Circulaire nr. E.T.100.971 dd. 31.10.2001

BTW-revue, nr. 152, blz. 521

BESTUURSDOCUMENTEN
Mededeling van bestuursdocumenten
Openbaarheid van bestuur

Wet van 11.4.1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. Circulaire van de Administratie van Fiscale Zaken. Mededeling aan de taxatiediensten, sector BTW

Aan alle ambtenaren van de taxatiediensten, sector BTW



Hierbij gaat de circulaire van de Administratie van Fiscale Zaken van 11.8.1997 met betrekking tot de wet van 11.4.1994 betreffende de openbaarheid van bestuur (BTW Revue, 110, blz.807) die reeds verspreid werd onder de ambtenaren DB op 9 januari 1998 (nr.Ci.RH.835/502.739).

Voor de Directeur-generaal:

De Auditeur-generaal van financiën,

J.-M. Prevost.

Inhoud



De wet openbaarheid van bestuur

Deze circulaire heeft als doel richtlijnen te verstrekken in verband met de toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. Deze wet verscheen in het Belgisch Staatsblad van 30 juni 1994. Krachtens het koninklijk besluit van 23 juni 1994, dat gepubliceerd werd in hetzelfde Belgisch Staatsblad van 30 juni 1994, is die wet in werking getreden op 1 juli 1994.

Deze circulaire werd overeenkomstig artikel 8, §3, van voormelde wet aan de Commissie voor de Toegang tot bestuursdocumenten voorgelegd. Hij werd op 9 juni 1997 tijdens de vergadering van de Commissie besproken en er werd rekening gehouden met de bemerkingen die zij heeft uitgebracht.

De voorzitter van de Commissie vestigt echter de aandacht op het feit dat de Commissie in de toekomst haar vrijheid wil behouden om haar adviezen aan latere evoluties aan te passen.

De wettekst, die verder zal worden aangeduid als de "wet openbaarheid van bestuur", is in bijlage opgenomen.

In deze circulaire worden enkel de verplichtingen, die voortvloeien uit deze wet in de relatie tussen de administratie en de belastingplichtigen, nader toegelicht. De toepassing van de wet in andere zaken, zoals ambtenarenzaken, wordt in deze circulaire niet behandeld.



1 Algemeen

De federale fiscale administraties vallen onder de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur (volgt uit artikel 1, wet openbaarheid van bestuur).

De wet voorziet, naast een voorlichtingsplicht van de overheid (actieve openbaarheid), vooral de mogelijkheid voor de belastingplichtige om op verzoek alle bestuursdocumenten waarover de administratie beschikt in te zien (uitvoering van artikel 32 van de Grondwet) en ze zo nodig te laten verbeteren (beide laatste aspecten vormen de passieve openbaarheid).

De wet openbaarheid van bestuur doet geen afbreuk aan wetsbepalingen die in een ruimere openbaarheid van bestuur voorzien (art.13). Wanneer een andere wet een ruimere openbaarheid bepaalt is de wet openbaarheid van bestuur niet van toepassing terwijl dit wel het geval is wanneer een andere wet een beperktere openbaarheid stelt (voor de verhouding tussen verschillende wetteksten zie de punten 3.2., 3.6.3 en 4).

Zo zullen alle wettelijke bepalingen die het mogelijk maken om documenten op aanvraag in te zien of om er (tegen vergoeding) kopie van te krijgen primeren boven de wet openbaarheid van bestuur. Zo wordt geen afbreuk gedaan aan, onder andere:

-	art.504, Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (verder WIB92) met betrekking tot de kadastrale bescheiden en het koninklijk besluit van 19 februari 1981 tot vaststelling van de vergeldingen voor de afgifte van kadastrale uittreksels;

-	art.144 van het Wetboek der successierechten;

-	art.127 van de wet van 16 december 1851 betreffende de openbaarheid van de registers van de hypotheekbewaarders;

-	art.236 van het Wetboek der Registratie-, hypotheek- en griffierechten, inzake het afleveren van afschriften of uittreksels door de ontvangers van de registratie;

-	art.143 van het Wetboek der successierechten, inzake het uitreiken van afschriften of uittreksels van successieaangiften.

2 Actieve openbaarheid (artikelen 2 en 3)

In het kader van de actieve openbaarheid zijn de fiscale administraties ertoe gehouden verschillende maatregelen te treffen.



2.1 Wegwijzers voor de belastingplichtigen

Elke administratie stelt een document op dat een soort "wegwijzer" vormt, waarin zij haar organisatie, haar bevoegdheden, haar interne werking uiteenzet en alle voor het publiek nuttige gegevens vermeldt (adressen, openingsuren van de diensten, enz.). Deze handleiding moet duidelijke en objectieve informatie bevatten en zal ten minste jaarlijks geactualiseerd worden.

Tevens zal het document zo beknopt mogelijk worden gehouden, gelet op de kostprijs, om ze gratis ter beschikking te kunnen stellen. De centrale administraties zullen deze documentatie ter beschikking stellen aan de buitendiensten.

Het document moet enkel op aanvraag verstrekt worden. Nopens de vorm van de aanvraag zijn in de wet geen bijzondere bepalingen opgenomen. Zelfs een eenvoudig mondeling verzoek is derhalve voldoende.



2.2 Vermelding van de correspondent

Op alle briefwisseling moet naam, hoedanigheid, adres en telefoonnummer worden vermeld van de persoon die meer informatie kan verstrekken over het dossier.

Waar deze verplichting vroeger enkel in een onzendbrief werd opgelegd (omzendbrief 360 van 28 april 1992 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Ambtenarenzaken betreffende een grotere doorzichtigheid en toegankelijkheid van de administratie, Belgisch Staatsblad, 8 mei 1992) is deze vermelding nu een wettelijke verplichting.

Voor de praktische toepassing van deze verplichting wordt verder verwezen naar de Nota van de Minister van Financiën aan de Administratie- en Dienstchefs van 6 april 1995 (D.I. 200.13, 200.14/25.797) en de verschillende instructies die terzake werden opgesteld door elke fiscale administratie (bijv. de circulaire van de Administratie van de douane en accijnzen van 15 januari 1990 nr.D.P. 93.445).



2.3 Kennisgeving van de beroepsmogelijkheid

Telkens een beslissing wordt genomen of een administratieve handeling wordt gesteld met een individuele strekking moet deze melding maken van de eventuele mogelijkheid om in beroep te gaan. Daarbij moet opgemerkt worden dat de beslissing van de Gewestelijke directeur van de directe belastingen op basis van de artikelen 375 en 376, WIB92 een jurisdictionele beslissing vormt en geen administratieve handeling waarop deze bepaling van toepassing is.

De administratie is van oordeel dat het voorstel van de Gewestelijke directeur van de douane en accijnzen om een vastgestelde overtreding inzake douane en accijnzen op basis van artikel 263 van de Algemene wet inzake douane en accijnzen af te handelen door middel van een transactie, geen administratieve beslissing is in de zin van de wet openbaarheid van bestuur.

Terzake handelt de directeur als vervolgende partij op basis van artikel 281 van de Algemene wet inzake douane en accijnzen waarbij hij afziet van zijn recht om strafvervolgingen in te stellen. Bij niet-aanvaarding van de minnelijke schikking worden immers strafvervolgingen ingeleid voor de bevoegde correctionele rechtbank.

De wet bepaalt uitdrukkelijk dat in administratieve handelingen moet worden medegedeeld welke de mogelijkheid of mogelijkheden zijn om in beroep te gaan, welke de beroepsinstantie(s) is (zijn) waarbij het beroep moet worden ingesteld (benaming, adres), welke vormvoorschriften verbonden zijn aan het instellen van beroep en binnen welke termijnen het beroep moet worden ingesteld.

Het vermelden van de mogelijkheid tot het instellen van beroep is enkel noodzakelijk voor zover het een voor de belastingplichtige negatieve beslissing of handeling betreft of indien een beslissing of handeling van de administratie "nadelige" gevolgen heeft voor de betrokkene (bijv. vestiging van een hogere belasting).

Het vermelden van de mogelijkheid om hoger beroep in te stellen is zowel noodzakelijk in de gevallen waarin in een specifieke procedure om beroep of bezwaar aan te tekenen tegen een bepaalde beslissing is voorzien, als in de gevallen waarin enkel een gemeenrechtelijke procedure mogelijk is (bevoegdheid van de Raad van State of van de hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht), dit zelfs zonder dat die mogelijkheid uitdrukkelijk voorzien is in de wettekst.

Wanneer deze verplichting niet wordt nageleefd, neemt de vervaltermijn voor het indienen van het beroep geen aanvang (vergelijk met het nieuwe artikel 19 van de Gecoördineerde wetten op de Raad van State) Cf. D.I. 136.

Deze sanctie brengt mee dat er in het bijzonder zal moeten over gewaakt worden dat deze formaliteit strikt en concreet wordt nageleefd.



3 Passieve openbaarheid: raadpleging van bestuursdocumenten (artikelen 4 tot 6)

3.1 Algemeen

De wet openbaarheid van bestuur kent aan de betrokkenen een inzagerecht toe voor de informatie in het bezit van de administratie overheid. De algemene regel is dat de betrokkene, mits de voorwaarden bepaald in de wet worden nageleefd, elk bestuursdocument ter plaatse kan inzien, uitleg kan krijgen over het document of er een kopie van kan ontvangen.

Er moeten daarbij dus zekere regels gevolgd worden:

1.	er moet een verzoek zijn om inzage te verkrijgen;

2.	de aanvraag moet een bestuursdocument betreffen;

3.	er mogen geen gronden aanwezig zijn die het inzagerecht uitsluiten.

Bij weigering van het verzoek om inzage te verkrijgen kan de aanvrager die beslissing van de administratie aanvechten (zie verder onder punt 5).

Het inzagerecht omvat drie mogelijkheden: het recht om de stukken materieel in te zien bij de administratie, het recht om uitleg te krijgen over deze documenten en het recht om een afschrift te bekomen van deze documenten.



