Circulaire nr. Ci.RH.241/602.978 (AOIF Nr. 17/2010) d.d 25.02.2010
Bedrijfsvoorheffing
Individuele fiches
Inkomstenfiche op papier
Samenvattende opgave
Samenvattende opgave 325 titelblad
Circulaire bestemd voor de schuldenaars van de bedrijfsvoorheffing die uitzonderlijk de toelating hebben om inkomstenfiches 281 op papier in te dienen of die onderhoudsuitkeringen aan niet-rijksinwoners uitkeren. - Bevat richtlijnen voor het invullen van de samenvattende opgave 325 titelblad en richtlijnen ingeval van vergissingen bij papieren fiches.
Aan alle ambtenaren.
Deze circulaire is enkel bestemd voor de schuldenaars van de bedrijfsvoorheffing die :
- uitzonderlijk de toelating hebben gekregen om de inkomstenfiches 281.10, 281.11,
281.12, 281.13, 281.14, 281.15, 281.16, 281.17, 281.18, 281.20 en 281.30 op papier in
te dienen;
- onderhoudsuitkeringen aan niet-rijksinwoners uitkeren.
Het koninklijk besluit van 3 juni 2007, tot wijziging van het KB/WIB 92 tot invoering van de VERPLICHTE indiening langs elektronische weg van fiches, samenvattende opgaven en aangiften in de bedrijfsvoorheffing, verplicht vanaf 1 januari 2009 de indiening langs elektronische weg van de fiches voor alle schuldenaars van de bedrijfsvoorheffing.
Onderhavig bericht bevat slechts de specifieke richtlijnen om de samenvattende opgave 325 titelblad in te vullen, die moet worden toegevoegd aan de in dit bericht beoogde papieren fiches, evenals de richtlijnen ingeval van vergissingen bij het opstellen van papieren fiches.
-----------------------------------------------------
VOORAFGAANDE OPMERKINGEN
Omwille van de verplichte indiening langs elektronische weg van de fiscale fiches is het niet opportuun meer om per type fiche een afzonderlijk bericht aan de schuldenaars te publiceren voor de schuldenaars die uitzonderlijk toelating gekregen hebben om de fiches op papier in te dienen.
Het feit dat de fiches elektronisch dan wel op papier worden ingediend, heeft geen invloed op de gegevens die erop moeten worden vermeld.
Om de papieren fiches in te vullen volstaat het bijgevolg om zich te baseren op de informatie en de richtlijnen, vervat in de berichten aan de werkgever en aan de andere schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten met betrekking tot de inkomsten van het jaar 2009, zoals ze gepubliceerd zijn op de internetsite van de FOD Financiën : www.fiscus.fgov.be.
* * *
Belangrijk
Papieren fiches met betrekking tot de inkomsten van het jaar 2009 zullen slechts aanvaard worden indien voorafgaandelijk de toelating daartoe werd gevraagd bij het bevoegde documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing en mits het expliciete akkoord van dat laatste (zie bijlage 1).
Onderhoudsgelden, betaald aan niet-inwoners Fiche 281.30
Personen die schuldenaar zijn van bedrijfsvoorheffing ingevolge de betaling van onderhoudsuitkeringen aan niet-rijksinwoners moeten die uitkeringen op een fiche 281.30 vermelden. Indien zij deze fiche op papier wensen in te dienen, dan zijn zij er niet toe gehouden om een voorafgaande afwijking op de regel inzake de elektronische indiening van de fiches te vragen. Zij mogen zonder meer deze fiche in PDF-formaat afdrukken, invullen en vervolgens indienen bij het bevoegde documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing. Indien zij niet de mogelijkheid hebben om een fiche 281.30 af te drukken, dan kunnen zij het nodige aantal exemplaren aanvragen bij voornoemd documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing (zie bijlage 1).
Geen bedrijfsvoorheffing
De fiches moeten worden opgemaakt in alle gevallen waarin de bedrijfsvoorheffing in beginsel verschuldigd is krachtens artikel 87, KB/WIB 92, zelfs indien de in dat artikel bedoelde inkomsten niet werkelijk aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen werden wegens hun te gering bruto belastbaar bedrag of wegens een bijzondere afwijking bepaald in de toepassingsregels opgenomen in bijlage III, KB/WIB 92.
