Circulaire nr. Ci.RH.243/339.334 dd. 29.04.1983
CIRC 29.04.83/1
Circulaire nr. Ci.RH.243/339.334 dd. 29.04.1983
Bull. nr. 618, pag. 1478
BEDRIJFSUITGAVEN
Verantwoording
INHOUDSTAFEL Nrs. I. Inleiding.............................................. 1 en 2 II. 1e deel. - Herhaling van de essentiële regels inzake aftrek van bedrijfsuitgaven en -lasten. Algemeen............................................... 3 en 4 Verantwoording van de bedrijfslasten ................... 5 en 6 a) Bewijsstukken ....................................... 5 en 6 b) Andere door het gemeen recht aanvaarde bewijsmiddelen 7 en 8 c) Collectieve akkoorden ............................... 9 d) Individuele akkoorden ............................... 10 en 11 e) Aanbevelingen ....................................... 12 III. 2e deel. - Kosten waaraan bijzondere aandacht moet worden besteed. Gemengde kosten ........................................ 13 Werkelijke kosten van de loontrekkers .................. 14 Uitgaven die aanleiding moeten geven tot het opmaken van fiches 281.50 en opgaven 325.50 ........................ 15 Kosten van gering belang ............................... 16 Autokosten............................................. 17 Verkapte bezoldigingen, vergoedingen en voordelen ...... 18 Representatiekosten .................................... 19 Kosten van documentatie, tijdschriften, boeken, enz. ... 20 Kosten van cursussen, stages, seminaries, studiedagen en congressen ............................................. 21 Kosten die de beroepsbehoeften overtreffen ............. 22 I. INLEIDING 1. In het raam van de voorbereidende werken van het wetsontwerp houdende fiscale en begrotingsbepalingen (Doc. 486/1, Kamer van Volksvertegenwoordigers, zitting 1982-1983) heeft de Regering formeel haar voornemen bevestigd de wettelijke bepalingen inzake aftrek van bedrijfsuitgaven en -lasten strikter te doen toepassen.
Deze circulaire komt aan die zorg tegemoet. Zij bestaat uit twee delen :
II. 1e deel : HERHALING VAN DE ESSENTIELE REGELS INZAKE AFTREK VAN BEDRIJFSUITGAVEN EN -LASTEN
ALGEMEEN
b) gedaan of gedragen geweest zijn :
4. De sub 3, a en b opgenomen regels zijn door de taxatiediensten voldoende gekend, zodat zij geen bijzondere toelichting vergen.
De ervaring wijst evenwel uit dat hetzelfde niet kan gezegd worden van de regel sub 3, c (verantwoording), die daarom hierna nader wordt besproken.
VERANTWOORDING VAN DE BEDRIJFSLASTEN
a) Bewijsstukken.
5. Als grondregel geldt dat de belastingplichtige de echtheid en het bedrag van zijn bedrijfslasten moet verantwoorden door middel van bewijsstukken.
In principe zouden de taxatiediensten derhalve dit bewijsmiddel moeten eisen voor alle uitgaven of lasten waarvoor de aftrek wordt gevraagd.
Die bewijsstukken zijn inzonderheid :
b) Andere door het gemeen recht aanvaarde bewijsmiddelen.
7. Slechts wanneer het praktisch niet mogelijk is de vereiste bewijsstukken voor te leggen, kan met andere bewijsmiddelen van het gemeen recht, met uitzondering van de eed, maar met inbegrip van de feitelijke vermoedens, vrede worden genomen. In dat geval dient de belastingplichtige in rechte genoegzaam aan te tonen (d.w.z. in feite de taxatieambtenaar de redelijke overtuiging bij te brengen) dat het gaat :
Indien nodig, moeten de passende maatregelen worden genomen om te beletten dat de belastingplichtige de aftrek van forfaitaire bedragen zou beschouwen als een individueel akkoord in de zin van de sub 10 in herinnering gebrachte onderrichtingen.
c) Collectieve akkoorden.
9. De collectieve akkoorden zijn algemeen gekend en de toepassing ervan levert doorgaans geen enkele moeilijkheid op. Er wordt nochtans aan herinnerd dat men zich bij de toepassing ervan strikt moet houden aan de vastgelegde modaliteiten en aan de categorie van belastingplichtigen die ervan mogen genieten.
Nieuwe collectieve akkoorden op gewestelijk of plaatselijk vlak dienen met omzichtigheid te worden aangegaan en het Hoofdbestuur dient van het bestaan ervan in kennis te worden gesteld.
d) Individuele akkoorden.
10. Wanneer de taxatieambtenaar de redelijke overtuiging heeft opgedaan van het bestaan van uitgaven of lasten waarvoor doorgaans geen bewijsstukken kunnen worden verkregen (zie nr. 7, 2e gedachtenstreep), mogen deze uitgaven of lasten in overleg met de belastingplichtige worden geraamd.
Dit akkoord kan stilzwijgend tot stand komen wanneer de taxatieambtenaar, na onderzoek, bepaalde bedrijfslasten aanvaardt die niet door bewijsstukken zijn verantwoord.
Het akkoord kan, in beginsel, slechts voor de toekomst worden herzien, in die zin dat het niet geoorloofd is met terugwerkende kracht op een gesloten akkoord terug te komen (zie evenwel nr. 44/17.10, Com.IB, voor de gevallen waarin de ambtenaar een individueel akkoord met terugwerkende kracht kan herroepen). Indien de administratie aan een akkoord een einde wil stellen, moet zij haar voornemen aan de belastingplichtige bekend maken en die wijziging mag slechts uitwerking hebben vanaf het belastbare tijdperk dat volgt op dat waarin de taxatieambtenaar aan de belastingplichtige duidelijk heeft bekendgemaakt dat het gezegde akkoord niet meer zal worden verlengd.