3.2 Toepasselijke regelgeving

Naast de federale wet openbaarheid van bestuur hebben ook de gewesten en gemeenschappen reglementeringen uitgewerkt die van belang kunnen zijn voor de fiscale administraties wanneer zij, om welke reden dan ook, documenten van deze overheden onder zich houden. In deze situatie is de oplossing niet eenvoudig.

In principe moet in eerste instantie nagegaan worden bij welke overheid het document zich bevindt. In regel is de openbaarheidsregeling waaraan die overheid onderworpen is van toepassing (documenten die uitgaan van een gewest maar die zich bij een federale dienst bevinden kunnen dus ingezien worden op basis van de federale wet openbaarheid van bestuur). Dit volgt uit de bevoegdheidsverdeling tussen de wet-, decreet- en ordonnantiegever (zie: advies van de Raad van State, eerste kamer, d.d. 24 november 1994 over een voorontwerp van ordonnantie betreffende de openbaarheid van bestuur, Gedr. St., Br. Hoofd. R., G.Z., 1994-1995, nr.A-353/1, p.18 en 19 en die in het advies opgenomen referenties naar de voorbereidende werken bij artikel 32 - oud artikel 24ter - van de Grondwet; zie tevens het advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/50, d.d. 20 februari 1994).

Als voorbeeld kan worden gesteld dat wanneer de federale overheid enkel fungeert als loutere tussenpersoon tussen regionale instellingen en enkel documenten doorstuurt (brievenbusfunctie), de betreffende documenten niet onderworpen zijn aan de federale wet openbaarheid van bestuur. De wet blijft echter van toepassing wanneer de federale overheid documenten zou ontvangen van gewesten die een element zouden vormen van een beslissing die door de federale administratieve overheid moet worden genomen. Dezelfde redenering is van toepassing wanneer documenten zich toevallig of per vergissing bij een bepaalde dienst bevinden in zaken waarvoor deze dienst geen enkele bevoegdheid heeft.

Wel blijft de decreet- of ordonnantiegever bevoegd om specifieke uitzonderingen op de openbaarheid voor te schrijven.

Volgende teksten zijn terzake relevant.

*	Waals Gewest (decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur, Belgisch Staatsblad, 28 juni 1995).

Dit decreet is enkel toepasselijk op de federale overheden in de mate dat het decreet zelf, op gronden die tot de gewestelijke bevoegdheid behoren, de openbaarheid van bestuursdocumenten verbiedt of beperkt (artikel 1, lid 1, 1), tenzij een ander decreet in een ruimere openbaarheid voorziet dan het decreet van 30 maart 1995 (artikel 2, in fine). Hierbij moet vooral rekening gehouden worden met artikel 6 van het decreet dat de redenen opgeeft om een aanvraag te weigeren en waarvan de tekst afwijkt van de lijst opgenomen in artikel 6 van wet openbaarheid van bestuur.

*	Brussels Hoofdstedelijk Gewest (ordonnantie van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur, Belgisch Staatsblad, 23 juni 1995).

Deze ordonnantie is ook toepasselijk op de federale overheden in de mate dat de ordonnantie zelf op gronden die tot de gewestelijke bevoegdheid behoren, de openbaarheid van bestuursdocumenten verbiedt of beperkt (artikel 2, 2° ). De afwijkende uitzonderingsgronden zijn opgenomen in artikel 10 van de ordonnantie.

Het decreet van de Franse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van 11 juli 1996 (decreet betreffende de openbaarheid van bestuur, Belgisch Staatsblad, 27 augustus 1996) is enkel van toepassing op de administratieve overheden die afhangen van de Franse Gemeenschapscommissie en op de andere administratieve overheden doch, wat deze laatste betreft, slechts voor zover dit decreet op gronden die tot de bevoegdheden van de Franse Gemeenschapscommissie behoren, de openbaarheid van bestuursdocumenten verbiedt of beperkt.

*	Vlaams Gewest (decreet van 23 oktober 1991 betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten in de diensten en instellingen van de Vlaamse executieve, Belgisch Staatsblad, 27 november 1991).

Dit decreet is enkel van toepassing op administraties van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest afhangende instellingen (artikel 2). Het is derhalve niet van toepassing op federale diensten.

*	Duitstalige Gemeenschap (decreet van 16 oktober 1995 betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten, Belgisch Staatsblad, 29 december 1995).

In de gevallen bedoeld in voormelde decreten en ordonnantie zullen deze teksten moeten toegepast worden en niet de wet openbaarheid van bestuur. Als één van voormelde decreten of de ordonnantie van toepassing is, zal ook de in die teksten voorziene procedure, die afwijkt van de procedure van de wet openbaarheid van bestuur, moeten nageleefd worden.

Het is dus heel goed mogelijk dat eenzelfde document naargelang het tijdstip nu eens door de ene dan weer onder een andere openbaarheidregeling valt (advies van de Raad van State, 2de kamer, d.d. 30 november 1994 over "un avant-projet de décret relatif à la publicité de l'administration", Gedr. St., Cons. Com. Fr., 1994-1995, nr.196-1, p.13). Het ligt voor de hand dat een federale administratie die met dergelijke situaties geconfronteerd wordt, zou handelen in overleg met de betrokken regionale overheid.

Het exemplaar van de kadastrale documentatie dat neergelegd is bij de gemeenteoverheid blijft het eigendom van het Kadaster, en blijft derhalve onderworpen aan dezelfde bijzondere regels voor de openbaarmaking als de bescheiden van het Kadaster (zie onder punt 1). De federale en regionale regels voor de openbaarheid van bestuur zijn er dus niet op van toepassing.

De wet openbaarheid van bestuur doet geen afbreuk aan de voorrangregeling van de internationale verdragen en aan regels van volkenrechtelijke organisaties (zoals bijvoorbeeld op grond van de EG-richtlijnen). Indien een verdragstekst de openbaarmaking van de medegedeelde gegevens verbiedt, kunnen de op basis van het verdrag gekregen inlichtingen niet openbaar gemaakt worden.

Hierna wordt enkel de regeling op basis van de federale wet openbaarheid van bestuur besproken.



3.3 Aanvraag om inzage en het verzoek om een afschrift te ontvangen

Elke bestuurde heeft het recht kennis te nemen van de bestuursdocumenten, wat betekent dat hij het recht heeft om een bestuursdocument (voor het begrip bestuursdocument zie punt 3.6.1.) ter plaatse in te kijken en er een kopie van te ontvangen, voor zover er geen uitzondering van toepassing is (de uitzonderingsgronden worden besproken onder punt 3.8.1.).

De wet openbaarheid van bestuur is zowel van toepassing op natuurlijke als op rechtspersonen (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/95/32, d.d. 18 april 1995 met verwijzing naar het gelijkheidsbeginsel vervat in de artikelen 11 en 12 van de Grondwet, advies dat werd bevestigd door een arrest van de Raad van State, nr.54.901 van 29.8.1995).

Daartoe moet de bestuurde een schriftelijke aanvraag doen met de uitdrukkelijke vermelding van de aangelegenheid waarover het gaat en wanneer mogelijk op welke bestuursdocumenten de aanvraag precies betrekking heeft. Een aanvraag die in te vage bewoordingen is opgesteld kan geweigerd worden (zie punt 3.8.1., C, 4). Met uitzondering van zijn advocaat of de houder van een uitdrukkelijk daartoe specifieke schriftelijke opgestelde volmacht, kan enkel de bestuurde zelf een aanvraag doen. De wet legt niet op dat de aanvraag tot inzage moet gebeuren bij aangetekende brief. De aanvraag kan dus ook per gewone brief gebeuren of ter plaatse schriftelijk worden gedaan. Een aanvraag per faxgericht is geen geldige aanvraag, omdat een faxbericht niet de nodige garanties biedt i.v.m. de identiteit van de verzoeker en niet altijd een adequate afhandeling van het verzoek door de administratie waarborgt (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/8/94, d.d. 26 september 1994).

De manier waarop aanvraag om een afschrift te bekomen moet ingediend worden is wel geregeld. Het verzoek moet worden ingediend:

1°	hetzij door de aanvrager, die zich persoonlijk bij de betrokken administratieve overheid meldt en deze een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier overhandigt;

2°	hetzij schriftelijk, door een brief gericht aan de betrokken administratieve overheid, met vermelding van de naam en het adres van de aanvrager.

De verzoeker vermeldt op het aanvraagformulier bedoeld in 1°, of in de brief bedoeld in 2°, of hij het afschrift persoonlijk in ontvangst wil nemen bij de administratieve overheid, dan wel of dit afschrift hem per post moet worden toegezonden. In dit laatste geval wordt het afschrift hem bij aangetekend schrijven toegestuurd. (KB van 30 augustus 1996 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument, art.1).

De aanvraag moet worden gericht aan de bevoegde administratieve overheid. Dit is de overheid waar de stukken zich bevinden (zie onder punt 3.2.), ook wanneer deze het document in een archief heeft neergelegd (zie verder onder punt 3.6.4.). Uit artikel 5, tweede lid, van de wet volgt dat hier de administratie bedoeld is die het document werkelijk materieel onder zich heeft.

De Directeur-generaal van elke administratie bepaalt voor zijn administratie op welk niveau de aanvragen zullen behandeld worden.



3.4 Register van vragen tot inzage

Alle aanvragen worden door de federale administratieve overheid opgetekend in een register en worden gerangschikt volgens de datum van ontvangst (artikel 5, in fine).

Elke dienst die bevoegd is voor de behandeling van de aanvraag (zie onder punt 3.3. in fine) zal een register bijhouden met volgende vermeldingen:

De registratie van de aanvraag is belangrijk omdat de datum van ontvangst het vertrekpunt is van de termijn waarbinnen de dienst de aanvraag moet beantwoorden (zie punt 3.9.).