Internationale overeenkomsten
Voor de in 2009 betaalde of toegekende inkomsten die in beginsel onderworpen zijn aan de bedrijfsvoorheffing maar die ingevolge internationale overeenkomsten zijn vrijgesteld, moet in het rood op de betrokken fiche de vermelding worden aangebracht :
"Vrijgesteld door internationale overeenkomst met (vermelding van het land in kwestie)".
Agenten en makelaars van Lloyds
De in België gevestigde agenten en makelaars met een "open cover" die voor het Comité der Lloyds te Londen premies innen, moeten geen fiches 281.30 opmaken; ze moeten wel een samenvattende opgave 325 titelblad indienen en in een bijlage daaraan het Comité der Lloyds te Londen als verkrijger van de inkomsten vermelden, evenals de bruto bedragen van de premies, gerangschikt volgens de aard ervan (premies van zeeverzekering, van levensverzekering, van andere verzekeringstakken).
Informaticaprocedure (ter informatie)
In het systeem BELCOTAX kunnen de fiches 281 worden ingediend via elektronische weg in plaats van op papier.
De toepassing BELCOTAX-ON-WEB laat 3 verzendingswijzen toe :
- hetzij online invoeren van gegevens en verzending via internet (procedure gericht op werkgevers
die slechts een klein aantal fiches opmaken);
- hetzij offline aanmaken en verzending via internet;
- hetzij, bij uitzondering, verzending op CD-ROM (volgens dezelfde regels).
In de webtoepassing werd een valideringsprogramma geïntegreerd. Naast vlakke bestanden aanvaardt de toepassing nu ook XML-bestanden.
De gegevens die langs elektronische weg werden ingegeven, kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd of verwijderd via internet.
Het exemplaar van de fiche voor de verkrijger blijft behouden vermits dit hem toelaat om zijn aangifte in de inkomstenbelasting in te vullen. De fiches 281 kunnen gratis gedownload worden in PDF-formaat via www.fiscus.fgov.be. U kunt in principe ook uw eigen model creëren, op voorwaarde dat het dezelfde elementen bevat als het officiële model (zie hieronder).
De brochure Belcotax met de technische beschrijving van de bestanden, kan gedownload worden van de internetsite www.belcotaxonweb.be.
De procedure voor de invoer van de gegevens via het scherm wordt in de toepassing zelf toegelicht.
De brochure kan eveneens schriftelijk, telefonisch of per e-mail worden besteld bij één van de bevoegde Documentatiecentra bedrijfsvoorheffing (zie bijlage 1).
De brochure die betrekking heeft op de inkomsten van 2009 heeft enkele wijzigingen ondergaan ten opzichte van de brochure die betrekking heeft op de inkomsten van 2008. De ondernemingen of de sociale secretariaten die reeds aan BELCOTAX deelnamen, moeten hun programma bijgevolg aanpassen.
-----------------------------------------------------
Het exemplaar van de fiche dat bestemd is voor de verkrijger van de inkomsten moet hem in staat stellen om zijn aangifte in de inkomstenbelasting in te vullen. Indien u een eigen model ontwerpt mag u dit beperken tot die rubrieken of vakken waarin gegevens (bedragen of informatie) zijn vermeld. Het is dus niet nodig om telkens een volledig exemplaar aan de verkrijger van de inkomsten te bezorgen waarop dan enkel de voor hem relevante gegevens zijn ingevuld. Het is echter uiterst belangrijk dat de nummering van de vakken, de benamingen en de codes van het officiële model gerespecteerd blijven.
De fiches 281 kunnen in PDF-formaat gratis gedownload worden op www.fiscus.fgov.be.
