14.11.2013 - Omzendbrief D.I. 956.4.2 - DMGC 00.000.853

DOELGROEPENBEHEER

Brussel, 14 november 2013

ENKEL VOOR INTERN GEBRUIK

CONTEXT

  1. Deze omzendbrief heeft de concrete toepassing van §72 (afgewerkte producten van het risicobeheer Middelgrote Operatoren) van de instuctie DMGC 278.544 van 24 mei 2013 (D.I.956.8.0) Instructie Risicobeheer tot doel.

Verschillende controles worden vanaf 1 januari 2014 aangestuurd volgens de aanpak Middelgrote Operatoren. Aangezien deze controles moeten worden uitgevoerd in 2014 dienen ze dan ook opgenomen te worden in de Regionale Operationele Plannen (ROP) van 2014.

  1. Het risicobeheer operatoren binnen de AA D is opgesplitst in twee verschillende werkwijzen:
  • AEO: individueel risicobeheer met geïndividualiseerde controleprogramma’s op maat van de economische operator;

  • Middelgrote operatoren (MGO): de economische operatoren begrepen in deze aanpak worden onderworpen aan een gezamenlijk risicobeheer wat resulteert in een klassement waarbij de operatoren zijn gerangschikt volgens drie risiconiveaus met daaraan gekoppeld een standaardcontroleprogramma voor alle operatoren met hetzelfde risiconiveau.

Deze omzendbrief betreft enkel de communicatie van het klassement der MGO en de daarbij horende standaardcontroleprogramma’s.

BELANGRIJKE OPMERKING

Het klassement van MGO is een exhaustieve lijst:

  • De lijst bevat geen AEO gecertificeerde operatoren; Indien een middelgrote operator na de publicatie van de het klassement AEO wordt, MOET deze behandeld worden volgens de maatregelen voorzien in zijn eigen geïndividualiseerd AEO controle-en/of bijstandsprogramma. Bijgevolg is de aanpak MGO niet meer van toepassing voor de desbetreffende operator.
  • Enkel voor de middelgrote operatoren vermeld in het klassement gelden de standaardcontroleprogramma’s. Indien een economische operator niet in het klassement is vermeld en niet AEO is, moeten de controles bepaald worden volgens de reeds bestaande wijze van COCY en PCC.
  • Operatoren die failliet zijn worden niet vermeld in het klassement.

AANPAK MIDDELGROTE OPERATOREN

Prioriteiten

  1. De operatoren die momenteel volgens de aanpak MGO worden behandeld, zijn bepaald volgens de prioriteiten die goedgekeurd zijn op het Strategisch Seminarie van de AAD Voor iedere prioriteit werd een risicoanalyse uitgevoerd. De resultaten van deze uitgevoerde risicoanalyse resulteren in een module.

De operatoren die tot op heden volgens de aanpak MGO behandeld worden (behoudens de economische operatoren waarover sprake in de opmerking van §2 van deze omzendbrief), zijn conform de Strategische prioriteiten bepaald op het Strategisch Seminarie 2012-2013 de volgende:

  • Economische operatoren met een vergunning alcohol- en alcoholhoudende dranken (onder de schorsingsregeling);
  • Economische operatoren met een vergunning energieproducten en elektriciteit (onder de schorsingsregeling);
  • Economische operatoren met een vergunning gefabriceerde tabak (onder de schorsingsregeling);
  • Economische operatoren met een vergunning accijnsinrichting;

  • Economische operatoren met een vergunning actieve veredeling of behandeling onder douanetoezicht;
  • Economische operatoren met een vergunning douane-entrepot;
  • Economische operatoren met een vergunning laad- en losplaats of laadplaats;
  • Economische operatoren met een vergunning vereenvoudigde procedure;

