Circulaire nr. Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) d.d. 11.05.2006

VERGOEDING

Forfaitaire vergoeding

Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever

Vergoeding voor buitenlandse reis

Vrijgestelde vergoeding

Forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland.

Aan alle ambtenaren.

INHOUDSTAFEL		Nrs.
I.	INLEIDING	1 tot 5
II.	ALGEMENE DRAAGWIJDTE	6 tot 8
III.	VERGOEDING
A. Vaststelling basisbedragen	9 tot 12
B. Aard van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding	13
IV.	BEDOELDE BELASTINGPLICHTIGEN	14
V.	DIENSTREIS	15 en 16
VI.	BELASTINGSTELSEL	17 tot 23
VII.	INWERKINGTREDING	24
VIII.	BIJLAGEN	25
IX.	VOORBEELDEN
Voorbeeld 1	26
Voorbeeld 2	27
Voorbeeld 3	28
Voorbeeld 4	29
Voorbeeld 5	30
Voorbeeld 6	31
Voorbeeld 7	32
Voorbeeld 8	33

I. INLEIDING

1. Deze circulaire heeft betrekking op forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever kunnen worden aangemerkt.

2. Vergoedingen die een werkgever aan een werknemer toekent voor een dienstreis in het buitenland, kunnen onder bepaalde voorwaarden en binnen zekere grenzen worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Die vergoedingen, zijn overeenkomstig de bepalingen van artikel 31, 2 de lid, 1°, in fine, WIB 92 niet belastbaar.

3. Hoewel het bedrag van sommige eigen kosten van de werkgever forfaitair wordt berekend, verliezen ze hierdoor niet de aard van werkelijke kosten, wanneer hun bedrag overeenkomstig ernstige normen is bepaald (zie nr. 31/36 Com.IB 92).

4. Zo worden overeenkomstig het nr. 31/40 Com.IB 92, 4 de en 5 de alinea, de door de werkgever toegekende forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland als niet belastbaar aanvaard, voor zover ze niet meer dan 37,18 EUR per dag bedragen. Evenwel mogen dagelijkse forfaitaire vergoedingen van meer dan 37,18 EUR als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangenomen wanneer deze worden gerechtvaardigd door de omstandigheden, eigen aan het land waar de belastingplichtige zijn opdracht vervult.

5. In dit verband mag worden aangenomen dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen, zoals die per land zijn vastgesteld voor ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, overeenkomstig ernstige normen zijn bepaald (zie antwoord op de Parlementaire vraag nr. 295 van 29 maart 2000, gesteld door Volksvertegenwoordiger Y. Leterme - Bull. 809, blz. 2980).

II. ALGEMENE DRAAGWIJDTE

6. De bedragen van de "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen" vastgesteld per land voor ambtenaren die behoren tot de "carrière Hoofdbestuur" van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking kunnen bijgevolg worden aangemerkt als een niet belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in de zin van artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92.

7. Dit geldt niet alleen voor de voormelde ambtenaren, maar ook voor andere belastingplichtigen (zie nr. 14).

8. Men mag er zich dus van onthouden de betrokken belastingplichtigen te verplichten aan te tonen dat de door de werkgever toegekende forfaitaire vergoedingen voor een reis in het buitenland werkelijk beroepskosten zijn die uit de belastbare inkomsten moeten worden geweerd voor zover die vergoedingen niet meer bedragen dan de bovenbedoelde "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen"; met dien verstande dat het forfaitair bedrag van 37,18 EUR nog steeds mag worden toegepast.

III. VERGOEDINGEN

A. Vaststelling basisbedragen

9. De berekening van die dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen gebeurt op basis van de gegevens vervat in de VN-lijst inzake dagvergoedingen (Daily Subsistence Allowance Circular) die maandelijks wordt geactualiseerd op basis van de door de VN uitgevoerde lokale marktonderzoeken.

10. De bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen worden uitgedrukt in euro of in vreemde valuta (in USD of in lokale valuta). De bedragen in vreemde valuta worden omgerekend in euro aan de gemiddelde koers van de maand die het vertrek voorafgaat. Zij worden bij MB vastgesteld en door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in het BS gepubliceerd.

11. Voor sommige landen wordt voor de vaststelling van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding een onderscheid gemaakt tussen:

• de hoofdstad;
• andere belangrijke steden;
• de rest van het land.

12. Voor het bepalen van de toepasselijke dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding in een land waar verschillende dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen van toepassing zijn, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal. Deze richtlijn geldt eveneens voor een dienstreis waarbij men verschillende landen aandoet.

B. Aard van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

13. Deze bedragen worden geacht de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven te vergoeden. Zij dekken niet de overnachtingskosten en evenmin de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug.

Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming - zoals tram, bus, metro, taxi-, drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.

IV. BEDOELDE BELASTINGPLICHTIGEN

14. De richtlijnen opgenomen in deze circulaire zijn van toepassing voor de belastingplichtigen die bezoldigingen verkrijgen van:

• werknemers (artikel 30, 1°, WIB 92);
• bedrijfsleiders (artikel 30, 2°, WIB 92).

