DWU : Douanewetboek van de Unie — Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie;
DWU DA: Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie;
DWU IA: Uitvoeringsverordening (EU) 2015/2447 van de Commissie van 24 november 2015 houdende nadere bepalingen voor de toepassing van enkele bepalingen van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie;
eAEO-STP : het Europees specifiek portaal van EU-marktdeelnemers eAEO;
EORI: Registratie -en Identificatienummer voor marktdeelnemers (Economic Operator Registration Identification number) ;
EOS: Europees beheersysteem AEO (Economic Operators System) ;
ISO: Internationale Organisatie voor Normalisatie (International organization for standarization) (voir version Française !);
KMO’S: Kleine en middelgrote ondernemingen;
MRA: Overeenkomst inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement);
UUM : het uniforme systeem voor gebruikersbeheer en digitale handtekeningen (Uniform User Management and Digital Signature)

1. Inleiding

§ 1. De Europese Unie heeft, onder meer gebaseerd op het “Kader van SAFE normen”, zijn eigen veiligheidsprogramma inzake douane uitgewerkt (Customs Security Program -afgekort CSP). Dit programma legt een evenwicht vast tussen controles en facilitering van het handelsverkeer, en omvat activiteiten ter ondersteuning van de ontwikkeling en uitvoering van maatregelen om de veiligheid te verhogen door verbeterde douanecontroles. Het voorziet ook de invoering van passende veiligheidscontroles om de bescherming van de interne markt te verzekeren en de veiligheid van de internationale logistieke keten te garanderen, in nauwe samenwerking met de voornaamste handelspartners in de wereld.

Het creëren van de AEO-status (afgekort AEO) vormt één van de belangrijkste elementen van het CSP-programma en heeft tot doel de betrouwbare en erkende marktdeelnemers te laten genieten van maatregelen die het handelsverkeer faciliteren. Het uitvoeren van alle voormelde maatregelen en de wederzijdse erkenning van de AEO-certificering tussen de staten die dit soort programma hebben uitgewerkt of zullen uitwerken (voorbeeld: C‑TPAT – customs and trade partnership against terrorism ‑ in de Verenigde Staten, het MCME-programma (Measures on Classified Management of Enterprises in China) maken de geleidelijk invoering mogelijk van een systeem van snelle douane-inklaring voor goederen die circuleren in een internationale logistieke keten waarin alle schakels (fabrikant, exporteur, expediteur, entrepothouder, douane-expediteur, vervoerder, importeur, enz.) volledig beveiligd zijn. De hierdoor vrijgemaakte menselijke en technische middelen zullen de douaneadministraties toelaten hun aandacht ten volle te concentreren op de illegale handel van goederen.

Sinds 1 mei 2016 staat de AEO-status centraal in de Europese douanewetgeving die bestaat uit het DWU, de gedelegeerde verordening (DWU DA) en de uitvoeringsverordening (DWU IA).

Zo kunnen de AEOs genieten van verschillende voordelen, waaronder een vlottere toegang tot de douanevereenvoudigingen, vermindering of opheffing van de doorlopende zekerheid, gecentraliseerde vrijmaking, zelfbeoordeling, wederzijdse erkenning door de andere derde landen, enz.

Bovendien vormt het verkrijgen van bepaalde voordelen niet de enige toegevoegde waarde van de AEO-status. Tijdens het aanvraagproces wordt de marktdeelnemer, die de AEO-vergunning wenst te bekomen, onderworpen aan een grondig onderzoek dat zich uitstrekt tot zijn handelspartners. Het verkrijgen van de AEO-vergunning versterkt dus de positie van het bedrijf als een vast onderdeel van een veel ruimere internationale toeleveringsketen.

Deze Circulaire analyseert en becommentarieert de wetgeving betreffende de AEO-vergunning en legt de algemene regels vast betreffende de procedures gerelateerd aan de vergunning.

2. Wettelijke basis ‑ documentatie

§ 2. De AEO-status heeft als wettelijke basis:

- artikel 5, punt 5), 38 en 39 DWU;

- de artikelen 23 tot 30 DWU DA;

- de artikelen 24 tot 35 DWU IA.

§ 3. De AEO richtlijnen zijn juridisch niet afdwingbaar, maar bieden ondersteuning bij de interpretatie en toepassing van de voormelde wettelijke basis.. Waar nodig zijn deze richtsnoeren in deze circulaire verwerkt.

3. Definities

§ 4. Voor de toepassing van deze Circulaire betekent:

Marktdeelnemer: een persoon zoals omschreven in artikel 5, lid 4) DWU, die in het kader van zijn beroepsactiviteiten, activiteiten uitoefent die gedekt zijn door de douanewetgeving.
Erkende marktdeelnemer: elke marktdeelnemer, gevestigd binnen het douanegebied van de Unie in de zin van artikel 5, lid 31) DWU, die het AEO-statuut heeft verkregen bij de douaneautoriteit van één van de lidstaten. In dit geval gaat het om een marktdeelnemer die betrouwbaar is in het kader van douaneactiviteiten die in het gehele douanegebied van de Unie worden verricht en bijgevolg in de gehele Europese Unie recht heeft op bepaalde voordelen.

AEO-vergunning: een vergunning, afgegeven door de douaneautoriteit van één van de lidstaten die het AEO-statuut van een marktdeelnemer erkent. Artikel 38, lid 2 DWU voorziet twee soorten AEO-vergunningen:

a) hetzij een AEO-vergunning douanevereenvoudiging (AEOC-vergunning) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor de vereenvoudigingen voorzien in de douanewetgeving, onder meer in het kader van grensoverschrijdende vergunningen die meer dan één lidstaat impliceren.

b) hetzij een AEO-vergunning ‑ veiligheid (AEOS-vergunning) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid toegepast bij het binnenkomen van goederen in het douanegebied van de Unie of bij het buitengaan van goederen uit dit douanegebied.

Opmerking : Een erkende marktdeelnemer kan terzelfdertijd genieten van beide vergunningen AEOC en AEOS. De bevoegde douaneautoriteit geeft, overeenkomstig artikel 33 DWU IA, een gecombineerde AEO‑vergunning (AEOC/AEOS) af.

Douanewetgeving:

Bestaat uit de volgende elementen:

het wetboek en de op het niveau van de Unie of op nationaal niveau vastgestelde bepalingen ter aanvulling of uitvoering ervan;
het gemeenschappelijk douanetarief en het geheel van bepalingen vastgesteld op het niveau van de Unie in het kader van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek en de specifieke reglementeringen genomen ten opzichte van goederen die het resultaat zijn van de verwerking van landbouwproducten;
de wetgeving tot vaststelling van een Unieregeling inzake douanevrijstellingen;
internationale overeenkomsten houdende douanevoorschriften, voor zover deze van toepassing zijn in de Unie;
Verordening (EU) 2022/2399 van het Europees Parlement en de Raad en de bepalingen ter aanvulling of uitvoering daarvan.

5‑Hoofdadministratie voor douanedoeleinden: De in artikel 22, lid 1, 3^de alinea DWU bedoelde hoofdadministratie voor douanedoeleinden is de boekhouding die door de douaneautoriteiten wordt beschouwd als de hoofdadministratie voor douanedoeleinden aan de hand waarvan de douaneautoriteiten het toezicht en de controle kunnen uitoefenen op alle activiteiten waarop de betrokken vergunning betrekking heeft. De bestaande commerciële, fiscale of andere boekhoudkundige gegevens van de aanvrager kunnen als hoofdadministratie voor douanedoeleinden worden aanvaard als ze de op een audit gebaseerde controles vergemakkelijken ^[i].

6- EOS (Economic Operator System) is het informatica‑ en communicatiesysteem van de Europese Commissie waarvan sprake in artikel 30 DWU IA. Het is een gemeenschappelijk platform voor de uitwisseling van gegevens gerelateerd aan de AEO‑aanvragen en ‑vergunningen.

4. Voordelen van de AEO-vergunning

§ 5. De AEO die houder is van een AEOC-vergunning kan genieten van:

Een gunstiger behandeling die leidt tot verminderde fysieke controles, met uitzondering van de controles die verband houden met veiligheidsmaatregelen. Deze vermindering van de controle kan echter niet 100 % bedragen en moet gebaseerd zijn op een risicoanalyse;
een voorrangsbehandeling in geval van selectie voor controle. Dit betekent dat een zending die gedekt is door een aangifte van de houder van een AEO-vergunning met voorrang moet worden geverifieerd en gecontroleerd indien zij geselecteerd is op basis van een risicoanalyse en indien andere te verifiëren zendingen niet werden aangegeven door andere erkende marktdeelnemers;
de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole geschiedt op een andere plaats teneinde de vertragingen en kosten zoveel als mogelijk te verminderen; deze faciliteit vereist evenwel de goedkeuring van de betrokken douaneautoriteiten;
een vlottere toegang tot de douanevereenvoudigingen (EIDR, gecentraliseerde vrijmaking, …) in de zin dat de douaneautoriteiten de AEO-criteria die ook in het kader van deze vereenvoudiging vereist zijn, niet opnieuw moeten onderzoeken;

§ 6. De erkende marktdeelnemer, houder van een AEOS‑vergunning, kan genieten van:

de mogelijkheid om in geval van een summiere aangifte, vóór binnenkomst van de goederen in het douanegebied van de Unie of vóór het buitengaan uit dit gebied, in kennis te worden gesteld door het bevoegd douanekantoor dat de zending ingevolge een veiligheidsrisicoanalyse werd geselecteerd voor een bijkomende fysieke controle;
minder gegevens nodig voor summiere aangiften bij binnenkomst en uitgang moeten worden verstrekt;
verminderde fysieke en documentaire controles op vlak van veiligheid en beveiliging;
een voorrangsbehandeling t.o.v. niet-AEO marktdeelnemers indien een aangifte is geselecteerd voor controle op basis van risicoanalyse. Dit betekent dat een zending die gedekt is door een aangifte van de houder van een AEO-vergunning met voorrang moet worden geverifieerd en gecontroleerd indien zij geselecteerd is op basis van een risicoanalyse en indien andere te verifiëren zendingen niet werden aangegeven door andere erkende marktdeelnemers ;
de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole op een andere plaats zou plaatsvinden om vertragingen en kosten tot een minimum te beperken; dit vereist evenwel de goedkeuring van de betrokken douaneautoriteiten;
Wederzijdse erkenning van de AEO-status op internationaal niveau: hierbij wordt enkel de AEO-status in de vorm van een AEOS-vergunning in aanmerking genomen in het kader van de met derde landen gesloten overeenkomsten inzake wederzijdse erkenning (MRA).

Er bestaan al zeven akkoorden van dit type, respectievelijk met de Zwitserse Bondsstaat, Noorwegen, Japan, de Verenigde Staten, de Volksrepubliek China, het Verenigd Koninkrijk en de Republiek Moldavië. Er werden volgende beschikkingen respectievelijk hierover genomen:

Besluit van de Raad van 25 juni 2009 betreffende de voorlopige toepassing en de sluiting van de Overeenkomst tussen de Europese Unie en de Zwitserse Bondsstaat inzake de vereenvoudiging van de controles en formaliteiten bij het goederenvervoer en inzake douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 199 van 31 juli 2009);

Besluit van het Gemengde Comité van de EER (Europese Economische Ruimte) nr. 76/2009 van 30 juni 2009 tot wijziging van Protocol nr. 10 inzake de vereenvoudiging van controles en formaliteiten in het goederenvervoer en van Protocol nr. 37 dat de in artikel 101 bedoelde lijst bevat (PB EU nr. L 232 van 3 september 2009);

Besluit nr. 1/2010 van het Gemengd Comité douanesamenwerking van 24 juni 2010 betreffende de wederzijdse erkenning van AEO‑programma’s in de Europese Unie en in Japan (PB EU nr. L 279 van 23 oktober 2010);

Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking VS‑EU van 4 mei 2012 betreffende de wederzijdse erkenning van het programma “Partnerschap tussen de douane en het bedrijfsleven tegen terrorisme” van de Verenigde Staten en het AEO‑programma van de Europese Unie (PB EU nr. L 144 van 5 juni 2012);

Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking opgericht bij de overeenkomst tussen de Europese Unie en de regering van de Volksrepubliek China betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken van 16 mei 2014 inzake de wederzijdse erkenning van het AEO-programma van de Europese Unie en het MCME-programma van de Volksrepubliek China (2014/772/UE) (PB EU nr. L 315 van 1 november 2014);

Wat het Verenigd Koninkrijk betreft, is de Overeenkomst inzake wederzijdse erkenning opgenomen in de handels- en samenwerkingsovereenkomst tussen de EU en het VK in bijlage 1 (blz. 566 e.v.).

Besluit nr. 1/2022 van het Sub comité douane EU-Republiek Moldavië van 3 oktober 2022 betreffende de wederzijdse erkenning van het programma van geautoriseerde marktdeelnemers van de Republiek Moldavië en het programma van geautoriseerde marktdeelnemers van de Europese Unie (2022/2089) (PBEU L280, blz. 98).

Gedetailleerde informatie over deze MRA’s is te vinden op de website van de Commissie ^[ii].

§ 7. De AEO, houder van een gecombineerde AEO-vergunning (AEOC/AEOS), kan genieten van alle voordelen, opgesomd onder de §§ 5 en 6.

5. Aanvraag voor AEO-vergunning

§ 8. Elke marktdeelnemer die in het douanegebied van de Unie is gevestigd en een afzonderlijke rechtspersoon vormt, kan op vrijwillige basis een aanvraag voor een AEO-vergunning indienen bij een bevoegde douaneautoriteit.

5.1. Indiening van de aanvraag

§ 9. Sinds 1 oktober 2019 moet de aanvraag voor een AEO‑vergunning elektronisch worden ingediend via het Europees douaneportaal voor marktdeelnemers, met daaronder het specifieke douaneportaal eAEO-STP. Deze geharmoniseerde interface voor operatoren, ontworpen door de Europese Commissie en de lidstaten, wordt gebruikt voor de uitwisseling van informatie met de douane over aanvragen en beschikkingen inzake AEO-vergunningen.

Om de aanvraag online te kunnen indienen, moeten marktdeelnemers in het bezit zijn van een EORI-nummer “Economic Operator Registration and Identification number”. Indien dit niet het geval is, worden zij uitgenodigd om de aanvraag hiervoor te doen bij de AAD

Marktdeelnemers moeten ook een UUM en -wachtwoord aanvragen om zich te kunnen aanmelden op het Europese douaneportaal voor handelaren. In België moeten de marktdeelnemers zich registreren via CSAM. Deze informatie kan geraadpleegd worden op de website van onze administratie.

Een in België ingediende aanvraag door een aldaar gevestigde marktdeelnemer moet beantwoorden aan de Belgische taalwetgeving.

De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen ^[iii]

De aanvraag moet verplicht vergezeld worden van de zelfbeoordelingsvragenlijst en van de vereiste nationale AEO bijlagen. Deze documenten kunnen worden geraadpleegd en gedownload van de website van onze administratie ^[iv].

5.2. Aanvrager

§ 10. Om een aanvraag, voor een AEO‑vergunning te kunnen indienen, moet de aanvrager een marktdeelnemer zijn in de zin van de definitie van § 4, 1.

Rekening houdend met het voorgaande zijn er een aantal situaties waarin een marktdeelnemer geen aanvraag kan doen om de AEO‑status te bekomen, omdat hij zich geen activiteiten uitoefent die gedekt zijn door de douanewetgeving. Voorbeelden hiervan zijn:

een in de EU gevestigde leverancier die uitsluitend goederen levert die zich reeds in het vrije verkeer bevinden, aan een in de EU gevestigde fabrikant;
een vervoerbedrijf dat uitsluitend goederen vervoert die zich in het vrije verkeer bevinden en die onder geen enkele andere douaneregeling zijn geplaatst binnen het douanegebied van de Unie;
een fabrikant die goederen produceert die uitsluitend voor de Europese interne markt bestemd zijn, op basis van grondstoffen die zich reeds in het vrije verkeer bevinden;
een adviseur die uitsluitend adviezen geeft met betrekking tot douanezaken;
een IT-dienstverlener die de uitwisseling van gegevens tussen de marktdeelnemers en de douane faciliteert.

