Circulaire nr. Ci.RH.861/550.874 (AOIF 23/2003 - E.T.105.676) dd. 02.09.2003
Bull. nr. 841, pag. 2512-2529
ADMINISTRATIE VAN DE ONDERNEMINGS- EN INKOMENSFISCALITEIT
Onderzoek van een klacht
Samenwerking met het College van de federale ombudsmannen
FEDERALE OMBUDSMAN
Bevoegdheid van de federale ombudsman
WET
Wet tot instelling van de federale ombudsmannen
Behandeling van de dossiers, overgezonden door de federale ombudsmannen
I. INLEIDING
1. De Wet van 22.03.1995, gepubliceerd in het BS van 7 april 1995, bladzijde 8741 en volgende, heeft twee federale ombudsmannen ingesteld in België, de ene Nederlandstalig, de andere Franstalig. De ombudsmannen treden op als college. Het College van ombudsmannen vormt een collaterale instelling met de Kamer van volksvertegenwoordigers.
2. De ombudsmannen hebben een drieledige taak, gedefinieerd in artikel 1 van de wet, te weten
4. Deze circulaire heeft als doel het wettelijk en reglementair kader te schetsen waarbinnen de relaties tussen de federale ombudsmannen en de AOIF moeten plaatsvinden, alsook regels in te stellen met het oog op een uniforme behandeling van de dossiers die door de federale ombudsmannen aan de verschillende diensten van de AOIF worden overgezonden. Deze circulaire brengt bovendien onder de nummers 21 en volgende enkele bijzondere aandachtspunten ter sprake.
II. DE BRONNEN
5. Vier bronnen dragen bij tot het schetsen van de lijnen waarbinnen de relaties tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties aangaande de behandeling van de klachten moeten verlopen. Het betreft hier zowel bronnen van wetgevende of reglementaire aard als die welke voortvloeien uit de administratieve reglementen tussen het College van de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën (huidige FOD Financiën) :
A. de Wet van 22.3.1995 tot instelling van federale ombudsmannen; zij wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden : "de wet";
B. het huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen (Reglement van 19 november 1998, BS 27 januari 1999); het wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden "het reglement";
dit reglement is voorgeschreven bij artikel 17 van de wet. Het doel is de nadere regels te bepalen van behandeling van de klachten; het wordt goedgekeurd door de Kamer van volksvertegenwoordigers en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad;
6. C. het Protocolakkoord betreffende de relaties tussen het College van de federale ombudsmannen en de federale administraties bij de behandeling van de klachten; het protocol werd afgesloten op 26 mei 1997 en wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden "het protocol";
D. voor wat de relatie betreft tussen het College van de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën is de nota van 31.12.1997, CD.200.01/26.710 van toepassing die de draagwijdte heeft van een algemene circulaire. Die nota gaat als bijlage.
N.B. : De vier voornoemde bronnen zijn integraal beschikbaar in de codificaties inzake personeelszaken van het Ministerie van Financiën; zij kunnen worden geconsulteerd op de CD ROM CODIPERS (CD 111.52 en 111.52 FIN).
III. HOE WORDT DE ADMINISTRATIE GEVAT ?
Bepaling van de ambtenaar waarvoor het klachtendossier bestemd is
7. Artikel 12, 3° van het reglement vermeldt, evenwel op een onrechtstreekse wijze en zonder dat hier een onbetwistbare regel kan worden uit afgeleid, in welke orde de ombudsmannen de verschillende ambtenaren contacteren die betrokken zijn bij een klacht :
8. De klachten doorlopen bij de ombudsmannen verschillende fasen. De ombudsmannen vermelden die fasen systematisch in hun briefwisseling zowel met de klager als met de betrokken federale administratieve overheid (reglement artikel 12).
Krachtens het protocol nemen de federale ombudsmannen, bij een vraag om informatie met betrekking tot een klacht en om de dossiers vlot te behandelen, direct contact op met de betrokken ambtenaar, of de voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar. Die dienst verschaft de gewenste inlichtingen (zie artikel 2). Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar.
In het kader van een dossier in onderzoeksfase waarbij een principekwestie aan de orde is of wanneer een ernstige disfunctie van de kant van de administratie of van een van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld (zie reglement artikel 12, 3°), of in het kader van een bemiddelingsvoorstel of een suggestie, bepaalt artikel 3 van het protocol dat de federale ombudsmannen de nuttige elementen van de klachten doorzenden aan de verantwoordelijke ambtenaar van de bevoegde dienst -en niet aan de ambtenaar die het dossier behandelt- met tegelijkertijd kopie aan de leidende ambtenaar.
Die dienst neemt de nodige maatregelen om op de gestelde vragen te antwoorden. Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale ombudsmannen contact op met de bevoegde administratiechef (voor de AOIF, zie punt 11 hierna) en sturen zij hiervan een kopie aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Financiën.
In de "officiële aanbevelingsfase" van een dossier (dat is de fase waarin de ombudsmannen op grond van artikel 14, derde lid van de wet de administratie uitdrukkelijk verzoeken de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze aan te passen) bepaalt artikel 12, 8° van het reglement dat de officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met kopie aan de verantwoordelijke minister. Indien dit noodzakelijk is, wordt die aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister met kopie aan de leidende ambtenaar, d.w.z. aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Financiën.
9. Alle diensten van de AOIF die tussenkomen, in welk opzicht ook, in het beheer van een dossier van een belastingschuldige of belastingplichtige, kunnen dus rechtstreeks een klachtendossier of bemiddelingsdossier van de federale ombudsmannen ontvangen.
Indien er zich bij de behandeling van een klacht problemen voordoen tussen de betrokken dienst en de ombudsman, dan legt de ombudsman dit probleem voor aan de bevoegde administratiechef, wat de FOD Financiën betreft, aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering, die via de voorzitter van het Directiecomité een beroep kan doen op de interne auditcel van de fiscale administraties (zie naar analogie nota van 31.12.1997 als bijlage).
Het schriftelijk karakter van de procedure
10. De procedure voor de contacten tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties met het oog op de behandeling van klachten is schriftelijk (protocol, artikel 2).
Niets belet evenwel de federale ombudsmannen om, met betrekking tot dezelfde klacht, bijkomend mondeling contact op te nemen met de bevoegde ambtenaar of dienst, zonder afbreuk te doen aan artikel 11 van de wet die hun bevoegdheid bepaalt (protocol, artikel 2).
Klacht betreffende de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit
11. De nota van 31.12.1997 schrijft voor dat een kopie van de klacht moet worden toegestuurd aan de Administrateur-generaal van de belastingen, d.w.z. in het kader van de FOD Financiën aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering (zie bijlage).
