Circulaire nr. AOIF 48/2005 (E.T.110.313) dd. 08.12.2005
| Circulaire nr. AOIF 48/2005 (E.T.110.313) dd. 08.12.2005 SELF-BILLING Aan al de ambtenaren van de sector BTW. INHOUDSTAFEL HOOFDSTUK II : BELGISCHE REGELGEVING nr. 4 HOOFDSTUK III : BASISVOORWAARDEN VOOR SELF-BILLING A. Basisvoorwaarden Voorwaarde 1 : het voorafgaandelijk akkoord nr. 11 Voorwaarde 2 : de procedure van aanvaarding nr. 11 B. Gevolgen nr. 12 HOOFDSTUK IV : TOEPASSINGSGEBIED A. De van toepassing zijnde regelgeving nr. 13 B. Handelingen waarvoor self-billing kan toegepast worden nr. 16 C. Handelingen waarvoor self-billing niet kan toegepast worden nr. 17 HOOFDSTUK V : PROCEDURE A. Voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing Datum, inhoud en draagwijdte van het akkoord nr. 21 Kennisgeving aan de Administratie nr. 22 Bewijs nr. 23 Wijziging en beëindiging van het akkoord nr. 26 B. Het opmaken en uitreiken van de afrekening De inhoud van de afrekening nr. 28 Het aantal op te maken exemplaren nr. 31 Het uitreiken van de afrekening nr. 32 Tijdstip van uitreiken van de afrekening en opeisbaarheid van de BTW nr. 33 C. Procedure van aanvaarding van de afrekeningen Vorm en kenmerken nr. 34 Expliciete procedure van aanvaarding nr. 35 Impliciete procedure van aanvaarding nr. 40 Termijn waarbinnen de aanvaarding dient te geschieden nr. 44 Voorbeeld 1 nr. 47 Voorbeeld 2 nr. 48 Voorbeeld 3 nr. 49 Niet aanvaarding van de afrekening nr. 50 D. Bijzondere gevallen De leverancier of dienstverrichter is een niet in België gevestigde belastingplichtige nr. 51 Het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 nr. 52 Outsourcing nr. 53 HOOFDSTUK VI : BOEKING VAN INTERNE STUKKEN A. Principe nr. 54 B. Afwijking nr. 55 HOOFDSTUK VII : VERLEGGING VAN HEFFING A. Wettelijke bepaling nr. 58 B. Afwijking op artikel 51, § 1, 1°, van het BTW-Wetboek nr. 59 C. Toepassingsvoorwaarden nr. 60 HOOFDSTUK VIII : OVERGANGSBEPALINGEN nr. 61 HOOFDSTUK IX : SLOTBEPALINGEN nr. 63 HOOFDSTUK I : INLEIDING 1. Teneinde de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde te vereenvoudigen, te moderniseren en te harmoniseren, heeft de Raad van de Europese Unie de Richtlijn 2001/115/EG van 20 december 2001 tot wijziging van de Richtlijn 77/388/EEG (Zesde Richtlijn) uitgevaardigd. 2. Deze Richtlijn voorziet onder andere in de mogelijkheid dat facturen worden opgemaakt door de medecontractant van een belastingplichtige voor goederen die door deze belastingplichtige aan hem worden geleverd of diensten die voor hem worden verricht, mits dat vooraf is overeengekomen in een akkoord tussen beide partijen, en op voorwaarde dat iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht. De lidstaten op het grondgebied waarvan goederen worden geleverd of diensten worden verricht stellen de voorwaarden en uitvoeringsbepalingen vast voor de akkoorden en de aanvaardingsprocedures tussen de belastingplichtige en zijn medecontractant. De in het vorige lid bedoelde mogelijkheid, hierna met het oog op een vlotte lectuur "self-billing" genoemd, werd, samen met de voorwaarden waaronder er gebruik van kan worden gemaakt, ingevoegd in het BTW-Wetboek (artikelen 53, § 2 en 53octies) en het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde (artikel 6, § 1, artikel 8, eerste lid, en artikel 12, §§ 1, 3 en 4 ). Deze regelgeving maakt het voorwerp uit van de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en het koninklijk besluit van 16 februari 2004 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 en werd respectievelijk gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 10 februari 2004 en 27 februari 2004. Ze treedt in werking met ingang van 1 januari 2004. Deze aanschrijving heeft als doel enerzijds, gelet op de in het laatste lid van artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 aan de Minister van Financiën of zijn afgevaardigde toegekende bevoegdheid, de toepassingsmodaliteiten van de nieuwe regelgeving inzake self-billing vast te leggen en anderzijds de self-billing in het algemeen van commentaar te voorzien. Bovendien bespreekt deze aanschrijving de gevallen waarin, bij een systeem van self-billing, de verschuldigde Belgische BTW kan (of in voorkomend geval moet) worden verlegd naar de medecontractant. 3. De bepalingen in de voornoemde Richtlijn 2001/115/EG met betrekking tot het langs elektronische weg verzenden van facturen, die eveneens werden omgezet in Belgisch recht, worden in deze aanschrijving niet toegelicht, maar zullen het voorwerp uitmaken van een later te publiceren circulaire inzake elektronische facturering. De op de facturen en verbeterende stukken aan te brengen vermeldingen die niet specifiek zijn voor self-billing zullen het voorwerp uitmaken van een andere circulaire met betrekking tot dit onderwerp. HOOFDSTUK II : BELGISCHE REGELGEVING 4. Artikel 53, § 2, van het BTW-Wetboek "De belastingplichtige die andere leveringen van goederen of diensten verricht dan die welke krachtens artikel 44 zijn vrijgesteld en die hem geen enkel recht op aftrek verlenen, is ertoe gehouden een factuur uit te reiken aan zijn medecontractant of ervoor te zorgen dat in zijn naam en voor zijn rekening, door zijn medecontractant of een derde een factuur wordt uitgereikt : 1° wanneer hij een levering van goederen of een dienst heeft verricht voor een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon; 2° wanneer hij een in artikel 15, §§ 4 en 5, bedoelde levering van goederen heeft verricht voor elke niet-belastingplichtige persoon; 3° wanneer hij een in artikel 39bis, eerste lid, 2°, bedoelde levering van goederen heeft verricht voor elke niet-belastingplichtige persoon; 4° wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst bedoeld in 1° en 2°, de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, bij toepassing van de artikelen 17, § 1, en 22, § 2; 5° wanneer, vóór een in artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, bedoelde levering, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen. De uitreiking van facturen door de medecontractant wordt toegestaan op voorwaarde dat er een voorafgaandelijk akkoord is tussen beide partijen en dat iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verstrekt. Ieder document dat wijzigingen aanbrengt in en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur geldt als factuur en dient te worden uitgereikt door dezelfde persoon als degene die de oorspronkelijke factuur heeft uitgereikt. De Koning kan aan de belastingplichtigen de verplichting opleggen een factuur uit te reiken voor de in België verrichte leveringen van goederen of dienstverrichtingen, andere dan deze bedoeld in het eerste lid." 5. Artikel 53octies, § 1, eerste lid, van het BTW-Wetboek "De Koning regelt de toepassingsmodaliteiten van de artikelen 53 tot 53septies." 6. Artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 "Wanneer de factuur wordt uitgereikt door de medecontractant, in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht, stelt hij ze op onder de volgende voorwaarden : 1° de partijen moeten voorafgaand overeenkomen om deze werkwijze toe te passen; op verzoek van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, moet het bestaan van zulke overeenkomst door elke partij kunnen worden aangetoond; 2° iedere factuur moet het voorwerp uitmaken van een expliciete procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht. Door of vanwege de Minister van Financiën worden de toepassingsmodaliteiten van het eerste lid geregeld." 7. Artikel 8, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 "Voor elke uitgereikte factuur dient een dubbel te worden opgesteld, hetzij door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht, hetzij, in het geval van toepassing van artikel 6, door de medecontractant. Dit dubbel dient te worden bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht." 8. Artikel 12, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 "Er moet een verbeterend stuk in de zin van artikel 53, § 2, derde lid, van het Wetboek, worden uitgereikt wanneer de factuur of een van de in de artikelen 2, 6, 7, § 1, en 10 bedoelde stukken, na de uitreiking ervan, moeten worden verbeterd." 9. Artikel 12, § 3, van het koninklijk besluit nr. 1 "Het in de §§ 1 en 2 bedoeld verbeterend stuk bevat een verwijzing naar de te verbeteren factuur of naar het te verbeteren stuk. Door of vanwege de Minister van Financiën wordt geregeld hoe het verbeterend stuk moet worden opgemaakt." 10. Artikel 12, § 4, van het koninklijk besluit nr. 1 "De belastingplichtigen moeten een dubbel opmaken van de in § 1 bedoelde stukken telkens wanneer de verbeterde stukken beoogd worden in de artikelen 8 en 10." HOOFDSTUK III : BASISVOORWAARDEN VOOR SELF-BILLING A. Basisvoorwaarden 11. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1, kan de factuur worden uitgereikt door de medecontractant in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht (deze factuur wordt hierna met het oog op een vlotte lectuur "afrekening" genoemd) onder de volgende 2 voorwaarden, die de basisvoorwaarden van self-billing uitmaken. Voorwaarde 1 : het voorafgaandelijk akkoord 1° de partijen moeten voorafgaand overeenkomen om deze werkwijze toe te passen; op verzoek van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, moet het bestaan van zulke overeenkomst door elke partij kunnen worden aangetoond; Voorwaarde 2 : de procedure van aanvaarding 2° iedere afrekening moet binnen de ter zake gestelde termijn (zie infra) het voorwerp uitmaken van een expliciete procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verstrekt. 12. Wanneer aan deze twee basisvoorwaarden is voldaan : · wordt de afrekening indien ze alle vermeldingen bevat die zijn voorgeschreven en behoudens andere onregelmatigheden, aangemerkt als een rechtmatige factuur en heeft de leverancier of dienstverrichter voldaan aan zijn verplichting tot het opmaken en uitreiken van een geldige factuur. Immers, volgens de Belgische regelgeving wordt de afrekening steeds uitgereikt in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter; · is het eventueel door de medecontractant uitgeoefende recht op aftrek, behoudens andere onregelmatigheden, verworven. Indien bijvoorbeeld de expliciete aanvaarding uitblijft, wordt de afrekening (= de factuur) als onregelmatig beschouwd en kan de aftrek om die reden worden verworpen. HOOFDSTUK IV : TOEPASSINGSGEBIED A. De van toepassing zijnde regelgeving 13. De beginselen inzake het voorafgaandelijk akkoord tussen de partijen om het systeem van self-billing toe te passen alsmede de procedure van aanvaarding van de afrekening door de leverancier of dienstverrichter maken het voorwerp uit van communautaire regelgeving. Het is de lidstaat van de Europese Unie op het grondgebied waarvan de levering van goederen of de dienstverrichting - voorwerp van de afrekening - plaatsvindt die de voorwaarden en uitvoeringsbepalingen vaststelt voor genoemd akkoord en aanvaardingsprocedure. 14. Rekening houdend met de plaats waar de handeling plaatsvindt (kolom 1), met de plaats van vestiging van de leverancier of dienstverrichter (kolom 2) en met de plaats van vestiging van de klant (kolom 3) kunnen zich de in de volgende tabel weergegeven combinaties voordoen inzake handelingen die plaatsvinden in de Europese Unie en waarbij België betrokken partij is :