V. DIENSTREIS

15. Onder dienstreis in het buitenland wordt ter zake verstaan een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. De periodes die betrekking hebben op de eventueel door de belastingplichtige vrijwillig gemaakte reisverlengingen, worden echter niet als dienstreis aangemerkt.

16. Onder korte duur moet worden verstaan een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen.

VI. BELASTINGSTELSEL

17. Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis (of eventueel 37,18 EUR, zie nr. 8, laatste zinsdeel) mag in de volgende gevallen als een niet belastbare eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking worden genomen:

• voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op dienstreis;
• voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren. De duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar.

18. Wanneer de overnachtingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de in nr. 17 bedoelde bedragen die als niet belastbare eigen kosten van de werkgever of vennootschap in aanmerking kunnen worden genomen - naargelang van het geval - worden verminderd:

• met 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
• met 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
• met 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
• met 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

19. Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft (of eventueel 18,59 EUR of 37,18 EUR of 1/2 (zie nr. 8 laatste zindsdeel)) als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op deze halve dagvergoeding moet de richtlijn vermeld onder nr. 18 niet worden toegepast.

20. Indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap aangemerkt. In dat geval mag evenwel worden aangenomen dat het bedrag van de toegekende dagvergoeding niet belastbaar is wanneer het bedrag van die vergoeding niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeel verleent op grond van het KB 24.12.1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten, toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten (zogenaamde dienstreizen in België).

21. Wanneer de periode van 30 dagen (zie nr. 16) wordt overschreden, kan enkel de terugbetaling van de kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken als een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.

22. In de mate dat de toegekende vergoedingen de grenzen overschrijden die overeenkomstig de nrs. 17, 18 en 19 zijn vastgesteld, worden die vergoedingen in principe als belastbare bezoldigingen beschouwd.

23. Indien de betrokkene echter een hoger bedrag voor die vergoedingen wenst, dan moet de werkgever of vennootschap een dubbel bewijs leveren, namelijk:

• dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
• dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

VII. INWERKINGTREDING

24. De voormelde richtlijnen treden onmiddellijk in werking en zulks in elk stadium van de procedure, met inbegrip van de hangende en de toekomstige geschillen.

VIII. BIJLAGEN

25. Als bijlage zijn de lijsten per land toegevoegd die van toepassing zijn:

• vanaf 1 april 2000 tot 31 oktober 2000 (bijlage 1);
• vanaf 1 november 2000 tot 31 augustus 2001 (bijlage 2);
• vanaf 1 september 2001 tot 31 oktober 2002 (bijlage 3);
• vanaf 1 november 2002 tot 31 januari 2004 (bijlage 4);
• vanaf 1 februari 2004 tot 30 april 2005 (bijlage 5);
• vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006 (bijlage 6);
• vanaf 1 maart 2006 (bijlage 7);

IX. VOORBEELDEN

Voorbeeld 1

26. Dienstopdracht in Amsterdam op 1 juni 2005.

Vaste plaats van tewerkstelling: Brussel.

Vertrek vanuit de woonplaats in Halle om 7u00.

(met vertrek vanuit Brussel om 7u30).

Aankomst in de woonplaats in Halle om 21u00.

(aankomst in Brussel om 20u30)

Toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding: 115,00 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 115,00 EUR (lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006) als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meer dan 10 uur duurt. Voor de berekening van de uren van afwezigheid mag pas vanaf het vertrek in Brussel worden geteld tot de terugkeer in Brussel. De andere verplaatsing moet immers als een woon-werkverplaatsing worden aangemerkt.

Voorbeeld 2

27. Dienstopdracht in Amsterdam op 1 juni 2005.

Vaste plaats van tewerkstelling: Brussel.

Vertrek vanuit de woonplaats in Halle om 7u00.

(met vertrek vanuit Brussel om 7u30).

Aankomst in de woonplaats in Halle om 21u00.

(aankomst in Brussel om 20u30).

Toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding: 150,00 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 150,00 EUR als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, mits de werkgever of vennootschap het dubbel bewijs (zie nr. 23) levert. Indien de werkgever of vennootschap voormeld dubbel bewijs niet kan leveren, zal enkel 115,00 EUR als een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt, terwijl het verschil van 35,00 EUR een belastbare bezoldiging is.

Voorbeeld 3

28. Dienstopdracht in Parijs.

Vaste plaats van tewerkstelling: Kortrijk.

Vertrek vanuit de woonplaats in Kortrijk om 7u45.

Aankomst in de woonplaats om 16u30.

Toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding: 115,00 EUR.

In dit voorbeeld moet de toegekende vergoeding van 115,00 EUR (lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006) als een belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis minder dan 10 u duurt.

Hier kan de toegekende vergoeding eventueel als niet belastbaar worden beschouwd ten belope van de vergoeding die de Staat aan zijn personeel verleent op grond van het KB 24.12.1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten of door middel van het dubbel bewijs waarvan sprake in nr. 23.

