DOUANEPROCEDURES

Bijlagen : 2 Brussel, 12 april 2011.

1. Overeenkomstig de §§ 40, 131, 144, 230, 239 en 267 van de omzendbrief nr. D.D. 273.416 (D.I. 530.11) “Papierloze aangifte inzake douane en accijnzen (PLDA)” van 12 juli 2007, mogen de stukken die normaal bij een douaneaangifte moeten worden gevoegd (faktuur, invoercertificaat, vergunningen, enz.) of het bewijs van het communautair karakter, mits vergunning verleend door het Enig Kantoor der douane en accijnzen, door de aangever in zijn instel- lingen worden bewaard. De houder van een vergunning domici- liëring die een geïntegreerde boekhouding voert geniet automatisch van deze faciliteit. Deze bevoegdheid zal later aan de gewestelijke directies der douane en accijnzen worden overgedragen.

Bon O.S.D. nr. A/I 72/11

2. Wanneer de douane vraagt om de stukken die gearchiveerd worden in de instellingen van de houder van een vergunning bedoeld in cijfer 1 voor te leggen, moet de dienst die om het voorleggen van de stukken verzoekt vooraf nagaan of de aangever beschikt over een dergelijke vergunning. Daartoe raadpleegt hij de door de Centrale Dienst voor Informatiebeheer (C.D.I.B.) opgemaakte lijst die alle houders van een genoemde vergunning bevat.

3. Enkel de douanediensten die een gegronde reden hebben om de bijlagen bij de aangifte te raadplegen (IWECC, GVC, hulp- kantoren, Centrale Administratie en andere bevoegde diensten) mogen de bijlagen opvragen bij de vergunninghouder. Ter zake maakt de verzoekende douanedienst een aanvraag op, per aangifte waarvoor de bijlagen worden opgevraagd, op het daartoe voorziene formulier dat samen met het verzoek tot ontvangstbevestiging per mail gelijktijdig wordt gezonden aan de houder van de vergunning archivering en aan het bevoegde hulpkantoor waaronder de ver- gunninghouder ressorteert. Deze mail vermeldt het aantal aanvragen.

4. Behalve het elektronisch adres van de vergunninghouder archivering moet het formulier volgende gegevens bevatten :

- de identificatie van de douanedienst die om bijlagen ver-

zoekt;

- de aangever (de vergunninghouder archivering);

- de in- of uitvoerder op wiens naam de aangifte staat;

- het nummer (MRN of PRN van de PLDA-aangiften) waarop de gevraagde bijlagen betrekking hebben;

- de datum van verzending van de aanvraag naar de vergun- ninghouder archivering.

5. De douanediensten die bijlagen vragen houden een elek- tronisch bestand bij met de kopieën van de aanvraagformulieren met vermelding van het dossier, zoniet van de ambtenaar waarvoor de bijlagen bestemd zijn. Zij noteren de ontvangst en verzending van de bijlagen in het bestand.

6. In de loop van de kalenderweek die volgt op de week waar- in de aanvragen werden ontvangen bezorgt de vergunninghouder archivering per aangetekende zending of per drager de gevraagde bijlagen aan de aanvragende dienst. Voor de ontvangen bijlagen levert de dienst per betrokken aangifte een ontvangstbewijs dat ver- wijst naar de douaneaangifte. De vergunninghouder archivering klas- seert onmiddellijk het aanvraagformulier en het ontvangstbewijs in de plaats van de verzonden bijlagen.

7. Wanneer zij niet meer nodig zijn voor de reden waarvoor zij zijn gevraagd, moeten de bijlagen worden teruggestuurd aan de vergunninghouder archivering tegen teruggave van het ontvangst- bewijs afgegeven overeenkomstig cijfer 6. Indien mogelijk dient er periodiek te worden tewerkgegaan. Het ontvangstbewijs wordt ge- klasseerd ter staving van het elektronisch bestand bedoeld in cijfer 6.

8. De aanvragen om elektronische archieven bij te houden mogen door de gewestelijke directies der douane en accijnzen wor- den toegestaan aan de houders van een AEO-certificaat type C of F mits er een controle van het toegepaste systeem en sporadische con- troles worden verricht door de IWECC of het GVC bevoegd over het gebied waaronder de firma ressorteert. In voorkomend geval moeten de originele stukken steeds kunnen worden voorgelegd. Bij de vraag naar bijlagen aan een vergunninghouder elektronische archivering zijn enkel de punten 2 tot 5 van toepassing en moeten de kopies van de bijlagen per e-mail worden verzonden met vraag naar een ontvangstbevestiging. In geval van vermoeden van misbruik mag de aanvragende dienst zich de originele stukken doen voorleggen met dien verstande dat de resultaten van de controle onverwijld moeten worden medegedeeld aan de gewestelijke directie die de vergunning elektronische archivering heeft verleend.

9. Overeenkomstig artikel 13 van het communautair douane- wetboek moet het niet naleven van de voorschriften in verband met de archivering en het ter beschikking stellen van de archieven wor- den gestraft met het intrekken van de vergunning archivering door de bevoegde gewestelijke directie. Bovendien kunnen in geval van be- zwarende omstandigheden sancties worden opgelegd op basis van artikel 261 van de algemene wet inzake douane en accijnzen.

Voor de Administrateur-generaal Douane en Accijnzen a.i. : De Auditeur-generaal van financiën d.d.,

G. CAPIAU

AANVRAAG VOOR BIJLAGEN AAN VERGUNNINGHOUDER ARCHIVERING

Aanvragende douanedienst :

Hulpkantoor geldigmaking : Vergunninghouder archivering (aangever) :

Datum van aanvraag :

PLDA-aangifte

Invoeraangifte type :

MRN of PRN :

Datum :

Aangever :

Invoerder :

Uitvoeraangifte type :

MRN of PRN :

Datum :

Aangever :

Exporteur :

De bijlagen waarvoor aanvraag wordt ingediend moeten in de loop van de volgende kalenderweek per aangetekende brief of anderszins worden bezorgd aan de aanvragende douanedienst. Per ontvangen bijlage levert de aanvragende douanedienst een afge- stempeld ontvangstbewijs af met vermelding van het nummer van de douaneaangifte.

ONTVANGSTBEWIJS VAN BIJLAGEN TEN BATE VAN DE VERGUNNINGHOUDER ARCHIVERING

Aanvragende douanedienst :

Hulpkantoor geldigmaking : Vergunninghouder archivering (aangever) :

Datum van aanvraag :

PLDA-aangifte

Invoeraangifte type :

MRN of PRN :

Datum :

Invoerder :

Uitvoeraangifte type :

MRN of PRN :

Datum :

Exporteur :

Ontvangstbewijs door de aanvragende douanedienst te sturen naar de vergunninghouder archivering na ontvangst van de bijlagen betreffende de voormelde PLDA-aangiften. De vergunninghouder archivering rangschikt aanvraagformulier en ontvangstbewijs onver- wijld in de plaats van de naar de aanvragende douanedienst ver- stuurde bijlagen. Het ontvangstbewijs wordt slechts teruggegeven wanneer de bijlagen worden terugbezorgd aan de vergunninghouder archivering.