Circulaire nr. Ci.RH.26/567.400 (AOIF 16/2006) d.d. 11.05.2006
VRIJGESTELDE GIFT
Erkenning van de instellingen
Gift in geld
Procedure en voorwaarden voor de erkenning van instellingen die gemachtigd willen worden kwijtschriften uit te reiken voor giften in geld. - Nieuwe richtlijnen ter zake die hun oorsprong in de voorstellen van de Contactgroep - giften vinden.
Aan alle ambtenaren van de niveaus A, B en C.
I. INLEIDING
Omdat de huidige regels en voorwaarden inzake de erkenning van instellingen, in het kader van de fiscale aftrek van giften in geld, in de praktijk herhaaldelijk aanleiding tot problemen en vertragingen tijdens de behandeling van de aanvragen om erkenning geven, heeft de Minister van Financiën de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit (AOIF) gevraagd om een werkgroep op te richten met de opdracht de knelpunten te inventariseren, te onderzoeken en voorstellen te formuleren om ze op te lossen.
Deze werkgroep, de Contactgroep - giften, bestaat uit vertegenwoordigers van instellingen uit de sectoren van het wetenschappelijk onderzoek, het maatschappelijk welzijn en van de ontwikkelingssamenwerking, vertegenwoordigers van de voogdijdepartementen die bij de erkenning betrokken zijn en vertegenwoordigers van de Federale overheidsdienst Financiën.
De Contactgroep - giften heeft 12 knelpunten onderzocht en de resultaten van zijn werkzaamheden opgenomen in een rapport dd. 21.10.2002.
Dit rapport werd ook gepubliceerd op de webstek van de Federale belastingadministraties, Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit : http://www.fiscus.fgov.be/interfaoifnl/Giften/inleiding.htm. Het kan dus via het Internet of het Intranet geraadpleegd en gedownloaded worden.
Naast de resultaten van het onderzoek en voorstellen om de knelpunten op te lossen, bevat het rapport ook een opgave van de te ondernemen acties om de voorstellen te verwezenlijken.
Die acties bestaan ofwel uit administratieve maatregelen die op korte termijn kunnen worden gerealiseerd ofwel uit wijzigingen van het KB/WIB 92 of het WIB 92 waarvoor een langere realisatietermijn nodig is.
De Minister van Financiën heeft zich korte tijd na de presentatie van het rapport akkoord verklaard met het merendeel van de voorstellen op korte termijn.
II. DRAAGWIJDTE
De goedgekeurde voorstellen hebben betrekking op de volgende onder¬werpen :
1. de kosten van algemeen beheer :
3. de voorafgaande mededeling aan de instelling in geval van ongunstige vaststellingen;
4. de motivering van de beslissingen tot afwijzing en van de beslissingen tot erkenning voor een beperkte termijn;
5. het dubbele onderzoek van de erkenningsaanvragen;
6. de bespoediging van de behandeling van de aanvragen om erkenning;
7. de begrippen (interpretatie van de categorieën, van de activiteiten en van het begrip bijstand aan personen);
8. de subsidiëring (giften die een erkende instelling aanwendt voor eigen afdelingen of projecten; giften die een erkende instelling aanwendt voor eigen projecten waarvan ze de uitvoering uitbesteedt aan een niet-erkende instelling).
Deze onderwerpen worden in het rapport behandeld, in hoofdstuk VIII, "Onderzoek", op blz. 44 en volgende.
Deze circulaire geeft in grote lijnen de nieuwe richtlijnen ter zake weer.
III. NIEUWE RICHTLIJNEN
A. Kosten van algemeen beheer
1. Interpretatie van de notie (rapport, hoofdstuk VIII, § 1.A, blz. 45)
De kosten van algemeen beheer mogen volgens het KB/WIB 92 niet meer bedragen dan 20% van de bestaansmiddelen van alle aard, vooraf verminderd met die welke voorkomen van andere erkende instellingen.
Daar het WIB 92, het KB/WIB 92, noch de wet op de boekhouding een definitie van de kosten van algemeen beheer bevatten, moet in de praktijk aan de hand van de omstandigheden waarin de instelling haar werkzaamheden verricht, worden uitgemaakt of en in welke mate bepaalde uitgaven als kosten van algemeen beheer moeten worden aangemerkt.
Gelet op de verscheidenheid van toestanden gaat het dus essentieel om een feitenkwestie.
De notie kosten van algemeen beheer zal met ruim begrip worden geïnterpreteerd, om eindeloze discussies, inzonderheid m.b.t. de gemengde kosten, te vermijden.
2. Publiciteitskosten en kosten voor fondsenwerving (rapport, hoofdstuk VIII, § 1. B, blz. 47)
De grens van 20% geldt alleen voor de beheerskosten. De publiciteitskosten en de kosten voor fondsenwerving worden echter niet als beheerskosten gekwalificeerd. Hoge publiciteitskosten en kosten voor fondsenwerving, naast de beheerskosten die maximum 20% mogen bedragen, zijn echter moeilijk te rechtvaardigen t.o.v. initiële bedoelingen van de wetgever.
In afwachting van een eventuele uitdrukkelijke wettelijke regeling ter zake, o. a. wat de invoering van een grens betreft, werd overeengekomen dat de kosten voor publiciteit en fondsenwerving gemiddeld maximum 30 % van de ontvangen giften zullen mogen bedragen.
Om dat percentage te berekenen wordt uitgegaan van :
De beheerskosten, die maximum 20 % van de bestaansmiddelen mogen bedragen, worden dus niet in aanmerking genomen bij de berekening van de grens van 30 %.
Het betreft een tolerantie, waardoor eventuele overschrijdingen van die grens in het ene jaar kunnen worden gecompenseerd met de mindere kosten in een ander jaar. Dit is inzonderheid van belang voor instellingen die in het ene jaar veel campagnekosten maken, die pas in een later jaar inkomsten (giften) opleveren.
Daar in de huidige stand van het WIB 92 en van het KB/WIB 92 een afwijzing van de aanvraag om erkenning niet mogelijk is indien de grens van 30 % wordt overschreden, zal in dat geval een erkenning worden verleend die tot 2 jaar is beperkt.
3. Tolerantie bij overschrijding van de grens van 20 % (rapport, hoofdstuk VIII, § 1.D, blz. 52)
Indien een instelling, die doorgaans de grens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer respecteert, die grens occasioneel in geringe mate of ingevolge uitzonderlijke omstandigheden overschrijdt, zal een beperkte erkenning voor 2 jaar worden verleend.
Er is onder meer sprake van uitzonderlijke omstandigheden :
Bij het indienen van een aanvraag om erkenning moet de instelling er zich schriftelijk toe verbinden o.a. niet meer dan 20 % van haar bestaansmiddelen te besteden aan kosten van algemeen beheer.
Bij die aanvraag moet ook een afschrift van de rekening van de ontvangsten en uitgaven van het laatst afgesloten boekjaar en van de begroting van het lopende boekjaar worden gevoegd.