11. Gelet op het dwingende karakter van de in het laatste lid van nr. 10 in herinnering gebrachte regel, moet bij het sluiten van een individueel akkoord zeer voorzichtig worden tewerk gegaan. Het is aangewezen dergelijk akkoord uitdrukkelijk tot het onderzochte belastbare tijdperk te beperken indien er redenen zijn om aan te nemen dat de uitgaven waarop het akkoord slaat, gevoelige schommelingen zullen ondergaan, o.m. ingevolge de evolutie van de omstandigheden waarin de beroepswerkzaamheid wordt uitgeoefend.
e) Aanbevelingen.
12. Zonder afbreuk te doen aan de bestaande akkoorden is het in de regel aangewezen zich zeer strikt op te stellen i.v.m. kosten waarvan de echtheid en het bedrag niet of onvoldoende door bewijsstukken zijn verantwoord.
Voorts moet er, wat bepaalde kosten betreft, die wel door stukken gestaafd zijn, (o.m. representatiekosten, kosten van recepties ten huize, brandstofkosten voor auto's, aankopen van geschenken, van drank, enz.), inzonderheid worden op gelet dat enkel het bedrijfsgedeelte in acht wordt genomen; het privé-gedeelte mag in geen enkel geval worden afgetrokken.
Zo ook zal, indien mogelijk, art. 50bis, 2°, WIB, moeten worden ingeroepen om de kosten te verwerpen die op onredelijke wijze de beroepsbehoeften zouden overtreffen (zie ter zake de richtlijnen verstrekt in de circ. van juni 1982, Ci.D.19/324.587, nrs. I/701 tot 714, B. 608).
III. 2e deel : KOSTEN WAARAAN BIJZONDERE AANDACHT MOET WORDEN BESTEED
GEMENGDE KOSTEN
13. In quasi algemene zin, kan men stellen dat het bedrijfsgedeelte, waarop de belastingplichtige voor dergelijke kosten, aanspraak maakt vaak overdreven is.
Het past de voorgestelde omdeling van de "gemengde" kosten, zoals die in verband met de onroerende goederen en de voertuigen (huur, verwarming en verlichting, afschrijvingen, interesten van lening, onderhouds- en herstellingskosten, enz.), aandachtig te onderzoeken.
Hoe dan ook, iedere wijziging van de omstandigheden waarin de beroepswerkzaamheid wordt uitgeoefend, moet aanleiding geven tot een nieuw aandachtig onderzoek omtrent het voor die kosten aanneembare bedrijfsgedeelte.
Er blijkt eveneens een groeiende neiging te bestaan om onder de bedrijfsuitgaven loutere privé-kosten of te nemen, zoals kosten van onderhoud, herstelling en verfraaiing van woonlokalen, kosten van aanleg en onderhoud van tuinen en zwembaden, kosten van familiale recepties, kosten van restaurant, drank, bloemen, kledij, enz.
WERKELIJKE KOSTEN VAN DE LOONTREKKERS
14. Het onderzoek van de aangiften die dergelijke kosten omvatten - aangiften welke, om die reden, tot de categorie "bijzondere loontrekkers" behoren - moet aan ervaren medewerkers worden toevertrouwd. Deze laatsten moeten zich inzonderheid inlaten met de verplaatsingskosten, die doorgaans de belangrijkste zijn (zie ter zake nr. 17) en met bepaalde gemengde kosten waarvan het bedrijfsgedeelte vaak overdreven is.
Ter zake wordt gewezen op het primordiaal belang van de nieuwe verplichting om, op de fiches 281.10, de vermelding "JA" (vak 8 van het fiche) aan te brengen wanneer de werkgever uitgaven die hem eigen zijn, heeft terugbetaald hetzij forfaitair op basis van ernstige normen, hetzij ten belope van hun juiste bedrag; er wordt aan herinnerd dat dit gegeven vooral moet aangewend worden om te zoeken naar kosten die normaal ten laste zijn van de werknemer, naar forfaitaire vergoedingen die volgens te hoog gestelde normen bepaald zijn, alsmede naar verkapte bezoldigingen of naar voordelen van alle aard die via dergelijke vergoedingen werden verkregen en waardoor de werknemer daadwerkelijk persoonlijke besparingen kan doen (voor meer details, zie nrs. 23 tot 26, circ. 5.8.1977, Ci.RH.243/286.660, alsmede de hierna volgende nrs. 18 tot 20).
Bij het onderzoek van de belastingtoestand van de werknemer moeten indien nodig, verduidelijkingen worden gevraagd omtrent het juiste bedrag en de aard van de voormelde terugbetalingen die hij heeft gekregen (in voorkomend geval door het advies in te winnen van de betrokken collega) ten einde ieder dubbel gebruik uit te sluiten.
Er werd reeds gewezen op het feit dat, indien de echtgenoot en de echtgenote samen de verplaatsingen van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling doen, de ermede verband houdende kosten gelijktijdig op de bedrijfsinkomsten van ieder van hen drukken en dat, derhalve het totale bedrag van die uitgaven derwijze moet worden uitgesplitst dat in de werkelijke lasten die aftrekbaar zijn van de inkomsten van één der echtgenoten, enkel het gedeelte begrepen is dat op de uitoefening van zijn beroepswerkzaamheid betrekking heeft. Het overblijvende gedeelte moet worden geacht begrepen te zijn in het wettelijke forfait dat afgetrokken is van de inkomsten van de andere echtgenoot (zie antwoord op de parlementaire vraag nr. 90 van 9.7.1981 gesteld door de heer Senator Bataille, B. 600, blz. 2503).