In kolom 4 is de van toepassing zijnde regelgeving weergegeven : A : de Belgische regelgeving is integraal van toepassing voor beide partijen. B : de regelgeving van de andere lidstaat van de Europese Unie waar de handeling plaatsvindt, uiteraard eveneens gebaseerd op de Richtlijn 2001/115/EG, is van toepassing voor beide partijen. In de gevallen waarbij de handeling, voorwerp van de afrekening, plaatsvindt in een andere lidstaat van de Europese Unie, is de Belgische regelgeving niet van toepassing aangezien de regelgeving van die andere lidstaat moet worden toegepast ongeacht de plaats van vestiging van beide partijen. Dit is bijvoorbeeld eveneens zo voor een vanuit een andere lidstaat verrichte intracommunautaire levering van goederen die aldaar van de belasting is vrijgesteld (equivalent van artikel 39bis van het Belgisch BTW-Wetboek) en in België als een intracommunautaire verwerving wordt belast overeenkomstig artikel 25ter van het BTW-Wetboek. Wanneer tenslotte de handeling plaatsvindt in een derde land (buiten de Europese Unie) is de Belgische regelgeving, onverminderd de eventuele reglementering in het land waar de handeling plaatsvindt, van toepassing indien die handeling wordt verricht door een in België gevestigde leverancier of dienstverrichter. 15. De gevallen waarin de Belgische regelgeving integraal van toepassing is, kunnen worden samengevat in de volgende twee punten : · voor alle handelingen verricht in België ongeacht de plaats waar de leverancier of dienstverrichter en zijn medecontractant zijn gevestigd; · voor alle handelingen die plaatsvinden buiten de Europese Unie en die verricht worden door een in België gevestigde leverancier of dienstverrichter. B. Handelingen waarvoor self-billing kan toegepast worden 16. Indien de Belgische regelgeving van toepassing is en de partijen ervoor gekozen hebben om self-billing toe te passen, dient voor de handelingen verricht door een belastingplichtige die andere leveringen van goederen of diensten verricht dan die welke krachtens artikel 44 van het BTW-Wetboek zijn vrijgesteld en die hem geen enkel recht op aftrek verlenen, de afrekening te worden uitgereikt door de medecontractant in de volgende vijf gevallen waarvoor artikel 53, § 2, van het BTW-Wetboek een verplichting tot facturering voorziet : · wanneer de medecontractant een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon is en er worden goederen aan hem geleverd of diensten voor hem verricht; · wanneer de medecontractant een niet-belastingplichtige persoon is en er wordt aan hem een in artikel 15, §§ 4 en 5, van het BTW-Wetboek bedoelde levering van goederen verricht; · wanneer de medecontractant een niet-belastingplichtige persoon is en er wordt aan hem een in artikel 39bis, eerste lid, 2°, van het BTW-Wetboek bedoelde levering van goederen verricht; · wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst bedoeld in het eerste en het tweede streepje hierboven, de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, bij toepassing van de artikelen 17, § 1, en 22, § 2, van het BTW-Wetboek; · wanneer, vóór een in artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, van het BTW-Wetboek bedoelde levering, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen. C. Handelingen waarvoor self-billing niet kan toegepast worden 17. Self-billing wordt in beginsel toegepast in de gevallen waarin de medecontractant de meest aangewezen persoon is om de factuur op te maken en uit te reiken. Bijvoorbeeld omdat hij beter of eerder dan de leverancier of dienstverrichter de nodige gegevens kent. Omdat dit normaliter niet het geval is wanneer de medecontractant een particulier is en de hogervermelde Richtlijn 2001/115/EG niet expliciet deze mogelijkheid oplegt, verbiedt de Administratie de toepassing van self-billing in de gevallen bedoeld in artikel 1, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1. Bijgevolg kan de natuurlijke persoon voor de aan hem verrichte levering van goederen of voor de aan hem verstrekte dienst die hij bestemt voor privé-gebruik en waarvoor er overeenkomstig voornoemd artikel een factureringsverplichting bestaat, geen afrekening uitreiken in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter. 18. Self-billing mag wel toegepast worden wanneer de medecontractant een particulier is in de gevallen bedoeld in nummer 16. HOOFDSTUK V : PROCEDURE 19. Dit hoofdstuk heeft als doel gelet op de in het laatste lid van artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 aan de Minister van Financiën of aan zijn afgevaardigde toegekende bevoegdheid, de toepassingsmodaliteiten van de Belgische regelgeving inzake self-billing te bepalen en toe te lichten. A. Voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing 20. Om de procedure van self-billing toe te passen dient de medecontractant met zijn leverancier of dienstverrichter voorafgaandelijk een akkoord omtrent een dergelijke procedure te sluiten. Een dergelijk akkoord houdt in dat de partijen afstappen van de klassieke factureringsmethode waarbij de leverancier of dienstverrichter facturen opmaakt en uitreikt aan zijn medecontractant, maar daarentegen de medecontractant, in naam en voor rekening van zijn leverancier of dienstverrichter, volgens de modaliteiten van het gesloten akkoord afrekeningen opmaakt en deze uitreikt aan genoemde leverancier of dienstverrichter. Datum, inhoud en draagwijdte van het akkoord 21. De partijen kunnen zonder dat daarvoor een machtiging is vereist van de Administratie een akkoord sluiten om self-billing toe te passen volgens de door hen onderling overeengekomen modaliteiten voor zover rekening wordt gehouden met de volgende voorwaarden : a) het akkoord moet worden gesloten vooraleer de medecontractant de eerste afrekening met betrekking tot een welbepaalde handeling uitreikt (of moet uitreiken) aan zijn leverancier of dienstverrichter. Dit akkoord kan bovendien geen betrekking hebben op handelingen die reeds geheel of gedeeltelijk (bijvoorbeeld voor een voorschot) het voorwerp hebben uitgemaakt van een door de leverancier of dienstverrichter uitgereikte factuur, noch op handelingen waarvoor de reglementaire factureringstermijn reeds is verstreken; b) het akkoord heeft uitwerking vanaf het tussen de partijen overeengekomen tijdstip met dien verstande dat dit tijdstip zich niet mag situeren vóór de datum van het sluiten van het akkoord (een clausule van terugwerkende kracht is uitgesloten). Indien het akkoord ter zake geen clausule bevat heeft het uitwerking vanaf de eerste handeling volgend op het sluiten van het akkoord. Zoals reeds vermeld in punt a, supra, kan het akkoord geenszins worden gesloten om een toestand uit het verleden te regulariseren; c) het akkoord kan uiteraard betrekking hebben op alle handelingen verricht tussen beide partijen. Wanneer in het akkoord geen uitsluitingsclausules voorzien zijn, wordt het trouwens geacht betrekking te hebben op alle handelingen. Indien het akkoord beperkt wordt tot welbepaalde handelingen moeten deze in het akkoord zijn beschreven of bekomen worden na eliminatie van de in het akkoord opgesomde uitsluitingen. Indien het akkoord niet slaat op alle handelingen moet hoe dan ook op ondubbelzinnige wijze blijken voor welke handelingen self-billing zal worden toegepast. Het bedongen onderscheid moet gebaseerd zijn op objectieve elementen zodanig dat de leverancier of dienstverrichter, de medecontractant en, ingeval van controle, de Administratie kunnen uitmaken of een bepaalde handeling al dan niet is beoogd; d) de wijze van nummering waaronder de leverancier of dienstverrichter de van zijn medecontractant ontvangen afrekeningen zal inschrijven in zijn boek voor uitgaande facturen kan worden opgenomen in het akkoord maar is geen verplichte clausule (zie wat deze problematiek betreft nummer 29, punt b); e) indien de partijen opteren om de expliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen toe te passen door middel van een aanvulling door de leverancier of dienstverrichter op beide exemplaren van iedere afrekening moet deze modaliteit uitdrukkelijk worden vermeld in het akkoord (zie nummer 39); f) in het geval handelingen worden beoogd waarvoor de Administratie aan de partijen de keuze laat om de expliciete of impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen toe te passen, dient, indien voor laatstgenoemde procedure wordt geopteerd, het beginsel van de stilzwijgende aanvaarding uitdrukkelijk in het akkoord te worden opgenomen. Bij ontstentenis van een dergelijk beding geldt steeds de expliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen; g) ongeacht of het gaat om de expliciete of impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen wordt in beginsel in het akkoord steeds de termijn bepaald waarbinnen de aanvaarding moet plaatsvinden. Genoemde termijn mag uiteraard in geen enkel geval de ter zake door de Administratie bepaalde termijn (zie nummers 44 en 45) overschrijden. Laatstgenoemde termijn is trouwens steeds van toepassing indien er in het akkoord toch geen termijn zou zijn bedongen; h) indien de leverancier of dienstverrichter de door hem te verrichten handelingen zal opnemen in zijn boek voor uitgaande facturen op basis van de door hem op te stellen interne stukken en niet op grond van de door de medecontractant aan hem uit te reiken afrekeningen (zie Hoofdstuk VI), dient deze optie, op straffe van nietigheid, uitdrukkelijk te worden opgenomen in het akkoord. In dergelijk geval kan het akkoord onder geen enkel beding afwijken van de in nummer 55 bepaalde voorwaarden om deze regeling te mogen toepassen; i) wanneer, in de gevallen als beoogd in nummer 60, punt f, de medecontractant de keuze heeft om de verlegging van heffing van de Belgische BTW al dan niet toe te passen, dient, indien hij opteert voor de verlegging van heffing, deze keuze uitdrukkelijk in het akkoord te worden opgenomen. Kennisgeving aan de Administratie 22. Als algemeen beginsel geldt dat het bestaan van een voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing niet moet worden genotificeerd aan de Administratie. In deze context wordt evenwel opgemerkt dat : a) overeenkomstig nummer 55, b, de leverancier of dienstverrichter het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert moet inlichten van zijn voornemen om in het kader van de procedure self-billing de te verrichten handelingen in zijn boek voor uitgaande facturen op te nemen op basis van door hem op te stellen interne documenten; b) de medecontractant zijn betrokken BTW-controlekantoor moet in kennis stellen van zijn keuze om voor welbepaalde handelingen de verlegging van heffing toe te passen (zie nummer 60, punt h); c) in het geval beoogd in punt b, supra, de leverancier of dienstverrichter zijn betrokken BTW-controlekantoor moet inlichten omtrent de identiteit van al zijn medecontractanten die hebben geopteerd voor de verlegging van heffing, alsmede omtrent de aard van de te verrichten handelingen (zie nummer 60, punt i). 