IV. DE BEVOEGDHEDEN VAN DE FEDERALE OMBUDSMANNEN
De onderzoeksbevoegdheden
12. Wanneer de federale ombudsmannen een klacht ontvangen betreffende handelingen of de werking van een federale administratieve overheid gaan ze na of de aangeklaagde werking of handelingen al of niet in overeenstemming zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur, met de billijkheid of de wettelijkheid (zie reglement, artikel 3). Dat onderzoek gebeurt objectief en onpartijdig en in alle onafhankelijkheid (reglement, artikel 9, 3°).
13. Om hun opdracht uit te voeren kent artikel 11 van de wet uitgebreide onderzoeksbevoegdheden toe aan de federale ombudsmannen. Daartoe kunnen zij :
Het bemiddelingsvoorstel
14. Het betreft de fase van behandeling van een dossier waarin de ombudsmannen een bemiddeling voorstellen of doen. Deze bemiddeling kan worden georganiseerd op basis van bilaterale contacten of in aanwezigheid van alle partijen.
Om het vertrouwelijk karakter van een bemiddeling te waarborgen, dat absoluut noodzakelijk is voor elke partij, worden de elementen van een bemiddelingsvoorstel slechts op papier gezet wanneer elke betrokken partij al deze elementen heeft aanvaard en mede ondertekend. Die elementen zijn bindend voor de betrokken partijen (reglement, artikel 12, 4°).
Voorstel
15. Het betreft de behandelingsfase van een dossier waarin de ombudsmannen aan de administratie het voorstel doen om de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze te wijzigen zonder reeds over te gaan tot een officiële aanbeveling in de zin van artikel 14, derde lid, van de wet (reglement, artikel 12, 7°).
De aanbevelingsbevoegdheid
16. De federale ombudsmannen kunnen elke aanbeveling die zij nuttig achten richten tot de administratieve overheid. In dat geval brengen zij de verantwoordelijke minister ervan op de hoogte (wet, artikel 14).
De officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met kopie aan de verantwoordelijke minister. Indien dit noodzakelijk is, wordt de aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister met kopie aan de leidende ambtenaar (reglement, artikel 12, 8°, protocol, artikel 6).
De federale ombudsmannen mogen aanbevelingen doen die evenwel niet bindend zijn; hun statuut van collaterale instelling met de Kamer van volksvertegenwoordigers zou dit overigens verbieden om reden van het principe van de scheiding der machten in het Belgisch institutioneel bestel. De nadruk ligt hierbij op de adviserende en dus niet beslissende bevoegdheid van de ombudsman (Parlementaire Stukken, Kamer, gewone zitting, 1993-1994, nr. 1436/7, blz. 2).
Vaststelling van overtredingen
17. Indien de ombudsmannen in de uitoefening van hun ambt een feit vaststellen dat een misdaad of een wanbedrijf kan opleveren, stellen zij overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering de procureur des Konings ervan in kennis (wet, artikel 12, 1 ste lid).
Indien zij in de uitoefening van hun ambt een feit vaststellen dat een tuchtvergrijp kan opleveren, verwittigen zij daarvan de bevoegde administratieve overheid (wet, artikel 12, 2 de lid).
V. INCIDENTEN TIJDENS DE PROCEDURE
De opschorting van het onderzoek van een klacht
18. Artikel 13 van de wet bepaalt dat het onderzoek van een klacht wordt opgeschort wanneer omtrent de feiten een beroep bij de rechtbank of een georganiseerd administratief beroep wordt ingesteld.
De indiening en het onderzoek van een klacht bij het College van de federale ombudsmannen schorsen noch stuiten de termijnen voor het instellen van beroepen bij de rechtbank of van georganiseerde administratieve beroepen (wet, artikel 13, 3 de lid).
De administratieve overheid stelt de ombudsmannen in kennis van het ingestelde beroep. In dat geval brengen de ombudsmannen de klager onverwijld op de hoogte van de opschorting van de behandeling van zijn klacht. De afdeling wetgeving van de Raad van State heeft verduidelijkt dat het gelijktijdig in gang zetten van een verzoeningsprocedure en van een geschilprocedure moet worden uitgesloten. "Inzonderheid staat het niet aan de quasi-parlementaire overheid om zelfs met het oog op verzoening tussenbeide te komen in het onderzoek van die beroepen" [Parl. Stukken, Kamer, G.Z. 1993-1994, nr. 1436/1, blz. 21, aangehaald door Professor Dr. Paul LEWALLE, "La médiation publique dans l'Etat de droit", en "L'ombudsman en Belgique après une décennie", la charte 2002, blz. 73).].
19. Het reglement omschrijft de opschorting van de behandeling als de eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de administratie wordt meegedeeld dat de ombudsmannen de klacht niet of niet meer kunnen behandelen omdat een jurisdictioneel beroep of een georganiseerd administratief beroep is ingesteld door een der betrokken partijen (reglement, artikel 12, 6°). Indien er op dat ogenblik voldoende informatie is om tot een evaluatie over te gaan, kunnen de ombudsmannen het functioneren van een federale administratieve overheid evalueren (wet, artikel 1).
De opschorting naar aanleiding van het indienen door de klager van een jurisdictioneel beroep of een georganiseerd administratief beroep betekent niet dat de zaak definitief aan de federale ombudsman onttrokken wordt. Zo doet de opschorting geen afbreuk aan de bevoegdheid van de federale ombudsmannen om eventueel tussen te komen op het niveau van de uitvoering van gerechtelijke beslissingen die definitief zijn geworden [Parl. Stukken, Kamer, G.Z. 1993-1994, nr. 1436/1, blz. 7. De ombudsmannen kunnen dan de uitvoering aanbevelen en bij volgehouden weigering hun bevindingen openbaar maken in hun verslag.].
Gelijktijdige parallelle tussenkomst
20. Artikel 10 van het reglement legt aan de klager op om zich te onthouden, persoonlijk of via een gemandateerde, tussen te komen bij de betrokken administratieve overheid, parallel met de tussenkomst van de ombudsmannen en zonder overleg met deze laatsten en dit zolang zij de zaak behandelen. Ingeval van een dergelijke parallelle tussenkomst kunnen de ombudsmannen een einde maken aan de behandeling van het dossier.
Vanaf het ogenblik dat een dienst van de AOIF, die belast is met het onderzoek van een klacht, toegezonden door bemiddeling van de ombudsmannen, het voorwerp is van een dergelijke parallelle tussenkomst, moet die dienst dat aan de federale ombudsmannen ter kennis brengen.