In de praktijk wordt meestal aan de hand van de rekeningen van de twee laatste boekjaren onderzocht of de grens van 20 % betreffende de kosten van algemeen beheer wordt gerespecteerd omdat, op het ogenblik dat het onderzoek wordt gevoerd, het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft normaal gesproken immers reeds afgesloten is.
Die administratieve praktijk wordt voortaan de norm.
Bijgevolg zal de taxatiedienst aan de hand van de rekeningen van de laatste 2 jaren nagaan of de maximumgrens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer niet wordt overschreden.
Indien het om recentelijk opgerichte instellingen gaat, zal het onderzoek op basis van de begroting gebeuren.
B. Exclusiviteitvoorwaarde inzake het verrichten van de werkzaamheden (rapport, hoofdstuk VIII, § 3, blz. 61)
Een instelling kan in principe alleen worden erkend wanneer haar werkzaamheden uitsluitend zijn gericht op :
Er kan echter in de volgende omstandigheden worden aanvaard dat een instelling activiteiten verricht die betrekking hebben op verschillende domeinen.
Deze activiteiten moeten overwegend betrekking hebben op domeinen die, overeenkomstig de huidige bepalingen van het WIB 92 en het KB/WIB 92, afzonderlijk voor een erkenning in aanmerking komen.
Met overwegend wordt bedoeld dat het aandeel van die erkenbare activiteiten ten minste 70 % moet bedragen van het geheel van de activiteiten van de instelling.
Een instelling mag ook activiteiten verrichten die geen betrekking hebben op die domeinen, maar enkel in bijkomende orde en voor zover die activiteiten in het verlengde van de hoofdactiviteiten liggen.
De bijkomende activiteiten worden beschouwd als "in het verlengde van de hoofdactiviteiten" indien ze relevant zijn in het kader van de hoofdactiviteiten.
Gevolgen op het vlak van het onderzoek van de aanvragen
Daar het principe van één erkenning van de instelling voor het geheel van de activiteiten wordt behouden, houdt wat voorafgaat in dat elke voogdijminister zich over de hoofdactiviteiten waarvoor hij bevoegd is moet uitspreken en beoordelen of de andere activiteiten een bijkomend karakter hebben en in het verlengde van die hoofdactiviteiten liggen.
Ten einde de controle van de nieuwe voorwaarden inzake het verrichten van de activiteiten mogelijk te maken, zal de instelling de inkomsten en uitgaven i.v.m. de verschillende hoofd- en bijkomende activiteiten die ze verricht, afdoende moeten afzonderen, inzonderheid op administratief en boekhoudkundig vlak of moet ze die inkomsten en uitgaven afdoende detailleren.
De voorwaarden waarvoor voornamelijk de belastingadministratie bevoegd is (de afwezigheid van winstoogmerk, de grens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer, enz.), zullen globaal voor de gehele instelling en niet per activiteitsdomein moeten worden beoordeeld. Enkel rechtspersonen komen immers in aanmerking voor een erkenning en niet een bepaalde afzonderlijke activiteit die ze verricht.
Gevolgen op het vlak van de toekenning van de erkenning
Aangezien de rechtspersoon in zijn geheel wordt erkend en niet één van haar activiteitsdomeinen, moet de erkenningaanvraag worden afgewezen indien één van de voogdijministers een negatieve beslissing uitbrengt.
De beslissing tot erkenning betekend door de Minister van Financiën zal enkel de hoofdactiviteiten vermelden waarop de erkenning betrekking heeft.
De activiteiten die in bijkomende orde mogen worden verricht en die in het verlengde van de hoofdactiviteiten moeten liggen zullen dus niet afzonderlijk worden vermeld. De toegekende erkenning impliceert dus ook dat bijkomende activiteiten, die in het verlengde van de hoofdactiviteit liggen, mogen worden verricht.
Opmerking
De voorafgaande regels kunnen enkel worden toegepast op instellingen die activiteiten verrichten in domeinen waarvoor thans de erkenning bij ministeriële beslissing wordt toegekend.
Dit betekent dat een combinatie van activiteiten waarvoor een erkenning bij ministeriële beslissing wordt verleend met activiteiten waarvoor een erkenning bij KB wordt toegekend (culturele instellingen, instellingen voor het behoud of de zorg voor monumenten en landschappen) in de huidige stand van het WIB 92 en KB/WIB 92 niet mogelijk is.
C. Voorafgaande mededeling aan de instelling in geval van ongunstige vaststellingen (rapport, hoofdstuk VIII, § 5, blz. 69)
Wanneer het onderzoek van de plaatselijke belastingdienst uitwijst dat één van de erkenningvoorwaarden niet is vervuld, moet die belastingdienst de instelling omtrent de redenen daarvan inlichten en haar de mogelijkheid bieden om haar opmerkingen daartegen in te brengen (cf. nr. 104/85, laatste lid, Com.IB 92).
Deze verplichting wordt uitdrukkelijk in herinnering gebracht bij elke opdracht tot onderzoek die de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF aan de plaatselijke belastingdiensten geven.
Die stelregel kadert in de regels van behoorlijk bestuur en de motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
De Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF volgt dezelfde lijn wanneer het onderzoek dat zij verricht aantoont dat één van de erkenningvoorwaarden niet is vervuld .
De voogdijdepartementen worden formeel gevraagd om voortaan de betrokken instelling in kennis te stellen van de resultaten van hun onderzoek wanneer daaruit blijkt dat bepaalde voorwaarden voor de erkenning niet zijn vervuld en de instelling de mogelijkheid te bieden daartegen te reageren, voordat de resultaten van het onderzoek aan de voogdijminister of staatssecretaris zullen worden medegedeeld en alleszins voordat de Minister van Financiën de eindbeslissing aan de instelling meedeelt.
D. De motivering van de beslissingen tot afwijzing en van de beslissingen tot toekenning van een erkenning voor een beperkte termijn (rapport, hoofdstuk VIII, § 6, blz. 71)
Een afwijzende beslissing die gebaseerd is op bevindingen van de fiscale administratie, wordt reeds sedert geruime tijd gemotiveerd.
Dezelfde stelregel is overeengekomen wanneer een afwijzende beslissing is gebaseerd op de bevindingen van het voogdijdepartement.
Bovendien moet het gemeenschappelijke karakter van een afwijzende beslissing afdoende blijken uit de eindbeslissing die door de Minister van Financiën wordt ondertekend.
Indien de erkenning wordt toegekend, maar voor een termijn korter dan de 2, 4 of 6 jaar waarvan sprake in het bericht bekendgemaakt in het BS van 26.01.2001, dient die beperking ook te worden gemotiveerd.
Bij een erkenning voor 2 of 4 jaar, overeenkomstig de algemene regel opgenomen in het bedoelde bericht, volstaat het om naar die algemene regel te verwijzen.
E. Dubbel onderzoek van de erkenningsaanvragen (rapport, hoofdstuk VIII, § 7, blz. 73)
De erkenning wordt verleend door de Minister van Financiën en de voogdijminister of staatssecretaris of bij koninklijk besluit op voordracht van de Minister van Financiën, na gemotiveerd advies van de voogdijminister.