Klassement

  1. Het klassement (zie bijlage 1 betreffende de online consultatiemodule) bevat de identificatie van de middelgrote operator (naam, adres, BTW/EORI nummer), het risiconiveau, de gewestelijke directie en de module(s) tot dewelke de middelgrote operator behoort:
  • Identificatie van de operator: deze informatie is uniek;
  • Gewestelijke directie: deze informatie is opgenomen om het zoeken van een operator binnen het klassement te vergemakkelijken;
  • Risiconiveau: er zijn slechts drie risiconiveaus mogelijk die volgens een kleur wordt weergegeven: hoog risiconiveau = rood; gemiddeld risiconiveau = oranje; laag risiconiveau = groen. De onderlinge volgorde van de operatoren binnen het klassement heeft geen betekenis op het vlak van risiconiveau, enkel de kleur is van betekenis. Het risiconiveau bepaalt welk standaardcontroleprogramma moet toegepast worden:
  • Operator met een hoog risiconiveau = standaardcontroleprogramma voor hoog risiconiveau;
  • Operator met een gemiddeld risiconiveau = standaardcontroleprogramma voor gemiddeld risiconiveau;
  • Operator met een laag risiconiveau = standaardcontroleprogramma voor laag risiconiveau;
  • Modules: deze kolommen geven weer welke delen van het standaardcontroleprogramma moeten worden uitgevoerd.
  • Voorbeeld: een operator is opgenomen in de module accijnsinrichting en de module laad-en losplaats. Enkel het deel accijnsinrichting en het deel laad-en losplaats van het standaardcontroleprogramma moet toegepast worden voor de desbetreffende operator. De delen van het standaardcontroleprogramma dat betrekking heeft op de andere modules is niet van toepassing voor deze operator.
  1. Er zijn twee bijkomende kolommen voorzien naast de modules, de kolom ‘Belastingsentrepot’ en de kolom ‘Centraal beheer’. De kolom ‘Belastingsentrepot’ maakt duidelijk welke accijnsoperatoren over een belastingsentrepot beschikken en de kolom centraal beheer maakt duidelijk dat de geschriften voor verschillende belastingsentrepots op één plaats (dus in één gewestelijke directie) terug te vinden zijn.

Standaardcontroleprogramma’s

De standaardcontroleprogramma’s beschrijven enkel de controles die gekoppeld worden met de huidige 8 modules/prioriteiten. Indien een operator in het klassement is opgenomen, doch een vergunning heeft dat momenteel niet als een prioriteit wordt aanzien en waarvoor dus geen module is gecreëerd, moet voor deze vergunning bij deze operator toch een controle worden gepland en uitgevoerd volgens de reeds bestaande wijze van COCY en PCC.

Voorbeeld: de economische douaneregeling passieve veredeling (PV) is momenteel niet aanzien als een prioriteit, dus er is ook geen module voor PV voorzien. De middelgrote operatoren die in het klassement zijn opgenomen en die over een vergunning PV beschikken, moeten toch de nodige controles inzake PV ondergaan, ook al zijn deze controles inzake PV niet voorzien in het standaardcontroleprogramma. Deze controles inzake PV kunnen worden bepaald en gepland volgens de reeds bestaande wijze van COCY en PCC.

  1. Indien een controlefrequentie van minder dan één keer per jaar voorzien is (vb. één keer elke 2 jaar), wordt sterk aangeraden om de middelgrote operatoren met een vergunning die gedurende het lopende jaar vervalt aan een controle te onderwerpen.
  1. Uitzonderlijk kunnen wijzigingen in de toepassing van het standaardcontroleprogramma worden toegestaan door de gewestelijk directeur mits er een omstandig verantwoordingsdossier wordt opgesteld door de aanvragende controledienst en slechts in de volgende gevallen:
  • Hoewel enkel en alleen de controles voor de gekozen prioriteiten/modules die zijn voorgeschreven in de standaardcontroleprogramma’s hoeven te worden uitgevoerd, kan een niet-voorgeschreven controle toch dermate belangrijk worden gevonden om ze aanvullend aan de voorgeschreven controles uit te voeren;
  • Indien de frequentie van een controle verhoogd moet worden.

De gewestelijk directeur moet hiermede rekening houden binnen de marge van zijn eigen Regionaal Operationeel Plan (ROP). De Controleregie Operatoren (CRO) (regie.oper.da@minfin.fed.be) binnen de pijler KLAMA moet op de hoogte gehouden worden betreffende de reden en de wijziging van de geplande uit te voeren controles.


