gemaakt van draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen.

2. De in nummer 1 hiervoor aangehaalde bepalingen, hierna gemakshalve aangeduid met de term “archivering”, werden ingevoegd in het Btw-Wetboek (artikelen 60, 61 en 63 W. Btw) en in het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde (artikel 8, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1). Deze regelgeving maakt het voorwerp uit van de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en van het koninklijk besluit van 16 februari 2004 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 en werd respectievelijk gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 10 februari 2004 en 27 februari 2004. Ze treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

Door artikel 32 van de Wet houdende diverse bepalingen van 27 december 2005 (B.S. van 30 december 2005, blz. 57359 e.v.) werd artikel 60 van het Btw-Wetboek nogmaals gewijzigd waardoor met ingang van 9 januari 2006 de algemene bewaringstermijn wordt teruggebracht tot 7 jaar en het mogelijk wordt facturen die in papieren vorm worden ontvangen digitaal te bewaren.

Door artikel 111 van de Programmawet van 27 april 2007 (B.S. van 8 mei 2007, blz. 25153 e.v.) werd artikel 61 van het Btw-Wetboek nogmaals gewijzigd waardoor met ingang van 1 april 2007 ook rekening wordt gehouden met het bijzondere statuut van de btw-eenheid. Voornoemd artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 werd om dezelfde reden eveneens met ingang van 1 april 2007 aangepast (door artikel 5 van het K.B. van 17 mei 2007, B.S. van 31 mei 2007, blz. 29562 e.v.)

Deze aanschrijving heeft tot doel de basisprincipes inzake bewaring en voorlegging van facturen die in papieren vorm worden uitgereikt aan de medecontractant uiteen te zetten.

HOOFDSTUK II : BELGISCHE REGELGEVING

3. Artikel 60 van het Btw-Wetboek

§ 1. De boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, vierde lid.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

§ 2. In afwijking van § 1, begint de daar bedoelde termijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

Daarenboven kan de Koning de in § 1 bedoelde bewaringstermijn verlengen, teneinde de controle van de ter uitvoering van artikel 49, 2° en 3°, verrichte herzieningen van de aftrek te verzekeren.

§ 3. Alle door belastingplichtigen hetzij door henzelf, hetzij in hun naam en voor hun rekening door hun medecontractant of door een derde, uitgereikte facturen en alle door hen ontvangen facturen dienen op het Belgische grondgebied te worden bewaard. Facturen die worden bewaard langs elektronische weg die in België een volledige on-line toegang tot de betrokken gegevens waarborgt, mogen evenwel in een andere lidstaat van de Gemeenschap worden bewaard op voorwaarde dat de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft hiervan op voorhand wordt in kennis gesteld.

De authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van de facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, moeten gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd.

De facturen die elektronisch werden ontvangen worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie.

De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen.

§ 4. In de gevallen waarin het bewaren van boeken, facturen of andere stukken aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden, kan door of vanwege de Minister van Financiën, in afwijking van de §§ 1 en 3, aan door hem aan te duiden personen of groepen van personen, een kortere bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren van de boeken, facturen of andere stukken worden toegestaan.

4. Artikel 61 van het Btw-Wetboek:

§ 1. Eenieder is gehouden de boeken, facturen en andere stukken, die hij overeenkomstig artikel 60 moet bewaren, op ieder verzoek van de ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, ter inzage voor te leggen teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden te kunnen nagaan.

Het ter inzage voorleggen van de boeken, facturen en andere stukken overeenkomstig het eerste lid, gebeurt, wat de BTW-eenheid in de zin van artikel 4, § 2 betreft, door de vertegenwoordiger aangeduid door de andere leden om in hun naam en voor hun rekening de rechten en de verplichtingen van die BTW-eenheid uit te oefenen. De ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, kunnen echter eisen dat het lid van de BTW-eenheid zelf de in het eerste lid bedoelde voorlegging van de boeken, facturen en andere stukken die hem aanbelangen verricht.

Wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, hebben die ambtenaren het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen. Die ambtenaren kunnen eveneens degene in het eerste lid bedoeld verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopies te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan.

Elke belastingplichtige die de facturen die hij uitreikt of ontvangt bewaart langs elektronische weg die in België een on-line toegang tot de gegevens waarborgt, en waarvan de plaats van bewaring is gesitueerd in een andere lidstaat, is met het oog op de controle gehouden aan de ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, voor deze facturen een recht van toegang, downloading en gebruikneming langs elektronische weg te waarborgen.

Wanneer zulks uit het oogpunt van de controle nodig is, kan de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft voor de facturen opgesteld in een andere taal dan één van de nationale talen, een vertaling eisen in één van deze nationale talen van de facturen betreffende de leveringen van goederen en dienstverrichtingen die overeenkomstig de artikelen 15 en 21 in België plaatsvinden, alsmede van de facturen die worden ontvangen door de in België gevestigde belastingplichtigen.

De belastingplichtige bedoeld in artikel 50, § 1, eerste lid, 3°, die geen aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen, alsook de niet in België gevestigde belastingplichtige bedoeld in artikel 50, § 3, moeten aan de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft een adres in België kenbaar maken waar de boeken, facturen en andere stukken bedoeld in het eerste lid zullen worden medegedeeld op ieder verzoek van de ambtenaren van die administratie.

Deze paragraaf is niet van toepassing op het Nationaal Instituut voor de Statistiek en op het Economisch en Sociaal Instituut voor de Middenstand ten aanzien van de in hun bezit zijnde individuele inlichtingen.

§ 2. De ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, hebben het recht om de boeken, facturen en andere stukken, die overeenkomstig artikel 60 moeten worden bewaard, alsmede de overeenkomstig § 1, tweede lid, gemaakte kopies, tegen afgifte van een ontvangstbewijs te behouden, telkens wanneer zij menen dat de boeken, stukken of kopies de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen.

Dat recht bestaat niet ten aanzien van de boeken die niet zijn afgesloten. Wanneer die boeken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden bewaard, hebben de ambtenaren het recht zich kopies van die boeken te doen overhandigen onder de door hen gewenste vorm.

5. Artikel 8, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1:

“Voor elke uitgereikte factuur dient een dubbel te worden opgesteld, hetzij door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht, hetzij, in het geval van toepassing van artikel 6, door de medecontractant. Dit dubbel dient te worden bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht.

De belastingplichtige dient eveneens een dubbel op te maken en te bewaren van de in artikel 53, § 3, eerste lid, van het Wetboek en de artikelen 2 en 7, § 1, bedoelde andere stukken.”

HOOFDSTUK III : PRINCIPES

A. Tot bewaring gehouden personen

6. Overeenkomstig artikel 60 van het Wetboek moeten de boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen.

De bewaringsplicht ten aanzien van facturen en andere documenten die op grond van de Belgische btw-reglementering moeten worden opgemaakt of uitgereikt geldt dus niet alleen voor de belastingplichtigen maar strekt zich uit tot niet-belastingplichtige rechtspersonen en particulieren. Op grond van artikel 248 van de Richtlijn 2006/112/EGvan de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijk stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde (= art. 22, lid 3, d), laatste alinea, van de ingetrokken Zesde Richtlijn) kunnen de lidstaten onder de door hen vastgestelde voorwaarden inderdaad voorzien in een opslagplicht voor facturen ontvangen door niet-belastingplichtigen.

Bovendien geldt ten aanzien van de belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen een bewaringsplicht ten aanzien van facturen en gelijkaardige stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen.

1. Niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek

7. Op grond van artikel 53, § 2, van het Wetboek moet de belastingplichtige die andere leveringen van goederen of diensten verricht dan die welke krachtens artikel 44 zijn vrijgesteld en die hem geen enkel recht op aftrek verlenen een factuur uitreiken aan zijn medecontractant in de gevallen opgesomd in eerstgenoemd artikel. Bovendien moet de belastingplichtige op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 voor bepaalde daarin opgesomde leveringen van goederen of diensten voor natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik, eveneens een factuur uitreiken.

Op grond van artikel 53, § 3, eerste lid, van het Wetboek is het lid van een btw-eenheid dat goederen of diensten verschaft aan een ander lid ertoe gehouden een bijzonder stuk uit te reiken aan dat lid of ervoor te zorgen dat in zijn naam en voor zijn rekening, door het lid in zijn hoedanigheid van medecontractant of door een derde een dergelijk stuk wordt uitgereikt, als de in § 2 van dit artikel bedoelde factuur niet werd uitgereikt.

Op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 moet voor elke uitgereikte factuur een dubbel worden opgesteld en bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft gedaan. Daarbij is het van geen belang of de factuur verplicht of vrijwillig werd uitgereikt. De belastingplichtige moet bovendien een dubbel opmaken en bewaren van het bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, § 3, eerste lid, van het Btw-Wetboek en het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1 (zie nr. 18, 7°).

Op grond van art. 12, § 4, van het koninklijk besluit nr. 1 moeten de belastingplichtigen ook een dubbel opmaken van de door hen uitgereikte verbeterende stukken telkens wanneer de verbeterende stukken worden beoogd in artikel 8 (zie vorig lid) of in artikel 10 (zie nr. 17, 10° en nr. 18, 8° ).

Daarnaast is de belastingplichtige in bepaalde omstandigheden ook verplicht nog andere stukken op te maken die normaal in het boek voor uitgaande facturen moeten worden opgenomen en dus door hem moeten worden bewaard. Een volledige opsomming van de door niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek te bewaren uitgaande facturen en gelijkaardige stukken is weergegeven in nr. 18 hieronder.

8. De facturen en gelijkaardige stukken waarvan de opmaak of uitreiking door de btw-reglementering wordt voorgeschreven en die door belastingplichtigen werden ontvangen, dienen eveneens door hen te worden bewaard. Belastingplichtigen zijn tot die bewaringsverplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwerving van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen. Een volledige opsomming van de door niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek te bewaren inkomende facturen en gelijkaardige stukken is weergegeven in nr. 17 hieronder.

Dat de belastingplichtige eventueel onderworpen is aan een bijzondere regeling (forfaitaire regeling bedoeld in art. 56, § 1, W.Btw, bijzondere regeling voor landbouwondernemers bedoeld in art. 57, W.Btw, …) heeft geen invloed op de bewaringsplicht ten aanzien van facturen en gelijkaardige stukken.

2. Kleine ondernemingen onderworpen aan de vrijstellingsregeling

9. De kleine ondernemingen die van de btw zijn vrijgesteld op grond van artikel 56, § 2, van het Wetboek mogen de btw geheven van de goederen en diensten die ze gebruiken voor het verrichten van hun uitgaande handelingen niet in aftrek brengen, maar dienen op grond van artikel 53, § 2, van het Wetboek in dezelfde gevallen als de niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek, facturen uit te reiken aan hun klanten, weliswaar zonder vermelding van belasting. De dubbels van die facturen dienen door hen te worden bewaard (zie nr. 18, 1°, 2°, 3° en 10°). Ook de aan hen uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge (zie nr. 18, 8°) dienen zij te bewaren.

10. De door hen ontvangen facturen of gelijkaardige stukken (zie nr. 17) moeten eveneens worden bewaard. Indien deze kleine ondernemingen geen boek voor inkomende facturen houden dienen deze facturen bovendien genummerd te worden volgens een ononderbroken reeks (zie art. 14, § 4, K.B. nr. 1).

3. Vrijgestelde belastingplichtigen zonder recht op aftrek

11. De bewaringsplicht geldt ook voor de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die door artikel 44 van het Wetboek zijn vrijgesteld. Aangezien deze belastingplichtigen geen facturen moeten uitreiken (behalve indien deze vrijgestelde handelingen hen recht op aftrek geven) beperkt de bewaring zich in de regel tot alle door deze belastingplichtigen ontvangen facturen en gelijkaardige stukken (zie de documenten opgesomd onder nr. 17). Ook de bijzondere stukken die ze eventueel als lid van een btw-eenheid van een ander lid ontvangen dienen door hen te worden bewaard.

12. Indien zij evenwel vrijwillig een factuur uitreiken dienen zij op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1, een dubbel ervan op te stellen en te bewaren. Bovendien dienen zij de aan hen uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hen uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge te bewaren (zie nr. 18, 8°).

4. Niet-belastingplichtige rechtspersonen

13. De niet-belastingplichtige rechtspersoon is niet verplicht facturen uit te reiken (artikel 53, § 2, W.Btw). Wanneer hij evenwel op vrijwillige wijze facturen uitreikt, dient hij overeenkomstig artikel 60, § 1, tweede lid, van het Wetboek de dubbels ervan te bewaren. Bovendien dient hij de aan hem uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hem uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge te bewaren (zie nr. 18, 8°).

14. De bewaringsplicht geldt bovendien ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwerving van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen en meer in het algemeen ten aanzien van alle door deze rechtspersonen ontvangen facturen en stukken die op grond van artikel 53, § 2, van het Wetboek of de artikelen 220 en 221 van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijk stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde (= art. 22, lid 3, a) van de Zesde Richtlijn) moeten worden uitgereikt (zie de documenten opgesomd onder nr. 17, 1°, 2°, 3°, 4°, 5° en 11°).

5. Particulieren

15. De bewaringsplicht geldt eveneens voor particulieren. Op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 moet de belastingplichtige die de daarin opgesomde leveringen van goederen of diensten verricht voor natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik, een factuur uitreiken wanneer die handelingen overeenkomstig de artikelen 15 en 21 van het Wetboek in België plaatsvinden, of wanneer, vóór de handeling, de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, bij toepassing van de artikelen 17, § 1, en 22, § 2, van het Wetboek. Verder moet op grond van artikel 53, § 2, eerste lid, 2° en 4°, van het Wetboek eveneens een factuur worden uitgereikt aan elke niet-belastingplichtige persoon in het geval van verkopen op afstand bedoeld in artikel 15, §§ 4 en 5, van het Wetboek.

De particulier met woonplaats in België die facturen in het kader van voornoemde handelingen ontvangt dient deze dan ook te bewaren. Ook de aan hem uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hem uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge (zie nr. 18, 8°) dienen door hem te worden bewaard.

De facturen die door belastingplichtigen vrijwillig aan particulieren worden uitgereikt, moeten voor de toepassing van de btw-regelgeving niet door laatstgenoemden worden bewaard.

B. Wat moet worden bewaard

16. In deze aanschrijving wordt ingegaan op de bewaring en voorlegging van de facturen en andere stukken die op grond van artikel 14, § 2, van het koninklijk besluit nr. 1 het voorwerp uitmaken van een inschrijving in de factuurboeken. Het feit dat sommige categorieën van personen die boeken niet dienen te houden speelt terzake geen rol. Worden derhalve beoogd :

1. Inkomende stukken

17. De volgende facturen en stukken worden normaal opgenomen in het boek (of de subboeken) voor inkomende facturen :

1. facturen met betrekking tot de leveringen van goederen en diensten inclusief de facturen die door de medecontractant zelf worden opgesteld in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter; bijzondere stukken met betrekking tot het verschaffen van goederen of diensten door een lid van een btw-eenheid aan een ander lid, inclusief de stukken die door het lid in zijn hoedanigheid van medecontractant zelf worden opgesteld in naam en voor rekening van het lid dat de goederen of diensten verschaft;

2. facturen met betrekking tot de invoeren;

3. facturen met betrekking tot de intracommunautaire verwervingen van goederen of daarmee gelijkgestelde handelingen (inclusief dus het origineel van een in een andere lidstaat uitgereikt stuk gelijkaardig aan het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van de in artikel 25quater van het Wetboek bedoelde intracommunautaire verwerving van overgebrachte goederen);

4. het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de medecontractant dient te worden opgemaakt indien hij nog niet in het bezit is van een factuur voor leveringen, diensten en intracommunautaire verwervingen waarvoor hij zelf gehouden is tot voldoening van de btw;

5. het stuk bedoeld in artikel 5, § 2, van het koninklijk besluit nr. 31 dat de medecontractant moet opmaken wanneer de niet in België gevestigde belastingplichtige niet wordt vertegenwoordigd door een aansprakelijke vertegenwoordiger of een vooraf erkende persoon voor handelingen waarvoor hij overeenkomstig artikel 51, § 1, 1°, van het Wetboek schuldenaar is van de btw, of niet voor de btw is geïdentificeerd;

6. het stuk bedoeld in artikel 4, § 1, van het koninklijk besluit nr. 22 dat door de koper of ontvanger zelf aan de aan de bijzondere regeling onderworpen landbouwondernemer wordt uitgereikt en dat door deze laatste voor akkoord wordt ondertekend;

7. de factuur bedoeld in artikel 4, §2, van het koninklijk besluit nr. 22 die door de belastingplichtige koper of ontvanger moet worden aangevuld met het tarief en het bedrag van de verschuldigde belasting;

8. het stuk bedoeld in artikel 3, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 dat moet worden opgemaakt door de belastingplichtige voor de handelingen bedoeld in de artikelen 12, §1, 3° en 4°, 19, § 2, 1°, en § 3, van het Wetboek; het stuk bedoeld in artikel 3, tweede lid, van hetzelfde koninklijk besluit dat moet worden opgemaakt door het lid van de btw-eenheid in de zin van artikel 4, § 2, van het Wetboek aan wie een in artikel 19bis van het Wetboek bedoelde dienst wordt verschaft;

9. het stuk bedoeld in artikel 11 van het koninklijk besluit nr. 1 dat moet worden opgemaakt en uitgereikt voor de overdracht van een algemeenheid van goederen of van een bedrijfsafdeling bedoeld in artikel 11 van het Wetboek en de handelingen bedoeld in artikel 18, § 3, van het Wetboek;

10. het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de belastingplichtige ontvanger van de levering of dienst moet worden opgemaakt voor handelingen die aan hem werden verstrekt voor zijn economische activiteit door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, § 2, 13°, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs. 73-75 en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs. 68-70);

11. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande facturen of stukken (art. 12, K.B. nr. 1).