Wat de verplaatsingskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling betreft, moet een strenge controle worden uitgeoefend ten einde misbruiken te voorkomen, die o.m. kunnen bestaan in het aanrekenen van :
15. Voor het derde opeenvolgende jaar moeten die fiches en opgaven aan de administratie worden bezorgd.
Het ogenblik is aangebroken om ter zake blijk te geven van kordaatheid (De met het toezicht belaste ambtenaren moeten inzonderheid voor waken dat die stukken, na ontvangst via de Documentatiecentra - B.V., ten spoedigste in de aanslagdossiers terecht komen en als controlemiddel doeltreffend worden aangewend). Indien, de belastingplichtige er zich na een eventuele herinnering, van onthoudt de nodige fiches en opgaven in te dienen, zullen de voorziene sancties moeten worden toegepast (verwerping van de uitgave, eventueel verhogingen of boeten en wat inzonderheid de belastingplichtigen betreft die rechtspersoonlijkheid hebben en aan de Ven.B, de RPB of de BNV-ven. onderworpen zijn toepassing van de bijzondere en aanvullende belasting op geheime commissielonen).
Er zal heel in het bijzonder aandacht moeten worden besteed aan de kosten van geschenken waarvan de waarde de grens van 2.000 F per genieter en per jaar, bedoeld in nr. I/222, 1°, circ. Ci.D.19/318.113, B. 593, overtreft.
KOSTEN VAN GERING BELANG
16. De aandacht moet ook gaan naar het tegenwerken van de neiging om een ganse reeks kosten (dagbladen zonder abonnement, briefwisseling, fooien, enz.) in aftrek te brengen waarvan elk bedrag - vaak forfaitair bepaald en in ronde cijfers uitgedrukt - afzonderlijk genomen, onbelangrijk lijkt, maar die, samengeteld, toch leiden tot werkelijk overdreven en zeer vaak onverantwoorde aftrekkingen (zie dienaangaande ook nr. 20).
AUTOKOSTEN
17. Naast het probleem van de raming van het privé-gedeelte van dergelijke kosten (cfr. nr. 13), wordt er inzonderheid op aangedrongen dat daar waar het nodig is, de bewijsstukken worden geëist. Elke globale en forfaitaire raming van de kostprijs per kilometer moet worden geweigerd.
Om het aantal door het voertuig afgelegde kilometers te verifiëren zal men dikwijls moeten blijk geven van vindingrijkheid en verbeelding. Ter zake kunnen de frequentie van de onderhoudsbeurten, de facturen voor onderhoud en herstelling, enz., waardevolle wijzigingen verschaffen.
Behoudens bijzondere omstandigheden (zoals ouderdom van het voertuig, waardoor hogere verbruiksuitgaven kunnen ontstaan, punt dat nochtans met de meeste waakzaamheid moet worden onderzocht), mag men niet nalaten de nodige besluiten te trekken - en zelfs toepassing te maken van art. 50bis, 2°, WIB - indien o.m. zou worden vastgesteld dat de afgetrokken autokosten per kilometer meer bedragen dan 1,5 maal de kilometervergoeding bepaald bij KB 18.1.1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten voor het Rijkspersoneel (cf. 32ter/55 Com.IB en de reeds genoemde circ. Ci.D.19/324.587, B. 608, nr. I/708); bovendien mag niet uit het oog worden verloren dat, inzonderheid voor brandstofuitgaven maar zelfs ook voor herstellingen, de praktijk bestaat van het uitreiken, louter "om ter wille te zijn", van nota's en facturen aan sommige belastingplichtigen die één of meer voertuigen tot bedrijfsdoeleinden gebruiken.
Wat de raming van de uitgaven voor brandstof betreft, moet men zich - behoudens wanneer er regelmatige facturen worden voorgelegd - houden aan een gemiddelde prijs per liter, rekening houdend met de in de handel verleende kortingen (en niet aan een gemiddelde maximumprijs zoals dikwijls gebeurt).
Er dient eveneens meer aandacht te worden besteed aan het gemiddelde brandstofverbruik rekening houdend met de verschillende types van voertuigen.
Wanneer een gezin over twee (of meer) voertuigen beschikt, zal er inzonderheid moeten op gelet worden dat niet systematisch de kosten (onder meer inzake brandstof) worden afgetrokken in verband met het voertuig waarvan die kosten het hoogst zijn, terwijl het de andere wagen is die voor de uitoefening van de beroepswerkzaamheid wordt gebruikt.
Tenslotte wordt erop gewezen dat de personenwagens, de auto's voor dubbel gebruik (stationwagens) en de minibussen, met uitzondering van de van verkeersbelasting vrijgestelde taxi's of wagens die verhuurd worden met bestuurder, voortaan zullen worden uitgesloten van het stelsel van de degressieve afschrijvingen. Het KB tot uitv. van het WIB zal eerstdaags in die zin worden gewijzigd.