23. De Administratie kan evenwel steeds bij elke partij afzonderlijk, zelfs wanneer deze niet in België is gevestigd, het bewijs vragen van het bestaan van een voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing en dit wat de volgende punten betreft : de datum van het sluiten van het akkoord, de volledige inhoud ervan alsmede de datum van uitwerking. 24. Het bedoeld bewijs kan geleverd worden volgens alle middelen van het gemeen recht met uitzondering van de eed. Er wordt aanbevolen om voldoende aandacht aan deze bewijsvoering te schenken. Alhoewel niet absoluut noodzakelijk, is een schriftelijke overeenkomst of een op elektronische wijze tot stand gekomen overeenkomst die bewijskrachtig is ten opzichte van de Administratie, aangewezen. 25. Indien het bestaan van de overeenkomst door elke partij afzonderlijk niet kan worden bewezen, wordt de door de medecontractant uitgereikte afrekening niet beschouwd als een geldige factuur waardoor in voorkomend geval het recht op aftrek door de medecontractant niet kan worden uitgeoefend en de leverancier of dienstverrichter niet heeft voldaan aan zijn factureringsverplichting. Wijziging en beëindiging van het akkoord 26. De partijen hebben de mogelijkheid om, indien nodig, op gelijk welk tijdstip de modaliteiten van hun akkoord tot gebruik van self-billing te wijzigen voor zover deze wijzigingen niet ingaan tegen de voorwaarden die in deze circulaire zijn bepaald. Bovendien kan iedere wijziging slechts uitwerking hebben voor de toekomst (clausule van terugwerkende kracht is uitgesloten). 27. Partijen kunnen in onderling overleg het akkoord tot gebruik van self-billing beëindigen zonder hun commerciële relatie stop te zetten. Het beëindigen van het akkoord kan slechts betrekking hebben op toekomstige handelingen of, in voorkomend geval, op handelingen die reeds werden verricht maar waarvoor nog geen enkele afrekening door de medecontractant aan de leverancier of dienstverrichter werd uitgereikt. Voor de handelingen die niet meer door het akkoord worden beoogd, dient de leverancier of dienstverrichter (of een derde die handelt in zijn naam en voor zijn rekening) volgens de gewone regels een factuur uit te reiken aan zijn medecontractant. De bepalingen in de nummers 23, 24 en 25 inzake het bewijs van het bestaan van een voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing en de gevolgen indien dit bewijs niet kan worden geleverd, zijn mutatis mutandis ook van toepassing voor de wijziging en de beëindiging van een dergelijk akkoord. B. Het opmaken en uitreiken van de afrekening De inhoud van de afrekening 28. De afrekening dient een passende vermelding te bevatten waardoor ze zich duidelijk onderscheidt van de door de leverancier of dienstverrichter (of een derde die handelt in zijn naam en voor zijn rekening) aan zijn medecontractant uitgereikte factuur. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van de vermelding : selfbill, afrekening, aankoopborderel, …. 29. Daarenboven dient de afrekening de volgende vermeldingen te bevatten (zie ook artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1) : a) de datum waarop de afrekening door de medecontractant wordt uitgereikt aan de leverancier of dienstverrichter; b) een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze afrekening op eenduidige wijze identificeert en waaronder ze zal worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of dienstverrichter. In de regeling inzake self-billing die gold tot 31 december 2003 diende de leverancier of dienstverrichter, naar aanleiding van zijn akkoordverklaring, de twee exemplaren van de afrekening aan te vullen met het nummer waaronder dit document werd ingeschreven in zijn boek voor uitgaande facturen. In de nieuwe regeling is deze mogelijkheid totaal uitgesloten. Dit houdt in dat de afrekening, op het tijdstip van het uitreiken ervan door de medecontractant, alle vermeldingen moet bevatten die de BTW-reglementering voorschrijft en er dus geen sprake meer kan zijn van een latere aanvulling door de leverancier of dienstverrichter. Indien een afrekening, op het tijdstip van het uitreiken ervan, om welke reden ook niet alle vereiste vermeldingen zou bevatten, kan dit document alleen worden aangevuld door middel van een nieuw aanvullend stuk, uit te reiken door de medecontractant, dat verwijst naar de oorspronkelijke afrekening en dat de op het laatstgenoemd document ontbrekende vermeldingen bevat. Voor het vermelden op de afrekening van het nummer waaronder de leverancier of dienstverrichter dit stuk zal inschrijven in zijn boek voor uitgaande facturen, kan de medecontractant één van de hiernavolgende methoden gebruiken : · ofwel hebben de partijen voorafgaand afspraken gemaakt omtrent de juiste nummering van de documenten (al dan niet vastgelegd in het akkoord tot gebruik van self-billing). In dit geval heeft de medecontractant op het tijdstip van de opmaak van de afrekening kennis van het te vermelden nummer; · ofwel, bij ontstentenis van dergelijke afspraken, gebruikt de medecontractant een volgnummer genomen uit een ononderbroken reeks die wordt bepaald per onderscheiden leverancier of dienstverrichter. In dit geval mag de leverancier of dienstverrichter indien hij een niet onbeduidend aantal afrekeningen van dezelfde medecontractant ontvangt en voor zover hij dit opportuun acht, een subboek voor uitgaande facturen met betrekking tot die medecontractant aanleggen waarin hij de afrekeningen volgens de op die documenten vermelde nummers boekt. Indien de leverancier of dienstverrichter geen aparte subboeken voor uitgaande facturen aanlegt om reden dat het aantal afrekeningen per onderscheiden medecontractant te gering is of omdat deze werkwijze niet strookt met zijn administratieve organisatie, worden de ontvangen afrekeningen ingeschreven in het enig boek voor uitgaande facturen volgens de opeenvolgende nummering die eigen is aan dat boek en dient hij een overeenstemmingstabel te houden die de relatie voor iedere afrekening weergeeft tussen het nummer vermeld op de afrekening en het nummer waaronder dit document is ingeschreven in zijn boek voor uitgaande facturen. Tenslotte zal de Administratie geen kritiek uiten wanneer de afrekening eveneens het nummer bevat waaronder ze bij de medecontractant wordt ingeschreven in zijn boek voor inkomende facturen, op voorwaarde dat op het document duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen beide nummers; c) de naam of de maatschappelijke benaming van de leverancier van de goederen of van de dienstverrichter, het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn in artikel 50 van het BTW-Wetboek bedoeld BTW-identificatienummer ; d) wanneer de schuldenaar van de Belgische BTW de leverancier van de goederen of de dienstverrichter is die niet in België is gevestigd en hij heeft hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger laten erkennen overeenkomstig artikel 55, § 1 of § 2 van het BTW-Wetboek, de identiteit en het adres van de aansprakelijke vertegenwoordiger en de aanduiding van zijn hoedanigheid ; e) de naam of de maatschappelijke benaming, het adres en het in artikel 50 van het BTW-Wetboek bedoeld BTW-identificatienummer van de medecontractant; f) wanneer de schuldenaar van de Belgische BTW de medecontractant is die niet in België is gevestigd en : · hij heeft hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger laten erkennen overeenkomstig artikel 55, § 1 of § 2, van het BTW-Wetboek, de identiteit en het adres van de aansprakelijke vertegenwoordiger en de aanduiding van zijn hoedanigheid; · hij wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon overeenkomstig artikel 55, § 3, van het BTW-Wetboek, de identiteit, het adres en het BTW-identificatienummer toegekend aan die persoon en de aanduiding van zijn hoedanigheid; g) · voor de handelingen bedoeld in artikel 21, § 3, 2°, b, 3°bis, 3°ter, 4°bis, 4°ter en 8°, van het BTW-Wetboek, het nummer waaronder de medecontractant voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd en waaronder hem de dienst werd verstrekt; · voor de handelingen bedoeld in artikel 39bis, eerste lid, 1°, van het BTW-Wetboek, het nummer waaronder de medecontractant in een andere lidstaat voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd; · in geval van toepassing van het bepaalde in artikel 25ter, § 1, tweede lid, 3°, van het BTW-Wetboek, een verwijzing naar de toepassing van die bepaling, het nummer waaronder de leverancier voor BTW-doeleinden in een andere lidstaat is geïdentificeerd en waaronder hij de intracommunautaire verwerving en de daarop aansluitende levering van goederen verricht heeft, en het nummer waaronder de medecontractant voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd overeenkomstig artikel 50, § 1, van het BTW-Wetboek; h) de datum waarop het belastbaar feit van de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan, voorzover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de afrekening; i) de gegevens die nodig zijn om de handeling te determineren en om het tarief van de verschuldigde belasting vast te stellen, inzonderheid de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten; j) de in artikel 8bis, § 2, van het BTW-Wetboek bedoelde gegevens voor de leveringen van nieuwe vervoermiddelen, evenals het merk, het model, het jaartal, de cilinderinhoud, de motorsterkte, het carrosseriemodel en het chassisnummer in geval van levering van nieuwe of tweedehandse personenauto's of auto's voor dubbel gebruik en, wanneer het gaat om tweedehandse personenauto's en tweedehandse auto's voor dubbel gebruik, de datum waarop zij voor het eerst in het verkeer werden gebracht en, voor de werken, het wassen uitgezonderd, verricht aan motorvoertuigen, de vermelding van de nummerplaat van het voertuig; k) voor elk tarief of elke vrijstelling, de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief belasting, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en - rabatten indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen; l) de vermelding van de tarieven van de verschuldigde belasting en het totaalbedrag van de verschuldigde belasting. Het totaalbedrag van de verschuldigde belasting dient te worden uitgedrukt in EUR; m) wanneer de belasting overeenkomstig artikel 51, § 2, 1°, 2°, 5° en 6°, van het BTW-Wetboek verschuldigd is door de medecontractant, moet de vermelding "Belasting te voldoen door de medecontractant - BTW-Wetboek artikel 