Gelet op het federale karakter van de belastingwetgeving en van de budgettaire last van de belastingaftrek van giften, blijft dit basisprincipe behouden.
Een onderzoek door de belastingadministratie en door het voogdijdepar¬tement, elk met een eigen doelstelling, blijft dus aangewezen.
De belastingadministratie zal dus de aanvragen naar de voogdijdepar¬tementen blijven doorsturen.
De voogdijministers of staatssecretarissen zullen een beslissing nemen of een advies uitbrengen op basis van :
Gelet op de regels van behoorlijk bestuur, moeten de aanvragen om erkenning binnen een redelijke termijn worden afgehandeld.
Om de legitieme verwachtingen van de instellingen ter zake tegemoet te komen, werden organisatorische maatregelen getroffen op het niveau van de Beleidscel van de Minister van Financiën en van de centrale diensten van de AOIF en werd de maximale periode waarvoor een erkenning kan worden toegestaan, van 3 tot 6 jaar uitgebreid (KB 16.10.2000, BS 09.11.2000; bericht bekendgemaakt in BS 26.01.2001).
Bovendien, werden de volgende maatregelen getroffen :
1. Onvolledige aanvragen
Bij ontvangst van de aanvraag verifieert de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF de aanvraag onmiddellijk op de volledigheid en doet eventueel het nodige om ze onmiddellijk te laten vervolledigen.
2. Termijn voor het indienen van de verificatieverslag
De termijn van 1 maand en 15 dagen bedoeld in het nr. 104/85, Com.IB 92, voor het indienen van de verificatieverslag, is, rekening houdend met het onderzoek dat ter plaatse moet worden ingesteld en met de tegenstelbaarheid van de onderzoeks¬resultaten (zie punt C) niet langer realistisch en wordt om die reden meestal ruim overschreden. Om die overschrijding te beperken wordt een nieuwe haalbare termijn van 3 maanden ingesteld.
Het spreekt voor zich dat deze termijn, met het oog op een snelle behandeling van de aanvragen, zo stipt mogelijk moet worden nageleefd.
Daartoe dient de taxatiedienst bij ontvangst van het dossier onmiddellijk een summiere verificatie door te voeren aan de hand van de aanvraag en de daarbij gevoegde documenten. Zonodig moeten de ontbrekende inlichtingen onmiddellijk worden opgevraagd bij de instelling, waarna zo snel mogelijk een afspraak dient te worden gemaakt voor het grondig onderzoek ter plaatse.
Om onnodige herinneringen te vermijden, moet de taxatiedienst de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF verwittigen van een eventuele vertraging en van de redenen daarvan.
Het bijhouden van een inventaris, waarin al de stappen van het onderzoek chronologisch worden opgetekend, is ter zake ten zeerste aangewezen ter verantwoording van eventuele vertragingen.
3. Bijvoegen van het fiscaal dossier
De richtlijnen van het nr. 104/85, 2de lid, Com.IB 92, bepalen dat het fiscaal dossier bij het verificatieverslag moet worden gevoegd.
Voortaan moet de taxatiedienst het fiscaal dossier enkel bijvoegen indien de verificatie problemen aan het licht heeft gebracht.
4. Contacten tussen de voogdijdepartementen en de taxatiediensten
Het kan nuttig zijn dat de voogdijdepartementen met de taxatiediensten contact kunnen opnemen en omgekeerd.
De Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF zal de coördinaten van de bevoegde taxatiedienst vermelden in de brief aan het voogdijdepartement waarin de medebeslissing of het gemotiveerd advies wordt gevraagd.
Het bulletin aan de taxatiedienst zal anderzijds ook de coördinaten vermelden van het (de) voogdijdepartement(en).
G. Begrippen (rapport, hoofdstuk VIII, § 10, blz. 81)
Sommige begrippen in het domein van de hulp aan "behoeftigen" en het domein van de hulpverlening aan ontwikkelingslanden zijn achterhaald en aan een actualisatie toe.
In de praktijk, wordt in verband met die begrippen zowel vanwege de fiscale administratie als vanwege de voogdijdepartementen doorgaans een soepele interpretatie toegepast.
De voogdijdepartementen en de belastingadministratie zullen die soepele houding verder aannemen, vooral wat betreft de interpretatie van de categorieën, activiteiten en bijstand aan personen in het kader van het maatschappelijk welzijn en dit in afwachting van een aanpassing van het WIB 92, het KB/WIB 92 en het opstellen van een lijst waarin de concrete werkzaamheden en categorieën die kunnen worden erkend of die van de erkenning moeten worden uitgesloten, nader worden gepreciseerd.
H. Subsidiëring (rapport, hoofdstuk VIII, § 11, blz. 90)
Volgens het nr. 104/126, 4de lid, Com.IB 92, mag een erkende instelling fiscale attesten uitreiken voor giften die zij gebruikt voor het verlenen van subsidies aan niet-erkende instellingen, mits de volgende regels worden gerespecteerd :
In de praktijk wordt het verzoek van de schenker immers vaak systematisch opgevolgd. In bepaalde gevallen worden zelfs codes of aparte financiële rekeningen gebruikt om de sommen automatisch aan welbepaalde niet-erkende instellingen te kunnen toewijzen.
De fiscale administratie meent dat daaruit kan worden afgeleid dat de erkende instelling niet echt de intentie heeft om die giften daadwerkelijk in haar eigen ontvangsten te integreren en dat, bijgevolg, de regels opgenomen in het nr. 104/126, Com.IB 92 strikt genomen niet worden nageleefd.
Wat betreft enerzijds de giften voor eigen afdelingen of projecten en anderzijds de giften voor projecten uitbesteed aan niet-erkende instellingen, mogen voortaan attesten worden uitgereikt indien een bepaalde werkwijze wordt gevolgd en dit binnen duidelijk afgebakende voorwaarden en grenzen.
1. Giften voor eigen afdelingen of projecten
1.1. Algemene omschrijving
Het betreft giften die op verzoek van de schenker worden aangewend voor eigen lokale afdelingen van een erkende instelling of voor projecten die de erkende instelling zelf opzet en die ze rechtstreeks met eigen middelen en mensen realiseert.
1.2. Aanvaardbare werkwijze
De instelling mag, zelfs systematisch, met het verzoek van de schenker rekening houden om de giften voor zulke afdelingen of projecten te bestemmen.
Ze mag fiscale attesten uitreiken voor die giften.
1.3. Voorwaarden en grenzen
1.3.1. Eigen afdeling of project
Het moet gaan om een eigen afdeling of een eigen project van de erkende instelling. Die afdeling of project mag dus geen autonoom bestaan leiden. Dit betekent inzonderheid dat de afdeling geen rechtspersoonlijkheid mag bezitten of geen afzonderlijke feitelijke vereniging mag uitmaken en dat het project niet door een afzonderlijke rechtspersoon of feitelijke vereniging mag worden opgezet.
1.3.2. Uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling of van het project
De werkzaamheden van de afdeling of van het project moeten met eigen middelen en eigen mensen worden uitgevoerd. Onder eigen mensen worden verstaan bestuursleden en personeelsleden van de erkende instelling, natuurlijke personen die lid zijn van de erkende instelling en vrijwilligers die onder het toezicht van de erkende instelling staan.
