Aanschrijving nr. 5 dd. 10.03.1976
AANSCHRIJVING 76/005
Aanschrijving nr. 5 dd. 10.03.1976
Verplichting
Vermeldingen op de factuur
Factuur
Aftrek
Recht op aftrek
Onderwerp van de aanschrijving.
1. De ervaring leert dat al te vaak facturen, die niet beantwoorden aan de reglementaire bepalingen, worden opgemaakt door belastingplichtigen en aanvaard door hun medecontractanten. Welnu, dergelijke onregelmatigheden kunnen gevolg hebben niet alleen voor de opsteller van het onregelmatig stuk maar eveneens voor de geadresseerde ervan, inzonderheid op het stuk van de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de belasting, de fiscale boeten en de aftrek. Daarom verduidelijkt deze aanschrijving de draagwijdte van bepaalde vermeldingen die verplicht op iedere factuur moeten voorkomen.
2. De toelichtingen die in deze aanschrijving aangaande de factuur worden verstrekt zijn mutatis mutandis toepasselijk op andere stukken die de factuur kunnen vervangen, ongeacht of zij uitgaan van de leverancier van het goed of de dienstverrichter (kwitantie, z. kon. besl. nr. 1, art. 2, laatste lid; debetnota's, ...) of van de klant (aankoopborderellen uitgereikt bij toepassing van het kon. besl. nr. 22, van 15 september 1970, aan leveranciers onderworpen aan de bijzondere landbouwregeling, z. art. 4, § 1, van dat besluit; andere stukken uitgereikt door de afnemer, ter ontlasting van de leverancier of dienstverrichter, bij toepassing van bepaalde administratieve tegemoetkomingen, z. aanschr. nr. 27/1975) (1).
(1) Z. Revue nr. 24, blz. 63.
Reglementaire bepalingen.
3. Artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, van 23 juli 1969, genomen ter uitvoering van artikel 52 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, somt de vermeldingen op die iedere factuur moet behelzen. Onder deze vermeldingen komen voor : het volgnummer waaronder de factuur is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen; de naam en het adres van de opsteller van de factuur en van zijn medecontractant; de gewone benaming en de hoeveelheid van de geleverde goederen of de aard van de dienst, met vermelding van alle gegevens die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn.
4. Zijnerzijds verplicht artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 23, van 19 oktober 1970, iedere belastingplichtige ertoe inzonderheid op zijn facturen het registratienummer te vermelden dat hem voor de toepassing van de BTW werd gegeven.
5. Ten andere is de factuur, vooraleer zij een stuk is waarvan de uitreiking is opgelegd door de BTW-reglementering, het geschrift dat de leverancier van het goed of de dienstverrichter krachtens de gewoonte of in sommige gevallen in uitvoering van een wettelijke verplichting richt aan zijn klant om zijn schuldvordering te bevestigen (z. Algemene Practische Rechtsverzameling, v Factuur, door Cloquet, nr. 32). Deze rol van de factuur in de betrekkingen tussen de partijen bij de handeling, onderstelt eveneens dat haar inhoud het mogelijk maakt de medecontractanten het voorwerp van de handeling op voldoende wijze te identificeren.
Inschrijvingsnummer in het boek voor uitgaande facturen.
6. Iedere factuur moet het volgnummer vermelden waaronder zij is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de opsteller van het stuk (art. 2, 1, van het kon. besl. nr. 1).
7. Het volgnummer moet niet alleen worden vermeld op het dubbel van de factuur dat door de opsteller ervan wordt bewaard, maar vooral op het origineel dat aan de medecontractant wordt uitgereikt. Dat nummer moet inzonderheid de administratie in staat stellen, met behulp van de bij de medecontractant ingezamelde gegevens, de handeling te lokaliseren in de door de leverancier of dienstverrichter gehouden stukken (boek voor uitgaande facturen, dubbelen van de uitgaande facturen) .
8. Wanneer de facturen worden opgemaakt op vooraf genummerde formulieren en haar geen andere nummering wordt toegekend bij het gebruik, vereisen de voorgaande regels dat de op de facturen gedrukte nummers overeenstemmen met de volgorde van de nummering der inschrijvingen in het boek voor uitgaande facturen en dat de facturen strikt worden gebruikt in de volgorde van hun nummering. Wanneer in dezelfde onderstelling een vooraf genummerd factuurformulier zonder aanwending blijft, bijvoorbeeld ingeval een factuur niet wordt gebruikt wegens een fout vastgesteld op het tijdstip zelf van het opmaken ervan moet een vermelding van het feit dat ze niet wordt gebruikt in het factuurboek worden aangebracht, onder het volgnummer dat werd gegeven aan het onbruikbaar formulier.
9. De Administratie staat onder bepaalde voorwaarden (z. aanschr. 81/1970 (2), punt II) toe dat de belastingplichtige tegelijk verscheidene boeken voor uitgaande facturen houdt die elk een eigen bestemming hebben. In dergelijk geval moet aan het nummer van de factuur een kenteken worden toegevoegd, bijvoorbeeld een letter. dat het factuurboek identificeert waarin de factuur is ingeschreven.
(2) Z. Revue nr. 1, blz. 34.
10. Wanneer het stuk dat de handeling vaststelt niet wordt op, gemaakt door de leverancier van het goed of de dienstverrichter, maar door de afnemer (z. nr. 2, in fine), is de handeling voor de opsteller van het stuk een inkomende verrichting welke dus moet ingeschreven worden in het boek van inkomende facturen; het spreekt vanzelf dat het nummer dat aan het stuk moet worden gegeven het inschrijvingsnummer is in dat laatste factuurboek (z. inzonderheid art. 4, § 1, eerste lid, 1, van het kon. besl. nr. 22).