Dit register moet ook verzekeren dat alle vragen tot inzage effectief behandeld worden. Het is daarbij noodzakelijk om ook te vermelden welk gevolg gegeven werd aan de aanvraag om eventuele latere opzoekingen te vereenvoudigen.

Het vermelden van de ontvangst van de betaling van de vergoeding is verplicht krachtens artikel 9 van het koninklijk besluit van 30 augustus 1996 tot vaststelling van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument (Belgisch Staatsblad, 20 september 1996; zie punt 3.7.2. hierna).



3.5 Doorverwijzing

Wanneer een aanvraag gericht is tot een dienst die de bestuursdocumenten niet onder zich heeft bestaan er twee mogelijkheden (voor stukken die zich reeds in het archief bevinden zie punt 3.3. en 3.6.4.).

1.	Het stuk bevindt zich bij een andere dienst van een fiscale administratie of de aanvragen om inzage worden behandeld bij een andere dienst.

De dienst die de aanvraag ontvangt zal ze onmiddellijk overmaken aan de bevoegde dienst die verder het nodige zal doen (Omzendbrief nr.393 van 18 juli 1994 van de Minister van ambtenarenzaken betreffende de uitvoering van het handvest van de gebruiker van de openbare dienst, Belgisch Staatsblad, 28 september 1994).

2.	De aanvraag is duidelijk niet bestemd voor een fiscale administratie.

In dit geval laat de dienst aan wie de aanvraag gericht is, de aanvrager weten dat hij zijn verzoek heeft gericht aan een verkeerde dienst en deelt hem mee, op grond van de gegevens waarover de dienst beschikt, welke administratieve overheid (benaming en adres) waarschijnlijk het betrokken bestuursdocument in haar bezit heeft (artikel 5, lid 2). Deze regeling is uitdrukkelijk voorzien in de wet openbaarheid van bestuur en moet toegepast worden niettegenstaande het handvest van de gebruiker van de openbare dienst in een andere regeling voorziet. In het schrijven aan de aanvrager wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat de aangewezen overheid enkel vermoedelijk over de betrokken documenten beschikt.

In beide gevallen zal de dienst die ten onrechte de aanvraag ontvangt zo snel als mogelijk reageren.



3.6 Inzage van een bestuursdocument

3.6.1 Bestuursdocumenten - algemeen

Bestuursdocumenten omvatten alle informatie, in welke vorm ook waarover een administratieve overheid beschikt (artikel 1, lid 2, 2° ). Niet enkel de papieren documenten in de traditionele zin worden bedoeld, maar alle documenten ongeacht de vorm ervan (manuele bestanden, informatie die in computers is opgeslagen, beeldbanden, klankopnames, microfiches, enz.).

De aanvraag kan enkel gebeuren voor bestaande documenten. De administratie is in het kader van de openbaarheid immers geenszins verplicht nieuwe documenten samen te stellen ter beantwoording van vragen (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten nr.I/CTB/94/34, d.d. 21 november 1994). Ook reeds afgesloten dossiers vallen onder het begrip bestuursdocument waarvan inzage kan bekomen worden voor zover zij nog bestaan (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/94/26, d.d. 24 oktober 1994). De individuele belastingdossiers van belastingplichtigen zijn bestuursdocumenten waartoe de belastingplichtige toegang kan hebben (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/94/26, d.d. 24 oktober 1994). Zelfs de stukken (bijv. aangifte) die de betrokkene zelf heeft ingediend vallen onder de toepassing van de wet (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/95/1, d.d. 20 februari 1995).

Uiteraard kunnen documenten die niet meer bestaan niet aan de openbaarheid worden onderworpen. De overheid heeft slechts de plicht om de stukken bij te houden volgens de toepasselijke reglementering.

Even vanzelfsprekend kunnen documenten niet medegedeeld worden indien zij nog niet bestaan. De administratie is in het kader van de openbaarheid ook niet verplicht nieuwe documenten samen te stellen ter beantwoording van vragen (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/34, d.d. 21 november 1994).

De wet openbaarheid van bestuur maakt een onderscheid tussen algemene documenten en documenten van persoonlijke aard. De meeste aanvragen tot inzage van individuele dossiers zullen thuishoren in de categorie aanvragen tot inzage van documenten van persoonlijke aard.



3.6.2 Inzage van algemene documenten

Publiekgemaakte documenten (bijv. Het Bulletin der belastingen, de BTW-Revue, het jaarverslag van de AAB, enz.) vallen niet onder de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur. Indien een aanvraag dergelijke documenten betreft zal aan de aanvrager medegedeeld worden waar en eventueel tegen welke prijs deze documenten kunnen bekomen worden.

Niet publiek gemaakte omzendbrieven, circulaires, instructies, reglementen e.d.m. met een algemene strekking vallen onder de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur (advies van de Commissie voor toegang tot de bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/38, d.d. 21 november 1994 en nr.I/CTB/94/11, d.d. 7 september 1994). De belastingplichtigen kunnen er dus inzage van krijgen of een afschrift bekomen behoudens indien één van de uitzonderingsgronden om dit te weigeren zou aanwezig zijn (zie verder onder punt 3.8.).

Ook documenten die, alhoewel er namen in vermeld staan, niet strikt op één of meerdere personen betrekking hebben zijn algemene documenten (bijv. een studie over een bepaalde sector of een bepaalde regio). Documenten die enkel betrekking hebben op één of meerdere personen zijn daarentegen documenten van persoonlijke aard, ook wanneer er vermeldingen in voorkomen die niet strikt die persoon of personen betreft. In dit laatste geval kunnen de gegevens die betrekking hebben op andere personen niet medegedeeld worden daar zij onder het beroepsgeheim vallen (voor de eventueel gedeeltelijke mededeling zie punt 3.7.4., voor het beroepsgeheim zie punt 3.8.1., B, 1en 2).



3.6.3 Inzage van een document van persoonlijke aard

Persoonlijke documenten geven een beoordeling van of een waardeoordeel over een bepaalde persoon, dit soort documenten bevat dus geen algemene informatie maar gegevens die de privacy van iemand raken. Dit zal het geval zijn voor de documenten die de belastingtoestand van een belastingplichtige bevatten.

Voor de vragen van natuurlijke personen moet een bijkomend onderscheid gemaakt worden tussen het inzagerecht op basis van de wet openbaarheid van bestuur en de inzage van gegevens die verwerkt worden zoals bedoeld in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Belgisch Staatsblad, 18 maart 1993; voor de inwerkingtreding zie het Bericht aan de bevolking betreffende de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegeven, Belgisch Staatsblad, 18 maart 1995). Deze laatste wet verleent enkel bescherming aan manueel of geautomatiseerde bijgehouden gegevens betreffende natuurlijke personen.

De fiscale administraties zijn immers in de huidige stand van de wetgeving ook onderworpen aan de wet van 8 december 1992 (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, advies nr. 22/95, d.d. 27 juni 1995). Daar de wet van 8 december 1992 een bijzondere wet is, zal deze wet voorgaan op de wet openbaarheid bestuur, die een algemene wet is. De wet van 8 december 1992 zal eveneens primeren op de decreten en ordonnanties die in gewestelijke materies de openbaarheid van bestuur regelen(advies van de Raad van State, 2de kamer, d.d. 19 december 1994 over "un avant-projet de décret relatif au droit d'accès aux documents de l'Administration", Gedr. St., Cons. Reg. W., 1994-1995, nr.301-1, p.11; advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten nr.I/CAD/94/12, d.d. 21 november 1994).

Dit wordt nog benadrukt door het feit dat de richtlijn nr.94/46/EG van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, in artikel 13, 1, e, een uitdrukkelijke uitzondering voorziet voor fiscale aangelegenheden, wat op heden niet het geval is in de Belgische privacywetgeving. De richtlijn moet worden omgezet in Belgisch recht binnen de 3jaar na de aanneming ervan. Op dit ogenblik is dit nog niet gebeurd.

In deze circulaire wordt enkel rekening gehouden met de wet openbaarheid van bestuur.

Voor de aanvragen die betrekking hebben op bestuursdocumenten van persoonlijke aard (zie punt 3.8.1. voor de andere weigeringsgronden) voorziet de wet openbaarheid van bestuur in een specifieke ontvankelijkheidsvoorwaarde: de aanvrager moet doen blijken van een belang (artikel 4, tweede lid).

In artikel 1, tweede lid, 3°, wordt een document van persoonlijke aard gedefinieerd als een bestuursdocument dat een beoordeling of een waardeoordeel bevat over een met name genoemde of gemakkelijk identificeerbare persoon of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan berokkenen.

Het volstaat echter niet dat een bestuursdocument de naam vermeldt van een persoon om het tot een document van persoonlijke aard te maken.

Het document van persoonlijke aard moet een beoordeling inhouden of een gedrag beschrijven waarvan het ruchtbaar maken aan de betrokken persoon schade zou kunnen berokkenen.

Het door de wet vereiste belang moet worden begrepen in de zin van het belang waarvan blijk moet gegeven worden bij een verzoek tot nietigverklaring ingediend bij de Raad van State. Het bestuursdocument of het geheimhouden van het stuk moet dus materiële of immateriële schade teweegbrengen voor de aanvrager wil de aanvraag ontvankelijk zijn.

Die schade moet drie kenmerken hebben nl.:

1.	er moet afbreuk gedaan worden aan een persoonlijk en rechtmatig (d.w.z. niet strijdig met de openbare orde of de goede zeden) belang van de aanvrager;

2.	de schademoet bovendien actueel zijn (d.w.z. bestaan op het tijdstip van de aanvraag);

3.	de schade moet een direct verband houden met het bestaan van het betrokken bestuursdocument (oorzakelijk verband tussen de schade en het document).