51, § 2" of de verwijzing naar de betreffende bepaling van de Zesde Richtlijn of een gelijkwaardige vermelding worden aangebracht in de plaats van de vermeldingen van de tarieven en van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting. Indien de verlegging van heffing naar de medecontractant gebeurt in de in nummer 60 geciteerde gevallen of op grond van de in dat nummer bedoelde individuele vergunning, dient de afrekening de vermelding "Belasting te voldoen door de medecontractant. Circulaire AOIF nr. 48/2005" te bevatten in de plaats van de vermelding van de BTW-tarieven en van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting; n) de vermelding van de betreffende bepaling van de Zesde Richtlijn of van de overeenkomstige nationale bepaling krachtens dewelke de handeling van de belasting is vrijgesteld of krachtens dewelke de belasting niet in rekening wordt gebracht, of een gelijkwaardige vermelding; o) een verwijzing naar de vroeger uitgereikte afrekening(en) indien voor dezelfde handeling meerdere afrekeningen worden opgesteld. De afrekening mag de medecontractant niet debiteren voor een bedrag als BTW waarvoor hij reeds eerder werd gedebiteerd; p) alle andere vermeldingen die worden voorgeschreven ter uitvoering van het BTW-Wetboek of van de uitvoeringsbesluiten ervan. Uit de van a) tot p) hierboven gedane opsomming blijkt dat de op de afrekening aan te brengen vermeldingen, afgezien van enkele uitzonderingen te wijten aan het bijzonder karakter van de afrekening, dezelfde vermeldingen zijn die op de factuur zouden moeten voorkomen wanneer deze door de leverancier of dienstverrichter zou zijn opgemaakt. 30. Overeenkomstig artikel 13, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 kunnen, onder de voorwaarden te bepalen door of vanwege de Minister van · wanneer het bedrag van de factuur onbeduidend is; · wanneer de handels- of administratieve praktijken van de betrokken bedrijfssector of de technische voorwaarden waaronder die facturen uitgereikt worden de naleving van alle bedoelde verplichtingen bemoeilijken. Bovengenoemde mogelijke afwijkingen inzake factuurvermeldingen zijn evenwel nooit van toepassing wanneer de partijen opteren om de procedure van self-billing te gebruiken. Bovendien bepaalt artikel 13, laatste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 dat eveneens afwijkingen kunnen worden toegestaan van de vermeldingen die normaal moeten voorkomen op de afrekeningen, zonder dat deze toegevingen de controle op de heffing van de belasting mogen verhinderen. Voor de nieuwe regeling self-billing heeft de Administratie tot op heden nog geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid tot afwijking. Het aantal op te maken exemplaren 31. Overeenkomstig artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 dient de afrekening door de medecontractant te worden opgesteld in tweevoud. Het origineel is voor hem bestemd en het dubbel dient te worden bewaard door de leverancier of dienstverrichter. Het uitreiken van de afrekening 32. De medecontractant reikt het dubbel van de afrekening uit aan de leverancier of dienstverrichter binnen de termijn als beoogd in nummer 33, infra. In het geval echter de expliciete aanvaarding door de leverancier of dienstverrichter per document gebeurt en op de afrekening zelf (zie nummer 39), dient de medecontractant beide exemplaren van de afrekening uit te reiken aan de leverancier of dienstverrichter. Laatstgenoemde dient, na aanvulling van beide exemplaren, het origineel binnen de in nummer 44 bedoelde termijn terug te zenden aan zijn medecontractant. Tijdstip van uitreiken van de afrekening en opeisbaarheid van de BTW 33. De datum van het uitreiken van de afrekening door de medecontractant staat uiteraard gelijk met de datum van het uitreiken van de factuur. Voor alle handelingen, andere dan de leveringen van goederen die onder de voorwaarden van artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, van het BTW-Wetboek worden verricht, moet de medecontractant de afrekening aan de leverancier of dienstverrichter uitreiken uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de belasting overeenkomstig de artikelen 17, § 1, en 22, § 2, van het BTW-Wetboek opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Voor bovengenoemde handelingen kan de afrekening eveneens spontaan worden uitgereikt vóór zich enige oorzaak van opeisbaarheid van de BTW heeft voorgedaan. Het uitreiken van de afrekening zelf maakt in dat geval de BTW opeisbaar. Voor de onder de voorwaarden van artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, van het BTW-Wetboek verrichte leveringen van goederen moet de afrekening worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de levering werd verricht. De belasting wordt overeenkomstig artikel 17, § 2, tweede lid, van het BTW-Wetboek opeisbaar op het tijdstip waarop de afrekening met betrekking tot die levering wordt uitgereikt. Wanneer daarentegen vóór een in artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, van het BTW-Wetboek bedoelde levering, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen moet de afrekening, in afwijking van het bepaalde in het vorige lid, worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de prijs of een deel ervan wordt voldaan. Voor de in het voorgaande lid bedoelde leveringen kan de afrekening eveneens spontaan worden uitgereikt vóór zich enige oorzaak die aanleiding geeft tot het verplicht uitreiken van de afrekening heeft voorgedaan. Hoe dan ook wanneer de afrekening betrekking heeft op het volledige bedrag van de handeling wordt de BTW opeisbaar op het tijdstip van het uitreiken van die afrekening. Voor zover de in dit nummer genoemde uiterlijke uitreikingsdata van de afrekeningen worden gerespecteerd, mogen de handelingen van maximum één kalendermaand worden verzameld in één afrekening. C. Procedure van aanvaarding van de afrekeningen Vorm en kenmerken 34. Iedere afrekening moet het voorwerp uitmaken van een procedure van aanvaarding door de leverancier of dienstverrichter (zie basisvoorwaarde 2 vermeld onder nummer 11 supra). Bij toepassing van artikel 53octies, § 1, eerste lid, van het BTW-Wetboek heeft de Koning bepaald dat deze aanvaarding moet geschieden door middel van een expliciete procedure (zie artikel 6, § 1, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit nr. 1). Deze voorwaarde houdt in dat de aanvaarding op een uitdrukkelijke wijze moet geschieden en niet stilzwijgend (impliciet) tot stand kan komen. Bovendien is aan de voorwaarde van de expliciete procedure van aanvaarding van iedere afrekening niet voldaan wanneer de partijen, in het voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing (basisvoorwaarde 1 vermeld onder nummer 11, supra) of anderszins, op uitdrukkelijke wijze zouden overeenkomen dat de leverancier of dienstverrichter akkoord gaat met de inhoud van de afrekeningen indien hij binnen een tussen de partijen afgesproken termijn niet reageert. De Administratie is er zich terdege van bewust dat de voorwaarde inzake de expliciete procedure van aanvaarding een zware administratieve last kan inhouden voor de betrokken ondernemingen die in bepaalde gevallen niet in verhouding staat met de vrijwaring van de belangen van de Schatkist. Om deze reden dient de expliciete aanvaarding van de afrekeningen slechts verplicht te worden toegepast indien deze documenten een bedrag aan Belgische BTW (moeten) vermelden, alsmede in de gevallen beoogd in nummer 55. De expliciete procedure van aanvaarding wordt uiteengezet in de nummers 35 tot 39. Wanneer daarentegen de afrekeningen geen bedrag aan Belgische BTW (moeten) bevatten en de leverancier of dienstverrichter doet geen beroep op de administratieve tolerantie beoogd in nummer 55, hebben de partijen de vrije keuze tussen een expliciete of een impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen. Deze regeling wordt uiteengezet in de nummers 40 tot 43. Expliciete procedure van aanvaarding 35. De expliciete procedure van aanvaarding moet verplicht worden toegepast voor de leveringen van goederen en de dienstverrichtingen die effectief aanleiding geven tot een bedrag van verschuldigde Belgische BTW en waarvoor de leverancier of dienstverrichter wordt aangemerkt als de persoon die gehouden is deze BTW te voldoen aan de Schatkist. In dergelijke gevallen dienen de afrekeningen steeds het totaalbedrag van de verschuldigde BTW te vermelden (zie nummer 29, punt 1). Bovendien is de expliciete procedure van aanvaarding eveneens steeds verplicht wanneer de leverancier of dienstverrichter de door hem verrichte handelingen opneemt in zijn boek voor uitgaande facturen op basis van door hem opgestelde louter interne stukken (zie nummer 55). 36. In beginsel geschiedt de expliciete procedure van aanvaarding door middel van een afzonderlijk aanvaardingsstuk dat de leverancier of dienstverrichter voor deze doeleinden opmaakt in twee exemplaren. Dit stuk bevat minstens de volgende gegevens : de datum van uitreiking ervan aan de medecontractant, de coördinaten van de leverancier of dienstverrichter en van zijn medecontractant, de referenties van de afrekening waarvoor het akkoord wordt gegeven namelijk de datum van uitreiking en het volgnummer van de afrekening, alsmede de uitdrukkelijke vermelding "voor akkoord" of in voorkomend geval de omstandige opgave van de redenen van niet-akkoord. De leverancier of dienstverrichter verifieert de gegevens vervat in de door zijn medecontractant uitgereikte afrekening en verklaart zich akkoord met de inhoud of geeft zijn opmerkingen. Hij ondertekent beide exemplaren van het aanvaardingsstuk en stuurt één exemplaar ervan naar zijn medecontractant. Wanneer de leverancier of dienstverrichter niet zelf ondertekent, in het bijzonder wanneer het gaat om een rechtspersoon, dient de handtekening van de ondertekenaar te worden gevolgd door zijn hoedanigheid (mandataris, zaakvoerder, bestuurder, …..). Beide partijen dienen uiteraard hun exemplaar van het aanvaardingsstuk te bewaren als bewijs van de expliciete aanvaarding van de afrekening en van het tijdstip waarop deze heeft plaats gehad. 37. De leverancier of dienstverrichter is ervan ontheven een afzonderlijk aanvaardingsstuk op te maken indien alle gegevens die dit stuk moet bevatten reeds zijn vermeld in een handelsdocument dat die persoon voor zijn administratieve organisatie in de relatie met zijn medecontractant opstelt (b.v. receptiebon) en voor zover via dit laatstgenoemd document alle in het nummer 36 vervatte verplichtingen worden nageleefd. 