Aanduiding van de partijen.
11. De factuur moet de naam en het adres van de leverancier of dienstverrichter en van zijn medecontractant vermelden (art. 2, 2, van het kon. besl. nr. 1).
12. In de regel moet de aanduiding van de partijen gebeuren volgens hun juridische benaming, dat wil zeggen door de naam en voornaam voor een natuurlijke persoon of door de maatschappelijke of statutaire benaming voor een rechtspersoon. Bijgevolg dient er te worden vermeden een benaming zonder juridische waarde, zoals een firmanaam (uithangbord), te gebruiken om een onderneming aan te duiden. In elk geval kan dergelijk gebruik enkel worden geduld wanneer de gebruikte benaming duidelijk kenmerkend is voor de bedoelde onderneming.
13. Voor groeperingen of verenigingen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (verenigingen tot vermaak, bedrijfsverenigingen, tijdelijke verenigingen, ...) moet de bijzondere benaming worden gebruikt waaronder zij zich voorstellen aan derden.
14. De factuur moet eveneens in de regel het adres (straat, nummer, gemeente) van de partijen vermelden.
In elk geval moeten de benaming en het adres een geheel vormen dat het mogelijk maakt zonder verwarring de betrokken partij te identificeren.
15. Op het origineel van de factuur mag de aanduiding van de geadresseerde behoudens uitdrukkelijke afwijking (z. afrekeningen door zuivelfabrieken gericht aan landbouwondernemers onderworpen aan de bijzondere landbouwregeling, aanschr. 56/1971, nr. 3; facturen gericht aan niet-belastingplichtigen door distributiebedrijven van water, gas of elektriciteit, aanschr. 65/1971, punt I, f), niet worden vervangen door het klantennummer dat de leverancier of dienstverrichter aan de belanghebbende heeft gegeven.
16. Voor de facturen betreffende een levering van een goed of een dienstprestatie met betrekking tot een personenauto wordt evenwel aanvaard dat wanneer zij onmiddellijk worden uitgereikt en de prijs (inclusief BTW) minder dan 1.000 F bedraagt en dadelijk wordt betaald, de aanduiding van de afnemer wordt vervangen door deze van de nummerplaat van het voertuig (z. aanschr. 91/1970 (3) punt 1, en aanschr. 116/ 1972 (4)).
(3) Z. Revue nr. 1, blz. 31. (4) Z. Revue nr. 11, blz. 156.
17. Wanneer de opsteller van de factuur niet in België is gevestigd moet er voor de aanduiding van het adres rekening worden gehouden met de volgende oplossingen, die voortvloeien uit de regeling die van toepassing is op buitenlandse belastingplichtigen (z. aanschr. 30/1975) (5).
(5) Z. Revue nr. 24, blz. 21.
a. Wanneer die belastingplichtige in België een of meerdere vaste inrichtingen heeft, moeten de facturen betreffende handelingen verricht in het kader van de werkzaamheid van een vaste inrichting, het adres daarvan vermelden. Bovendien moeten de facturen betreffende handelingen verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting of inrichtingen, maar onderworpen aan de Belgische BTW, de Belgische vaste inrichting vermelden of de belangrijkste in België gevestigde vaste inrichting.
b. Wanneer de belastingplichtige geen vaste inrichting heeft in België maar een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen mag de factuur zich beperken tot het vermelden van het adres in het buitenland maar het stuk waarbij de aansprakelijke vertegenwoordiger de BTW aan de medecontractant in rekening brengt, moet de benaming en het adres in België van de aansprakelijke vertegenwoordiger bevatten.
c. Wanneer de belastingplichtige geen vaste inrichting heeft in België en geen aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen vermeldt de factuur enkel het adres in het buitenland. Er wordt aan herinnerd dat wanneer in dat geval de belasting is verschuldigd en wordt voldaan door de tussenkomst van de buitenlandse belastingplichtige zij wordt betaald door het aanbrengen en onbruikbaar maken van gesplitste fiscale plakzegels .
18. Bijgevolg is een factuur, welke door een in het buitenland gevestigde onderneming is opgemaakt en aan de medecontractant een Belgische BTW in rekening brengt die niet is voldaan door middel van fiscale plakzegels, onregelmatig wanneer die factuur (benevens het BTW-registratienummer; z. nr. 20) het volledig adres niet vermeldt van een vaste inrichting die de buitenlandse onderneming in België heeft of van haar in België gevestigde aansprakelijke vertegenwoordiger.
19. Wat de aanduiding van de medecontractant betreft spreekt het vanzelf dat de leverancier of dienstverrichter zich hoofdzakelijk zal baseren op de inlichtingen (benaming en adres) die hem zullen worden verstrekt door zijn klant; maar in geval van twijfel dient hij de juistheid van die inlichtingen na te gaan. De klant van zijn kant heeft er belang bij juiste gegevens te verstrekken aan zijn leverancier of dienstverrichter. Wanneer hij daarenboven zich wil beveiligen tegen de gevolgen van de aanvaarding van een onregelmatige factuur, en inzonderheid, als hij een belastingplichtige is, tegen het risico van de verwerping van de aftrek, moet hij bij de ontvangst van de factuur nagaan of deze regelmatig is.
Registratienummer van de opsteller van de factuur.