Zo heeft elke burger het recht om een afschrift te bekomen van zijn laatste aanslagbiljet in de personenbelasting en van de berekeningsstaat ervan om het te voegen bij een aanvraag om een sociale woning te verkrijgen indien het formulier "bewijs van inkomsten" (276 C 1) niet voldoende gegevens bevat. Deze documenten kunnen niet aangevraagd worden door de sociale huisvestingsmaatschappij tenzij er een wettelijke bepaling is die dit voorziet (zie het advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.C.T.B./95/11, d.d. 20 februari 1995). De bestaande bijzondere regelingen inzage het globaal mededelen van informatie aan andere administraties (R.S.V.Z., R.I.Z.I.V., enz.) blijven echter onverminderd van toepassing.



3.6.4 Inzage van documenten die in het archief zijn neergelegd (artikel 11)

Ook bestuursdocumenten die in een archief zijn neergelegd blijven aan de wet openbaarheid van bestuur onderworpen. Uitzondering wordt gemaakt voor het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief van de provinciën.

De aanvraag moet worden gericht aan de bevoegde administratieve overheid, ook wanneer deze het document in een archief heeft neergelegd (artikel 5, 1stelid).

Voor stukken die werden neergelegd bij het federaal archief is voorzien dat de beheerders van dat federaal archief gehouden zijn om hun medewerking te verlenen voor de toepassing van de wet. Zowel de stukken die bewaard worden in de eigen archieven van de fiscale administraties als die in andere federale archieven, andere dan het Algemeen Rijksarchief of het Rijksarchief van de provinciën, worden hier bedoeld. De Directeur-generaal van elke administratie kan beslissen dat die aanvragen nopens dergelijke stukken in elk geval moeten overgemaakt worden aan het hoofdbestuur.

De voormelde regels betreffende de openbaarmaking van documenten die zich nog bevinden in de diensten, zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat voor documenten die in een archief zijn neergelegd, de in art.6 bepaalde weigeringsgronden ophouden van toepassing te zijn na het verstrijken van de termijn welke voor de geheimhouding van het betrokken archief is bepaald (zie art.11, 3elid).

Ook reeds afgesloten dossiers die niet in een archief zijn ondergebracht vallen onder de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur, uiteraard in de mate dat zij nog bestaan (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/94/26, d.d. 24 oktober 1995).



3.7 Inzage, uitleg en het verstrekken van kopieën

3.7.1 Inzage

Wanneer de inzage wordt toegestaan zal dit schriftelijk worden medegedeeld aan de aanvrager. In dit schrijven wordt de plaats vermeld waar de inzage kan gebeuren. Dit is in principe de plaats waar het document zich bevindt.

Tevens wordt het tijdstip medegedeeld waarop gebruik kan gemaakt worden van het inzagerecht. In regel zal de periode vermeld worden van 30dagen, waarbij de consultatie mogelijk is tijdens de normale openingsuren van de betrokken dienst.

In de omzendbrief nr.443 van 17 december 1996 (zie blz.31.836 van het Belgisch Staatsblad van 20 december 1996) stelt de Minister van ambtenarenzaken dat de diensten van de federale departementen een grote soepelheid aan de dag moeten leggen voor wat de openingsuren betreft. In die omzendbrief besluit hij om de uitbreiding van de openingsuren te bevorderen zodat deze op vraag van de gebruiker van de openbare dienst op dinsdagen en vrijdagen open blijven tot 20.00uur"s avonds.

De consultatie van de documenten gebeurt zonder enige vergoeding.

Wanneer de aanvrager zich aanbiedt wordt zijn identiteit gecontroleerd en opgenomen in een formulier dat hem voorgelegd wordt ter ondertekening.

Dit formulier bevat bovendien:

1.	een inventaris van de ter beschikking gestelde stukken;

2.

de vermelding dat de in toepassing van de wet verkregen documenten niet mogen verspreid noch mogen gebruikt worden voor commerciële doeleinden (artikel 10); de stukken mogen derhalve niet gebruikt worden voor publicitaire doeleinden, om ze te verhuren of tegen betaling te laten inkijken door derden;

3.

de vermelding dat een bestuursdocument waarin een auteursrechtelijk werk is opgenomen zonder toestemming van de maker of van de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan, mag ingezien worden, maar dat een mededeling in afschrift van een auteursrechtelijk beschermd werk enkel is toegestaan met voorafgaande toestemming van de maker of de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan (zie verder onder punt 3.7.3.);

4.	de verbintenis dat de aanvrager geen enkele nota, wijziging of welk teken dan ook zal aanbrengen om de hem ter inzage voorgelegde stukken of deze stukken op enigerlei wijze zal beschadigen;

5.	de vermelding dat de aanvrager op het formulier de nodige opmerkingen kan vermelden.

Aan de aanvrager worden enkel de bedoelde stukken voorgelegd. Wanneer het stukken uit een omvangrijker dossier betreft, worden zij voor de consultatie uit het dossier genomen. De documenten worden voorgelegd in origineel. Om het verdwijnen of verminken van stukken te voorkomen wordt, wanneer dit nuttig wordt geacht, vooraf een kopie gemaakt van deze stukken.

Gedurende de volledige tijd dat de aanvrager de stukken inziet is een ambtenaar aanwezig die zo gevraagd de nodige uitleg zal verstrekken. Bij de consultatie mag de aanvrager notities maken, en, behalve in de situatie behandeld onder punt 3.7.3., kopieën maken met eigen middelen en op eigen kosten zonder dat de stukken verplaatst of beschadigd worden.

Bij incidenten tijdens de consultatie zal de ambtenaar correct doch kordaat optreden en zo nodig een proces-verbaal opstellen of aangifte doen bij de politionele overheden.



3.7.2 Het toesturen van een afschrift

Wanneer de aanvrager een afschrift vraagt (zie punt 3.3. hiervoor) wordt hem, indien de aanvraag toegestaan wordt, een volledige en behoorlijk leesbare kopie afgegeven of bij aangetekend schrijven (art.1, KB van 30 augustus 1996) toegestuurd van de betreffende stukken. Op iedere bladzijde wordt duidelijk "afschrift" of een gelijkwaardige vermelding aangebracht om latere manipulatie door de aanvrager te vermijden.

Wanneer een ruimere regeling bestaat om een afschrift te krijgen van een document (openbare registers zoals de registers voorhanden in de hypotheekbewaringen) zal de wet openbaarheid van bestuur niet van toepassing zijn. Een regeling is ruimer wanneer er minder vereisten zijn dan in de wet openbaarheid van bestuur om een afschrift te bekomen (d.w.z. dat het niet vereist is dat er geen enkele beperking is). De wet openbaarheid van bestuur kan dan ook niet ingeroepen worden om de vergoeding die verschuldigd is krachtens de bijzondere regeling voor het bekomen van deze afschriften te omzeilen (zie bijvoorbeeld het koninklijk besluit van 18 september 1962 houdende vaststelling van de lonen van de hypotheekbewaarders, enz.).

Van de stukken die een auteursrechtelijke bescherming genieten mag geen afschrift aan de aanvrager toegestuurd worden (zie punt 3.7.3.), behoudens indien de houder van het auteursrecht hiermee instemt.

Artikel 12 bepaalt dat de Koning kan beslissen dat voor de afschriften een vergoeding verschuldigd is door de aanvrager.

De artikelen 2 tot 9 van het koninklijk besluit van 30 augustus 1996 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument regelen de kostenvergoeding als volgt:

" Art.2 . Het bedrag van de vergoeding wordt berekend per bestuursdocument en per aanvraag, met een minimum van vijftig frank.

"Art.3 . Wanneer het afschrift van een bestuursdocument in zwart/wit-versie wordt verstrekt op een formaat dat niet groter is dan formaat A4, wordt de vergoeding vastgesteld op 2F per bladzijde.

"Wanneer het document echter meer dan honderd bladzijden bevat, wordt de vergoeding teruggebracht tot 1F per bladzijde vanaf de honderd en eerste.

"Art.4 . Wanneer het afschrift van een bestuursdocument in zwart/wit-versie wordt verstrekt op een formaat dat groter is dan formaat A4 maar niet groter dan formaat A3, worden de vergoedingen per bladzijde vastgesteld in artikel 3 verdubbeld.

"Art.5 . Wanneer een bestuursdocument bladzijden bevat van verschillend formaat als bedoeld in de artikelen 3 en 4, wordt de vergoeding berekend alsof het om twee aparte aanvragen gaat.

"Art.6 . Wanneer het afschrift van een bestuursdocument geheel of gedeeltelijk in kleur of in een formaat groter dan formaat A3 wordt gevraagd, wordt de vergoeding vastgesteld overeenkomstig artikel 7.

"Art.7 . Wanneer het afschrift van een bestuursdocument wordt gevraagd op een andere drager dan papier, is de vergoeding gelijk aan de kostprijs.

"Art.8 . De vergoedingen vastgesteld bij dit besluit zijn contant betaalbaar indien het afschrift door de aanvrager in ontvangst wordt genomen bij de administratieve overheid, die als bewijs van betaling een ontvangstbewijs afgeeft.

"Indien het afschrift per post aan de aanvrager wordt gezonden, worden de vergoedingen eer het afschrift wordt verzonden, betaald door overschrijving of storting op de postrekening van de rekenplichtige der ontvangsten van de overheid in kwestie. In dat geval wordt het bedrag van de vergoedingen vermeerderd met de portkosten.

"Art.9 . Bij ontvangst van de betaling van de vergoeding wordt er melding van gemaakt in het register bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur.".

Deze regeling is van toepassing vanaf 20 september 1996 (art.10, KB 30 augustus 1996).

Voor de Duitstalige Gemeenschap zie: Besluit van de Regering tot uitvoering van het decreet van 16 oktober 1995 betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten, Belgisch Staatsblad, 4 mei 1996.

De stukken worden toegestuurd met een brief waarin opgenomen wordt:

1.	een inventaris van de ter beschikking gestelde stukken;

2.	de vermelding dat in toepassing van de wet verkregen documenten niet mogen verspreid noch gebruikt worden voor commerciële doeleinden (artikel 10).