38. Bovendien wordt opgemerkt dat de verplichting tot het naleven van de expliciete procedure van aanvaarding voor iedere afrekening niet belet dat in het afzonderlijk aanvaardingsstuk (zie nummer 36) of in het gelijkwaardig handelsdocument (zie nummer 37) de leverancier of dienstverrichter zijn akkoord vermeldt voor meerdere afrekeningen tegelijk voor zover enerzijds iedere afrekening die het voorwerp uitmaakt van het globaal gegeven akkoord op duidelijke wijze in het aanvaardingsdocument wordt geïndividualiseerd door middel van de datum van uitreiking en het volgnummer van die afrekening en anderzijds voor iedere afrekening vervat in het akkoord de termijn wordt gerespecteerd waarbinnen de expliciete aanvaarding dient te geschieden (zie nummer 44). 39. Indien beide partijen dit opportuun achten kan de expliciete aanvaarding echter gebeuren op het document van de afrekening zelf. In dit geval maakt de leverancier of dienstverrichter geen afzonderlijk aanvaardingsstuk (of gelijkwaardig handelsdocument) op maar reikt de medecontractant beide exemplaren van de afrekening (het origineel en het dubbel) uit aan de eerstgenoemde persoon. Na verificatie van de afrekening vermeldt de leverancier of dienstverrichter op beide exemplaren van dit document zijn akkoord of in voorkomend geval zijn opmerkingen. Hij dagtekent en ondertekent beide exemplaren van de afrekening en stuurt het origineel exemplaar ervan terug naar zijn medecontractant binnen de in nummer 44 bedoelde termijn. Beide partijen bewaren hun exemplaar van de aldus aangevulde afrekening als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en als bewijs van de expliciete aanvaarding van die afrekening en van het tijdstip waarop deze heeft plaats gehad. De in het voorgaande lid bedoelde toepassingsmodaliteit van de expliciete procedure van aanvaarding moet door de partijen uitdrukkelijk zijn bedongen in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing (zie nummer 21, punt e). Het spreekt vanzelf dat bij toepassing van deze procedure er geen sprake kan zijn van een globaal gegeven akkoord voor meerdere afrekeningen tegelijk (verg. nummer 38). Impliciete procedure van aanvaarding 40. In het geval er op de afrekening geen Belgische BTW in rekening moet worden gebracht (vrijstelling van BTW ingevolge de artikelen 39 tot 44bis van het BTW-Wetboek, vrijstellingsregeling als bedoeld in artikel 56, § 2, van het BTW-Wetboek, verlegging van heffing naar de medecontractant overeenkomstig de BTW-regelgeving of ingevolge onderhavige circulaire of andere administratieve beslissingen, toepassing van het zogenaamde nultarief, handeling verricht buiten de Europese Unie, ….) en de leverancier of dienstverrichter doet geen beroep op de administratieve tolerantie als beoogd in nummer 55, hebben de partijen de vrije keuze : ofwel maken ze gebruik van de expliciete procedure van aanvaarding, ofwel opteren ze voor de impliciete procedure van aanvaarding (het zogenaamde stilzwijgend akkoord). Opteren de partijen voor een expliciete procedure van aanvaarding dan dient de regeling als beoogd in de nummers 36 tot en met 39 te worden toegepast. Bovendien zal deze procedure steeds gelden indien de partijen in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing niet uitdrukkelijk voor de impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen hebben gekozen. 41. Indien evenwel de leverancier of dienstverrichter en zijn medecontractant kiezen voor de regeling van de impliciete procedure van aanvaarding dienen de volgende formaliteiten te worden nageleefd. In het tussen de partijen gesloten voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing dient uitdrukkelijk te worden bedongen dat voor de akkoordverklaring van de afrekeningen gebruik zal worden gemaakt van de impliciete procedure van aanvaarding. Dit houdt in dat de leverancier of dienstverrichter binnen een tussen de partijen bedongen termijn niet zal reageren indien hij akkoord gaat met de inhoud van de door zijn medecontractant aan hem uitgereikte afrekeningen. Deze contractueel bedongen termijn kan uiteraard slechts ingaan op het tijdstip waarop de leverancier of dienstverrichter de afrekening van zijn medecontractant ontvangt en mag onder geen enkel beding de termijn overschrijden die in onderhavige circulaire wordt bepaald voor het uitdrukken van het akkoord door eerstgenoemde met de inhoud van de afrekeningen (zie nummers 44 en 45). Bij toepassing van de impliciete procedure van aanvaarding zal de leverancier of dienstverrichter indien hij akkoord gaat met de inhoud van de afrekeningen niet reageren binnen de contractueel bedongen termijn. Hij dient derhalve voor deze doeleinden geen enkel specifiek document op te stellen. Indien de leverancier of dienstverrichter niet reageert, heeft de medecontractant bij het verstrijken van deze termijn dan ook de zekerheid dat eerstgenoemde volledig akkoord gaat met de inhoud van de afrekeningen. 42. Indien daarentegen de leverancier of dienstverrichter opmerkingen heeft omtrent de inhoud van de aan hem toegezonden afrekeningen dient hij binnen de contractueel bedongen termijn op uitdrukkelijke wijze deze opmerkingen kenbaar te maken aan zijn medecontractant. Hiervoor gebruikt hij een door hem in twee exemplaren op te maken aanvaardingsstuk. Dit stuk bevat minstens de volgende vermeldingen : de datum van uitreiking ervan aan de medecontractant, de coördinaten van de leverancier of dienstverrichter en van zijn medecontractant, de referenties van de afrekening waarvoor opmerkingen worden geformuleerd namelijk de datum van uitreiking en het volgnummer van die afrekening, alsmede de omstandige opgave van de redenen van niet-akkoord. De leverancier of dienstverrichter ondertekent beide exemplaren van genoemd stuk en stuurt één exemplaar ervan naar zijn medecontractant. Wanneer de leverancier of dienstverrichter niet zelf ondertekent, in het bijzonder wanneer het gaat om een rechtspersoon, dient de handtekening van de ondertekenaar te worden gevolgd door zijn hoedanigheid (mandataris, zaakvoerder, bestuurder, ….). Beide partijen dienen hun exemplaar van het aanvaardingsstuk te bewaren als bewijs van het niet-akkoord van de leverancier of dienstverrichter met de inhoud van de afrekening en van het tijdstip waarop deze opmerkingen aan de medecontractant werden medegedeeld. De leverancier of dienstverrichter is ervan ontheven een afzonderlijk aanvaardingsstuk op te maken indien alle gegevens die dit stuk moet bevatten reeds zijn vermeld in een handelsdocument dat die persoon voor zijn administratieve organisatie in de relatie met zijn medecontractant opstelt (b.v. receptiebon) en voor zover via dit laatstgenoemd document alle hiervoor opgesomde verplichtingen worden nageleefd. 43. Tenslotte valt op te merken dat bij de impliciete procedure van aanvaarding nooit de afrekening zelf wordt gebruikt als document waarop de leverancier of dienstverrichter, in geval van niet-akkoord, zijn opmerkingen mededeelt aan de medecontractant (verg. met nummer 39). Termijn waarbinnen de aanvaarding dient te geschieden 44. Bij de expliciete procedure van aanvaarding dient de leverancier of dienstverrichter zijn medecontractant uitdrukkelijk in kennis te stellen van zijn akkoord of opmerkingen met betrekking tot iedere afrekening binnen een termijn die aanvangt op het tijdstip van ontvangst van de afrekening en die verstrijkt op het einde van de tweede kalendermaand volgend op de kalendermaand waarin de BTW over de handeling - voorwerp van de afrekening - opeisbaar is geworden over het geheel of een deel van de prijs. In het geval de afrekening betrekking heeft op een levering van goederen die van de BTW is vrijgesteld bij toepassing van artikel 39bis, eerste lid, 1° tot 3°, van het BTW-Wetboek en waarvoor de uitgereikte afrekening de BTW nog niet opeisbaar maakt - wat het geval is wanneer die afrekening slaat op een gedeelte van de verkoopprijs (facturering van een voorschot) - verstrijkt genoemde termijn op het einde van de tweede kalendermaand volgend op de kalendermaand waarin het feit dat aanleiding gaf tot het uitreiken van de afrekening zich heeft voorgedaan (betaling van een deel van de prijs) of bij ontstentenis hiervan, waarin de afrekening door de medecontractant aan de leverancier werd uitgereikt. Voor de leveringen van goederen en de diensten die plaatsvinden buiten de Europese Unie en die worden verricht door een in België gevestigde onderneming gelden voor het bepalen van de termijn waarbinnen de aanvaarding dient te geschieden dezelfde regels als deze die van toepassing zouden zijn indien het ging om louter interne Belgische handelingen. nr. Bovengenoemde termijn is een vervaltermijn die onder geen enkel beding kan worden verlengd. De bij de handeling betrokken partijen kunnen evenwel in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing een kortere termijn bepalen maar in dat geval zal de Administratie geen kritiek uitoefenen wanneer achteraf zou blijken dat de leverancier of dienstverrichter voor de expliciete procedure van aanvaarding van de afrekening slechts de in het voorgaande lid bedoelde termijn heeft nageleefd en niet de contractueel bedongen termijn. 45. Bij de impliciete procedure van aanvaarding dienen de leverancier of dienstverrichter en zijn medecontractant in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing de termijn te bepalen waarin eerstgenoemde op uitdrukkelijke wijze dient te reageren indien hij niet akkoord gaat met de inhoud van de aan hem uitgereikte afrekening. Deze termijn gaat in op het tijdstip waarop de leverancier of dienstverrichter de afrekening ontvangt en mag onder geen enkel beding de termijn overschrijden die de Administratie heeft bepaald voor het naleven van de expliciete procedure van aanvaarding als beoogd in nummer 44. Het bepaalde in het nummer 44, laatste lid, is mutatis mutandis eveneens van toepassing bij de impliciete procedure van aanvaarding. 