2. Uitgaande stukken

18. De volgende facturen en stukken worden normaal opgenomen in het boek (of de subboeken) voor uitgaande facturen :

1. het dubbel van de door de belastingplichtige of door een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van de belastingplichtige, uitgereikte factuur; het dubbel van hetdoor het lid van een btw-eenheid of door een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van het lid, uitgereikt bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, § 3, van het Wetboek;

2. het dubbel van de factuur die door de medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht (zie circulaire AOIF nr. 48/2005 inzake self-billing); het dubbel van het bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, § 3, van het Wetboek, dat door het lid van een btw-eenheid in zijn hoedanigheid van medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van het lid dat hem goederen of diensten verschaft;

3. een exemplaar van het stuk dat de overdracht vaststelt als bedoeld in artikel 11 van het Wetboek en de handelingen bedoeld in artikel 18, § 3, van het Wetboek;

4. het tweede exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 4, § 1, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers;

5. het tweede exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 4bis, § 2, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers;

6. het dubbel van de factuur of het als zodanig geldend stuk bedoeld in de artikelen 4, § 2, 4bis, § 1 en 4ter, § 1, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers;

7. het dubbel van het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van de in artikel 39bis, eerste lid, 4°, van het Wetboek bedoelde intracommunautaire overbrenging van goederen;

8. een exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de belastingplichtige ontvanger van de levering of dienst moet worden opgemaakt voor handelingen die aan hem werden verstrekt voor zijn economische activiteit door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; een exemplaar van het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, § 2, 13°, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs. 73-75 en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs. 68-70) ;

9. het stuk bedoeld in artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van een handeling die door artikel 12 van het Wetboek met een levering of door artikel 19 van het Wetboek met een dienst wordt gelijkgesteld;

10. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande facturen of stukken (art. 12, K.B. nr. 1) .

19. Er kan dus globaal een onderscheid worden gemaakt tussen facturen en stukken die moeten worden opgemaakt en uitgereikt enerzijds en stukken die enkel moeten worden opgemaakt anderzijds. In dit laatste geval is er sprake van zogenaamde interne stukken die door de belastingplichtige slechts in één exemplaar moeten worden opgemaakt met het oog op een correcte boekhouding (nr. 17, 4°, 5°, 8°, evt. 11° + nr. 18, 9°, evt. 10°) . De omstandigheid dat zo’n stuk niet moet worden uitgereikt kan een invloed hebben op de wijze van bewaring (zie nrs. 59-60 en nrs. 84-85) .

C. Termijn van bewaring

20. De regels inzake de bewaringstermijn ten aanzien van inkomende facturen en gelijkaardige stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) :

- de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland;

- de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, b, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting;

- de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat de door hem ontvangen facturen en stukken betrekking hebben op handelingen (daaronder ook begrepen de intracommunautaire verwervingen) die in België plaatsvinden;

- de in België gevestigde niet-belastingplichtige rechtspersoon;

- de in België wonende particulier ten aanzien van de door hem ontvangen facturen.

21. De regels inzake de bewaringstermijn ten aanzien van uitgaande facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) :

- de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer de handelingen plaatsvinden in het buitenland;

- de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, c, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting;

- de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat zijn uitgaande handelingen in België plaatsvinden.

22. Door artikel 32 van de Wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen wordt de bewaringstermijn van tien jaar zoals voorheen bepaald in artikel 60, § 1, van het Wetboek vanaf 9 januari 2006 teruggebracht tot zeven jaar. De boeken, facturen en andere stukken, waarvan de btw-reglementering het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijft, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft en op hun datum wat facturen of andere stukken betreft.

De Administratie aanvaardt dat die nieuwe termijn eveneens geldt voor de facturen en stukken met datum van vóór de wetswijziging en voor de boeken die reeds vóór die datum werden afgesloten. Zo zal bijvoorbeeld op het tijdstip van 1 januari 2008 de facturen en stukken met datum vóór en de boeken die werden afgesloten vóór 1 januari 2001 voor de toepassing van de btw-regelgeving niet langer moeten worden bewaard.

23. De algemene bewaringstermijn van 7 jaar geldt voor de uitgaande en inkomende facturen, ongeacht de wijze waarop die facturen worden gearchiveerd (op papier of in digitale vorm). De tekst van artikel 60, § 4, van het Wetboek laat immers niet toe om op een algemene wijze bijvoorbeeld voor de facturen die op elektronische wijze worden bewaard, af te wijken van de normale bewaringstermijn.

Deze termijn geldt in principe ook ongeacht wie moet bewaren in toepassing van artikel 60, § 1, van het Wetboek: belastingplichtigen met recht op aftrek, vrijgestelde belastingplichtigen, niet-belastingplichtige rechtspersonen of particulieren. Op deze algemene regel bestaan echter enkele uitzonderingen die verder zullen besproken worden.

24. Voor de facturen en stukken begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking of opmaak van de factuur of het stuk. De termijn eindigt echter pas na verloop van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur of het stuk. Dat de factuur of het stuk niet werd uitgereikt of opgemaakt binnen de reglementaire termijn heeft geen invloed op dit uitgangspunt.

Voorbeeld 1:

Groothandelaar A levert op 13 november 2007 een handelsgoed bij kleinhandelaar B. Hij reikt de factuur met betrekking tot die levering uit op 20 november 2007. Zowel bij de leverancier als bij de medecontractant begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking van de factuur en eindigt derhalve op 31 december 2014.

Voorbeeld 2:

Het gaat om dezelfde levering als in voorbeeld 1. De factuur wordt echter pas uitgereikt op 4 januari 2008 (buiten de termijn bedoeld in artikel 4 van het koninklijk besluit nr. 1). Zowel bij de leverancier als bij de medecontractant begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking van de factuur en eindigt bijgevolg op 31 december 2015, dit is een jaar later dan in het eerste voorbeeld.

25. De verminderde termijn van zeven jaar geldt echter niet voor de boeken, de stukken, de facturen, de contracten, de rekeninguittreksels en de andere stukken, vermeld in artikel 60, § 1, van het Wetboek, met betrekking tot de handelingen die strekken of bijdragen tot de oprichting van een gebouw of tot de verkrijging met betaling van de belasting van een gebouw of van een zakelijk recht in de zin van artikel 9, tweede lid, 2°, van het Wetboek op een gebouw, wanneer de aftrek van de belasting geheven van bedrijfsmiddelen onderworpen is aan herziening gedurende het tijdvak van vijftien jaar als bedoeld in artikel 9, § 1, van het koninklijk besluit nr. 3 van 10 december 1969 met betrekking tot de aftrekregeling voor de voldoening van de BTW (zie art. 11, § 4, K.B. nr. 3).

De genoemde boeken en stukken moeten worden bewaard gedurende vijftien jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft of op hun datum wat stukken betreft.

Het uitgangspunt van het herzieningstijdvak is normaal de eerste januari van het jaar waarin het recht op aftrek ontstaat (art. 9, § 1, K.B. nr. 3). Wanneer het uitgangspunt van het herzieningstijdvak echter de eerste januari is van het jaar waarin het bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen, en dit tijdstip valt later dan het uitgangspunt van de bewaringstermijn zoals vastgesteld in het vorige lid, dan begint de bewaringstermijn te lopen op de eerste januari van het jaar waarin dat bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen (artikel 11, § 4, K.B. nr. 3).

Voorbeeld 3:

Een aannemer bouwt tijdens de eerste helft van het jaar 2008 een nieuwe loods voor onderneming C. Alle facturen met betrekking tot die werken worden in datzelfde jaar uitgereikt aan C. De aannemer moet de dubbels van de betrokken facturen bewaren vanaf de datum van uitreiking tot en met 31 december 2015. Onderneming C echter moet de ontvangen facturen bewaren tot en met 31 december 2023.

Voorbeeld 4:

Een aannemer bouwt in de loop van de jaren 2006 en 2007 een nieuw bedrijfsgebouw voor onderneming D die het in februari 2008 in gebruik neemt. De facturen in verband met de werken worden in 2006, 2007 en 2008 uitgereikt.

De aannemer dient de dubbels van de uitgereikte facturen te bewaren tot en met 31 december 2013 (facturen uitgereikt in 2006), 31 december 2014 (facturen uitgereikt in 2007) en 31 december 2015 (facturen uitgereikt in 2008).

Aangezien de oprichting van het gebouw over meer dan één jaar is gespreid schrijft het hoofd van het bevoegde controlekantoor voor dat 1 januari van het jaar waarin het bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen als uitgangspunt van de herziening moet dienen. Voor onderneming D begint het herzieningstijdvak derhalve te lopen vanaf 1 januari 2008. Wat de facturen uitgereikt in 2006 betreft, geldt als uitgangspunt voor de bewaringstermijn 1 januari 2008 aangezien dit tijdstip valt na de eerste januari volgend op de datum van de facturen. Voor de facturen uitgereikt in 2007 valt het uitgangspunt van het herzieningstijdvak samen met de eerste januari volgend op de datum van de stukken. De ontvangen facturen van 2006 en 2007 moeten door onderneming D dan ook worden bewaard tot en met 31 december 2022. Voor de ontvangen facturen van 2008 geldt als uitgangspunt voor de bewaringstermijn van 15 jaar de eerste januari van het jaar volgend op de datum van die facturen, in casu 1 januari 2009, en deze facturen moeten door onderneming D dan ook worden bewaard tot en met 31 december 2023.

26. De tabel van bedrijfsmiddelen die de belastingplichtige overeenkomstig artikel 11, § 5, van het koninklijk besluit nr. 3 moet houden, moet worden bewaard gedurende een tijdvak van zeven jaar te rekenen vanaf het verstrijken van het herzieningstijdvak.

27. Ook de particulier is in principe ertoe verplicht de facturen die hem werden uitgereikt op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 of op grond van artikel 53, § 2, 2° en 4°, van het Wetboek te bewaren gedurende een termijn van 7 jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur.

In uitvoering van artikel 60, § 4, van het Wetboek aanvaardt de Administratie evenwel dat voor particulieren deze termijn wordt verminderd tot vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur.

28. Bovengenoemde vermindering van de bewaringstermijn geldt echter niet ten aanzien van de facturen met betrekking tot een pas opgericht gebouw. Voor deze facturen geldt immers een bijzondere termijn. Op grond van artikel 64, § 4, van het Wetboek moet de eigenaar van zo’n gebouw de plans en bestekken, alsmede de facturen betreffende de bouw ervan bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kadastraal inkomen en ze ter inzage voorleggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de btw.

29. De Administratie aanvaardt eveneens dat het digitale bestand van de uitgaande papieren facturen waarvoor de leverancier of dienstverrichter een papieren exemplaar aanmaakt als dubbel, slechts moet worden bewaard gedurende vijf jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de in dat bestand opgenomen facturen (zie nr. 73; in geval van self-billing, zie nr. 105).

30. Tenslotte wordt opgemerkt dat de algemene bewaringstermijn van zeven jaar inzake btw alsmede de in voorkomend geval op grond van artikel 60, § 4, van het Wetboek toegestane afwijkingen daarop, geen afbreuk doen aan de bepalingen op het stuk van bewaringstermijnen van boeken en verantwoordingsstukken in andere wetgevingen.

31. In de gevallen waarin het bewaren van boeken of stukken aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden kan, door of vanwege de Minister van Financiën, aan personen of groepen van personen die zij vermelden, een kortere bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren van de originele boeken en stukken worden toegestaan (art. 60, § 4, W.Btw).

Deze mogelijkheid mag evenwel niet tot gevolg hebben dat op algemene wijze een aanzienlijke verkorting wordt gevraagd van de bewaringstermijn ten aanzien van elektronische gegevens om reden van overschakeling naar een nieuw informaticasysteem.

Het inkorten van de bewaringstermijn kan uitsluitend schriftelijk worden aangevraagd op het volgende adres:

Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit

Centrale diensten, sector BTW, directie II/2

North Galaxy

Koning Albert II-laan 33, bus 25

1030 BRUSSEL

De eventuele verleende machtigingen ontslaan de belanghebbenden echter niet van de verplichtingen die hen door andere wetgevingen zijn opgelegd.

D. Wijze van bewaring

32. De regels inzake wijze van archivering ten aanzien van inkomende facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) :

- de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland;

- de in België gevestigde niet-belastingplichtige rechtspersoon;

- de in België wonende particulier ten aanzien van de door hem ontvangen facturen.

33. De regels inzake wijze van archivering ten aanzien van uitgaande facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) :

- de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer de handelingen plaatsvinden in het buitenland;

- de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, c, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting;

- de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat zijn uitgaande handelingen in België plaatsvinden.

34. Als uitgangspunt geldt dat facturen die langs elektronische weg werden verzonden in hun oorspronkelijke elektronische vorm moeten worden bewaard, zowel door degene die de factuur heeft verzonden als door de ontvanger ervan.

De facturen die werden verzonden langs elektronische weg worden bewaard in hun oorspronkelijke vorm waarin zij zijn toegezonden, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie.

Voor de facturen die langs elektronische weg werden ontvangen en bijgevolg in elektronische vorm moeten worden bewaard, geldt dat ook de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen moeten worden gearchiveerd.

In de aanschrijving betreffende de elektronische facturering zal verder worden ingegaan op de bewaring van de verzonden en ontvangen elektronische facturen omdat de bewaring rechtstreeks is verbonden met de wijze van uitreiking. In onderhavige aanschrijving wordt de wijze van bewaring onderzocht van de facturen die op papier en dus niet op elektronische wijze worden uitgereikt.

35. Voor de facturen die in papieren vorm werden ontvangen geldt dat zij kunnen worden bewaard hetzij in hun oorspronkelijke vorm, hetzij digitaal. Wel moeten, in geval van digitale bewaring, de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen.

Voormelde principes gelden voor alle facturen en gelijkaardige stukken zoals opgesomd in de nrs. 17 en 18 en dus ook voor de verbeterende stukken die erop betrekking hebben. Dit is eveneens het geval voor de stukken (bestelbon, leveringsbon, contract, enz. ) waarnaar de facturen (of bijzondere stukken bedoeld in artikel 53, § 3, W.Btw) in voorkomend geval verwijzen om de handelingen (aard, hoeveelheid, eenheidsprijs, ...) te determineren en die zonder verwijzing naar die stukken niet alle vermeldingen zouden bevatten als bedoeld in artikel 5, § 1, (of §1bis) van het koninklijk besluit nr. 1. Bovendien moeten deze stukken, gelet op het feit dat ze de factuur vervolledigen, samen met de factuur worden voorgelegd op ieder verzoek van de Administratie.

36. De aandacht wordt bovendien gevestigd op het stuk bedoeld in artikel 4, § 2, laatste lid, van het koninklijk besluit nr. 31 van 2 april 2002 met betrekking tot de toepassingsmodaliteiten van de btw ten aanzien van de handelingen verricht door niet in België gevestigde belastingplichtigen. De aansprakelijke vertegenwoordiger of de vooraf erkende persoon moeten in die hoedanigheid een stuk in tweevoud opmaken met de vermeldingen zoals opgenomen in nr. 151 van de circulaire AOIF nr. 4/2003. Het origineel van dit stuk wordt samen met de factuur van de niet in België gevestigde belastingplichtige verstuurd naar de medecontractant. Het dubbel ervan dient door de aansprakelijke vertegenwoordiger of de vooraf erkende persoon te worden bewaard. Dit bijkomend stuk dient te worden beschouwd als noodzakelijk deel uitmakend van de factuur die wordt uitgereikt door de niet in België gevestigde belastingplichtige en wordt dan ook, voor wat de mogelijkheden van archivering betreft in hoofde van alle betrokken partijen, gelijkgesteld met een factuur.

37. Als algemene regel geldt dat facturen niet moeten worden ondertekend. In een aantal bijzondere gevallen echter wordt in plaats van een factuur een bijzonder stuk opgemaakt dat moet worden ondertekend. Dit is het geval met:

- het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 : de belastingplichtige die leveringen van goederen of diensten verricht, andere dan deze die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Wetboek waarvoor hij geen recht op aftrek heeft, is ertoe gehouden op de dag zelf van de handeling een stuk in twee exemplaren op te maken voor de voor zijn economische activiteit bestemde goederen en diensten die hem onder bezwarende titel of om niet worden verstrekt door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; dat stuk moet voor akkoord worden ondertekend door beide partijen, met vermelding van de hoedanigheid van de ondertekenaars;

- het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, § 2, 13°, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs. 73-75 en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs. 68-70);

- het stuk bedoeld in artikel 4, § 1, van het koninklijk besluit nr. 22 : aan de landbouwondernemer onderworpen aan de bijzondere regeling moet de belastingplichtige koper of ontvanger die gehouden is in België een periodieke aangifte in te dienen of die in België onderworpen is aan de vrijstellingsregeling van artikel 56, § 2, van het Wetboek, een stuk in tweevoud uitreiken; één van de exemplaren wordt door de landbouwondernemer ondertekend voor akkoord en teruggestuurd aan de belastingplichtige koper of ontvanger;

- de expliciete aanvaarding op het document van de afrekening zelf indien de factuur op grond van artikel 6 van het koninklijk besluit nr. 1, door de medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter (self-billing). In dit geval maakt de leverancier of dienstverrichter geen afzonderlijk aanvaardingsstuk op maar reikt de medecontractant beide exemplaren van de afrekening (het origineel en het dubbel) uit aan de eerstgenoemde persoon. Na verificatie van de afrekening vermeldt de leverancier of dienstverrichter op beide exemplaren van dit document zijn akkoord of in voorkomend geval zijn opmerkingen. Hij dagtekent en ondertekent beide exemplaren van de afrekening en stuurt het origineel exemplaar ervan terug naar zijn medecontractant (zie circ. AOIF nr. 48/2005).

Gelet op het belang van de originele handtekening die aan het stuk zijn volle juridische waarde verschaft, moeten deze stukken in hun originele vorm (op papier) worden bewaard. De uitsluitend digitale bewaring van deze stukken via scanning is derhalve niet toegelaten. Indien deze stukken digitaal werden opgemaakt dient de opsteller ervan het digitaal bestand eveneens te bewaren gedurende een termijn van vijf jaar.

38. De problematiek van de bewaring van facturen en van de voorlegging ter inzage ervan zal zowel worden bekeken vanuit het standpunt van degene die de factuur uitreikt (in principe de leverancier of dienstverrichter) als vanuit het standpunt van de ontvanger ervan (in principe de klant van de handeling). Daarbij zal eerst uitgegaan worden van de klassieke facturering waarbij de leverancier of dienstverrichter zelf of eventueel een derde (outsourcer) in zijn naam en voor zijn rekening de factuur opmaakt en uitreikt aan de klant.

Verder zal aandacht worden besteed aan de bewaring en voorlegging in het geval waarin de factuur door de medecontractant of zijn outsourcer wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter.

In geval van outsourcing bij archivering (in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter dan wel in naam en voor rekening van de medecontractant) is het hoe dan ook de belastingplichtige zelf voor wiens rekening wordt bewaard die ten aanzien van de Administratie de verantwoordelijkheid draagt voor de naleving van zijn verplichtingen op het vlak van bewaring en voorlegging.

Bij elke vorm van bewaren zal worden nagegaan welke voorwaarden moeten worden nageleefd. Bovendien zal in een afzonderlijk hoofdstuk dieper worden ingegaan op de problematiek aangaande de plaats van bewaring en de plaats en wijze van voorlegging.