VERKAPTE BEZOLDIGINGEN, VERGOEDINGEN EN VOORDELEN
18. De ambtenaren en beambten belast met het onderzoek van de belastingtoestand van de werkgevers, dienen de volgende punten zeer zorgvuldig te verifiëren en hun eventuele bevindingen mede te delen aan de taxatiedienst van de loontrekker-genieter van de hierna opgesomde vergoedingen, voordelen of bezoldigingen.
Wanneer een werkgever dergelijke vergoedingen voor het eerst toekent, dient te worden nagegaan of het bedrag van de belastbare bezoldigingen niet met één zelfde bedrag werd verminderd (dan gaat het om simulatie).
Nagaan of dergelijke vergoedingen of bezoldigingen niet voorkomen onder :
Onderzoeken of de vrijstellingsvoorwaarden en de voor de aftrek van die voordelen gestelde wettelijke grens werden nageleefd.
Wat inzonderheid de "maaltijdcheques" betreft, dient men erop te letten dat :
Het lijdt geen twijfel dat in dit geval de aldus teruggevorderde sommen verkapte bezoldigingen zijn, in deze zin dat de werknemer die uiteindelijk de totale kostprijs van de beoogde cheques draagt, in feite geen enkel op grond van art. 41, § 4, WIB, vrijstelbaar sociaal voordeel geniet.
REPRESENTATIEKOSTEN
19. Doorgaans zijn dergelijke kosten niet door bewijsstukken verantwoord of, wanneer toch bewijsstukken voorhanden zijn, kunnen in deze kosten voor een bepaald gedeelte privé-uitgaven begrepen zijn.
De hier beoogde kosten moeten steeds zorgvuldig worden onderzocht en moeten worden verworpen in de mate dat zij onvoldoende verantwoord of klaarblijkelijk overdreven zijn (d.w.z. voor het gedeelte dat onredelijk is in de zin van art. 50bis, 2°, WIB).
Ter zake moet worden vermeden te gemakkelijk individuele akkoorden te sluiten die van jaar tot jaar worden verlengd (cf. nr. 14).
KOSTEN VAN DOCUMENTATIE, TIJDSCHRIFTEN, BOEKEN, ENZ.
20. De aftrek als bedrijfslasten moet worden geweigerd voor alle dergelijke kosten die niet in rechtstreeks verband staan met de uitoefening van het beroep.
KOSTEN VAN CURSUSSEN, STAGES, SEMINARIES, STUDIEDAGEN EN CONGRESSEN
21. Aan de hand van de voorgelegde bewijsstukken (inschrijvingsformulieren, reisdocumenten, programmabrochures, enz.) dient systematisch te worden nagegaan of een gedeelte van die kosten niet als "privé" moet worden verworpen. Inzonderheid worden hier bedoeld : de reis- en verblijfkosten van de echtgenoot of van andere personen die de belastingplichtige vergezellen; ontspannende, toeristische en gastronomische gebeurtenissen die met de vormingsactiviteiten worden gecombineerd; overdadige hotel- en restaurantkosten, enz. (eventuele toepassing van art. 50bis, 2°, WIB).
Wanneer deze activiteiten in het buitenland plaatsvinden, moeten bovendien alle eruit voortvloeiende kosten (reis heen en terug, logies, uitstappen, enz.) worden verworpen indien niet voldoende wordt aangetoond dat zij, objectief gezien, noodzakelijk zijn voor het normale verloop van de seminaries, de congressen, enz.
KOSTEN DIE DE BEROEPSBEHOEFTEN OVERTREFFEN
22. Men mag niet aarzelen, evenwel met een maximum aan doorzicht, doch telkens als dit nodig blijkt, art. 50bis, 2°, WIB, toe te passen op statuskosten die niet aan werkelijke beroepsbehoeften beantwoorden.
De met het toezicht belaste ambtenaren dienen de actie van de taxatieambtenaren en -beambten op dit stuk te stimuleren, inzonderheid door op passende en volgehouden wijze informatie aan de betrokken ambtenaren en beambten te verschaffen (bijvoorbeeld, uitgaande van werkelijke gevallen).
Circulaire nr. Ci.RH.243/339.334 dd. 29.04.1983
Bull. nr. 618, pag. 1478
BEDRIJFSUITGAVEN
Verantwoording
INHOUDSTAFEL Nrs. I. Inleiding.............................................. 1 en 2 II. 1e deel. - Herhaling van de essentiële regels inzake aftrek van bedrijfsuitgaven en -lasten. Algemeen............................................... 3 en 4 Verantwoording van de bedrijfslasten ................... 5 en 6 a) Bewijsstukken ....................................... 5 en 6 b) Andere door het gemeen recht aanvaarde bewijsmiddelen 7 en 8 c) Collectieve akkoorden ............................... 9 d) Individuele akkoorden ............................... 10 en 11 e) Aanbevelingen ....................................... 12 III. 2e deel. - Kosten waaraan bijzondere aandacht moet worden besteed. Gemengde kosten ........................................ 13 Werkelijke kosten van de loontrekkers .................. 14 Uitgaven die aanleiding moeten geven tot het opmaken van fiches 281.50 en opgaven 325.50 ........................ 15 Kosten van gering belang ............................... 16 Autokosten............................................. 17 Verkapte bezoldigingen, vergoedingen en voordelen ...... 18 Representatiekosten .................................... 19 Kosten van documentatie, tijdschriften, boeken, enz. ... 20 Kosten van cursussen, stages, seminaries, studiedagen en congressen ............................................. 21 Kosten die de beroepsbehoeften overtreffen ............. 22 I. INLEIDING 1. In het raam van de voorbereidende werken van het wetsontwerp houdende fiscale en begrotingsbepalingen (Doc. 486/1, Kamer van Volksvertegenwoordigers, zitting 1982-1983) heeft de Regering formeel haar voornemen bevestigd de wettelijke bepalingen inzake aftrek van bedrijfsuitgaven en -lasten strikter te doen toepassen.