20. Iedere belastingplichtige moet zijn BTW-registratienummer vermelden op zijn facturen, bestelbons en andere stukken betreffende zijn beroepswerkzaamheid (art. 2 van het kon. besl. nr. 23, van 19 oktober 1970).
21. Wanneer de BTW die op een factuur in rekening wordt gebracht niet wordt voldaan door middel van op dat stuk aangebrachte en onbruikbaar gemaakte fiscale zegels - welke wijze van betaling inzonderheid bedoeld is voor belastbare handelingen verricht door niet-belastingplichtigen (z. Wetboek, art. 2, 3, kon. besl. nr. 1, art. 9, § 1) -, moet de factuur steeds het registratienummer van de opsteller vermelden. In geval van facturering door een buitenlandse belastingplichtige komt het registratienummer voor op het stuk dat de aansprakelijke vertegenwoordiger bij de factuur moet voegen (z. nr. 65 van de aanschr. 30/1975) (6).
(6) Z. Revue nr.24, blz. 21.
22. Er wordt niet vereist dat de factuur ook het registratienummer van de afnemer-belastingplichtige vermeldt. Er wordt evenwel aan herinnerd dat de leverancier of dienstverrichter deze inlichting nodig heeft om zijn jaarlijkse listing op te maken (z. art. van het kon.besl. nr. 23). Overigens heeft iedere belastingplichtige tot plicht zijn nummer mede te delen aan zijn leveranciers of dienstverrichters, ter gelegenheid van de eerste bestelling bij hen (z. art. 3 van datzelfde besluit).
Omschrijving van de goederen of diensten
23. Iedere factuur moet de gewone benaming en de hoeveelheid van de geleverde goederen of de aard van de dienst aanduiden, met vermelding van alle gegevens die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn (z. art. 2, 4, van het kon. besl., nr. 1)
24. Uit de voornaamste rol van de factuur zoals hij wordt vermeld in nr. 5, volgt dat het voorwerp van de prestatie zo duidelijk mogelijk moet worden omschreven op de factuur. "De leverancier moet inderdaad aan de klant de mogelijkheid bieden om na te gaan of datgene wat hem gefactureerd wordt overeenstemt met wat hij besteld heeft en wat hem geleverd werd" (Algemene practische Rechtsverzameling, v Factuur door Cloquet, nr. 250).
25. Het is onmogelijk hier alle bijzonderheden op te sommen die nodig zijn om het voorwerp van de prestatie te bepalen. Zij kunnen inderdaad sterk verschillen naar gelang van de aard van de goederen of diensten, de modaliteiten van het contract of het handelsstadium waarin het werd afgesloten.
26. Het spreekt vanzelf dat vage benamingen zoals "fruit", "groenten", "bloemen", "dieren", "scheikundige produkten", bouwmaterialen", "meubels", "vaatwerk", "elektrische huishoudtoestellen" niet volstaat om het voorwerp van een levering aan te duiden, maar dat de gewone benaming van de goederen dient te worden aangegeven (een bepaald soort fruit, groenten, bloemen, dieren; een bepaalde soort scheikundige produkten; een bepaalde soort van materialen van een bepaalde grondstof; een bepaalde soort meubilair of delen vaatwerk of een geheel, van een bepaalde grondstof; bepaalde toestellen van een bepaald type) en in de betrekkingen tussen beroepsgebruiken zelfs de variëteit of de andere technische gegevens welke gebruikelijk worden verstrekt (afmetingen, stijl...).
27. Evenzo volstaan inzake diensten, vermeldingen zoals "werken", "herstellingen", werken op uw werf", "X uren arbeid", in het geheel niet. De aard (bouw, plaatsing van centrale verwarming, buitenschilderwerk, afbraak, vervanging van dak, herstelling aan de sanitaire installatie, ...) en het voorwerp (een bepaalde goed gepreciseerde eigendom, een bepaald roerend voorwerp of een bepaalde machine) van de werken moeten worden gepreciseerd.
28. In ieder geval moet de op de factuur vermelde omschrijving van het goed of de dienst de gegevens bevatten die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn (z. Kon. Besl. nr. 20, 20 juli 1970).
29. Ten aanzien van bepaalde goederen of diensten moet de op de factuur vermelde omschrijving bovendien zekere bijkomende gegevens bevatten. Zo moeten de facturen met betrekking tot leveringen van personenauto's de vermeldingen bevatten die nodig zijn voor het vaststellen van de catalogusprijs en voor het identificeren van het type van de personenauto. Inzonderheid moeten worden vermeld het merk, het model, het jaartal, de cylinderinhoud, de motorsterkte, het carrosseriemodel, het chassisnummer en het jaar waarin de personenauto voor het eerst in het verkeer werd gebracht (z. art. 4, § 2, van het kon. besl. nr. 17, van 20 juli 1970). Anderzijds moet op iedere factuur met betrekking tot een onderhoudswerk, met uitzondering van het wassen, of een herstellingswerk aan een autovoertuig (personenauto, vrachtwagen, landbouwtractor, ...) de nummerplaat van het voertuig worden vermeld (z. art. 18, derde lid, terug ingevoerd in het kon. besl. nr. 1, bij art. 3 van het kon. besl. van 11 augustus 1972).
30. Voor zoveel als nodig wordt er gesignaleerd dat andere reglementeringen inzonderheid op economisch vlak, soms de leverancier ertoe verplichten op de facturen niet enkel de aard van het goed maar ook de samenstelling en het gehalte ervan te vermelden (z. b.v. voor de meststoffen het kon. besl. van 12 september 1970), of officiële benamingen te gebruiken (idem).