De modellen van de papieren versies van de fiches, evenals de bijbehorende berichten aan de schuldenaars van de inkomsten kunnen op eenvoudig verzoek ook aangevraagd worden bij de in bijlage 1 opgesomde bevoegde documentatiecentra bedrijfsvoorheffing.
| Fiche | Gebruik |
| 281.10 | Bezoldigingen. |
| 281.11 | Pensioenen. |
| 281.12 | Vervangingsinkomsten (Zieke- en invaliditeitsverzekering). |
| 281.13 | Werkloosheidsuitkeringen. |
| 281.14 | Vervangingsinkomsten (Verzekeringsinstellingen) (andere dan vergoedingen voor bestendige werkonbekwaamheid als gevolg van een werkongeval of beroepsziekte). |
| 281.15 | Inkomsten uit pensioensparen. |
| 281.16 | Wettelijke vergoedingen wegens blijvende ongeschiktheid ten gevolge van een werkongeval of een beroepsziekte. |
| 281.17 | Brugpensioen (wettelijke en extrawettelijke). |
| 281.18 | Andere vervangingsinkomsten. |
| 281.20 | Bezoldigingen van bedrijfsleiders. |
| 281.30 | Diverse inkomsten, toegekend aan rijksinwoners Inkomsten, toegekend aan niet-inwoners. |
Belangrijk
De schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten die uitzonderlijk de toelating gekregen hebben om de fiches op papier in te dienen, moeten deze fiches in twee exemplaren opmaken :
- één exemplaar, bestemd voor de verkrijger van de inkomsten;
- één exemplaar moet bij de samenvattende opgave 325 titelblad gevoegd worden en naar het
bevoegde documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing worden gestuurd.
Alle documenten (fiches en samenvattende opgaven) opgesteld door of voor rekening van dezelfde werkgever of schuldenaar van de inkomsten onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing, moeten samen naar het bevoegde documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing worden verstuurd (zie bijlage 1).
-----------------------------------------------------
Opstellen van loonopgaven door bijhuizen, agentschappen, enz., van vennootschappen of verenigingen en door exploitatiezetels waarover natuurlijke personen beschikken
Eigen samenvattende opgave 325 titelblad
De administratieve zetels (bijhuizen, agentschappen, kantoren, werkhuizen, opslagplaatsen, enz.) van vennootschappen, verenigingen, inrichtingen of instellingen, die verschillen van de maatschappelijke zetel of van de voornaamste bestuursinrichting mogen hun eigen opgave opstellen.
Evenzo mogen natuurlijke personen die over verschillende exploitatiezetels beschikken een afzonderlijke opgave aanleggen voor elk van die zetels.
Verplichtingen voor de exploitatiezetels
De samenvattende opgaven 325 titelblad moeten het volledige adres en, in voorkomend geval, de juiste benaming van de administratieve of de exploitatiezetel bevatten.
Verplichting voor de maatschappelijke zetel of voornaamste inrichting
De maatschappelijke zetel of de voornaamste bestuursinrichting van de vennootschap, enz., evenals de natuurlijke persoon moet, eventueel als bijlage aan hun eigen samenvattende opgave 325 titelblad, een samenvattende tabel toevoegen van de opgaven, die zijn ingestuurd door de verschillende zetels, waarin de adressen van de "documentatiecentra bedrijfsvoorheffing" zijn opgenomen waar de fiches en de opgaven van iedere zetel werden ingediend, evenals de bedragen van de inkomsten en van de bedrijfsvoorheffing vermeld op elke opgave.
-----------------------------------------------------
SCHULDENAARS VAN DE BEDRIJFSVOORHEFFING BEDOELD IN ARTIKEL 270, 6°, WIB 92
Salarissen en vergoedingen, toegekend door curatoren
Te vermelden bedrijfsvoorheffing
De curatoren, vereffenaars en personen die gelijkaardige functies uitoefenen als bedoeld in
artikel 270, 6°, WIB 92, moeten een samenvattende opgave 325 titelblad indienen die in
overeenstemming is met het bedrag van de effectief ingehouden bedrijfsvoorheffing zelfs
indien deze wegens onvoldoende actief niet is gestort aan de bevoegde ontvanger.
TITELBLAD
Hoofding
Welk jaar ?
Vermeld hier het jaar waarin de inkomsten werden betaald of toegekend.
Het jaartal moet in cijfers worden vermeld.
-------------------------------------
Vak 1
NN of ON
Hier moet het nationaal nummer of het ondernemingsnummer van de schuldenaar van de
inkomsten worden vermeld.
Het ondernemingsnummer is een uniek identificatienummer, toegekend door de Kruispuntbank van
Ondernemingen. Voor de ondernemingen die reeds vóór 1 juli 2003 bestonden, bestaat dit
nummer uit het BTW-nummer of het nummer uit het nationaal register van de rechtspersonen,
voorafgegaan door een '0'.