SELECTIE VAN AANGIFTEN EN KENNISGEVINGEN

Selectie via automatische selectie-applicatie

  1. De aanpak middelgrote operatoren heeft een invloed op de aangiftengebonden selecties via de automatische selectie-applicatie op basis van de volgende regels (momenteel behelst dit enkel de PLDA-aangiftes en de geautomatiseerde kennisgevingen (IM Z en EX Z)):
  • Middelgrote operatoren met een hoog risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 100% behouden.
  • Middelgrote operatoren met een gemiddeld risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 80% behouden.
  • Middelgrote operatoren met een laag risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 60% behouden.

Een manuele deselectie van een automatisch geselecteerde aangifte gebeurt door de Controleregie Goederen op basis van de goederenaanpak.

Manuele selectie

  1. Indien er aangiften/kennisgevingen moeten geselecteerd worden die niet via de automatische selectie-applicatie worden geselecteerd (zoals NCTS-aangiftes, kennisgevingen domiciliëringsprocedure met globalisatie), dient de selectie door de bevoegde Controleregie Goederen / lokale dispatchingsdienst / lokale controledienst gemaakt te worden. Hiervoor dient de Controleregie Goederen / lokale dispatchingsdienst / lokale controledienst, naast de goederenaanpak, ook rekening te houden met het risiconiveau van de desbetreffende operator in het klassement.

Voor deze manuele selectie moeten de volgende regels gehanteerd worden:

  • Middelgrote operatoren met een hoog risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 100% behouden.
  • Middelgrote operatoren met een gemiddeld risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 80% behouden.
  • Middelgrote operatoren met een laag risiconiveau: de selecties van de goederenaanpak worden voor 60% behouden.

PLANNING VAN DE CONTROLES

Regiekamer TCV (eerste lijn) operationeel

  1. De regiekamer TCV (eerste lijn) zal de eerstelijnscontroles plannen voor de operatoren binnen haar ambtsgebied.

Dispatching KLAMA (tweede lijn) operationeel

  1. De dispatching (tweede lijn) moet het klassement en de standaardcontroleprogramma’s raadplegen en de tweedelijnscontroles plannen (mogelijkheid tot een geïntegreerde controle) voor de operatoren binnen haar ambtsgebied.

Geen Regiekamer TCV (eerste lijn) operationeel

  1. Elke controledienst zal de eerstelijnscontroles voor de operatoren binnen haar ambtsgebied plannen.

Geen Dispatching KLAMA (tweede lijn) operationeel

  1. Elke controledienst dient het klassement en de standaardcontroleprogramma’s te raadplegen en de tweedelijnscontroles (mogelijkheid tot een geïntegreerde controle) voor de operatoren binnen haar ambtsgebied te plannen.

OPMERKING aangaande controles à posteriori

  1. Indien er administratieve controles (geschriften, voorraadadministratie, periodieke afrekeningen, etc.) en boekhoudkundige controles (CABC) gepland zijn (zie bijlage 2), dienen deze samen met de aangiftengebonden controles à posteriori als één geïntegreerde controle gepland te worden.

FEEDBACK

Algemene feedback

  1. Dit is de eerste maal dat de aanpak Middelgrote operatoren op nationale schaal wordt geoperationaliseerd. Relevante feedback aangaande het klassement (de operatoren) en de standaardcontroleprogramma’s (controlefrequentie, controletype…) kunnen overgemaakt worden aan de Controleregie Operatoren (regie.oper.da@minfin.fed.be) van de pijler KLAMA.

Feedback betreffende uitgevoerde controles

  1. In het kader van de controles van de Europese instanties, moet de AAD de uitgevoerde controles kunnen verantwoorden: de controlerende diensten moeten ALTIJD een controlerapport opmaken, zelfs indien er geen vaststelling is.