§ 11. Krachtens artikel 38, lid 1 DWU moet de aanvrager gevestigd zijn in het douanegebied van de Unie in de zin van de definitie in artikel 5, lid 31) DWU.

In dit geval wordt iedere rechtspersoon of vereniging van personen die als handelingsbekwaam erkend is voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, beschouwd als gevestigd in het douanegebied van de Unie door middel van zijn maatschappelijke zetel, zijn algemene administratie of een vaste inrichting ^[v].

5.3. Bevoegde douaneautoriteit

§ 12. Krachtens artikel 22, lid 1, 3^de alinea DWU, en de artikelen 12 en 27 DWU DA moet de douaneautoriteit die bevoegd is voor de aanvraag worden vastgesteld aan de hand van de volgende regels.

5.3.1. Hoofdregel

§ 13. De aanvraag moet worden ingediend bij de bevoegde douaneautoriteit van de plaats (Artikel 22, lid 1, derde alinea DWU) :

waar de hoofdadministratie voor douanedoeleinden van de aanvrager zich bevindt,

of waar deze toegankelijk is ; EN

waar op zijn minst een deel van de activiteiten die onder de AEO-vergunning moeten vallen zal worden uitgevoerd.

5.3.2. Subsidiaire regels

§ 14. Indien op grond van de hoofdregel de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan een van de volgende douaneautoriteiten:

Wanneer het niet mogelijk is de bevoegde douaneautoriteit te bepalen overeenkomstig artikel 22, lid 1, 3^de alinea, DWU is de bevoegde douaneautoriteit de autoriteit van de plaats waar de administratie en de documentatie van de aanvrager aan de hand waarvan de douaneautoriteit een beschikking kan geven (hoofdboekhouding voor douanedoeleinden), zich bevinden of waar deze toegankelijk zijn (Artikel 12 van DWU DA);
Wanneer de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden bepaald overeenkomstig artikel 22, lid 1, 3^de alinea, DWU of artikel 12 DWU DA, wordt de aanvraag ingediend bij de douaneautoriteiten van de lidstaat waar de aanvrager een vaste inrichting heeft en waar de informatie over zijn algemene logistieke beheersactiviteiten in de Unie wordt bewaard of toegankelijk is zoals aangegeven in de aanvraag (Artikel 27 DWU DA).

§ 15. Het fundamenteel principe verbonden aan de in §§ 13 en 14 hiervoor vermelde regels bestaat in het onderwerpen van de aanvraag aan de douaneautoriteiten van de lidstaat die de douaneactiviteiten van de aanvrager het best kennen.

§ 16. Indien de onderneming haar hoofdboekhouding laat voeren door een in een andere lidstaat of in een derde land gevestigde entiteit, moet zij ervoor zorgen dat de douaneautoriteit van de lidstaat waar zij is gevestigd elektronisch toegang heeft tot de in de andere lidstaat of derde land bijgehouden documentatie. In dit geval moet de aanvraag voor AEO‑vergunning worden voorgelegd in de lidstaat waar de onderneming de toegankelijkheid waarborgt en waar de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten worden uitgeoefend. Ter zake is het feit dat de onderneming al dan niet douaneactiviteiten uitoefent in die lidstaat geen bepalend element.

§ 17. Indien de AAD de bevoegde douaneautoriteit is voor de behandeling van de AEO-aanvraag, wordt deze naar het bevoegde regionale centrum doorgestuurd volgens de logica van de §§ 13 en 14.

Praktische voorbeelden

§ 18. De volgende voorbeelden verduidelijken de bepalingen van §§ 11 tot 17 hiervoor.

Voorbeeld1 - Multinationale onderneming gevestigd in een derde land

Een multinationale onderneming waarvan de moedermaatschappij gevestigd is in de Verenigde Staten bezit een filiaal in Frankrijk, twee bijkantoren in Duitsland en een vaste inrichting in België. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor AEO‑vergunning in te dienen voor het geheel van de douaneactiviteiten die uitgeoefend worden door haar filiaal, haar twee bijkantoren en haar vaste inrichting. Is dit mogelijk?

Antwoord :

Niet voor wat betreft het filiaal in Frankrijk. Het filiaal vormt van de moedermaatschappij een afzonderlijke rechtspersoon. Als het filiaal AEO-gecertificeerd wenst te zijn, moet zij in haar eigen naam een aanvraag voor een AEO‑vergunning indienen bij de Franse douaneautoriteiten.
Wel voor wat betreft de twee Duitse bijkantoren en de vaste inrichting in België, indien aangenomen wordt dat de moedermaatschappij in de Europese Unie gevestigd is door de aanwezigheid van een vaste inrichting in België. Voor deze drie entiteiten moet de aanvraag voor een AEO‑vergunning ingediend worden in België.

Voorbeeld2 - Multinational met dochtervennootschappen

De moedervennootschap van een multinational is gevestigd in Duitsland en heeft dochtervennootschappen in België en Oostenrijk. De moedervennootschap oefent geen enkele door de douanewetgeving gedekte activiteit uit, terwijl de dochtervennootschappen handeldrijven met derde landen, regelmatig goederen in‑ en uitvoeren en al hun douanedocumentatie beheren. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor certificering in te dienen voor het geheel van de activiteiten van haar dochtervennootschappen. Is dit mogelijk?

Antwoord:

Neen. Krachtens het vennootschapsrecht vormt elke dochtervennootschap een afzonderlijke rechtspersoon en moet zij een aanvraag voor een AEO-vergunning in haar naam indienen in de lidstaat waar zij haar hoofdadministratie houdt en waar zij haar douaneactiviteiten uitoefent.

Voorbeeld3 - Grote onderneming met bijkantoren

Onderneming (A) heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden‑Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopkantoren en magazijnen in Europa en het Midden‑Oosten. Ook het beheer en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft een bijkantoor in België dat het distributiecentrum is voor heel Europa; alle douaneactiviteiten, logistieke diensten en desbetreffende hoofdadministratie zijn gecentraliseerd in België. Dit distributiecentrum is houder van meerdere douanevergunningen, verleend door de Belgische Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen en gebruikt in het kader van de douaneactiviteiten van het bijkantoor. Onderneming (A) wenst een AEO‑vergunning te bekomen voor dit distributiecentrum. Wie moet de aanvraag voor deze AEO‑vergunning indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend?

Antwoord:

Aanvrager: het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming (A) heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid. In dit geval moet onderneming (A) de aanvraag indienen in haar naam.
Plaats van aanvraag: gezien enerzijds de hoofdadministratie, bestaande uit de archieven en de documentatie aan de hand waarvan de douaneautoriteit kan nagaan of aan de voorwaarden en criteria ter verkrijging van het AEO‑certificaat is voldaan, in België wordt gehouden en anderzijds alle douane‑ en logistieke activiteiten in België zijn verenigd, moet onderneming (A) haar aanvraag voor AEO‑vergunning indienen bij de Belgische Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen.

Voorbeeld4 - Grote onderneming met meerdere bijkantoren in verschillende lidstaten, elk van hen oefent activiteiten uit die gedekt zijn door de douanewetgeving en houdt een boekhouding betreffende deze activiteiten

Onderneming (A) heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden‑Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopkantoren en magazijnen in Europa en het Midden‑Oosten. Ook het bestuur en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft bijkantoren in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk bijkantoor oefent douaneactiviteiten uit. Onderneming A wenst een AEO‑vergunning te bekomen voor deze verschillende bijkantoren. Wie moet de aanvraag voor AEO‑vergunning indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend?

Antwoord:

Aanvrager: het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming (A) heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid. Bijgevolg is het verantwoordelijkheid van de onderneming (A) om de aanvraag namens haar in te indienen.

Plaats van aanvraag:

In deze denkbeeldige situatie kunnen twee situaties in het vooruitzicht worden gesteld:

indien onderneming (A) activiteiten van algemeen beheer van logistieke diensten uitoefent in Frankrijk en aldaar toegang geeft tot de hoofdadministratie betreffende de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren zijn de bepalingen van artikel 27 DWU DA, van toepassing. In dit geval moet de aanvraag voor AEO‑vergunning worden ingediend bij de Franse douaneautoriteiten;
indien elk bijkantoor zijn douane‑ en logistieke activiteiten beheert en de daarop betrekking hebbende hoofdadministratie voert terwijl onderneming (A) geen enkele informatie daaromtrent centraliseert, mag onderneming (A) de lidstaat kiezen waar zij haar aanvraag zal indienen aangezien het DWU en zijn toepassingsbepalingen dit geval niet voorziet. Logischerwijze zou de voorkeur moeten uitgaan naar de lidstaat waar het bijkantoor is gevestigd met het grootste volume aan douaneactiviteiten. De raadplegingsprocedure wordt geactiveerd door de douaneautoriteiten van de lidstaat waar de aanvraag is ingediend en aanvaard.

Voorbeeld5‑Uitbestede hoofdadministratie

Onderneming (A) is in België gevestigd en heeft haar hoofdadministratie uitbesteed in India met een gewaarborgde elektronische toegang tot haar documenten door de Belgische douaneautoriteiten. Zij voert Aziatische goederen enkel via Italië in maar oefent de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten uit in België. In welke lidstaat moet onderneming (A) haar aanvraag voor een AEO‑vergunning indienen?

Antwoord: In België.

5.4. Aanvaarding van de aanvraag

5.4.1. Controle van de aanvaardbaarheid

§ 19. De AAD gaat onverwijld, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de aanvraag voor een AEO-vergunning, na of aan de voorwaarden voor aanvaarding van de aanvraag is voldaan (Artikel 22, §2, eerste alinea DWU). In dit geval wordt, sinds de automatisering van het AEO-aanvraagproces, deze voorwaarde automatisch en van tevoren gecontroleerd.

§ 20. Om te worden aanvaard, moet een aanvraag voor een AEO-vergunning alle gegevens bevatten die nodig zijn om een besluit te nemen ^[vi] (artikel 22, lid 2, tweede alinea, DWU) en voldoen aan de voorwaarden van artikel 11 DWU DA, namelijk :

de aanvrager is geregistreerd overeenkomstig artikel 9 DWU;
de aanvrager is gevestigd in het douanegebied van de Unie;
de AAD is de bevoegde douaneautoriteit om de aanvraag te behandelen;
in de drie jaar voorafgaand aan de datum van ontvangst van de aanvraag is er geen gelijkwaardige aanvraag geannuleerd of ingetrokken omdat de aanvrager zijn verplichtingen niet is nagekomen.

§ 21. Overeenkomstig artikel 26 DWU DA moet aan twee andere specifieke voorwaarden worden voldaan:

De aanvraag moet verplicht vergezeld zijn van de vragenlijst voor zelfbeoordeling die toegankelijk is op de website van de AAD ;
De aanvrager mag slechts één aanvraag voor een AEO-vergunning indienen voor al zijn vaste inrichtingen in het douanegebied van de Unie.

§ 22. Indien niet voldaan is aan de voorwaarden van artikel 22, lid 2, DWU en de artikelen 11 en 26 DWU DA, wordt de aanvrager naar behoren in kennis gesteld van het feit dat zijn aanvraag onaanvaardbaar is.

§ 23. Overeenkomstig artikel 12, lid 2, tweede alinea, DWU IA, wordt de aanvraag niet aanvaard in gevallen waarin de aanvrager niet reageert op het verzoek om aanvullende informatie te verstrekken.

§ 24. Overeenkomstig artikel 10 DWU DA heeft de aanvrager niet het recht om te worden gehoord wanneer zijn aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 11 DWU DA of wanneer hij de door de AAD gevraagde aanvullende informatie niet heeft verstrekt (artikel 12, lid 2, tweede alinea, DWU IA). Hij heeft echter de mogelijkheid om een administratief beroep in te stellen (artikel 22, lid 7, en artikel 44, lid 1, eerste alinea, DWU).

5.4.2. Datum van aanvaarding

§ 25. De datum van aanvaarding van de aanvraag voor een AEO-vergunning is belangrijk, aangezien dit het beginpunt is van de termijn van 120 dagen die voor de AAD is vastgesteld om de inhoud van de aanvraag te onderzoeken en een beschikking te nemen overeenkomstig artikel 22, lid 3, DWU.

§ 26. Overeenkomstig artikel 12, lid 1, DWU is de datum van aanvaarding van de aanvraag de datum waarop de AAD alle vereiste informatie heeft ontvangen in overstemming met artikel 22, lid 2, tweede alinea DWU.

§ 27. In de praktijk kunnen zich drie situaties voordoen:

a) de datum van aanvaarding is de datum van ontvangst van de aanvraag indien aan de voorwaarden van artikel 22, lid 2, DWU en artikel 11 DWU DA is voldaan en de aanvrager, bij de indiening van zijn aanvraag, alle vereiste informatie heeft verstrekt;

b) de datum van aanvaarding is de datum waarop de laatste aanvullende informatie is verstrekt (artikel 12, lid 3, DWU IA). Dit gebeurt wanneer de AAD, overeenkomstig artikel 12, lid 2, eerste alinea, DWU IA, verzoekt de aanvrager om binnen een termijn van maximaal 30 dagen aanvullende informatie te verstrekken. De termijn van 30 dagen om de aanvaardbaarheid te onderzoeken (artikel 22, lid 2, DWU) kan derhalve met maximaal 30 dagen worden verlengd;

c) overeenkomstig artikel 12, lid 3, DWU IA wordt de aanvraag geacht te zijn aanvaard indien de AAD niet binnen de termijn van 30 dagen communiceert met de aanvrager of de aanvraag al dan niet is aanvaard. De datum van aanvaarding wordt dan de datum waarop de aanvraag is ingediend.

6. Procedure van AEO-vergunning

(Verlenen van de vergunning of afwijzing van de aanvraag)

6.1. Mededeling van de aanvraag aan de lidstaten van de Europese Unie

§ 28. Krachtens de bepalingen van artikel 16 DWU en artikel 30, lid 1 DWU IA moet de aanvaarde aanvraag binnen een termijn van zeven dagen vanaf de in §§ 25 t.e.m. 27 hiervoor bedoelde datum van aanvaarding, worden medegedeeld aan de douaneautoriteiten van de andere lidstaten.

§ 29. Krachtens de bepalingen van artikel 31, lid 4 DWU IA moet de mededeling van de gegevens van de aanvraag voor AEO‑vergunning aan de andere lidstaten van de Unie de douaneautoriteiten van deze lidstaten toelaten na te gaan of zij over relevante gegevens beschikken die de afgifte van een vergunning kunnen beïnvloeden. In bevestigend geval delen zij die gegevens binnen de termijn van dertig dagen vanaf de in § 28 bedoelde datum van mededeling mee aan de douaneautoriteit van afgifte.

Het gaat in dit geval om alle relevante informatie van de douaneautoriteiten van andere Lidstaten betreffende:

de gegevens van de aanvraag voor een AEO‑vergunning;
de voorwaarden vastgesteld in artikel 22 DWU en artikel 11 DWU DA ;
de voorwaarden en criteria voor de toekenning van een AEO‑vergunning ;
de douanevergunningen en certificaten waarvan de aanvrager houder is.

Voorbeelden :

een lidstaat stelt vast dat een BTW nummer dat aan de aanvrager werd verleend, niet voorkomt in de aanvraag;
de aanvrager vermeldt in vak 14 van zijn aanvraag een grensovergang in een andere lidstaat en de douaneautoriteiten van die lidstaat hebben op die plaats ernstige moeilijkheden ondervonden in het kader van de douaneactiviteiten van de aanvrager;
de aanvrager heeft in vak 15 van zijn aanvraag nagelaten een vergunning inzake douanevereenvoudigingen, waarvan hij houder is in een andere lidstaat, te vermelden.

