Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Operationele Expertise en Ondersteuning
Dienst Taxatieprocedure en Verplichtingen
Belasting over de toegevoegde waarde/Inkomstenbelasting/Taxatieprocedure en verplichtingen

Circulaire AAFisc Nr. 26/2014 (nr. Ci.RH.831/633.817/E.T. 126.407) d.d. 27.06.2014

Retentierecht
Controlemaatregelen

Commentaar op de bepalingen van de wet van 21.12.2013 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen (BS 31.12.2013) met in het bijzonder de invoeging van art. 315ter in het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92) en de vervanging van paragraaf 2 van art. 61, WBTW.

A. Inleiding

1. Onderhavige circulaire beoogt het nieuwe art. 315ter, ingevoegd in het WIB 92, door art. 24 van de wet van 21.12.2013 (BS 31.12.2013 - Ed. 2) en de paragraaf 2 van art. 61, WBTW vervangen door art. 35 van vermelde wet, toe te lichten.

B. Wettelijke bepaling inzake inkomstenbelastingen

2. Art. 315ter, WIB 92, zoals ingevoegd door voornoemde wet, luidt als volgt:

"De ambtenaren van de administratie bevoegd voor de inkomstenbelastingen hebben het recht om de boeken en bescheiden die overeenkomstig artikel 315 moeten worden voorgelegd, te behouden, telkens wanneer zij menen dat de boeken en bescheiden nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige of van derden te bepalen.

Dat recht bestaat niet ten aanzien van de boeken die niet zijn afgesloten.

De in het eerste lid bedoelde retentie maakt het voorwerp uit van een proces-verbaal van retentie dat bewijs oplevert zolang het tegendeel niet is bewezen. Een afschrift van dit proces-verbaal wordt binnen de vijf werkdagen volgend op de retentie aan de in het eerste lid bedoelde persoon uitgereikt."

3. Deze nieuwe bepaling is op 10.01.2014 in werking getreden.

C. Wettelijke bepaling inzake btw

4. Paragraaf 2 van art. 61, WBTW, zoals vervangen door voornoemde wet, luidt als volgt:

"De administratie belast met de belasting over de toegevoegde waarde heeft het recht om de boeken, facturen, kopieën van facturen en andere stukken of hun kopieën, die overeenkomstig artikel 60 moeten worden bewaard, te behouden, telkens wanneer zij meent dat de boeken, stukken of kopieën de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen.

Dat recht bestaat niet ten aanzien van de boeken die niet zijn afgesloten. Wanneer die boeken in een elektronisch formaat worden bewaard, heeft de voornoemde administratie het recht zich kopieën van die boeken te doen overhandigen onder de door haar gewenste vorm.

De in het eerste lid bedoelde retentie maakt het voorwerp uit van een proces-verbaal van retentie dat bewijs oplevert zolang het tegendeel niet is bewezen. Een afschrift van dit proces-verbaal wordt binnen de vijf werkdagen volgend op de retentie aan de in het eerste lid bedoelde persoon uitgereikt."

5. Deze vervangende bepaling is op 01.01.2014 in werking getreden.

D. Doel van de wijziging

6. Het doel van de wijziging is de procedures inzake inkomstenbelastingen en btw op elkaar af te stemmen voor wat het meeneemrecht van de boeken en stukken betreft.

Zo zal de nieuwe bepaling inzake inkomstenbelastingen zoals dit principe al eerder van toepassing was voor de btw, de ambtenaar die belast is met een controle, de mogelijkheid bieden, alle boeken en bescheiden, die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige of van derden te bepalen, en die de belastingplichtige ingevolge art. 315, WIB 92, "zonder verplaatsing" dient over te leggen, mee te nemen.

Nieuw inzake btw is het feit dat de afgifte van een ontvangstbewijs bij het meenemen van de boeken, … wordt vervangen door een proces-verbaal van retentie dat bewijs oplevert zolang het tegendeel niet is bewezen. Het proces-verbaal van retentie zou betwistingen nopens de rechtsgeldigheid van de gevolgde wijze van handelen en de juiste omstandigheden waaronder de boeken en stukken zouden zijn meegenomen of behouden moeten voorkomen (Memorie van toelichting, Parl. stukken, Kamer, nr. 53, 3236/001, p. 27).

E. Wat mag worden meegenomen

a. Papieren documenten

a1. Inkomstenbelastingen

7. Inzake inkomstenbelastingen mogen alle boeken en bescheiden die overeenkomstig art. 315, WIB 92, moeten worden voorgelegd, worden meegenomen. De boeken moeten evenwel zijn afgesloten zodat de belastingplichtige niet gehinderd wordt om zijn activiteit uit te oefenen.