HOOFDSTUK IV : BEWARING EN VOORLEGGING VAN FACTUREN DIE IN PAPIEREN VORM WORDEN UITGEREIKT

39. Voor facturen die niet op elektronische wijze worden uitgereikt en ontvangen, zijn er verschillende methoden van bewaring mogelijk. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de inkomende en de uitgaande facturen, de wijze van opmaak van de facturen (op papier of digitaal) en daarenboven tussen de klassieke uitreiking door de leverancier of dienstverrichter (of zijn outsourcer) en de procedure van self-billing.

De in dit hoofdstuk beschreven archiveringsmethoden worden op een overzichtelijke wijze weergegeven in de tabel in bijlage 1bij deze circulaire.

40. Wat de bijlagen betreft (bestelbon, leveringsbon, contract, enz. ) waarnaar de facturen (ofbijzondere stukken bedoeld in artikel 53, § 3, W.Btw) in voorkomend geval verwijzen om de handelingen (aard, hoeveelheid, eenheidsprijs, ... ) te determineren en die zonder verwijzing naar die stukken niet alle vermeldingen zouden bevatten als bedoeld in artikel 5, § 1, (of § 1bis) van het koninklijk besluit nr. 1, dienen voor hun archivering dezelfde maatregelen inzake authenticiteit en integriteit als bij de factuur zelf te worden genomen maar ze moeten niet uitdrukkelijk volgens dezelfde methode worden bewaard als de facturen zelf die ernaar verwijzen. Dit geldt zowel voor de inkomende als de uitgaande facturen.

A. Facturen uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter of door zijn outsourceR

1. Bewaring van de originele inkomende facturen

41. Op grond van artikel 60, § 3, vierde lid, van het Wetboek heeft de klant van de handeling die het voorwerp uitmaakt van de factuur de mogelijkheid om de ontvangen papieren facturen te bewaren overeenkomstig één van de volgende wijzen:

- hetzij in hun oorspronkelijke vorm, d.w.z. op papier;

- hetzij digitaal op voorwaarde dat de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen .

1.1.Bewaring op papier

42. In dit geval bewaart de klant van de handeling het door hem ontvangen origineel exemplaar van de factuur. In verband met de uitoefening van het recht op aftrek bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 3 dat de belastingplichtige ten aanzien van de belasting geheven van de aan hem geleverde goederen en verleende diensten, in het bezit moet zijn van een factuur uitgereikt overeenkomstig de artikelen 53, § 2 en 53octies, van het Wetboek, waarop de vermeldingen voorkomen bedoeld in artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1.

Alleen het originele exemplaar van een papieren factuur mag in principe als bewijs voor het recht op aftrek gelden. Wanneer evenwel het origineel per toeval verloren of teloor gegaan is, mag de leverancier of dienstverrichter het vervangen door een in alle opzichten met het oorspronkelijke stuk overeenstemmend dubbel (ook wat de datum van uitreiking betreft), aangevuld met de volgende vermelding, gedagtekend met de datum waarop het dubbel wordt uitgereikt: "Dubbel uitgereikt op vraag van de klant ter vervanging van de verloren of teloor gegane originele factuur" (z. aanschr. 10/1974). Dit dubbel kan alsdan, onder bepaalde voorwaarden, dienen voor de aftrek.

De leesbaarheid van de originele factuur of van het dubbel opgemaakt overeenkomstig het vorige lid moet gedurende de volledige bewaringstermijn worden gegarandeerd.

43. De bewaring van de originele inkomende facturen op papier houdt voor de klant van de handeling niet automatisch de verplichting in om deze bewaringsmethode toe te passen gedurende de volledige archiveringsperiode. Het staat hem vrij, indien hij dit opportuun acht, om op gelijk welk tijdstip van de archiveringsperiode over te gaan naar de digitale bewaring van die facturen voor zover hij uiteraard de voorwaarden en modaliteiten naleeft die zijn omschreven in de nrs. 44-58, infra. Op te merken valt dat de originele papieren facturen voor controledoeleinden nog moeten worden bewaard gedurende één maand te rekenen vanaf de datum van hun digitalisering.

1.2.Digitale bewaring

44. De ontvangen papieren facturen mogen, in plaats van op papier, digitaal worden bewaard. Ofschoon de wetsbepaling van artikel 60, § 3, laatste lid, op grond waarvan facturen die in papieren vorm werden ontvangen digitaal kunnen worden bewaard, slechts in voege is getreden op 9 januari 2006, mag ze ook reeds worden toegepast op inkomende facturen ontvangen vóór die datum en waarvoor de in de regelgeving voorziene archiveringsperiode nog niet is verstreken. Bij wijze van voorbeeld belet niets dat een belastingplichtige op 2 januari 2008 een aanvang neemt met de digitalisering van al zijn inkomende papieren facturen die gedateerd zijn vanaf 1 januari 2001.

45. Indien de ontvangen papieren factuur vergezeld is van een parallel elektronisch bestand (flat file) voor boekhouddoeleinden kan deze laatste uiteraard niet als geldige factuur worden aangemerkt. Het is de originele ontvangen papieren factuur die in digitale vorm moet worden bewaard en voor controledoeleinden moet kunnen worden voorgelegd. Derhalve moet de procedure tot digitalisering worden opgestart vanuit het origineel. Het mag dan bijvoorbeeld ook niet gaan om een document dat met het oog op de scanning ervan gefaxt wordt naar de dienst terzake (intern of een outsourcer), noch om een (kleuren)kopie.

Indien de factuur voor de volledigheid van de vereiste vermeldingen verwijst naar een ander papieren document (bijv. bestelbon), dan is het niet absoluut noodzakelijk dat dit document samen met de factuur wordt gedigitaliseerd. Uiteraard moet dit document op ieder verzoek van de Administratie samen met de factuur kunnen worden voorgelegd.

46. Aangezien de elektronische kopie van een papieren factuur strikt genomen slechts een kopie is en niet het origineel moet de bestemmeling van de factuur kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur waarborgen.

De bestemmeling van de factuur moet zorg dragen dat de technologie die hij voor de conversie gebruikt en/of de interne bedrijfsprocedures of de procedures van de derde partij die voor de conversie instaat, de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur waarborgen. Voor onder meer de uitoefening van zijn recht op aftrek moet de klant, in geval van digitalisering van de oorspronkelijke papieren factuur, kunnen aantonen dat deze gedigitaliseerde versie wel degelijk het beeld is van de originele factuur. Indien de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen niet zijn gewaarborgd zoals vereist door artikel 60, § 3, van het Wetboek, kunnen zij slechts als een eenvoudige kopie worden aangemerkt op basis waarvan er geen recht op aftrek kan worden uitgeoefend. Bovendien voldoet in dat geval de bestemmeling van de facturen niet aan de wettelijke bewarings- en voorleggingsverplichting. De klant van de handeling heeft er dus alle belang bij zorgvuldig te werk te gaan bij de keuze van de scanning - en archiveringsmethode.

47. Geen enkel technisch middel of procédé echter, hoe beveiligd ook, kan garanderen dat het originele authentieke document datgene is dat werd gescand. De Administratie moet dan ook de mogelijkheid hebben om de originele papieren factuur te vergelijken met het beeld dat werd bekomen volgens een beveiligde scanningprocedure. Om deze reden moeten de originele papieren facturen vanaf de datum van scanning nog gedurende één maand worden bewaard voor controledoeleinden. Nadien moeten ze voor btw-doeleinden niet meer worden bewaard. Een onderneming die op 20 juni 2008 overgaat tot scanning van de inkomende papieren facturen met betrekking tot de jaren 2006 en 2007 moet die papieren facturen derhalve nog tot en met 20 juli 2008 bewaren.

48. Niet alleen de authenticiteit van de herkomst moet worden gewaarborgd maar ook de integriteit van de inhoud van de facturen. De gebruikte scanningtechniek moet dus de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen. Deze scanningtechniek moet dan ook starten vanuit het origineel papieren document zonder onbeveiligde tussenstap. Bovendien moet de leesbaarheid van de facturen gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd. Derhalve dienen minimaal de volgende voorwaarden te worden nageleefd bij de digitalisering van de papieren facturen:

1. de gebruikte scanningsoftware of de configuratie ervan op het ogenblik van de scanning mag niet de mogelijkheid hebben om het gedigitaliseerde beeld te bewerken; dit moet duidelijk kunnen worden aangetoond ten behoeve van de Administratie;

2. de gebruikte scanningsoftware of de configuratie ervan op het ogenblik van de scanning mag niet de mogelijkheid hebben om afbeeldingen te importeren; dit moet duidelijk kunnen worden aangetoond ten behoeve van de Administratie;

Aan de voorwaarden vermeld onder 1 en 2 kan worden voldaan hetzij door gebruik van een softwarepakket dat niet in staat is beelden te importeren of te bewerken, hetzij door in multifunctionele software een ‘integere scanning module’ te voorzien die voldoet aan de voornoemde twee voorwaarden en die moet worden gebruikt in geval van scanning voor archiveringsdoeleinden. In dit laatste geval moet aan het gescande document automatisch een veld worden toegevoegd met een passende vermelding die erop wijst dat de software zich in de ‘integere scanning module’ bevindt, zonder dat enige manipulatie terzake mogelijk is.

3. uiteraard dient de volledige factuur te worden gescand; dit houdt in dat een factuur die uit verschillende bladzijden bestaat als één factuur moet worden gescand; dit houdt eveneens in dat in geval van vermeldingen op de achterzijde van een pagina, deze achterzijde eveneens moet worden gescand; indien het evenwel uitsluitend gaat om verkoopsvoorwaarden aanvaardt de Administratie dat deze slechts eenmaal worden gescand (als model); bij latere wijzigingen van die verkoopsvoorwaarden dient uiteraard de aangepaste tekst terug te worden gescand;

4. het beeld moet een authentieke weergave zijn van het origineel en moet dus even duidelijk en nauwkeurig zijn als dit origineel : bij het scannen in zwart/wit van facturen die geheel of gedeeltelijk in kleur zijn opgemaakt moet er derhalve over worden gewaakt dat hierdoor geen informatie verloren gaat of onduidelijk wordt; de beeldresolutie moet bovendien voldoende hoog liggen om in alle omstandigheden een nauwkeurig en goed leesbaar beeld te garanderen en moet minimaal op 300 dpi zijn ingesteld in geval van een zwart/wit scan; wanneer het gaat om een kleurenscan of scan met grijswaarden mag de beeldresolutie worden beperkt tot 200 dpi;

5. bij het scannen krijgt de factuur of de batch van facturen een uniek identificatienummer dat bovendien als tekstinformatie moet worden weergegeven op het digitale beeld van de factuur; dit identificatienummer kan uiteraard het nummer zijn waaronder de factuur is ingeschreven in het boek voor inkomende facturen maar dit is geen absolute voorwaarde;

6. het tijdstip van de scanning moet op het digitale beeld van de factuur zijn vermeld;

7. op het ogenblik van de scanning moet het digitale beeld van de factuur worden beveiligd teneinde de onveranderlijkheid ervan te garanderen; de loutere opslag in bijv. PDF-formaat of TIFF-formaat is onvoldoende; de vereiste beveiliging kan alleszins worden bereikt door het gebruik van de geavanceerde elektronische handtekening (zie nrs. 52 - 53, infra) of door te werken met eenverzegelingsalgoritme (zie nrs. 54 – 58, infra); uiteraard moet in de gebruikte software een middel worden ingebouwd om achteraf de integriteit van de inhoud van het digitale beeld van de factuur te kunnen controleren;

8. de persoon die de scanning daadwerkelijk verricht, ongeacht of het gaat om de bestemmeling van de inkomende factuur dan wel om zijn outsourcer, moet identificeerbaar zijn;

9. tijdens de scanningprocedure dienen alle noodzakelijke maatregelen te worden getroffen teneinde de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de gescande facturen niet in het gedrang te brengen; bovendien moet het aangelegde archief zowel intern als extern beveiligd worden tegen onbevoegde toegang;

10. de gebruikte software en/of het boekhoudsysteem van de bestemmeling van de factuur moet(en) uiteraard toelaten het beeld van de factuur onverwijld terug te vinden; hiervoor kan onder meer het in punt 5, supra, beoogde uniek identificatienummer worden gebruikt;

11. alle nodige maatregelen moeten worden getroffen om te voorkomen dat tijdens de door de regelgeving beoogde bewaringstermijn, om welke oorzaak ook, de digitale gegevens geheel of gedeeltelijk zouden verloren gaan (het voeren van een passend back-up beleid).

49. Het heeft geen belang of de scanning gebeurt door de bestemmeling van de factuur zelf of wordt uitbesteed. Een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte software en de gevolgde procedure moet uiteraard steeds kunnen worden voorgelegd op verzoek van de Administratie en moet alleszins de volgende gegevens bevatten:

- de identificatiegegevens van de onderneming die overgaat tot scanning;

- in geval van gehele of gedeeltelijke outsourcing van de archivering: de naam, het adres en het btw-identificatienummer van die derde, evenals de naam en het adres van de eigenaar van het gebruikte materieel en van de gebruikte software;

- het merk en het type van het gebruikte materieel en de benaming van de gebruikte software;

- de nauwkeurige beschrijving van dat materieel en van die software, met vermelding van de voornaamste technische kenmerken van de wijze van registratie van de stukken en waaruit duidelijk blijkt dat aan alle voorwaarden zoals hiervoor beschreven is voldaan;

- een beschrijving van de wijze waarop de integriteit van de gescande documenten wordt verzekerd en kan worden gecontroleerd;

- een beschrijving van de wijze waarop het aangelegde archief wordt beveiligd tegen onbevoegde toegang;

- een beschrijving van het gevoerde back-up beleid.

Elke later aangebrachte wijziging aan de omschreven software en/of procedure moet onmiddellijk aan de voornoemde beschrijving worden toegevoegd.

50. De digitalisering van de facturen via scanning kan zuiver voor archiveringsdoeleinden worden gebruikt. Indien de papieren facturen na binnenkomst in de onderneming een controleprocedure doorlopen waarbij bijv. stempels en/of aantekeningen worden toegevoegd aan de documenten voor de administratieve verwerking, moeten deze documenten inclusief de controleaantekeningen worden bewaard. Deze regel houdt in dat de facturen slechts mogen worden gescand nadat de administratieve verwerkings-procedure is beëindigd.

Een andere mogelijkheid bestaat erin dat het beeld van de factuur mits toepassing van OCR-technieken als uitgangspunt dient voor de administratieve en boekhoudkundige verwerking van de gegevens van de factuur en dat de factuur elektronisch wordt gevolgd. In dit laatste geval moeten op verzoek van de controleambtenaar ook de elektronisch verwerkte gegevens kunnen worden voorgelegd.

Ongeacht de gevolgde procedure vanaf het binnenkomen van de papieren factuur, moet het derhalve duidelijk zijn dat niet alleen het beeld op zich van de factuur moet worden bewaard maar eveneens alle gegevens in verband met de behandeling ervan.

51. Tenslotte wordt nog aangestipt dat, ongeacht de wijze van scanning, de leesbaarheid van het gedigitaliseerde beeld van de inkomende factuur gedurende de volledige van toepassing zijnde bewaringstermijn moet worden verzekerd.

1.2.1. Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening

52. Bij wijze van voorbeeld wordt de hierna beschreven scanningmethode door de Administratie aangemerkt als een methode die voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Bij deze methode wordt de gescande factuur beveiligd door de geavanceerde elektronische handtekening van de bestemmeling van de inkomende factuur of van zijn outsourcer. Het gaat hier om dezelfde handtekening als deze die wordt gebruikt bij de eerste methode van elektronische uitreiking van facturen. De aldus gedigitaliseerde facturen worden opgeslagen op een medium naar keuze :

- elke factuur wordt volledig gescand : een factuur die uit verschillende bladzijden bestaat wordt als één factuur gescand; in geval van vermeldingen op de achterzijde van een pagina, wordt deze achterzijde eveneens gescand; indien het evenwel uitsluitend gaat om verkoopsvoorwaarden worden deze slechts eenmaal (per onderscheiden leverancier of dienstverrichter) gescand;

- ofwel worden de facturen in kleur gescand: teneinde een uitstekende beeldkwaliteit te verzekeren bedraagt de resolutie 200 dpi en wordt er gebruik gemaakt van 24-bit-kleuren met digitale compressie van JPEG 2000;

- ofwel worden de facturen in zwart/wit gescand: in dit geval bedraagt de resolutie minimaal 300 dpi;

- ofwel is het gebruikte softwarepakket niet in staat afbeeldingen te importeren of te bewerken ofwel bevindt de software zich in de ‘integere scanning module’, d.w.z. dat de configuratie van de gebruikte software niet toelaat afbeeldingen te importeren of te bewerken; in dit laatste geval wordt bij het scannen aan de factuur (of batch van facturen) automatisch een veld toegevoegd met een vermelding waaruit blijkt dat de software zich inderdaad in die module bevindt (bijv. ‘integere module’); dit veld kan slechts automatisch door de software worden toegevoegd indien de configuratie van de software zich inderdaad in die module bevindt;

- de factuur wordt geconverteerd in PDF-formaat of TIFF-formaat;

- bij het scannen krijgt de factuur (of de batch van facturen) een uniek identificatienummer dat automatisch wordt toegekend door de software; dit nummer wordt als tekstinformatie weergegeven op het beeld van de factuur;

- bij het scannen worden bovendien aan elke factuur (of batch van facturen) een of meer velden toegevoegd met minimaal de volgende informatie :

§ de creatiedatum van de PDF-file of TIFF-file (= tijdstip scanning);

§ de naam van de gebruikte software.

- onmiddellijk wordt aan het beeld van het document de geavanceerde elektronische handtekening toegevoegd van de betrokken onderneming of van zijn outsourcer zodat geen enkele wijziging meer mogelijk is; door middel van deze handtekening wordt de file samen met het uniek identificatienummer alsmede de gegevens van de hiervoor vermelde velden versleuteld;

- een controle op de integriteit is mogelijk, dus in geval van uitbesteding zendt de outsourcer het certificaat dat zijn publieke sleutel bevat, toe aan zijn opdrachtgever;

- de gebruikte software en/of het boekhoudsysteem van de bestemmeling van de factuur laat toe het document terug te vinden op basis van het unieke identificatienummer dat werd toegekend;

- de automatische nummering (= nummering voor archiveringsdoeleinden) kan eventueel worden gebruikt in combinatie met andere indexatiemethoden, bijv. met het oog op de invoering in het ERP-systeem van de onderneming.

53. Genoemde methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening moet worden toegepast op alle op papier ontvangen facturen van tenminste één subboek inkomende facturen tijdens een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak.