§ 30. In overeenstemming met het bovenstaande worden de aanvragen die door andere lidstaten worden aanvaard en waarin België in vak 13 en/of 14 wordt vermeld, aan de betrokken regionale centra gericht om binnen de termijn, vastgesteld in § 29, de relevante informatie die de afgifte van een AEO‑vergunning negatief kan beïnvloeden mee te delen via EOS aan de betrokken douaneautoriteiten. Het raadplegen van de verschillende nationale gegevensbanken moet het verzamelen van nuttige informatie toelaten.

6.2. Onderlinge raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie

§ 31. Artikel 31, lid 1 DWU IA voorziet in een raadplegingsprocedure tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten indien de douaneautoriteit van afgifte de naleving van een of meerdere criteria voor het verlenen van de AEO‑vergunning niet kan onderzoeken hetzij wegens gebrek aan informatie, hetzij wegens de onmogelijkheid die informatie te controleren. Deze raadpleging kan te allen tijde plaatsvinden tijdens de procedure voor het verlenen van de AEO-vergunning of na de verlening als onderdeel van de opvolging van die vergunning.

§ 32. In artikel 31, lid 2, DWU IA worden de gevallen beschreven waarin een dergelijke raadpleging verplicht is:

de aanvraag voor de AEO-status overeenkomstig artikel 12, lid 1 DWU DA is ingediend bij de douaneautoriteit van de plaats waar de hoofdboekhouding voor douanedoeleinden van de aanvrager zich bevindt of waar deze toegankelijk is;
de aanvraag voor de AEO-status overeenkomstig artikel 27 DWU DA is ingediend bij de douaneautoriteiten van de lidstaat waar de aanvrager een vaste inrichting heeft en waar de informatie over zijn algemene logistieke beheersactiviteiten in de Unie wordt bewaard of toegankelijk is;
een deel van de administratie en documentatie die van belang is voor de aanvraag van de AEO-status wordt bijgehouden in een andere lidstaat dan de lidstaat van de beschikkingsbevoegde douaneautoriteit;
de aanvrager van de AEO-status heeft een opslagruimte of andere douane gerelateerde activiteiten in een andere lidstaat dan de lidstaat van de bevoegde douaneautoriteit.

Voorbeeld1

Onderneming (A) waarvan de maatschappelijke zetel en de handelsboekhouding zich in Frankrijk bevinden, concentreert alle douaneactiviteiten en betreffende documentatie in haar bijkantoor in België. Deze onderneming wenst een AEOS‑vergunning te bekomen.

Overeenkomstig voorbeeld 3 van § 18 hiervoor moet onderneming (A) de aanvraag in haar naam indienen in België. In dat geval moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen van de vergunning plaatsvinden:

in België en in Frankrijk, een bevredigende staat van dienst m.b.t. de afwezigheid van ernstige of herhaalde inbreuken op de douane- en belastingwetgeving, met inbegrip van de afwezigheid van ernstige strafbare feiten in verband met de economische activiteit van de aanvrager;
in België voor het efficiënt beheer van de geschriften;
in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;
in België voor de passende veiligheidsnormen.

In dit voorbeeld zal het bevoegde regionale centrum zijn Franse tegenhanger moeten raadplegen inzake de naleving van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en de financiële solvabiliteit van de aanvrager te onderzoeken.

Voorbeeld2

Onderneming (A) heeft haar maatschappelijke zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa oefent zij geen douaneactiviteit uit, maar zij fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, kantoren en magazijnen in Europa en beheert de logistieke diensten. Zij heeft filialen in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk filiaal oefent douaneactiviteiten uit en beheert de betreffende douanedocumentatie maar de zetel van de onderneming (A) in Frankrijk kan rechtstreeks elektronisch toegang geven tot alle hoofdadministratie en tot de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren. De onderneming wenst de vergunningen AEOC en AEOS te combineren.

Overeenkomstig voorbeeld 4 van § 18 hiervoor moet onderneming (A) de aanvraag in haar naam indienen in Frankrijk. In dit geval moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen plaatsvinden:

in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland om zich te verzekeren van de bevredigende staat van dienst m.b.t. de afwezigheid van ernstige of herhaalde inbreuken op de douane- en belastingwetgeving, met inbegrip van de afwezigheid van ernstige strafbare feiten in verband met de economische activiteit van de aanvrager;
in Frankrijk voor het efficiënt beheer van de geschriften en de vervoersadministratie;
in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;
in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland voor de passende veiligheidsnormen.

De bevoegde Franse diensten zullen dus hun Belgische, Spaanse, Zweedse en Duitse tegenhangers moeten raadplegen inzake de naleving van de douanewetgeving en de belastingvoorschriften en om de passende veiligheidsnormen te onderzoeken.

6.2.1. Resultaat van de raadpleging

§ 33. De geraadpleegde autoriteit deelt haar bevindingen via het elektronische EOS-systeem mee aan de raadplegende douaneautoriteit. Indien zij vaststelt dat de aanvrager niet voldoet aan een of meer van de in het verzoek om raadpleging genoemde criteria, stuurt zij de resultaten, naar behoren gedocumenteerd, toe aan de raadplegende douaneautoriteit overeenkomstig artikel 14, lid 1, tweede alinea, DWU IA. De resultaten moeten binnen de in § 34 genoemde termijn worden meegedeeld, behalve in het geval van een verlenging als bedoeld in § 35.

6.2.2. Termijn van antwoord op de aanvraag tot raadpleging

§ 34. De geraadpleegde dienst beschikt, overeenkomstig artikel 31, lid 3 DWU IA, over een termijn van tachtig dagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag van de raadplegende dienst, om zijn positieve of negatieve bevindingen te zenden.

§ 35. Deze termijn kan verlengd worden, krachtens artikel 14, lid 2 DWU IA wanneer:

gelet op de aard van de te verrichten onderzoeken de geraadpleegde autoriteit om meer tijd verzoekt
wanneer de aanvrager de geraadpleegde en de raadplegende autoriteiten inlicht dat hij aanpassingen uitvoert om te garanderen dat wordt voldaan aan de voorwaarden en criteria.

§ 36. Krachtens artikel 14, lid 3 DWU IA, kan de raadplegende autoriteit veronderstellen dat aan het criterium/de criteria waarvoor raadpleging werd gevraagd, voldaan is wanneer de geraadpleegde autoriteit niet antwoordt binnen de eventueel verlengde termijn.

6.3. Criteria voor het verlenen van de AEO-vergunning

§ 37. Krachtens artikel 39 DWU omvatten de criteria voor het verlenen van de AEO-vergunning:

a) geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften, met inbegrip van het ontbreken van zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager;

b) de aanvrager kan aantonen dat hij zijn activiteiten en goederenstroom goed onder controle heeft dankzij een handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt;

c) het bewijs van financiële solvabiliteit;

d) indien van toepassing, de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit; en

e) indien van toepassing, passende veiligheidsnormen.

6.3.1. Compliance: Geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften met inbegrip van het ontbreken van zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager (artikel 39, a) DWU)

§ 38. Artikel 39, punt a) DWU vereist de afwezigheid van ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en de belastingvoorschriften, met inbegrip van het ontbreken van zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager. Het DWU vereist niet enkel de naleving van de douanevereisten maar ook de naleving van de belastingvoorschriften. Deze moeten in brede zin geïnterpreteerd worden en zijn niet beperkt tot de belastingen in verband met de in- of uitvoer van goederen ^[vii] (voorbeeld: BTW, accijnzen, vennootschapsbelasting, ...). Deze belastingvoorschriften moeten echter beperkt blijven tot belastingen die rechtstreeks verband houden met de economische activiteit van de aanvrager.

§ 39. De gedetailleerde bepalingen voor de toepassing van artikel 39, onder a), DWU worden vermeld in artikel 24 DWU IA dat in zijn lid 1 bepaalt dat aan het conformiteitscriterium wordt geacht te zijn voldaan wanneer:

a) geen besluit is genomen door een administratieve of rechterlijke instantie waaruit blijkt dat:

de aanvrager,
de werknemer(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de douanezaken van de aanvrager, en
de perso(o)n(en) die verantwoordelijk is (zijn) voor de aanvrager of die zeggenschap heeft (hebben) over de leiding van het bedrijf.

in de laatste drie jaar ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving of de belastingvoorschriften heeft begaan in verband met zijn of haar economische activiteit,

EN DAT

b) geen van de volgende personen zicht schuldig heeft gemaakt aan zware misdrijven in verband met zijn of haar economische activiteit, inclusief de economische activiteit van de aanvrager:

de aanvrager;
de werknemer(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de douanezaken van de aanvrager, en
de perso(o)n(en) die verantwoordelijk is (zijn) voor de aanvrager of die zeggenschap heeft (hebben) over de leiding van het bedrijf.

6.3.1.1. Ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving of de belastingvoorschriften

§ 40. Wordt als “ernstige overtreding” beschouwd, elke overtreding die aanleiding geeft tot:

een hoofd‑ of vervangende gevangenisstraf van 8 dagen of meer voor een natuurlijk persoon;
een boete van €12.500 of meer voor een rechtspersoon of daarmee gelijkgestelde persoon.

Elke overtreding die meer dan een keer werd gepleegd door dezelfde persoon wordt beschouwd als een “herhaalde overtreding”.

§ 41. Indien de in overweging genomen overtredingen van te verwaarlozen belang zijn in vergelijking met het aantal of de omvang van de douanetransacties van de aanvrager, en geen twijfels doen rijzen over zijn eerlijkheid, mag de staat van dienst op het gebied van de douanevereisten passend worden geacht.

§ 42. Hier zijn enkele voorbeelden van ernstige overtredingen ^[viii]:

inzake douanewetgeving:

smokkelarij;

fraude, bijvoorbeeld opzettelijk verkeerde indeling, onder- of overwaardering of een valse oorsprongsverklaring om geen douanerechten te hoeven te betalen;
namaak;
fraude met betrekking tot antidumpingvoorschriften;
overtredingen in verband met verboden en beperkingen;
overtredingen met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten (IER);
alle overige inbreuken met betrekking tot de douanevereisten.

inzake belastingvoorschriften:

belastingfraude;
belastingontduiking;
misdrijven ten aanzien van accijnzen, zoals de illegale productie of raffinage van minerale olie en winning;
btw-fraude, met inbegrip van goederenverkeer binnen de Unie.

§ 43. Het onderzoek van de staat van dienst op het gebied van douane en belastingvoorschriften van de in punt b) van artikel 24 lid1 DWU IA bedoelde personen wordt verricht op het tijdstip van de voorafgaande audit waarbij de AAD databanken, de diensten geschillen van de regionale centra en de bijzondere belastinginspectie (BBI) worden geraadpleegd.

6.3.1.2. Zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager

§ 44. In de zin van onderhavige Circulaire wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met de economische activiteit beschouwd:

elke overtreding bedoeld in Boek II, Titel III, hoofdstukken I tot V, Titel IV, hoofdstuk IV en Titel IX, hoofdstuk I, I bis en II van het Belgische Strafwetboek;
elke overtreding op de verboden bedoeld in de artikelen 38 tot 41 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten;
elke overtreding op de verplichtingen voortvloeiend uit het handelsrecht, het vennootschapsrecht, het maatschappelijk recht of het arbeidsrecht, daaronder begrepen de verplichtingen uit hoofde van de wetgeving inzake bescherming van de arbeid;
elke overtreding op de verplichtingen voortvloeiend uit de douane en fiscale wetgeving;

waarvoor de pleger, in België of het buitenland, een ernstige definitieve strafrechtelijke veroordeling met kracht van gewijsde heeft gekregen (definitief geworden).

Wordt als ernstige strafrechtelijke veroordeling beschouwd:

elke strafrechtelijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan zes maanden;

elke strafrechtelijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan tweeduizend euro maar minder dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan drie maanden maar minder dan zes maanden.

Bij deze beoordeling wordt onder meer rekening gehouden met de volgende criteria:

het effect van de inbreuk wat betreft de AEO reglementering;
de omstandigheden waarin de inbreuk werd gepleegd;
in voorkomend geval, de frequentie van de inbreuken;
de aard van de uitgeoefende activiteiten;
de evolutie in het gedrag van de aanvrager;
de algemene moraliteit van de aanvrager.

Voorbeelden van zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager ^[ix] :

frauduleuze faillissementen (of insolventies);
elke overtreding van de gezondheidswetgeving, zoals het op de markt brengen van onveilige goederen;
elke overtreding van de milieuwetgeving, zoals illegaal grensoverschrijdend verkeer van gevaarlijk afval;
fraude met betrekking tot de Verordening voor producten voor tweeërlei gebruik;
deelneming aan een criminele organisatie;
omkoperij en corruptie;
fraude;
cybercriminaliteit;
witwassen van geld;
directe - of indirecte betrokkenheid bij terroristische activiteiten (zoals het verrichten van handels- of andere activiteiten die de internationaal erkende terroristische groeperingen bevorderen of ondersteunen);
directe - of indirecte betrokkenheid bij het bevorderen of ondersteunen van illegale migratie naar de EU.

§ 45. De controle van de in § 32 hiervoor bedoelde criteria wordt verricht op basis van uittreksel(s) uit het strafregister, te verstrekken door de aanvrager tot staving van zijn aanvraag voor alle in punt b) van artikel 24 lid 1 DWU IA bedoelde personen.

Wanneer het een natuurlijk persoon is, moet hij bij de aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen (Model 596-1). Dit uittreksel moet aangevraagd worden door de aanvrager bij de gemeentelijke administratie van de plaats in België waar hij woont. In dat geval zijn de bepalingen van letter b) van het volgend lid van toepassing op de wettelijk vertegenwoordiger in douanezaken, van de aanvrager.

Als het een rechtspersoon is, moet hij, bij zijn aanvraag, een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen die op zijn naam opgesteld voegen. Dit uittreksel dient te worden aangevraagd bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel per brief, ofwel via mail naar strafregister@just.fgov.be;

Als de aanvrager een vereniging van personen die als handelsbekwaam wordt erkend voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, moet hij bij zijn aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen voor elke natuurlijke persoon die rechtstreeks betrokken is bij de dagelijkse uitoefening van zijn activiteiten. Dit uittreksel moet door de betrokken natuurlijke personen worden aangevraagd bij het Gemeentebestuur van hun woonplaats in België. De bepalingen van letter b, van vorige alinea zijn in voorkomend geval van toepassing op de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken van de vereniging.

De niet in België gevestigde natuurlijke personen moeten hun gerechtelijk verleden bewijzen aan de hand van de overlegging van een officieel document van hun land van verblijf of, bij gebrek aan een dergelijk document, aan de hand van een verklaring op erewoord volgens het model hierna dat behoorlijk gewettigd is door een openbare autoriteit:

--------------------------------------------------------------------------------------

“Verklaring op erewoord

Ik ondergetekende,

(naam, voornaam, adres, geboortedatum), verklaar op mijn erewoord dat ik nooit werd veroordeeld voor een ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met mijn economische activiteit.

Gedaan te……………………, op

(gelegaliseerde handtekening)”

--------------------------------------------------------------------------------------

§ 46. Om de interpretatie van artikel 24, lid 1, DWU IA te harmoniseren, is op Europees niveau een verklarend document opgesteld. In dit verband wordt erop gewezen dat de term “beslissing” verwijst naar een “definitieve beslissing” van een administratieve of rechterlijke instantie waarin definitief wordt vastgesteld dat een strafbaar feit daadwerkelijk door een van de betrokken personen is gepleegd. Dit kan gaan over:

het eerste administratieve besluit dat na het onderzoek van de feiten is genomen, waarbij wordt geconcludeerd dat het om een inbreuk gaat en, in voorkomend geval, de sanctie wordt vastgesteld, of
de definitieve beslissing van de bevoegde instantie, indien die eerste beslissing is aangevochten door het instellen van beroep door de aanvrager.