Aan ondernemingen, opgericht na 1 juli 2003, werd een nieuw ondernemingsnummer toegekend
dat begint met een '0'.
-------------------------------------
Vak 2
Telefoonnummer
Vermeld hier het telefoonnummer van de schuldenaar van de inkomsten.
-------------------------------------
Vak 3
Identiteit van de schuldenaar van de inkomsten
Wie is de schuldenaar van de inkomsten?
De schuldenaar van de inkomsten is diegene die de inkomsten heeft betaald of toegekend.
Dit kan zowel een natuurlijke persoon als een rechtspersoon of enigerlei vereniging zijn.
Identificatie
Vermeld hier de volledige identiteit van de schuldenaar van de inkomsten :
Indien de schuldenaar van de inkomsten
▪ een natuurlijke persoon is;
vermeld dan hier de naam en voornamen
° indien het gaat om
- een gehuwde vrouw
vermeld dan ook de naam van de echtgenoot.
- een persoon, gehuwd met een persoon van hetzelfde
geslacht
vermeld dan ook de naam van de partner
- een wettelijk samenwonende
vermeld dan ook de naam van de wettelijk samenwonende waarmee hij een
gezin vormt.
▪ een vennootschap of een andere instelling is;
vermeld dan hier de exacte benaming.
-------------------------------------
Vak 4
Woonplaats, maatschappelijke zetel of voornaamste inrichting
Dit vak MOET STEEDS ingevuld worden, zelfs indien de opgave werd opgesteld door een exploitatiezetel of een administratieve zetel, die verschilt van de maatschappelijke zetel of voornaamste inrichting.
Identificatie
▪ Indien de schuldenaar van de inkomsten
een natuurlijke persoon is,
vermeld dan hier de straat, het nr. en eventueel het busnummer, evenals
het postnummer en de gemeente van de woonplaats;
▪ een vennootschap of een andere instelling is,
vermeld dan hier de straat, het nr. en eventueel het busnummer, evenals
het postnummer en de gemeente waar de maatschappelijke zetel of
voornaamste inrichting is gevestigd.
De naam van de gemeente moet volledig worden vermeld.
Fusiegemeenten
Voor de gefusioneerde gemeenten moet het postnummer worden vermeld dat aan de
nieuwe gemeente (fusiegemeente) is toegekend. Dat postnummer moet alleen door de
naam van die nieuwe gemeente gevolgd worden.
-----------------------------------------------------
Vak 5
Administratieve zetel of exploitatiezetel
Dit vak moet enkel worden ingevuld wanneer de opgave een andere administratieve of exploitatiezetel betreft dan de maatschappelijke zetel of de voornaamste bestuursinrichting.
Identificatie
Indien de schuldenaar van de inkomsten
▪ een natuurlijke persoon is,
vermeld dan hier de straat, het nr. en eventueel het busnummer, evenals het
postnummer en de gemeente waarin de administratieve zetel of exploitatiezetel
is gevestigd wanneer die verschilt van de maatschappelijke zetel;
▪ een vennootschap of een andere instelling is,
vermeld dan hier de straat, het nr. en eventueel het busnummer, evenals het
postnummer en de gemeente waar de administratieve zetel of exploitatiezetel is
gevestigd wanneer die verschilt van de maatschappelijke zetel of voornaamste
bestuursinrichting.
De naam van de gemeente moet volledig worden vermeld.
Fusiegemeenten
Voor de gefusioneerde gemeenten moet het postnummer worden vermeld dat aan de nieuwe
gemeente (fusiegemeente) is toegekend. Dat postnummer moet alleen door de naam van
die nieuwe gemeente gevolgd worden.
-----------------------------------------------------
SAMENVATTENDE TABEL
Aantal opgemaakte fiches
Vermeld hier het totale aantal opgemaakte fiches, per type van fiche per schuldenaar. Dit aantal moet
overeenstemmen met het aantal fiches dat bij deze opgave gevoegd is.
Agenten en makelaars van Lloyds
De in België gevestigde agenten en makelaars met een "open cover" die voor het Comité der
Lloyds te Londen premies innen, moeten geen fiche 281.30 opmaken.