1.2.2. Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme

54. Een alternatief op bovengenoemde methode kan erin bestaan dat het gebruik van de geavanceerde elektronische handtekening wordt vervangen door een procedure met een verzegelingsalgoritme dat bestaat uit de rekenkundige som van de in het volgende nummer vermelde elementen die betrekking hebben op de te scannen factuur alsmede op de vorige gescande factuur. Dit algoritme wordt weergegeven als tekstinformatie op het beeld. De aldus bekomen digitale gegevens (beeld van de factuur met bijkomende tekstinformatie) worden opgeslagen op een medium naar keuze.

55. Voor het samenstellen van het zegel moet worden uitgegaan van de volgende elementen:

a) het zegel van de vorige gescande factuur;

b) de datum van uitreiking van de te scannen factuur;

c) het op de te scannen factuur vermelde volgnummer; dit is het sequentieel nummer waaronder de factuur door de leverancier of dienstverrichter wordt ingeschreven in zijn boek voor uitgaande facturen;

d) de datum waarop de factuur wordt gescand;

e) het volgnummer genomen uit een ononderbroken reeks waaronder de factuur wordt gescand;

f) het btw-identificatienummer van de leverancier of dienstverrichter die de te scannen factuur heeft uitgereikt of voor wiens rekening ze werd uitgereikt;

g) het btw-identificatienummer van de klant vermeld op de te scannen factuur;

h) het totaalbedrag van de btw vermeld op de te scannen factuur;

i) het totaalbedrag van de te scannen factuur.

56. Teneinde de onveranderlijkheid te garanderen van de inhoud van de op papier ontvangen facturen dient de volgende werkwijze te worden gevolgd:

1. bij de scanning moet door het computersysteem een record worden aangemaakt met de totaalgegevens van een factuur waarop een verzegelingsalgoritme wordt toegepast. De toepassing van dit algoritme levert een zegel op, waarvan de waarde bepaald wordt door een welbepaalde en vastgelegde rekenkundige bewerking;

2. het verzegelingsalgoritme moet worden toegepast op alle op papier ontvangen facturen van tenminste één subboek inkomende facturen tijdens een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak;

3. alle records, waarop het verzegelingsalgoritme is toegepast, moeten onmiddellijk worden opgeslagen in een apart bestand met volgende kenmerken: sequentieel (flat file), niet gecomprimeerd en niet geëncrypteerd;

4. elk totaal record wordt gekoppeld aan het voorafgaande door het zegel van het voorafgaande te verwerken in het zegel van het betrokken record;

5. het zegel wordt als tekstinformatie weergegeven op het beeld van de gescande factuur;

6. het record met de totaalgegevens moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

- het zegel van de vorige gescande factuur;

- de datum van uitreiking van de factuur;

- het volgnummer waaronder de factuur wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of dienstverrichter;

- de datum van scanning van de factuur;

- het volgnummer genomen uit een ononderbroken reeks waaronder de factuur wordt gescand;

- het btw-identificatienummer van de leverancier of dienstverrichter;

- het btw-identificatienummer van de klant;

- het totaalbedrag van de btw vermeld op de factuur; dit bedrag moet worden weergegeven als tekenveld met 2 decimalen;

- het totaalbedrag van de factuur; dit bedrag moet worden weergegeven als tekenveld met 2 decimalen;

- het zegel van de factuur.

7. Het verzegelingsalgoritme moet via de hiernavolgende rekenkundige bewerking worden toegepast. De optelling van

- zegel van de vorige factuur (9999999999)

- datum van uitreiking van de factuur (0099999999) (formaat ddmmjjjj)

- volgnummer uitgaand factuurboek (9999999999)

- datum scanning (0099999999) (formaat ddmmjjjj)

- volgnummer scanning (9999999999)

- btw-nummer van de leverancier

zonder landencode (9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- btw-nummer van de klant

zonder landencode (9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- totaalbedrag btw

* 100 (S9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- totaalbedrag factuur

* 100 (S9999999999)

- Totaal (S9999999999)

Vervolgens worden de laatste 10 posities van het resultaat van deze optelling in aanmerking genomen als waarde van het zegel.

57. Indien andere gegevens opgenomen zijn in het totaalrecord worden deze niet in aanmerking genomen voor de berekening van het zegel.

Voor de btw-identificatienummers van de leverancier/dienstverrichter en van de klant wordt slechts rekening gehouden met de laatste 10 posities. Indien die posities een letter (in plaats van een cijfer) bevatten, moet deze letter worden vervangen door het cijfer 0.

Het totaalbedrag van de btw is het bedrag dat als zodanig op de factuur is vermeld, ongeacht of het gaat om Belgische dan wel buitenlandse btw. Voor de facturen waarop, om welke reden ook, geen btw werd vermeld (bijv. handelingen met verlegging van heffing naar de medecontractant, handelingen die van de btw zijn vrijgesteld of die niet aan de btw zijn onderworpen, handelingen tussen leden van eenzelfde btw-eenheid, creditnota’s waarop geen btw werd verrekend, enz.) wordt de waarde 0 ingevuld.

Het totaalbedrag van de btw vermeld op de factuur alsmede het totaalbedrag van de factuur moeten steeds worden aangemerkt als absolute waarden (dus in positieve zin). Indien het gaat om negatieve bedragen, wat bijvoorbeeld het geval zal zijn bij ontvangen creditnota’s, wordt derhalve geen rekening gehouden met het minteken. Tenslotte wordt voor het invullen van deze totaalbedragen geen onderscheid gemaakt naar gelang de munteenheid waarin ze zijn uitgedrukt.

58. Indien de factuur reeds een algoritme vermeldt (gegeven van de leverancier of dienstverrichter) mag dit laatste niet worden gebruikt aangezien dit een reeks documenten van de uitreiker van de factuur versleutelt.

1.3.Interne stukken

59. Zoals reeds gesteld in nr. 19 worden sommige stukken slechts in één exemplaar opgemaakt hetzij door de leverancier of dienstverrichter, hetzij door de klant. Het gaat om de volgende documenten die moeten worden opgenomen in het boek voor inkomende facturen :

1. het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de medecontractant dient te worden opgemaakt indien hij nog niet in het bezit is van een factuur voor leveringen, diensten en intracommunautaire verwervingen waarvoor hij zelf gehouden is tot voldoening van de btw; dit stuk kan echter niet worden opgemaakt in geval van toepassing van de regeling self-billing;

2. het stuk bedoeld in artikel 3, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1 dat het lid van een btw-eenheid moet opmaken indien hem een in artikel 19bis van het Wetboek bedoelde dienst wordt verschaft;

3. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande stukken (art. 12, K.B. nr. 1);

4. het stuk bedoeld in artikel 5, § 2, van het koninklijk besluit nr. 31 dat de medecontractant, bij ontstentenis van een ontvangen factuur, moet opmaken wanneer de niet in België gevestigde leverancier of dienstverrichter niet wordt vertegenwoordigd door een aansprakelijke vertegenwoordiger of een vooraf erkende persoon voor handelingen waarvoor hij overeenkomstig artikel 51, § 1, 1°, van het Wetboek schuldenaar is van de BTW, of niet voor de BTW is geïdentificeerd.

Met betrekking tot deze interne stukken wordt opgemerkt dat deze worden opgemaakt door de klant van de handeling zelf en dus strikt genomen geen “ontvangen” facturen uitmaken.

60. Werden deze stukken louter op papier opgemaakt (voor de definitie zie nr. 63), dan zijn de hiervoor onder de nrs. 41 tot 58 uiteengezette bewaringsmethoden toepasselijk.

Werden deze stukken echter digitaal opgemaakt, dan moeten zij overeenkomstig één van de volgende twee methoden worden bewaard :

- onmiddellijk na de digitale aanmaak moet een print worden genomen die geldt als origineel en die dient te worden bewaard gedurende de volledige bewaringsperiode; het papier dat wordt gebruikt voor de aanmaak van het origineel en de gebruikte inkt of ander medium moeten van voldoende kwaliteit zijn om de leesbaarheid tijdens de volledige bewaringstermijn te garanderen; bovendien moet eveneens de digitale versie gedurende 5 jaar worden bewaard te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van het stuk (zie nrs. 104 – 105);

- digitaal op een medium naar keuze waarbij de digitale factuurgegevens worden versleuteld met de geavanceerde elektronische handtekening van de klant van de handeling of van zijn outsourcer (zie nr. 108).

1.4.Niet in België gevestigde belastingplichtige

61. De niet in België gevestigde belastingplichtige dient voor zijn inkomende facturen met betrekking tot de handelingen (hieronder ook begrepen de intracommunautaireverwervingen) die in België plaatsvinden in principe de Belgische archiveringsvoorschriften na te leven (zie bijlage 2).

Indien een niet in België gevestigde belastingplichtige teruggaaf vraagt van de btw in België op grond van de circulaire nr. 6/1981 of de circulaire nr. 4/1988 en zijn aanvraag betrekking heeft op facturen die hem op papier werden uitgereikt, wordt het – met het oog op een vlotte teruggaafprocedure - ten zeerste aanbevolen om de betrokken originele papieren facturen voor te leggen, zelfs indien reeds 1 maand zou zijn verlopen na de eventuele digitalisering ervan volgens een methode die de wettelijke voorwaarden inzake authenticiteit, integriteit en leesbaarheid garandeert (zie nrs. 44 tot 58). Indien de originele papieren facturen slechts op digitale wijze zouden worden voorgelegd zou de eventuele controle op de toegepaste scanningmethode immers tot vertragingen in de teruggaafprocedure kunnen leiden.

Zodra de teruggaaf is gerealiseerd belet echter niets dat de betrokken papieren facturen alsnog worden vernietigd op voorwaarde uiteraard dat is voldaan aan de genoemde wettelijke vereisten m.b.t. de digitalisering van de papieren documenten.

2. Bewaring van dubbels van uitgaande facturen

62. Op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 moet de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienst verricht van elke uitgereikte factuur een dubbel opstellen en bewaren. Hij dient dit eveneens te doen voor het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1 (zie nr. 18, 7°). De belastingplichtige, lid van een btw-eenheid, moet bovendien een dubbel opmaken en bewaren van het bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, § 3, eerste lid, van het Btw-Wetboek.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen facturen die louter op papier worden opgemaakt en aldus naar de klant van de handeling worden verzonden enerzijds en facturen die digitaal worden opgemaakt maar op papier worden verzonden anderzijds.

2.1.Facturen opgemaakt louter op papier

63. Onder opmaken op papier wordt verstaan: het louter manueel schrijven of typen op blanco papieren en/of invullen van voorgedrukte formulieren, eventueel met gebruik van de doordrukmethode. Van zodra echter het typen of schrijven gebeurt met digitale apparatuur uitgerust met een harddisk, is niet langer sprake van opmaak op papier maar van digitale opmaak.

Indien de leverancier of dienstverrichter de factuur opmaakt louter op papier heeft hij de mogelijkheid om de archivering van het dubbel van die factuur te doen:

- hetzij op papier;

- hetzij digitaal door middel van beeldscanning.

2.1.1. Bewaring op papier

64. Het papier dat wordt gebruikt voor de aanmaak van het origineel en het dubbel en de gebruikte inkt of ander medium moeten van voldoende kwaliteit zijn om de leesbaarheid van het origineel en het dubbel tijdens de volledige bewaringstermijn te verzekeren.

Voor de toepassing van dit onderdeel maakt het geen verschil uit dat het dubbel wordt aangemaakt en bewaard door de belastingplichtige zelf of zijn outsourcer.

65. De bewaring van de dubbels van uitgaande facturen op papier houdt voor de leverancier of dienstverrichter niet automatisch de verplichting in om deze bewaringsmethode toe te passen gedurende de volledige archiveringsperiode. Het staat hem vrij, indien hij dit opportuun acht, om op gelijk welk tijdstip van de archiveringsperiode over te gaan naar de digitale bewaring van die facturen voor zover hij uiteraard de voorwaarden en modaliteiten naleeft die zijn omschreven in de nrs. 66 - 70, infra. Op te merken valt dat de papieren dubbels voor controledoeleinden nog moeten worden bewaard gedurende één maand te rekenen vanaf de datum van hun digitalisering.

2.1.2. Digitale bewaring

66. Ofschoon in het nieuwe artikel 60, § 3, laatste lid, van het Wetboek slechts sprake is van digitale bewaring van de ontvangen papieren facturen is het de bedoeling van de wetgever om deze faciliteit voor alle facturen toe te laten. In de memorie van toelichting wordt immers verwezen naar zowel de uitgaande als inkomende papieren facturen. Bovendien is de Administratie van mening dat een positieve discriminatie ten voordele van de klant van de handeling niet gerechtvaardigd is, vooral niet omdat de factuur in hoofde van de klant een origineel uitmaakt en in hoofde van de leverancier of dienstverrichter een dubbel.

Niettegenstaande de in het vorige lid bedoelde wetsbepaling in voege is getreden op 9 januari 2006 mag ze ook reeds worden toegepast op de dubbels van uitgaande facturen die werden uitgereikt vóór die datum en waarvoor de in de regelgeving voorziene archiveringsperiode nog niet is verstreken. De digitale opslag van de dubbels van de louter op papier opgemaakte facturen kan op gelijk welk tijdstip van de archiveringsperiode aanvangen. Bij wijze van voorbeeld belet niets dat een belastingplichtige op 5 januari 2008 een aanvang neemt met de digitalisering van alle papieren dubbels van uitgaande facturen die gedateerd zijn vanaf 1 januari 2001. Voor het gedeelte van de bewaringstermijn vóór dat tijdstip dient de bewaring uiteraard op papier te geschieden.

67. De digitalisering van de facturen via scanning kan zuiver voor archiveringsdoeleinden worden gebruikt. Indien de papieren dubbels van uitgaande facturen een controleprocedure doorlopen waarbij bijv. stempels en/of aantekeningen worden toegevoegd aan de documenten voor de administratieve verwerking, moeten deze documenten inclusief de controleaantekeningen worden bewaard. Deze regel houdt in dat de facturen slechts mogen worden gescand nadat de administratieve verwerkings-procedure is beëindigd.

Ongeacht de gevolgde procedure vanaf het opstellen van het papieren dubbel van de uitgaande factuur, moet het derhalve duidelijk zijn dat niet alleen het beeld op zich van de factuur moet worden bewaard maar eveneens alle gegevens in verband met de behandeling ervan.

68. De beeldscanning van de dubbels van de uitgaande facturen dient mutatis mutandis onder dezelfde voorwaarden te gebeuren als voor de originele inkomende facturen (zie nrs. 44-58). De gebruikte procedure van beeldscanning moet worden toegepast op de dubbels van alle facturen - die louter op papier werden opgemaakt - van tenminste één subboek uitgaande facturen voor een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak.

Volledigheidshalve wordt de aandacht erop gevestigd dat de algemene voorwaarden m.b.t. de digitalisering van papieren facturen (zie nrs. 46-51) steeds moeten worden nageleefd en dat derhalve ook vanaf het tijdstip van de scanning de dubbels van de uitgaande facturen nog gedurende één maand op papier moeten worden bewaard.

2.1.2.1. Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening

69. Deze methode wordt beschreven in de nrs. 52-53. Aangezien het hier gaat om de scanning van dubbels van uitgaande facturen waarop derhalve reeds het factuurnummer is vermeld waaronder het stuk in het boek voor uitgaande facturen is opgenomen, kan dit nummer eventueel als uniek identificatienummer voor die scanning worden gebruikt.

2.1.2.2. Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme

70. Deze methode wordt beschreven in de nrs. 54-58. Uiteraard gaat het in dit geval om uitgaande facturen en moet het verzegelingsalgoritme, hetzij vanaf het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij vanaf het begin van een aangiftetijdvak, worden toegepast tijdens een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden. Indien als uniek identificatienummer voor de scanning het sequentieel nummer wordt genomen waaronder de factuur is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen, moet met dit gegeven slechts éénmaal rekening worden gehouden voor het samenstellen van het zegel.

2.2.Digitaal opgemaakte facturen

71. Indien de leverancier of dienstverrichter of zijn outsourcer de factuur digitaal opmaakt en op papier uitreikt aan de medecontractant van de handeling, dient de leverancier of dienstverrichter (of in voorkomend geval zijn outsourcer) het dubbel van die factuur te bewaren overeenkomstig één van de volgende vier methoden:

- op papier met dien verstande dat bij deze wijze van archivering ook het digitaal bestand gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van de factuur op een medium naar keuze moet worden gearchiveerd (zie nrs. 72 - 73);

- digitaal door de dagelijkse registratie van de digitale factuurgegevens op een medium met WORM-karakteristieken (zie nrs. 74 - 78);

- digitaal op een medium naar keuze waarbij de digitale factuurgegevens worden versleuteld met de geavanceerde elektronische handtekening van de leverancier of dienstverrichter of van zijn outsourcer (zie nr. 79);

- digitaal op een medium naar keuze waarbij de digitale factuurgegevens worden beveiligd door een verzegelingsalgoritme waarvan het resultaat bovendien voorkomt op het originele papieren exemplaar dat aan de klant van de handeling wordt uitgereikt (zie nrs. 80 - 83).

De mogelijkheid om dubbels van uitgaande facturen te bewaren op microfilms of microfiches zoals bedoeld in de aanschrijving nr. 17 van 4 november 1991 wordt opgeheven vanaf het verstrijken van de zesde kalendermaand die volgt op het tijdstip waarop deze circulaire wordt gepubliceerd.

2.2.1. Bewaring op papier

72. Onmiddellijk na de digitale aanmaak van de factuur dient naast de opmaak van een papieren origineel exemplaar bestemd voor de klant van de handeling, een print te worden genomen die geldt als dubbel (papieren veiligheidsafdruk) voor de leverancier of dienstverrichter. Het papier dat wordt gebruikt voor de aanmaak van het origineel en het dubbel en de gebruikte inkt of ander medium moeten van voldoende kwaliteit zijn om de leesbaarheid van het origineel en het dubbel tijdens de volledige bewaringstermijn te garanderen.

Het dubbel van de uitgaande factuur, in zijn papieren vorm, moet worden bewaard gedurende de volledige bewaringstermijn. Indien bij digitale opmaak van uitgaande facturen wordt geopteerd voor de bewaring van het dubbel op papier is deze wijze van archiveren, in tegenstelling tot de ontvangen inkomende facturen, definitief. Er kan derhalve tijdens de bewaringstermijn niet worden overgeschakeld naar een systeem van uitsluitend digitale bewaring.

73. Behalve de bewaring van het dubbel op papier moeten de leveranciers en dienstverrichters ook de digitale versie van de uitgaande factuur archiveren. Dit heeft als voordeel dat een audit omtrent de inhoud van die facturen sneller en efficiënter kan worden verricht. Wordt de factuur digitaal opgemaakt door een outsourcer van de belastingplichtige die gehouden is tot de uitreiking ervan, dan dient de digitale versie van die outsourcer te worden bewaard. De digitale versie mag worden gearchiveerd op een medium naar keuze. De bewaringstermijn van deze versie bedraagt 5 jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van de factuur.