§ 47. Periode van drie jaar: Indien de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvrager deze activiteiten al drie jaar of langer uitoefent, moet hij gedurende de drie jaar voorafgaand aan de aanvaarding van de aanvraag aan dit criterium voldoen. Deze periode van drie jaar geldt enkel voor de “ernstige of herhaalde overtredingen” van de douanewetgeving en belastingvoorschriften. Indien het gaat om “ernstige strafrechtelijke overtredingen in verband met de economische activiteit” is deze periode niet beperkt gezien de ernst van de overtredingen.

Indien de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, moet hij aan de criteria voldoen voor de periode tussen de datum van oprichting en de datum van indiening van de aanvraag.

6.3.2. Efficiënt systeem voor het beheer van de handels- en, in voorkomend geval, van de vervoersadministratie (artikel 39, b) DWU)

§ 48. Om toe te laten vast te stellen of de aanvrager zijn handelingen en goederenstroom goed onder controle heeft door middel van een efficiënt systeem voor het beheer van zijn handels‑ en, in voorkomend geval, van zijn vervoersadministratie, legt artikel 25 DWU IA meerdere vereisten op aan de aanvrager, namelijk:

a) hij moet een boekhoudsysteem voeren dat in overeenstemming is met de algemene aanvaarde boekhoudbeginselen toegepast in de lidstaat waar de boekhouding wordt gevoerd en welke boekhoudkundige douanecontrole vergemakkelijkt.

De wettelijke bepalingen die de ondernemingen moeten naleven inzake boekhouding en jaarrekeningen werden in Belgisch recht vastgelegd door:

de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen;
de wet van 7 mei 1999 houdende het wetboek van vennootschappen (gewijzigd bij Koninklijk besluit van 25 mei 2005) ;
het koninklijk besluit van 8 oktober 1976 met betrekking tot de jaarrekeningen van ondernemingen;
het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975;
het koninklijk besluit van 12 september 1983 bepalende de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel;
het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen (gewijzigd bij Koninklijk besluit van 1 mei 2006).

De adviezen en aanbevelingen van de Commissie voor boekhoudkundige normen (opgericht met het koninklijk besluit van 21 oktober 1975), gepubliceerd in het Bulletin van de Commissie voor boekhoudkundige normen, vormen eveneens een belangrijk en onvermijdelijk instrument in het boekhoudrecht van vennootschappen.

Dit systeem moet douanecontroles op basis van audits mogelijk maken en een historiek van de gegevens bijhouden vanaf het moment dat deze het systeem binnenkomen; het systeem beschikt zo over een controlespoor die elke boekhoudkundige gebeurtenis terugkoppelt aan zijn bron om zo de juistheid te verifiëren;

b) hij moet de administratie voor douanedoeleinden integreren in zijn boekhoudsysteem of het mogelijk maken dat kruiscontroles van de gegevens met het boekhoudsysteem kunnen worden verricht.

Niet alle marketdeelnemers maken gebruik van geavanceerde geïntegreerde programma’s, zoals Enterprise Resource Planning (ERP)-software. Het is dus belangrijk dat deze voorwaarde behandeld wordt rekening houdend met de aard van de onderneming van de aanvrager en zijn activiteiten. Een KMO kan dus voldoen aan deze voorwaarde als zij gebruik maakt van een eenvoudig aangepast programma dat de mogelijkheid biedt om commerciële - en boekhoudkundige gegevens met elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld via geautomatiseerde links of kruisverwijzingen;

c) hij moet de douaneautoriteit fysieke toegang verlenen tot zijn douaneadministratie en, in voorkomend geval, tot zijn vervoersadministratie;

d) de aanvrager verleent de douaneautoriteit elektronische toegang tot zijn boekhoudsystemen en, in voorkomend geval, tot zijn handels- en vervoersadministratie wanneer zijn systemen, administratie of documenten elektronisch worden beheerd.

Toegang geven betekent de mogelijkheid geven aan de douane om de vereiste inlichtingen te krijgen ongeacht de plaats waar de informatie zich fysiek bevindt. De aanvrager kan toegang geven:

op papier wanneer het volume van de vereiste inlichtingen of gegevens niet groot is (bijvoorbeeld: jaarrekeningen);

via een elektronische toegang op alle mogelijke mediatypen (bijv. USB-stick, CD-ROM of soortgelijke media) wanneer de benodigde hoeveelheid informatie groot is en verwerking vereist;

via een online toegang rechtstreeks in het computersysteem van het bedrijf of via een ander systeem voor gegevensuitwisseling of via het internet.

Er wordt ook rekening gehouden met de omvang van de onderneming.

e) hij moet over een logistiek systeem beschikken dat een onderscheid maakt tussen Unie- en niet-Uniegoederen en, in voorkomend geval, aangeeft waar zij zich bevinden. Deze vereiste moet niet worden nageleefd indien het enkel om een aanvraag voor een AEOS‑vergunning gaat, omdat de veiligheidsvoorschriften het onderscheid tussen Uniegoederen en niet‑Uniegoederen niet maken. De veiligheidsvoorschriften gelden voor alle goederen die het douanegebied van de EU binnenkomen of verlaten, ongeacht hun status. De aanvrager moet kunnen bewijzen hoe hij dit onderscheid maakt. Een KMO voldoet aan deze voorwaarde als dit onderscheid gemaakt wordt met behulp van een simpel elektronisch bestand of een goed bijgehouden en goed beveiligd archiveringssysteem op papier.

f) hij moet beschikken over:

een administratieve organisatie die in overeenstemming is met de soort en de omvang van de onderneming en geschikt is voor het beheer van de goederenstroom;

een systeem van interne controles waarmee onrechtmatige of frauduleuze transacties kunnen worden opgespoord;

Bij gebrek aan strikte regels op dit gebied, moet de aanvrager aantonen dat zijn administratieve organisatie aangepast is aan zijn bedrijfsmodel en het beheer van de goederenstromen. Hij moet beschikken over schriftelijke procedures en werkinstructies die de processen duidelijk beschrijven, die de vaardigheden en de rollen van de medewerkers definiëren en die hun vervangers aanduiden in geval van afwezigheid. Wanneer de aanvrager een KMO is, moet hij aantonen en bewijzen dat hij passende maatregelen heeft genomen.

g) hij moet, in voorkomend geval, toereikende procedures toepassen voor het beheer van licenties (of certificaten) en van vergunningen die verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten ^[x]. Onder “handelspolitieke maatregelen” wordt verstaan, alle niet‑tarifaire maatregelen omschreven in artikel 5, lid 36) DWU.

Hij moet geschikte procedures toepassen:

voor het archiveren documenten en - informatie;
ter bescherming tegen gegevensverliezen;

Wanneer de aanvrager zelf zijn gegevens beheert, moet hij beschikken over procedures voor gegevensopslag en back-up in het geval van storingen in de computersystemen. Hij moet ook aantonen dat hij over een veiligheidsplan beschikt met actiepunten in het geval van verlies of vernietiging.

Als het gegevensbeheer deel uitmaakt van een contract met een derde persoon, moet de aanvrager de bepalingen preciseren en de frequentie van de back-ups en hun locatie communiceren.

h) hij moet het personeel sensibiliseren over de noodzaak de douaneautoriteiten in te lichten wanneer er zich problemen voordoen bij de naleving van de voorschriften en legt de nodige contacten om de douaneautoriteiten in te lichten van dergelijke situaties.

Het begrip “personeel” moet ruim worden uitgelegd en omvat met name

personeel dat rechtstreeks in dienst is van de aanvrager;
personeel in dienst van een onderaannemer van de aanvrager;
zelfstandigen die direct of indirect in dienst zijn van de aanvrager (consultants, zelfstandige werkers, enz.).

De aanvrager moet:

beschikken over procedures om de douane in te lichten in het geval van problemen in verband met de naleving van de douanewetgeving;
een contactpersoon aanwijzen die verantwoordelijk is voor het inlichten van de douaneautoriteiten en waarvan de gegevens zichtbaar zijn voor het voltallige personeel.

i) hij moet passende maatregelen inzake technologische beveiliging van gegevens hebben genomen ter voorkoming dat onbevoegden zijn computersysteem binnendringen en ter beveiliging van zijn documentatie. In dit verband wordt de aanvrager aangemoedigd om voorafgaand aan de indiening van de aanvraag een inbraaktest uit te voeren.

Deze maatregelen zijn niet alleen beperkt tot de bedrijfscomputers maar ook de laptops en mobiele telefoons met toegang tot de gegevens van de aanvrager zijn inbegrepen. De aanvrager moet kunnen aantonen dat:

de toegang tot deze apparaten goed gecontroleerd en beperkt is;
er beschermingsmaatregelen bestaan tegen ongeoorloofde indringers (bijvoorbeeld: firewall, antivirus);
er procedures bestaan voor archivering, back-up en beveiliging van documenten;
laptops goed worden beheerd (automatisch vergrendelen na een korte periode van inactiviteit + antivirus + firewall + gecentraliseerde configuratie);
de servers zich in vergrendelde kamers bevinden en de toegang tot deze ruimten wordt beheerd en beperkt tot het bevoegde personeel.

j) hij moet, indien van toepassing, beschikken over toereikende procedures voor behandeling van invoer- en uitvoercertificaten in verband met verboden en beperkingen, waaronder maatregelen om een onderscheid te maken tussen goederen die zijn onderworpen aan verboden of beperkingen en andere goederen, en maatregelen om toe te zien op de naleving van deze verboden en beperkingen.

Om aan deze voorwaarde te voldoen, moet de aanvrager beschikken over procedures om:

onderscheid te maken tussen goederen die onderworpen zijn aan niet-fiscale vereisten en andere goederen;
te controleren of de handelingen overeenkomstig de geldende (niet-fiscale) wetgeving worden verricht;
het behandelen van goederen waarvoor een embargo geldt;
dual-use goederen en de geldende procedures bij de behandeling daarvan te identificeren door:

het personeel te sensibiliseren en voortdurend opleiding te geven m.b.t. deze materies;
permanent contact te onderhouden met de bevoegde nationale autoriteiten.

Het onderzoek van deze voorwaarden moet rekening houden met alle activiteiten van de aanvrager en de specifieke kenmerken van zijn onderneming (bijvoorbeeld de grootte). De beschikbare gegevens uit voorgaande aanvragen van andere douanevergunningen moeten gebruikt worden als ze nog steeds actueel zijn.

Ten minste een deel van de controles moeten worden uitgevoerd in de lokalen van de onderneming van de aanvrager; deze controles zullen gebruikt worden om:

te controleren dat de in de aanvraag en overige documenten opgegeven informatie juist is en dat de door de aanvrager beschreven routines en procedures zijn gedocumenteerd en in de praktijk worden toegepast;
operationele tests uit te voeren om na te gaan of er een controlespoor is in de administratie;
te controleren dat het gebruikte IT-systeem voldoende beschermd is tegen inbraak en manipulatie en dat er een log van gebeurtenissen wordt bijgehouden zodat wijzigingen zo nodig gemonitord kunnen worden.

6.3.3. Financiële solvabiliteit (artikel 39, c) DWU)

§ 49. Artikel 39, punt c) DWU stelt dat om te voldoen aan dit criterium, de aanvrager een gezonde financiële situatie moet aantonen die hem in staat stelt om aan zijn verplichtingen te voldoen, rekening houdende met de aard van zijn commerciële activiteiten.

§ 50. Artikel 26 DWU IA bepaalt dat de aanvrager:

niet verwikkeld mag zijn in een faillissementsprocedure;
voldaan moet hebben aan al zijn financiële verplichtingen tijdens de laatste drie jaar;
het bewijs moet leveren van zijn solvabiliteit over de laatste drie jaar activiteit. Indien hij minder dan drie jaar is opgericht, wordt zijn solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de geschriften en beschikbare informatie op datum van de aanvraag.

§ 51. Om de solvabiliteit van de aanvrager na te gaan, baseert de AAD zich op de analyse van de financiële ratio’s.

Ondernemingen naar buitenlands recht die geen boekhouding houden in België en er geen jaarrekeningen opstellen, moeten hun solvabiliteit aantonen door overlegging van een attest, afgegeven door een bedrijfsrevisor die erkend is door de openbare autoriteiten van de lidstaat waar de boekhouding wordt gehouden en de jaarrekeningen worden opgesteld.

6.3.4. Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit (artikel 39, d) DWU)

§ 52. Krachtens artikel 39, punt d) DWU, moet de aanvrager van een AEOC-vergunning voldoen aan de praktische normen inzake vakbekwaamheid of voldoen aan de normen van beroepskwalificatie.

§ 53. De aanvrager heeft de keuze om een beroep te doen op:

Praktische vakbekwaamheidsnormen of
Beroepskwalificaties

6.3.4.1. Praktische vakbekwaamheidsnormen

§ 54. In artikel 27, lid 1, onder a), DWU is bepaald dat aan deze voorwaarde kan worden voldaan door ten minste drie jaar praktijkervaring op douanegebied of door de toepassing van een kwaliteitsnormen in douanezaken.

§ 55. Wat de toepassing van door een Europese normalisatie-instelling vastgestelde kwaliteitsnormen in douanezaken betreft, moet worden opgemerkt dat op dit moment niet aan het criterium van artikel 39, onder d), DWU kan worden voldaan, aangezien deze kwaliteitsnorm in douanezaken nog niet bestaat.

§ 56. Er blijft slechts één mogelijkheid over om aan te tonen dat de praktische bekwaamheidsnormen in acht zijn genomen. Daartoe moet de aanvrager of de persoon die namens hem voor douanezaken verantwoordelijk is, aantonen dat hij of zij ten minste drie jaar praktijkervaring op douanegebied heeft.

§ 57. Wanneer de aanvrager, natuurlijke of rechtspersoon, beweert aan deze voorwaarde te voldoen, moet hij aantonen dat:

hij sinds ten minste drie jaar douaneactiviteiten heeft verricht en de douaneformaliteiten heeft vervuld. De bewijsmiddelen omvatten bijvoorbeeld het EORI-nummer van de aanvrager op de douanedocumenten, de betaling van douanerechten en/of het stellen van een daartoe strekkende zekerheid. Wanneer de aanvrager incidenteel een beroep doet op een derde, moet hij aantonen dat hij beschikt over een interne organisatie die hem in staat stelt toezicht te houden op en toezicht te houden op het beheer van de douanezaken en de vervulling van de formaliteiten door die derde; OF

hij ten minste drie jaar in het bezit is van een vergunning krachtens de douanewetgeving; OF

hij sinds ten minste drie jaar als douanevertegenwoordiger optreedt door middel van een douanedocument of een bewijs van betaling van douanerechten of het stellen van een zekerheid.

De AAD gebruikt alle informatie waarover zij beschikt en alle beschikbare bronnen om dit criterium te beoordelen. Wanneer de aanvrager minder dan drie jaar is gevestigd bijvoorbeeld door een reorganisatie, houdt de AAD rekening met zijn eerdere activiteiten, mits deze niet zijn gewijzigd.

