Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt

Vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt - KB 13.07.2017 (BS 19.07.2017) – impact op de privésector.

Inkomstenbelasting ; reisvergoeding ; forfaitaire vergoeding ; vergoeding voor eigen kosten van de werkgever ; terugbetaling van eigen kosten van de werkgever

FOD Financiën, 22.01.2018
Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting

BIJLAGE: 1 - KB 13.07.2017 (BS 19.07.2017)

Inhoudstafel

I. Inleiding
II. Bespreking van de vergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid – impact privésector

A. Vergoedingen voor reiskosten
B. Vergoedingen voor het gebruik van de fiets
C. Vergoedingen voor verblijfkosten

C.1. Vergoeding voor verblijfkosten in België
C.2. Vergoeding voor verblijfkosten in het buitenland

D. Vergoeding voor telewerkkosten

III. Inwerkingtreding

I. Inleiding

1. Het koninklijk besluit van 13.07.2017 (1) harmoniseert en vereenvoudigt de verschillende toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van de federale overheid. Dit KB treedt in werking vanaf 01.09.2017.

(1) KB van 13.07.2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt (BS 19.07.2017) – zie bijlage.

2. Voormeld koninklijk besluit heeft ook gevolgen voor de privésector aangezien de forfaitaire vergoedingen die de overheid aan haar personeel toekent, als een ernstige norm gelden voor de forfaitaire niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

3. Deze circulaire bespreekt de voornaamste wijzigingen die dit koninklijk besluit heeft aangebracht aan de vergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid, en de impact hiervan voor de privésector.

II. Bespreking van de vergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid – impact privésector

A. Vergoedingen voor reiskosten

Bepalingen van het KB van 13.07.2017

4. Het personeelslid dat zich moet verplaatsen naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, heeft recht op de terugbetaling van zijn reiskosten (2).

(2) Art. 68 e.v., KB 13.07.2017.

Gebruik van het gemeenschappelijk openbaar vervoer

5. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het gemeenschappelijk openbaar vervoer, worden de reiskosten terugbetaald ten belope van de prijs van een reis in tweede klas (3).

(3) Art. 72, KB 13.07.2017.

Gebruik van een persoonlijk voertuig

6. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een persoonlijk voertuig, worden de kosten forfaitair terugbetaald op basis van een kilometervergoeding, naar rato van de kilometers afgelegd voor de dienst (4).

(4) Art. 73 e.v., KB 13.07.2017.

Onder 'voertuig' wordt begrepen, het motorvoertuig, met inbegrip van de motorfiets en de bromfiets (5).

(5) Art. 2, eerste lid, 26°, KB 13.07.2017.

Impact voor de privésector

Gebruik van het gemeenschappelijk openbaar vervoer

7. De vergoedingen voor werkelijk gemaakte kosten die een werkgever aan zijn werknemers toekent voor het gebruik van het openbaar vervoer voor dienstreizen, zijn een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Aangezien het gaat om de terugbetaling van werkelijke kosten, is er geen reden om de terugbetalingen te beperken tot de prijs van een reis in tweede klas.

Gebruik van een persoonlijk voertuig

8. De vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemers toekent voor het gebruik van een auto, motorfiets of bromfiets voor dienstreizen, zijn een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer zij niet meer bedragen dan de gelijkaardige vergoedingen die de staat aan zijn personeel toekent.

Voor de periode van 01.07.2017 tot 30.06.2018 is het bedrag van de kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel toekent voor dienstverplaatsingen, vastgesteld op 0,3460 euro per kilometer (6).

(6) Zie de circulaire 2017/C/53 van 25.08.2017 betreffende de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen.

Zoals is bepaald in het KB van 13.07.2017 kan deze kilometervergoeding worden toegekend voor het gebruik van een persoonlijk motorvoertuig, met inbegrip van de motorfiets en de bromfiets (7).

(7) Art. 2, eerste lid, 26°, KB 13.07.2017.

B. Vergoedingen voor het gebruik van de fiets

Bepalingen van het KB van 13.07.2017

9. Er wordt een vergoeding toegekend aan het personeelslid dat een fiets gebruikt, hetzij voor de verplaatsingen van minstens één kilometer tussen de woonplaats en de werkplaats en vice versa, één keer per dag, hetzij voor de behoeften van de dienst (8).

(8) Art. 76 e.v., KB 13.07.2017.

10. Het bedrag van de vergoeding is, per afgelegde kilometer, gelijk aan het bedrag dat elk jaar voor het gebruik van de fiets van belasting kan worden vrijgesteld door de belastingadministratie (9). Die vrijstelling bedraagt 0,145 euro per kilometer (te indexeren basisbedrag; 0,23 euro per kilometer voor aanslagjaar 2018).