Voor het bekomen van de in vorig lid bedoelde digitale versie wordt niet toegestaan dat de papieren veiligheidsafdrukken van de uitgaande facturen nadien worden gescand. Het is de oorspronkelijk aangemaakte digitale versie die dient te worden gearchiveerd. In verband met deze bepaling wordt in het nr. 167, tweede lid, evenwel een overgangsregeling voorzien.

De in deze rubriek bedoelde dubbele vorm van archivering vindt haar verantwoording in de omstandigheid dat de digitale versie van de uitgaande factuur geen voldoende waarborgen biedt op het stuk van de integriteit van de inhoud ervan.

2.2.2. Digitale bewaring op een medium met WORM-karakteristieken

74. Bij deze vorm van archivering worden de oorspronkelijk aangemaakte digitale factuurgegevens op de dag van hun opmaak op een medium met WORM (write once, read many) karakteristieken overgenomen en aldus gearchiveerd gedurende de volledige bewaringstermijn. Verder dienen de volgende voorwaarden te worden nageleefd :

- de dubbels van de uitgaande facturen en van de verbeterende stukken moeten op de WORM-drager worden overgenomen in de volgorde van hun inschrijving in het uitgaand factuurboek of, in voorkomend geval voor wat de verbeterende stukken betreft, in het daarvoor aangelegde specifieke register; indien voor deze methode van digitale opslag wordt gekozen, moet deze betrekking hebben op alle facturen die digitaal worden aangemaakt betreffende tenminste één subboek uitgaande facturen (of eventueel het specifieke register voor verbeterende stukken) voor een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak;

- de drager met WORM-karakteristieken moet zowel het lezen van het beeld op een scherm als de reproductie van de facturen op papier in een onmiddellijk verstaanbare vorm mogelijk maken.

75. Deze dragers met WORM-karakteristieken moeten op grond van artikel 60, § 3, van het Wetboek op het Belgische grondgebied worden bewaard. De Administratie eist niet dat deze gegevens worden bewaard op het adres van de fiscale woonplaats van de persoon die tot deze verplichting is gehouden. De controlerende ambtenaar kan wel verzoeken deze gegevens samen met de drager waarop ze zich bevinden, voor te leggen op genoemd adres.

76. Het heeft geen belang of deze opslagmethode wordt toegepast door de leverancier of dienstverrichter zelf of door zijn outsourcer. Een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte software en de gevolgde procedure moet uiteraard steeds kunnen worden voorgelegd op verzoek van de Administratie en moet alleszins de volgende gegevens bevatten:

- de identificatiegegevens van de belastingplichtige die deze methode toepast;

- het merk en het type van het gebruikte materieel en de benaming van de gebruikte software;

Elke later aangebrachte wijziging aan de omschreven software en/of procedure moet onmiddellijk aan de voornoemde beschrijving worden toegevoegd.

77. Bovendien moeten de nodige schikkingen worden getroffen om aan de volgende voorwaarden te voldoen:

1° de dragers met WORM-karakteristieken moeten zowel het lezen van het beeld op een scherm als de reproductie van de facturen op papier in een onmiddellijk verstaanbare vorm mogelijk maken;

2° de stukken die op dragers met WORM-karakteristieken voorkomen moeten de getrouwe weergave zijn van de originelen. Elke onleesbare of gebrekkige weergave van gegevens op de drager moet onmiddellijk worden vervangen;

3° alle nodige maatregelen moeten worden getroffen om de door de Administratie gevraagde facturen zonder verwijl te kunnen voorleggen; bovendien moet een klasseringstabel worden gehouden om gemakkelijk te kunnen nagaan welke documenten op iedere drager voorkomen;

4° tijdens de volledige bewaringstermijn moeten de op de dragers opgeslagen facturen ter inzage worden voorgelegd, zonder verplaatsing, in een leesbare en verstaanbare vorm, op ieder verzoek van de Administratie; bovendien kan de Administratie erom verzoeken dat kopieën worden gemaakt onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die facturen;

5° wanneer om redenen bepaald in deze circulaire, of om wettelijke of organisatorische redenen, bepaalde stukken, behalve op dragers met WORM-karakteristieken, eveneens op papier worden bewaard, moeten deze papieren documenten tegelijkertijd met de dragers ter inzage kunnen worden voorgelegd;

6° wanneer zij niet meer over de nodige apparatuur voor het lezen of de reproductie van de facturen die bewaard worden op de WORM-dragers zouden beschikken, moeten de betrokken personen de nodige maatregelen treffen opdat de leverancier van de toestellen zijn materieel en zijn personeel ter beschikking zou stellen teneinde de Administratie, zonder kosten, de stukken te bezorgen die zij niet zouden kunnen verstrekken.

Onverminderd het bepaalde in 5° van het voorgaande lid, moeten de belastingplichtigen die gebruik wensen te maken van deze methode van digitale bewaring geen papieren veiligheidsafdruk (dubbel) meer maken van de door hen op digitale wijze opgemaakte factuur.

78. Indien de leverancier/dienstverrichter of zijn outsourcer de digitale factuurgegevens niet de dag zelf van de aanmaak ervan opneemt op een medium met WORM-karakteristieken maar bijvoorbeeld slechts wekelijks, maandelijks of driemaandelijks, zijn de voorwaarden van de in dit onderdeel bedoelde archiveringswijze niet volledig vervuld en moet één van de drie andere mogelijke bewaringsmethoden worden gebruikt. Het vervullen van de voorwaarde omtrent de dagelijkse registratie op een medium met WORM-karakteristieken moet tegenover de Administratie kunnen worden aangetoond op een technologisch verantwoorde wijze.

2.2.3. Digitale bewaring met geavanceerde elektronische handtekening

79. Voor de toepassing van deze archiveringsmethode moeten de digitale factuurgegevens (per factuur of batch), na de aanmaak ervan, zonder verwijl worden versleuteld met de geavanceerde elektronische handtekening van de leverancier of dienstverrichter (of van zijn outsourcer die instaat voor de opmaak en uitreiking van de factuur aan de klant van de handeling). Het juiste tijdstip waarop deze ondertekening geschiedt en dat automatisch door de software moet worden weergegeven moet begrepen zijn in de versleuteling. De op deze wijze beveiligde digitale gegevens worden gearchiveerd op een medium naar keuze gedurende de volledige bewaringstermijn. Een controle op de integriteit van de digitale factuurgegevens moet mogelijk zijn gedurende de volledige archiveringsperiode. In geval van uitbesteding zendt de outsourcer het certificaat dat zijn publieke sleutel bevat, toe aan zijn opdrachtgever.

Indien voor deze methode van digitale opslag wordt gekozen, moet deze betrekking hebben op alle facturen die digitaal worden aangemaakt betreffende tenminste één subboek uitgaande facturen (of eventueel het specifieke register voor verbeterende stukken) voor een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak. De belastingplichtigen die gebruik wensen te maken van deze methode van digitale bewaring moeten geen papieren veiligheidsafdruk (dubbel) meer maken van de door hen op digitale wijze opgemaakte facturen.

2.2.4. Digitale bewaring met een verzegelingsalgoritme

80. Voor de toepassing van deze archiveringsmethode worden de digitale factuurgegevens opgeslagen op een medium naar keuze en moeten de digitale factuurgegevens bij hun aanmaak worden beveiligd door een verzegelingsalgoritme waarvan het resultaat ook voorkomt op het origineel exemplaar dat aan de klant van de handeling wordt uitgereikt.De belastingplichtigen die gebruik wensen te maken van deze methode van digitale bewaring moeten geen papieren veiligheidsafdruk (dubbel) meer maken van de door hen op digitale wijze opgemaakte facturen.

81. Voor het samenstellen van het zegel moet worden uitgegaan van de volgende elementen:

1. het zegel van de voorgaande uitgaande factuur;

2. de datum van uitreiking van de factuur;

3. het op de factuur vermelde volgnummer; dit is het sequentieel nummer waaronder de factuur wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen;

4. het btw-identificatienummer van de leverancier of dienstverrichter;

5. het btw-identificatienummer van de klant;

6. het totaalbedrag van de btw vermeld op de factuur;

7. het totaalbedrag van de factuur.

82. Teneinde de onveranderlijkheid te garanderen van de inhoud van de op papier uitgereikte facturen dient de volgende werkwijze te worden gevolgd :

1. na de definitieve opmaak van de factuur moet door het computersysteem een record worden aangemaakt met de totaalgegevens van die factuur en moet een verzegelingsalgoritme worden toegepast op dit record. De toepassing van dit algoritme levert een zegel op, waarvan de waarde bepaald wordt door een welbepaalde en vastgelegde rekenkundige bewerking;

2. het verzegelingsalgoritme moet worden toegepast op alle facturen die digitaal worden aangemaakt betreffende tenminste één subboek uitgaande facturen (of eventueel het specifieke register voor verbeterende stukken) voor een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak;

3. alle records, waarop het verzegelingsalgoritme is toegepast, moeten onmiddellijk worden opgeslagen in een apart bestand met volgende kenmerken : sequentieel (flat file), niet gecomprimeerd en niet geëncrypteerd;

4. elk totaal record wordt gekoppeld aan het voorafgaande door het zegel van het voorafgaande te verwerken in het zegel van het betrokken record;

5. van zodra een totaal record is aangemaakt, mag dit record onder geen enkel beding nog worden gewist;

6. het zegel wordt afgedrukt op de originele factuur die aan de klant wordt uitgereikt; indien dit zegel niet wordt afgedrukt mag deze methode van digitale bewaring niet worden toegepast en dient te worden geopteerd voor één van de andere door de Administratie toegestane bewaringsmethoden (zie nrs. 72-73, 74-78 en 79);

7. het record met de totaalgegevens moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

- het zegel van de vorige factuur;

- de datum van uitreiking van de factuur;

- het volgnummer waaronder de factuur wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen;

- het btw-identificatienummer van de leverancier of dienstverrichter;

- het btw-identificatienummer van de klant;

- het totaalbedrag van de btw vermeld op de factuur; dit bedrag moet worden weergegeven als tekenveld met 2 decimalen;

- het totaalbedrag van de factuur; dit bedrag moet worden weergegeven als tekenveld met 2 decimalen;

- het zegel van de factuur.

8. Het verzegelingsalgoritme moet via de hiernavolgende rekenkundige bewerking worden toegepast. De optelling van

- het zegel van de vorige factuur (9999999999)

- datum van uitreiking van de factuur (0099999999) (formaat ddmmjjjj)

- volgnummer uitgaand factuurboek (9999999999)

- btw-nummer van de leverancier

zonder landencode (9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- btw-nummer van de klant

zonder landencode (9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- totaalbedrag btw

* 100 (S9999999999) (0 invullen indien niet van toepassing)

- totaalbedrag factuur

* 100 (S9999999999)

- Totaal (S9999999999)

Vervolgens worden de laatste 10 posities van het resultaat van deze optelling in aanmerking genomen als waarde van het zegel.

83. Indien andere gegevens opgenomen zijn in het totaalrecord worden deze niet in aanmerking genomen voor de berekening van het zegel.

Het totaalbedrag van de btw vermeld op de factuur alsmede het totaalbedrag van de factuur moeten steeds worden aangemerkt als absolute waarden (dus in positieve zin). Indien het gaat om negatieve bedragen, wat bijvoorbeeld het geval zal zijn bij uitgereikte creditnota’s, wordt derhalve geen rekening gehouden met het minteken. Tenslotte wordt voor het invullen van deze totaalbedragen geen onderscheid gemaakt naar gelang de munteenheid waarin ze zijn uitgedrukt.

2.3.Interne stukken

84. Zoals reeds gesteld in nr. 19 worden sommige stukken in beginsel slechts in één exemplaar opgemaakt door de leverancier of dienstverrichter:

1. het stuk bedoeld in artikel 3, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van een handeling die door artikel 12 van het Wetboek met een levering of door artikel 19 van het Wetboek met een dienst wordt gelijkgesteld; sommige van deze stukken dienen echter zowel in het boek voor uitgaande als voor inkomende facturen te worden opgenomen (de handelingen bedoeld in de artikelen 12, §1, 3° en 4°, 19, § 2, 1°, en § 3, van het Wetboek);

2. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande stukken (art. 12, K.B. nr. 1).

Wanneer deze stukken louter op papier worden opgemaakt (voor de definitie zie nr. 63), zijn de bewaringsmethoden zoals uiteengezet in de nrs. 64 tot 70 van toepassing met dien verstande dat het hier om het originele papieren exemplaar gaat en niet om het dubbel (er is immers in principe maar één exemplaar).

Wanneer deze stukken digitaal worden opgemaakt, zijn de bewaringsmethoden zoals uiteengezet in de nrs. 71 tot 83 van toepassing.

85. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat zelfs in de veronderstelling dat een belastingplichtige alle facturen elektronisch verzendt naar zijn klanten volgens een door de Administratie aanvaarde methode, de in nr. 84 beoogde stukken toch op papier mogen worden bewaard aangezien ze niet worden uitgereikt aan een andere persoon.

B. FACTUREN UITGEREIKT DOOR DE MEDECONTRACTANT OF ZIJN OUTSOURCER IN NAAM EN VOOR REKENING VAN DE LEVERANCIER OF DIENSTVERRICHTER

86. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 kan de factuur worden uitgereikt door de medecontractant in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht (deze factuur wordt ook "afrekening" genoemd) onder de volgende voorwaarden :

- de partijen moeten voorafgaand overeenkomen om deze werkwijze toe te passen; op verzoek van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, moet het bestaan van zulke overeenkomst door elke partij kunnen worden aangetoond;

- iedere factuur moet het voorwerp uitmaken van een (expliciete of impliciete) procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht.

Deze voorwaarden zijn ook van toepassing wanneer het in artikel 53, § 3, eerste lid, van het Wetboek bedoelde bijzonder stuk wordt uitgereikt door de medecontractant in naam en voor rekening van het lid van de btw-eenheid dat de goederen of de diensten verschaft. De circulaire AOIF nr. 48/2005 van 8 december 2005 inzake self-billing regelt de toepassingsvoorwaarden van deze factureringswijze.

Een essentieel element van deze procedure is de expliciete of impliciete aanvaarding van de inhoud van de afrekening door de leverancier of dienstverrichter.

87. In geval van de expliciete procedure van aanvaarding moet zowel bij akkoord als bij niet akkoord een aanvaardingsstuk in 2 exemplaren worden opgemaakt. Dit stuk bevat minstens de volgende gegevens: de datum van uitreiking ervan aan de medecontractant, de coördinaten van de leverancier of dienstverrichter en van zijn medecontractant, de referenties van de afrekening waarvoor het akkoord wordt gegeven namelijk de datum van uitreiking en het volgnummer van de afrekening, alsmede de uitdrukkelijke vermelding "voor akkoord" of in voorkomend geval de omstandige opgave van de redenen van niet-akkoord.

De leverancier of dienstverrichter verifieert de gegevens vervat in de door zijn medecontractant uitgereikte afrekening en verklaart zich akkoord met de inhoud of geeft zijn opmerkingen. Hij ondertekent beide exemplaren van het aanvaardingsstuk en stuurt één exemplaar ervan naar zijn medecontractant. Wanneer de leverancier of dienstverrichter niet zelf ondertekent, in het bijzonder wanneer het gaat om een rechtspersoon, dient de handtekening van de ondertekenaar te worden gevolgd door zijn hoedanigheid (mandataris, zaakvoerder, bestuurder, …..).

De leverancier of dienstverrichter is ervan ontheven een afzonderlijk aanvaardingsstuk op te maken indien alle gegevens die dit stuk moet bevatten reeds zijn vermeld in een handelsdocument dat die persoon voor zijn administratieve organisatie in de relatie met zijn medecontractant opstelt (b.v. receptiebon) en voor zover via dit laatstgenoemd document alle andere verplichtingen terzake worden nageleefd.

Beide partijen dienen uiteraard hun exemplaar van het aanvaardingsstuk te bewaren als bewijs van de expliciete aanvaarding van de afrekening en van het tijdstip waarop deze heeft plaats gehad.

Bovendien wordt opgemerkt dat de verplichting tot het naleven van de expliciete procedure van aanvaarding voor iedere afrekening niet belet dat in het afzonderlijk aanvaardingsstuk of in het gelijkwaardig handelsdocument de leverancier of dienstverrichter zijn akkoord vermeldt voor meerdere afrekeningen tegelijk voor zover enerzijds iedere afrekening die het voorwerp uitmaakt van het globaal gegeven akkoord op duidelijke wijze in het aanvaardingsdocument wordt geïndividualiseerd door middel van de datum van uitreiking en het volgnummer van die afrekening en anderzijds voor iedere afrekening vervat in het akkoord de termijn wordt gerespecteerd waarbinnen de expliciete aanvaarding dient te geschieden.

Partijen kunnen er eventueel voor opteren om het aanvaardingsstuk elektronisch uit te reiken op voorwaarde dat dit wordt opgenomen in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast.

Indien beide partijen dit opportuun achten kan de expliciete aanvaarding echter gebeuren op het document van de afrekening zelf. In dit geval maakt de leverancier of dienstverrichter geen afzonderlijk aanvaardingsstuk (of gelijkwaardig handelsdocument) op maar reikt de medecontractant beide exemplaren van de afrekening (het origineel en het dubbel) uit aan de eerstgenoemde persoon. Na verificatie van de afrekening vermeldt de leverancier of dienstverrichter op beide exemplaren van dit document zijn akkoord of in voorkomend geval zijn opmerkingen. Hij dagtekent en ondertekent beide exemplaren van de afrekening en stuurt het origineel exemplaar ervan terug naar zijn medecontractant binnen de termijn bepaald in de circulaire AOIF nr. 48/2005. Beide partijen bewaren hun exemplaar van de aldus aangevulde afrekening als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en als bewijs van de expliciete aanvaarding van die afrekening en van het tijdstip waarop deze heeft plaats gehad.

88. In geval van de impliciete procedure van aanvaarding wordt er slechts een stuk opgemaakt binnen de contractueel bedongen termijn in het geval dat de leverancier of dienstverrichter niet akkoord is met de inhoud van de afrekening (zie nrs. 41 en 42 van de circ. AOIF nr. 48/2005). Dit stuk is volledig gelijkaardig aan het stuk dat moet worden opgemaakt bij de expliciete procedure van aanvaarding en is aan dezelfde regels onderworpen. Het kan eveneens worden vervangen door een gelijkaardig handelsdocument. Bij de impliciete procedure van aanvaarding wordt nooit de afrekening zelf gebruikt als document waarop de leverancier of dienstverrichter, in geval van niet akkoord, zijn opmerkingen mededeelt aan de medecontractant.