1.3.3. Verantwoordelijkheid
De erkende instelling draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de afdeling en het project, op juridisch, administratief, financieel en boekhoudkundig vlak. Dit impliceert inzonderheid dat ze de afdeling of het project, de kostprijs en de inkomsten, met inbegrip van de daartoe ontvangen giften, in haar werkingsverslag, haar boekhouding en haar jaarrekening moet opnemen.
1.3.4. Communicatie
Om elke twijfel te vermijden moet de naam van de erkende instelling in de externe communicatie met onder meer het publiek en de schenkers worden gebruikt en dit ongeacht de vorm of aard (brieven, mailings, communiqués, berichten, affiches, folders, website, publicitaire campagnes, in de pers of audiovisueel, faxen, e-mails, enz.). De naam van de erkende instelling mag worden voorafgegaan of gevolgd door de naam van de afdeling of van het project.
1.3.5. Giften
De giften mogen op een afzonderlijke rekening worden gestort, die bestemd is voor de afdeling of voor het project. De rekening waarop de giften worden gestort moet op naam zijn van de erkende instelling, eventueel voorafgegaan of gevolgd door de naam van de afdeling of van het project. Zij moet zijn geopend door iemand die daartoe gemachtigd is door de erkende instelling.
Bij de betaling, overschrijving of storting van een gift, mag de schenker de naam van de afdeling of van het project vermelden of daarnaar verwijzen.
2. Giften voor uitbestede projecten
2.1. Algemene omschrijving
Het betreft giften die op verzoek van de schenker worden aangewend voor eigen projecten van de erkende instelling, waarvan zij de uitvoering aan een niet-erkende instelling uitbesteedt.
2.2. Aanvaardbare werkwijze
De instelling mag, zelfs systematisch, met het verzoek van de schenker rekening houden om de giften voor zo'n project te bestemmen.
Ze mag fiscale attesten uitreiken voor zulke giften.
2.3. Voorwaarden en grenzen
2.3.1. Eigen project
Het moet gaan om een eigen project van de erkende instelling.
2.3.2. Uitvoering van het project
De erkende instelling besteedt de uitvoering van het project uit aan een niet-erkende instelling. De niet-erkende instelling voert het project dus uit in opdracht van de erkende instelling en tegen betaling door deze, volgens de onderling overeengekomen modaliteiten.
De niet-erkende instelling moet niet noodzakelijk rechtspersoonlijkheid bezitten.
Het project en de modaliteiten ervan, inzonderheid de draagwijdte en de uitvoeringsprijs, moeten duidelijk omschreven zijn in een overeenkomst, die gedateerd en ondertekend moet zijn door personen die gemachtigd zijn de instellingen te verbinden.
Die overeenkomst moet aan de belastingadministratie en aan de voogdijdepartementen kunnen worden voorgelegd telkens als zij dat nuttig achten.
2.3.3. Verantwoordelijkheid
De erkende instelling is op de eerste plaats verantwoordelijk voor het project, op juridisch, administratief, financieel en boekhoudkundig vlak. Dit impliceert inzonderheid dat ze het uitbestede project, de kostprijs en de inkomsten die daarmee verband houden, met inbegrip van de daarvoor ontvangen giften, in haar werkingsverslag, haar boekhouding en haar jaarrekening moet opnemen.
2.3.4. Communicatie
In de communicatie met onder meer het publiek en de schenkers moet de naam van de erkende instelling worden gebruikt en dit ongeacht de vorm of aard (brieven, mailings, communiqués, berichten, affiches, folders, website, publicitaire campagnes, in de pers of audiovisueel, faxen, e-mails, enz.). De naam van de erkende instelling mag worden voorafgegaan of gevolgd door de naam van het project.
Indien de naam van de niet-erkende instelling wordt gebruikt, moet duidelijk blijken dat het om een project gaat dat door de niet-erkende instelling in opdracht van de erkende instelling wordt uitgevoerd.
2.3.5. Giften
De giften mogen op een afzonderlijke rekening worden gestort die bestemd is voor het project. De rekening waarop de giften worden gestort moet echter op naam zijn van de erkende instelling, eventueel voorafgegaan of gevolgd door de naam van het project. De rekening mag in geen enkel geval op naam van de niet-erkende instelling staan of samen met haar worden geopend.
Die rekening moet geopend zijn door iemand die daartoe gemachtigd is namens de erkende instelling. Die gemachtigde mag geen ambt van bestuurder, dagelijks bestuurder of vertegenwoordiger bij de niet-erkende instelling bekleden. Het is evenmin toegelaten dat de niet-erkende instelling een volmacht zou hebben op de rekening van de erkende instelling.
Bij de betaling, overschrijving of storting van een gift, mag de schenker de naam van het project vermelden of daarnaar verwijzen.
De erkende instelling mag de giften die ze voor het uitbestede project ontvangt gebruiken voor de betaling van de kostprijs ervan. Het eventuele overschot van de giften, dat de kostprijs van het project overstijgt, mag echter geenszins aan de niet-erkende instelling worden overgemaakt.
IV. INWERKINGTREDING
De bijgaande richtlijnen zijn onmiddellijk van toepassing en dit in elk stadium van de procedure.
NAMENS DE MINISTER :
Voor de Administrateur-generaal
van de Belastingen en de Invordering :
De Directeur,
S. QUINTENS
Erkenning van de instellingen
Gift in geld
Procedure en voorwaarden voor de erkenning van instellingen die gemachtigd willen worden kwijtschriften uit te reiken voor giften in geld. - Nieuwe richtlijnen ter zake die hun oorsprong in de voorstellen van de Contactgroep - giften vinden.
Aan alle ambtenaren van de niveaus A, B en C.
I. INLEIDING
Omdat de huidige regels en voorwaarden inzake de erkenning van instellingen, in het kader van de fiscale aftrek van giften in geld, in de praktijk herhaaldelijk aanleiding tot problemen en vertragingen tijdens de behandeling van de aanvragen om erkenning geven, heeft de Minister van Financiën de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit (AOIF) gevraagd om een werkgroep op te richten met de opdracht de knelpunten te inventariseren, te onderzoeken en voorstellen te formuleren om ze op te lossen.
Deze werkgroep, de Contactgroep - giften, bestaat uit vertegenwoordigers van instellingen uit de sectoren van het wetenschappelijk onderzoek, het maatschappelijk welzijn en van de ontwikkelingssamenwerking, vertegenwoordigers van de voogdijdepartementen die bij de erkenning betrokken zijn en vertegenwoordigers van de Federale overheidsdienst Financiën.
De Contactgroep - giften heeft 12 knelpunten onderzocht en de resultaten van zijn werkzaamheden opgenomen in een rapport dd. 21.10.2002.
Dit rapport werd ook gepubliceerd op de webstek van de Federale belastingadministraties, Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit : http://www.fiscus.fgov.be/interfaoifnl/Giften/inleiding.htm. Het kan dus via het Internet of het Intranet geraadpleegd en gedownloaded worden.