§ 58. Wanneer de persoon die namens de aanvrager verantwoordelijk is voor douanezaken voldoet aan dit criterium van ten minste drie jaar ervaring op douanegebied, moet onderscheid worden gemaakt tussen twee mogelijkheden. Hetzij:

de werknemer (of werknemers) die in de organisatie van de aanvrager is aangewezen als verantwoordelijk voor douanezaken. In dit geval zijn de werknemer en de aanvrager gebonden door een arbeidsovereenkomst (of enig ander document waaruit een arbeidsverhouding blijkt) en voert hij zijn taken als douane verantwoordelijke uit namens de aanvrager. Om zijn drie jaar ervaring te bewijzen, verstrekt hij alle stukken die dit bewijs leveren (arbeidsovereenkomst, attesten of enig ander bewijsmiddel dat door de AAD wordt aanvaard). De vereiste drie jaar ervaring hoeft niet noodzakelijkerwijs in dezelfde onderneming te zijn opgedaan, maar kan het resultaat zijn van ervaring die in andere bedrijven werd opgebouwd (bewijs: contracten, attesten of verklaringen van de eerstgenoemde vennootschap of enig ander bewijsmiddel dat door de AAD wordt aanvaard). Een nieuw bedrijf kan een medewerker die al drie jaar ervaring heeft in een andere onderneming aanwerven om aan dit criterium te voldoen. Elke wijziging of vervanging van deze persoon moet onmiddellijk worden meegedeeld aan de AAD, die de nieuwe situatie beoordeelt en de nodige follow-up verzekerd;

een derde aan wie de aanvrager het beheer van zijn douaneactiviteiten op regelmatige (niet-incidenteel) basis belast. In dit geval kan het bijvoorbeeld een douanevertegenwoordiger of een transportagent zijn. De AAD moet het volgende nagaan:
- Er is een overeenkomst gesloten onder bezwarende titel tussen de aanvrager en die derde, waarin de te uit te voeren taken en de voorwaarden van de dienst duidelijk worden omschreven;
- Het contract bestaat al minstens drie jaar. Indien het contract minder dan drie jaar oud is, moet de AAD nagaan of de derde in het bezit is van een vergunning voor douanevereenvoudigingen en/of gedurende ten minste drie jaar de douaneformaliteiten heeft vervuld.

Wanneer de aanvrager het beheer van zijn douaneactiviteiten aan meerdere derden heeft toevertrouwd, moet elk van deze derden aan dit criterium voldoen.

6.3.4.2. Beroepskwalificaties

§ 59. de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager heeft met succes een opleiding over douanewetgeving afgerond.

Deze opleiding, die aansluit bij de omvang van zijn betrokkenheid bij douanegerelateerde activiteiten, werd verstrekt door een van de volgende entiteiten:

een douaneautoriteit van een lidstaat;
een onderwijsinstelling die door de douaneautoriteiten of door een voor beroepsopleiding verantwoordelijk orgaan van een lidstaat is erkend om een dergelijke kwalificatie te verstrekken;
een beroepsorganisatie of handelsvereniging die door de douaneautoriteiten van een lidstaat is erkend of in de Unie is geaccrediteerd om een dergelijke kwalificatie te verstrekken.

Deze opleiding mag in één van de 27 lidstaten van de EU worden gevolgd.

De Europese Commissie publiceert in samenwerking met de lidstaten, een lijst van links naar deze onderwijsinstellingen, beroepsorganisaties en handelsverenigingen erkend door de douaneautoriteiten van de lidstaten ^[xi].

§ 60. Krachtens artikel 27, lid 2 DWU IA, wordt, wanneer de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager een contractant is (douanevertegenwoordiger bijvoorbeeld), aan het criterium vermeld in artikel 39, punt d) DWU geacht te zijn voldaan indien de contractant een markdeelnemer is aan wie een AEOC-vergunning is verleend.

6.3.5. Passende veiligheidsnormen (artikel 39, e) DWU)

§ 61. De aanvrager van een AEOS-vergunning moet voldoen aan de passende veiligheidsnormen.

§ 62. Krachtens artikel 28 DWU IA worden de veiligheidsnormen van de aanvrager toereikend geacht indien alle hiernavolgende voorwaarden zijn vervuld voor alle bedrijfsruimten waar de aanvrager douaneactiviteiten uitoefent ^[xii]:

a) de gebouwen die gebruikt worden voor de met de AEOS-vergunning samenhangende activiteiten:

zijn gemaakt van materialen die bestand zijn tegen pogingen tot onrechtmatige toegang;
geven bescherming tegen onrechtmatige binnendringing;

b) passende toegangscontrolemaatregelen zijn genomen om onrechtmatige toegang tot verzendingsruimten, los‑ en laadkades en vrachtzones te voorkomen;

c) maatregelen genomen ter voorkoming van handelingen omvatten bescherming tegen het toevoegen, omwisselen of verlies van materialen en het wijzigen van vrachteenheden;

d) de aanvrager heeft maatregelen genomen om zijn handelspartners duidelijk te kunnen identificeren door middel van passende contractuele regelingen of andere passende maatregelen in overeenstemming met het bedrijfsmodel van de aanvrager en zorgt ervoor dat deze handelspartners de veiligheid van hun deel van de internationale toeleveringsketen garanderen.

De erkende marktdeelnemers kunnen hun verantwoordelijkheid maar opnemen voor het deel van de toeleveringsketen dat hen toebehoort, de goederen die onder hun controle zijn geplaatst en de installaties die zij uitbaten. Zij hangen evenwel ook af van de veiligheidsnormen van hun handelspartners om de veiligheid van de onder hun verantwoordelijkheid geplaatste goederen te verzekeren.

Vanuit douaneoogpunt hebben de handelspartners de mogelijkheid om de AEO‑vergunning aan te vragen zodra zij in het douanegebied van de Unie zijn gevestigd. Indien zij zich evenwel onthouden van deze mogelijkheid gebruik te maken, moeten zij de andere leden van de toeleveringsketen waarborgen geven inzake veiligheid. Alle deelnemers in de toeleveringsketen die optreden tussen de uitvoerder/fabrikant en de bestemmeling kunnen als handelspartner worden beschouwd.

Om aan de hem opgelegde vereisten te beantwoorden, moet de aanvrager van zijn handelspartners eisen dat zij de veiligheid van hun toeleveringsketen evalueren en verhogen en, in de mate van het mogelijke, een dergelijke clausule invoegen in de contracten.

De aanvrager moet de documentatie bewaren die toelaat het bewijs te leveren van de inspanningen die hij heeft gedaan om zich ervan te verzekeren dat zijn handelspartners aan de opgelegde veiligheidscriteria voldoen of, bij gebrek hieraan, dat zij risicobeperkende maatregelen hebben genomen ten aanzien van vastgestelde risico’s.

Voorbeelden van maatregelen die de aanvrager toelaten de veiligheid van zijn toeleveringsketen te verhogen:

de aanvrager werkt samen met andere erkende marktdeelnemers of met economische operatoren die evenwaardige garanties bieden;
de aanvrager sluit contractuele bepalingen betreffende de veiligheid af met zijn handelspartners. In deze bepalingen kunnen o.a. clausules worden opgenomen die de onderaannemer belet om het werk verder uit te besteden aan partijen die niet bekend zijn bij de aanvrager;
de door de aanvrager gebruikte onderaannemers (bijvoorbeeld : de vervoerders) worden gekozen op basis van het naleven door deze laatste van bepaalde veiligheidsregels en, in voorkomend geval, van bepaalde internationale bindende normen;
de containers zijn verzegeld door “zegels van hoge veiligheid” volgens de ISO‑PAS 17712 norm;
de containers worden nagekeken in de installaties van de onderaannemer, op de terminal en in de installaties van de bestemmeling om zich te verzekeren dat zij op de passende wijze werden verzegeld;
de algemene informatie van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de registratie van bedrijven (indien van toepassing) en de producten van de partner (gevaarlijke en gevoelige goederen) wordt onderzocht voordat contractuele overeenkomsten worden gesloten;
de aanvrager onderwerpt zijn zakenpartners aan veiligheidsaudits of laat veiligheidsaudits uitvoeren door een derde partij om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan hun veiligheidsverplichtingen;
de aanvrager vraagt een veiligheidsverklaring (een model van deze verklaring wordt gepubliceerd op de website van onze administratie ^[xiii]), d.w.z. een geschreven verbintenis van de handelspartner waarin de genomen veiligheidsmaatregelen worden bepaald en tenminste de wijze wordt aangegeven waarop de goederen en het logistiek materieel van de internationale handel worden beschermd, verwante informatie inbegrepen, en de wijze waarop de veiligheidsmaatregelen worden gewaarborgd en gecontroleerd;
de aanvrager maakt gebruik van faciliteiten waarop internationale of Europese veiligheidscertificaten van toepassing zijn (bijvoorbeeld de ISPS‑code, zie Verordening EG nr. 725/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de verbetering van de beveiliging van schepen en havenfaciliteiten – PB nr. L 129 van 29 april 2004) en erkende agenten en/of bekende afzenders;

e) de aanvrager onderwerpt sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies aan een veiligheidsonderzoek ^[xiv], voor zover de wetgeving dit toelaat, en verricht periodieke controles betreffende hun antecedenten;

f) de aanvrager beschikt over passende beveiligingsprocedures met betrekking tot alle externe dienstverleners die namens hem werken;

g) de aanvrager waakt erover dat de betrokken werknemers actief deelnemen aan programma´s inzake veiligheidsbewustzijn;

h) de aanvrager heeft een contactpersoon aangewezen die bevoegd is voor veiligheids - gerelateerde kwesties.

§ 63. Krachtens artikel 28, leden 2 DWU IA wordt ervan uitgegaan dat aan de criteria voor passende veiligheidsnormen is voldaan wanneer de in de Unie gevestigde aanvrager van een AEOS‑vergunning het bewijs levert:

a) dat hij reeds houder is:

hetzij van een internationaal erkend veiligheidscertificaat dat afgegeven is op grond van internationale overeenkomsten ;
hetzij van een Europees veiligheidscertificaat dat afgegeven is op grond van de Europese wetgeving ;
hetzij van een internationale norm van de Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO‑normen);
hetzij van een Europese norm van de Europese Organisatie voor Normalisatie (CEN‑norm ‑ Europees Comité voor Normalisatie, CENELEC‑norm ‑ Europees Comité voor Elektrotechnische Normalisatie, ETSI‑norm ‑ Europees Instituut voor Telecommunicatie Normen);
en voor zover de voorwaarden voor de afgifte van het certificaat of de norm identiek of vergelijkbaar zijn met de voorwaarden bedoeld in artikel 39, punt e) DWU en § 62 hiervoor.

Deze maatregel is alleen van toepassing op certificeringen die zijn afgegeven door internationaal erkende certificeringsinstanties of door bevoegde nationale autoriteiten. Door andere instanties afgegeven certificeringen kunnen in voorkomend geval op grond van artikel 29, leden 2 en 3, DWU IA in aanmerking worden genomen.

b) dat hij houder is van een certificaat dat is afgegeven in een land buiten het douanegebied van de Unie, wanneer een bilaterale overeenkomst tussen de Europese Unie en dat derde land voorziet in de aanvaarding van dat certificaat, onder de in die overeenkomst vastgestelde voorwaarden.

§ 64. Krachtens artikel 28, lid 3 DWU IA wordt er van uitgegaan dat aan de criteria voor de toereikende veiligheidsnormen is voldaan wanneer de aanvrager het bewijs levert dat hij de status van erkend agent ^[xv] of bekende afzender ^[xvi] heeft in de zin van Verordening (EG) nr. 300/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2008 tot vaststelling van gemeenschappelijke regels op het gebied van de beveiliging van de burgerluchtvaart (PB L 97 van 9 april 2008) EN dat hij beantwoordt aan de vereisten voorzien door Verordening (EG) nr. 185/2010 van de Commissie van 4 maart 2010 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen voor de tenuitvoerlegging van de gemeenschappelijke basisnormen op het gebied van de beveiliging van de luchtvaart (PB L 55 van 5 maart 2010). In dit geval worden de in § 62 hiervoor bedoelde voorwaarden geacht te zijn vervuld voor wat betreft de bedrijfsruimten waarvoor de aanvrager de status van erkend agent heeft verkregen. In tegenstelling tot het AEO‑programma wordt de status van erkend agent of bekend afzender aan een specifieke vestiging verleend. Er wordt bovendien op gewezen dat de status van erkend agent en de status van bekend afzender in beginsel alleen gelden voor uitgaande goederen die worden vervoerd aan boord van een luchtvaartuig. Voor inkomende goederen zijn de processen niet gecertificeerd.

In dat opzicht mag er dan ook geen sprake zijn van automatische erkenning, maar moet duplicatie van dezelfde controles wel worden vermeden.

Een samenwerkingsovereenkomst tussen DGLV (de autoriteit bevoegd voor de beveiliging van de burgerluchtvaart) en de AAD werd ondertekend. In afwachting van de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zijn onderstaande bepalingen van toepassing:

afdeling VI van de vragenlijst zelfbeoordeling moet altijd volledig ingevuld worden (AEOS);

wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs van de FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) ter beschikking stelt aan onze diensten, moet dit vergeleken worden met het resultaat van de zelfbeoordelingsvragenlijst. De gemeenschappelijke normen inzake veiligheid en beveiliging die reeds ter plaatse door FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) werden geverifieerd moeten niet opnieuw diepgaand onderzocht worden (een steekproef is altijd mogelijk);

wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs van de FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) niet kan of wil voorleggen, gelden de normale regels voor de controle van de normen inzake veiligheid en beveiliging.

6.4. Beoordeling van de criteria voor afgifte van een AEO-vergunning

§ 65. Artikel 29 DWU IA stelt dat de douaneautoriteit van afgifte onderzoekt of aan de voorwaarden en criteria voor de afgifte van de AEO‑vergunning wordt voldaan.

Het onderzoek van deze voorwaarden en criteria en de eraan verbonden risico‑inschatting moeten het voorwerp uitmaken van een voorafgaande audit, uitgevoerd door de AAD, van zodra de aanvraag is aanvaard, indien nodig, met toepassing van de raadplegingsprocedure.

Voorafgaande audit

§ 66. De voorafgaande audit houdt een onderzoek en analyse in van een aantal bijzondere punten die toelaten vanuit douaneoogpunt een globaal beeld te krijgen van de aanvrager en over een juiste kennis te beschikken van zijn processen en de omgeving waarin hij zijn activiteiten uitoefent; maar ook de betekenisvolle risico´s te inventariseren, te evalueren en te begrijpen en ze te beantwoorden door ze te aanvaarden, te behandelen, te verplaatsen of te verwijderen.

§ 67. De voorafgaande audit moet aan de AAD toelaten om de risico´s in kaart te brengen en uit te komen op een van de volgende conclusies:

a) er zijn geen overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s kunnen doeltreffend en efficiënt worden gedekt door bijkomende controlemaatregelen: de AEO‑vergunning kan worden verleend en, indien nodig, kunnen er bijzondere afspraken worden aan toegevoegd. Deze afspraken maken het voorwerp uit van een door de douane opgesteld controleprogramma.

Dit controleprogramma heeft twee doelstellingen

het vaststellen van alle controlemaatregelen, verificatie van aangiften, fysieke inspecties van goederen, aangezien de AEO-status de marktdeelnemer niet vrijstelt van deze controles;
het bepalen van de zogenaamde horizontale controles op basis van de systemen van het bedrijf, d.w.z. de processen en procedures, veiligheidssystemen en interne controles die de marktdeelnemer heeft ingevoerd;

b) er zijn te veel overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doeltreffend en efficiënt te worden gedekt, maar de aanvrager kan acties ondernemen om zijn administratieve organisatie en intern controlesysteem te verbeteren en beslist om dit ook te doen: de AEO‑vergunning kan niet onmiddellijk worden verleend, maar zou kunnen worden verleend van zodra de aanvrager voornoemde acties heeft ondernomen. Deze acties moeten het voorwerp uitmaken van een controle door de administratie tijdens een tweede voorafgaande audit teneinde vast te stellen of de overblijvende risico´s na de eerste voorafgaande audit inmiddels voldoende zijn afgedekt;

c) er zijn te veel overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doeltreffend en efficiënt te worden gedekt en de aanvrager kan niet en beslist niet om acties te ondernemen om zijn administratieve organisatie en intern controlesysteem te verbeteren: de AEO‑vergunning wordt niet verleend.