3.7.3 Inzage en kopiename van beschermde stukken (artikel 9)

Het is mogelijk dat het auteursrecht over een bestuursdocument, dat aan de openbaarheid onderworpen is, berust bij een privé-persoon. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een belastingplichtige inzage vraagt van een computerprogramma dat door de administratie werd aangekocht onder licentie. Wanneer het auteursrecht berust bij de overheid die de inzage moet verlenen kan die overheid artikel 9 niet inroepen.

De wet stelt dat wanneer de vraag om openbaarheid betrekking heeft op een bestuursdocument waarin een auteursrechtelijk werk is opgenomen, de toestemming van de maker of van de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan niet vereist is om ter plaatse inzage van het document te verlenen of uitleg erover te verstrekken. Daarentegen is een mededeling in afschrift van een auteursrechtelijk beschermd werk niet toegestaan dan met voorafgaande toestemming van de maker of de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan.

Niettegenstaande deze situatie eerder zelden zal voorkomen in fiscale zaken, verdient deze regeling de nodige aandacht daar de wet uitdrukkelijk voorziet dat de overheid in ieder geval op het auteursrechtelijk karakter van het betrokken werk moet wijzen.



3.7.4 Gedeeltelijke openbaarmaking van documenten

De wet bepaalt dat wanneer een bestuursdocument maar voor een deel moet of kan onttrokken worden aan de openbaarheid, de inzage, de uitleg of de mededeling in de vorm van een kopie beperkt is tot het overige deel (artikel 6, §4).

Concreet zal in dat geval de tekst niet voorgelegd worden in origineel maar wel in kopie waarop bepaalde vermeldingen onleesbaar zijn gemaakt.



3.8 Afwijzing van een aanvraag

3.8.1 Gronden om een verzoek af te wijzen

Ook al is er een aanvraag gedaan in de vereiste vorm en is de aanvraag ontvankelijk omdat ze betrekking heeft op een document van persoonlijke aard, dan nog kan er in bepaalde gevallen geweigerd worden om er gevolg aan te geven (de instantie die werd aangeduid conform punt 3.3. in fine, is bevoegd om te beslissen over de afwijzing).

Het volstaat niet dat de ingeroepen weigeringsgrond voorkomt in de lijst van de uitzonderingen opdat de overheid automatisch ontheven is van de verplichting om informatie te verstrekken. Aan de toepassing van een uitzonderingsgeval moet in elk concreet geval een belangenafweging ten grondslag liggen. Enkel in de gevallen opgesomd in artikel 6, §2, namelijk de bescherming van de privacy, wanneer een specifieke wet de geheimhoudingsverplichting voorziet en het bewaren van het geheim van de overheidsberaadslaging (zie verder onderB. hierna), is de uitzondering absoluut en moet er geen belangenafweging worden gemaakt.

Hiermee zal moeten rekening gehouden worden bij de motivatie van de weigeringsbeslissing. Het zal derhalve niet volstaan om louter te verwijzen naar één of meerdere gronden die in de lijst voorkomen maar er zal moeten aangeduid worden waarom in het concreet geval de openbaarmaking niet opweegt tegen de ingeroepen weigeringsgrond.

De wet openbaarheid van bestuur stelt in drie afzonderlijke reeksen weigeringsgronden voor, met name:

-	een reeks die imperatief moet toegepast worden door de ambtenaren en waarvoor een afweging van belangen moet gebeuren (zie reeksA hierna);

-	een tweede reeks die eveneens imperatief, maar van absolute aard is, zodat er geen belangenafweging nodig is (zie reeksB hierna);

-	tenslotte een derde reeks die de ambtenaren facultatief (er bestaat een beoordelingsvrijheid) mogen toepassen, maar waarbij een belangenafweging dient te gescheiden (zie reeksC hierna).

A.	Wanneer de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van één van volgende belangen (artikel 6, §1):

1.	de veiligheid van de bevolking;

2.	de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden;

3.	de federale internationale betrekkingen van België;

4.	de openbare orde, de veiligheid of de bedreiging van het land;

5.	de opsporing of de vervolging van strafbare feiten;

Bij deze laatste uitzonderingsgrond moet gewezen worden op de specifieke positie van de Administratie van de douane en accijnzen. Inzake douane en accijnzen berust de bevoegdheid tot het instellen van de strafvervolging immers bij de gewestelijke directeur der douane en accijnzen.

Vermits, naar de mening van de administratie, het onderzoek wegens overtredingen inzake douane en accijnzen een onderzoek in strafzaken is, kan in principe slechts inzage van het dossier worden verleend na het opstellen van het proces-verbaal voor de vastgestelde feiten of nadat de zaak bij de correctionele rechtbank werd ingeleid. Het vooronderzoek in strafzaken, hetzij het gerechtelijk onderzoek, hetzij het opsporingsonderzoek, heeft een geheim en niet tegensprekelijk karakter.

Indien een belanghebbende of zijn advocaat op basis van de wet openbaarheid van bestuur om inzage verzoekt van een overtredingsdossier (bijvoorbeeld naar aanleiding van het aanbieden van een transactie) vooraleer een proces-verbaal werd opgesteld of vooraleer de zaak bij de rechtbank werd ingeleid, kan aan het verzoek in principe geen gunstig gevolg worden gegeven.

Aangezien aan de weigering om inzage te verlenen evenwel een belangenafweging moet voorafgaan, dient dit verbod tot inzage te worden genuanceerd. Zo zal aan betrokkene inzage kunnen worden verleend van stukken waarop de vordering van de belastingen is gesteund (bijv. tariefbeslissing betreffende de indeling van de goederen in het tarief van invoerrechten in van de eventueel door het laboratorium van de douane gedane bevindingen bij de ontleding van de goederen, brief van de buitenlandse douaneautoriteiten waaruit blijkt dat het preferentieel regime niet kan worden toegekend, enz.). De inzage zal evenwel geweigerd worden van alle stukken die verband houden met de omstandigheden waarin de feiten zich hebben voorgedaan, eventuele gegevens betreffende aanbrengers, de overwegingen van de bekeurders, door de bekeurders geformuleerde voorstellen tot afhandeling van de zaak, enz.

Inzage zal, in het kader van de wet op openbaarheid van bestuur, eveneens geweigerd worden, wanneer dergelijke inzage wordt gevraagd van documenten betrokken in een gerechtelijke procedure die lopende is tussen de aanvrager en de betrokken administratie (ook de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten kan dan niet meer tussenkomen: advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/95/22, d.d. 27 maart 1995). Dit geldt zowel voor procedures die behandeld worden door de rechterlijke macht, door de administratieve rechtscolleges of voor een scheidsgerecht (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/44, d.d. 19 december 1994 en nr.I/CTB/95/30 van 27 maart 1995).

Dit brengt onder andere mee dat van zodra een bezwaar inzake directe belastingen hangende is voor de Gewestelijke directeur, geen beroep meer kan gedaan worden op de wet openbaarheid van bestuur. Hier dienen enkel de aan de procedure eigen regels gevolgd te worden (zie art. 374, 3de lid, WIB92).

Dit is ook het geval wanneer overgegaan wordt tot de betekening van een dwangbevel. De wet voorziet gemeenrechtelijke verzetsprocedures waar de mededeling van stukken wordt geregeld. De wet openbaarheid van bestuur kan niet gebruikt worden om die regels buiten werking te stellen.

Stukken of informatie die bekomen werden na inzage van een gerechtelijk dossier zullen evenmin openbaar zijn. De betrokkene kan zich wenden tot de bevoegde jurisdictionele overheid om inzage te bekomen van die stukken (Raad van State, arrest nr.54.901 van 29 augustus 1995, La Herseautoise vs. Belgische Staat).

Dit lijkt ook het geval te zijn wanneer een aanslag wordt gevestigd op basis van gegevens die verkregen zijn uit een (niet-fiscaal) gerechtsdossier (advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CADA/96/86, d.d. 21 juni 1996).

6.	het federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet;

Deze uitzonderingsgrond kan ingeroepen worden wanneer inzage gevraagd wordt in algemene documenten inzake de organisatie van de taxatie- en controlewerkzaamheden (bijv. interne instructies i.v.m. verificatiemethodes, notulen van de vergaderingen over de controlestrategie, lijst van de voor controle geselecteerde dossiers of de bijzondere operaties die voorzien worden in bepaalde sectoren, enz.). Het publiek maken van deze gegevens kan immers de federale economische en financiële belangen in het gevaar brengen. Er moet herinnerd worden aan wat hoger reeds gesteld is nopens de belangenafweging.

Openbaarmaking van de wijze en het tijdstip van invordering van belastingschulden zou de kans vergroten dat de belastingplichtigen pogen het zo aan boord te leggen dat de belastingschulden niet, niet tijdig of slechts gedeeltelijk dan wel na het nemen van gedwongen invorderingsmaatregelen zullen worden voldaan. Ook in dit geval kan het financieel belang van de Staat bij het innen van de belastingen in een niet onaanzienlijke mate worden geschaad.

De laatste maanden worden de fiscale administraties steeds meer geconfronteerd met een oneigenlijk gebruik terzake de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur. Steeds meer wordt inderdaad gepoogd om op grond van voormelde wet in het stadium van de vestiging van de belasting inlichtingen te bekomen waarover de administraties in die onderzoeksfase beschikken, doch met als enig doel fraudemechanismen te organiseren of vertragingsmanoeuvers op te zetten.

De vraag kan dan ook gesteld worden of in dergelijk geval de uitzonderingsgrond van punt 6 kan worden ingeroepen.