In afwachting van een volwaardig feedbacksysteem, zowel voor eerste lijn en tweede lijn, worden de ambtenaren herinnerd aan het volgende:

  1. Overeenkomstig de richtlijnen van de instructie DMGC 260.712 van 10 september 2009 i.v.m. het voorlopig FEEDBACKSYSTEEM in het kader van het risicobeheer moeten de feedbackgegevens steeds ingegeven worden in het systeem gepubliceerd op de Website van de CDIB.

  1. In het voorkomend geval dat het bovenvermeld feedbacksysteem niet kan gebruikt worden (wanneer het bijvoorbeeld een boekhoudkundige controle of een controle niet gekoppeld aan een aangifte betreft), dient enkel in het geval van een vaststelling een kopij van het controlerapport verstuurd te worden aan de CRO (regie.oper.da@minfin.fed.be).
  1. In het infoplan zijn nieuwe meetpunten voorzien (beschikbaar vanaf 2014). Het aantal uitgevoerde tweedelijnscontroles of opnemingen in het kader van deze aanpak MGO dienen onder deze nieuwe meetpunten ingebracht te worden.

INTERN GEBRUIK VAN DEZE OMZENDBRIEF

  1. Het risicobeheer operatoren speelt zich af in een zeer gevoelige sector. In deze context is het belangrijk om de fundamentele principes met betrekking tot onze rechten en plichten inzake het beroepsgeheim in herinnering te brengen:
  • Algemene wet inzake douane en accijnzen (art. 320 al. 5);
  • De artikelen 10, 14 en 77 van het statuut van het rijkspersoneel (KB van 2 oktober 1937 gewijzigd door het KB van 16 november 2007);
  • Strafwetboek art. 458;
  • Nota van de secretaris-generaal van 14 juni 1985;

Op grond van deze bepalingen wordt de aandacht van de betrokken ambtenaren op de noodzaak om de hoogste voorzichtigheid aan de dag te leggen bij het uitwisselen van gegevens aan derden van onze administratie. Zo is het bijvoorbeeld absoluut verboden om kopieën van werkdocumenten zoals risicoprofielen of selectieprofielen, te overhandigen of om gevoelige informatie of informatie die gegevens over rechtspersonen of fysieke personen zou kunnen bevatten, te tonen.

De verantwoordelijkheid inzake het beroepsgeheim gaat zeer ver en is vooral persoonlijk.

De persoon die deze verplichting overtreedt, loopt het risico om bestraft te worden.

*

* *

Voor de Administrateur-generaal van de Douane en Accijnzen: De Adviseur - Directeur-Dienstchef,

Robrecht NAERT


BIJLAGE 1: APPLICATIE

De applicatie is vrij consulteerbaar via de website van de CDIB (http://10.10.7.5)  Algemene website CDIB  Keuzemogelijkheid ‘Operatoren’  ‘Middelgrote Operatoren’.

Kiezen van een gewestelijke directie

Als voor een gewestelijke directie gekozen worden, verschijnen de operatoren die tot deze gewestelijke directie behoren voor het uitvoeren van de controles.

Deze operatoren zijn gerangschikt in het klassement per risiconiveau (rood = hoog, oranje = gemiddeld, groen = laag).

Modules

Indien het cijfer ‘1’ is vermeld in een kolom van een module, betekent dit dat deze module van toepassing is voor de desbetreffende operator. Indien het veld leeg is, is deze module niet van toepassing voor de desbetreffende operator.

Er wordt wel opgemerkt dat dit cijfer ‘1’ niets zegt over het aantal vergunningen van de operator waarop deze module betrekking heeft, maar enkel dat deze module van toepassing is voor deze operator.

Deze modules kunnen geordend worden door de kolomtitel aan te klikken, maar hierbij wordt de rangschikking van het risiconiveau van de operatoren niet meer gerespecteerd. Het risiconiveau van de operatoren is echter wel nog te herkennen door de gebruikte kleur.

Meer info over een operator

Indien meer informatie over een operator is gewenst, dient hiervoor het vergrootglas (links naast het BTW nummer) aangeklikt te worden.