Naast de resultaten van het onderzoek en voorstellen om de knelpunten op te lossen, bevat het rapport ook een opgave van de te ondernemen acties om de voorstellen te verwezenlijken.
Die acties bestaan ofwel uit administratieve maatregelen die op korte termijn kunnen worden gerealiseerd ofwel uit wijzigingen van het KB/WIB 92 of het WIB 92 waarvoor een langere realisatietermijn nodig is.
De Minister van Financiën heeft zich korte tijd na de presentatie van het rapport akkoord verklaard met het merendeel van de voorstellen op korte termijn.
II. DRAAGWIJDTE
De goedgekeurde voorstellen hebben betrekking op de volgende onder¬werpen :
1. de kosten van algemeen beheer :
- interpretatie van de notie;
- publiciteitskosten en kosten voor fondsenwerving;
- tolerantie bij overschrijding van de grens van 20 %;
- verbintenis;
3. de voorafgaande mededeling aan de instelling in geval van ongunstige vaststellingen;
4. de motivering van de beslissingen tot afwijzing en van de beslissingen tot erkenning voor een beperkte termijn;
5. het dubbele onderzoek van de erkenningsaanvragen;
6. de bespoediging van de behandeling van de aanvragen om erkenning;
7. de begrippen (interpretatie van de categorieën, van de activiteiten en van het begrip bijstand aan personen);
8. de subsidiëring (giften die een erkende instelling aanwendt voor eigen afdelingen of projecten; giften die een erkende instelling aanwendt voor eigen projecten waarvan ze de uitvoering uitbesteedt aan een niet-erkende instelling).
Deze onderwerpen worden in het rapport behandeld, in hoofdstuk VIII, "Onderzoek", op blz. 44 en volgende.
Deze circulaire geeft in grote lijnen de nieuwe richtlijnen ter zake weer.
III. NIEUWE RICHTLIJNEN
A. Kosten van algemeen beheer
1. Interpretatie van de notie (rapport, hoofdstuk VIII, § 1.A, blz. 45)
De kosten van algemeen beheer mogen volgens het KB/WIB 92 niet meer bedragen dan 20% van de bestaansmiddelen van alle aard, vooraf verminderd met die welke voorkomen van andere erkende instellingen.
Daar het WIB 92, het KB/WIB 92, noch de wet op de boekhouding een definitie van de kosten van algemeen beheer bevatten, moet in de praktijk aan de hand van de omstandigheden waarin de instelling haar werkzaamheden verricht, worden uitgemaakt of en in welke mate bepaalde uitgaven als kosten van algemeen beheer moeten worden aangemerkt.
Gelet op de verscheidenheid van toestanden gaat het dus essentieel om een feitenkwestie.
De notie kosten van algemeen beheer zal met ruim begrip worden geïnterpreteerd, om eindeloze discussies, inzonderheid m.b.t. de gemengde kosten, te vermijden.
2. Publiciteitskosten en kosten voor fondsenwerving (rapport, hoofdstuk VIII, § 1. B, blz. 47)
De grens van 20% geldt alleen voor de beheerskosten. De publiciteitskosten en de kosten voor fondsenwerving worden echter niet als beheerskosten gekwalificeerd. Hoge publiciteitskosten en kosten voor fondsenwerving, naast de beheerskosten die maximum 20% mogen bedragen, zijn echter moeilijk te rechtvaardigen t.o.v. initiële bedoelingen van de wetgever.
In afwachting van een eventuele uitdrukkelijke wettelijke regeling ter zake, o. a. wat de invoering van een grens betreft, werd overeengekomen dat de kosten voor publiciteit en fondsenwerving gemiddeld maximum 30 % van de ontvangen giften zullen mogen bedragen.
Om dat percentage te berekenen wordt uitgegaan van :
- enerzijds, de publiciteitskosten en de kosten van fondsenwerving van de laatste 3 jaren;
- anderzijds, de giften ontvangen gedurende de laatste 3 jaren.
De beheerskosten, die maximum 20 % van de bestaansmiddelen mogen bedragen, worden dus niet in aanmerking genomen bij de berekening van de grens van 30 %.
Het betreft een tolerantie, waardoor eventuele overschrijdingen van die grens in het ene jaar kunnen worden gecompenseerd met de mindere kosten in een ander jaar. Dit is inzonderheid van belang voor instellingen die in het ene jaar veel campagnekosten maken, die pas in een later jaar inkomsten (giften) opleveren.
Daar in de huidige stand van het WIB 92 en van het KB/WIB 92 een afwijzing van de aanvraag om erkenning niet mogelijk is indien de grens van 30 % wordt overschreden, zal in dat geval een erkenning worden verleend die tot 2 jaar is beperkt.
3. Tolerantie bij overschrijding van de grens van 20 % (rapport, hoofdstuk VIII, § 1.D, blz. 52)
Indien een instelling, die doorgaans de grens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer respecteert, die grens occasioneel in geringe mate of ingevolge uitzonderlijke omstandigheden overschrijdt, zal een beperkte erkenning voor 2 jaar worden verleend.
Er is onder meer sprake van uitzonderlijke omstandigheden :
- bij instellingen die een tweejaarlijkse of meerjarige campagne voeren en het eerste jaar (of de eerste jaren) vooral kosten maken en het (de) daaropvolgende jaar (jaren) vooral inkomsten ontvangen;
- bij tegenvallende ontvangsten (bv. als gevolg van minder geslaagde publicitaire acties of fondsenwervingscampagnes);
- wanneer er extrakosten zijn veroorzaakt door onfortuinlijke omstandigheden, o.a. ingevolge diefstal, brand, verhuis, het vertrek of wegvallen van een administratieve stuwende kracht waardoor een (bezoldigde) vervanger moet worden aangeworven en opgeleid, enz.
Bij het indienen van een aanvraag om erkenning moet de instelling er zich schriftelijk toe verbinden o.a. niet meer dan 20 % van haar bestaansmiddelen te besteden aan kosten van algemeen beheer.
Bij die aanvraag moet ook een afschrift van de rekening van de ontvangsten en uitgaven van het laatst afgesloten boekjaar en van de begroting van het lopende boekjaar worden gevoegd.
In de praktijk wordt meestal aan de hand van de rekeningen van de twee laatste boekjaren onderzocht of de grens van 20 % betreffende de kosten van algemeen beheer wordt gerespecteerd omdat, op het ogenblik dat het onderzoek wordt gevoerd, het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft normaal gesproken immers reeds afgesloten is.
Die administratieve praktijk wordt voortaan de norm.
Bijgevolg zal de taxatiedienst aan de hand van de rekeningen van de laatste 2 jaren nagaan of de maximumgrens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer niet wordt overschreden.
Indien het om recentelijk opgerichte instellingen gaat, zal het onderzoek op basis van de begroting gebeuren.