De Commissie voor de Toegang tot Bestuursdocumenten verklaart in een antwoord op een vraag om advies (nr.J/CTB/96/133) van 18 december 1996 dat fiscale documenten in beginsel onder de toepassing van de wet vallen en dientengevolge normaliter moeten meegedeeld worden. Doch stelt de Commissie dat zonodig een uitzonderingsgrond kan worden ingeroepen om deze mededeling te weigeren met name "een federaal economisch of financieel belang, de munt op het openbaar krediet". De Commissie is van mening dat uit de voorbereidende werken van de wet duidelijk blijkt dat het federaal fiscaal belang, alhoewel niet expliciet vermeld, wel degelijk vervat is in de zinsnede "federaal economisch of financieel belang, de munt op het openbaar krediet". Doch, voegt zij er onmiddellijk aan toe, deze uitzonderingsgrond mag niet stelselmatig worden ingeroepen om enigerlei fiscale documenten aan de openbaarheid te onttrekken.

Dienaangaande heeft de Commissie in een vroeger advies (advies nr.95/58 van 18.09.1995) reeds gesteld dat de vraag tot mededeling kan geweigerd worden voor documenten die de fiscus verkrijgt bij de uitoefening van zijn onderzoeksbevoegdheid op grond van een in artikel 6 opgesomde uitzonderingsgrond, maar dat deze handelwijze niet op elk geval van toepassing is.

7.	het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn medegedeeld;

Deze uitzonderingsgrond kan worden ingeroepen wanneer bij een offerteaanvraag prijsopgaven worden medegedeeld aan de overheid door een bedrijf en waarvan de inzage wordt gevraagd door een andere mededinger (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/47, d.d. 23 januari 1995).

8.	de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft medegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit (noodzaak om formele aangifte te krijgen van frauduleuze handelingen).

B.	Wanneer de openbaarmaking afbreuk doet (artikel 6, §2):

1.	aan de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de inzage, de uitleg of de mededeling van een afschrift heeft ingestemd;

Niemand kan toegang krijgen tot gegevens in het bezit van een administratieve overheid betreffende een andere persoon tenzij deze laatste ermee instemt. Alhoewel de wet openbaarheid van bestuur niet voorziet dat de toestemming schriftelijk moet worden gegeven, zullen de fiscale administraties, ter voorkoming van misbruiken en om bewijsredenen steeds het voorleggen van een schriftelijke opgestelde toestemming eisen met voor echt verklaarde handtekening van degene die toestemming verleent.

Inzake de aanvragen die betrekking hebben op dossiers van natuurlijke personen zal rekening gehouden worden met de mogelijke familiale conflicten. Zo zullen de echtgenoten die effectief gescheiden zijn (echtscheiding werd overgeschreven) toegang blijven behouden voor documenten die betrekking hebben op de toestand van vóór de echtscheiding.

Er zal slechts inzage (en eventueel afschrift) worden verleend van de stukken die betrekking hebben op de aanvrager zelf. Voor de stukken die betrekking hebben op de toestand van de echtgenoot of echtgenote van de aanvrager mag inzage (en eventueel afschrift) verleend worden mits diens schriftelijke toestemming met een voor echt verklaarde handtekening. Indien het een stuk betreft dat gegevens bevat eigen aan de toestand van beide echtgenoten, moet alles in het werk worden gesteld om deze regel te eerbiedigen (gedeeltelijk inzage tenzij gelegaliseerde toestemming van de andere echtgenoot). Anderzijds heeft het Arbitragehof, als antwoord op een prejudiciële vraag, bij arrest nr.39/96 van 27 juni 1996 beslist dat artikel 267 WIB (thans artikel 366, WIB92) het gelijkheidsbeginsel schendt in zoverre die bepaling het recht om bezwaar in te dienen slechts toekent aan de belastingplichtige ten name van wie de aanslag is gevestigd, met uitsluiting van de feitelijk gescheiden echtgenoot die gehouden is tot de belastingschuld die ten name van de andere echtgenoot is gevestigd. Volgens het hof volstaat het vertrouwelijk karakter van het fiscale dossier niet als verantwoording om af te wijken van het fundamenteel recht om voor een rechtsinstantie de gegrondheid van een schuld te betwisten.

Na het overlijden van een natuurlijke persoon is het de wettige erfgenaam die gerechtigd is om op te treden (artikel 724, lid 1, van het Burgerlijk Wetboek, Rb. Gent, 8 oktober 1993, T.G.R., 1994, 78). In dit geval zal moeten nagegaan worden of de aanvrager effectief een wettige erfgenaam is (zo is geen inzage mogelijk wanneer de wettige erfgenaam heeft verzaakt aan de nalatenschap).

Voor rechtspersonen zal uiteraard enkel toestemming verleend worden aan de personen die de rechtspersoon rechtsgeldig vertegenwoordigen.

Bij feitelijke verenigingen of handelsvennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid zal in de regel de toestemming van alle betrokkenen vereist zijn.

2.	aan een bij wet ingestelde geheimhoudingsplicht;

Zoals hoger reeds gesteld dient bij het inroepen van deze weigeringsgrond geen belangenafweging gemaakt te worden. Deze uitsluitingsgrond heeft een absoluut karakter (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CAD/94/9, d.d. 26 september 1994).

Er werd reeds aangenomen dat artikel 337 WIB92 een wetsbepaling is die onder deze uitzonderingsgrond valt (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/49, d.d. 19 december 1994; zo valt bijvoorbeeld de schattingsdocumentatie van het Kadaster onder de toepassing van art.337 WIB92). Ook gelijkaardige bepalingen in de andere fiscale wetboeken zijn wetteksten die een geheimhoudingsplicht opleggen (bijvoorbeeld: artikel 93bis van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, artikel 320 van de Algemene wet inzake douane en accijnzen, artikel 236bis van het Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten).

De geheimhoudingsplicht blijft dus onverkort van toepassing, met dien verstande dat het niet kan ingeroepen worden tegen de betrokkene zelf wanneer hij inzage vraagt van een document van persoonlijke aard waarin enkel gegevens over die persoon voorkomen.

3.	aan het geheim van de beraadslaging van de federale Regering en van de verantwoordelijke overheden die afhangen van de federale uitvoerende macht, of waarbij een federale overheid betrokken is.

C.	In de mate dat de vraag (artikel 6, §3):

1.	een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking kan leiden tot misvatting omdat het document nog niet af is;

Het feit dat een bestuursdocument nog niet af is, vormt op zich geen hindernis voor de openbaarmaking. Enkel wanneer het document dat nog niet af is aanleiding kan geven tot misvatting, kan het aan de openbaarheid worden onttrokken (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/48, d.d. 23 januari 1995).

2.	een advies of een mening betreft die iemand uit vrije wil en bij wijze van vertrouwelijke mededeling ter kennis gebracht heeft van de overheid;

In dat geval moet niet alleen de mening maar ook de identiteit van degene van wie ze afkomstig is, beschermd worden; als voorbeeld voor deze categorie kunnen we de adviezen en opmerkingen noemen van advocaten of gerechtsdeurwaarders die, op verzoek van de administratie, informatie leveren in verband met de solvabiliteit van de debiteuren.

Voor de adviezen en verslagen die belastingambtenaren hebben opgesteld ter voorbereiding van een beslissing (bijvoorbeeld het advies van de hoofdcontroleur nopens een verzoek tot vermindering van fiscale boeten) kan deze uitzondering niet ingeroepen worden.

3.	kennelijk onredelijk is;

Zo kunnen bijvoorbeeld de systematische aanvragen vanwege particulieren die de werking van de diensten belemmeren, afgewezen worden. Ook de aanvragen met betrekking tot documenten die door de administratie reeds aan de aanvrager werden toegestuurd kunnen als kennelijk onredelijk afgewezen worden (bijvoorbeeld de berichten van wijziging of van aanslag van ambtswege). Men zal evenwel niet weigeren een afschrift van dergelijke documenten mede te delen aan een belastingplichtige die beweert ze te hebben verloren.

4.	in kennelijk te vage bewoordingen gesteld is;

De aanvraag moet uitdrukkelijk de aangelegenheid waarover het gaat vermelden en wanneer mogelijk op welke bestuursdocumenten de aanvraag precies betrekking heeft. Een aanvraag is niet in te vage bewoordingen gesteld wanneer de bedoelde stukken alleszins door de bevoegde overheid kunnen worden geïdentificeerd (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/43, d.d. 19 december 1995).

3.8.2 Werkwijze

De afwijzing wordt schriftelijk ter kennis gebracht van de aanvrager (voor de termijnen zie verder onder punt 3.9.).

Bij afwijzing van de aanvraag moet die beslissing behoorlijk gemotiveerd zijn (wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen, Belgisch Staatsblad, 12 september 1991). Deze motiveringsplicht is belangrijk daar de beroepsinstanties (zie punt 5) de rechtmatigheid van de weigering zullen toetsen aan de motivering van de weigering.

Wanneer de overheid niet zorgvuldig is bij afweging van de belangen brengt dit haar aansprakelijkheid in het gedrang.

Bij elke beslissing moet bovendien melding worden gemaakt van de mogelijkheden om in beroep te gaan, en van de vormvoorschriften en termijnen die daarvoor in acht moeten worden genomen (artikel 2, 4°, zie hoger onder punt 2.3.).



3.9 De termijn voor de behandeling van de aanvraag

Indien de dienst niet onmiddellijk op de vraag ingaat beschikt hij over een termijn van 30dagen om op een aanvraag in te gaan of om ze af te wijzen. De termijn loopt vanaf de datum van de ontvangst van de aanvraag (zie punt 3.4.). De dienst kan de aanvrager binnen die termijn laten weten dat het antwoord op zijn verzoek wordt uitgesteld waardoor de oorspronkelijke termijn met maximaal 15dagen verlengd wordt (artikel 6, §5), De termijn van uitstel dient vermeld te worden in de brief houdende het uitstel.

Bij gebrek aan antwoord binnen de voorgeschreven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen (artikel 6, §5). In dit geval wordt aangenomen dat de betrokken dienst geen uitzonderingsgrond inroept (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten nr.I/CTB/94/53, d.d. 23 januari 1995). Een laattijdig antwoord staat dus gelijk met een niet gemotiveerde en dus onregelmatige weigering (zie hoger onder punt 3.8.2.). Er moet derhalve in het bijzonder over gewaakt worden dat binnen de voorgeschreven termijn wordt gereageerd.