Deze agenten en makelaars moeten evenwel :
1. een samenvattende opgave 325 titelblad indienen;
2. het totaal bedrag van de gestorte bedrijfsvoorheffing in de kolom "verschuldigde
bedrijfsvoorheffing" vermelden;
3. als bijlage aan de samenvattende opgave 325 titelblad een lijst toevoegen met
daarop de bruto bedragen van de ontvangen premies gerangschikt volgens de
aard ervan (premies van zeeverzekering, van levensverzekering, van andere
verzekeringstakken).
Verschuldigde bedrijfsvoorheffing
Vermeld hier, per type fiche, het totale bedrag van de bedrijfsvoorheffing zoals vermeld op het
geheel van alle fiches.
-----------------------------------------------------
Te volgen richtlijnen in geval van vergissingen bij het opstellen van fiches en opgaven
Richtlijnen
De verbeterende fiches en opgaven moeten worden opgesteld zodra de vergissing is vastgesteld. De te gebruiken modellen moeten altijd de modellen zijn die waren voorgeschreven voor het jaar waarin de vergissing werd begaan (jaar van betaling of toekenning van het inkomen met betrekking tot de vergissing).
Behoudens het feit dat moet worden rekening gehouden met de bijzonderheden hieronder vermeld, zijn de richtlijnen voor het opstellen van de verbeterende fiches deze van het "bericht aan de werkgevers en aan de andere schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten" dat van toepassing is voor het bedoelde jaar.
OPGELET
* Indien de originele foutieve fiches langs elektronische weg via Belcotax werden
ingediend, dan moeten de verbeterende fiches eveneens langs elektronische weg
worden ingediend.
* Indien de originele foutieve fiches op papier werden ingediend, dan moeten de
verbeterende fiches eveneens op papier worden ingediend.
-----------------------------------------------------
Bedragen die niet werden vermeld of die lager zijn dan het juiste bedrag
Te volgen richtlijnen
Stel nieuwe fiches op die de vorige aanvullen, evenals de aanvullende opgaven 325 titelblad. De fiches krijgen een nieuw volgnummer. Er moet geen enkele bijzondere vermelding worden aangebracht.
De richtlijnen voor de aanvullende fiches en opgaven zijn dus helemaal dezelfde als die van toepassing op de gewone in te vullen drukwerken.
-----------------------------------------------------
Andere vergissingen
▪ Bedragen die werden vermeld, zijn hoger dan de juiste bedragen;
▪ Bedragen die in een verkeerde rubriek werden vermeld;
▪ Bedragen die op een verkeerde fiche werden vermeld;
▪ Fouten in de identificatie van de verkrijger of verkeerde gegevens.
Te volgen richtlijnen
1. Maak voor iedere betrokken verkrijger, een nieuwe fiche van het juiste model op en breng de
vermelding "VERBETERENDE FICHE, VERNIETIGT EN VERVANGT DE VORIGE", in het rood en
in hoofdletters aan.
2. Ken aan deze fiche hetzelfde volgnummer toe als dat van de verkeerde fiche en vermeld in de
overeenkomstige rubriek de juiste gegevens.
3. Neem alle gegevens (met betrekking tot bedragen of andere) die op de oorspronkelijke fiche juist
waren ingevuld in de verbeterende fiche over.
De verbeterende fiche komt in de plaats van de oorspronkelijke fiche, die ze volledig
annuleert.
In het geval van opeenvolgende verbeterende fiches en opgaven, moeten alle juiste
gegevens die voorkomen op de laatst opgemaakte verbeterende documenten worden
overgenomen op de op te maken verbeterende documenten.
4. Overhandig onmiddellijk het dubbel aan de bovenbedoelde verkrijger.
5. Stel een verbeterende samenvattende opgave 325 titelblad op met de vermelding
"VERBETERENDE OPGAVE" in het rood en in hoofdletters. Deze opgave herneemt de correcte
gegevens die al op de oorspronkelijke opgave stonden, aangevuld met de verbeteringen. Deze nieuwe
opgave vernietigt en vervangt de vorige.
6. Stuur vóór het einde van de maand die volgt op het trimester waarin zij werden opgesteld de
originelen van de fiches en opgaven aan het bevoegde documentatiecentrum (zie bijlage 1).
-----------------------------------------------------
Voor de Administrateur-generaal van de fiscaliteit d.d. :
De Directeur,
S. QUINTENS