31. De volledige omschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten moet niet altijd op de factuur zelf voorkomen. Zo mag de factuur met betrekking tot werken verwijzen naar een voorafgaand bestek, die welke betrekking heeft op de overdracht van een gehele voorraad goederen naar een inventaris van die goederen en die welke de leveringen van een bepaalde periode omvat naar gedetailleerde nota's opgemaakt voor iedere levering. Uiteraard moeten in deze gevallen het bestek, de inventaris en de gedetailleerde nota's worden beschouwd als deel uitmakend van de factuur en moeten zij worden bewaard zoals de factuur.
32. Anderdeels mogen de geleverde goederen of verstrekte diensten op de factuur worden aangeduid door een codevermelding, op voorwaarde dat de verklarende sleutel van die code op de factuur voorkomt of in het bezit is van de leverancier of dienstverrichter en van de afnemer en dat de BTW-administratie erover kan beschikken. Welteverstaan moet de codevermelding voldoende uitgewerkt zijn en het mogelijk maken door middel van de sleutel het voorwerp van de handeling nauwkeurig te identificeren; dat kan het geval zijn bij het gebruik van het nummer van de artikels, zoals deze in een catalogus voorkomen. De identificatie van de voorwerpen is evenwel onvoldoende wanneer verscheidene groepen goederen van uiteenlopende aard door hetzelfde symbool worden aangeduid (b.v. 1 = meubels, tapijten, gordijnen; 2 = speelgoed, kampeer- en sportartikels; 3 = verf en borstels, ...).
33. De hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten moet worden uitgedrukt in de maat (stukken, meters, kg, uren...) die gebruikelijk is in het stadium van de bedoelde betrekkingen; bijvoorbeeld, wanneer verpakkingszakken of -zakjes gewoonlijk per 1.000 eenheden te koop werden aangeboden en geleverd, wordt de hoeveelheid uitgedrukt door het aantal en niet door het gewicht.
Gevolgen van het niet naleven van te voorgaande bepalingen.
34. Wanneer de factuur die werd uitgereikt om een handeling vast te stellen niet beantwoordt aan de voorgaande bepalingen kan dat gebrek in verscheidene opzichten gevolgen hebben, niet alleen voor de leverancier of dienstverrichter maar soms ook voor zijn medecontractant. Deze laatste heeft er dus alle belang bij, zelfs indien hij geen belastingplichtige is, na te gaan of de facturen die hij ontvangt regelmatig zijn.
Fiscale boete.
35. Wanneer de factuur of het als zodanig geldend stuk onjuiste vermeldingen bevat ten aanzien van de naam of het adres van de bij de handeling betrokken partijen, de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten, de prijs of het toebehoren ervan, wordt, behoudens wanneer de overtreding als louter toevallig kan worden aangemerkt, individueel door de leverancier of dienstverrichter en door zijn medecontractant een geldboete opgelopen gelijk aan het dubbel van de op de handeling verschuldigde belasting (Wetboek, art. 70, § 2). Dezelfde boete wordt toegepast wanneer de gegevens waarvan sprake (naam en adres van de partijen, aard en hoeveelheid van de goederen of diensten, prijs of het toebehoren ervan) ontbreken of niet beantwoorden aan hetgeen hierboven wordt voorgeschreven. In dat geval moet inderdaad worden aangenomen dat een factuur, zoals voorgeschreven door de reglementering, niet werd uitgereikt, welnu de voornoemde tekst beoogt ook het ontbreken van de factuur.
Hoofdelijke verplichting van de medecontractant tot betaling van de belasting.
36. In de in het vorige nummer bedoelde gevallen (onjuiste of onvoldoende aanduiding van de naam en het adres van de partijen, de aard en de hoeveelheid van de goederen of diensten, de prijs of het toebehoren ervan) is de medecontractant van de leverancier of dienstverrichter hoofdelijk met deze laatste gehouden tot betaling van de belasting aan de Staat (Wetboek, art. 53, § 1). Op te merken valt dat deze tekst geen uitzondering maakt voor het geval waarin de onregelmatigheid louter toevallig is. De bedoelde tekst bepaalt daarentegen dat de medecontractant ontslagen is van de hoofdelijke aansprakelijkheid in de mate waarin hij bewijst aan zijn leverancier of dienstverrichter, waarvan hij de identiteit aantoont, de prijs en de bijbehorende belasting of een deel daarvan te hebben betaald. De medecontractant is dus niet ontslagen van de hoofdelijke aansprakelijkheid wanneer hij bewijst de BTW te hebben betaald, doch aan een persoon waarvan hij de werkelijke identiteit niet kan opgeven.
Aftrek.
37. Krachtens artikel 3, § 1, 1, van het koninklijk besluit nr. 3, van 10 december 1969, moet de belastingplichtige om zijn recht op aftrek te kunnen uitoefenen ten aanzien van een belasting geheven van aan hem in België geleverde goederen of verleende diensten, in het bezit zijn van een factuur opgemaakt overeenkomstig artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1 (z. nr. 3). Een factuur waarin bepaalde bij die laatste tekst bedoelde gegevens (b.v. het inschrijvingsnummer in het boek voor uitgaande facturen, de naam en het adres van de partijen, de omschrijving en de hoeveelheid van de goederen of diensten) ontbreken of op onvoldoende wijze zijn vermeld, kan bijgevolg niet dienen om de uitoefening van de aftrek te rechtvaardigen.