46. Tenslotte wordt de aandacht erop gevestigd dat voor de eerbiediging van de termijn waarbinnen de expliciete of impliciete procedure van aanvaarding van de afrekening moet worden nageleefd, het van primordiaal belang is dat de medecontractant de afrekening tijdig uitreikt aan de leverancier of dienstverrichter. In de veronderstelling dat de afrekening slechts wordt uitgereikt na het verstrijken van de termijn waarbinnen de aanvaarding moet plaatsvinden, is de toegepaste procedure inzake gebruik van self-billing onwettig en kan er geen sprake zijn van een geldige uitreiking van een factuur. Een in België verrichte levering van goederen voor de prijs van 10.000 EUR, exclusief 21 percent BTW, vindt overeenkomstig artikel 16 van het BTW-Wetboek plaats op 1 maart 2006. De afrekening ten belope van 12.100 EUR (maatstaf van heffing 10.000 EUR en verschuldigde BTW 2.100 EUR) wordt door de medecontractant aan zijn leverancier uitgereikt op 3 april 2006. Dezelfde dag betaalt de medecontractant het volledige bedrag van de handeling. Overeenkomstig artikel 17, § 1, eerste lid, van het BTW-Wetboek vindt het belastbare feit plaats en wordt de belasting opeisbaar op het tijdstip waarop de levering van de goederen plaatsvindt, in casu op 1 maart 2006. Aangezien in dit voorbeeld de leverancier van de goederen bij toepassing van artikel 51, § 1, 1°, van het BTW-Wetboek de schuldenaar is van de BTW en deze belasting ook effectief is verschuldigd (geen vrijstelling), hebben de partijen geen keuze : de leverancier dient verplicht de expliciete procedure van aanvaarding van de afrekening toe te passen. Deze aanvaarding dient te geschieden binnen de termijn die ingaat op 3 april 2006 (datum van uitreiking van de afrekening) en die eindigt op 31 mei 2006 (einde van de tweede kalendermaand die volgt op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden). Noot : de datum waarop de expliciete procedure van aanvaarding uiterlijk dient te worden toegepast, wordt in onderhavig voorbeeld niet beïnvloed door de datum van het uitreiken van de afrekening. Een in België verrichte levering van goederen voor de prijs van 10.000 EUR, exclusief 21 percent BTW, vindt overeenkomstig artikel 16 van het BTW-Wetboek plaats op 2 april 2006. Op 20 maart 2006 betaalt de medecontractant aan zijn leverancier het contractueel bedongen voorschot ten bedrage van 1.210 EUR; het resterende bedrag wordt vereffend op 4 april 2006. Op laatstgenoemde datum reikt de medecontractant aan zijn leverancier twee afrekeningen uit : afrekening 1 voor een bedrag van 1.210 EUR (maatstaf van heffing 1.000 EUR en verschuldigde BTW 210 EUR) en afrekening 2 ten bedrage van 10.890 EUR (maatstaf van heffing 9.000 EUR en verschuldigde BTW 1.890 EUR). Overeenkomstig artikel 17, § 1, van het BTW-Wetboek wordt de belasting opeisbaar, voor wat afrekening 1 betreft op 20 maart 2006 (datum betaling voorschot) en voor wat afrekening 2 betreft op 2 april 2006 (datum levering van de goederen). Ook in dit voorbeeld is de leverancier de wettelijke schuldenaar van de BTW en aangezien deze belasting ook effectief is verschuldigd dient hij verplicht de expliciete procedure van aanvaarding voor de beide afrekeningen toe te passen. Deze aanvaarding dient te geschieden binnen de termijn die voor de twee afrekeningen ingaat op 4 april 2006 (datum van uitreiking van de documenten) en die eindigt voor de afrekeningen 1 en 2 respectievelijk op 31 mei 2006 en 30 juni 2006 (einde van de tweede maand die volgt op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden). Het staat de leverancier van de goederen vrij om in dit geval de expliciete procedure van aanvaarding voor de afrekeningen 1 en 2 tezamen toe te passen voor zover de aanvaardingstermijn, voor elke afrekening afzonderlijk beschouwd, niet wordt overschreden wat concreet inhoudt dat bij deze werkwijze de aanvaarding voor beide documenten zal moeten plaatsvinden tegen uiterlijk 31 mei 2006. Een in België verrichte levering van goederen voor de prijs van 20.000 EUR vindt overeenkomstig artikel 16 van het BTW-Wetboek plaats op 20 juni 2006. Deze handeling wordt verricht met vrijstelling van de Belgische BTW bij toepassing van artikel 39bis, eerste lid, 1°, van het BTW-Wetboek (intracommunautaire levering). Op 18 mei 2006 betaalt de medecontractant het contractueel bedongen voorschot van 2.000 EUR en reikt op 5 juni 2006 een afrekening tot beloop van dit bedrag uit aan zijn leverancier. De afrekening met betrekking tot het saldo van de verkoopprijs - 18.000 EUR - wordt door de medecontractant uitgereikt op 4 juli 2006. Laatstgenoemd bedrag wordt vereffend op 20 juli 2006. Overeenkomstig artikel 17, § 2, tweede lid, van het BTW-Wetboek wordt voor de levering van goederen verricht onder de voorwaarden van artikel 39bis van dat Wetboek, de belasting over de totale verkoopprijs opeisbaar op het tijdstip van het uitreiken van de afrekening met betrekking tot het saldo van die prijs - in casu op 4 juli 2006 - aangezien dit tijdstip voorafgaat aan de vijftiende van de maand volgend op die waarin het belastbare feit (de levering) heeft plaatsgevonden. Aangezien in onderhavig geval de handeling van de Belgische BTW is vrijgesteld hebben de partijen de keuze om ofwel de expliciete ofwel de impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen toe te passen. Indien de partijen opteren om de expliciete procedure van aanvaarding te gebruiken dient deze aanvaarding voor de afrekening met betrekking tot het betaalde voorschot (2.000 EUR) te geschieden binnen de termijn die ingaat op 5 juni 2006 (datum van uitreiking van de afrekening) en die eindigt op 31 juli 2006 (einde van de tweede kalendermaand die volgt op de maand waarin het feit dat aanleiding gaf tot het uitreiken van de afrekening - het betalen van het voorschot - zich heeft voorgedaan). De aanvaarding van de afrekening met betrekking tot het saldo van de prijs (18.000 EUR) zal dienen te geschieden in de periode tussen 4 juli 2006 (datum van uitreiking van die afrekening) en 30 september 2006 (einde van de tweede kalendermaand die volgt op de maand waarin de BTW over de handeling opeisbaar is geworden). Indien de leverancier van de goederen ervoor kiest om de expliciete procedure van aanvaarding toe te passen voor beide afrekeningen tezamen zal de aanvaarding moeten plaatsvinden tegen uiterlijk 31 juli 2006 (verstrijken van de periode voor aanvaarding van de eerste afrekening). Wanneer daarentegen de impliciete procedure van aanvaarding wordt toegepast, moet de leverancier van de goederen de tussen de partijen bedongen termijn waarbinnen eerstgenoemde slechts dient te reageren indien hij niet akkoord gaat met de inhoud van de afrekening(en) respecteren. Genoemde termijn mag in geen enkele veronderstelling de data van 31 juli 2006 (voor de afrekening met betrekking tot het voorschot) en 30 september 2006 (voor de afrekening aangaande het saldo van de prijs) overschrijden. Niet aanvaarding van de afrekening 50. Indien de leverancier of dienstverrichter zijn instemming niet kan betuigen met de volledige inhoud van de afrekeningen dient hij zijn opmerkingen op een duidelijke wijze kenbaar te maken aan zijn medecontractant overeenkomstig de procedure en binnen de termijn zoals hierboven omschreven. Voor dit principe wordt geen onderscheid gemaakt of de expliciete of impliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen van toepassing is. De medecontractant dient aan de hand van de door de leverancier of dienstverrichter geformuleerde opmerkingen in te staan voor de opmaak en de uitreiking van verbeterende afrekeningen (z. artikel 53, § 2, derde lid, van het BTW-Wetboek). De Administratie zal een commentaar verstrekken over de problematiek van verbeteringen van oorspronkelijk uitgereikte facturen of afrekeningen in een later te publiceren circulaire omtrent dit onderwerp. De leverancier of dienstverrichter is een niet in België gevestigde belastingplichtige 51. Wanneer bij gebruik van de procedure self-billing de leverancier of dienstverrichter een niet in België gevestigde belastingplichtige is die hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen overeenkomstig artikel 55, §§ 1 of 2, van het BTW-Wetboek wordt bij toepassing van artikel 4, § 3, van het koninklijk besluit nr. 31 het bijkomend stuk als bedoeld in § 2 van dat artikel niet opgesteld. Daarentegen dient bij de expliciete procedure van aanvaarding, of in het geval van niet akkoord bij de impliciete procedure van aanvaarding het aanvaardingsstuk (of gelijkwaardig handelsdocument), of, wanneer de partijen gebruik maken van de procedure vermeld in nummer 39, de beide exemplaren van de afrekening te worden ondertekend door de aansprakelijke vertegenwoordiger van de niet in België gevestigde leverancier of dienstverrichter. In afwijking van de circulaire AOIF nr. 4 van 4 maart 2003, punt 155, 2°, dient de vermelding "Facturering volgens administratieve aanschrijving nr. 4/2003" niet te worden aangebracht op de door de medecontractant opgemaakte afrekening. Bovendien moet in het kader van de procedure self-billing de verplichting vermeld in punt 156 van dezelfde circulaire niet worden nageleefd (geen voorafgaande kennisgeving aan het Centraal BTW-kantoor voor buitenlandse belastingplichtigen). Wanneer daarentegen de niet in België gevestigde leverancier of dienstverrichter hier te lande wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon zoals bedoeld in artikel 55, § 3, tweede lid, van het BTW-Wetboek (aansprakelijke vertegenwoordiger met globaal BTW-identificatienummer) wordt de procedure van self-billing niet toegestaan en dienen de leverancier of dienstverrichter samen met de vooraf erkende persoon zich strikt te houden aan de factureringsmethode zoals omschreven in artikel 4, §§ 1 en 2, van het koninklijk besluit nr. 31. Het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 52. De belastingplichtige en de niet-belastingplichtige rechtspersoon die overeenkomstig artikel 51, § 1, 2°, en § 2, 1°, 2°, 5° en 6°, van het BTW-Wetboek, of artikel 20 of 20bis, van het koninklijk besluit nr. 1 schuldenaar zijn van de belasting, dienen overeenkomstig artikel 9 van dit koninklijk besluit uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de belasting overeenkomstig de artikelen 17, § 1, 22, § 2, of 25septies, § 2, eerste lid, van het BTW-Wetboek opeisbaar wordt, een stuk op te maken wanneer zij nog niet in het bezit zijn van de factuur met betrekking tot de handeling. In de situaties bedoeld in het voorgaande lid waarbij de medecontractant overeenkomstig artikel 51, § 2, 1°, 2°, 5° of 6°, van het BTW-Wetboek, of artikel 20 of 20bis, van het koninklijk besluit nr. 1, schuldenaar is van de Belgische belasting, vindt de handeling uiteraard plaats in België. Wanneer de partijen voor self-billing kozen is de Belgische regelgeving inzake self-billing integraal van toepassing. Aangezien in dit geval de medecontractant zelf de afrekening aan zijn leverancier of dienstverrichter uitreikt en het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 slechts wordt opgemaakt wanneer laatstgenoemde naliet tijdig te factureren, vindt dit artikel ter zake geen toepassing. Wanneer evenwel de medecontractant overeenkomstig artikel 51, § 1, 2°, van het BTW-Wetboek de schuldenaar is van de belasting over de intracommunautaire verwerving van goederen en de partijen kozen voor het systeem van self-billing, is steeds de regelgeving inzake self-billing van de lidstaat van de Europese Unie waar de intracommunautaire levering van de goederen plaatsvindt die aanleiding heeft gegeven tot de verwerving in België, van toepassing (zie nummer 14, voorlaatste lid). Gelet op de economie van artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 wordt ook in deze situatie de toepassing van dit artikel uitgesloten. 