B. Exclusiviteitvoorwaarde inzake het verrichten van de werkzaamheden (rapport, hoofdstuk VIII, § 3, blz. 61)
Een instelling kan in principe alleen worden erkend wanneer haar werkzaamheden uitsluitend zijn gericht op :
- wetenschappelijk onderzoek, of
- verspreiding van de cultuur, of
- bijstand aan oorlogsslachtoffers, mindervaliden, bejaarden, beschermende minder¬jarigen of behoeftigen, of
- hulp aan slachtoffers van erkende natuurrampen, of
- natuurbehoud of bescherming van het leefmilieu, of
- behoud of zorg voor monumenten en landschappen, of
- beheer van erkende dierenasielen, of
- duurzame ontwikkeling, of
- hulp aan ontwikkelingslanden, of
- hulp aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen.
Er kan echter in de volgende omstandigheden worden aanvaard dat een instelling activiteiten verricht die betrekking hebben op verschillende domeinen.
Deze activiteiten moeten overwegend betrekking hebben op domeinen die, overeenkomstig de huidige bepalingen van het WIB 92 en het KB/WIB 92, afzonderlijk voor een erkenning in aanmerking komen.
Met overwegend wordt bedoeld dat het aandeel van die erkenbare activiteiten ten minste 70 % moet bedragen van het geheel van de activiteiten van de instelling.
Een instelling mag ook activiteiten verrichten die geen betrekking hebben op die domeinen, maar enkel in bijkomende orde en voor zover die activiteiten in het verlengde van de hoofdactiviteiten liggen.
De bijkomende activiteiten worden beschouwd als "in het verlengde van de hoofdactiviteiten" indien ze relevant zijn in het kader van de hoofdactiviteiten.
Gevolgen op het vlak van het onderzoek van de aanvragen
Daar het principe van één erkenning van de instelling voor het geheel van de activiteiten wordt behouden, houdt wat voorafgaat in dat elke voogdijminister zich over de hoofdactiviteiten waarvoor hij bevoegd is moet uitspreken en beoordelen of de andere activiteiten een bijkomend karakter hebben en in het verlengde van die hoofdactiviteiten liggen.
Ten einde de controle van de nieuwe voorwaarden inzake het verrichten van de activiteiten mogelijk te maken, zal de instelling de inkomsten en uitgaven i.v.m. de verschillende hoofd- en bijkomende activiteiten die ze verricht, afdoende moeten afzonderen, inzonderheid op administratief en boekhoudkundig vlak of moet ze die inkomsten en uitgaven afdoende detailleren.
De voorwaarden waarvoor voornamelijk de belastingadministratie bevoegd is (de afwezigheid van winstoogmerk, de grens van 20 % inzake kosten van algemeen beheer, enz.), zullen globaal voor de gehele instelling en niet per activiteitsdomein moeten worden beoordeeld. Enkel rechtspersonen komen immers in aanmerking voor een erkenning en niet een bepaalde afzonderlijke activiteit die ze verricht.
Gevolgen op het vlak van de toekenning van de erkenning
Aangezien de rechtspersoon in zijn geheel wordt erkend en niet één van haar activiteitsdomeinen, moet de erkenningaanvraag worden afgewezen indien één van de voogdijministers een negatieve beslissing uitbrengt.
De beslissing tot erkenning betekend door de Minister van Financiën zal enkel de hoofdactiviteiten vermelden waarop de erkenning betrekking heeft.
De activiteiten die in bijkomende orde mogen worden verricht en die in het verlengde van de hoofdactiviteiten moeten liggen zullen dus niet afzonderlijk worden vermeld. De toegekende erkenning impliceert dus ook dat bijkomende activiteiten, die in het verlengde van de hoofdactiviteit liggen, mogen worden verricht.
Opmerking
De voorafgaande regels kunnen enkel worden toegepast op instellingen die activiteiten verrichten in domeinen waarvoor thans de erkenning bij ministeriële beslissing wordt toegekend.
Dit betekent dat een combinatie van activiteiten waarvoor een erkenning bij ministeriële beslissing wordt verleend met activiteiten waarvoor een erkenning bij KB wordt toegekend (culturele instellingen, instellingen voor het behoud of de zorg voor monumenten en landschappen) in de huidige stand van het WIB 92 en KB/WIB 92 niet mogelijk is.
C. Voorafgaande mededeling aan de instelling in geval van ongunstige vaststellingen (rapport, hoofdstuk VIII, § 5, blz. 69)
Wanneer het onderzoek van de plaatselijke belastingdienst uitwijst dat één van de erkenningvoorwaarden niet is vervuld, moet die belastingdienst de instelling omtrent de redenen daarvan inlichten en haar de mogelijkheid bieden om haar opmerkingen daartegen in te brengen (cf. nr. 104/85, laatste lid, Com.IB 92).
Deze verplichting wordt uitdrukkelijk in herinnering gebracht bij elke opdracht tot onderzoek die de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF aan de plaatselijke belastingdiensten geven.
Die stelregel kadert in de regels van behoorlijk bestuur en de motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
De Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF volgt dezelfde lijn wanneer het onderzoek dat zij verricht aantoont dat één van de erkenningvoorwaarden niet is vervuld .
De voogdijdepartementen worden formeel gevraagd om voortaan de betrokken instelling in kennis te stellen van de resultaten van hun onderzoek wanneer daaruit blijkt dat bepaalde voorwaarden voor de erkenning niet zijn vervuld en de instelling de mogelijkheid te bieden daartegen te reageren, voordat de resultaten van het onderzoek aan de voogdijminister of staatssecretaris zullen worden medegedeeld en alleszins voordat de Minister van Financiën de eindbeslissing aan de instelling meedeelt.
D. De motivering van de beslissingen tot afwijzing en van de beslissingen tot toekenning van een erkenning voor een beperkte termijn (rapport, hoofdstuk VIII, § 6, blz. 71)
Een afwijzende beslissing die gebaseerd is op bevindingen van de fiscale administratie, wordt reeds sedert geruime tijd gemotiveerd.
Dezelfde stelregel is overeengekomen wanneer een afwijzende beslissing is gebaseerd op de bevindingen van het voogdijdepartement.
Bovendien moet het gemeenschappelijke karakter van een afwijzende beslissing afdoende blijken uit de eindbeslissing die door de Minister van Financiën wordt ondertekend.
Indien de erkenning wordt toegekend, maar voor een termijn korter dan de 2, 4 of 6 jaar waarvan sprake in het bericht bekendgemaakt in het BS van 26.01.2001, dient die beperking ook te worden gemotiveerd.
Bij een erkenning voor 2 of 4 jaar, overeenkomstig de algemene regel opgenomen in het bedoelde bericht, volstaat het om naar die algemene regel te verwijzen.
E. Dubbel onderzoek van de erkenningsaanvragen (rapport, hoofdstuk VIII, § 7, blz. 73)
De erkenning wordt verleend door de Minister van Financiën en de voogdijminister of staatssecretaris of bij koninklijk besluit op voordracht van de Minister van Financiën, na gemotiveerd advies van de voogdijminister.
Gelet op het federale karakter van de belastingwetgeving en van de budgettaire last van de belastingaftrek van giften, blijft dit basisprincipe behouden.