Beide partijen dienen hun exemplaar van het aanvaardingsstuk te bewaren als bewijs van het niet-akkoord van de leverancier of dienstverrichter met de inhoud van de afrekening en van het tijdstip waarop deze opmerkingen aan de medecontractant werden medegedeeld.

Voor het bepalen van de bewaringsmethoden zal derhalve telkens onderscheid worden gemaakt al naargelang de aanvaarding gebeurt via :

1. hetzij een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkwaardig handelsdocument;

2. hetzij op de afrekening zelf.

89. Tenslotte wordt opgemerkt dat, indien de leverancier of dienstverrichter de door hem verrichte handelingen opneemt in zijn boek voor uitgaande facturen op basis van de door hem opgestelde louter interne stukken, de hierna uiteengezette bewaringsmethoden betrekking hebben op de uitgereikte afrekeningen zelf en niet op deze interne stukken. Deze interne stukken worden immers niet aangemerkt als factuur maar vormen slechts een verantwoordingsstuk voor de inschrijvingen in het boek voor uitgaande facturen. Deze interne stukken dienen uiteraard op verzoek van de Administratie samen met de afrekeningen ter inzage te worden voorgelegd. Zij moeten niet noodzakelijk op dezelfde wijze worden bewaard als de afrekeningen maar voor hun archivering dienen dezelfde maatregelen inzake integriteit en authenticiteit als bij de factuur zelf te worden genomen. De bewaring van deze interne stukken kan onder dezelfde voorwaarden gebeuren als voor de andere “uitgaande” louter interne stukken (zie nr. 84).

90. In geval van boeking op basis van interne stukken moet na het verstrijken van elke kalendermaand een samenvattende opgave worden opgemaakt in twee exemplaren die moet worden ondertekend door de leverancier of dienstverrichter. Indien deze opgave op papier wordt uitgereikt, moet ze door beide partijen steeds op papier worden bewaard gedurende de volledige bewaringstermijn. Indien deze opgave echter elektronisch wordt uitgereikt hetzij door de medecontractant, hetzij door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen te worden toegepast zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode). Dit elektronisch verzonden stuk dient door beide partijen in zijn oorspronkelijke vorm te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen. In deze context beschouwt de Administratie iedere individuele afrekening immers slechts als een regelmatige factuur indien ze vergezeld gaat van de samenvattende opgave waarin ze is opgenomen (zie nr. 55 van circ. AOIF nr. 48/2005).

1. Bewaring van de originele inkomende facturen

91. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen facturen die louter op papier worden opgemaakt en verzonden enerzijds en facturen die digitaal worden opgemaakt maar op papier worden verzonden anderzijds.

1.1.Facturen opgemaakt louter op papier

92. Onder opmaken op papier wordt verstaan : het louter manueel schrijven of typen op blanco papieren en/of invullen van voorgedrukte formulieren, eventueel met gebruik van de doordrukmethode. Van zodra echter het typen of schrijven gebeurt met digitale apparatuur uitgerust met een harddisk, is niet langer sprake van opmaak op papier maar van digitale opmaak.

Indien de medecontractant van de leverancier of dienstverrichter de factuur opmaakt louter op papier heeft hij de mogelijkheid om de archivering van het origineel van die factuur te doen:

- hetzij op papier;

- hetzij digitaal door middel van beeldscanning.

1.1.1. bewaring op papier

93. Indien de klant de afrekening in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter louter opmaakt op papier, kan hij de factuur die in zijnen hoofde het origineel uitmaakt, op papier bewaren gedurende de volledige bewaringstermijn. Het papier dat wordt gebruikt voor de aanmaak van de afrekening en de gebruikte inkt of ander medium moeten van voldoende kwaliteit zijn om de leesbaarheid tijdens de volledige bewaringstermijn te garanderen.

94. Indien de aanvaarding van het stuk op de afrekening zelf gebeurt, heeft dit geen invloed op de bewaringsmethode: de medecontractant dient het door de leverancier of dienstverrichter voor akkoord of met eventuele opmerkingen ondertekende origineel van de afrekening gedurende de volledige bewaringstermijn te archiveren.

95. Indien de leverancier of dienstverrichter een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkaardig handelsdocument uitreikt op papier, moet dit papieren aanvaardingsstuk met handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn door de medecontractant worden bewaard.

96. Indien daarentegen het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de medecontractant in zijn oorspronkelijke vorm te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

1.1.2. digitale bewaring

97. De klant van de handeling kan evenwel opteren om onmiddellijk of in de loop van de bewaringstermijn over te gaan tot het scannen van de door hem op papier opgemaakte afrekeningen volgens een methode die voldoet aan de wettelijke voorwaarden. In dit geval dient hij de papieren afrekeningen nog gedurende een termijn van één maand te rekenen vanaf het tijdstip van het scannen te bewaren.

De digitale opslag van de louter op papier opgemaakte afrekeningen kan op gelijk welk tijdstip tijdens de archiveringsperiode aanvangen. Voor de beeldscanning van de originele afrekeningen moeten de algemene voorwaarden m.b.t. de digitalisering van inkomende papieren facturen steeds worden nageleefd (zie nrs. 44-51).

98. Indien in het kader van de overeenkomst tot self-billing gebruik wordt gemaakt van de expliciete aanvaarding van de factuur op de afrekening zelf, dient het origineel van de afrekening door de medecontractant echter steeds op papier te worden bewaard gedurende de volledige bewaringstermijn. Gelet op het feit dat bij de keuze voor deze aanvaardingsmethode op de twee exemplaren van de afrekening de handtekening van de leverancier of dienstverrichter voorkomt, dient het voor de medecontractant bestemde exemplaar in zijn originele vorm te worden bewaard.

99. Indien een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkaardig handelsdocument wordt uitgereikt op papier, moet het papieren aanvaardingsstuk met handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn als zodanig worden bewaard door de medecontractant.

100. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de medecontractant in zijn oorspronkelijke vorm te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

1.1.2.1. Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening

101. Deze methode wordt beschreven in de nrs. 52 - 53.

1.1.2.2. Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme

102. Deze methode wordt beschreven in de nrs. 54 - 58.

1.2.Digitaal opgemaakte facturen

103. Indien de medecontractant (klant van de handeling) de factuur die hij in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter uitreikt, digitaal opmaakt en op papier verzendt, dient hij het origineel overeenkomstig één van de volgende 3 methoden te bewaren :

- op papier met dien verstande dat bij deze wijze van archivering ook het digitaal bestand gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van de factuur op een informaticadrager naar keuze moet worden gearchiveerd (zie nrs. 104 - 107);

- digitaal op een medium naar keuze waarbij de digitale factuurgegevens worden beveiligd door een verzegelingsalgoritme waarvan het resultaat bovendien voorkomt op het exemplaar (het dubbel) dat aan de leverancier of dienstverrichter werd uitgereikt (zie nrs. 111 - 112).

De uitsluitend digitale bewaring van het origineel door dagelijkse overbrenging van de gegevens op een drager met WORM-karakteristieken zoals bedoeld in de nrs. 74 tot 77 kan door de Administratie niet worden aanvaard aangezien de factuur in hoofde van de medecontractant het origineel uitmaakt.

1.2.1. Bewaring op papier

104. Indien de digitale versie geen garanties biedt inzake authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud, moet de medecontractant, onmiddellijk na de definitieve opmaak van de afrekening, voor zijn eigen behoeften op het stuk van archivering een papieren exemplaar aanmaken dat geldt als origineel. Hij is daartoe eveneens verplicht indien de partijen hebben gekozen voor de expliciete aanvaarding van de factuur op de afrekening zelf. Het papier dat wordt gebruikt voor de aanmaak van het origineel (alsmede van het dubbel dat wordt uitgereikt aan de leverancier of dienstverrichter) en de gebruikte inkt of ander medium moeten van voldoende kwaliteit zijn om de leesbaarheid tijdens de volledige bewaringstermijn te garanderen.

Het origineel van de afrekening (inkomende factuur), in zijn papieren vorm, moet worden bewaard gedurende de volledige bewaringstermijn. Indien bij de digitale opmaak van de afrekening wordt geopteerd voor de bewaring van het origineel op papier is deze wijze van archiveren, in tegenstelling tot de dubbels van de afrekeningen (uitgaande facturen), definitief. Er kan derhalve tijdens de bewaringstermijn niet worden overgeschakeld naar een systeem van uitsluitend digitale bewaring.

105. Behalve de bewaring van het origineel op papier moet de medecontractant gedurende 5 jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van de afrekening ook de digitale versie van de afrekening archiveren op een medium naar keuze. Wordt de afrekening digitaal opgemaakt door een outsourcer van de medecontractant, dan dient de digitale versie van die outsourcer te worden bewaard.

Voor het bekomen van het in vorig lid bedoelde digitale versie wordt niet toegestaan dat de papieren veiligheidsafdrukken van de afrekeningen later worden gescand. Indien de klant van de handeling de factuurgegevens uitsluitend digitaal wenst te bewaren dient hij dit te doen op basis van de oorspronkelijke digitale gegevens en volgens een methode die waarborgen biedt op het stuk van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan (zie nrs. 108 - 112). In verband met deze bepaling wordt in het nr. 167, laatste lid, evenwel een overgangsregeling voorzien.

106. Indien de expliciete aanvaarding van de factuur op de afrekening zelf gebeurt, moet het originele exemplaar dat door de leverancier of dienstverrichter werd ondertekend verplicht op papier worden bewaard door de medecontractant. Indien een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkaardig handelsdocument wordt uitgereikt op papier, moet het papieren aanvaardingsstuk met handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn als zodanig worden bewaard door de medecontractant.

107. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de medecontractant in zijn oorspronkelijke vorm te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

1.2.2. Digitale bewaring met geavanceerde elektronische handtekening

108. Indien de medecontractant de gegevens van de door hem digitaal opgemaakte afrekening uitsluitend digitaal wenst te bewaren kan hij dit doen door de factuurgegevens na hun opmaak (per factuur of batch) zonder verwijl te versleutelen met zijn geavanceerde elektronische handtekening (of van zijn outsourcer die instaat voor de opmaak en de verzending van de factuur naar de leverancier of dienstverrichter). Het juiste tijdstip waarop deze ondertekening geschiedt en dat automatisch door de software moet worden weergegeven, moet begrepen zijn in de versleuteling. De digitale gegevens moeten worden bewaard gedurende de in de regelgeving voorziene bewaringstermijn.

Indien voor deze methode van digitale opslag wordt gekozen, moet deze worden toegepast vanaf het begin van een kalenderjaar, een boekjaar of een aangiftetijdvak gedurende minimum twaalf opeenvolgende maanden en tenminste voor alle afrekeningen betreffende één subboek inkomende facturen waarbij de afrekeningen digitaal worden opgemaakt door de medecontractant maar op papier worden uitgereikt aan de leverancier of dienstverrichter.

109. Deze bewaringsmethode van de afrekening door de medecontractant impliceert dat de partijen geen gebruik maken van de methode van expliciete aanvaarding op de afrekening zelf. Indien de procedure van expliciete aanvaarding van toepassing is zal dus steeds een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkaardig handelsdocument moeten worden opgesteld door de leverancier of dienstverrichter. Indien het wordt uitgereikt op papier, moet het papieren aanvaardingsstuk met handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn als zodanig worden bewaard door de medecontractant.

110. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen bij de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de medecontractant in zijn oorspronkelijke vorm te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

1.2.3. Digitale bewaring met een verzegelingsalgoritme

111. Met het oog op de uitsluitend digitale bewaring van de factuurgegevens van de afrekening kan de medecontractant bij het opmaken van de afrekening een verzegelingsalgoritme toepassen. De methode is identiek aan die beschreven in de nrs. 80 - 83 behoudens wat de volgende punten betreft:

- uiteraard wordt ten behoeve van de leverancier of dienstverrichter wel een papieren dubbel aangemaakt maar moet de medecontractant het voor hemzelf bestemde origineel niet afdrukken;

- het verzegelingsalgoritme moet vanaf het begin van een kalenderjaar, een boekjaar of een aangiftetijdvak worden toegepast gedurende minimum twaalf opeenvolgende maanden en tenminste voor alle facturen uit één subboek inkomende facturen waarbij de facturen digitaal worden opgemaakt door de medecontractant maar op papier worden uitgereikt aan de leverancier of dienstverrichter;

- het zegel moet worden afgedrukt op het papieren dubbel van de afrekening dat aan de leverancier of dienstverrichter wordt uitgereikt; indien het zegel niet wordt afgedrukt mag deze methode van digitale bewaring niet worden toegepast en dient te worden geopteerd voor één van de andere door de Administratie toegestane bewaringsmethoden (zie nrs. 104 - 110).

112. Met betrekking tot de aanvaardingsprocedure van de afrekeningen gelden dezelfde opmerkingen als onder de nummers 109 en 110.

2. Bewaring van dubbels van uitgaande facturen

113. Op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 moet voor elke uitgereikte factuur en voor elk uitgereikt bijzonder stuk in geval van handelingen tussen leden van een btw-eenheid een dubbel worden opgesteld, hetzij door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienst verricht, hetzij, in het geval van toepassing van artikel 6 van dit besluit, door de medecontractant.

114. Er wordt in hoofde van de leverancier/dienstverrichter uiteraard geen onderscheid gemaakt tussen facturen die louter op papier worden opgemaakt en verzonden enerzijds en facturen die digitaal worden opgemaakt maar op papier worden verzonden anderzijds. De facturen worden immers opgemaakt door de medecontractant (op papier of digitaal) en de dubbels worden op papier verzonden naar de leverancier of dienstverrichter.

De leverancier/dienstverrichter die de papieren afrekening ontvangt kan dan ook slechts een beroep doen op de volgende bewaringsmethoden:

- hetzij op papier;

- hetzij digitaal door middel van beeldscanning.

2.1. Bewaring op papier

115. Het dubbel, dat wordt opgesteld door de medecontractant, dient te worden bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienst heeft verricht. De originele afrekening is immers voor de medecontractant zelf bestemd.

116. Indien de aanvaarding van het stuk op de afrekening zelf gebeurt heeft dit geen invloed op de bewaringsmethode : de leverancier of dienstverrichter dient het door hem voor akkoord of met zijn opmerkingen ondertekende dubbel van de afrekening gedurende de volledige bewaringstermijn te archiveren.

117. Indien een afzonderlijk stuk of gelijkaardig handelsdocument door de leverancier of dienstverrichter wordt uitgereikt op papier, moet ook het papieren aanvaardingsstuk met zijn handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn worden bewaard.

118. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen voor de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de leverancier of dienstverrichter in zijn oorspronkelijke vorm van verzending te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

2.2. Digitale bewaring

119. De leverancier of dienstverrichter kan opteren om op gelijk welk tijdstip van de archiveringsperiode over te gaan tot het scannen van de door hem ontvangen dubbels van de afrekeningen volgens een methode die voldoet aan de wettelijke voorwaarden. In dit geval dient hij de papieren dubbels nog gedurende een termijn van één maand te rekenen vanaf het tijdstip van het scannen te bewaren.

Wanneer van deze procedure wordt gebruik gemaakt, moet ze worden toegepast op alle op papier ontvangen afrekeningen van tenminste één subboek uitgaande facturen tijdens een periode die niet minder bedraagt dan twaalf opeenvolgende maanden en die een aanvang neemt hetzij bij het begin van een kalenderjaar of een boekjaar, hetzij bij het begin van een aangiftetijdvak.

Voor de beeldscanning van de dubbels van de afrekeningen moeten de algemene voorwaarden m.b.t. de digitalisering van papieren facturen steeds worden nageleefd (zie nrs. 44-51).

120. Indien in het kader van de overeenkomst tot self-billing gebruik wordt gemaakt van de expliciete aanvaarding van de factuur op de afrekening zelf, dient het dubbel van de afrekening door de leverancier of dienstverrichter echter steeds op papier te worden bewaard gedurende de volledige bewaringstermijn. Gelet op het feit dat bij de keuze voor deze aanvaardingsmethode op de twee exemplaren van de afrekening verplicht de handtekening van de leverancier of dienstverrichter voorkomt, dient het voor hem bestemde exemplaar in zijn originele vorm te worden bewaard.

121. Indien een afzonderlijk aanvaardingsstuk of gelijkaardig handelsdocument wordt uitgereikt op papier, moet het papieren aanvaardingsstuk met handtekening gedurende de volledige bewaringstermijn worden bewaard.

122. Indien het aanvaardingsstuk elektronisch wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, dienen voor de verzending de beveiligingsmaatregelen zoals die op het stuk van elektronische facturering van kracht zijn (geavanceerde elektronische handtekening, EDI-methode of in voorkomend geval een andere door de Administratie geautoriseerde methode), te worden toegepast. Dit elektronisch verzonden stuk dient door de leverancier of dienstverrichter in zijn oorspronkelijke vorm van verzending te worden bewaard met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen.

2.2.1. Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening

123. Deze methode wordt beschreven in de nrs. 52 - 53.

2.2.2. Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme

124. De methode is identiek aan die beschreven in nrs. 54 - 58 behoudens wat de volgende punten betreft:

- het verzegelingsalgoritme moet worden toegepast voor alle op papier ontvangen afrekeningen gedurende minimum een jaar betreffende tenminste één subboek uitgaande facturen en kan aanvangen bij het begin van een kalenderjaar, boekjaar of aangiftetijdvak;

- indien de afrekening reeds een algoritme vermeldt (gegeven van de medecontractant) mag dit laatste niet worden gebruikt aangezien dit een reeks documenten van de uitreiker van de afrekeningen versleutelt.

C. OPMERKINGEN

125. De hierboven uiteengezette bewaringsmethoden met betrekking tot inkomende facturen en gelijkaardige stukken kunnen in principe ook toegepast worden door niet-belastingplichtige rechtspersonen.

126. Wat de verplicht uitgereikte facturen betreft die op papier werden verzonden naar particulieren is het evident dat deze als dusdanig (op papier) door hen moeten worden bewaard.

HOOFDSTUK V : PLAATS VAN BEWARING EN WIJZE VAN VOORLEGGING

127.Op grond van artikel 61, § 1, van het Wetboek is eenieder gehouden de boeken, facturen en andere stukken, die hij overeenkomstig artikel 60 van dit Wetboek moet bewaren, op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, ter inzage voor te leggen teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden te kunnen nagaan.