VI. DE VERPLICHTINGEN VAN DE AMBTENAREN
21. Correlatief met de hiervoor beschreven bevoegdheden, hebben de ambtenaren van de AOIF, die door tussenkomst van de federale ombudsmannen een zaak behandelen, de strikte verplichting om :
VII. PRAKTISCHE ORGANISATIE
22. Elke dienst waaraan een vraag, uitgaande van het College van federale ombudsmannen wordt gericht, staat in voor de behandeling van dit dossier :
VIII. BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN INZAKE INKOMSTENBELASTINGEN
24. Naar aanleiding van de bilaterale gesprekken die de AOIF heeft gevoerd met het College van de federale ombudsmannen, wordt de aandacht van de diensten gevestigd op de volgende punten.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen in het kader van de taxatieprocedure
25. Aangezien de federale ombudsmannen bevoegd zijn om klachten te onderzoeken met betrekking tot de handelingen of de werking van de federale administratieve overheden (cf. nr. 2 supra) kan een belanghebbende schriftelijk of mondeling bij de ombudsmannen een klacht indienen met betrekking tot de handelingen of de werking van de administratieve overheden (wet, artikel 8) in elk stadium van de taxatieprocedure, zelfs in de voorbereidende fase, voor zover natuurlijk belanghebbende vooraf contact gezocht heeft met die overheden teneinde genoegdoening te verkrijgen.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen in geval van een georganiseerd administratief beroep
26. Inzake inkomstenbelastingen is het georganiseerd administratief beroep beoogd in artikel 13 van de wet (zie nr. 16) het bezwaarschrift (art. 366, WIB 92) en de vraag om ambtshalve ontheffing (art. 376, WIB 92).
Niettegenstaande de opschorting van het onderzoek van de klacht door de federale ombudsmannen in geval van een georganiseerd administratief beroep (zie nr. 18 en 19), menen de federale ombudsmannen dat in sommige gevallen een bemiddeling kan worden geïntegreerd in het kader van het onderzoek van het administratief beroep. Dat is bijvoorbeeld het geval telkens het hun voorkomt dat de relaties tussen de belastingplichtigen en de administratie slecht verlopen, het contact is verbroken en ze denken de dialoog door hun tussenkomst te kunnen herstellen.
27. De AOIF heeft zich ten opzichte van de federale ombudsmannen verbonden om op een positieve manier de vragen om inlichtingen of informatie in te willigen, zelfs na het indienen van een administratief beroep door de belastingplichtige of zijn mandataris.
Van hun kant, zorgen de federale ombudsmannen er voor op een selectieve en voorzichtige manier gebruik te maken van hun tussenkomstmogelijkheid in het kader van een georganiseerd administratief beroep.
Indien de ambtenaar verantwoordelijk voor de door de vraag betrokken dienst meent dat het ten aanzien van een bijzonder geval nodig is de federale ombudsmannen in kennis te stellen van het bestaan van een administratief beroep dat het onderzoek van de klacht kan opschorten (wet, artikel 13, zie nr. 18), bijvoorbeeld indien de tussenkomst van de belastingplichtige noodzakelijk is voor het afsluiten van het onderzoek van het bezwaarschrift (cf. voorlegging van bewijsstukken van beroepskosten), neemt hij contact op met de Centrale diensten (Dir. IV/1 of IV/2), waarbij hij in een gemotiveerde nota zijn standpunt rechtvaardigt, om hun akkoord te krijgen om toepassing te maken van de beschikkingen van artikel 13 van de wet.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen na de beslissing van de directeur
28. Het beginsel van het definitief en onherroepelijk karakter van de beslissing van de directeur wordt bevestigd in artikel 375, § 1, lid 2, WIB 92, dat stelt dat de beslissing die ter kennis is gebracht van de belastingplichtige onherroepelijk is wanneer geen vordering is ingesteld bij de rechtbank van eerste aanleg binnen de daartoe voorgeschreven termijn (zie wat dat betreft nr. 75 en 77, circ. 18.09. 2000, Ci.RH.863/530.827).
Bijgevolg moet, in het geval dat het College van de federale ombudsmannen zou tussenkomen nadat de beslissing van de directeur werd genomen, dat College onmiddellijk in kennis worden gesteld van het bestaan van die beslissing en moet het eraan herinnerd worden dat die beslissing tot gevolg heeft dat het fiscaal geschil waarover de tussenkomst gaat, definitief onttrokken is aan de administratie. Alleen een voorziening voor de rechtbank van eerste aanleg kan de inhoud van die beslissing wijzigen.
Het spreekt vanzelf dat indien de ombudsmannen nieuwe elementen aanvoeren, die in aanmerking komen om aanvullende ontheffingen te rechtvaardigen of indien de administratie een vergissing in de beslissing vaststelt, die ontheffing door middel van besluiten op de inleidende zitting, alsook via de procedure van korte debatten, aan de rechter moeten worden voorgesteld (zie nr. 160, circ. 18.09.2000).
IX. BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN INZAKE DE BTW
29. Inzake de BTW, bestaat er geen georganiseerd administratief beroep. De administratieve beroepen zijn facultatief voor de BTW plichtigen. Ze vinden hoofdzakelijk hun oorsprong in de beschikkingen van de artikelen 84 en 84 bis van het Wetboek van de BTW :
Indien de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de dienst waarop de vraag betrekking heeft, meent dat het ten aanzien van een bijzonder geval nodig is de federale ombudsmannen in kennis te stellen van het bestaan van een administratief beroep dat het onderzoek van de klacht kan opschorten (wet, artikel 13, 16°) neemt hij contact op met de centrale diensten van de AOIF (Dir. IV/3 of IV/4) waarbij hij in een gemotiveerde nota zijn standpunt rechtvaardigt, om hun akkoord te krijgen om toepassing te maken van de beschikkingen van artikel 13 van de wet.
31. De BTW-plichtige heeft op administratief niveau de mogelijkheid om een vordering betreffende een geschil met de administratie in te dienen zowel bij de lokale controledienst als bij de gewestelijke directie, de centrale diensten of de Minister. Die procedure is facultatief voor de BTW-plichtige. Geen enkele wettelijke bepaling verplicht hem het geschil aan de administratie voor te leggen alvorens zich tot de rechtbank te richten. Diezelfde mogelijkheid bestaat voor een persoon die niet onderworpen is aan de BTW en die in conflict zou geraken met de administratie.
X. MOEILIJKHEDEN BIJ DE TOEPASSING EN DE INTERPRETATIE
32. De Centrale diensten van de AOIF staan geheel ter beschikking van de buitendiensten gedurende de beheersfase van de dossiers die werden geopend door een tussenkomst van de federale ombudsmannen.
Bovendien kan elke moeilijkheid betreffende de interpretatie van deze circulaire worden voorgelegd aan de Dir. IV/1 of IV/2 voor de punten 1 tot 28 en aan Dir. IV/3 of IV/4 voor de punten 29 tot 31.
In voorkomend geval zal het College van de federale ombudsmannen worden geraadpleegd.