(9) Zie art. 38, § 1, eerste lid, 14°, a), WIB 92.

11. Onder 'fiets' wordt verstaan, elk voertuig met twee wielen voorzien van pedalen, aangedreven door de spierkracht van de fietser en eventueel voorzien van een bijkomend type van aandrijving met als primaire doel trapondersteuning te bieden, en waarvan de aandrijfkracht onderbroken wordt als het voertuig een maximale snelheid van 25 km per uur bereikt.

Een motorisch aangedreven of niet-motorisch aangedreven rolstoel of een ander licht, niet-motorisch aangedreven vervoermiddel wordt gelijkgesteld met het gebruik van de fiets (10).

(10) Art. 76, § 1, derde en vierde lid, KB 13.07.2017.

Impact voor de privésector

12. De fietsvergoeding van 0,145 euro per kilometer (te indexeren basisbedrag; 0,23 euro per kilometer voor aanslagjaar 2018), is een ernstige norm die ook in de privésector kan worden toegepast als een werknemer dienstverplaatsingen doet met zijn fiets.

13. Gelet op hetgeen is bepaald in het KB van 13.07.2017, worden hier alle types van fietsen bedoeld (stadsfiets, koersfiets, mountainbike, elektrische fiets met trapondersteuning tot maximum 25 km per uur, …).

Ook voor dienstverplaatsingen met een al dan niet motorisch aangedreven rolstoel of een ander licht, niet-motorisch aangedreven vervoermiddel geldt deze fietsvergoeding als ernstige norm.

14. Personeelsleden van de federale overheid krijgen slechts een fietsvergoeding voor de verplaatsingen van minstens één kilometer tussen de woonplaats en de werkplaats en vice versa en maximaal één keer per dag. Deze beperkingen moeten niet worden toegepast in de privésector.

C. Vergoedingen voor verblijfkosten

C.1. Vergoeding voor verblijfkosten in België

Bepalingen van het KB van 13.07.2017

15. Er wordt een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten toegekend aan het personeelslid dat zich in België moet verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie (11). Deze vergoeding dekt maaltijdkosten. Zij wordt toegekend onder volgende cumulatieve voorwaarden:

- de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;

- de verplaatsing is verder dan een straal van 25 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats als er één bestaat, of, als er geen bestaat, verder dan een straal van 25 km buiten de gemeente van de administratieve standplaats;

- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de federale dienst of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;

- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel (12) om de maaltijdkosten te dekken.

(11) Art. 83 e.v., KB 13.07.2017.
(12) Met voordeel van dezelfde aard worden bedoeld (zie verslag aan de Koning, BS 19.07.2017, blz. 73532):
- het restaurantticket, waarvan een deel van de kost op zich wordt genomen door de werkgever of door een derde;
- de mogelijkheid om een maaltijd te nuttigen in een Fedorest-restaurant of in een restaurant dat verbonden is aan de federale dienst.

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding bedraagt 10 euro per dag (niet-geïndexeerd basisbedrag) (13). Deze vergoeding is gekoppeld aan spilindex 138,01 (14). Zij bedraagt vanaf 01.09.2017 16,73 euro per dag.

(13) Art. 85, KB 13.07.2017.
(14) Art. 9, KB 13.07.2017.

16. Als de aard van de functie van het personeelslid regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats impliceert, kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend die gelijkstaat met een aantal keren die hiervoor voormelde dagelijkse vergoeding van 10 euro per dag (niet-geïndexeerd basisbedrag). Deze maatregel is doorgaans bestemd voor personeelsleden die een reizende functie uitoefenen. In dat geval gelden geen vereisten inzake minimumduur en afstand.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding mag nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse vergoeding voor een personeelslid met voltijdse prestaties (15).

(15) Art. 86, KB 13.07.2017.

Wanneer een maandelijkse forfaitaire vergoeding wordt toegekend en de woonplaats van het personeelslid werd vastgesteld als administratieve standplaats, kan een aanvullende vergoeding voor kosten verbonden aan internettoegang en telefoongebruik worden toegekend.

Het bedrag hiervan mag niet meer bedragen dan 60 euro. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd (16).

(16) Art. 87, KB 13.07.2017.

17. Wanneer een personeelslid in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van zijn functie, wordt een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten toegekend (17). Deze vergoeding dekt huisvestingkosten. Zij wordt toegekend onder volgende cumulatieve voorwaarden:

- de verplaatsing is verder dan een straal van 75 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats als er één bestaat, of, als er geen bestaat, verder dan een straal van 75 km buiten de gemeente van de administratieve standplaats;

- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de federale dienst de kost van huisvesting op zich neemt;

- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard (18).