Aanschrijving nr. 5 dd. 10.03.1976
Verplichting
Vermeldingen op de factuur
Factuur
Aftrek
Recht op aftrek
Onderwerp van de aanschrijving.
1. De ervaring leert dat al te vaak facturen, die niet beantwoorden aan de reglementaire bepalingen, worden opgemaakt door belastingplichtigen en aanvaard door hun medecontractanten. Welnu, dergelijke onregelmatigheden kunnen gevolg hebben niet alleen voor de opsteller van het onregelmatig stuk maar eveneens voor de geadresseerde ervan, inzonderheid op het stuk van de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de belasting, de fiscale boeten en de aftrek. Daarom verduidelijkt deze aanschrijving de draagwijdte van bepaalde vermeldingen die verplicht op iedere factuur moeten voorkomen.
2. De toelichtingen die in deze aanschrijving aangaande de factuur worden verstrekt zijn mutatis mutandis toepasselijk op andere stukken die de factuur kunnen vervangen, ongeacht of zij uitgaan van de leverancier van het goed of de dienstverrichter (kwitantie, z. kon. besl. nr. 1, art. 2, laatste lid; debetnota's, ...) of van de klant (aankoopborderellen uitgereikt bij toepassing van het kon. besl. nr. 22, van 15 september 1970, aan leveranciers onderworpen aan de bijzondere landbouwregeling, z. art. 4, § 1, van dat besluit; andere stukken uitgereikt door de afnemer, ter ontlasting van de leverancier of dienstverrichter, bij toepassing van bepaalde administratieve tegemoetkomingen, z. aanschr. nr. 27/1975) (1).
(1) Z. Revue nr. 24, blz. 63.
Reglementaire bepalingen.
3. Artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, van 23 juli 1969, genomen ter uitvoering van artikel 52 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, somt de vermeldingen op die iedere factuur moet behelzen. Onder deze vermeldingen komen voor : het volgnummer waaronder de factuur is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen; de naam en het adres van de opsteller van de factuur en van zijn medecontractant; de gewone benaming en de hoeveelheid van de geleverde goederen of de aard van de dienst, met vermelding van alle gegevens die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn.
4. Zijnerzijds verplicht artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 23, van 19 oktober 1970, iedere belastingplichtige ertoe inzonderheid op zijn facturen het registratienummer te vermelden dat hem voor de toepassing van de BTW werd gegeven.
5. Ten andere is de factuur, vooraleer zij een stuk is waarvan de uitreiking is opgelegd door de BTW-reglementering, het geschrift dat de leverancier van het goed of de dienstverrichter krachtens de gewoonte of in sommige gevallen in uitvoering van een wettelijke verplichting richt aan zijn klant om zijn schuldvordering te bevestigen (z. Algemene Practische Rechtsverzameling, v Factuur, door Cloquet, nr. 32). Deze rol van de factuur in de betrekkingen tussen de partijen bij de handeling, onderstelt eveneens dat haar inhoud het mogelijk maakt de medecontractanten het voorwerp van de handeling op voldoende wijze te identificeren.
Inschrijvingsnummer in het boek voor uitgaande facturen.
6. Iedere factuur moet het volgnummer vermelden waaronder zij is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de opsteller van het stuk (art. 2, 1, van het kon. besl. nr. 1).
7. Het volgnummer moet niet alleen worden vermeld op het dubbel van de factuur dat door de opsteller ervan wordt bewaard, maar vooral op het origineel dat aan de medecontractant wordt uitgereikt. Dat nummer moet inzonderheid de administratie in staat stellen, met behulp van de bij de medecontractant ingezamelde gegevens, de handeling te lokaliseren in de door de leverancier of dienstverrichter gehouden stukken (boek voor uitgaande facturen, dubbelen van de uitgaande facturen) .
8. Wanneer de facturen worden opgemaakt op vooraf genummerde formulieren en haar geen andere nummering wordt toegekend bij het gebruik, vereisen de voorgaande regels dat de op de facturen gedrukte nummers overeenstemmen met de volgorde van de nummering der inschrijvingen in het boek voor uitgaande facturen en dat de facturen strikt worden gebruikt in de volgorde van hun nummering. Wanneer in dezelfde onderstelling een vooraf genummerd factuurformulier zonder aanwending blijft, bijvoorbeeld ingeval een factuur niet wordt gebruikt wegens een fout vastgesteld op het tijdstip zelf van het opmaken ervan moet een vermelding van het feit dat ze niet wordt gebruikt in het factuurboek worden aangebracht, onder het volgnummer dat werd gegeven aan het onbruikbaar formulier.
9. De Administratie staat onder bepaalde voorwaarden (z. aanschr. 81/1970 (2), punt II) toe dat de belastingplichtige tegelijk verscheidene boeken voor uitgaande facturen houdt die elk een eigen bestemming hebben. In dergelijk geval moet aan het nummer van de factuur een kenteken worden toegevoegd, bijvoorbeeld een letter. dat het factuurboek identificeert waarin de factuur is ingeschreven.
(2) Z. Revue nr. 1, blz. 34.
10. Wanneer het stuk dat de handeling vaststelt niet wordt op, gemaakt door de leverancier van het goed of de dienstverrichter, maar door de afnemer (z. nr. 2, in fine), is de handeling voor de opsteller van het stuk een inkomende verrichting welke dus moet ingeschreven worden in het boek van inkomende facturen; het spreekt vanzelf dat het nummer dat aan het stuk moet worden gegeven het inschrijvingsnummer is in dat laatste factuurboek (z. inzonderheid art. 4, § 1, eerste lid, 1, van het kon. besl. nr. 22).