Deze circulaire komt aan die zorg tegemoet. Zij bestaat uit twee delen :
- het eerste brengt in 't kort de algemene regels in herinnering die dit onderwerp regelen;
- het tweede behandelt bepaalde soorten kosten waaraan een bijzondere aandacht moet worden besteed, hetzij wegens de mogelijke overdrijving van het aftrekbare bedrag ervan, hetzij voor het vaststellen van het bedrijfskarakter van de uitgave.
II. 1e deel : HERHALING VAN DE ESSENTIELE REGELS INZAKE AFTREK VAN BEDRIJFSUITGAVEN EN -LASTEN
ALGEMEEN
| 3. | Aftrekbare bedrijfsuitgaven of -lasten zijn uitsluitend die welke : |
| a) | noodzakelijk met de uitoefening van de beroepswerkzaamheid verband houden; |
- tijdens het belastbare tijdperk;
- om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden;
| c) | verantwoord zijn zowel wat de echtheid, als wat het bedrag ervan betreft. |
De ervaring wijst evenwel uit dat hetzelfde niet kan gezegd worden van de regel sub 3, c (verantwoording), die daarom hierna nader wordt besproken.
VERANTWOORDING VAN DE BEDRIJFSLASTEN
a) Bewijsstukken.
5. Als grondregel geldt dat de belastingplichtige de echtheid en het bedrag van zijn bedrijfslasten moet verantwoorden door middel van bewijsstukken.
In principe zouden de taxatiediensten derhalve dit bewijsmiddel moeten eisen voor alle uitgaven of lasten waarvoor de aftrek wordt gevraagd.
Die bewijsstukken zijn inzonderheid :
- de factuur, het kwijtschrift geldend als factuur, de nota's of ontvangstbewijzen (hotels, restaurants, garages, car-wash, parking- exploitanten of service-stations) enz., zoals die door de BTW-wetgeving zijn voorgeschreven;
- elk ander stuk dat door enigerlei wettelijke of reglementaire bepaling is opgelegd;
- het fiscale ontvangstbewijs zoals bedoeld in art. 226, WIB, wanneer dat ontvangstbewijs verplicht is.
b) Andere door het gemeen recht aanvaarde bewijsmiddelen.
7. Slechts wanneer het praktisch niet mogelijk is de vereiste bewijsstukken voor te leggen, kan met andere bewijsmiddelen van het gemeen recht, met uitzondering van de eed, maar met inbegrip van de feitelijke vermoedens, vrede worden genomen. In dat geval dient de belastingplichtige in rechte genoegzaam aan te tonen (d.w.z. in feite de taxatieambtenaar de redelijke overtuiging bij te brengen) dat het gaat :
- ofwel om uitgaven of lasten waarvan de bewijsstukken door onachtzaamheid vernietigd, gestolen of verloren zijn;
- ofwel om uitgaven of lasten waarvoor het niet gebruikelijk is welkdanig bewijsstuk te eisen of te verkrijgen (b.v. bepaalde soorten van representatiekosten, toevallige kosten van beroepsverplaatsingen zoals taxi's, parkeermeters, benzine, olie en onderhoudsprodukten voor auto's, enz.).
Indien nodig, moeten de passende maatregelen worden genomen om te beletten dat de belastingplichtige de aftrek van forfaitaire bedragen zou beschouwen als een individueel akkoord in de zin van de sub 10 in herinnering gebrachte onderrichtingen.
c) Collectieve akkoorden.
9. De collectieve akkoorden zijn algemeen gekend en de toepassing ervan levert doorgaans geen enkele moeilijkheid op. Er wordt nochtans aan herinnerd dat men zich bij de toepassing ervan strikt moet houden aan de vastgelegde modaliteiten en aan de categorie van belastingplichtigen die ervan mogen genieten.
Nieuwe collectieve akkoorden op gewestelijk of plaatselijk vlak dienen met omzichtigheid te worden aangegaan en het Hoofdbestuur dient van het bestaan ervan in kennis te worden gesteld.
d) Individuele akkoorden.
10. Wanneer de taxatieambtenaar de redelijke overtuiging heeft opgedaan van het bestaan van uitgaven of lasten waarvoor doorgaans geen bewijsstukken kunnen worden verkregen (zie nr. 7, 2e gedachtenstreep), mogen deze uitgaven of lasten in overleg met de belastingplichtige worden geraamd.
Dit akkoord kan stilzwijgend tot stand komen wanneer de taxatieambtenaar, na onderzoek, bepaalde bedrijfslasten aanvaardt die niet door bewijsstukken zijn verantwoord.
Het akkoord kan, in beginsel, slechts voor de toekomst worden herzien, in die zin dat het niet geoorloofd is met terugwerkende kracht op een gesloten akkoord terug te komen (zie evenwel nr. 44/17.10, Com.IB, voor de gevallen waarin de ambtenaar een individueel akkoord met terugwerkende kracht kan herroepen). Indien de administratie aan een akkoord een einde wil stellen, moet zij haar voornemen aan de belastingplichtige bekend maken en die wijziging mag slechts uitwerking hebben vanaf het belastbare tijdperk dat volgt op dat waarin de taxatieambtenaar aan de belastingplichtige duidelijk heeft bekendgemaakt dat het gezegde akkoord niet meer zal worden verlengd.