XI. INWERKINGTREDING
33. Deze circulaire is onmiddellijk van toepassing.
De Administrateur-generaal
van de Belastingen en de Invordering,
J.M. DELPORTE
BIJLAGE
Nota van 31 december 1997, D.I.200.01/26710, betreffende
de relatie tussen de federale ombudsmannen en het
Ministerie van Financiën bij de behandeling van klachten
MINISTERIE VAN FINANCIEN 1000 Brussel, 31 december 1997
Algemeen Secretariaat Wetstraat 14
Algemene Diensten Tel. 02/233 80 42
Reglementeringen en Statuten
D.I. nr. 200.01/26.710
NOTA AAN DE ADMINISTRATIE- EN DIENSTCHEFS
BETREFT : Relatie tussen de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën bij de behandeling van klachten.
Als bijlage (zie D.I. 111.52 geel) wordt de tekst toegezonden van het protocol-akkoord van mei 1997 voor de relaties tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties bij de behandeling van klachten.
Dit protocol-akkoord dient gelezen te worden in het kader van artikel 14 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen (Belgisch Staatsblad van 7 april 1995) dat stelt dat de ombudsman een verzoenende rol speelt tussen de standpunten van de aanklagende burger en de betrokken dienst en het herstel moet betrachten van de vertrouwensrelatie tussen bestuur en bestuurde. De ombudsman wordt niet geacht op te treden als controle-orgaan van de administraties. Hij oefent een functie uit van bemiddelaar, met een adviserende bevoegdheid, om zo de dienstverlening aan de burger en de efficiëntie van de administratie te verbeteren.
Om deze doelstelling te bereiken, beschikt de ombudsman over bepaalde bevoegdheden, opgenomen in artikel 11 van bovenbedoelde wet van 22 maart 1995.
In de eerste plaats kan de ombudsman, bij de behandeling van een klacht of van een vraag om een dossier vlot te behandelen, een schriftelijke vraag om inlichtingen of om mededeling van bescheiden indienen bij de dienst waar de klacht van de burger zich situeert. Deze werkwijze wordt gevolgd indien het een zaak betreft waar de ombudsman zich vrij snel een duidelijk beeld kan vormen over de problemen die aan de grondslag hebben gelegen van de aan hem voorgelegde kwestie. Indien de informatie, die de ombudsman op deze wijze verkrijgt, onvoldoende blijkt te zijn om een advies op te stellen of een bemiddelingspoging te ondernemen, dan kan de ombudsman vervolgens ook mondeling contact opnemen met de betrokken dienst om aanvullende informatie te bekomen.
Naast de gewone schriftelijke vraag om inlichtingen of mededeling van bescheiden kan de ombudsman, indien het voor de behandeling van een klacht noodzakelijk blijkt, zelf een onderzoek instellen bij de betrokken dienst. Hij kan dan ter plaatse alle vaststellingen doen en de betrokken personen horen. Tijdens dit onderzoek of bij het opmaken van het voorstel van bemiddeling, stuurt de ombudsman alle nuttige elementen van de klacht voor antwoord door aan de verantwoordelijke ambtenaar van de betrokken dienst. Tegelijkertijd stuurt hij een kopie aan de bevoegde administratiechef. Indien de klacht betrekking heeft op de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit wordt bedoelde kopie toegestuurd aan de Administrateur-generaal van de belastingen.
Zowel bij de vraag om inlichtingen als bij het onderzoek, beschikt de betrokken dienst over een dwingende termijn van vijftien werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst, om schriftelijk te antwoorden. Indien de betrokken dienst in de onmogelijkheid is om binnen deze termijn te antwoorden, dan kan deze verlengd worden op voorwaarde evenwel dat de betrokken dienst de vraag om verlenging afdoende motiveert en binnen de initiële termijn van vijftien dagen aan de ombudsman meedeelt.
Indien er bij de behandeling van een klacht zich problemen voordoen tussen de betrokken dienst en de ombudsman, dan legt de ombudsman dit probleem voor aan de bevoegde administratiechef (wat de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit betreft, aan de Administrateur-generaal van de belastingen) en stuurt hij hiervan een kopie aan de Secretaris-generaal.
Bij het oplossen van speciale problemen kan de Secretaris-generaal of de Administrateur-generaal van de belastingen de interne auditcel van de fiscale administraties inschakelen.
Dit protocol-akkoord zal omstreeks mei 1998 het voorwerp uitmaken van een evaluatie om zo nodig te worden aangepast.
De Secretaris-generaal,
A. VAN de VOORDE
ADMINISTRATIE VAN DE ONDERNEMINGS- EN INKOMENSFISCALITEIT
Onderzoek van een klacht
Samenwerking met het College van de federale ombudsmannen
FEDERALE OMBUDSMAN
Bevoegdheid van de federale ombudsman
WET
Wet tot instelling van de federale ombudsmannen
Behandeling van de dossiers, overgezonden door de federale ombudsmannen
I. INLEIDING
1. De Wet van 22.03.1995, gepubliceerd in het BS van 7 april 1995, bladzijde 8741 en volgende, heeft twee federale ombudsmannen ingesteld in België, de ene Nederlandstalig, de andere Franstalig. De ombudsmannen treden op als college. Het College van ombudsmannen vormt een collaterale instelling met de Kamer van volksvertegenwoordigers.
2. De ombudsmannen hebben een drieledige taak, gedefinieerd in artikel 1 van de wet, te weten
1° klachten te onderzoeken over de werking van de federale administratieve overheden;3. Binnen het raam van de eerste opdracht kunnen de federale ombudsmannen klachten onderzoeken over de werking van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit, de Administratie der directe belastingen of de Administratie van de BTW, die hierna "de AOIF" worden genoemd. Ze spelen een verzoenende rol tussen de standpunten van de aanklagende burger en de betrokken dienst en moeten het herstel betrachten van de vertrouwensrelatie tussen bestuur en bestuurde.
2° op verzoek van de Kamer van volksvertegenwoordigers onderzoek in te stellen naar de werking van de federale administratieve diensten die ze aanwijst;
3° op basis van de bevindingen gedaan bij de uitvoering van de opdrachten bedoeld in 1° en 2°, aanbevelingen te doen en verslag uit te brengen over de werking van de administratieve overheden overeenkomstig de artikelen 14, 3de lid, en 15, 1e lid.
4. Deze circulaire heeft als doel het wettelijk en reglementair kader te schetsen waarbinnen de relaties tussen de federale ombudsmannen en de AOIF moeten plaatsvinden, alsook regels in te stellen met het oog op een uniforme behandeling van de dossiers die door de federale ombudsmannen aan de verschillende diensten van de AOIF worden overgezonden. Deze circulaire brengt bovendien onder de nummers 21 en volgende enkele bijzondere aandachtspunten ter sprake.