Aanduiding van de partijen.
11. De factuur moet de naam en het adres van de leverancier of dienstverrichter en van zijn medecontractant vermelden (art. 2, 2, van het kon. besl. nr. 1).
12. In de regel moet de aanduiding van de partijen gebeuren volgens hun juridische benaming, dat wil zeggen door de naam en voornaam voor een natuurlijke persoon of door de maatschappelijke of statutaire benaming voor een rechtspersoon. Bijgevolg dient er te worden vermeden een benaming zonder juridische waarde, zoals een firmanaam (uithangbord), te gebruiken om een onderneming aan te duiden. In elk geval kan dergelijk gebruik enkel worden geduld wanneer de gebruikte benaming duidelijk kenmerkend is voor de bedoelde onderneming.
13. Voor groeperingen of verenigingen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (verenigingen tot vermaak, bedrijfsverenigingen, tijdelijke verenigingen, ...) moet de bijzondere benaming worden gebruikt waaronder zij zich voorstellen aan derden.
14. De factuur moet eveneens in de regel het adres (straat, nummer, gemeente) van de partijen vermelden.
In elk geval moeten de benaming en het adres een geheel vormen dat het mogelijk maakt zonder verwarring de betrokken partij te identificeren.
15. Op het origineel van de factuur mag de aanduiding van de geadresseerde behoudens uitdrukkelijke afwijking (z. afrekeningen door zuivelfabrieken gericht aan landbouwondernemers onderworpen aan de bijzondere landbouwregeling, aanschr. 56/1971, nr. 3; facturen gericht aan niet-belastingplichtigen door distributiebedrijven van water, gas of elektriciteit, aanschr. 65/1971, punt I, f), niet worden vervangen door het klantennummer dat de leverancier of dienstverrichter aan de belanghebbende heeft gegeven.
16. Voor de facturen betreffende een levering van een goed of een dienstprestatie met betrekking tot een personenauto wordt evenwel aanvaard dat wanneer zij onmiddellijk worden uitgereikt en de prijs (inclusief BTW) minder dan 1.000 F bedraagt en dadelijk wordt betaald, de aanduiding van de afnemer wordt vervangen door deze van de nummerplaat van het voertuig (z. aanschr. 91/1970 (3) punt 1, en aanschr. 116/ 1972 (4)).
(3) Z. Revue nr. 1, blz. 31. (4) Z. Revue nr. 11, blz. 156.
17. Wanneer de opsteller van de factuur niet in België is gevestigd moet er voor de aanduiding van het adres rekening worden gehouden met de volgende oplossingen, die voortvloeien uit de regeling die van toepassing is op buitenlandse belastingplichtigen (z. aanschr. 30/1975) (5).
(5) Z. Revue nr. 24, blz. 21.
a. Wanneer die belastingplichtige in België een of meerdere vaste inrichtingen heeft, moeten de facturen betreffende handelingen verricht in het kader van de werkzaamheid van een vaste inrichting, het adres daarvan vermelden. Bovendien moeten de facturen betreffende handelingen verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting of inrichtingen, maar onderworpen aan de Belgische BTW, de Belgische vaste inrichting vermelden of de belangrijkste in België gevestigde vaste inrichting.
b. Wanneer de belastingplichtige geen vaste inrichting heeft in België maar een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen mag de factuur zich beperken tot het vermelden van het adres in het buitenland maar het stuk waarbij de aansprakelijke vertegenwoordiger de BTW aan de medecontractant in rekening brengt, moet de benaming en het adres in België van de aansprakelijke vertegenwoordiger bevatten.
c. Wanneer de belastingplichtige geen vaste inrichting heeft in België en geen aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen vermeldt de factuur enkel het adres in het buitenland. Er wordt aan herinnerd dat wanneer in dat geval de belasting is verschuldigd en wordt voldaan door de tussenkomst van de buitenlandse belastingplichtige zij wordt betaald door het aanbrengen en onbruikbaar maken van gesplitste fiscale plakzegels .
18. Bijgevolg is een factuur, welke door een in het buitenland gevestigde onderneming is opgemaakt en aan de medecontractant een Belgische BTW in rekening brengt die niet is voldaan door middel van fiscale plakzegels, onregelmatig wanneer die factuur (benevens het BTW-registratienummer; z. nr. 20) het volledig adres niet vermeldt van een vaste inrichting die de buitenlandse onderneming in België heeft of van haar in België gevestigde aansprakelijke vertegenwoordiger.
19. Wat de aanduiding van de medecontractant betreft spreekt het vanzelf dat de leverancier of dienstverrichter zich hoofdzakelijk zal baseren op de inlichtingen (benaming en adres) die hem zullen worden verstrekt door zijn klant; maar in geval van twijfel dient hij de juistheid van die inlichtingen na te gaan. De klant van zijn kant heeft er belang bij juiste gegevens te verstrekken aan zijn leverancier of dienstverrichter. Wanneer hij daarenboven zich wil beveiligen tegen de gevolgen van de aanvaarding van een onregelmatige factuur, en inzonderheid, als hij een belastingplichtige is, tegen het risico van de verwerping van de aftrek, moet hij bij de ontvangst van de factuur nagaan of deze regelmatig is.
Registratienummer van de opsteller van de factuur.