4 Passieve openbaarheid: aanvraag tot verbetering (artikel 7)

De wet bepaalt dat als iemand aantoont dat een bestuursdocument van een federale administratieve overheid onjuiste of onvolledige gegevens over hem bevat, die overheid de vereiste verbeteringen moet aanbrengen zonder kosten voor de betrokkene.

Hier is er een spanningsveld tussen de georganiseerde procedures die een verbetering mogelijk maken (bijv. ambtshalve ontheffing, procedure van teruggave) en de wet openbaarheid van bestuur. Wanneer er een specifieke bijzondere procedure bestaat zal die voorrang hebben op de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur.

Zo kan de procedure voorzien in de wet openbaarheid van bestuur niet aangewend worden om de terugbetaling te bekomen van teveel betaalde fiscale zegels (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/46, d.d. 19 december 1994).

Hier moet de nodige soepelheid betracht worden en een aanvraag op basis van de wet openbaarheid van bestuur, die eigenlijk op basis van een bijzondere procedure dient te gebeuren zal, zo aan de vormvereisten is voldaan, aanzien worden als een vraag tot toepassing van de bijzondere procedure. Zo nodig zal de belastingplichtige onmiddellijk op de hoogte gebracht worden van de te volgen procedure.

In elk geval is de wet openbaarheid van bestuur niet meer van toepassing indien de aanvraag de verbetering betreft van een bestuursdocument waarover een georganiseerde procedure hangende is voor een rechtscollege of voor een administratieve echter (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/94/95, d.d. 23 januari 1995).

De procedure om verbetering te bekomen is in de wet openbaarheid van bestuur gelijklopend georganiseerd als deze van de aanvraag tot inzage. Ook hier moet de aanvraag schriftelijk worden gedaan. Uiteraard moet men een bijzondere aandacht besteden aan de identiteit van de betrokkene. De dienst beschikt over een termijn van 60dagen om in te gaan op een aanvraag tot verbetering die werd ontvangen. De dienst kan de aanvrager binnen die termijn laten weten dat het antwoord op zijn verzoek wordt uitgesteld waardoor de oorspronkelijke termijn met maximaal 30dagen verlengd wordt.

De beslissing waarbij een aanvraag wordt geweigerd moet behoorlijk gemotiveerd worden en bij elke beslissing moet melding worden gemaakt van de mogelijkheden om in beroep te gaan, en van de vormvoorschriften en termijnen die daarvoor in acht moeten worden genomen. Bij gebrek aan antwoord binnen de voorgeschreven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.

Als een aanvraag niet bestemd is voor de dienst zal gehandeld worden zoals onder punt 3.5.

Wanneer er redenen zijn om een verbetering aan te brengen wordt de procedure gebruikt die normaal voor de wijziging van die gegevens is voorzien.



5 Passieve openbaarheid: beroepsprocedure

De wet voorziet in een eerste fase in een niet-contentieuze beroepsprocedure. Als een aanvrager moeilijkheden ondervindt (afwijzing, gedeeltelijk antwoord, geen antwoord binnen termijn) om inzage te krijgen of om verbetering te krijgen, kan hij de betrokken dienst een verzoek tot heroverweging toesturen. Tegelijkertijd met zijn verzoek om het standpunt te herzien vraagt hij aan de daartoe opgerichte Commissie voor toegang tot bestuursdocumenten (Koningsstraat 64-66 te 1000 Brussel) om een advies over de zaak (artikel 8, §2; voor de organisatie, werking en samenstelling van de Commissie zij verwezen naar het koninklijk besluit van 27 juni 1994 tot regeling van de samenstelling en de werkwijze van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten en het koninklijk besluit van 27 juni 1994 houdende de benoemingen bij de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, beiden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 juni 1994).

De vraag om advies is niet ontvankelijk wanneer de verzoeker niet tegelijkertijd een verzoek tot inoverwegingneming richt aan de betrokken overheid (advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, nr.I/CTB/95/22, d.d. 27 maart 1995 en nr.I/CTB/94/36, d.d. 21 november 1994).

Op grond van artikel 12 van het koninklijk besluit van 27 juni 1994 tot regeling van de samenstelling en de werkwijze van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten zijn de federale administratieve overheden gehouden alle nuttige documenten en inlichtingen aan de Commissie mede te delen die de Commissie nodig heeft om haar opdracht te vervullen. De Commissie kan dus de documenten waarvan de inzage/verbetering werd geweigerd opvragen. De administratie kan zich daarbij niet beroepen op het beroepsgeheim. Indien een verdrag of een akte van een volkenrechtelijke organisatie de openbaarheid van inlichtingen uitsluit gaat deze bepaling, zoals reeds, gesteld, voor op de Belgische wet.

De Commissie brengt haar advies uit binnen 30 dagen en deelt dat tegelijkertijd aan de aanvrager en aan de betrokken dienst mee. Wanneer de Commissie de vraag van de bestuurde positief adviseert wil dit niet noodzakelijk zeggen dat inzage moet gegeven worden. Het is uiteindelijk de dienst die de documenten onder zich heeft die de beslissing neemt, uiteraard rekening houdende met het advies van de Commissie.

Bij ontstentenis van het advies binnen de voorgeschreven termijn wordt aan het advies voorbijgegaan. D.w.z. dat de betrokken overheid er in principe geen rekening mee moet houden bij de redactie van de beslissing tot heroverweging.

Binnen de 15 dagen na ontvangst van het advies of na afloop van de termijn waarbinnen het advies medegedeeld had moeten worden, moet de dienst beslissen over de aanvraag tot heroverweging. Na afloopt van die termijn wordt de dienst geacht de aanvraag tot herziening afgewezen te hebben.

Bij een nieuwe weigering moet de beslissing voldoen aan de vormvereisten vermeld in punt 3.8.2. Wanneer de beslissing wordt herzien wordt gehandeld zoals in punt 3.6. is gesteld. Hier ook moet de beroepsinstantie en de vormvereisten voor het instellen van hoger beroep tot vernietiging vermeld worden.

Er moet gewezen worden op de aard van de adviezen van de Commissie: het zijn adviezen in de werkelijke betekenis van het woord. De betrokken overheid is er niet door gebonden maar moet met het advies rekening houden bij het motiveren van de beslissing over de aanvraag tot heroverweging.

Als het standpunt van de dienst definitief is geworden, dus na kennisgeving van de beslissing tot herziening van de eerste beslissing of na afloop van de termijn waarbinnen over de herziening moest beslist worden, kan de aanvrager binnen de 60 dagen in beroep gaan bij de Raad van State. Daartoe richt hij bij aangetekende brief een gedateerd ondertekend verzoekschrift voorzien van 7.000 BEF fiscale plakzegels aan de heer Eerste Voorzitter van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel. Het verzoekschrift moet de naam, de hoedanigheid en woonplaats van de verzoeker en de verweerder, het voorwerp van de betwisting, een uiteenzetting van de feiten en de middelen en een inventaris van de stukken bevatten. Bij het verzoekschrift worden 4 voor eensluidend verklaarde kopieën van het advies van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten gevoegd (zie: het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling administratie van de Raad van State).

Als de Raad van State de aanvrager in het gelijk stelt (nietigverklaring van de administratieve beslissing) kan de betrokkene ook een rechtsvordering instellen om eventuele schadevergoeding te bekomen. De aanvragen moeten dan ook met de nodige zorgvuldigheid behandeld worden.



6 Andere aspecten

6.1 Beroepsgeheim en spreekrecht

Het verstrekken van individuele inlichtingen aan bestuurden krachtens deze wet kan geen schending vormen van het beroepsgeheim opgelegd aan de fiscale ambtenaren (zie punt 3.8.1., B, 2-). Wat echter door de wet aan de openbaarheid is onttrokken, kan de ambtenaar zelfs via het spreekrecht niet in de openbaarheid brengen (Omzendbrief nr.404 van 8 december 1994 van de Minister van binnenlandse zaken en ambtenarenzaken betreffende de uitvoering van het handvest van de gebruiker van de openbare diensten voor wat het spreekrecht van ambtenaren betreft, Belgisch Staatsblad, 23 december 1994, inzonderheid p.31.847 onder nr.8).



6.2 Bewaring van documenten

De administratiechefs zullen de regels inzake de bewaring van documenten in herinnering brengen.



6.3 Blijvende problemen

Wanneer een verschil in interpretatie bij de toepassing van de wet vastgesteld wordt, zal dit voorgelegd worden aan de Administratie van fiscale zaken (AFZ) die het, zo nodig, kan voorleggen aan het College van dienstchefs van de Algemene administratie van de belastingen.



6.4 Raadpleging van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten

Een administratie die de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten wenst te raadplegen nopens problemen die zich stellen bij de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur (zie art.8, §3 van de wet) doet dit door bemiddeling van de Administratie van fiscale zaken.

De Adjunct-administrateur-generaal van de belastingen,

J.-M. Delporte

BIJLAGE

11 APRIL 1994.- Wet betreffende de openbaarheid van bestuur.
Belgisch Staatsblad van 30 juni 1994 (tweede uitgave).

ALBERT II, Koning der Belgen,

Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

De Kamers hebben aangenomen en Wij bekrachtigen hetgeen volgt:

HOOFDSTUK I - Algemene bepalingen

Artikel 1.- Deze wet is van toepassing:

a)	op de federale administratieve overheden;

b)	op de administratieve overheden andere dan de federale administratieve overheden doch slechts in de mate dat deze wet op gronden die tot de federale Bevoegdheid behoren, de openbaarheid van bestuursdocumenten verbiedt of beperkt. Voor de toepassing van deze wet wordt verstaan onder:

1°	administratieve overheid: een administratieve overheid als bedoeld in artikel 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

2°	bestuursdocument: alle informatie, in welke vorm ook, waarover een administratieve overheid beschikt;

3°	document van persoonlijke aard: bestuursdocument dat een beoordeling of een waardeoordeel bevat van een met naam genoemd of gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk persoon of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan berokkenen.