§ 68. De aanvrager voert de zelfbeoordeling uit met behulp van de vragenlijst ^[xvii] die beschikbaar is op de website van onze administratie ^[xviii]. De toelichting van de zelfbeoordelingsvragenlijst, die ook beschikbaar is op onze website, geeft aan hoe de gestelde vragen moeten worden beantwoord en bevat informatie over de normen waaraan moet worden voldaan en die aan de douane moeten worden aangetoond om een AEO‑vergunning te verkrijgen. De zelfbeoordelingsvragenlijst moet verplicht worden opgesteld in de taal van de aanvraag voor de AEO‑vergunning.

Krachtens artikel 26, lid 1, DWU DA moet de vragenlijst voor zelfbeoordeling samen met de aanvraag worden verzonden; de marktdeelnemer zal hier de volgende voordelen bij hebben:

in vraag stellen van systemen, procedures, werkwijzen en interne controles door de marktdeelnemer in functie van de AEO‑criteria;

beter “klantenbeeld” van de marktdeelnemer tegenover de AAD

vereenvoudiging van de door de douane uit te voeren operationele testen en, derhalve een beperkte aanwezigheid van auditeurs in de onderneming.

6.5. Afgifte van de AEO-vergunning

§ 69. Indien aan alle voorwaarden met betrekking tot het aangevraagde type AEO-vergunning is voldaan, geeft de AAD de AEO-vergunning af.

6.5.1. Nummer van de vergunning

§ 70. Het nummer van de vergunning volgt de volgende structuur :

ISO alfa 2 code van het land van afgifte: BE
gevolgd door het letterwoord AEO
gevolgd door één van de volgende letters, verbonden met het type van vergunning:

C (voor de AEO-vergunning – douanevereenvoudigingen)
S (voor de AEO-vergunning – veiligheid)
F (voor de gecombineerde vergunning AEO – douanevereenvoudigingen/veiligheid) – benaming om praktische redenen.

gevolgd door het nationaal vergunningsnummer.

Het nationaal vergunningsnummer wordt toegewezen uit een ononderbroken reeks van zeven cijfers, beginnende in elke regionale centrum met het nummer 0000001, gevolgd door het letterwoord dat overeenstemt met het bevoegde regionale centrum:

‑ Regionaal centrum Antwerpen:	GDA
‑ Centre régional de Bruxelles	DRB
‑ Regionaal centrum Brussel:	GDB
‑ Regionaal centrum Gent:	GDG
‑ Regionaal centrum Hasselt:	GDH
- Regionaal centrum Leuven	GDV
‑ Regionaal centrum Luik (Centre régional de Liège) :	DRL
‑ Regionaal centrum Bergen (Centre régional de Mons):	DRM

Bijvoorbeeld: BEAEOC0000001GDA

6.5.2. Termijn voor de afgifte van de AEO-vergunning

§ 71. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 22, lid 3 DWU moet de vergunning worden afgegeven binnen een termijn van 120 kalenderdagen vanaf de datum van aanvaarding van de aanvraag, d.w.z. de datum waarop de douaneautoriteit over alle informatie en elementen beschikt die nodig zijn om te beslissen.

§ 72. De in § 71 hiervoor bedoelde termijn kan in de volgende gevallen worden verlengd:

a) krachtens artikel 28, lid 1 DWU DA, wanneer de douaneautoriteit zich onmogelijk aan de genoemde termijn kan houden: verlenging mogelijk met 60 kalenderdagen voor zover de douaneautoriteit de aanvrager ervan in kennis heeft gesteld voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn van 120 kalenderdagen;

b) krachtens artikel 22, lid 3, 3^de alinea DWU, wanneer tijdens het onderzoek van de criteria voor afgifte van de vergunning, de aanvrager aanpassingen uitvoert om te voldoen aan voormelde criteria en de douaneautoriteit ervan in kennis stelt: verlenging mogelijk met de nodige tijd.

c) krachtens artikel 13, lid 1 DWU DA, wanneer de douaneautoriteit, na aanvaarding van de aanvraag, het nodig acht de aanvrager aanvullende informatie te vragen om haar beschikking te kunnen geven, stelt zij een termijn vast van ten hoogste 30 dagen waarbinnen de aanvrager die informatie moet verstrekken.

d) krachtens artikel 13, lid 2 DWU DA, wanneer de aanvrager beroep doet op zijn recht om gehoord te worden. In dit geval verlengt de douaneautoriteit de termijn met 30 dagen;

e) Krachtens artikel 13, lid 4 DWU DA, wanneer er ernstige vermoedens van een inbreuk op de douanewetgeving bestaan en de douaneautoriteiten op deze gronden een onderzoek verrichten, wordt de beschikkingstermijn verlengd met de tijd die nodig is om dat onderzoek te voltooien. Deze verlenging mag niet meer dan 9 maanden bedragen.

f) Krachtens artikel 28, lid 2 DWU DA, wanneer er een strafrechtelijke procedure loopt tegen de aanvrager, of een van de personen bedoeld in artikel 24, lid 1, punt b) DWU IA, wordt de beschikkingstermijn verlengd met de tijd die nodig is om die procedure te voltooien.

6.5.3. Informatieverstrekking naar andere lidstaten van de Europese Unie

§ 73. Krachtens artikel 30 DWU IA moet de AAD wanneer zij een AEO‑vergunning heeft afgegeven, de andere lidstaten hiervan in kennis stellen binnen een termijn van zeven werkdagen nadat een AEO-vergunning werd afgegeven. Deze kennisgeving gebeurt via EOS.

6.5.4. AEO - logo

§ 74. Wanneer een AEO-vergunning is afgegeven, kan de houder van de vergunning de AAD verzoeken om hem voor elk doel het AEO-logo te verstrekken.

§ 75. Het AEO-logo is auteursrechtelijk beschermd en in geval van misbruik of onregelmatigheden kan de EU haar rechten doen gelden. Er zijn dus gebruiksvoorwaarden waaraan moet worden voldaan:

Het recht om het logo te gebruiken is afhankelijk van het bezit van een geldige AEO-vergunning;
Alleen de houder van deze AEO-vergunning mag deze gebruiken. Het mag in geen geval door een moederonderneming worden gebruikt wanneer de houder een afzonderlijke juridische entiteit is, bijvoorbeeld door een handelspartner, enz.;
De houder van de AEO-vergunning moet onmiddellijk stoppen met het gebruik ervan als zijn vergunning wordt geschorst of ingetrokken.

§ 76. Indien de AAD een inbreuk vaststelt in verband met het gebruik van het AEO-logo:

neemt zij onmiddellijk contact op met de marktdeelnemer en nodigt hem uit maatregelen te nemen om een einde te maken aan dat gedrag;
deelt zij hem mee dat indien het onjuiste gebruik van het AEO-logo niet ophoudt, hij vervolgd kan worden;
als de marktdeelnemer het logo blijft misbruiken of oneigenlijk gebruikt, moet zij de bevoegde EU-diensten via haar AEO-contactpunten op de hoogte brengen en een duidelijke beschrijving van de situatie geven. In voorkomend geval moet zij bewijsstukken overleggen.

6.6. Afwijzing van de aanvraag

§ 77. Indien de resultaten van de voorafgaande audit de afwijzing van de aanvraag tot gevolg dreigt te hebben, deelt de AAD dit mee aan de aanvrager en geeft hem de mogelijkheid te reageren binnen een termijn van dertig kalenderdagen (artikel 8, lid 1 DWU DA) voordat de aanvraag effectief wordt afgewezen (recht om gehoord te worden ^[xix]). In voorkomend geval dient de aanvrager erop te worden gewezen dat als hij niet binnen die termijn reageert, hij geacht wordt afstand te hebben gedaan van zijn recht. De in § 71 hiervoor bedoelde termijn wordt dienovereenkomstig opgeschort.

§ 78. Indien op het einde van de in § 77 hiervoor bedoelde termijn de aanvraag effectief wordt afgewezen, stelt de AAD de aanvrager in kennis van de redenen voor deze beslissing. De beslissing tot afwijzing van de aanvraag wordt betekend aan de aanvrager binnen de termijnen waarvan sprake in de §§ 71, 72, en 77 hiervoor. Deze betekening komt in aanmerking voor administratief beroep (artikel 44 DWU ).

De afwijzing van een aanvraag voor AEO‑vergunning heeft niet automatisch de intrekking van douanevergunningen, waarvan de aanvrager houder is, tot gevolg. Indien de voorafgaande audit‑AEO het bestaan van overtredingen, onregelmatigheden, tekortkomingen of gebreken in de toepassing van zulke vergunningen heeft aangetoond, dienen deze geval per geval te worden onderzocht en, in voorkomend geval, dienen de betrokken vergunningen te worden ingetrokken, herroepen of gewijzigd, overeenkomstig de ter zake geldende bepalingen.

§ 79. De andere lidstaten worden binnen een termijn van ten hoogste zeven dagen in kennis gesteld van de afwijzing.

6.7. Rechtsgevolgen van AEO‑vergunningen

§ 80. Overeenkomstig de artikelen 22, lid 5 DWU en 38, lid 4 DWU en de artikel 29 DWU DA, wordt een AEO-vergunning:

afgegeven met een onbepaalde geldigheidsduur;
erkend in alle lidstaten van de Europese Unie;
Van kracht op de vijfde kalenderdag na datum van afgifte.

7. Beheer van de vergunning

7.1. Regelmatig opvolging van de AEO-vergunning

§ 81. De opvolging van de vergunning is een gezamenlijke verplichting van de AEO en de douaneautoriteit. Het volgende diagram toont het proces van de continue opvolging van de AEO-vergunning.

7.1.1. Verplichtingen van de houder van de AEO‑vergunning

§ 82. Regelmatig toezicht op de voorwaarden en criteria voor de aflevering van de AEO‑vergunning is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de AEO. Dit toezicht dient deel uit te maken van zijn interne controlesystemen. De AEO dient te kunnen aantonen hoe dit toezicht wordt uitgevoerd en de resultaten ervan te kunnen voorleggen. Hij moet zijn processen, risico’s en systemen herzien naar aanleiding van significante wijzigingen in zijn activiteiten en moet de douaneautoriteiten van deze wijzigingen in kennis stellen.

Artikel 23, lid 2 DWU stelt dat de houder van een AEO‑vergunning de douaneautoriteit van afgifte verplicht in kennis moet stellen van elk feit dat zich na de afgifte van de vergunning voordoet en dat gevolgen kan hebben op de handhaving of de inhoud daarvan.

De lijst van deze gebeurtenissen kan niet limitatief zijn, aangezien deze afhangt van de betrokken AEO. In de volgende gevallen wordt echter aanbevolen de douaneautoriteit van afgifte hiervan in kennis te stellen:

a) wijzigingen met betrekking tot gegevens op het aanvraagformulier of de vereiste nationale AEO bijlagen ^[xx] zoals:

wettelijke status;
bedrijfsnaam;
de fusie of splitsing;
de plaats van vestiging;
correspondentieadres (indien afwijkend van het vestigingsadres);
het correspondentieadres voor MRA-doeleinden (indien afwijkend van het vestigingsadres);
de contactpersoon;
verkoop of sluiting van de onderneming;
economische sector waarin het bedrijf actief is en /of zijn rol in de toeleveringsketen;
enz.;

b) wijzigingen met betrekking tot de naleving van de wetgeving:

ernstige of herhaalde overtredingen van de douane- of fiscale wetgeving, of zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager (bv. veroordeling wegens bedrog, omkoperij, corruptie) door:

de aanvrager;
de werknemer(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de douanezaken van de aanvrager, en
de perso(o)n(en) die verantwoordelijk is (zijn) voor de aanvrager of die zeggenschap heeft (hebben) over de leiding van het bedrijf.

een wijziging in het management of de structuur van het bedrijf, zoals bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar, een nieuwe persoon aan het hoofd van het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend of die zeggenschap over de leiding ervan heeft, of een of meerdere nieuwe werknemers die verantwoordelijk zijn voor douanezaken;

elke lopende gerechtelijke procedures naar aanleiding van overtredingen van de douanewetgeving of de belastingvoorschriften of misdrijven in verband met de economische activiteiten;

c) veranderingen met betrekking tot de boekhoud- of logistieke systemen:

wijzigingen of updates van de boekhoud- of logistieke systemen;
gebrekkige werking van het boekhoudsysteem (bv. verlies van administratieve gegevens, gebrekkige traceerbaarheid etc.);
boekhouding niet gecertificeerd door een externe accountant;
verlies van geschriften;
gebrekkige kruiscontroles;
verlies of vernietiging van de boekhoud-, handels- of vervoersarchieven;
verlies of vernietiging van elektronische back-ups van de boekhoud-, handels- of vervoersadministratie;
onmogelijkheid om Uniegoederen en niet-Uniegoederen van elkaar te onderscheiden, bv. als gevolg van een storing in de gebruikte software;
onmogelijkheid om interne controles effectief te beheersen;
ontdekking van een belangrijke onregelmatigheid tijdens een interne controle;
correctieve maatregelen om wezenlijke onregelmatigheden die aan het licht zijn gekomen, te herstellen;
nieuwe procedure voor behandeling van een product waarvoor certificaten en vergunningen nodig zijn in overeenstemming met handelspolitieke maatregelen of maatregelen in verband met de handel in landbouwproducten;
nieuwe locatie van de archieven;
gebruik van een onjuiste goederencode;
gebruik van een onjuiste douanewaarde;
per ongeluk verwerken van goederen in tijdelijke opslag;
alle problemen bij tijdelijke opslag of douane-entrepot die verband houden met douaneactiviteiten;
per ongeluk verwerking van goederen die onder douanevervoer zijn vervoerd;
vaststelling van een opeenstapeling van fouten in werkprocessen;
niet-naleving van verbods- of beperkingsmaatregelen;
vaststelling dat onbevoegden zijn binnengedrongen in de IT-systemen;
ernstige storing van de beveiligingsmaatregelen voor IT;
ernstige storing van het IT-systeem;
nieuwe procedure voor verwerking van producten die zijn onderworpen aan verbods- en beperkingsmaatregelen;

d) wijzigingen met betrekking tot de financiële solvabiliteit:

de AEO is aan een faillissementsprocedure onderworpen;
incidenten in verband met de betaling van douanerechten of andere rechten en belastingen in verband met de in- of uitvoer van goederen;
eventuele negatieve wijzigingen in de financiële draagkracht, waaronder begrepen negatieve netto-activa die niet kunnen worden afgedekt;
verlies van grote klanten;
verlies van belangrijke markten;
verlies van franchisecontracten, concessies of marketing- en/of handelsvergunningen;
negatieve rapporten of auditresultaten van een externe auditor bij de controle van de jaarrekening;

e) wijzigingen met betrekking tot praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties:

elke wijziging betreffende de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van uw bedrijf;
verlies/verwerving van een kwaliteitsnorm voor douanezaken die door een Europese normalisatieorganisatie is aangenomen;
bewijs van relevante opleiding in douanezaken wanneer een nieuwe werknemer wordt aangesteld als verantwoordelijke voor de douanezaken van uw bedrijf;

f) wijzigingen met betrekking tot de normen voor veiligheid en beveiliging:

verwerving van nieuwe bedrijfslocatie/ nieuwe gebouwen/ verhuizing;
nieuw beveiligingsplan; nieuw proces of nieuwe beveiligingsmaatregelen voor de toegang tot kantoren, verzendingsruimten, los- en laadkades en vrachtzones;
ernstige veiligheidsincidenten (bv. binnendringen door onbevoegden, inbraak etc.) en herstelmaatregelen die vervolgens zijn getroffen;
informatie over een beveiligingsprobleem in verband met de toepassing van interne processen (bv. zevenpuntencontrole waarbij een dubbele vloer of ongebruikelijke reparaties etc. aan het licht komen);
ernstig incident tijdens het vervoer van goederen;
moeilijkheden bij het verzekeren van de veiligheid van handelspartners;
vaststelling van fraude, wanprestatie of wangedrag bij handelspartners;
gegevens afkomstig uit achtergrondcontroles van de werknemer, met negatieve gevolgen voor de veiligheid en de beveiliging;
moeilijkheden bij het garanderen van de veiligheid van externe dienstverleners;
moeilijkheden bij de implementatie van een voorzien sensibiliseringsprogramma dat bij een eerdere audit aan de douane werd voorgesteld;
wijzigingen wat betreft de contactpersoon voor beveiliging- en veiligheidskwesties, bv. een nieuwe contactpersoon, andere naam, etc.