Het betreft naast de algemene boeken en bescheiden die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige te bepalen ook:

- de stukken met betrekking tot een buitenlandse rekening;

- de individueel gesloten levensverzekeringsovereenkomsten bij een in het buitenland gevestigde verzekeringsonderneming;

- voor vennootschappen de registers van de aandelen en obligaties op naam;

- de documenten met betrekking tot de begunstigde van een juridische constructie.

Het zijn dus de boeken en bescheiden die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige of van derden te bepalen, op voorwaarde dat deze boeken afgesloten zijn.

a2. Btw

8. Inzake btw mogen al de boeken, facturen, kopieën van facturen en andere stukken of hun kopieën, die overeenkomstig art. 60, Btw-Wetboek, moeten worden bewaard, worden meegenomen. De boeken moeten evenwel zijn afgesloten. Wanneer die boeken in een elektronisch formaat worden bewaard, heeft de voornoemde administratie het recht zich kopieën van die boeken te doen overhandigen onder de door haar gewenste vorm.

b. Kopieën van boeken in een elektronisch formaat

9. Naast de originele papieren documenten moet de belastingplichtige kopieën van boeken die in een elektronisch formaat worden bewaard in de gewenste vorm kunnen voorleggen.

Inzake btw is deze verplichting opgenomen in art. 61, § 2, 2^de lid, Btw-Wetboek.

Deze kopieën kunnen door de taxatieambtenaar worden meegenomen.

Wat de inkomstenbelastingen betreft, vermeldt de Memorie van toelichting dat het recht om kopieën van geïnformatiseerde stukken mee te nemen vervat zit in art. 315bis, WIB 92 (Memorie van toelichting, Parl. stukken, Kamer, nr. 53, 3236/001, p. 18). Dit geldt ook voor de niet afgesloten boeken die op elektronische wijze worden bewaard.

F. Bevoegde ambtenaar

10. De ambtenaren van de administratie bevoegd voor de inkomstenbelastingen, waaronder de opsporingsambtenaren, kunnen dit meeneemrecht inroepen telkens wanneer zij menen dat de boeken en bescheiden nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige of van derden te bepalen.

De ambtenaren van de administratie belast met de belasting over de toegevoegde waarde, waaronder de opsporingsambtenaren, kunnen dit meeneemrecht inroepen telkens wanneer zij menen dat de boeken, stukken of kopieën de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen.

G. Wanneer het retentierecht toepassen

11. Het meeneemrecht kan ingeroepen worden indien de taxatieambtenaar meent dat het inzake inkomstenbelastingen nodig is om het bedrag van de belastbare inkomsten van de belastingplichtige of van derden te bepalen of indien hij meent dat het inzake btw nodig is om de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aan te tonen.

12. Het meeneemrecht is dus beperkt wat het doel betreft. De ambtenaar beschikt in deze over een discretionaire bevoegdheid. Het is vaste rechtspraak van het Hof van Cassatie dat de administratie rekening houdt met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De taxatieambtenaar zal dus bij het aanwenden van deze discretionaire bevoegdheid rekening dienen te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur waaronder het evenredigheidsbeginsel en het zorgvuldigheidsbeginsel.

13. Het retentierecht dient zorgvuldig toegepast te worden waarbij het niet de bedoeling is dat de taxatieambtenaar er een gewoonte van maakt om de boeken en stukken mee te nemen. Het uitgangspunt blijft dat de belastingplichtige de documenten "zonder verplaatsing" dient voor te leggen en dat deze bij hem kunnen worden ingekeken. Slechts in weloverwogen omstandigheden zal de taxatieambtenaar deze documenten meenemen, zoals bijvoorbeeld:

- op vraag van de belastingplichtige of de controlerende ambtenaar, wanneer de controle veel tijd in beslag neemt en de belastingplichtige akkoord gaat met het feit dat de documenten worden meegenomen naar kantoor;

- wanneer de taxatieambtenaar meent dat bepaalde handelingen niet correct werden aangegeven;

- wanneer de taxatieambtenaar meent dat de btw-verplichtingen niet werden nageleefd;

- …

14. De omstandigheden die nopen tot het meenemen van de boeken en bescheiden dienen in het proces-verbaal te worden beschreven. Wanneer een en ander gebeurde op verzoek van of met de toestemming van de belastingplichtige, moet daarvan uitdrukkelijk melding worden gemaakt in dat proces-verbaal.