II. DE BRONNEN
5. Vier bronnen dragen bij tot het schetsen van de lijnen waarbinnen de relaties tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties aangaande de behandeling van de klachten moeten verlopen. Het betreft hier zowel bronnen van wetgevende of reglementaire aard als die welke voortvloeien uit de administratieve reglementen tussen het College van de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën (huidige FOD Financiën) :
A. de Wet van 22.3.1995 tot instelling van federale ombudsmannen; zij wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden : "de wet";
B. het huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen (Reglement van 19 november 1998, BS 27 januari 1999); het wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden "het reglement";
dit reglement is voorgeschreven bij artikel 17 van de wet. Het doel is de nadere regels te bepalen van behandeling van de klachten; het wordt goedgekeurd door de Kamer van volksvertegenwoordigers en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad;
6. C. het Protocolakkoord betreffende de relaties tussen het College van de federale ombudsmannen en de federale administraties bij de behandeling van de klachten; het protocol werd afgesloten op 26 mei 1997 en wordt in deze circulaire aangeduid met de woorden "het protocol";
D. voor wat de relatie betreft tussen het College van de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën is de nota van 31.12.1997, CD.200.01/26.710 van toepassing die de draagwijdte heeft van een algemene circulaire. Die nota gaat als bijlage.
N.B. : De vier voornoemde bronnen zijn integraal beschikbaar in de codificaties inzake personeelszaken van het Ministerie van Financiën; zij kunnen worden geconsulteerd op de CD ROM CODIPERS (CD 111.52 en 111.52 FIN).
III. HOE WORDT DE ADMINISTRATIE GEVAT ?
Bepaling van de ambtenaar waarvoor het klachtendossier bestemd is
7. Artikel 12, 3° van het reglement vermeldt, evenwel op een onrechtstreekse wijze en zonder dat hier een onbetwistbare regel kan worden uit afgeleid, in welke orde de ombudsmannen de verschillende ambtenaren contacteren die betrokken zijn bij een klacht :
- in de eerste plaats, de ambtenaar die het dossier behandelt;
- vervolgens, de voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar die in deze circulaire wordt aangeduid met de woorden "voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar";
- tenslotte, de leidende ambtenaar van de administratie; onder leidende ambtenaar wordt verstaan "de ambtenaar bekleed met de hoogste graad in een ministerieel departement of parastatale instelling, die onder de bevoegdheid valt van een lid van de federale regering" (zie protocol, artikel 1) d.w.z. binnen de FOD Financiën de voorzitter van het Directiecomité.
8. De klachten doorlopen bij de ombudsmannen verschillende fasen. De ombudsmannen vermelden die fasen systematisch in hun briefwisseling zowel met de klager als met de betrokken federale administratieve overheid (reglement artikel 12).
Krachtens het protocol nemen de federale ombudsmannen, bij een vraag om informatie met betrekking tot een klacht en om de dossiers vlot te behandelen, direct contact op met de betrokken ambtenaar, of de voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar. Die dienst verschaft de gewenste inlichtingen (zie artikel 2). Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar.
In het kader van een dossier in onderzoeksfase waarbij een principekwestie aan de orde is of wanneer een ernstige disfunctie van de kant van de administratie of van een van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld (zie reglement artikel 12, 3°), of in het kader van een bemiddelingsvoorstel of een suggestie, bepaalt artikel 3 van het protocol dat de federale ombudsmannen de nuttige elementen van de klachten doorzenden aan de verantwoordelijke ambtenaar van de bevoegde dienst -en niet aan de ambtenaar die het dossier behandelt- met tegelijkertijd kopie aan de leidende ambtenaar.
Die dienst neemt de nodige maatregelen om op de gestelde vragen te antwoorden. Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale ombudsmannen contact op met de bevoegde administratiechef (voor de AOIF, zie punt 11 hierna) en sturen zij hiervan een kopie aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Financiën.
In de "officiële aanbevelingsfase" van een dossier (dat is de fase waarin de ombudsmannen op grond van artikel 14, derde lid van de wet de administratie uitdrukkelijk verzoeken de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze aan te passen) bepaalt artikel 12, 8° van het reglement dat de officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met kopie aan de verantwoordelijke minister. Indien dit noodzakelijk is, wordt die aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister met kopie aan de leidende ambtenaar, d.w.z. aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Financiën.
9. Alle diensten van de AOIF die tussenkomen, in welk opzicht ook, in het beheer van een dossier van een belastingschuldige of belastingplichtige, kunnen dus rechtstreeks een klachtendossier of bemiddelingsdossier van de federale ombudsmannen ontvangen.
Indien er zich bij de behandeling van een klacht problemen voordoen tussen de betrokken dienst en de ombudsman, dan legt de ombudsman dit probleem voor aan de bevoegde administratiechef, wat de FOD Financiën betreft, aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering, die via de voorzitter van het Directiecomité een beroep kan doen op de interne auditcel van de fiscale administraties (zie naar analogie nota van 31.12.1997 als bijlage).
Het schriftelijk karakter van de procedure
10. De procedure voor de contacten tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties met het oog op de behandeling van klachten is schriftelijk (protocol, artikel 2).
Niets belet evenwel de federale ombudsmannen om, met betrekking tot dezelfde klacht, bijkomend mondeling contact op te nemen met de bevoegde ambtenaar of dienst, zonder afbreuk te doen aan artikel 11 van de wet die hun bevoegdheid bepaalt (protocol, artikel 2).
Klacht betreffende de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit
11. De nota van 31.12.1997 schrijft voor dat een kopie van de klacht moet worden toegestuurd aan de Administrateur-generaal van de belastingen, d.w.z. in het kader van de FOD Financiën aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering (zie bijlage).
IV. DE BEVOEGDHEDEN VAN DE FEDERALE OMBUDSMANNEN
De onderzoeksbevoegdheden
12. Wanneer de federale ombudsmannen een klacht ontvangen betreffende handelingen of de werking van een federale administratieve overheid gaan ze na of de aangeklaagde werking of handelingen al of niet in overeenstemming zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur, met de billijkheid of de wettelijkheid (zie reglement, artikel 3). Dat onderzoek gebeurt objectief en onpartijdig en in alle onafhankelijkheid (reglement, artikel 9, 3°).
13. Om hun opdracht uit te voeren kent artikel 11 van de wet uitgebreide onderzoeksbevoegdheden toe aan de federale ombudsmannen. Daartoe kunnen zij :
- ambtenaren of diensten waaraan zij in het kader van hun opdracht vragen richten, een dwingende termijn opleggen voor het beantwoorden van die vragen;
- ter plaatse alle vaststellingen doen;
- zich alle bescheiden of inlichtingen doen meedelen die zij nodig achten;
- alle betrokken personen horen;
- zich laten bijstaan door deskundigen;
- de personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, in het raam van het door de ombudsmannen ingestelde onderzoek, ontheffen van hun plicht tot geheimhouding.
Het bemiddelingsvoorstel
14. Het betreft de fase van behandeling van een dossier waarin de ombudsmannen een bemiddeling voorstellen of doen. Deze bemiddeling kan worden georganiseerd op basis van bilaterale contacten of in aanwezigheid van alle partijen.