53. De Administratie staat toe dat bij outsourcing een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van de medecontractant de afrekening opmaakt en uitreikt aan de leverancier of dienstverrichter, voor zover er tussen die derde persoon en de medecontractant van de handeling waarvoor de regeling van self-billing wordt toegepast een overeenkomst in die zin wordt gesloten. Op verzoek van de Administratie moet het bestaan van een dergelijke overeenkomst (outsourcing) door de medecontractant en zijn lasthebber worden aangetoond. Ook in het geval van outsourcing van self-billing geschiedt de uitreiking van de afrekening in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter die de handeling heeft verricht waarvoor die procedure wordt gebruikt. Indien de derde persoon zich tegenover de leverancier of dienstverrichter bekend maakt, bijvoorbeeld omdat de expliciete aanvaarding van de afrekening aan hem dient gericht te worden, vermeldt hij op dit stuk zijn naam en adres alsmede zijn hoedanigheid waarin hij handelt, maar nooit zijn eigen BTW-identificatienummer. In het geval daarentegen de derde persoon anoniem wenst te blijven, brengt hij uiteraard geen bijkomende vermeldingen aan op de afrekening. Het hoeft geen betoog dat, ongeacht welk procédé er wordt toegepast, de volledige coördinaten van de medecontractant op de afrekening moeten worden vermeld. HOOFDSTUK VI : BOEKING VAN INTERNE STUKKEN A. Principe 54. Overeenkomstig het algemeen beginsel neemt de leverancier of dienstverrichter de van zijn medecontractant ontvangen afrekeningen op in zijn boek voor uitgaande facturen, terwijl de medecontractant deze documenten vermeldt in zijn boek voor inkomende facturen. 55. De Administratie staat onder de stipte naleving van de hierna vermelde voorwaarden toe dat wanneer de partijen gebruik maken van de procedure van self-billing, de leverancier of dienstverrichter de door hem verrichte handelingen opneemt in zijn boek voor uitgaande facturen op basis van door hem opgestelde louter interne stukken en niet op grond van de aan hem uitgereikte afrekeningen : a) in het tussen de partijen gesloten voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing dient de leverancier of dienstverrichter uitdrukkelijk te bedingen dat hij zijn boek voor uitgaande facturen zal aanvullen op basis van louter interne stukken; b) de leverancier of dienstverrichter dient, voorafgaandelijk aan de uitreiking van de eerste afrekening door zijn medecontractant, het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert in te lichten van zijn voornemen om in het kader van de procedure self-billing de verrichte handelingen in zijn boek voor uitgaande facturen op te nemen op basis van interne documenten; c) ongeacht de aard en de belastingheffing van de verrichte handelingen moet steeds de expliciete procedure van aanvaarding van de afrekeningen worden toegepast op de wijze en binnen de termijn als beoogd in de punten g en h, infra; d) het opmaken en uitreiken van de afrekening door de medecontractant alsmede de inschrijving ervan in zijn boek voor inkomende facturen geschiedt volgens de gewone regels omschreven in deze circulaire; het op de afrekening te vermelden volgnummer wordt genomen uit een ononderbroken reeks die wordt bepaald per onderscheiden leverancier of dienstverrichter; e) voor elke handeling die hij verricht met toepassing van de procedure self-billing maakt de leverancier of dienstverrichter een intern document op dat hij opneemt in zijn boek voor uitgaande facturen. Deze inschrijving mag in voorkomend geval worden verricht vooraleer de door zijn medecontractant opgemaakte afrekening wordt ontvangen. Dit intern document kan geenszins worden aangemerkt als de factuur bedoeld in artikel 53, § 2, van het BTW-Wetboek en artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1. Dit stuk wordt niet uitgereikt aan de medecontractant. Bovendien mag het opnemen van de verrichte handelingen in de boekhouding van de leverancier of dienstverrichter op basis van interne documenten nooit aanleiding geven tot het niet tijdig aangeven van de verschuldigde belasting; f) de door de medecontractant opgestelde en uitgereikte afrekening wordt door de leverancier of dienstverrichter niet opgenomen in zijn boekhouding. Deze afrekening wordt evenwel, op het tijdstip van de ontvangst ervan, vergeleken met het intern document als bedoeld in punt e, supra. Indien nodig verbetert de leverancier of dienstverrichter door middel van een tweede intern document dat uiteraard ook moet worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen, de gegevens van het in punt e, supra bedoelde document teneinde ze in overeenstemming te brengen met de gegevens vermeld op de door de medecontractant uitgereikte afrekening; g) zo spoedig mogelijk na het verstrijken van elke kalendermaand maakt de medecontractant een samenvattende opgave op, in minimum twee exemplaren, van de uitgereikte afrekeningen met betrekking tot de handelingen waarvoor de belasting opeisbaar is geworden tijdens de verstreken maand alsmede, in voorkomend geval, van de aanvullende of verbeterende afrekeningen die de medecontractant heeft uitgereikt naar aanleiding van de opmerkingen die de leverancier of dienstverrichter heeft gemaakt bij de samenvattende opgave van een vroegere periode. De medecontractant zendt twee exemplaren van de samenvattende opgave toe aan de leverancier of dienstverrichter. De Administratie zal echter geen kritiek uiten wanneer deze samenvattende opgave, in twee exemplaren, wordt opgemaakt door de leverancier of dienstverrichter in plaats van door de medecontractant. De samenvattende opgave bevat de volgende gegevens : · de datum waarop ze is opgemaakt ; · de volledige coördinaten van de leverancier of dienstverrichter en van de medecontractant ; · de aanduiding van de kalendermaand waarop ze betrekking heeft; · een verwijzing naar de afrekeningen met betrekking tot de handelingen waarvoor de belasting opeisbaar is geworden tijdens de betrokken maand alsmede, in voorkomend geval, naar de aanvullende of verbeterende afrekeningen met betrekking tot een vroegere periode. Deze verwijzing bevat : · de datum van uitreiking en het volgnummer van iedere afrekening; · het totaalbedrag van de maatstaven van heffing vermeld op iedere afrekening (in voorkomend geval is een onderscheid per BTW-tarief niet vereist); · het totaalbedrag van de belasting vermeld op iedere afrekening; h) de twee exemplaren van de aldus opgestelde samenvattende opgave worden door de leverancier of dienstverrichter aangevuld met de nummers waaronder de interne documenten die overeenstemmen met de handelingen vermeld op iedere afrekening zijn ingeschreven in zijn boek voor uitgaande facturen. In het geval de leverancier of dienstverrichter niet akkoord gaat met de gegevens van één of meerdere afrekeningen opgenomen in de samenvattende opgave, vermeldt hij bovendien op een nauwkeurige wijze zijn opmerkingen dienaangaande. In dit geval zal de medecontractant gehouden zijn tot het opmaken en uitreiken van aanvullende of verbeterende afrekeningen. De twee exemplaren van de samenvattende opgave worden tenslotte gedateerd en ondertekend door de leverancier of dienstverrichter. Wanneer hij niet zelf ondertekent, dient de hoedanigheid van de ondertekenaar te worden vermeld. Een exemplaar van de aangevulde en ondertekende opgave wordt uiterlijk de twintigste van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden over de in die opgave vermelde handelingen, toegezonden aan de medecontractant. Beide partijen bewaren uiteraard hun exemplaar van die samenvattende opgave als bewijs van de expliciete aanvaarding van de afrekeningen en van het tijdstip waarop deze heeft plaatsgevonden; i) de samenvattende opgave wordt niet ingeschreven in het boek voor inkomende facturen van de medecontractant, noch in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of dienstverrichter. Deze opgave moet evenwel steeds tezamen worden bewaard met de afrekeningen waarvan ze de samenvatting is, en bovendien, voor wat de leverancier of dienstverrichter betreft, met de geboekte interne documenten. In het kader van onderhavige afwijking beschouwt de Administratie immers iedere individuele afrekening slechts als een regelmatige factuur indien ze vergezeld gaat van de samenvattende opgave waarin ze is opgenomen. Het is dus het geheel van deze beide documenten, individuele afrekening en maandelijkse samenvattende opgave, dat toelaat : · aan de leverancier of dienstverrichter zijn verplichting tot het uitreiken van een factuur na te leven. Het interne document heeft ten overstaan van de Administratie nooit de waarde van een factuur; · aan de medecontractant om in voorkomend geval zijn recht op aftrek van de voorbelasting uit te oefenen; j) op vraag van de Administratie moet de leverancier of dienstverrichter steeds de overeenstemming kunnen aantonen tussen de geboekte bedragen op basis van de door hem opgestelde interne documenten en de bedragen vermeld op de door de medecontractant uitgereikte individuele afrekeningen alsmede op de samenvattende opgaven. Elke inbreuk op deze verplichting kan aanleiding geven tot de intrekking van het voordeel van onderhavige afwijking. 56. Tenslotte behoudt de Administratie zich meer algemeen het recht voor om het voordeel van onderhavige afwijking voor de toekomst in te trekken ten aanzien van ondernemingen die de voorwaarden vermeld in nummer 55 niet strikt zouden naleven of die op gelijk welke wijze de opdracht van de met de controle belaste ambtenaren zouden hinderen. 57. Model van de samenvattende opgave
HOOFDSTUK VII : VERLEGGING VAN HEFFING A. Wettelijke bepaling 58. Krachtens artikel 51, § 1, 1°, van het BTW-Wetboek is de belasting verschuldigd door de belastingplichtige die in België een belastbare levering van goederen of een belastbare dienst verricht (leverancier of dienstverrichter). B. Afwijking op artikel 51, § 1, 1°, van het BTW-wetboek 59. In het kader van de regeling self-billing staat de Administratie onder welbepaalde voorwaarden toe dat in afwijking van bovengenoemde wettelijke bepaling de medecontractant van de leverancier of dienstverrichter de verschuldigde Belgische BTW over de door hem ontvangen handeling aan de Schatkist zal voldoen. Deze afwijking heeft het karakter van een praktische vereenvoudigingsmaatregel die in beginsel facultatief is. De wettelijke schuldenaar van de belasting blijft overeenkomstig artikel 51, § 1, 1°, van het BTW-Wetboek de leverancier of dienstverrichter. De Administratie aanvaardt derhalve dat de belasting wordt voldaan door een andere persoon, met name de medecontractant wanneer aan welbepaalde voorwaarden wordt voldaan. In zeer uitzonderlijke gevallen (zie nummer 60, punten f, laatste zin, en g) verplicht de Administratie echter de medecontractant om de verlegging van heffing toe te passen. 