11. Gelet op het dwingende karakter van de in het laatste lid van nr. 10 in herinnering gebrachte regel, moet bij het sluiten van een individueel akkoord zeer voorzichtig worden tewerk gegaan. Het is aangewezen dergelijk akkoord uitdrukkelijk tot het onderzochte belastbare tijdperk te beperken indien er redenen zijn om aan te nemen dat de uitgaven waarop het akkoord slaat, gevoelige schommelingen zullen ondergaan, o.m. ingevolge de evolutie van de omstandigheden waarin de beroepswerkzaamheid wordt uitgeoefend.
e) Aanbevelingen.
12. Zonder afbreuk te doen aan de bestaande akkoorden is het in de regel aangewezen zich zeer strikt op te stellen i.v.m. kosten waarvan de echtheid en het bedrag niet of onvoldoende door bewijsstukken zijn verantwoord.
Voorts moet er, wat bepaalde kosten betreft, die wel door stukken gestaafd zijn, (o.m. representatiekosten, kosten van recepties ten huize, brandstofkosten voor auto's, aankopen van geschenken, van drank, enz.), inzonderheid worden op gelet dat enkel het bedrijfsgedeelte in acht wordt genomen; het privé-gedeelte mag in geen enkel geval worden afgetrokken.
Zo ook zal, indien mogelijk, art. 50bis, 2°, WIB, moeten worden ingeroepen om de kosten te verwerpen die op onredelijke wijze de beroepsbehoeften zouden overtreffen (zie ter zake de richtlijnen verstrekt in de circ. van juni 1982, Ci.D.19/324.587, nrs. I/701 tot 714, B. 608).
III. 2e deel : KOSTEN WAARAAN BIJZONDERE AANDACHT MOET WORDEN BESTEED
GEMENGDE KOSTEN
13. In quasi algemene zin, kan men stellen dat het bedrijfsgedeelte, waarop de belastingplichtige voor dergelijke kosten, aanspraak maakt vaak overdreven is.
Het past de voorgestelde omdeling van de "gemengde" kosten, zoals die in verband met de onroerende goederen en de voertuigen (huur, verwarming en verlichting, afschrijvingen, interesten van lening, onderhouds- en herstellingskosten, enz.), aandachtig te onderzoeken.
Hoe dan ook, iedere wijziging van de omstandigheden waarin de beroepswerkzaamheid wordt uitgeoefend, moet aanleiding geven tot een nieuw aandachtig onderzoek omtrent het voor die kosten aanneembare bedrijfsgedeelte.
Er blijkt eveneens een groeiende neiging te bestaan om onder de bedrijfsuitgaven loutere privé-kosten of te nemen, zoals kosten van onderhoud, herstelling en verfraaiing van woonlokalen, kosten van aanleg en onderhoud van tuinen en zwembaden, kosten van familiale recepties, kosten van restaurant, drank, bloemen, kledij, enz.
WERKELIJKE KOSTEN VAN DE LOONTREKKERS
14. Het onderzoek van de aangiften die dergelijke kosten omvatten - aangiften welke, om die reden, tot de categorie "bijzondere loontrekkers" behoren - moet aan ervaren medewerkers worden toevertrouwd. Deze laatsten moeten zich inzonderheid inlaten met de verplaatsingskosten, die doorgaans de belangrijkste zijn (zie ter zake nr. 17) en met bepaalde gemengde kosten waarvan het bedrijfsgedeelte vaak overdreven is.
Ter zake wordt gewezen op het primordiaal belang van de nieuwe verplichting om, op de fiches 281.10, de vermelding "JA" (vak 8 van het fiche) aan te brengen wanneer de werkgever uitgaven die hem eigen zijn, heeft terugbetaald hetzij forfaitair op basis van ernstige normen, hetzij ten belope van hun juiste bedrag; er wordt aan herinnerd dat dit gegeven vooral moet aangewend worden om te zoeken naar kosten die normaal ten laste zijn van de werknemer, naar forfaitaire vergoedingen die volgens te hoog gestelde normen bepaald zijn, alsmede naar verkapte bezoldigingen of naar voordelen van alle aard die via dergelijke vergoedingen werden verkregen en waardoor de werknemer daadwerkelijk persoonlijke besparingen kan doen (voor meer details, zie nrs. 23 tot 26, circ. 5.8.1977, Ci.RH.243/286.660, alsmede de hierna volgende nrs. 18 tot 20).
Bij het onderzoek van de belastingtoestand van de werknemer moeten indien nodig, verduidelijkingen worden gevraagd omtrent het juiste bedrag en de aard van de voormelde terugbetalingen die hij heeft gekregen (in voorkomend geval door het advies in te winnen van de betrokken collega) ten einde ieder dubbel gebruik uit te sluiten.
Er werd reeds gewezen op het feit dat, indien de echtgenoot en de echtgenote samen de verplaatsingen van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling doen, de ermede verband houdende kosten gelijktijdig op de bedrijfsinkomsten van ieder van hen drukken en dat, derhalve het totale bedrag van die uitgaven derwijze moet worden uitgesplitst dat in de werkelijke lasten die aftrekbaar zijn van de inkomsten van één der echtgenoten, enkel het gedeelte begrepen is dat op de uitoefening van zijn beroepswerkzaamheid betrekking heeft. Het overblijvende gedeelte moet worden geacht begrepen te zijn in het wettelijke forfait dat afgetrokken is van de inkomsten van de andere echtgenoot (zie antwoord op de parlementaire vraag nr. 90 van 9.7.1981 gesteld door de heer Senator Bataille, B. 600, blz. 2503).