Om het vertrouwelijk karakter van een bemiddeling te waarborgen, dat absoluut noodzakelijk is voor elke partij, worden de elementen van een bemiddelingsvoorstel slechts op papier gezet wanneer elke betrokken partij al deze elementen heeft aanvaard en mede ondertekend. Die elementen zijn bindend voor de betrokken partijen (reglement, artikel 12, 4°).
Voorstel
15. Het betreft de behandelingsfase van een dossier waarin de ombudsmannen aan de administratie het voorstel doen om de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze te wijzigen zonder reeds over te gaan tot een officiële aanbeveling in de zin van artikel 14, derde lid, van de wet (reglement, artikel 12, 7°).
De aanbevelingsbevoegdheid
16. De federale ombudsmannen kunnen elke aanbeveling die zij nuttig achten richten tot de administratieve overheid. In dat geval brengen zij de verantwoordelijke minister ervan op de hoogte (wet, artikel 14).
De officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met kopie aan de verantwoordelijke minister. Indien dit noodzakelijk is, wordt de aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister met kopie aan de leidende ambtenaar (reglement, artikel 12, 8°, protocol, artikel 6).
De federale ombudsmannen mogen aanbevelingen doen die evenwel niet bindend zijn; hun statuut van collaterale instelling met de Kamer van volksvertegenwoordigers zou dit overigens verbieden om reden van het principe van de scheiding der machten in het Belgisch institutioneel bestel. De nadruk ligt hierbij op de adviserende en dus niet beslissende bevoegdheid van de ombudsman (Parlementaire Stukken, Kamer, gewone zitting, 1993-1994, nr. 1436/7, blz. 2).
Vaststelling van overtredingen
17. Indien de ombudsmannen in de uitoefening van hun ambt een feit vaststellen dat een misdaad of een wanbedrijf kan opleveren, stellen zij overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering de procureur des Konings ervan in kennis (wet, artikel 12, 1 ste lid).
Indien zij in de uitoefening van hun ambt een feit vaststellen dat een tuchtvergrijp kan opleveren, verwittigen zij daarvan de bevoegde administratieve overheid (wet, artikel 12, 2 de lid).
V. INCIDENTEN TIJDENS DE PROCEDURE
De opschorting van het onderzoek van een klacht
18. Artikel 13 van de wet bepaalt dat het onderzoek van een klacht wordt opgeschort wanneer omtrent de feiten een beroep bij de rechtbank of een georganiseerd administratief beroep wordt ingesteld.
De indiening en het onderzoek van een klacht bij het College van de federale ombudsmannen schorsen noch stuiten de termijnen voor het instellen van beroepen bij de rechtbank of van georganiseerde administratieve beroepen (wet, artikel 13, 3 de lid).
De administratieve overheid stelt de ombudsmannen in kennis van het ingestelde beroep. In dat geval brengen de ombudsmannen de klager onverwijld op de hoogte van de opschorting van de behandeling van zijn klacht. De afdeling wetgeving van de Raad van State heeft verduidelijkt dat het gelijktijdig in gang zetten van een verzoeningsprocedure en van een geschilprocedure moet worden uitgesloten. "Inzonderheid staat het niet aan de quasi-parlementaire overheid om zelfs met het oog op verzoening tussenbeide te komen in het onderzoek van die beroepen" [Parl. Stukken, Kamer, G.Z. 1993-1994, nr. 1436/1, blz. 21, aangehaald door Professor Dr. Paul LEWALLE, "La médiation publique dans l'Etat de droit", en "L'ombudsman en Belgique après une décennie", la charte 2002, blz. 73).].
19. Het reglement omschrijft de opschorting van de behandeling als de eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de administratie wordt meegedeeld dat de ombudsmannen de klacht niet of niet meer kunnen behandelen omdat een jurisdictioneel beroep of een georganiseerd administratief beroep is ingesteld door een der betrokken partijen (reglement, artikel 12, 6°). Indien er op dat ogenblik voldoende informatie is om tot een evaluatie over te gaan, kunnen de ombudsmannen het functioneren van een federale administratieve overheid evalueren (wet, artikel 1).
De opschorting naar aanleiding van het indienen door de klager van een jurisdictioneel beroep of een georganiseerd administratief beroep betekent niet dat de zaak definitief aan de federale ombudsman onttrokken wordt. Zo doet de opschorting geen afbreuk aan de bevoegdheid van de federale ombudsmannen om eventueel tussen te komen op het niveau van de uitvoering van gerechtelijke beslissingen die definitief zijn geworden [Parl. Stukken, Kamer, G.Z. 1993-1994, nr. 1436/1, blz. 7. De ombudsmannen kunnen dan de uitvoering aanbevelen en bij volgehouden weigering hun bevindingen openbaar maken in hun verslag.].
Gelijktijdige parallelle tussenkomst
20. Artikel 10 van het reglement legt aan de klager op om zich te onthouden, persoonlijk of via een gemandateerde, tussen te komen bij de betrokken administratieve overheid, parallel met de tussenkomst van de ombudsmannen en zonder overleg met deze laatsten en dit zolang zij de zaak behandelen. Ingeval van een dergelijke parallelle tussenkomst kunnen de ombudsmannen een einde maken aan de behandeling van het dossier.
Vanaf het ogenblik dat een dienst van de AOIF, die belast is met het onderzoek van een klacht, toegezonden door bemiddeling van de ombudsmannen, het voorwerp is van een dergelijke parallelle tussenkomst, moet die dienst dat aan de federale ombudsmannen ter kennis brengen.
VI. DE VERPLICHTINGEN VAN DE AMBTENAREN
21. Correlatief met de hiervoor beschreven bevoegdheden, hebben de ambtenaren van de AOIF, die door tussenkomst van de federale ombudsmannen een zaak behandelen, de strikte verplichting om :
- een antwoord te verstrekken aan de federale ombudsmannen, binnen de termijn die door deze laatsten is voorgeschreven;
- aan de ombudsmannen of aan hun medewerkers toegang te geven tot de lokalen of tot de dossiers;
- hen alle gevraagde documenten te overhandigen;
- te antwoorden op alle vragen van de federale ombudsmannen om gehoord te worden;
- de federale ombudsmannen in kennis stellen van een gerechtelijk of administratief beroep dat door de klager werd ingediend en dit om de ombudsmannen in staat te stellen het onderzoek van een klacht op te schorten (zie evenwel nr. 27).
