Aanschrijving nr. 81 d.d. 07.12.1970

Verplichting - Voldoening van de belasting – Factuur – Boekhouding - Inkomend factuurboek - Uitgaand factuurboek - Factuurboek

De artikelen 12 en 13 van het koninklijk besluit nr. 1, van 23 juli 1969, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 28 augustus 1970, verplicht de ondernemingen van wie de jaaromzet niet meer bedraagt dan vijf miljoen frank, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, tot het houden van een boek voor inkomende facturen en een boek voor uitgaande facturen.

Voor de andere ondernemingen bepaalt artikel 11 van hetzelfde koninklijk besluit dat zij een boekhouding moeten voeren die voldoende gedetailleerd is om de heffing van de belasting mogelijk te maken, alsmede de controle over de juiste heffing ervan. Het spreekt vanzelf dat deze gedetailleerde boekhouding eveneens een boek voor inkomende facturen en een boek voor uitgaande facturen vereist.

Noch bij de kleine en middelgrote ondernemingen, noch bij de gewone belastingplichtigen, moeten de factuurboeken documenten zijn die enkel dienen voor fiscale doeleinden; ze mogen worden opgenomen in het geheel van de boekhouding van de betrokkene, waar men ze kan terugvinden onder diverse benamingen zoals inkoopboek of inkoopjournaal en verkoopboek of verkoopjournaal.

Deze aanschrijving geeft enkele richtlijnen in verband met het houden van de factuurboeken.

I. Vorm van de factuurboeken. Factuurboeken op losse bladen.

In beginsel zijn het boek voor inkomende facturen en het boek voor uitgaande facturen registers die blad per blad genummerd moeten worden (kon. besl. nr. 1, art. 12, 2e lid). Niettemin mogen deze factuurboeken, onder bepaalde voorwaarden, op losse bladen worden gehouden (kon. besl. nr. 1, art. 12, 3e lid).

Gebruik makend van de ervaring opgedaan in het stelsel van de met het zegel gelijkgestelde taksen en er rekening mee houdend dat de boekhouding meer en meer volgens mechanische of elektronische procédés wordt gevoerd, staat de administratie toe dat de belastingplichtigen hun factuurboeken houden op losse bladen, zonder dat deze vooraf moeten worden afgestempeld.

Deze vergunning is afhankelijk van de volgende voorwaarden :

1° De bladen worden, uiterlijk op het ogenblik waarop ze worden gebruikt, genummerd volgens een ononderbroken reeks nummers, per jaar of per veelvoud van een jaar.

2° De bladen worden steeds bewaard in de volgorde van de nummers.

3° De documenten worden ingeschreven, hetzij in het boek voor inkomende facturen, hetzij in het boek voor uitgaande facturen, volgens een ononderbroken reeks nummers die loopt over een of meer volledige jaren.

4° Eenmaal per jaar of eenmaal per aangiftetijdvak (maand of kwartaal) wordt het totaal gemaakt van de ingeschreven bedragen. Blad per blad wordt een transport gedaan.

5° Wanneer om technische redenen in verband met het gebruik van mechanografische middelen, een gedeelte van een blad niet zal worden gebruikt moet het gedeelte dat blanco blijft, vanaf het ogenblik dat de inschrijvingen op dat blad beëindigd zijn, worden doorgehaald zodat het definitief onbruikbaar gemaakt wordt.

6° De mogelijkheid om de factuurboeken te houden op losse bladen kan worden ingetrokken voor de belastingplichtige die de gestelde voorwaarden niet naleeft, die misbruik maakt van de faciliteiten welke dit systeem biedt of die op om het even welke wijze de controleopdracht van de ambtenaren van de administratie verhindert. Van de intrekking van de vergunning wordt aan de belastingplichtige kennis gegeven door middel van een ter post aangetekende brief uitgaande van de hoofdcontroleur van het BTW-controlekantoor waaronder hij ressorteert. De vergunning kan niet meer worden ingeroepen vanaf de eerste dag van de maand na die waarin de aangetekende brief ter post werd afgegeven.

De hierboven vermelde voorwaarden zijn van toepassing ongeacht het procédé dat wordt gebruikt voor het houden van de factuurboeken (met de hand of mechanografisch; doorschrijfboekhouding, boekhoudmachine, ponskaarten, computer).

Aanvullende voorwaarden die vervuld moeten worden door de ondernemingen die, in maakloon, de factuurboeken houden van verscheidene belastingplichtigen.

De ondernemingen (administratiekantoren, boekhoudkantoren, fiduciaires, enz.) die de factuurboeken houden van verscheidene belastingplichtigen, moeten bovendien voldoen aan de volgende voorwaarden :

a) De bladen die zij gebruiken moeten uiterlijk op het ogenblik waarop ze worden gebruikt, genummerd worden volgens een ononderbroken reeks nummers.

b) Uiterlijk op het ogenblik waarop ze worden gebruikt moeten de bladen worden aangevuld met de naam, het adres en het BTW-registratienummer van de belastingplichtige voor wie het factuurboek wordt gehouden, met de aanduiding van het lopend jaar en met een nummer uit een ononderbroken reeks per belastingplichtige en per jaar.

c) De onderneming houdt een inventaris bij van de gebruikte bladen met voor elk blad of voor elke groep van opeenvolgende bladen de aanduiding van de belastingplichtige voor wie ze zijn bestemd, of wel bewaart ze dubbelen van die bladen, gerangschikt volgens hun nummer.