(17) Art. 88, KB 13.07.2017.
(18) Deze vergoeding mag niet worden toegekend als het personeelslid over gratis huisvesting beschikt (zie verslag aan de Koning, BS 19.07.2017, blz. 73532).

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten bedraagt 75 euro per nacht (niet-geïndexeerd basisbedrag). Deze vergoeding is gekoppeld aan spilindex 138,01. Zij bedraagt vanaf 01.09.2017 125,50 euro per nacht.

Impact voor de privésector

18. In antwoord op de parlementaire vraag nr. 387 van 29.04.2013, gesteld door mevr. Veerle Wouters werd gesteld dat forfaitaire verblijfsvergoedingen die ondernemingen toekennen aan hun personeelsleden voor dienstreizen in België als terugbetaling van kosten die hun eigen zijn, geen belastbaar gedeelte bevatten wanneer:

- het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld

* met inachtneming van het werkelijk aantal verplaatsingen

* en rekening houdend met de opgelegde minimumvereisten inzake de duurtijd van de gedane verplaatsing die gelden voor federale ambtenaren;

- dit bedrag niet hoger is dan de vergoedingen die de staat aan zijn personeel van klasse A4 en A5 verleent op grond van het koninklijk besluit van 24.12.1964 (19).

(19) KB van 24.12.1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten (BS 06.01.1965).

19. Vanaf 01.09.2017 is het KB van 13.07.2017 van toepassing (20), zodat de daarin opgenomen bepalingen gelden als ernstige norm voor de privésector. Dit betekent dat de verblijfsvergoedingen toegekend voor dienstreizen in België geen belastbaar gedeelte bevatten wanneer:

- het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld

* met inachtneming van het werkelijk aantal verplaatsingen

* en rekening houdend met de opgelegde minimumvereiste inzake de duurtijd van de gedane verplaatsing die gelden voor personeelsleden van de federale overheid;

- dit bedrag niet hoger is dan de vergoedingen die de staat aan zijn personeel toekent op grond van het koninklijk besluit van 13.07.2017.

(20) Wat de inwerkingtreding betreft, zie ook randnummer 34.

20. De in onderstaande tabel opgenomen maximumbedragen vormen in dit kader een niet-belastbare terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever of vennootschap, voor zover uiteraard aan de overige voorwaarden is voldaan.

21. Wat de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (maaltijden) betreft, moeten volgende voorwaarden zijn vervuld:

- de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;

- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;

- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken.

22. De maandelijkse forfaitaire vergoeding en de forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten, kan worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de personeelsleden van de federale overheid die aanspraak kunnen maken op deze vergoedingen. Het betreft doorgaans personeelsleden die een reizende functie uitoefenen.

Wat de maandelijkse forfaitaire vergoeding betreft, wordt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6u duurt, niet opgelegd. De verplaatsing mag er evenwel geen aanleiding toe geven dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt en de verplaatsing mag evenmin aanleiding geven tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.

23. Wat de aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) betreft, moeten volgende voorwaarden zijn vervuld:

- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;

- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

24. De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd.

25. Wanneer in het kader van een dienstopdracht een gratis maaltijd door bijvoorbeeld een klant, leverancier, enz. wordt aangeboden, kan de werknemer of bedrijfsleider geen aanspraak maken op de vergoeding voor verblijfkosten.

Deze regel is eveneens van toepassing wanneer de werknemer of bedrijfsleider tijdens zijn arbeidstijd wordt aangeduid om buiten zijn woonplaats of plaats van tewerkstelling een cursus, een seminarie, een werkgroep, enz. te volgen waarbij de prijs van de maaltijd begrepen is in het inschrijvingsrecht dat de werkgever of vennootschap betaalt of wanneer door de inrichter van de cursus, het seminarie, de werkgroep, enz. een gratis maaltijd wordt aangeboden.

De werknemer of bedrijfsleider kan evenmin aanspraak maken op de vergoeding voor verblijfkosten als hij toegang heeft tot een bedrijfsrestaurant van zijn werkgever of vennootschap op de plaats waar de dienstopdracht wordt uitgeoefend.

Voorbeeld: een bedrijf heeft vestigingen in Oostende en Namen. In beide vestigingen is er een bedrijfsrestaurant. Een werknemer die tewerkgesteld is in Oostende moet op dienstopdracht naar de vestiging in Namen. Als hij toegang heeft tot het bedrijfsrestaurant in de vestiging in Namen, is er geen reden om een vergoeding voor verblijfkosten toe te kennen.