60. De bovengenoemde afwijking inzake de betaling van de BTW door de medecontractant kan worden toegepast wanneer de navolgende voorwaarden tezamen zijn vervuld : a) de partijen maken gebruik van de procedure van self-billing overeenkomstig de regels bepaald in onderhavige circulaire; b) de medecontractant is : · ofwel een in België gevestigde belastingplichtige die gehouden is tot het indienen van BTW-aangiften als bedoeld in artikel 53, § 1, eerste lid, 2°, van het BTW-Wetboek (periodieke maand- of kwartaalaangiften); · ofwel een niet in België gevestigde belastingplichtige die voor de BTW is geïdentificeerd onder een individueel nummer, met erkenning van een aansprakelijke vertegenwoordiger hier te lande (z. artikel 55, § 1 of § 2, van het BTW-Wetboek). Een afwijking op deze voorwaarde is evenwel opgenomen onder punt g, infra. Uit wat voorafgaat volgt dat de verlegging van heffing in geen geval mag worden toegepast wanneer de medecontractant de hoedanigheid heeft van: · een belastingplichtige die enkel leveringen van goederen of diensten verricht waarvoor hij geen enkel recht op aftrek heeft, of een belastingplichtige onderworpen aan de vrijstellingsregeling bedoeld in artikel 56, § 2, van het BTW-Wetboek of een aan de forfaitaire landbouwregeling als bedoeld in artikel 57 van het BTW-Wetboek onderworpen belastingplichtige; · een niet-belastingplichtige rechtspersoon; · een particulier; · een niet in België gevestigde belastingplichtige die : · hetzij in België voor de BTW is geïdentificeerd onder een individueel nummer, zonder erkende aansprakelijke vertegenwoordiger (rechtstreekse identificatie); · hetzij in België wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon, onder een globaal BTW-identificatienummer; · hetzij noch geïdentificeerd is, noch vertegenwoordigd wordt voor de BTW in België; c) de verrichte handelingen hebben betrekking op : · diensten verricht door een makelaar of lasthebber voor zijn opdracht- of lastgever; · handelingen verricht door depothouders voor wasserijen, ververijen, stomerijen en stoppageondernemingen; · aankopen van afval met ophaaldiensten bij slagers, restauranthouders en andere gelijkaardige leveranciers; · aankopen van ruwe dierenhuiden bij slagers, door slagersverenigingen of andere kopers na consignatie bij deze laatsten; · vervoerdiensten door schippers die niet meer dan vijf boten exploiteren; · handelingen waarvoor de centrale diensten van de AOIF door middel van een aanschrijving of een algemene administratieve beslissing een machtiging hebben verleend om de verschuldigde BTW te voldoen via de verlegging van heffing naar de medecontractant; · handelingen waarvoor de centrale diensten van de AOIF, sector BTW, directie II/2, op uitdrukkelijk verzoek van de klant van die handelingen, een individuele vergunning aan laatstgenoemde hebben uitgereikt om de verlegging van heffing te mogen toepassen; d) op de door de medecontractant opgemaakte afrekening wordt in de plaats van de vermelding van de tarieven en van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting, de vermelding "Belasting te voldoen door de medecontractant - Circulaire AOIF nr. 48/2005" aangebracht; e) voor iedere overtreding van de verplichting om de belasting te voldoen zal de in artikel 70, § 1, van het BTW-Wetboek bedoelde geldboete individueel verschuldigd zijn door de medecontractant en door de leverancier of dienstverrichter; f) als algemeen uitgangspunt geldt dat de keuze of de verlegging van heffing van de belasting zal worden toegepast of niet, toebehoort aan de medecontractant en niet aan de leverancier of dienstverrichter. Indien de medecontractant de verlegging van heffing toepast, moet hij dit doen ten aanzien van alle leveranciers of dienstverrichters voor eenzelfde type van handelingen waarvoor de procedure van self-billing wordt gebruikt. Wanneer evenwel de centrale diensten van de AOIF door middel van circulaires of administratieve beslissingen hebben toegestaan dat de leverancier of dienstverrichter, in afwijking van de gewone regels, niet gehouden is tot het indienen van periodieke BTW-aangiften niettegenstaande de heffing van de belasting over de verrichte handelingen niet wordt prijsgegeven en laatstgenoemde effectief gebruik maakt van deze administratieve tolerantie, vervalt voornoemde keuze voor de medecontractant en dient hij de verlegging van heffing (alsmede de procedure van self-billing) verplicht toe te passen indien aan de andere voorwaarden vermeld in dit nummer 60 is voldaan; g) in afwijking van de algemene voorwaarde vermeld in punt b, supra, zal in het geval beoogd in punt f, laatste zin, supra, de verlegging van heffing naar de medecontractant ook moeten worden toegepast wanneer laatstgenoemde een niet in België gevestigde belastingplichtige is die hier te lande ofwel voor de BTW is geïdentificeerd onder een individueel nummer zonder erkenning van een aansprakelijke vertegenwoordiger (rechtstreekse identificatie), ofwel wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon, onder een globaal BTW-identificatienummer voor zover in dit laatste geval de betrokken handeling onder dit globaal nummer kan worden verricht; h) in het geval de medecontractant de keuze heeft om de verlegging van heffing al dan niet toe te passen (cfr. punt f, supra), dient hij voorafgaandelijk aan de uitreiking van de eerste afrekening waarbij hij gebruik maakt van deze verlegging het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert in te lichten van zijn voornemen om voor (een) bepaald(e) type(s) handelingen de verlegging van heffing toe te passen. Het betreft een verplichting tot notificatie per type van handeling. Bij deze notificatie dient de identiteit van de leveranciers of dienstverrichters die bij deze verlegging zijn betrokken niet bekendgemaakt te worden, maar hun coördinaten moeten worden opgenomen in een lijst die minimaal op 30 juni en 31 december van ieder kalenderjaar wordt bijgewerkt. Deze lijst dient ter inzage te worden voorgelegd wanneer de met controle belaste ambtenaren erom verzoeken. Bovendien moet de medecontractant iedere leverancier of dienstverrichter in kennis stellen van zijn keuze voor de verlegging van heffing door deze keuze op te nemen in het tussen de partijen gesloten voorafgaandelijk akkoord tot gebruik van self-billing (zie nummer 21, punt i); i) in het in punt h, supra, beoogde geval licht de leverancier of dienstverrichter het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert in omtrent de identiteit van al zijn medecontractanten die hebben geopteerd voor de verlegging van heffing, alsmede omtrent de aard van de verrichte handelingen. Deze notificatie dient te geschieden vooraleer de leverancier of dienstverrichter de eerste afrekening waarbij die verlegging wordt toegepast van de beoogde medecontractant ontvangt; j) in het geval de medecontractant de verlegging van heffing verplicht dient toe te passen overeenkomstig het bepaalde in de punten f, laatste zin, en g, supra, dient geen enkele partij een notificatie te verrichten aan zijn BTW-controlekantoor; k) het voordeel van onderhavige afwijking kan met onmiddellijke uitwerking worden ingetrokken wanneer gebreken worden vastgesteld of wanneer op gelijk welke wijze de rechten van de Schatkist worden geschaad of de opdracht van de met controle belaste ambtenaren wordt gehinderd; l) de Administratie behoudt zich het recht voor bovengenoemde toepassingsgevallen waarbij de verlegging van heffing mag of moet worden toegepast, voor de toekomst te wijzigen wanneer zij dit nodig acht om de belangen van de Schatkist te vrijwaren. HOOFDSTUK VIII : OVERGANGSBEPALINGEN 61. Ondernemingen die op het tijdstip van publicatie van onderhavige circulaire de procedure van self-billing reeds toepassen, hebben de mogelijkheid om alsnog de hiernavolgende formaliteiten na te leven vóór het einde van de zesde kalendermaand volgend op de maand waarin deze circulaire wordt gepubliceerd : a) het sluiten of het aanpassen van het voorafgaand akkoord tot gebruik van de procedure self-billing overeenkomstig de in nummer 21 opgesomde modaliteiten. In dit akkoord (of in de eventuele aanpassing ervan) moet uitdrukkelijk de terugwerkende kracht van uitwerking worden bedongen tot op het tijdstip waarop de eerste handeling die het voorwerp heeft uitgemaakt van de nieuwe regeling self-billing werd verricht. Dit is trouwens het enige mogelijke geval waarin de Administratie een clausule van terugwerkende kracht in het voorafgaand akkoord tot gebruik van self-billing aanvaardt (verg. nummer 21, punt b); b) het verrichten van de notificatie door de leverancier of dienstverrichter aan het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert aangaande de toepassing van de administratieve tolerantie om het boek voor uitgaande facturen aan te vullen op basis van interne documenten (zie nummer 55, punt b); c) het verrichten van de notificatie door de medecontractant aan het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert aangaande zijn keuze om voor welbepaalde handelingen de verlegging van heffing toe te passen (zie nummer 60, punt h); d) het verrichten van de notificatie door de leverancier of dienstverrichter aan het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert omtrent de identiteit van al zijn medecontractanten die hebben geopteerd voor de verlegging van heffing, alsmede omtrent de aard van de betrokken handelingen (zie nummer 60, punt i). 62. De belastingplichtigen (medecontractanten van leveranciers of dienstverrichters) die, op het tijdstip van publicatie van onderhavige circulaire, in het kader van de procedure self-billing de verlegging van heffing toepassen op grond van een individuele vergunning uitgereikt door de centrale diensten van de AOIF of door hun plaatselijk BTW-controlekantoor voor handelingen andere dan deze bedoeld in nummer 60, punt c, eerste tot en met zesde streepje, dienen vóór het einde van de zesde kalendermaand volgend op de maand waarin deze circulaire wordt gepubliceerd een aanvraag tot verlenging van hun vergunning in te dienen bij de centrale diensten van de AOIF, sector BTW, directie II/2, Koning Albert II-laan 33, bus 25 te 1030 Brussel. In het geval van een gunstige beslissing van genoemde centrale diensten zal de verlegging van heffing zonder onderbreking kunnen doorlopen. Wanneer dergelijke aanvragen worden ingediend na het verstrijken van hogergenoemde periode kan zelfs in het geval van een gunstige beslissing de continuïteit van de verlegging van heffing niet worden gewaarborgd. Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat het bepaalde in het voorgaande lid geen uitstaans heeft met de reeds vroeger uitgereikte individuele vergunningen die integraal betrekking hebben op handelingen als beoogd in nummer 60, punt c, eerste tot en met zesde streepje (b.v. de individuele vergunningen uitgereikt in het kader van de algemene administratieve beslissing inzake directe verkopen, nr. E.T. 102.595 van 19 juni 2002). HOOFDSTUK IX : SLOTBEPALINGEN 63. De onderhavige circulaire treedt in werking op 1 januari 2004. 64. De circulaire nr. 27 van 19 november 1975 wordt opgeheven. Alle andere circulaires alsmede alle administratieve beslissingen die niet meer in overeenstemming zouden zijn met de onderhavige circulaire worden in die mate opgeheven. Voor de Administrateur-generaal De Directeur, | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||