Een onderzoek door de belastingadministratie en door het voogdijdepar¬tement, elk met een eigen doelstelling, blijft dus aangewezen.
De belastingadministratie zal dus de aanvragen naar de voogdijdepar¬tementen blijven doorsturen.
De voogdijministers of staatssecretarissen zullen een beslissing nemen of een advies uitbrengen op basis van :
- ofwel een erkenning die reeds werd verleend op grond van de regelgeving waarvoor ze bevoegd zijn, voor zover die regelgeving ook de mogelijkheid biedt de criteria te toetsen die nodig zijn voor de erkenning inzake belastingaftrek;
- ofwel op basis van een onderzoek dat speciaal werd verricht met het oog op de erkenning voor de belastingaftrek.
Gelet op de regels van behoorlijk bestuur, moeten de aanvragen om erkenning binnen een redelijke termijn worden afgehandeld.
Om de legitieme verwachtingen van de instellingen ter zake tegemoet te komen, werden organisatorische maatregelen getroffen op het niveau van de Beleidscel van de Minister van Financiën en van de centrale diensten van de AOIF en werd de maximale periode waarvoor een erkenning kan worden toegestaan, van 3 tot 6 jaar uitgebreid (KB 16.10.2000, BS 09.11.2000; bericht bekendgemaakt in BS 26.01.2001).
Bovendien, werden de volgende maatregelen getroffen :
1. Onvolledige aanvragen
Bij ontvangst van de aanvraag verifieert de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF de aanvraag onmiddellijk op de volledigheid en doet eventueel het nodige om ze onmiddellijk te laten vervolledigen.
2. Termijn voor het indienen van de verificatieverslag
De termijn van 1 maand en 15 dagen bedoeld in het nr. 104/85, Com.IB 92, voor het indienen van de verificatieverslag, is, rekening houdend met het onderzoek dat ter plaatse moet worden ingesteld en met de tegenstelbaarheid van de onderzoeks¬resultaten (zie punt C) niet langer realistisch en wordt om die reden meestal ruim overschreden. Om die overschrijding te beperken wordt een nieuwe haalbare termijn van 3 maanden ingesteld.
Het spreekt voor zich dat deze termijn, met het oog op een snelle behandeling van de aanvragen, zo stipt mogelijk moet worden nageleefd.
Daartoe dient de taxatiedienst bij ontvangst van het dossier onmiddellijk een summiere verificatie door te voeren aan de hand van de aanvraag en de daarbij gevoegde documenten. Zonodig moeten de ontbrekende inlichtingen onmiddellijk worden opgevraagd bij de instelling, waarna zo snel mogelijk een afspraak dient te worden gemaakt voor het grondig onderzoek ter plaatse.
Om onnodige herinneringen te vermijden, moet de taxatiedienst de Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF verwittigen van een eventuele vertraging en van de redenen daarvan.
Het bijhouden van een inventaris, waarin al de stappen van het onderzoek chronologisch worden opgetekend, is ter zake ten zeerste aangewezen ter verantwoording van eventuele vertragingen.
3. Bijvoegen van het fiscaal dossier
De richtlijnen van het nr. 104/85, 2de lid, Com.IB 92, bepalen dat het fiscaal dossier bij het verificatieverslag moet worden gevoegd.
Voortaan moet de taxatiedienst het fiscaal dossier enkel bijvoegen indien de verificatie problemen aan het licht heeft gebracht.
4. Contacten tussen de voogdijdepartementen en de taxatiediensten
Het kan nuttig zijn dat de voogdijdepartementen met de taxatiediensten contact kunnen opnemen en omgekeerd.
De Directie I/5C van de centrale diensten van de AOIF zal de coördinaten van de bevoegde taxatiedienst vermelden in de brief aan het voogdijdepartement waarin de medebeslissing of het gemotiveerd advies wordt gevraagd.
Het bulletin aan de taxatiedienst zal anderzijds ook de coördinaten vermelden van het (de) voogdijdepartement(en).
G. Begrippen (rapport, hoofdstuk VIII, § 10, blz. 81)
Sommige begrippen in het domein van de hulp aan "behoeftigen" en het domein van de hulpverlening aan ontwikkelingslanden zijn achterhaald en aan een actualisatie toe.
In de praktijk, wordt in verband met die begrippen zowel vanwege de fiscale administratie als vanwege de voogdijdepartementen doorgaans een soepele interpretatie toegepast.
De voogdijdepartementen en de belastingadministratie zullen die soepele houding verder aannemen, vooral wat betreft de interpretatie van de categorieën, activiteiten en bijstand aan personen in het kader van het maatschappelijk welzijn en dit in afwachting van een aanpassing van het WIB 92, het KB/WIB 92 en het opstellen van een lijst waarin de concrete werkzaamheden en categorieën die kunnen worden erkend of die van de erkenning moeten worden uitgesloten, nader worden gepreciseerd.
H. Subsidiëring (rapport, hoofdstuk VIII, § 11, blz. 90)
Volgens het nr. 104/126, 4de lid, Com.IB 92, mag een erkende instelling fiscale attesten uitreiken voor giften die zij gebruikt voor het verlenen van subsidies aan niet-erkende instellingen, mits de volgende regels worden gerespecteerd :
1° de giften moeten rechtstreeks zijn gestort aan en definitief en onherroepelijk toekomen aan de erkende instelling en deze laatste moet ze in haar boekhouding onder haar eigen inkomsten opnemen;De fiscale administratie heeft vastgesteld dat sommige van die regels, vooral de regel opgenomen onder het 3°, vaak problemen opleveren.
2° de begunstigde niet-erkende instelling moet hetzelfde onbaatzuchtige doel nastreven als de erkende instelling;
3° alleen de erkende instelling verkrijgt het eigendomsrecht over de gift, wat betekent dat zij autonoom over het gebruik ervan moet beslissen.
Zij mag daarbij wel rekening houden met het verzoek van de schenker, doch dat verzoek is juridisch vrijblijvend voor de begiftigde erkende instelling en mag niet de aard hebben van een uitdrukkelijke voorwaarde.
De mededelingen via de pers of in folders, publicaties, aanschrijvingen enz., zowel van de erkende als van de niet-erkende instelling, mogen geen twijfel doen ontstaan over het eigendomsrecht van de ingezamelde giften, maar er mag in dit verband wel worden op gewezen dat de niet-erkende instelling dezelfde doelstellingen nastreeft als de erkende instelling;
4° de begunstigde niet-erkende instelling moet de volgende regels naleven (cf. nr. 104/91, 1°, laatste gedachtenstreep, in fine, Com.IB 92) :
- ze mag niet meer dan 20 % van de ontvangen subsidies besteden aan kosten van algemeen beheer;
- ze moet een getuigschrift aan de subsidiërende erkende instelling overleggen, waarop de datum van de storting en de bestemming gegeven aan de subsidies zijn vermeld;
- ze moet dit getuigschrift met bewijskrachtige stukken staven waaruit blijkt dat ze de subsidies daadwerkelijk heeft gebruikt voor de erin vermelde doeleinden;
- met het oog op een mogelijke controle hierop, moet ze aan de subsidiërende erkende instelling een verklaring overleggen waarin ze de verbintenis aangaat de ambtenaren van de AOIF toe te staan haar boekhouding te onderzoeken;
- ze moet zich ertoe verbinden de subsidies aan de subsidiërende erkende instelling terug te storten wanneer meer dan 20 % van de subsidies is gebruikt voor kosten van algemeen beheer of wanneer de subsidies niet zijn gebruikt overeenkomstig de vermeldingen van het getuigschrift.