Het ter inzage voorleggen van de boeken, facturen en andere stukken overeenkomstig het vorige lid, gebeurt, wat de btw-eenheid in de zin van artikel 4, § 2, van het Wetboek betreft, door de vertegenwoordiger aangeduid door de andere leden om in hun naam en voor hun rekening de rechten en de verplichtingen van die btw-eenheid uit te oefenen. De ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, kunnen echter eisen dat het lid van de btw-eenheid zelf de in het vorige lid bedoelde voorlegging van de boeken, facturen en andere stukken die hem aanbelangen verricht.

Iedere door deze regelgeving beoogde persoon dient dan ook op zodanige wijze zijn archieven te organiseren dat hij kan voldoen aan de verplichting tot voorlegging op ieder verzoek.

Wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, hebben die ambtenaren het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen. Die ambtenaren kunnen eveneens iedere door deze regelgeving beoogde persoon verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopieën te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan.

128. Overeenkomstig artikel 60, § 3, van het Wetboek moeten alle inkomende en uitgaande facturen worden bewaard op het Belgische grondgebied. Inkomende of uitgaande facturen die worden bewaard langs elektronische weg die in België een volledige on-line toegang tot de betrokken gegevens waarborgt, mogen evenwel in een andere lidstaat van de Europese Unie worden bewaard op voorwaarde dat de Administratie hiervan op voorhand wordt in kennis gesteld. Bewaring van facturen buiten de Europese Unie is door de Belgische regelgeving niet toegelaten.

129. De plaats van bewaring van facturen en de plaats van voorlegging ervan stemmen niet noodzakelijk overeen. Bovendien is het mogelijk dat de facturen worden bewaard door een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van de persoon die ten opzichte van de Administratie tot de bewarings- en voorleggingsplicht is gehouden (de leverancier of dienstverrichter of zijn medecontractant). In dit hoofdstuk wordt dan ook, specifiek met betrekking tot facturen die op papier worden verzonden en ontvangen, dieper ingegaan op deze problematiek. Wat de bewaring en voorlegging van elektronisch verzonden en ontvangen facturen betreft wordt verwezen naar de aanschrijving betreffende de elektronische facturering.

A. Bewaring en voorlegging van papieren facturen

130. Zowel de originele inkomende facturen op papier als de papieren dubbels van uitgaande facturen moeten op Belgisch grondgebied worden bewaard.

Deze verplichting is van toepassing op de in België gevestigde personen alsmede op de in België gevestigde vaste inrichtingen van buitenlandse ondernemingen.

131. Inzake de personen die instaan voor de bewaring kunnen er zich twee situaties voordoen:

- de facturen worden bewaard door de leverancier of de dienstverrichter of de medecontractant zelf;

- de facturen worden bewaard door een outsourcer van de leverancier of dienstverrichter of van de medecontractant.

1. Bewaring door de leverancier/dienstverrichter of medecontractant zelf

132. De Administratie eist niet dat de papieren facturen worden bewaard op het adres van het fiscale domicilie van de persoon die deze bewaringsmethode toepast. Ze dienen zich echter wel in een in België gevestigde inrichting van die persoon te bevinden.

Als inrichting moeten voor deze doeleinden onder meer worden beschouwd de kantoren, de fabrieken, de werkplaatsen, de opslagplaatsen, de bergplaatsen en de garages.

Wat de leden van een btw-eenheid in de zin van artikel 4, § 2, van het Wetboek betreft, moet deze bepaling per lid worden begrepen. Op grond van artikel 60, § 1, van het Wetboek is immers het lid zelf gehouden tot de bewaring van de boeken, facturen en andere stukken die door hem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen.

133. De persoon gehouden tot de bewaringsverplichting dient op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, zijn boeken, facturen en andere stukken ter inzage voor te leggen.

In het geval van een btw-eenheid in de zin van artikel 4, § 2, van het Wetboek is het echter de vertegenwoordiger aangeduid door de andere leden om in hun naam en voor hun rekening de rechten en verplichtingen van die btw-eenheid uit te oefenen, die gehouden is de boeken, facturen en andere stukken ter inzage voor te leggen. Niettemin kunnen de ambtenaren van de Administratie die de btw onder haar bevoegdheid heeft eisen dat het lid van de btw-eenheid zelf de boeken, facturen en andere stukken die hem aanbelangen zonder verplaatsing voorlegt.

Indien de Administratie om voorlegging vraagt op het fiscaal domicilie van de persoon die tot de bewaringsverplichting is gehouden of op het fiscaal domicilie van devertegenwoordiger van de btw-eenheid, moeten de facturen en de daarmee gelijkgestelde interne stukken dan ook op dat adres worden voorgelegd, ongeacht de plaats waar ze worden bewaard. Indien bij de aankondiging van een controle door de controlerende ambtenaar wordt gevraagd om de voorlegging van bepaalde gegevens op een vastgestelde datum op het fiscaal domicilie, dan moeten de gevraagde gegevens bij de uitoefening van de controle op de aangekondigde datum aanwezig zijn op voormeld adres. Indien er tijdens de controle nog bijkomende gegevens worden gevraagd of indien een onaangekondigde controle plaatsvindt op het fiscaal domicilie en de gevraagde gegevens bevinden zich op een andere plaats in België, zal een redelijke termijn worden toegestaan om deze gegevens voor te leggen op eerstgenoemd adres.

134. Indien een controle plaatsvindt in een andere inrichting van de belastingplichtige, zelfs zonder voorafgaande verwittiging, dan moeten de boeken en stukken die zich in die inrichting bevinden, eveneens zonder uitstel ter inzage worden voorgelegd. In dat geval gebeurt de voorlegging immers ook zonder verplaatsing voor de betrokken persoon.

135. In het geval dat voor de bewaring van de digitaal opgemaakte facturen die op papier werden verzonden een papieren veiligheidsafdruk (zie nrs. 72 en 104) wordt gemaakt dan dienen de papieren dubbels (of originelen in geval van self-billing) weliswaar in België te worden bewaard maar mag het digitaal bestand dat nog gedurende vijf jaar moet worden bewaard zich op een plaats buiten België maar binnen de Europese Unie bevinden. In dit laatste geval moet de belastingplichtige de digitale gegevens binnen een redelijke termijn kunnen voorleggen indien de Administratie daarom verzoekt. Een on-line toegang tot deze gegevens vanuit het fiscaal domicilie in België wordt echter niet geëist.

136. In geval van scanning moeten de papieren facturen die nog gedurende één maand vanaf de datum van scanning moeten worden bewaard, op ieder verzoek van de Administratie worden voorgelegd, hetzij onmiddellijk voor zover de controle gebeurt in de inrichting waar ze worden bewaard, hetzij binnen een redelijke termijn op het fiscaal domicilie indien ze zich op het moment van de onaangekondigde controle niet in de betrokken inrichting bevinden.

2. Bewaring door een outsourcer

137. Aangezien de persoon die gehouden is tot de bewaringsverplichting of devertegenwoordiger van de btw-eenheid op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, zijn boeken, facturen en andere stukken ter inzage dient voor te leggen teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden te kunnen nagaan, kan hij onder geen beding eisen dat de controlerende ambtenaar zich moet wenden tot de outsourcer voor de uitoefening van zijn controle en meer in het bijzonder voor de inzage van de facturen en de factuurgegevens. Indien de ambtenaar bij de aankondiging van een controle om voorlegging van de factuurgegevens op het fiscaal domicilie van de betrokken persoon verzoekt moeten deze gegevens dan ook tijdens de controle kunnen worden voorgelegd.

B. Elektronische bewaring en on-line toegang

138. Op grond van artikel 60, § 3, van het Wetboek moeten alle ontvangen facturen en alle door de belastingplichtigen zelf, of in hun naam en voor hun rekening door hun medecontractant of door een derde, uitgereikte facturen op het Belgische grondgebied worden bewaard. Facturen die worden bewaard langs elektronische weg die in België een volledige on-line toegang tot de betrokken gegevens waarborgt, mogen evenwel in een andere lidstaat van de Europese Unie worden bewaard op voorwaarde dat de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft hiervan op voorhand wordt in kennis gesteld.

139. De elektronische archivering van de op papier verzonden en ontvangen facturen en van de dubbels ervan volgens een in deze aanschrijving beschreven methode, die de wettelijke vereisten inzake authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van de facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, gedurende de volledige bewaringstermijn waarborgt, mag buiten België maar binnen de Europese Unie gebeuren op voorwaarde dat er vanuit België een effectieve en volledige on-line toegang bestaat tot de digitale factuurgegevens. Uiteraard dienen in dat geval de betrokken ondernemingen, daaronder ook begrepen de leden van een btw-eenheid, voorafgaandelijk hun btw-controlekantoor schriftelijk in kennis te stellen van de precieze locatie van de gearchiveerde facturen alsmede van de naam en het adres van de onderneming die instaat voor die archivering. Het betrokken btw-controlekantoor zendt een kopie van deze kennisgeving aan het bevoegde taxatiekantoor inzake directe belastingen.

140. Indien bij digitale opslag van facturen de in deze circulaire bepaalde archiveringsvoorschriften een medium met WORM karakteristieken vereisen, moet dit medium om controletechnische redenen echter in België worden bewaard en op uitdrukkelijk verzoek van de Administratie worden voorgelegd, zelfs indien er vanuit België een effectieve en volledige on-line toegang bestaat tot de gegevens van de betrokken facturen.

Indien evenwel gebruik wordt gemaakt van een dergelijk medium zonder dat dit door genoemde archiveringsvoorschriften wordt opgelegd, is het niet verplicht deze dragers in België te bewaren (maar wel binnen de Europese Unie) als de voorwaarden inzake een volledige on-line toegang tot die digitale gegevens zijn vervuld.

141. Elke belastingplichtige die de facturen die hij uitreikt of ontvangt bewaart langs elektronische weg die in België een on-line toegang tot de gegevens waarborgt, en waarvan de plaats van bewaring is gesitueerd in een andere lidstaat, is op grond van artikel 61, § 1, vierdelid, van het Wetboek met het oog op de controle gehouden aan de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, voor deze facturen een recht van toegang, downloading en gebruikneming langs elektronische weg te waarborgen. Dit recht moet door de controleambtenaar echter niet gevraagd worden. Artikel 249 van de Richtlijn2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijk stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde (= art. 22bis van de ingetrokken Zesde Richtlijn)is op dat vlak ondubbelzinnig : “Wanneer een belastingplichtige de doorhem verzonden of ontvangen facturen elektronisch bewaart waarbij een on–linetoegang tot de gegevens wordt gewaarborgd, en de plaats van bewaring in een andere lidstaat gelegen is dan de lidstaat waar hij is gevestigd, hebben de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar deze belastingplichtige gevestigd is met het oog op de toepassing van deze richtlijn het recht van elektronische toegang tot alsmede downloading en gebruik van deze facturen …”

Ingevolge deze tekst heeft de Belgische Administratie derhalve een recht van inzage, via on-line toegang vanuit het fiscaal domicilie van de belastingplichtige, van digitale gegevens die zich op het grondgebied van een andere lidstaat bevinden. Dat daarbij wordt gebruik gemaakt van een apart archiveringssysteem voor de facturen is geen beletsel zolang er maar een on-line verbinding is met dat archiveringssysteem.

In geval van een btw-eenheid dient de on-line toegang te worden verzekerd vanuit het fiscaal domicilie van het individuele lid dat gehouden is tot de bewaring van de door hem uitgereikte en ontvangen facturen.

142. Ondanks de in het voorgaand nummer beoogde specifieke regeling aangaande de op elektronische wijze bewaarde facturen in een andere lidstaat, geldt in geval van gebruik van geïnformatiseerde systemen een meer algemene voorleggingsplicht. Wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, hebben de ambtenaren van de Administratie die de btw onder haar bevoegdheid heeft, op grond van artikel 61, § 1, derdelid, van het Wetboek, het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen. Die ambtenaren kunnen degene die tot de bewaringsverplichting is gehouden eveneens verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopieën te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan.

In het algemeen moeten de elektronische factuurgegevens dan ook zonder verplaatsing en dus eventueel on-line kunnen worden voorgelegd. Het spreekt voor zich dat in geval van on-line toegang tot de elektronische factuurgegevens, deze onmiddellijk moeten worden voorgelegd op ieder verzoek van de Administratie.

143. In verband hiermee wordt opgemerkt dat de voorlegging van een factuur betrekking heeft op alle elektronische gegevens met betrekking tot de factuur. Ten aanzien van de facturen die digitaal werden opgemaakt maar op papier werden verzonden betekent dit vanuit het standpunt van de leverancier of dienstverrichter het volgende :

1. in geval van bewaring op papier van het dubbel van de uitgereikte factuur dient de leverancier of dienstverrichter toch de digitale versie van de uitgaande factuur gedurende de in onderhavige aanschrijving bepaalde termijn van 5 jaar te bewaren (zie nr. 73); deze digitale versie is normaal het formaat waarin de factuur werd opgemaakt; op verzoek van de Administratie moet dit in een leesbare en verstaanbare vorm kunnen worden voorgelegd;

2. in geval van digitale bewaring op een medium met WORM-karakteristieken en in geval van archivering met geavanceerde elektronische handtekening of met toepassing van een verzegelingsalgoritme worden er geen voorwaarden gesteld aan het formaat van archivering; gebeurt die archivering echter in PDF- of TIFF-formaat (of gelijkaardig) dan volstaat de loutere on-line voorlegging van dit beeldformaat niet; op verzoek van de Administratie moeten de oorspronkelijke digitale gegevens kunnen worden voorgelegd in het oorspronkelijke bestandsformaat, zonodig omgezet in een leesbare en verstaanbare vorm;

3. in geval van digitale bewaring met een verzegelingsalgoritme moeten niet alleen de digitale gegevens van de factuur worden bewaard en voorgelegd maar moeten eveneens op ieder verzoek van de Administratie de records worden voorgelegd die ingevolge deze methode moeten worden aangemaakt en opgeslagen;

4. indien in het kader van een interne controleprocedure aan de uitgaande documenten op elektronische wijze vermeldingen worden toegevoegd (bijv. een vermelding van de verantwoordelijke ter goedkeuring van de factuur) moeten deze eveneens worden bewaard. Ongeacht de gevolgde archiveringsprocedure, moet het duidelijk zijn dat niet alleen de factuur zelf moet worden bewaard maar eveneens alle gegevens in verband met de behandeling ervan.

Ten aanzien van de digitaal opgemaakte afrekeningen (self-bills) die door de medecontractant in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter worden uitgereikt, geldt in hoofde van die medecontractant mutatis mutandis dezelfde redenering als beoogd in de punten 1, 2, 3 en 4van het voorgaande lid met dien verstande uiteraard dat in dit geval de digitale bewaring door dagelijkse registratie op een medium met WORM-karakteristieken niet wordt toegelaten door de Administratie.

144. Ten aanzien van de dubbels van de louter op papier opgemaakte facturen alsmede ten aanzien van de op papier ontvangen inkomende facturen, betekent dit vanuit het standpunt van de belanghebbende het volgende :

1. in geval van scanning wordt de factuur in PDF- of TIFF-formaat (of in eengelijkaardig formaat)opgeslagen; indien het beeld van de factuur mits toepassing van OCR-technieken als uitgangspunt dient voor de administratieve en boekhoudkundige verwerking van de gegevens van de factuur en de factuur elektronisch wordt gevolgd, moeten op verzoek van de controleambtenaar ook de elektronisch verwerkte gegevens kunnen worden voorgelegd (zie nr. 50 en 67);

2. in geval van scanning met toepassing van het verzegelingsalgoritme moeten daarenboven de records worden voorgelegd die ingevolge deze methode moeten worden aangemaakt en opgeslagen.

145. Omdat de on-line voorlegging van de integrale gegevens met betrekking tot de factuur zoals hierboven aangehaald praktische problemen kan opleveren, aanvaardt de Administratie bij wijze van proef de volgende werkwijze :

- van de lopende boekhoudperiode moeten steeds on-line de volledige factuurgegevens onmiddellijk kunnen worden voorgelegd zoals hiervoor werd uiteengezet;

- voor de afgesloten boekhoudperioden wordt aanvaard dat de on-line toegang zich beperkt tot het formaat waarin de factuur werd gearchiveerd (bijv. PDF of TIFF); op verzoek van de Administratie moeten de elektronische gegevens met betrekking tot de opmaak of verwerking van de factuur bovendien binnen een redelijke termijn kunnen worden voorgelegd onder de door haar gewenste vorm (bijv. uitgaande facturen van een bepaald boekjaar in het formaat van opmaak verzameld op een optische schijf).

146. Voornoemde voorschriften in verband met elektronische bewaring en on-line toegang zijn van toepassing op de in België gevestigde personen alsmede op de in België gevestigde vaste inrichtingen van buitenlandse ondernemingen.

147. Er kunnen zich twee situaties voordoen:

- de facturen worden bewaard door de leverancier of de dienstverrichter of de medecontractant zelf;

- de facturen worden bewaard door een outsourcer van de leverancier of dienstverrichter of van de medecontractant.

1. Bewaring door de leverancier/dienstverrichter of medecontractant zelf

148. De persoon gehouden tot de bewaringsverplichting dient op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, zijn boeken, facturen en andere stukken ter inzage voor te leggen. Indien de Administratie om voorlegging op het fiscaal domicilie vraagt moeten alle gevraagde bescheiden dan ook op dat adres worden voorgelegd, ongeacht de plaats waar ze worden bewaard.

149. Derhalve dient er met betrekking tot de elektronisch opgeslagen factuurgegevens die zich niet in België bevinden maar bijvoorbeeld in een inrichting van de belastingplichtige in een andere lidstaat van de Europese Unie, een effectieve en volledige on-line toegang van in het fiscaal domicilie van de belastingplichtige te worden gerealiseerd. In geval van eenbtw-eenheid dient de on-line toegang steeds te worden verzekerd vanuit het fiscaal domicilie van het individuele lid dat gehouden is tot de bewaring van de door hem uitgereikte en ontvangen facturen. De betrokken belastingplichtige of het betrokken lidvan de btw-eenheid dient voorafgaandelijk zijn btw-controlekantoor schriftelijk in kennis te stellen van de precieze locatie van de gearchiveerde facturen alsmede van de identiteitsgegevens van de inrichting die instaat voor die archivering. Deze kennisgeving dient, behalve de coördinaten van de betrokken belastingplichtige of het betrokken lid vande btw-eenheid, de volgende gegevens te bevatten:

- de naam of benaming, het adres en het btw-identificatienummer van de inrichting die instaat voor de bewaring;

- de fysieke plaats van bewaring indien dit adres verschilt van het voorgaande;

- de juiste aanduiding van de bij die inrichting gearchiveerde gegevens (welke facturen betreffende welke periode).

Iedere wijziging in verband hiermee dient onmiddellijk te worden medegedeeld.

Een kopie van deze kennisgeving dient door het betrokken btw-controlekantoor te worden toegezonden aan het bevoegde taxatiekantoor inzake directe belastingen.