* * *

Het teruggaafregister dat moet worden gehouden overeenkomstig artikel 4, 1, 2°, van het koninklijk besluit nr. 4, van 29 december 1969, mag, onder de bovengenoemde voorwaarden, vervangen worden door losse bladen.

II. Verscheidene factuurboeken.

Een belastingplichtige mag verscheidene boeken tegelijk in gebruik hebben zowel voor zijn inkomende facturen als voor zijn uitgaande facturen (factuurboeken per bedrijfszetel of per afdeling; factuurboek voor de inschrijving van contante handelingen, factuurboek voor de uitvoer, enz.).

Hij moet echter op ieder ogenblik een lijst hebben van de factuurboeken die in gebruik zijn met vermelding van hun bestemming; in geval van controle moet hij deze lijst ter inzage voorleggen aan de ambtenaren van de administratie die erom vragen. Hij moet bovendien voor ieder aangiftetijdvak (maand of kwartaal) een samenvattende tabel opmaken die, per vak of per rubriek van de aangifte, de bedragen vermeldt die voortkomen uit de onderscheiden factuurboeken.

III. Modellen van factuurboeken.

Hierbij gaan een model van boek voor inkomende facturen en een model van boek voor uitgaande facturen. Die modellen kunnen worden gebruikt door de meeste kleine en middelgrote ondernemingen. Het spreekt evenwel vanzelf dat zij niet verplicht zijn deze modellen te gebruiken; de factuurboeken kunnen worden aangepast aan de bijzonderheden van elke onderneming.

Bij deze modellen moet het volgende worden aangestipt :

Boek voor inkomende facturen.

1. Het model geldt niet voor de belastingplichtigen die onderworpen zijn aan de forfaitaire regeling bepaald in artikel 56, 1, van het BTW-Wetboek. Voor die belastingplichtigen is er een model boek voor inkomende facturen gevoegd bij de beslissing die het forfait voor hun bedrijfssector vaststelt.

2. In de kolommen 6, 8, 9 en 10, moeten de creditnota s worden ingeschreven in het rood, met het teken CR of met het minteken.

3. De kolommen 11 en 12 mogen verwaarloosd worden door belastingplichtigen die geen handelingen verrichten die daarin zijn bedoeld.

4. Met het oog op het invullen van de aangiften zal men opmerken : a) dat vak 51 overeenstemt met kolom 4 min de kolommen 5 en 10, b) dat vak 52 overeenstemt met kolom 9; c) dat vak 2 1 overeenstemt met kolom 1 3; d) dat kolom 14 meespeelt voor de vaststelling van het saldo dat moet worden ingeschreven hetzij in vak 31, hetzij in vak 32.

5. Wil men een vierkantscontrole verkrijgen dan volstaat het de kolommen 13, resp. 14 aan te vullen met een kolom « Niet aftrekbare BTW », resp. « Niet terug te storten BTW met betrekking tot ontvangen creditnota's ).

6. Belastingplichtigen die een vergunning hebben op grond van artikel 43 van het Wetboek, moeten in hun boeken de inkopen en invoeren met vrijstelling afzonderen van de andere inkopen en invoeren, overeenkomstig de onderrichtingen gegeven voor de toepassing van dit stelsel.

Boek voor uitgaande facturen.

1. Indien de belastingplichtige op zijn uitgaande facturen niet de vier tarieven gebruikt, mag hij een of meer van de kolommen 6 tot 9 weglaten. Zo mag ook degene die nooit leveringen doet aan kleine detaillisten kolom 13 weglaten.

2. Kolom 10 kan, ofschoon dat niet noodzakelijk is voor het invullen van de kwartaalaangifte, uitgeplitst worden voor de uitvoer en de gelijkgestelde handelingen enerzijds, en voor de andere handelingen anderzijds. In ieder geval moet de belastingplichtige die een vergunning heeft op grond van artikel 43 van het Wetboek in zijn boeken de uitvoeren afzonderen van de andere handelingen.

3. Er wordt aangestipt dat de kolommen 6, 7, 8, 9, 11 en 12 van het model respectievelijk overeenstemmen met de vakken 01, 02, 03, 04, 09 en 11 van de aangifte. Kolom 13 stemt overeen met vak 12 van de aangifte, maar het bedrag van de egalisatiebelasting voor de handelingen van een bepaalde maand moet pas worden aangegeven in de aangifte met betrekking tot de handelingen van de volgende maand (kon. besl. nr. 19, van 20 juli 1970, art. 10). De bedragen die ingeschreven worden in kolom 14 bepalen mede het saldo dat ingeschreven wordt hetzij in vak 31, hetzij in vak 32.

4. Wil men een vierkantscontrole verkrijgen dan kan er een kolom worden bijgevoegd voor de verschillen die om verschillende redenen (disconto, statiegeld, enz.) kunnen bestaan tussen de maatstaf van heffing en het bedrag « exclusief belasting » dat op de documenten voorkomt.

IV. Diversen.

1. De administratie staat toe dat, in de factuurboeken, de namen van de leveranciers of van de klanten vervangen worden door rekeningnummers of andere codenummers, mits de lijst van die nummers met de naam en het adres van de betrokkenen op ieder ogenblik kan worden overhandigd aan de BTW-controlediensten.

2. Krachtens artikel 12, eerste lid, 1°, b, van het koninklijk besluit nr. 1, moet de inschrijving van invoerdocumenten in het boek voor inkomende facturen, aangevuld worden met een verwijzing naar de overeenkomstige inkoopfactuur. De administratie neemt aan dat er voldaan wordt aan deze verplichting wanneer het invoerdocument verwijst naar de factuur en omgekeerd.