20. Iedere belastingplichtige moet zijn BTW-registratienummer vermelden op zijn facturen, bestelbons en andere stukken betreffende zijn beroepswerkzaamheid (art. 2 van het kon. besl. nr. 23, van 19 oktober 1970).
21. Wanneer de BTW die op een factuur in rekening wordt gebracht niet wordt voldaan door middel van op dat stuk aangebrachte en onbruikbaar gemaakte fiscale zegels - welke wijze van betaling inzonderheid bedoeld is voor belastbare handelingen verricht door niet-belastingplichtigen (z. Wetboek, art. 2, 3, kon. besl. nr. 1, art. 9, § 1) -, moet de factuur steeds het registratienummer van de opsteller vermelden. In geval van facturering door een buitenlandse belastingplichtige komt het registratienummer voor op het stuk dat de aansprakelijke vertegenwoordiger bij de factuur moet voegen (z. nr. 65 van de aanschr. 30/1975) (6).
(6) Z. Revue nr.24, blz. 21.
22. Er wordt niet vereist dat de factuur ook het registratienummer van de afnemer-belastingplichtige vermeldt. Er wordt evenwel aan herinnerd dat de leverancier of dienstverrichter deze inlichting nodig heeft om zijn jaarlijkse listing op te maken (z. art. van het kon.besl. nr. 23). Overigens heeft iedere belastingplichtige tot plicht zijn nummer mede te delen aan zijn leveranciers of dienstverrichters, ter gelegenheid van de eerste bestelling bij hen (z. art. 3 van datzelfde besluit).
Omschrijving van de goederen of diensten
23. Iedere factuur moet de gewone benaming en de hoeveelheid van de geleverde goederen of de aard van de dienst aanduiden, met vermelding van alle gegevens die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn (z. art. 2, 4, van het kon. besl., nr. 1)
24. Uit de voornaamste rol van de factuur zoals hij wordt vermeld in nr. 5, volgt dat het voorwerp van de prestatie zo duidelijk mogelijk moet worden omschreven op de factuur. "De leverancier moet inderdaad aan de klant de mogelijkheid bieden om na te gaan of datgene wat hem gefactureerd wordt overeenstemt met wat hij besteld heeft en wat hem geleverd werd" (Algemene practische Rechtsverzameling, v Factuur door Cloquet, nr. 250).
25. Het is onmogelijk hier alle bijzonderheden op te sommen die nodig zijn om het voorwerp van de prestatie te bepalen. Zij kunnen inderdaad sterk verschillen naar gelang van de aard van de goederen of diensten, de modaliteiten van het contract of het handelsstadium waarin het werd afgesloten.
26. Het spreekt vanzelf dat vage benamingen zoals "fruit", "groenten", "bloemen", "dieren", "scheikundige produkten", bouwmaterialen", "meubels", "vaatwerk", "elektrische huishoudtoestellen" niet volstaat om het voorwerp van een levering aan te duiden, maar dat de gewone benaming van de goederen dient te worden aangegeven (een bepaald soort fruit, groenten, bloemen, dieren; een bepaalde soort scheikundige produkten; een bepaalde soort van materialen van een bepaalde grondstof; een bepaalde soort meubilair of delen vaatwerk of een geheel, van een bepaalde grondstof; bepaalde toestellen van een bepaald type) en in de betrekkingen tussen beroepsgebruiken zelfs de variëteit of de andere technische gegevens welke gebruikelijk worden verstrekt (afmetingen, stijl...).
27. Evenzo volstaan inzake diensten, vermeldingen zoals "werken", "herstellingen", werken op uw werf", "X uren arbeid", in het geheel niet. De aard (bouw, plaatsing van centrale verwarming, buitenschilderwerk, afbraak, vervanging van dak, herstelling aan de sanitaire installatie, ...) en het voorwerp (een bepaalde goed gepreciseerde eigendom, een bepaald roerend voorwerp of een bepaalde machine) van de werken moeten worden gepreciseerd.
28. In ieder geval moet de op de factuur vermelde omschrijving van het goed of de dienst de gegevens bevatten die voor het bepalen van het toe te passen tarief nodig zijn (z. Kon. Besl. nr. 20, 20 juli 1970).
29. Ten aanzien van bepaalde goederen of diensten moet de op de factuur vermelde omschrijving bovendien zekere bijkomende gegevens bevatten. Zo moeten de facturen met betrekking tot leveringen van personenauto's de vermeldingen bevatten die nodig zijn voor het vaststellen van de catalogusprijs en voor het identificeren van het type van de personenauto. Inzonderheid moeten worden vermeld het merk, het model, het jaartal, de cylinderinhoud, de motorsterkte, het carrosseriemodel, het chassisnummer en het jaar waarin de personenauto voor het eerst in het verkeer werd gebracht (z. art. 4, § 2, van het kon. besl. nr. 17, van 20 juli 1970). Anderzijds moet op iedere factuur met betrekking tot een onderhoudswerk, met uitzondering van het wassen, of een herstellingswerk aan een autovoertuig (personenauto, vrachtwagen, landbouwtractor, ...) de nummerplaat van het voertuig worden vermeld (z. art. 18, derde lid, terug ingevoerd in het kon. besl. nr. 1, bij art. 3 van het kon. besl. van 11 augustus 1972).
30. Voor zoveel als nodig wordt er gesignaleerd dat andere reglementeringen inzonderheid op economisch vlak, soms de leverancier ertoe verplichten op de facturen niet enkel de aard van het goed maar ook de samenstelling en het gehalte ervan te vermelden (z. b.v. voor de meststoffen het kon. besl. van 12 september 1970), of officiële benamingen te gebruiken (idem).