150. Ongeacht de plaats waar de gegevens elektronisch worden opgeslagen (in het fiscaal domicilie of een andere inrichting in België of in een inrichting buiten België), moeten deze op verzoek van de controleambtenaar op het fiscaal domicilie kunnen worden voorgelegd. Gaat het om factuurgegevens die in overeenstemming met de bepalingen van deze circulaire niet op een medium met WORM-karakteristieken werden opgeslagen, maar bijvoorbeeld op een server in een andere inrichting van de belastingplichtige in België, dan zal de betrokken persoon ten einde aan zijn voorleggingsverplichting zonder verplaatsing te voldoen, hetzij een on-line toegang dienen te realiseren, hetzij de gevraagde gegevens op een elektronische drager moeten overnemen onder de door de Administratie gewenste vorm en op zijn fiscaal domicilie voorleggen. Indien een controle wordt uitgeoefend in de inrichting waar de digitaal opgeslagen gegevens zich bevinden, dienen deze aldaar uiteraard onmiddellijk op ieder verzoek van de Administratie te worden voorgelegd.

2. Bewaring door een outsourcer

151. Indien de belastingplichtige of het lid van de btw-eenheidmet het oog op de archiveringsvoorschriften een beroep doet op een derde (outsourcer) voor de elektronische bewaring van zijn facturen in een andere lidstaat van de Europese Unie, dient hij het hoofd van het btw-controlekantoor waaronder hij ressorteert daarvan onmiddellijk in kennis te stellen. Deze kennisgeving dient, behalve de coördinaten van de betrokken belastingplichtige of het betrokken lid van de btw-eenheid, de volgende gegevens te bevatten:

- de naam of benaming, het adres en het btw-identificatienummer van de outsourcer;

- de fysieke plaats van bewaring indien het adres verschilt van het voorgaande;

- de juiste aanduiding van de bij de outsourcer gearchiveerde gegevens (welke facturen betreffende welke periode).

Iedere wijziging in verband hiermee dient onmiddellijk te worden medegedeeld.

Een kopie van deze kennisgeving dient door het betrokken btw-controlekantoor te worden toegezonden aan het bevoegde taxatiekantoor inzake directe belastingen.

152. Aangezien de tot de bewaringsverplichting gehouden persoon op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, zijn boeken, facturen en andere stukken ter inzage dient voor te leggen teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden te kunnen nagaan, kan hij onder geen beding eisen dat de controlerende ambtenaar zich naar het adres van de Belgische outsourcer of naar de inrichting in België van een buitenlandse outsourcer moet begeven voor de uitoefening van zijn controle en meer in het bijzonder voor de on-line raadpleging van de facturen en de factuurgegevens.

153. Derhalve dient er met betrekking tot de elektronisch opgeslagen factuurgegevens die zich bij een outsourcer in een andere lidstaat bevinden, een effectieve en volledige on-line toegang te worden gerealiseerd van in het fiscaal domicilie van degene die tot de wettelijke bewaringsverplichting is gehouden.

Ongeacht de plaats waar de gegevens elektronisch worden opgeslagen (bij de outsourcer in België of in een andere lidstaat) moeten deze hoe dan ook op verzoek van de controleambtenaar op het fiscaal domicilie kunnen worden voorgelegd. Gaat het om factuurgegevens die in overeenstemming met de bepalingen van deze circulaire niet op een medium met WORM-karakteristieken werden opgeslagen, maar bijvoorbeeld op een server in een inrichting van de outsourcer in België, dan zal de betrokken persoon ten einde aan zijn voorleggingsverplichting zonder verplaatsing te voldoen, hetzij een on-line toegang vanuit zijn fiscaal domicilie dienen te realiseren, hetzij de gevraagde gegevens door zijn outsourcer op een elektronische drager moeten laten overnemen onder de door de Administratie gewenste vorm. Deze op een informaticadrager geplaatste gegevens moeten uiteraard op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige kunnen geraadpleegd worden indien de Administratie daarom verzoekt.

C. NIET IN BELGIË GEVESTIGDE BELASTINGPLICHTIGEN

154. De niet in België gevestigde ondernemingen die, hetzij hier te lande beschikken over een individueel btw-identificatienummer via de erkenning van een aansprakelijke vertegenwoordiger, hetzij in België worden vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon onder een globaal btw-identificatienummer, dienen in geval van controle de facturen die moeten worden ingeschreven in de door de Belgische btw- regelgeving voorgeschreven boekhouding voor te leggen op het adres van die aansprakelijke vertegenwoordiger of die vooraf erkende persoon. Indien het gaat om facturen die op een verplicht medium met WORM-karakteristieken werden opgeslagen dient dat medium eveneens op het adres van de aansprakelijk vertegenwoordiger/vooraf erkende persoon te worden voorgelegd.

Die voorlegging op bovengenoemd adres kan eveneens on-line gebeuren voor de elektronisch opgeslagen factuurgegevens binnen de Europese Unie. De Belgische archiveringsvoorschriften hebben uiteraard slechts betrekking op de inkomende en uitgaande handelingen (met inbegrip van de intracommunautaire verwervingen) die in België plaatsvinden (zie bijlage 2).

155. De niet in België maar in een andere lidstaat van de Europese Unie gevestigde ondernemingen die beschikken over een Belgisch btw-identificatienummer via rechtstreekse registratie dienen de facturen met betrekking tot de handelingen die in de Belgische btw-aangiften moeten worden aangegeven, op verzoek van de controlerende ambtenaar voor te leggen op het door hen aangeduide communicatieadres in België (zie nrs. 201-204 van circ. AOIF nr. 4/2003) als bedoeld in artikel 61, § 1, voorlaatste lid, van het Wetboek (of, bij ontstentenis hiervan, op het Centraal BTW-Kantoor voor Buitenlandse Belastingplichtigen). Indien het gaat om facturen die op een verplicht medium met WORM-karakteristieken werden opgeslagen, dient dat medium op verzoek van de controlerende ambtenaar eveneens op genoemd adres te worden voorgelegd.

Wanneer het gaat om facturen die weliswaar op papier werden verzonden maar digitaal werden opgeslagen binnen de Europese Unie, kan de voorlegging op dat communicatieadres eveneens on-line gebeuren. De Belgische archiveringsvoorschriften hebben uiteraard slechts betrekking op de inkomende en uitgaande handelingen (metinbegrip van de intracommunautaire verwervingen) die in België plaatsvinden (zie bijlage 2).

D. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN

1. Boekhouding

156. Hetgeen voorafgaat houdt niet in dat de boekhoudkundige en administratieve verwerking van facturen moet geschieden op een plaats die in aanmerking kan komen voor de archivering van die documenten. De Administratie staat immers toe dat de facturen met het oog op hun boekhoudkundige en administratieve verwerking tijdelijk worden toegezonden naar gelijk welke plaats (België, andere lidstaat van de Europese Unie of een land buiten de Europese Unie), maar de latere archivering van die facturen moet gebeuren conform de in deze circulaire bepaalde voorwaarden.

Concreet houdt deze regel in dat de facturen nadat ze de in het voorgaande lid bedoelde verwerking hebben ondergaan binnen de tien werkdagen moeten worden gearchiveerd op een plaats (naargelang het geval, België of een andere lidstaat van de Europese Unie) die door deze circulaire wordt toegestaan.

In het geval dat papieren facturen naar het buitenland worden verzonden met het oog op hun scanning (al dan niet gecombineerd met de boekhoudkundige en administratieve verwerking van die facturen), dan dient deze scanning zonder uitstel te gebeuren. Het is immers niet toegestaan om papieren facturen voor onbepaalde tijd buiten België te bewaren met het oog op de scanning ervan.

157. Op individuele gemotiveerde schriftelijke aanvraag kan een afwijking op de hiervoor vermelde principes worden toegestaan door het hoofd van het bevoegde btw-controlekantoor. Daarbij kan gedacht worden aan een verzoek om de facturen bijvoorbeeld per aangiftetijdvak naar België te mogen overbrengen. Een kopie van de genomen beslissing dient door het betrokken btw-controlekantoor te worden toegezonden aan het bevoegde taxatiekantoor inzake directe belastingen.

Indien het verzoek eventueel op een langere termijn slaat (bijv. een kalenderjaar), dient zowel het akkoord van het bevoegde btw-controlekantoor als van het bevoegde taxatiekantoor inzake Directe Belastingen te worden gevraagd. Bovendien mag in deze laatste veronderstelling het verzoek uitsluitend betrekking hebben op facturen die met het oog op de verwerking ervan naar een andere lidstaat van de Europese Unie worden overgebracht.

Zelfs indien een gunstig gevolg wordt verleend aan een dergelijk verzoek, zal de belastingplichtige, op uitdrukkelijk verzoek van de Administratie, de factuurgegevens die zich tijdelijk op een andere plaats bevinden, toch binnen een redelijke termijn moeten kunnen voorleggen op zijn fiscaal domicilie.

158. Aangezien de boekhouding overeenkomstig artikel 61, § 1, van het Wetboek op ieder verzoek zonder verplaatsing moet kunnen worden voorgelegd aan de controlerende ambtenaar, dient deze eveneens in principe in België te worden bewaard. Indien de boekhouding evenwel elektronisch wordt gevoerd mag deze worden bewaard in een andere lidstaat of zelfs buiten de Europese Unie op voorwaarde dat :

- voor de afgesloten boekjaren een volledige back-up na elk boekjaar of kalenderjaar naar België wordt overgebracht en een on-line toegang tot de gegevens wordt gewaarborgd;

- voor het lopende kalender- of boekjaar een on-line toegang tot de gegevens wordt verzekerd; de controlerende ambtenaar kan – indien hij dit met het oog op de juiste heffing van de btw nodig acht - zich eveneens een back-up laten voorleggen.

In het geval dat er gegevens van de boekhouding op papier worden gezet, dienen deze echter zonder uitstel naar België te worden overgebracht.

Hetgeen voorafgaat doet echter geen afbreuk aan de bepalingen op het stuk van bewaring van boeken en verantwoordingsstukken in andere wetgevingen.

2. Conversie - kopieën

159. Op grond van artikel 61, § 1, derde lid, van het Wetboek hebben de btw-ambtenaren, wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen. Die ambtenaren kunnen eveneens de persoon die gehouden is tot de bewaringsplicht verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopieën te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan.

160. Bovendien hebben zij, op grond van artikel 61, § 2, van het Wetboek het recht om de boeken, facturen en andere stukken, die overeenkomstig artikel 60 van het Wetboek moeten worden bewaard, alsmede de overeenkomstig het voorgaande nummer gemaakte kopieën, tegen afgifte van een ontvangstbewijs te behouden, telkens wanneer zij menen dat de boeken, stukken of kopieën de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen.

161. Indien de factuur met het oog op de archivering werd geconverteerd in een ander formaat, mag de Administratie derhalve verzoeken om reconversie in het oorspronkelijke formaat. De persoon die tot de bewaringsplicht is gehouden dient derhalve, eventueel met behulp van zijn outsourcer, in te staan voor de conversie van de gegevens in een leesbare vorm en dient eveneens de betrouwbaarheid van de geïnformatiseerde gegevens aan te tonen. Hij zal dan ook steeds moeten kunnen aantonen welke methode hij heeft gebruikt voor de digitale opslag van de op papier uitgereikte facturen (zowel de ontvangen facturen als de dubbels van de uitgereikte facturen). Zo zal hij onder meer op ieder verzoek van de Administratie de volgende inlichtingen moeten kunnen voorleggen :

- de identiteit van de eventuele outsourcer, adres en btw-identificatienummer;

- merk en type van het gebruikte materieel en benaming van de gebruikte software;

- nauwkeurige beschrijving van het materieel en de gebruikte software, met de vermelding van de voornaamste technische kenmerken van de wijze van digitale opslag van de facturen en stukken; meer in het bijzonder dient hij aan te tonen dat de gebruikte methode beantwoordt aan de wettelijke vereisten inzake integriteit en authenticiteit.

162. Indien een belastingplichtige voor de uitreiking van facturen een beroep doet op een outsourcer en hij maakt met het oog daarop bestanden met factuurgegevens over aan die outsourcer, dan moeten deze gegevens eveneens worden bewaard en op verzoek van de Administratie kunnen worden voorgelegd. Indien deze bestanden werden geëncrypteerd om de confidentialiteit te verzekeren tijdens de transmissie, dient de archivering ervan in niet-geëncrypteerde vorm te gebeuren.

163. Tenslotte wordt opgemerkt dat de Administratie die de btw onder haar bevoegdheid heeft voor de facturen opgesteld in een andere taal dan één van de nationale talen, een vertaling kan eisen in het Nederlands, het Frans of het Duits van de facturen betreffende de leveringen van goederen en dienstverrichtingen die overeenkomstig de artikelen 15 en 21 van het Wetboek in België plaatsvinden, alsmede van de facturen die worden ontvangen door de in België gevestigde belastingplichtigen. Deze mogelijkheid om een vertaling te eisen wanneer de inkomende of uitgaande facturen zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Frans of Duits zal door de Administratie slechts worden ingeroepen wanneer dit uit het oogpunt van controle effectief noodzakelijk is en zal worden beperkt tot de teksten die voor deze doeleinden relevant zijn.

3. Inlichtingen

164. Op grond van artikel 62, § 1, van het Wetboek is eenieder ertoe gehouden, op ieder verzoek van de ambtenaren van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, mondeling of schriftelijk alle inlichtingen te verschaffen die hem gevraagd worden, teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden na te gaan. De persoon zelf die tot de bewaringsplicht is gehouden alsmede, in voorkomend geval, zijn outsourcer dienen dan ook antwoord te verstrekken op de vragen die worden gesteld in verband met die persoon of een derde en dit ongeacht de inrichting waar de controleambtenaar zich bevindt of waartoe hij zich richt.

HOOFDSTUK VI : GEVOLGEN VAN HET NIET NALEVEN VAN DE VERPLICHTINGEN

165. Op grond van artikel 70, § 4, van het Wetboek worden onder meer de overtredingen van de artikelen 53 tot 54 en van de artikelen 60 tot 63 van het Wetboek of van de besluiten genomen ter uitvoering van die artikelen bestraft met een geldboete van 25 EUR tot 2.500 EUR per overtreding. Het bedrag van deze geldboete wordt bepaald op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 44 van 21 oktober 1993 tot vaststelling van het bedrag van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de btw en op grond van de bijlage bij dit besluit.

Volgens rubriek XVI van die bijlage worden overtredingen van de verplichtingen opgelegd krachtens de artikelen 61, 62, 62bis en 63 van het Wetboek gesanctioneerd met een geldboete van 2.500 EUR per overtreding. De circulaire AFZ nr. 19/2002 van 11 september 2002 voorziet evenwel in een barema van verminderingen voor deze boete (rubrieken V en VIII).

Volgens rubriek XI, 4, van voornoemde bijlage wordt bij onjuiste toepassing van de verplichtingen bedoeld in onder meer de artikelen 8, 9, 10, 11, 12 of 13 van het koninklijk besluit nr. 1, met uitzondering van de in artikel 70, § 2, van het Wetboek beoogde onregelmatigheden in de factuur of het als zodanig geldend stuk, een boete gevorderd van 50 EUR per document. De hierboven genoemde circulaire AFZ nr. 19/2002 voorziet evenwel in een barema van verminderingen voor deze boete (rubriek VI).

166. Wanneer iemand die krachtens artikel 51, §§ 1, 2 of 4, van het Wetboek schuldenaar is van de belasting, om welke reden ook, in de artikelen 53, § 1, eerste lid, 2°, 53ter, 1°, of 53nonies, § 1, van het Wetboek bedoelde aangifte niet heeft ingediend, geheel of ten dele in gebreke is gebleven de door of ter uitvoering van het Wetboek voorgeschreven verplichtingen inzake het houden, het uitreiken, het bewaren of het voorleggen ter inzage van boeken of stukken na te komen, of niet heeft geantwoord op de vraag om inlichtingen bedoeld in artikel 62, § 1, van het Wetboek kan hem op grond van artikel 66 van het Wetboek door of vanwege de Minister van Financiën ambtshalve een aanslag worden opgelegd tot beloop van de belasting die verschuldigd is over het vermoedelijk bedrag van de handelingen die hij heeft verricht gedurende de maand of de maanden waarop de overtreding betrekking heeft.

HOOFDSTUK VII : OVERGANGSBEPALINGEN EN INWERKING-TREDING

167. Bij het verstrijken van de zesde kalendermaand volgend op de maand waarin deze circulaire wordt gepubliceerd moeten de voorschriften ervan integraal worden nageleefd.

In afwijking van het principe bepaald in nr. 73, tweede lid, en ten einde de belastingplichtigen de mogelijkheid te geven hun papieren dubbels van de uitgaande facturen niet langer te moeten bewaren, mogen de papieren dubbels van de tot het verstrijken van de in het vorige lid bedoelde overgangsperiode digitaal opgemaakte facturen alsnog worden ingescand volgens een door deze circulaire toegelaten beveiligde methode. De scanning van deze papieren dubbels mag geschieden op gelijk welk tijdstip tijdens de archiveringsperiode.

In afwijking van het verbod vervat in nr. 105, tweede lid, van deze circulaire mag de in het voorgaande lid van onderhavig nummer bedoelde tolerantie onder dezelfde voorwaarden worden toegepast op de papieren veiligheidsafdrukken van de afrekeningen die de klant van de handeling in het kader van de regeling self-billing op digitale wijze heeft opgemaakt.

168. De toelichting van de Administratie bij de reglementering inzake bewaring en voorlegging van facturen zoals uiteengezet in deze circulaire treedt in werking op de datum van publicatie.

Alle voorheen verleende individuele en algemene vergunningen met betrekking tot de materie van deze circulaire worden vanaf dezelfde datum opgeheven evenals alle andere circulaires, teksten, administratieve beslissingen en beslissingen van individuele aard die niet meer in overeenstemming zouden zijn met de onderhavige circulaire.

Wat de beslissing nr. E.T. 82.757 van 27 maart 1997 met betrekking tot de bewaring van boeken en stukken op CD-WORM betreft, wordt opgemerkt dat ten aanzien van de dubbels van uitgaande facturen en de (dubbels van) andere daarmee gelijkgestelde documenten, voortaan de bepalingen van deze aanschrijving van toepassing zijn.

De mogelijkheid om dubbels van uitgaande facturen te bewaren op microfilms of microfiches zoals bedoeld in de aanschrijving nr. 17 van 4 november 1991 wordt opgeheven bij het verstrijken van de zesde kalendermaand volgend op de maand waarin deze circulaire wordt gepubliceerd.

Voor de Administrateur

De Directeur

J. MARCKX

Bron: FisconetPlus