Wat de verplaatsingskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling betreft, moet een strenge controle worden uitgeoefend ten einde misbruiken te voorkomen, die o.m. kunnen bestaan in het aanrekenen van :
- vier verplaatsingen per dag, hoewel het middagmaal op de plaats van tewerkstelling wordt genomen;
- dagelijkse verplaatsingen, hoewel de betrokkene met anderen in één wagen en volgens een beurtstelsel of volgens de formule "taxi-stop" reist, of nog, wanneer hij in de week niet ver van zijn werkplaats logeert;
- autokosten of van een abonnement tegen het volle tarief, hoewel de betrokkene tegen verminderde prijs (of zelfs met een vrijkaart) met de trein of met een ander openbaar vervoermiddel naar zijn werk reist.
15. Voor het derde opeenvolgende jaar moeten die fiches en opgaven aan de administratie worden bezorgd.
Het ogenblik is aangebroken om ter zake blijk te geven van kordaatheid (De met het toezicht belaste ambtenaren moeten inzonderheid voor waken dat die stukken, na ontvangst via de Documentatiecentra - B.V., ten spoedigste in de aanslagdossiers terecht komen en als controlemiddel doeltreffend worden aangewend). Indien, de belastingplichtige er zich na een eventuele herinnering, van onthoudt de nodige fiches en opgaven in te dienen, zullen de voorziene sancties moeten worden toegepast (verwerping van de uitgave, eventueel verhogingen of boeten en wat inzonderheid de belastingplichtigen betreft die rechtspersoonlijkheid hebben en aan de Ven.B, de RPB of de BNV-ven. onderworpen zijn toepassing van de bijzondere en aanvullende belasting op geheime commissielonen).
Er zal heel in het bijzonder aandacht moeten worden besteed aan de kosten van geschenken waarvan de waarde de grens van 2.000 F per genieter en per jaar, bedoeld in nr. I/222, 1°, circ. Ci.D.19/318.113, B. 593, overtreft.
KOSTEN VAN GERING BELANG
16. De aandacht moet ook gaan naar het tegenwerken van de neiging om een ganse reeks kosten (dagbladen zonder abonnement, briefwisseling, fooien, enz.) in aftrek te brengen waarvan elk bedrag - vaak forfaitair bepaald en in ronde cijfers uitgedrukt - afzonderlijk genomen, onbelangrijk lijkt, maar die, samengeteld, toch leiden tot werkelijk overdreven en zeer vaak onverantwoorde aftrekkingen (zie dienaangaande ook nr. 20).
AUTOKOSTEN
17. Naast het probleem van de raming van het privé-gedeelte van dergelijke kosten (cfr. nr. 13), wordt er inzonderheid op aangedrongen dat daar waar het nodig is, de bewijsstukken worden geëist. Elke globale en forfaitaire raming van de kostprijs per kilometer moet worden geweigerd.
Om het aantal door het voertuig afgelegde kilometers te verifiëren zal men dikwijls moeten blijk geven van vindingrijkheid en verbeelding. Ter zake kunnen de frequentie van de onderhoudsbeurten, de facturen voor onderhoud en herstelling, enz., waardevolle wijzigingen verschaffen.
Behoudens bijzondere omstandigheden (zoals ouderdom van het voertuig, waardoor hogere verbruiksuitgaven kunnen ontstaan, punt dat nochtans met de meeste waakzaamheid moet worden onderzocht), mag men niet nalaten de nodige besluiten te trekken - en zelfs toepassing te maken van art. 50bis, 2°, WIB - indien o.m. zou worden vastgesteld dat de afgetrokken autokosten per kilometer meer bedragen dan 1,5 maal de kilometervergoeding bepaald bij KB 18.1.1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten voor het Rijkspersoneel (cf. 32ter/55 Com.IB en de reeds genoemde circ. Ci.D.19/324.587, B. 608, nr. I/708); bovendien mag niet uit het oog worden verloren dat, inzonderheid voor brandstofuitgaven maar zelfs ook voor herstellingen, de praktijk bestaat van het uitreiken, louter "om ter wille te zijn", van nota's en facturen aan sommige belastingplichtigen die één of meer voertuigen tot bedrijfsdoeleinden gebruiken.
Wat de raming van de uitgaven voor brandstof betreft, moet men zich - behoudens wanneer er regelmatige facturen worden voorgelegd - houden aan een gemiddelde prijs per liter, rekening houdend met de in de handel verleende kortingen (en niet aan een gemiddelde maximumprijs zoals dikwijls gebeurt).
Er dient eveneens meer aandacht te worden besteed aan het gemiddelde brandstofverbruik rekening houdend met de verschillende types van voertuigen.
Wanneer een gezin over twee (of meer) voertuigen beschikt, zal er inzonderheid moeten op gelet worden dat niet systematisch de kosten (onder meer inzake brandstof) worden afgetrokken in verband met het voertuig waarvan die kosten het hoogst zijn, terwijl het de andere wagen is die voor de uitoefening van de beroepswerkzaamheid wordt gebruikt.
Tenslotte wordt erop gewezen dat de personenwagens, de auto's voor dubbel gebruik (stationwagens) en de minibussen, met uitzondering van de van verkeersbelasting vrijgestelde taxi's of wagens die verhuurd worden met bestuurder, voortaan zullen worden uitgesloten van het stelsel van de degressieve afschrijvingen. Het KB tot uitv. van het WIB zal eerstdaags in die zin worden gewijzigd.