VII. PRAKTISCHE ORGANISATIE
22. Elke dienst waaraan een vraag, uitgaande van het College van federale ombudsmannen wordt gericht, staat in voor de behandeling van dit dossier :
- de betrokken dienst moet schriftelijk antwoorden binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf de ontvangst van elke vraag komende van de federale ombudsmannen, zonder afbreuk te doen aan het respecteren van kortere termijnen die door de federale ombudsmannen dwingend kunnen worden opgelegd met toepassing van de bepalingen van artikel 11, 1e lid van de wet (zie protocol, artikel 4);
- die termijn is in beginsel van dwingende aard zowel bij de vraag om inlichtingen als bij het door de ombudsmannen gevoerde onderzoek (zie nota van 31.12.1997 als bijlage);
- indien de termijn van 15 werkdagen onvoldoende blijkt om te antwoorden, dan kan deze worden verlengd na akkoord van de federale ombudsmannen; daartoe motiveert de betrokken dienst de vraag om verlenging afdoende en deelt die mee aan de ombudsman binnen de initiële termijn van vijftien dagen (protocol, artikel 4);
- elke betrokken dienst stuurt zonder verwijl een kopie van de klacht aan de Administrateur-generaal van de belastingen (zie nr. 11) d.w.z. in het kader van de FOD Financiën aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering.
- de klacht betrekking heeft op feiten die zich meer dan een jaar vóór het indienen van de klacht hebben voorgedaan (wet, artikel 9, 1ste lid, 2°);
- de belanghebbende vooraf geen contact heeft gezocht met de administratieve overheid om genoegdoening te verkrijgen (wet, artikelen 8, 2de lid en 9, 2de lid, 2°).
VIII. BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN INZAKE INKOMSTENBELASTINGEN
24. Naar aanleiding van de bilaterale gesprekken die de AOIF heeft gevoerd met het College van de federale ombudsmannen, wordt de aandacht van de diensten gevestigd op de volgende punten.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen in het kader van de taxatieprocedure
25. Aangezien de federale ombudsmannen bevoegd zijn om klachten te onderzoeken met betrekking tot de handelingen of de werking van de federale administratieve overheden (cf. nr. 2 supra) kan een belanghebbende schriftelijk of mondeling bij de ombudsmannen een klacht indienen met betrekking tot de handelingen of de werking van de administratieve overheden (wet, artikel 8) in elk stadium van de taxatieprocedure, zelfs in de voorbereidende fase, voor zover natuurlijk belanghebbende vooraf contact gezocht heeft met die overheden teneinde genoegdoening te verkrijgen.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen in geval van een georganiseerd administratief beroep
26. Inzake inkomstenbelastingen is het georganiseerd administratief beroep beoogd in artikel 13 van de wet (zie nr. 16) het bezwaarschrift (art. 366, WIB 92) en de vraag om ambtshalve ontheffing (art. 376, WIB 92).
Niettegenstaande de opschorting van het onderzoek van de klacht door de federale ombudsmannen in geval van een georganiseerd administratief beroep (zie nr. 18 en 19), menen de federale ombudsmannen dat in sommige gevallen een bemiddeling kan worden geïntegreerd in het kader van het onderzoek van het administratief beroep. Dat is bijvoorbeeld het geval telkens het hun voorkomt dat de relaties tussen de belastingplichtigen en de administratie slecht verlopen, het contact is verbroken en ze denken de dialoog door hun tussenkomst te kunnen herstellen.
27. De AOIF heeft zich ten opzichte van de federale ombudsmannen verbonden om op een positieve manier de vragen om inlichtingen of informatie in te willigen, zelfs na het indienen van een administratief beroep door de belastingplichtige of zijn mandataris.
Van hun kant, zorgen de federale ombudsmannen er voor op een selectieve en voorzichtige manier gebruik te maken van hun tussenkomstmogelijkheid in het kader van een georganiseerd administratief beroep.
Indien de ambtenaar verantwoordelijk voor de door de vraag betrokken dienst meent dat het ten aanzien van een bijzonder geval nodig is de federale ombudsmannen in kennis te stellen van het bestaan van een administratief beroep dat het onderzoek van de klacht kan opschorten (wet, artikel 13, zie nr. 18), bijvoorbeeld indien de tussenkomst van de belastingplichtige noodzakelijk is voor het afsluiten van het onderzoek van het bezwaarschrift (cf. voorlegging van bewijsstukken van beroepskosten), neemt hij contact op met de Centrale diensten (Dir. IV/1 of IV/2), waarbij hij in een gemotiveerde nota zijn standpunt rechtvaardigt, om hun akkoord te krijgen om toepassing te maken van de beschikkingen van artikel 13 van de wet.
Tussenkomst van de federale ombudsmannen na de beslissing van de directeur
28. Het beginsel van het definitief en onherroepelijk karakter van de beslissing van de directeur wordt bevestigd in artikel 375, § 1, lid 2, WIB 92, dat stelt dat de beslissing die ter kennis is gebracht van de belastingplichtige onherroepelijk is wanneer geen vordering is ingesteld bij de rechtbank van eerste aanleg binnen de daartoe voorgeschreven termijn (zie wat dat betreft nr. 75 en 77, circ. 18.09. 2000, Ci.RH.863/530.827).
Bijgevolg moet, in het geval dat het College van de federale ombudsmannen zou tussenkomen nadat de beslissing van de directeur werd genomen, dat College onmiddellijk in kennis worden gesteld van het bestaan van die beslissing en moet het eraan herinnerd worden dat die beslissing tot gevolg heeft dat het fiscaal geschil waarover de tussenkomst gaat, definitief onttrokken is aan de administratie. Alleen een voorziening voor de rechtbank van eerste aanleg kan de inhoud van die beslissing wijzigen.
Het spreekt vanzelf dat indien de ombudsmannen nieuwe elementen aanvoeren, die in aanmerking komen om aanvullende ontheffingen te rechtvaardigen of indien de administratie een vergissing in de beslissing vaststelt, die ontheffing door middel van besluiten op de inleidende zitting, alsook via de procedure van korte debatten, aan de rechter moeten worden voorgesteld (zie nr. 160, circ. 18.09.2000).
IX. BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN INZAKE DE BTW
29. Inzake de BTW, bestaat er geen georganiseerd administratief beroep. De administratieve beroepen zijn facultatief voor de BTW plichtigen. Ze vinden hoofdzakelijk hun oorsprong in de beschikkingen van de artikelen 84 en 84 bis van het Wetboek van de BTW :
a) artikel 84 bepaalt dat "de moeilijkheden inzake de heffing van de belasting die vóór het inleiden van een rechtsgeding ontstaan worden opgelost door de Minister van Financiën. De Minister van Financiën treft met de belastingschuldigen dadingen, voor zover die niet leiden tot vrijstelling of vermindering van belastingen. Binnen de door de wet gestelde grenzen, wordt het bedrag van de proportionele fiscale boeten vastgesteld in dit Wetboek of in de ter uitvoering ervan genomen besluiten, bepaald volgens een schaal waarvan de trappen door de Koning worden vastgesteld";30. Inzake BTW kan elke belanghebbende schriftelijk of mondeling klacht indienen bij de ombudsmannen met betrekking tot de handelingen of de werking van de administratieve overheden (wet artikel 8).
b) artikel 84 bis bepaalt dat "in bijzondere gevallen de bevoegde gewestelijke directeur van de belasting over de toegevoegde waarde, registratie en domeinen, onder door hem bepaalde voorwaarden, vrijstelling mag verlenen voor alle in artikel 91, §§1 en 2 bedoelde intresten of voor een deel ervan".