26. De aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) kan niet worden toegekend als de werknemer of bedrijfsleider ter plaatse over gratis huisvesting beschikt.

27. De toekenning van voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen kan niet tezelfdertijd worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en overnachtingskosten op basis van bewijsstukken.

Dit is ook het geval voor een bedrijfsleider die een mandaat heeft in twee verschillende vennootschappen X en Y en voor beide vennootschappen een gecombineerde dienstverplaatsing uitvoert. Er kan niet worden aanvaard dat zowel de toekenning van de forfaitaire verblijfsvergoeding door vennootschap X als de terugbetaling van de werkelijke maaltijdkosten en overnachtingskosten door vennootschap Y bij de betrokken bedrijfsleider worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van de eigen kosten van elke vennootschap. Aangezien er in dit geval reeds sprake is van een terugbetaling van de werkelijke kosten door vennootschap Y op basis van bewijsstukken, vormt de toekenning van de forfaitaire verblijfsvergoedingen door vennootschap X een belastbare bezoldiging voor de betrokken bedrijfsleider.

In dezelfde gedachtegang kan een combinatie van twee forfaitaire verblijfsvergoedingen voor een hiervoor beoogde gecombineerde dienstverplaatsing niet worden aanvaard. Eén van beide vergoedingen is in een dergelijk geval een belastbare vergoeding voor de betrokken bedrijfsleider.

28. Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

29. Voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen voor een dienstreis in België in opdracht van de werkgever of vennootschap dienen niet als norm voor zelfstandigen die winst of baten behalen zoals bedoeld in artikel 24 en 27, WIB 92. Zelfstandigen die in het kader van hun beroepswerkzaamheid een gelijkaardige 'dienstreis' zouden maken, moeten de echtheid en het bedrag van de in dit kader gemaakte kosten verantwoorden door middel van bewijsstukken of, indien dit niet mogelijk is, door alle andere door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed.

30. In de mate dat de toegekende vergoedingen de voormelde maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen.

Wanneer de dienstverplaatsingen niet beantwoorden aan de ter zake opgelegde minimumduur, vormen zij in principe eveneens een belastbare bezoldiging.

De toekenning van een hogere niet-belastbare verblijfsvergoeding blijft evenwel mogelijk onder de voorwaarde dat de werkgever of vennootschap het dubbel bewijs levert dat:

- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;

- dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Hetzelfde geldt voor vergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap voor dienstverplaatsingen van minder dan 6 uur.

C.2. Vergoeding voor verblijfkosten in het buitenland

Bepalingen van het KB van 13.07.2017

31. Er wordt een forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten toegekend aan het personeelslid dat belast is met een dienstopdracht in het buitenland of dat in internationale commissies zetelt (21).

(21) Art. 89 e.v., KB 13.07.2017.

32. Het personeelslid ontvangt dezelfde dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als die toegekend aan de afgevaardigden en ambtenaren die afhangen van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. De dagelijkse vergoeding is die van categorie 1 (22).

(22) Art. 90, KB 13.07.2017.

Impact voor de privésector

33. De circulaires nr. Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en Ci.RH.241/598.417 (AAFisc nr. 23/2011) van 15.04.2011 betreffende de forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland zijn in overeenstemming met de bepalingen van het KB van 13.07.2017 en blijven dus van toepassing.

D. Vergoeding voor telewerkkosten

Bepalingen van het KB van 13.07.2017

34. Er wordt een vergoeding toegekend aan het personeelslid dat telewerk verricht. De vergoeding voor telewerkkosten dekt kosten van verbindingen en communicaties. Ze mag in haar geheel niet meer bedragen dan 20 euro per maand. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd (23).

(23) Art. 96, KB 13.07.2017.

Impact voor de privésector

35. De circulaire nr. Ci.RH.241/616.975 (AAFisc 2/2014) van 16.01.2014 inzake telewerk is in overeenstemming met de bepalingen van het KB van 13.07.2017 en blijft dus van toepassing.

III. Inwerkingtreding

36. Het koninklijk besluit van 13.07.2017 treedt in werking op 01.09.2017 met uitzondering van art. 86 (24), dat voor de rondreizende functies in inspectiediensten, uitwerking heeft op 01.07.2017.

(24) Art. 86, KB 13.07.2017 bepaalt dat als de aard zelf van de functie van het personeelslid regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats impliceert, een maandelijkse forfaitaire vergoeding kan worden toegekend die gelijkstaat met een aantal keren de dagelijkse vergoeding voor verblijfkosten.

Interne ref.: 712.254