In dit geval moet de houder van de vergunning de AAD schriftelijk (brief, e-mail, fax) van de wijziging in kennis stellen. De impact op het behoud of de inhoud van de vergunning zal onderzocht worden.

Voorbeeld:

De houder van een AEO‑vergunning voert een modernisering van zijn instellingen en een belangrijke interne reorganisatie van zijn diensten uit. Tijdens de werken zou de veiligheid van de gebouwen en hun directe omgeving niet optimaal kunnen zijn en zou de interne reorganisatie van de diensten bepaalde moeilijkheden in de naleving van meerdere procedures met betrekking tot het AEO‑vergunning kunnen teweegbrengen.

Zodra hij kennis heeft van deze elementen moet de houder van het AEO‑vergunning deze mededelen aan de AAD die een audit van de nieuwe situatie zal verrichten en met de houder van de vergunning de maatregelen zal onderzoeken die de negatieve gevolgen van de werken en de interne reorganisatie kunnen verhelpen. Afhankelijk van het resultaat van deze audit wordt de AEO-vergunning behouden, gewijzigd, geschorst of ingetrokken door de AAD

§ 83. Om te zorgen dat de AEO’s zich van de verplichting opgelegd door artikel 23, lid 2 DWU bewust zijn, kan de administratie bv.:

een brief of e‑mail richten aan de contactpersoon van de AEO‑vergunde onderneming om hem/haar te herinneren aan deze verplichting, en om hem/haar enkele voorbeelden van informatie en gebeurtenissen te bezorgen die doorgegeven moeten worden aan de douaneautoriteit van afgifte;
in het geval er een onaangekondigde wijziging ontdekt werd, een waarschuwingsbrief of –mail sturen naar de contactpersoon van de AEO‑vergunde onderneming waarin erop gewezen wordt welke informatie aan de douaneautoriteit van afgifte moet worden doorgegeven;
regelmatig (jaarlijks) via brief of e‑mail een korte vragenlijst ter herinnering sturen met daarin een aantal vragen uit de vragenlijst zelfbeoordeling aan de AEO‑contactpersoon om te informeren naar mogelijke wijzigingen met betrekking tot de relevante voorwaarden en criteria.

7.1.2. Verplichtingen van de douaneautoriteiten

§ 84. Artikel 23, lid 5 DWU stelt dat de douaneautoriteiten er voortdurend op toezien dat de houder van het AEO‑vergunning aan de voor hem geldende voorwaarden en criteria blijft voldoen. Wanneer de houder van een douanevergunning minder dan drie jaar in het douanegebied van de Unie is gevestigd, voeren de douaneautoriteiten in het eerste jaar na afgifte een grondige controle van de vergunning uit.

§ 85. Voor de toepassing van artikel 23, lid 5 DWU bepaalt artikel 35 DWU IA dat :

De douaneautoriteiten van de lidstaten stellen de bevoegde douaneautoriteit onmiddellijk in kennis van alle voorvallen die zich na het verlenen van de AEO-vergunning voordoen en die op de handhaving of de inhoud ervan van invloed kunnen zijn.
De bevoegde douaneautoriteit stelt alle relevante informatie waarover zij beschikt beschikbaar aan de douaneautoriteiten van de andere lidstaten waar de geautoriseerde marktdeelnemer douane gerelateerde activiteiten uitoefent.
Wanneer een douaneautoriteit een gunstige beschikking intrekt die op basis van de AEO-vergunning is gegeven, stelt zij de douaneautoriteit die deze AEO-vergunning heeft verleend hiervan in kennis.

In dit verband is het ook noodzakelijk om, wanneer de houder van een AEOS-vergunning een erkende agent of een bekende afzender is, een minimale uitwisseling van informatie tussen de AAD en de DGLV tot stand te brengen.

§ 86. Het is dus belangrijk dat de status en de aan de houder van een AEO‑vergunning toegekende voordelen het onderwerp uitmaken van regelmatige evaluaties (opvolgingsaudits) die worden uitgevoerd op basis van :

de resultaten van de controleactiviteiten omschreven in het controleprogramma;
signalen uitgaande van de marktdeelnemer die bepaalde wijzigingen aangeven van zijn activiteiten, zijn organisatie, zijn procedures, enz.;
andere algemene of specifieke informatie die een invloed kan hebben op de vergunning;
de wanneer de douaneautoriteiten het noodzakelijk achten om grondig te verifiëren dat de risico´s van de marktdeelnemer nog steeds onder controle zijn. In dit geval is het onontbeerlijk dat de douaneautoriteiten de mogelijkheid hebben om er voortdurend scherp op toe te zien dat de marktdeelnemer nog steeds de controle heeft over zijn activiteiten en de vastgestelde risico’s en of hij controle heeft over de eventuele wijzigingen die zich hebben voorgedaan. De douaneautoriteiten beschikken over vele manieren om vroegtijdige indicaties te krijgen van nieuwe risico’s/informatie, zoals:

steekproefsgewijze controle van aangiften van de AEO;
fysieke controles van goederen;
analyse van informatie in interne databanken van de douane;
andere administratieve controles dan de controles in het kader van AEO-monitoring en herbeoordeling (d.w.z. controles in het kader van vereenvoudigde procedures of een aanvraag voor een vergunning bijzondere douaneregelingen);
evaluatie van eventuele wijzigingen in het gedrag van het bedrijf of in haar handelsmodellen;
…

De resultaten van de evaluatiecontroles, uitgevoerd door de AAD moeten worden bewaard in het dossier van de betrokken AEO. Onverminderd de specifieke opvolging van minder dan drie jaar gevestigde erkende marktdeelnemers, zorgt de AAD er volgens de nationale operationele planning voor dat de periode tussen twee beoordelingscontroles zo kort mogelijk is, rekening houdend met de betrokken erkende marktdeelnemer en de daaraan verbonden risico's. De AEO-richtlijnen bevelen aan om minimaal om de drie jaar een plaatsbezoek te brengen aan AEOS-vergunninghouders.

Als uit de resultaten van de herbeoordeling blijkt dat de houder van een AEO‑vergunning één of meerdere risico´s niet of niet meer beheerst, stelt de AAD de marktdeelnemer hiervan in kennis, die de nodige maatregelen moet nemen om de tekortkomingen te verhelpen op straffe van schorsing of zelfs intrekking van zijn AEO‑vergunning.

§ 87. Indien de houder van een AEO‑vergunning activiteiten uitoefent in één of meerdere lidstaten, deelt de AAD alle bruikbare informatie mee aan de douaneautoriteit(en) van de andere betrokken lidstaat/lidstaten, met verwijzing naar artikel 35, lid 1 DWU IA.

7.2. Herbeoordeling van de voorwaarden en criteria van de AEO-vergunning

§ 88. Artikel 15 DWU DA bepaalt dat de douaneautoriteit van afgifte overgaat tot een herbeoordeling van de voorwaarden en criteria in de volgende gevallen:

bij aanzienlijke wijzigingen in de Europese wetgeving met betrekking tot voorwaarden en criteria van de vergunning;
bij aanwijzingen dat redelijkerwijs kan worden gesuggereerd dat de houder van de vergunning niet langer aan de toepasselijke voorwaarden voldoet. Dit kan het gevolg zijn van de controle door de douaneautoriteiten, informatie van andere douaneautoriteiten, ingrijpende wijzigingen in de activiteiten van de AEO, enz. In dit geval moet per geval worden beoordeeld of het passend is alle toepasselijke criteria en voorwaarden te herzien dan wel alleen de criteria en voorwaarden waarop vermoedens van niet-naleving betrekking hebben. Het is ook mogelijk dat uit het heronderzoek van het ene criterium blijkt dat ook de andere criteria moeten worden gecontroleerd.

7.3. Schorsing van de status van erkende marktdeelnemer

7.3.1. Algemeenheden

§ 89. De schorsing van de AEO-vergunning is geregeld door het artikel 23, lid 4, punt b) DWU en de artikelen 16, 17 en 18 DWU DA.

§ 90. De AEO-vergunning kan geschorst worden:

hetzij door de douaneautoriteiten van afgifte van de AEO‑vergunning ^[xxi];

hetzij op vraag van de erkende marktdeelnemer ^[xxii].

Er moet echter een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen schorsing op initiatief van de douaneautoriteit en die van de AEO overeenkomstig artikel 16, lid 1, DWU DA. Het kan dus niet opzettelijk door de AEO worden gebruikt om de intrekking uit te stellen ^[xxiii].

7.3.2. Schorsing van de status door de douaneautoriteit van afgifte van de AEO‑vergunning (schorsing van ambtswege)

§ 91. Volgens artikel 23, lid 4, punt b) DWU, schorst de AAD een AEO-vergunning wanneer deze niet nietig verklaard, ingetrokken of gewijzigd moet worden.

7.3.2.1. Geval van schorsing van ambtswege

§ 92. De AAD schorst de AEO-vergunning in de volgende gevallen ^[xxiv]:

a) wanneer zij van oordeel is dat er voldoende redenen zijn om de beschikking nietig te verklaren, in te trekken of te wijzigen, maar zij nog niet over alle nodige elementen voor die nietigverklaring, intrekking of wijziging beschikt;

b) wanneer wordt vastgesteld dat niet is voldaan aan de voorwaarden of criteria voor de afgifte van de AEO-vergunning, en de marktdeelnemer voldoende tijd moet krijgen om maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat aan die voorwaarden en criteria wordt voldaan.

7.3.2.2. Schorsingsprocedure in geval van niet-naleving van de voorwaarden en criteria van afgifte van het AEO‑vergunning

§ 93. De AAD kan de AEO-vergunning schorsing op twee verschillende manieren:

Onmiddellijke schorsing: wanneer het niet nodig is om aan de marktdeelnemer het recht om te worden gehoord te verlenen (artikel 22, lid 6, 2^de alinea, punt c) DWU);
De uitgestelde schorsing: wanneer het recht om te worden gehoord moet worden toegekend aan de marktdeelnemer (artikel 22, lid 6, 1^ste alinea DWU).

Onmiddellijke schorsing in geval van tekortkoming met invloed op de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu

§ 94. Wanneer de AAD weet dat de houder van een door haar verleende AEO‑vergunning één (of meerdere) van de voorwaarden en/of één (of meerdere) criteria van afgifte van de AEO-vergunning niet meer naleeft, onderzoekt zij, vóór alles, de impact van de tekortkoming(en) op de openbare veiligheid, de volksgezondheid en milieu. Indien de aard of de omvang van de bedreiging het vereist, schorst de AAD onmiddellijk de AEO-vergunning en verwittigt via EOS onmiddellijk de douaneautoriteiten van de andere lidstaten ervan.

Om de aard en de omvang van de bedreiging te bepalen, voert de AAD opnieuw een volledige audit van de AEO uit, rekening houdend met de nieuwe elementen waarover zij beschikt.

§ 95. De onmiddellijke schorsing van zijn AEO‑vergunning wordt onmiddellijk aan de marktdeelnemer betekend met een gemotiveerde beslissing. Het recht om gehoord te worden is niet van toepassing maar de beslissing komt wel in aanmerking voor administratief beroep.

Uitgestelde schorsing

§ 96. Indien de aard en de omvang van het in § 94 hiervoor bedoelde bedreiging een onmiddellijke schorsing van de AEO‑vergunning niet rechtvaardigt, deelt de AAD haar bevindingen en haar voornemen de AEO-vergunning te schorsen aan de marktdeelnemer mee. Overeenkomstig artikel 8, lid 1, DWU IA, moet deze mededeling:

a) de documenten en informatie omvatten waarop de autoriteiten voornemens zijn het schorsingsbesluit te baseren;

b) de termijn vermelden waarover de marktdeelnemer beschikt om zijn standpunt kenbaar te maken en de aanvangsdatum van die periode (de datum waarop hij die mededeling ontvangt of geacht wordt te hebben ontvangen);

c) de vermelding bevatten van het recht van de marktdeelnemer op toegang tot de onder a) bedoelde documenten en informatie.

§ 97. De betrokken marktdeelnemer beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de datum waarop de aanvrager de mededeling ontvangt of wordt geacht deze te hebben ontvangen om de situatie te regulariseren en/of zijn standpunt kenbaar te maken (recht om gehoord te worden).

§ 98. In het in § 92, onder a) bedoelde geval, indien de marktdeelnemer, binnen de in § 97 hiervoor bedoelde termijn, de AAD afdoende verklaringen bezorgt en/of de nodige maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen op te lossen, wordt de schorsingsprocedure stopgezet. In het tegenovergestelde geval deelt de AAD zonder verwijl de marktdeelnemer met een gemotiveerde beslissing mee dat zijn AEO-vergunning wordt geschorst voor een periode van dertig kalenderdagen ^[xxv] vanaf het verstrijken van de in § 97 bedoelde termijn van dertig dagen. Wanneer de AAD van oordeel is dat de marktdeelnemer mogelijkerwijs niet voldoet aan de criteria van artikel 39, punt a) DWU, wordt zijn AEO – vergunning evenwel geschorst totdat is vastgesteld of er ernstige of herhaalde overtredingen, met inbegrip van een ernstig strafbaar feit, zijn begaan door een van de volgende personen ^[xxvi]:

a) de houder van de AEO-vergunning;

b) de persoon die aan het hoofd staat van het AEO bedrijf of die zeggenschap heeft over de leiding ervan;

c) de werknemer die verantwoordelijk is voor douanezaken in het AEO bedrijf.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten van de EU worden, via EOS, onverwijld en uiterlijk binnen zeven dagen (artikel 30 DWU IA) in kennis gesteld van deze schorsing.

In het § 92 onder b) hiervoor bedoelde geval deelt de houder van de AEO-vergunning aan de AAD de schorsingsperiode mee die hij nodig acht voor de uitvoering van de voorgestelde maatregelen ^[xxvii]. Aan het einde van de schorsingsperiode kan de AAD die periode verlengen indien :

de houder van de AEO-vergunning dit vraagt ^[xxviii]. In dat geval kan de AAD een redelijke extra termijn toestaan, mits de marktdeelnemer te goeder trouw is;
de AAD tijd nodig heeft om na te gaan of de genomen maatregelen de naleving van de voorwaarden en verplichtingen van de AEO-vergunning waarborgen. Deze verlenging mag niet langer zijn dan 30 extra dagen.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden via EOS onverwijld in kennis gesteld van de verlenging van de schorsingsperiode.

§ 99. Voorts bepaalt artikel 17, lid 3, DWU, dat indien de AAD na de schorsing van een AEO-vergunning voornemens is die vergunning te annuleren, in te trekken of te wijzigen, overeenkomstig artikel 23, lid 3, artikel 27 of artikel 28 DWU, de schorsingstermijn in voorkomend geval wordt verlengd totdat het besluit tot annulering, intrekking of wijziging van kracht wordt.

Gedeeltelijke schorsing

§ 100. Wanneer de houder van een AEOC/AEOS-vergunning niet langer voldoet aan de passende veiligheids- en beveiligingsnormen maar nog steeds voldoet aan de andere criteria voor het verlenen van een AEOC‑vergunning, wordt zijn AEOS-vergunning geschorst maar zijn AEOC‑vergunning is behoud. Op dezelfde manier, wordt de AEOC-vergunning geschorst wanneer deze niet langer voldaan is aan de voorwaarden van artikel 39, onder d), DWU, maar blijft de AEOS-vergunning geldig.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, via EOS, onverwijld in kennis gesteld van de schorsing van de AEOC- of de AEOS‑vergunning en, in voorkomend geval, van het behoud van de AEOS of de AEOC-vergunning.