HOOFDSTUK II - Actieve openbaarheid

Art. 2.- Met het oog op een duidelijke en objectieve voorlichting van het publiek over het optreden van de federale administratieve overheden:

1°

bepaalt de Koning, bij een in Ministerraad overlegd besluit, de organisatie en de opdrachten van de federale voorlichtingsdienst alsmede de federale administratieve overheden die ertoe gehouden zijn een gespecialiseerde instantie te belasten met de conceptie en de realisatie van het informatiebeleid;

2°	publiceert elke federale administratieve overheid een document met de beschrijving van haar bevoegdheden en haar interne organisatie; dit document wordt ter beschikking gesteld van eenieder die erom vraagt;

3°	vermeldt elke briefwisseling uitgaande van een federale administratieve overheid de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier;

4°

vermeldt elk document waarmee een beslissing of een administratieve handeling met individuele strekking uitgaande van een federale administratieve overheid ter kennis wordt gebracht van een bestuurde, de eventuele beroepsmogelijkheden, de instanties bij wie het beroep moet worden ingesteld en de geldende vormen en termijnen; bij ontstentenis neemt de verjaringstermijn voor het indienen van het beroep geen aanvang.

Art. 3.- De vergoedingen die eventueel worden aangerekend voor het ter beschikking stellen van de in artikel 2, 1° en 2°, bedoelde informatie mogen de kostprijs niet overtreffen.

HOOFDSTUK III - Passieve openbaarheid

Art. 4.- Het recht op het raadplegen van een bestuursdocument van een federale administratieve overheid en op het ontvangen van een afschrift van het document bestaat erin dat eenieder, volgens de voorwaarden bepaald in deze wet, elk bestuursdocument ter plaatse kan inzien, dienomtrent uitleg kan krijgen en mededeling in afschrift ervan kan ontvangen.

Voor documenten van persoonlijke aard is vereist dat de verzoeker van een belang doet blijken.

De Koning kan de bemiddeling door de gemeentebesturen regelen voor de raadpleging of de verbetering van documenten op grond van deze wet.

Art. 5.- Inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument geschiedt op aanvraag. De vraag vermeldt duidelijk de betrokken aangelegenheid en, waar mogelijk, de betrokken bestuursdocumenten en wordt schriftelijk gericht aan de bevoegde federale administratieve overheid, ook wanneer deze het document in een archief heeft neergelegd.

Wanneer de vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift is gericht tot een federale administratieve overheid die het bestuursdocument niet onder zich heeft, stelt deze de verzoeker daarvan onverwijld in kennis en deelt hem de benaming en het adres mede van de administratieve overheid die naar haar informatie het document onder zich heeft.

De federale administratieve overheid houdt een register bij van de schriftelijke aanvragen, volgens datum van ontvangst.

Art. 6.- § 1. Een federale of niet-federale administratieve overheid wijst de vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument af, wanneer zij heeft vastgesteld dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen:

1°	de veiligheid van de bevolking;

2°	de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden;

3°	de federale internationale betrekkingen van België;

4°	de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land;

5°	de opsporing of vervolging van strafbare feiten;

6°	een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet;

7°	het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld;

8°	de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit.

§ 2. Een federale of niet-federale administratieve overheid wijst de vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument, die met toepassing van deze wet is gedaan, af, wanneer de openbaarmaking van het bestuursdocument afbreuk doet :

1°	aan de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de inzage, de uitleg of de mededeling in afschrift heeft ingestemd;

2°	aan een bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting;

3°	aan het geheim van de beraadslagingen van de federale Regering en van de verantwoordelijke overheden die afhangen van de federale uitvoerende macht, of waarbij een federale overheid betrokken is.

§ 3. Een federale administratieve overheid mag een vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument afwijzen in de mate dat de vraag:

1°	een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking, om reden dat het document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding kan geven;

2°	een advies of een mening betreft die uit vrije wil en vertrouwelijk aan de overheid is, meegedeeld;

3°	kennelijk onredelijk is;

4°	kennelijk te vaag geformuleerd is.

§ 4. Wanneer in toepassing van de § § 1 tot 3 een bestuursdocument slechts voor een deel aan de openbaarheid moet of mag worden onttrokken, wordt de inzage, de uitleg of de mededeling in afschrift tot het overige deel beperkt.

§ 5. De federale administratieve overheid die niet onmiddellijk op een vraag om openbaarheid kan ingaan of ze afwijst, geeft binnen een termijn van dertig dagen na ontvangst van de aanvraag aan de verzoeker kennis van de redenen van het uitstel of de afwijzing. In geval van uitstel kan de termijn nooit met meer dan vijftien dagen worden verlengd.

Bij ontstentenis van een kennisgeving binnen de voorgeschreven termijn, wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.

Art. 7.- Wanneer een persoon aantoont dat een bestuursdocument van een federale administratieve overheid onjuiste of onvolledige gegevens bevat die hem betreffen, is die overheid ertoe gehouden de nodige verbeteringen aan te brengen zonder dat het de betrokkene iets kost. De verbetering geschiedt op schriftelijke aanvraag van de betrokkene, onverminderd de toepassing van een door of krachtens de wet voorgeschreven procedure.

De federale administratieve overheid die niet onmiddellijk op een aanvraag om verbetering kan ingaan of ze afwijst, geeft binnen zestig dagen na ontvangst van de aanvraag aan de verzoeker kennis van de redenen van het uitstel of de afwijzing. In geval van uitstel kan de termijn niet met meer dan dertig dagen worden verlengd. Bij ontstentenis van kennisgeving binnen de gestelde termijn, wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.

Wanneer de vraag is gericht tot een federale administratieve overheid die niet bevoegd is om de verbeteringen aan te brengen, stelt deze de verzoeker daarvan onverwijld in kennis en deelt hem de benaming en het adres mee van de overheid die naar haar informatie daartoe bevoegd is.

Art. 8.- § 1. Er wordt een Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten opgericht.

De Koning bepaalt bij een in Ministerraad overlegd besluit de samenstelling en de werkwijze van de Commissie.

§ 2. Wanneer de verzoeker moeilijkheden ondervindt om de raadpleging of de verbetering van een bestuursdocument te verkrijgen op grond van deze wet, kan hij een verzoek tot heroverweging richten tot de betrokken federale administratieve overheid. Terzelfdertijd verzoekt hij de Commissie een advies uit te brengen.

De Commissie brengt haar advies ter kennis van de verzoeker en van de betrokken federale administratieve overheid binnen een termijn van dertig dagen na ontvangst van het verzoek. Bij ontstentenis van kennisgeving binnen de voorgeschreven termijn wordt aan het advies voorbijgegaan.

De federale administratieve overheid brengt binnen vijftien dagen na ontvangst van het advies of na verloop van de termijn waarbinnen kennis moest worden gegeven van het advies, haar beslissing tot inwilliging of afwijzing van het verzoek tot heroverweging ter kennis van de verzoeker. Bij ontstentenis van kennisgeving binnen de voorgeschreven termijn, wordt de overheid geacht een beslissing tot afwijzing te hebben genomen.

Tegen deze beslissing kan de verzoeker beroep instellen overeenkomstig de wetten op de Raad van State, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 12 januari 1973. Het beroep bij de Raad van State is in voorkomend geval vergezeld van het advies van de Commissie.

§ 3. De Commissie kan eveneens worden geraadpleegd door een federale administratieve overheid.

§ 4. De Commissie kan op eigen initiatief advies verstrekken betreffende de algemene toepassing van de wet op de openbaarheid van bestuur. Ze kan aan de wetgevende macht voorstellen doen in verband met de toepassing en de eventuele herziening van deze wet.

Art. 9.- Wanneer de vraag om openbaarheid betrekking heeft op een bestuursdocument van een federale administratieve overheid waarin een auteursrechtelijk beschermd werk is opgenomen, is de toestemming van de maker of van de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan niet vereist om ter plaatse inzage van het document te verlenen of uitleg erover te verstrekken.

Een mededeling in afschrift van een auteursrechtelijk beschermd werk is niet toegestaan dan met voorafgaande toestemming van de maker of van de persoon aan wie de rechten van deze zijn overgegaan.

In ieder geval wijst de overheid op het auteursrechtelijk beschermd karakter van het betrokken werk.

Art. 10.- De in toepassing van deze wet verkregen bestuursdocumenten mogen niet verspreid, noch gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

Art. 11.- De bepalingen van deze wet zijn mede van toepassing op de bestuursdocumenten die door een federale administratieve overheid in een archief zijn neergelegd.

De beheerder van een federaal archief is ertoe gehouden zijn medewerking te verlenen aan de toepassing van deze wet.

De in artikel 6 bedoelde uitzonderingsgronden houden op van toepassing te zijn na het verstrijken van de termijn welke voor de geheimhouding van het betrokken archief is bepaald.

De eerste drie leden zijn niet van toepassing op het Algemeen Rijksarchief of het Rijksarchief in de Provinciën, voor wie de wettelijke bepalingen betreffende de Archieven onverminderd van toepassing blijven.

Art. 12.- Het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument kan worden onderworpen aan het betalen van een vergoeding waarvan de Koning het bedrag vaststelt.

HOOFDSTUK IV - Slotbepalingen

Art. 13.- Deze wet doet geen afbreuk aan de wetsbepalingen die in een ruimere openbaarheid van bestuur voorzien.

Art. 14.- Deze wet treedt in werking op de datum die de Koning bepaalt en ten laatste zes maand na de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Kondigen deze wet af, bevelen dat zij met 's Lands zegel zal worden bekleed en door het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Gegeven te Brussel, 11 april 1994.

ALBERT

Van Koningswege:

De Minister van Binnenlandse Zaken en Ambtenarenzaken,

L. TOBBACK

Met 's Lands zegel gezegeld,

De Minister van Justitie,

M. WATHELET