VERKAPTE BEZOLDIGINGEN, VERGOEDINGEN EN VOORDELEN
18. De ambtenaren en beambten belast met het onderzoek van de belastingtoestand van de werkgevers, dienen de volgende punten zeer zorgvuldig te verifiëren en hun eventuele bevindingen mede te delen aan de taxatiedienst van de loontrekker-genieter van de hierna opgesomde vergoedingen, voordelen of bezoldigingen.
| a) | Vergoedingen voor de verplaatsingskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling. |
| b) | Voordelen van alle aard en verkapte bezoldigingen. |
- de premies of voordelen voortvloeiend uit sommige door de werkgever onderschreven verzekeringscontracten (die, bij voorbeeld, alle risico's van ziekte en ongeval van het beroeps- en het privé-leven waarborgen, ongeacht de aard en het bedrag van de op dit gebied door de werknemer gedane kosten);
- de uitgaven van een voertuig dat aan de werkgever toebehoort en zogenaamd uitsluitend tot bedrijfsdoeleinden wordt gebruikt, of waarvoor de door de werknemer voor het privé-gebruik van dat voertuig aan de werkgever betaalde sommen lager zijn dan de waarde van het toegestane voordeel;
- de uitgaven voor voeding, huisvesting, verblijf, reizen, seminaries, enz., die door een werkgever worden gedragen (inzonderheid nagaan of deze uitgaven geen kosten bevatten voor toeristische uitstappen - met of zonder het gezin - of gastronomische maaltijden waarvan de noodzaak niet kan worden aangetoond, kosten voor vermakelijkheden van louter privé-aard, enz.);
- de forfaitaire vergoedingen toegekend als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
| c) | Vrijgestelde sociale voordelen. |
Wat inzonderheid de "maaltijdcheques" betreft, dient men erop te letten dat :
- hun waarde niet die van een gewone maaltijd overtreft (De toepassing van deze regel sluit de mogelijkheid ui de waarde van de uitgereikte cheques te laten afhangen van het bedrag van de bezoldigingen van de genieters);
- het aantal van de uitgereikte cheques het aantal gepresteerde werkdagen niet te boven gaat;
- de persoonlijke bijdrage van de werknemer ten minste 44 F per dag bedraagt.
Het lijdt geen twijfel dat in dit geval de aldus teruggevorderde sommen verkapte bezoldigingen zijn, in deze zin dat de werknemer die uiteindelijk de totale kostprijs van de beoogde cheques draagt, in feite geen enkel op grond van art. 41, § 4, WIB, vrijstelbaar sociaal voordeel geniet.
REPRESENTATIEKOSTEN
19. Doorgaans zijn dergelijke kosten niet door bewijsstukken verantwoord of, wanneer toch bewijsstukken voorhanden zijn, kunnen in deze kosten voor een bepaald gedeelte privé-uitgaven begrepen zijn.
De hier beoogde kosten moeten steeds zorgvuldig worden onderzocht en moeten worden verworpen in de mate dat zij onvoldoende verantwoord of klaarblijkelijk overdreven zijn (d.w.z. voor het gedeelte dat onredelijk is in de zin van art. 50bis, 2°, WIB).
Ter zake moet worden vermeden te gemakkelijk individuele akkoorden te sluiten die van jaar tot jaar worden verlengd (cf. nr. 14).
KOSTEN VAN DOCUMENTATIE, TIJDSCHRIFTEN, BOEKEN, ENZ.
20. De aftrek als bedrijfslasten moet worden geweigerd voor alle dergelijke kosten die niet in rechtstreeks verband staan met de uitoefening van het beroep.
KOSTEN VAN CURSUSSEN, STAGES, SEMINARIES, STUDIEDAGEN EN CONGRESSEN
21. Aan de hand van de voorgelegde bewijsstukken (inschrijvingsformulieren, reisdocumenten, programmabrochures, enz.) dient systematisch te worden nagegaan of een gedeelte van die kosten niet als "privé" moet worden verworpen. Inzonderheid worden hier bedoeld : de reis- en verblijfkosten van de echtgenoot of van andere personen die de belastingplichtige vergezellen; ontspannende, toeristische en gastronomische gebeurtenissen die met de vormingsactiviteiten worden gecombineerd; overdadige hotel- en restaurantkosten, enz. (eventuele toepassing van art. 50bis, 2°, WIB).
Wanneer deze activiteiten in het buitenland plaatsvinden, moeten bovendien alle eruit voortvloeiende kosten (reis heen en terug, logies, uitstappen, enz.) worden verworpen indien niet voldoende wordt aangetoond dat zij, objectief gezien, noodzakelijk zijn voor het normale verloop van de seminaries, de congressen, enz.
KOSTEN DIE DE BEROEPSBEHOEFTEN OVERTREFFEN
22. Men mag niet aarzelen, evenwel met een maximum aan doorzicht, doch telkens als dit nodig blijkt, art. 50bis, 2°, WIB, toe te passen op statuskosten die niet aan werkelijke beroepsbehoeften beantwoorden.
De met het toezicht belaste ambtenaren dienen de actie van de taxatieambtenaren en -beambten op dit stuk te stimuleren, inzonderheid door op passende en volgehouden wijze informatie aan de betrokken ambtenaren en beambten te verschaffen (bijvoorbeeld, uitgaande van werkelijke gevallen).
Bron: FisconetPlus