§ 101. Gedurende de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer:

a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te regulariseren;

b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de criteria zal kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd;

c) hetzij de intrekking van de geschorste vergunning vragen.

§ 102. De schorsing kan worden opgeheven onder de voorwaarden van § 108. In dat geval wordt de AEOC/AEOS-vergunning opnieuw verleend.

7.3.3. Schorsing van de AEO-vergunning op vraag van de erkende marktdeelnemer

§ 103. Zoals voorzien in § 90 hiervoor kan de houder van een AEO‑vergunning de schorsing van zijn AEO-vergunning vragen door een ‘Verzoek om maatregelen te nemen’ met daarin vermeld de criteria die niet langer zijn voldaan alsook zijn voorstel met alle voorziene maatregelen en tegen welke datum hij opnieuw zal kunnen voldoen aan de criteria en voorwaarden

§ 104. Onmiddellijk na ontvangst van de aanvraag schorst de AAD de AEO-vergunning voor de gevraagde periode en betekent die schorsing aan de marktdeelnemer.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, via EOS, onverwijld in kennis gesteld van de schorsing van de AEO‑vergunning.

§ 105. Binnen de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer:

a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te regulariseren;

b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de voorwaarden zal kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd. In dit geval kan de AAD een redelijke bijkomende termijn toekennen voor zover de marktdeelnemer te goeder trouw is. De toekenning van de verlenging wordt aan de marktdeelnemer meegedeeld. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden onverwijld in kennis gesteld van de verlenging van de schorsingstermijn via EOS;

c) hetzij de intrekking van de geschorste vergunning vragen.

§ 106. De schorsing kan worden opgeheven onder de voorwaarden van § 108.

7.3.4. Gevolgen van de schorsing

§ 107. Krachtens artikel 30 DWU DA:

a) Wanneer een AEO-vergunning wordt geschorst wegens de niet-naleving van de in artikel 39 DWU genoemde criteria, wordt iedere andere beschikking ten aanzien van die AEO die in het algemeen gebaseerd is op de AEO-vergunning dan wel op een van de specifieke criteria die tot de schorsing van de AEO-vergunning hebben geleid, door de douaneautoriteit die de beschikking in kwestie heeft gegeven, geschorst;

b) de schorsing van een beschikking betreffende de toepassing van de douanewetgeving ten aanzien van een AEO leidt niet tot een automatische schorsing van de AEO-vergunning;

c) wanneer een beschikking ten aanzien van een persoon die titularis is van een gecombineerde vergunning AEOC/AEOS wordt geschorst wegens niet-naleving van de voorwaarden van artikel 39, punt d) DWU, wordt de AEOC-vergunning van deze persoon geschorst maar blijft zijn AEOS-vergunning geldig. Op dezelfde manier, wanneer de schorsing het gevolg is van niet-naleving van het criterium van artikel 39, onder e) DWU, wordt de AEOS-vergunning van die persoon geschorst, maar zijn AEOC-vergunning blijft geldig.

De schorsing heeft geen invloed op de douaneregelingen die reeds voor de schorsingsdatum zijn begonnen en nog niet zijn beëindigd.

De schorsing heeft niet automatisch invloed op vergunningen die zonder verwijzing naar de AEO-vergunning zijn verleend, tenzij de redenen van de schorsing ook relevant zijn voor die vergunningen. Ook hier zal geval per geval moeten worden nagegaan of nog steeds wordt voldaan aan de voorwaarden die inherent zijn aan de verleende douanevergunningen en, zo niet, deze vergunningen in te trekken door middel van een met redenen omklede beschikking die losstaat van de beschikking om de AEO-vergunning te schorsen.

7.3.5. Einde van de schorsing

§ 108. De AAD beëindigt de schorsing wanneer ^[xxix]:

in het in § 92, onder a), bedoelde geval, zijn er geen redenen meer om de AEO-vergunning te annuleren, in te trekken of te wijzigen;
in het in § 92, onder b) bedoelde geval, de marktdeelnemer, binnen de termijn, de nodige maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen die tot de schorsing hebben geleid, te verhelpen en de administratie, na een audit van de door de marktdeelnemer genomen maatregelen, een gunstig advies heeft gegeven;
de geschorste vergunning wordt geannuleerd, ingetrokken of gewijzigd.

§ 109. De AAD stelt de marktdeelnemer in kennis dat de schorsing wordt beëindigd ^[xxx]. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden hiervan, via EOS, onverwijld in kennis gesteld.

7.4.Intrekking van de AEO‑vergunning

§ 110. Artikel 28 DWU regelt in het algemeen de intrekking van de vergunning. Een AEO-vergunning wordt ingetrokken:

a) hetzij wanneer de houder het uitdrukkelijk vraagt;

b) hetzij wanneer aan een of meer voor de afgifte van de beschikking gestelde voorwaarden niet of niet meer is voldaan.

§ 111. De AAD trekt ^[xxxi] een AEO-vergunning die eerder werd geschorst overeenkomstig het in § 92, onder b)^[xxxii], en in § 103 ^[xxxiii] hierboven bedoelde geval, indien de AEO tijdens de schorsingsperiode niet in staat is geweest om de nodige maatregelen te nemen om aan de voorwaarden en criteria van de AEO-vergunning te voldoen. Aangezien in de vorige schorsingsprocedure reeds gebruik is gemaakt van het recht om te worden gehoord, kan de betrokken marktdeelnemer nog steeds administratief beroep instellen tegen deze beschikking. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat het noodzakelijk is om, indien de intrekking werd voorafgegaan door een schorsing, de intrekking van de vergunning aan het einde van de schorsingsperiode van de AEO-vergunning te melden of de schorsing indien nodig te verlengen totdat de intrekking van kracht wordt ^[xxxiv].

§ 112. Indien de intrekking niet werd voorafgegaan door een schorsingsperiode, deelt de AAD haar met redenen omklede voornemen om de AEO-vergunning in te trekken mee aan de houder. Deze beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de datum waarop hij de mededeling heeft ontvangen of geacht wordt te hebben ontvangen om zijn situatie te regulariseren en/of zijn standpunt kenbaar te maken (recht om te worden gehoord). Indien de intrekking van de vergunning wordt bevestigd, wordt deze van kracht op de dag na het einde van dit recht om te worden gehoord termijn. Een administratief beroep kan worden aangetekend tegen deze beschikking.

§ 113. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, via EOS, onmiddellijk (artikel 30 DWU IA) in kennis gesteld van de intrekking van de AEO‑vergunning.

§ 114. Krachtens artikel 34, lid 3 DWU IA mag de AAD de AEOC‑vergunning intrekken vanwege de niet-naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 39, punt d) DWU door een gecombineerde (AEOC/AEOS) – vergunningshouder. De AEOS‑vergunning blijft geldig. Op dezelfde manier, wanneer er niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden opgenomen in artikel 39, punt e) DWU, kan de AAD de AEOS-vergunning intrekken met behoud van de AEOC-vergunning.

§ 115. Krachtens artikel 34, lid 2 DWU IA heeft de intrekking van een douanevergunning afgeleverd aan een AEO-operator geen rechtstreekse invloed op zijn AEO-vergunning.

§ 116. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden door middel van EOS, onverwijld in kennis gesteld van de intrekking van de AEOC of de AEOS‑vergunning.

§ 117. De intrekking van een AEO-vergunning heeft de volgende gevolgen:

Het verlies door de marktdeelnemer van alle daarmee samenhangende rechtstreekse voordelen;
De onmogelijkheid voor de betrokken marktdeelnemer om een nieuwe aanvraag voor een AEO-vergunning in te dienen binnen drie jaar na de datum van intrekking, tenzij de intrekking op verzoek van de aanvrager is toegestaan.

§ 118. Krachtens artikel 34, lid 1 DWU IA heeft de intrekking van een AEO-vergunning geen rechtstreeks invloed op een afgeleverde vergunning ten aanzien van dezelfde marktdeelnemer tenzij de AEO-vergunning een voorwaarde is voor deze vergunning of deze vergunning was gebaseerd op hetzelfde criterium van toepassing op de AEO waaraan niet langer is voldaan.

Voorbeelden:

Bedrijf (A) heeft een AEOS-vergunning en heeft ook een vergunning actieve veredeling. Als de AEOS-vergunning wordt ingetrokken omdat de houder van de vergunning niet langer voldoet aan de criteria bedoeld in artikel 39, punt e) DWU (probleem inzake veiligheid), blijft de vergunning actieve veredeling wel geldig.
Bedrijf (B) heeft een AEO-vergunning en een vergunning tijdelijk invoer (TI) met vrijstelling van borg. Wanneer de AEO-vergunning wordt ingetrokken, blijft de vergunning TI geldig maar moet het bedrijf een borg van 100% stellen.
Bedrijf (C) heeft een AEO-vergunning en beschikt ook over een vergunning EIDR. Als de vergunning EIDR wordt ingetrokken, blijft de AEO-vergunning geldig op vraag van de houder.

7.5. Nietigverklaring van een AEO-vergunning

§ 119. De relevante bepalingen inzake de nietigverklaring van gunstige besluiten zijn vastgelegd in artikel 27 DWU. Voor de intrekking van een AEO-vergunning moet dus cumulatief aan drie voorwaarden zijn voldaan:

a) de beschikking is gegeven op grond van onjuiste of onvolledige gegevens;

b) de houder van de beschikking wist of had redelijkerwijze moeten weten dat de gegevens onjuist of onvolledig waren;

c) indien de gegevens juist en volledig waren geweest, zou de beschikking anders hebben geluid.

§ 120. Wanneer de AAD voornemens is een AEO-vergunning nietig verklaren, stelt zij de AEO-houder in kennis van haar met redenen omkleed voornemen en verleent zij hem een termijn van 30 dagen om zijn standpunt kenbaar te maken en om zijn recht om te worden gehoord uit te oefenen (artikel 22, lid 6, DWU). Indien de aard of de ernst van een bedreiging voor de beveiliging en veiligheid van de Unie en haar inwoners, voor de gezondheid van personen, dieren of planten, voor het milieu of voor de consument zulks vereist, wordt de nietigverklaring onmiddellijk van kracht overeenkomstig artikel 22, lid 6, onder c), DWU.

§ 121. AAD stelt de houder in kennis van de nietigverklaring van zijn AEO-vergunning. De andere lidstaten worden eveneens onmiddellijk daarvan in kennis gesteld via EOS.

§ 122. De nietigverklaring wordt van kracht op de datum waarop de oorspronkelijke beschikking van kracht werd, tenzij in de beschikking anders is bepaald overeenkomstig de douanewetgeving (artikel 27, lid 3 DWU).

§ 123. Gedurende de drie jaar na de datum van het besluit tot nietigverklaring van zijn AEO-vergunning mag een marktdeelnemer geen nieuwe aanvraag voor een AEO-vergunning indienen (artikel 11, lid 2, DWU DA).

8. Slotbepalingen

§ 124. Met deze Circulaire wordt de Circulaire 2019/C/77 ingetrokken en vervangen. Deze Circulaire treedt in werking.

Voor de Administrateur‑generaal Douane en accijnzen:

Jo LEMAIRE

Adviseur generaal

____________

Interne ref.: D.I. 509.410/OEO – D.D. 019.382

^[i] Bijlage 1, punt 3) van de Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/1063 van de Commissie van 16 mei 2018 houdende wijziging en rectificatie van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad met nadere regels betreffende een aantal bepalingen van het douanewetboek van de Unie.

^[ii] https://ec.europa.eu/taxation_customs/authorised-economic-operator-aeo_en

^[iii] - Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

- Wet van 30 Juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (B.S. van 5 September 2018);

- Wet van 3 augustus 2012 houdende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens door de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van zijn opdrachten

^[iv] https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/aanvraagformulieren

^[v] Overeenkomstig artikel 5, punt 32) DWU betekent “vaste inrichting” een vaste vestiging voor bedrijfsuitoefening waar de nodige menselijke en technische hulpbronnen permanent voorhanden zijn en waarmee de douanetransacties van een persoon volledig of gedeeltelijk worden uitgevoerd.

^[vi] Er moeten nationale AEO-bijlagen worden ingevoerd. Ze zijn te bekijken op onze website: https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/aanvraagformulieren

^[vii] AEO-Richtlijnen, punt 2.I.1.

^[viii] AEO-Richtlijnen, punt 2.I.4

^[ix] AEO-Richtlijnen, punt 2.I.4.

^[x] Circulaire 2021/C/64 over certificaten AGRIM-AGREX

^[xi] https://ec.europa.eu/taxation_customs/authorised-economic-operator-aeo_nl

^[xii]Artikel 29 DWU IA wijkt evenwel af van deze vereiste wanneer, in het geval van een groot aantal bedrijfsruimten, de termijn voor afgifte van het AEO‑ vergunning niet lang genoeg is om alle bedrijfsruimten te onderzoeken. In dit geval en voor zover de douaneautoriteit er niet aan twijfelt dat de aanvrager in al zijn bedrijfsruimten de voor het bedrijf geldende veiligheidsnormen toepast, kan zij besluiten slechts een representatief deel van die bedrijfsruimten te onderzoeken. Deze beslissing kan gedurende het monitoringproces herzien worden, zodat bedrijfsruimten die eerder niet bezocht werden in het monitoringplan kunnen worden opgenomen.

^[xiii] https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/aanvraagformulieren

^[xiv] Worden beschouwd als veiligheidsgevoelige functies: de managementfuncties en de functies die rechtstreeks samenhangen met de behandeling van goederen en de goederenstromen. Bijvoorbeeld:

‑ functies met verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid, douane of werving;

‑ functies die verbonden zijn met het toezicht op gebouwen en ontvangst;

‑ functies die verband houden met binnenkomende/uitgaande goederen en opslag van goederen.

^[xv] Erkende agenten zijn bedrijven zoals agentschappen, expediteurs of andere entiteiten die handelsrelaties hebben met een luchtvaartmaatschappij en die veiligheidscontroles uitvoeren die door de bevoegde autoriteit erkend of voorgeschreven worden met betrekking tot vracht, post en exprespost en –pakketten. In België valt de toekenning van de status van erkend agent onder de bevoegdheid van FOD Mobiliteit en Vervoer.

^[xvi] De bekende afzender is een afzender die voor eigen rekening vracht of post voor vervoer aanbiedt en wiens procedures in voldoende mate aan de gemeenschappelijke beveiligingsregels en -normen beantwoorden om deze vracht of post met om het even welk luchtvaartuig te vervoeren (Artikel 3, (27) van Verordening EG 300/2008.).

^[xvii] Overeenkomstig artikel 26, lid 1, DWU DA.

^[xviii] https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/aanvraagformulieren

^[xix] Artikel 22, lid 6 DWU.

^[xx] https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/aanvraagformulieren

^[xxi] Artikel 16, lid 1, punt a) en b) DWU DA.

^[xxii] Artikel 16, lid 1, punt c) DWU DA.

^[xxiii] AEO – Richtlijnen, afdeling IV, pagina 107.

^[xxiv] Artikel 16, lid 1, punt a) en b) DWU DA.

^[xxv] Artikel 17, lid 1, alinea 1 DWU DA.

^[xxvi] Artikel 17, lid 1, alinea 2 DWU DA.

^[xxvii] Artikel 16, lid 2 en artikel 17, lid 2 DWU DA.

^[xxviii] Artikel 17, lid 2 DWU DA.

^[xxix] Artikel 18, lid 1 punten a) en b) DWU DA

^[xxx] Artikel 18, lid 2 DWU DA.

^[xxxi] Artikel 15 DWU IA.

^[xxxii] Artikel 16, lid 1 punt b) DWU DA.

^[xxxiii] Artikel 16, lid 1 punt c) DWU DA.

^[xxxiv] Artikel 17, lid 3 DWU DA.

Bron: FisconetPlus