Indien de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de dienst waarop de vraag betrekking heeft, meent dat het ten aanzien van een bijzonder geval nodig is de federale ombudsmannen in kennis te stellen van het bestaan van een administratief beroep dat het onderzoek van de klacht kan opschorten (wet, artikel 13, 16°) neemt hij contact op met de centrale diensten van de AOIF (Dir. IV/3 of IV/4) waarbij hij in een gemotiveerde nota zijn standpunt rechtvaardigt, om hun akkoord te krijgen om toepassing te maken van de beschikkingen van artikel 13 van de wet.
31. De BTW-plichtige heeft op administratief niveau de mogelijkheid om een vordering betreffende een geschil met de administratie in te dienen zowel bij de lokale controledienst als bij de gewestelijke directie, de centrale diensten of de Minister. Die procedure is facultatief voor de BTW-plichtige. Geen enkele wettelijke bepaling verplicht hem het geschil aan de administratie voor te leggen alvorens zich tot de rechtbank te richten. Diezelfde mogelijkheid bestaat voor een persoon die niet onderworpen is aan de BTW en die in conflict zou geraken met de administratie.
X. MOEILIJKHEDEN BIJ DE TOEPASSING EN DE INTERPRETATIE
32. De Centrale diensten van de AOIF staan geheel ter beschikking van de buitendiensten gedurende de beheersfase van de dossiers die werden geopend door een tussenkomst van de federale ombudsmannen.
Bovendien kan elke moeilijkheid betreffende de interpretatie van deze circulaire worden voorgelegd aan de Dir. IV/1 of IV/2 voor de punten 1 tot 28 en aan Dir. IV/3 of IV/4 voor de punten 29 tot 31.
In voorkomend geval zal het College van de federale ombudsmannen worden geraadpleegd.
XI. INWERKINGTREDING
33. Deze circulaire is onmiddellijk van toepassing.
De Administrateur-generaal
van de Belastingen en de Invordering,
J.M. DELPORTE
BIJLAGE
Nota van 31 december 1997, D.I.200.01/26710, betreffende
de relatie tussen de federale ombudsmannen en het
Ministerie van Financiën bij de behandeling van klachten
MINISTERIE VAN FINANCIEN 1000 Brussel, 31 december 1997
Algemeen Secretariaat Wetstraat 14
Algemene Diensten Tel. 02/233 80 42
Reglementeringen en Statuten
D.I. nr. 200.01/26.710
NOTA AAN DE ADMINISTRATIE- EN DIENSTCHEFS
BETREFT : Relatie tussen de federale ombudsmannen en het Ministerie van Financiën bij de behandeling van klachten.
Als bijlage (zie D.I. 111.52 geel) wordt de tekst toegezonden van het protocol-akkoord van mei 1997 voor de relaties tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties bij de behandeling van klachten.
Dit protocol-akkoord dient gelezen te worden in het kader van artikel 14 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen (Belgisch Staatsblad van 7 april 1995) dat stelt dat de ombudsman een verzoenende rol speelt tussen de standpunten van de aanklagende burger en de betrokken dienst en het herstel moet betrachten van de vertrouwensrelatie tussen bestuur en bestuurde. De ombudsman wordt niet geacht op te treden als controle-orgaan van de administraties. Hij oefent een functie uit van bemiddelaar, met een adviserende bevoegdheid, om zo de dienstverlening aan de burger en de efficiëntie van de administratie te verbeteren.
Om deze doelstelling te bereiken, beschikt de ombudsman over bepaalde bevoegdheden, opgenomen in artikel 11 van bovenbedoelde wet van 22 maart 1995.
In de eerste plaats kan de ombudsman, bij de behandeling van een klacht of van een vraag om een dossier vlot te behandelen, een schriftelijke vraag om inlichtingen of om mededeling van bescheiden indienen bij de dienst waar de klacht van de burger zich situeert. Deze werkwijze wordt gevolgd indien het een zaak betreft waar de ombudsman zich vrij snel een duidelijk beeld kan vormen over de problemen die aan de grondslag hebben gelegen van de aan hem voorgelegde kwestie. Indien de informatie, die de ombudsman op deze wijze verkrijgt, onvoldoende blijkt te zijn om een advies op te stellen of een bemiddelingspoging te ondernemen, dan kan de ombudsman vervolgens ook mondeling contact opnemen met de betrokken dienst om aanvullende informatie te bekomen.
Naast de gewone schriftelijke vraag om inlichtingen of mededeling van bescheiden kan de ombudsman, indien het voor de behandeling van een klacht noodzakelijk blijkt, zelf een onderzoek instellen bij de betrokken dienst. Hij kan dan ter plaatse alle vaststellingen doen en de betrokken personen horen. Tijdens dit onderzoek of bij het opmaken van het voorstel van bemiddeling, stuurt de ombudsman alle nuttige elementen van de klacht voor antwoord door aan de verantwoordelijke ambtenaar van de betrokken dienst. Tegelijkertijd stuurt hij een kopie aan de bevoegde administratiechef. Indien de klacht betrekking heeft op de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit wordt bedoelde kopie toegestuurd aan de Administrateur-generaal van de belastingen.
Zowel bij de vraag om inlichtingen als bij het onderzoek, beschikt de betrokken dienst over een dwingende termijn van vijftien werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst, om schriftelijk te antwoorden. Indien de betrokken dienst in de onmogelijkheid is om binnen deze termijn te antwoorden, dan kan deze verlengd worden op voorwaarde evenwel dat de betrokken dienst de vraag om verlenging afdoende motiveert en binnen de initiële termijn van vijftien dagen aan de ombudsman meedeelt.
Indien er bij de behandeling van een klacht zich problemen voordoen tussen de betrokken dienst en de ombudsman, dan legt de ombudsman dit probleem voor aan de bevoegde administratiechef (wat de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit betreft, aan de Administrateur-generaal van de belastingen) en stuurt hij hiervan een kopie aan de Secretaris-generaal.
Bij het oplossen van speciale problemen kan de Secretaris-generaal of de Administrateur-generaal van de belastingen de interne auditcel van de fiscale administraties inschakelen.
Dit protocol-akkoord zal omstreeks mei 1998 het voorwerp uitmaken van een evaluatie om zo nodig te worden aangepast.
De Secretaris-generaal,
A. VAN de VOORDE
Bron: FisconetPlus