Standaardcontroleprogramma’s

De standaardcontroleprogramma’s kunnen teruggevonden worden per risiconiveau in het tabblad ‘Overzicht’.

Om een controleprogramma te openen moet er op de rechtermuisknop geklikt worden en gekozen worden voor ‘openen in nieuw venster’. Er verschijnt een xls. document dat kan bewaard worden op de eigen PC en kan afgedrukt worden.

Extractie

De applicatie laat een extractie mogelijk van de geafficheerde en geselecteerde gegevens. Hiervoor dienen eerste de gewenste operatoren geselecteerd te worden (aanvinkvakje links van kolom met BTW nummer) en op de knop ‘Geselecteerde exporteren’ (bovenaan scherm) geklikt te worden. Er dient echter bemerkt te worden dat enkel de geselecteerde operatoren van het huidige geafficheerde scherm in de extractie worden opgenomen.


Indien een extractie van alle operatoren van een gewestelijke directie gewenst is, dient er niets geselecteerd te worden en moet op de knop ‘Export resultaten’ geklikt worden (bovenaan scherm).

Afdrukken

Er dient om lijsten af te drukken op dezelfde wijze zoals beschreven in het onderdeel Extractie gehandeld te worden, echter met dit verschil dat respectievelijk op de knoppen ‘Geselecteerde afdrukken’ en ‘Alle bladzijden afdrukken’ (bovenaan scherm) moet geklikt worden.

Summiere info

In het tabblad ‘Overzicht’ wordt per gewestelijke directie op een summiere manier een weergave gegeven van het aantal operatoren per risiconiveau en per module.


BIJLAGE 2: CONTROLEMAATREGELEN GEBRUIKT IN STANDAARDCONTROLEPROGRAMMA’S

De controles zijn opgesplitst in 5 grote types:

  1. Toezicht;
    1. Eenvoudig toezicht;
    2. Toezicht met gebruikmaking van gespecialiseerde technische middelen;
  1. Fysieke controles;
    1. Fysieke verificatie met gedeeltelijke hoeveelheidcontrole;
    2. Fysieke verificatie met gedeeltelijke hoeveelheidcontrole met monsterneming;
    3. Fysieke verificatie met integrale hoeveelheidcontrole;
    4. Fysieke verificatie met integrale hoeveelheidcontrole met monsterneming;
    5. Scanning (alleen of in combinatie met andere te preciseren controles);
    6. Conformiteitscontrole/subsitutiecontrole;
  1. Documentaire controles;
    1. Algemene documentaire controle;
    2. Documentaire controle van certificaten, licenties en andere documenten;
  1. Controles à posteriori/Administratieve controles (+ boekhouding)/System Based Control;
    1. Documentaire controle à posteriori;
    2. Fysieke controle à posteriori;
    3. Opneming;
    4. Administratieve controle (geschriften, voorraadadministratie, periodieke afrekeningen, etc.) (CABC);
    5. Boekhoudkundige controle (CABC);
    6. System Based Control (SBC);
  1. Audit.
    1. Audit;
    2. Opvolgingsaudit;

BIJLAGE 3: BESPREKING VAN DE KOLOMMEN VAN HET STANDAARDCONTROLEPROGRAMMA

  • Kolom ‘Type van de controle’: hierin wordt het controletype vermeld volgens de hierboven vermelde vereenvoudigde nomenclatuur (bijlage 2).
  • Kolom ‘Draagvlak van de controle’: in dit vak wordt verduidelijkt op wat de controle betrekking heeft, bijvoorbeeld welke goederen, welke economische douaneregeling.
  • Kolom ‘Details’: hierin worden de details van de uit te voeren controles beschreven. Welke zijn de punten waar speciaal de aandacht moet op gevestigd worden?
  • Kolom ‘percentage/frequentie/termijn’: in dit vak wordt het kwantitatieve aspect van de controle vermeld (Hoe vaak? Op welke termijn? Welk percentage?)
  • Kolom ‘Betrokken controlediensten’: hierin wordt duidelijk vermeld welke controledienst(en) de beschreven controle(s) moet(en) uitvoeren.
Bron: FisconetPlus