31. De volledige omschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten moet niet altijd op de factuur zelf voorkomen. Zo mag de factuur met betrekking tot werken verwijzen naar een voorafgaand bestek, die welke betrekking heeft op de overdracht van een gehele voorraad goederen naar een inventaris van die goederen en die welke de leveringen van een bepaalde periode omvat naar gedetailleerde nota's opgemaakt voor iedere levering. Uiteraard moeten in deze gevallen het bestek, de inventaris en de gedetailleerde nota's worden beschouwd als deel uitmakend van de factuur en moeten zij worden bewaard zoals de factuur.
32. Anderdeels mogen de geleverde goederen of verstrekte diensten op de factuur worden aangeduid door een codevermelding, op voorwaarde dat de verklarende sleutel van die code op de factuur voorkomt of in het bezit is van de leverancier of dienstverrichter en van de afnemer en dat de BTW-administratie erover kan beschikken. Welteverstaan moet de codevermelding voldoende uitgewerkt zijn en het mogelijk maken door middel van de sleutel het voorwerp van de handeling nauwkeurig te identificeren; dat kan het geval zijn bij het gebruik van het nummer van de artikels, zoals deze in een catalogus voorkomen. De identificatie van de voorwerpen is evenwel onvoldoende wanneer verscheidene groepen goederen van uiteenlopende aard door hetzelfde symbool worden aangeduid (b.v. 1 = meubels, tapijten, gordijnen; 2 = speelgoed, kampeer- en sportartikels; 3 = verf en borstels, ...).
33. De hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten moet worden uitgedrukt in de maat (stukken, meters, kg, uren...) die gebruikelijk is in het stadium van de bedoelde betrekkingen; bijvoorbeeld, wanneer verpakkingszakken of -zakjes gewoonlijk per 1.000 eenheden te koop werden aangeboden en geleverd, wordt de hoeveelheid uitgedrukt door het aantal en niet door het gewicht.
Gevolgen van het niet naleven van te voorgaande bepalingen.
34. Wanneer de factuur die werd uitgereikt om een handeling vast te stellen niet beantwoordt aan de voorgaande bepalingen kan dat gebrek in verscheidene opzichten gevolgen hebben, niet alleen voor de leverancier of dienstverrichter maar soms ook voor zijn medecontractant. Deze laatste heeft er dus alle belang bij, zelfs indien hij geen belastingplichtige is, na te gaan of de facturen die hij ontvangt regelmatig zijn.
Fiscale boete.
35. Wanneer de factuur of het als zodanig geldend stuk onjuiste vermeldingen bevat ten aanzien van de naam of het adres van de bij de handeling betrokken partijen, de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten, de prijs of het toebehoren ervan, wordt, behoudens wanneer de overtreding als louter toevallig kan worden aangemerkt, individueel door de leverancier of dienstverrichter en door zijn medecontractant een geldboete opgelopen gelijk aan het dubbel van de op de handeling verschuldigde belasting (Wetboek, art. 70, § 2). Dezelfde boete wordt toegepast wanneer de gegevens waarvan sprake (naam en adres van de partijen, aard en hoeveelheid van de goederen of diensten, prijs of het toebehoren ervan) ontbreken of niet beantwoorden aan hetgeen hierboven wordt voorgeschreven. In dat geval moet inderdaad worden aangenomen dat een factuur, zoals voorgeschreven door de reglementering, niet werd uitgereikt, welnu de voornoemde tekst beoogt ook het ontbreken van de factuur.
Hoofdelijke verplichting van de medecontractant tot betaling van de belasting.
36. In de in het vorige nummer bedoelde gevallen (onjuiste of onvoldoende aanduiding van de naam en het adres van de partijen, de aard en de hoeveelheid van de goederen of diensten, de prijs of het toebehoren ervan) is de medecontractant van de leverancier of dienstverrichter hoofdelijk met deze laatste gehouden tot betaling van de belasting aan de Staat (Wetboek, art. 53, § 1). Op te merken valt dat deze tekst geen uitzondering maakt voor het geval waarin de onregelmatigheid louter toevallig is. De bedoelde tekst bepaalt daarentegen dat de medecontractant ontslagen is van de hoofdelijke aansprakelijkheid in de mate waarin hij bewijst aan zijn leverancier of dienstverrichter, waarvan hij de identiteit aantoont, de prijs en de bijbehorende belasting of een deel daarvan te hebben betaald. De medecontractant is dus niet ontslagen van de hoofdelijke aansprakelijkheid wanneer hij bewijst de BTW te hebben betaald, doch aan een persoon waarvan hij de werkelijke identiteit niet kan opgeven.
Aftrek.
37. Krachtens artikel 3, § 1, 1, van het koninklijk besluit nr. 3, van 10 december 1969, moet de belastingplichtige om zijn recht op aftrek te kunnen uitoefenen ten aanzien van een belasting geheven van aan hem in België geleverde goederen of verleende diensten, in het bezit zijn van een factuur opgemaakt overeenkomstig artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1 (z. nr. 3). Een factuur waarin bepaalde bij die laatste tekst bedoelde gegevens (b.v. het inschrijvingsnummer in het boek voor uitgaande facturen, de naam en het adres van de partijen, de omschrijving en de hoeveelheid van de goederen of diensten) ontbreken of op onvoldoende wijze zijn vermeld, kan bijgevolg niet dienen om de uitoefening van de aftrek te rechtvaardigen.
Bron: FisconetPlus