Voorbeeld 4

29. Dienstopdracht in Ottawa van maandag 12 september 2005 tot vrijdag 16 september 2005.

Vaste plaats van tewerkstelling: Leuven.

Totale toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding voor de hele dienstreis: 316,00 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 316,00 EUR, berekend uitgaande van de lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006, als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding als volgt werd berekend:

• dag van vertrek 12 september 2005: 79,00 EUR x 1/2 = 39,50 EUR;
• 13 tot 15 september 2005: 3 dagen x 79,00 EUR / dag = 237,00 EUR;
• dag van aankomst 16 september 2005: 79,00 EUR x 1/2 = 39,50 EUR;

totaal: 316,00 EUR.

Voorbeeld 5

30. Dienstopdracht in Sri Lanka van maandag 12 september 2005 tot vrijdag 16 september 2005.

Vaste plaats van tewerkstelling: Leuven.

Totale toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding voor de hele dienstreis: 148,72 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 148,72 EUR als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding als volgt werd berekend:

• dag van vertrek 12 september 2005: 37,18 EUR (*) x 1/2 = 18,59 EUR;
• 13 tot 15 september 2005: 3 dagen x 37,18 EUR / dag = 111,54 EUR;
• dag van aankomst 16 september 2005: 37,18 EUR x 1/2 = 18,59 EUR;

totaal: 148,72 EUR.

[(*) Aangezien de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voor Sri Lanka slechts 29,00 EUR bedraagt (lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006), mag de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding van 37,18 EUR (zie nr. 8, laatste zinsdeel) nog steeds in aanmerking worden genomen.]

Voorbeeld 6

31. Dienstopdracht in Amsterdam op 1 juni 2005 en 2 juni 2005.

Vaste plaats van tewerkstelling: Brussel.

Vertrek vanuit de woonplaats in Halle om 13u00.

(met vertrek vanuit Brussel om 15u00).

Aankomst in de woonplaats in Halle om 15u00.

(aankomst in Brussel om 10u).

Totale toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding: 115,00 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 115,00 EUR, berekend uitgaande van de lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006, als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de duur van de dienstreis meer dan 10 uur en minder dan een etmaal duurt. Voor de berekening van de uren van de afwezigheid mag pas vanaf het vertrek in Brussel worden geteld tot de terugkeer in Brussel. De andere verplaatsing moet immers als een woon-werkverplaatsing worden aangemerkt.

Voorbeeld 7

32. Dienstopdracht in Canada met overnachting in Ottawa van maandag 12 september 2005 tot vrijdag 16 september 2005. Op 16 september reist de werknemer door naar Toronto waar hij van 16 september 2005 tot 20 september 2005 overnacht. Op 21 september 2005 is hij terug in België.

Vaste plaats van tewerkstelling: Kortrijk.

Totale toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding voor de hele dienstreis: 760,50 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 760,50 EUR, berekend uitgaande van de lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006, als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding als volgt werd berekend:

• dag van vertrek 12 september 2005: 79,00 EUR x 1/2 = 39,50 EUR;
• 13 tot 16 september 2005: 4 dagen x 79,00 EUR / dag = 316,00 EUR;
• 17 tot 20 september 2005: 4 dagen x 90,00 EUR = 360,00 EUR;
• dag van aankomst 21 september 2005: 90,00 EUR x 1/2 = 45,00 EUR;

totaal: 760,50 EUR.

Voorbeeld 8

33. Dienstopdracht in Canada met overnachting in Ottawa van maandag 12 september 2005 tot vrijdag 16 september 2005. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 16 september reist de werknemer door naar Toronto waar hij van 16 september 2005 tot 20 september 2005 overnacht (het ontbijt is niet inbegrepen in de overnachtingskosten). Op 21 september 2005 is hij terug in België.

Vaste plaats van tewerkstelling: Kortrijk.

Totale toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding voor de hele dienstreis: 713,10 EUR.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 713,10 EUR, berekend uitgaande van de lijst van toepassing vanaf 1 mei 2005 tot 28 februari 2006, als een niet belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding als volgt werd berekend:

• dag van vertrek 12 september 2005: 79,00 EUR x 1/2 = 39,50 EUR;
• 13 tot 16 september 2005: 4 dagen x 67,15 EUR / dag = 268,60 EUR. Het bedrag van 67,15 EUR, is het volledige bedrag van 79,00 EUR op dagbasis, verminderd met 15 % (of met, 11,85 EUR), aangezien het ontbijt geacht wordt, te zijn begrepen in dat bedrag van 79,00 EUR;
• 17 september 2005 tot 20 september 2005: 4 dagen x 90,00 EUR = 360,00 EUR;
• dag van aankomst 21 september 2005: 90,00 EUR x 1/2 = 45,00 EUR;

totaal: 713,10 EUR.

Voor de Administrateur-generaal

van de Belastingen en de Invordering:

De Directeur,

S. QUINTENS