H. Hoelang mogen de boeken bijgehouden worden

15. De boeken mogen ten kantore bijgehouden worden voor de normale duur van het onderzoek en dienen minstens terug aan de belastingplichtige bezorgd te worden op het ogenblik dat hem een bericht wordt toegezonden dat gesteund is op bevindingen uit die boeken en bescheiden (Memorie van toelichting, Parl. stukken, Kamer, nr. 53-3236/001, p. 17, art. 22, 2^de lid). Dit bericht is bijvoorbeeld een bericht van wijziging (inkomstenbelastingen) of een regularisatieopgave (btw).

I. Proces-verbaal van retentie

16. Inzake btw kon vóór de inwerkingtreding van hogervermelde wet, de taxatieambtenaar de voorgelegde facturen en stukken naar kantoor meenemen tegen de onmiddellijke afgifte van een ontvangstbewijs aan de belastingplichtige ingevolge art. 61, § 2, Btw-Wetboek (vóór 01.01.2014).

Vanaf 01.01.2014 dient de taxatieambtenaar een proces-verbaal van retentie op te stellen en een kopie ervan uit te reiken aan de belastingplichtige en dit om betwistingen te vermijden over welke documenten werden meegenomen en in welke omstandigheden. Het proces-verbaal heeft, in tegenstelling tot het ontvangstbewijs, bijzondere bewijskracht.

Zowel inzake btw als inzake inkomstenbelastingen is dezelfde bepaling van toepassing.

17. De belastingplichtige dient een afschrift van het proces-verbaal te ontvangen binnen de vijf werkdagen volgend op de retentie. Deze termijn moet de taxatieambtenaar toelaten om een nauwkeurige inventaris van de inhoud van de meegenomen stukken op te maken.

a. Ontvangstbewijs/proces-verbaal

18. Indien de belastingplichtige in afwachting van de ontvangst van een proces-verbaal toch onmiddellijk een bewijs van afgifte van zijn documenten verlangt, zal de taxatieambtenaar hem een ontvangstbewijs afgeven waarop de meegenomen stukken summier worden vermeld. In ieder geval dient hem nog een afschrift van het proces-verbaal te worden overgemaakt met de nauwkeurige opgave van de meegenomen stukken.

b. Opstellen van het proces-verbaal

19. Wat de richtlijnen voor het opstellen van een proces-verbaal betreft wordt verwezen naar de nrs. 340/75-120 van de Com.IB 92 (bijwerking vanaf 2010) en nrs. 590 - 594 van de Btw-Handleiding. Deze richtlijnen dienen te worden nageleefd teneinde de bijzondere bewijskracht die de wet verleent aan de processen-verbaal van de ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Financiën te verzekeren. Voormelde richtlijnen met name de nrs. 340/78 en 340/96 van de Com.IB 92 zullen worden aangepast in functie van de eigenheid van het proces-verbaal van retentie namelijk de termijn van vijf werkdagen voor uitreiking aan de belastingplichtige van een kopie van het proces-verbaal.

Samengevat komt het erop neer dat een proces-verbaal opgesteld moet zijn door een bevoegd ambtenaar van de Federale Overheidsdienst Financiën, de naam/voornaam/hoedanigheid en standplaats van de opsteller(s) moet vermelden, gedagtekend moet zijn, ondertekend moet zijn door de opsteller(s) en ten slotte moet voldoen aan de taalwetgeving. In het proces-verbaal moeten, naast de inventaris van de kwestieuze boeken en/of stukken, op een precieze wijze de redenen en de omstandigheden, die tot de genomen beslissing hebben geleid, worden weergegeven. Wanneer een en ander gebeurde op verzoek van of met de toestemming van de belastingplichtige, moet daarvan uitdrukkelijk melding worden gemaakt in dat proces-verbaal.

c. Bewijskracht

20. Het proces-verbaal levert bewijs op zolang het tegendeel niet bewezen is.

d. Kopieën

21. Voor het meenemen van de kopieën van geïnformatiseerde gegevens die overeenkomstig art. 315bis, WIB 92, of art. 61, § 2, 2^de lid, Btw-Wetboek, dienen te worden voorgelegd, is het opstellen van een proces-verbaal in principe niet vereist. Niettemin wordt sterk aanbevolen om ook in dergelijke gevallen een proces-verbaal van retentie op te stellen.

J. Toepasselijke administratieve sancties

22. Indien de belastingplichtige op uitdrukkelijk verzoek van de taxatieambtenaar de voorgelegde boeken weigert mee te geven, kan een administratieve geldboete worden opgelegd, dit in toepassing van art. 445, WIB 92, of art. 70, § 4, eerste lid, Btw-Wetboek.

Voor de Administrateur Grote Ondernemingen, tijdelijk belast met de functie van Administrateur-generaal van de Fiscaliteit,

L. DELEENHEER
Adviseur-generaal