In de praktijk wordt het verzoek van de schenker immers vaak systematisch opgevolgd. In bepaalde gevallen worden zelfs codes of aparte financiële rekeningen gebruikt om de sommen automatisch aan welbepaalde niet-erkende instellingen te kunnen toewijzen.
De fiscale administratie meent dat daaruit kan worden afgeleid dat de erkende instelling niet echt de intentie heeft om die giften daadwerkelijk in haar eigen ontvangsten te integreren en dat, bijgevolg, de regels opgenomen in het nr. 104/126, Com.IB 92 strikt genomen niet worden nageleefd.
Wat betreft enerzijds de giften voor eigen afdelingen of projecten en anderzijds de giften voor projecten uitbesteed aan niet-erkende instellingen, mogen voortaan attesten worden uitgereikt indien een bepaalde werkwijze wordt gevolgd en dit binnen duidelijk afgebakende voorwaarden en grenzen.
1. Giften voor eigen afdelingen of projecten
1.1. Algemene omschrijving
Het betreft giften die op verzoek van de schenker worden aangewend voor eigen lokale afdelingen van een erkende instelling of voor projecten die de erkende instelling zelf opzet en die ze rechtstreeks met eigen middelen en mensen realiseert.
1.2. Aanvaardbare werkwijze
De instelling mag, zelfs systematisch, met het verzoek van de schenker rekening houden om de giften voor zulke afdelingen of projecten te bestemmen.
Ze mag fiscale attesten uitreiken voor die giften.
1.3. Voorwaarden en grenzen
1.3.1. Eigen afdeling of project
Het moet gaan om een eigen afdeling of een eigen project van de erkende instelling. Die afdeling of project mag dus geen autonoom bestaan leiden. Dit betekent inzonderheid dat de afdeling geen rechtspersoonlijkheid mag bezitten of geen afzonderlijke feitelijke vereniging mag uitmaken en dat het project niet door een afzonderlijke rechtspersoon of feitelijke vereniging mag worden opgezet.
1.3.2. Uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling of van het project
De werkzaamheden van de afdeling of van het project moeten met eigen middelen en eigen mensen worden uitgevoerd. Onder eigen mensen worden verstaan bestuursleden en personeelsleden van de erkende instelling, natuurlijke personen die lid zijn van de erkende instelling en vrijwilligers die onder het toezicht van de erkende instelling staan.
1.3.3. Verantwoordelijkheid
De erkende instelling draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de afdeling en het project, op juridisch, administratief, financieel en boekhoudkundig vlak. Dit impliceert inzonderheid dat ze de afdeling of het project, de kostprijs en de inkomsten, met inbegrip van de daartoe ontvangen giften, in haar werkingsverslag, haar boekhouding en haar jaarrekening moet opnemen.
1.3.4. Communicatie
Om elke twijfel te vermijden moet de naam van de erkende instelling in de externe communicatie met onder meer het publiek en de schenkers worden gebruikt en dit ongeacht de vorm of aard (brieven, mailings, communiqués, berichten, affiches, folders, website, publicitaire campagnes, in de pers of audiovisueel, faxen, e-mails, enz.). De naam van de erkende instelling mag worden voorafgegaan of gevolgd door de naam van de afdeling of van het project.
1.3.5. Giften
De giften mogen op een afzonderlijke rekening worden gestort, die bestemd is voor de afdeling of voor het project. De rekening waarop de giften worden gestort moet op naam zijn van de erkende instelling, eventueel voorafgegaan of gevolgd door de naam van de afdeling of van het project. Zij moet zijn geopend door iemand die daartoe gemachtigd is door de erkende instelling.
Bij de betaling, overschrijving of storting van een gift, mag de schenker de naam van de afdeling of van het project vermelden of daarnaar verwijzen.
2. Giften voor uitbestede projecten
2.1. Algemene omschrijving
Het betreft giften die op verzoek van de schenker worden aangewend voor eigen projecten van de erkende instelling, waarvan zij de uitvoering aan een niet-erkende instelling uitbesteedt.
2.2. Aanvaardbare werkwijze
De instelling mag, zelfs systematisch, met het verzoek van de schenker rekening houden om de giften voor zo'n project te bestemmen.
Ze mag fiscale attesten uitreiken voor zulke giften.
2.3. Voorwaarden en grenzen
2.3.1. Eigen project
Het moet gaan om een eigen project van de erkende instelling.
2.3.2. Uitvoering van het project
De erkende instelling besteedt de uitvoering van het project uit aan een niet-erkende instelling. De niet-erkende instelling voert het project dus uit in opdracht van de erkende instelling en tegen betaling door deze, volgens de onderling overeengekomen modaliteiten.
De niet-erkende instelling moet niet noodzakelijk rechtspersoonlijkheid bezitten.
Het project en de modaliteiten ervan, inzonderheid de draagwijdte en de uitvoeringsprijs, moeten duidelijk omschreven zijn in een overeenkomst, die gedateerd en ondertekend moet zijn door personen die gemachtigd zijn de instellingen te verbinden.
Die overeenkomst moet aan de belastingadministratie en aan de voogdijdepartementen kunnen worden voorgelegd telkens als zij dat nuttig achten.
2.3.3. Verantwoordelijkheid
De erkende instelling is op de eerste plaats verantwoordelijk voor het project, op juridisch, administratief, financieel en boekhoudkundig vlak. Dit impliceert inzonderheid dat ze het uitbestede project, de kostprijs en de inkomsten die daarmee verband houden, met inbegrip van de daarvoor ontvangen giften, in haar werkingsverslag, haar boekhouding en haar jaarrekening moet opnemen.
2.3.4. Communicatie
In de communicatie met onder meer het publiek en de schenkers moet de naam van de erkende instelling worden gebruikt en dit ongeacht de vorm of aard (brieven, mailings, communiqués, berichten, affiches, folders, website, publicitaire campagnes, in de pers of audiovisueel, faxen, e-mails, enz.). De naam van de erkende instelling mag worden voorafgegaan of gevolgd door de naam van het project.
Indien de naam van de niet-erkende instelling wordt gebruikt, moet duidelijk blijken dat het om een project gaat dat door de niet-erkende instelling in opdracht van de erkende instelling wordt uitgevoerd.
2.3.5. Giften
De giften mogen op een afzonderlijke rekening worden gestort die bestemd is voor het project. De rekening waarop de giften worden gestort moet echter op naam zijn van de erkende instelling, eventueel voorafgegaan of gevolgd door de naam van het project. De rekening mag in geen enkel geval op naam van de niet-erkende instelling staan of samen met haar worden geopend.
Die rekening moet geopend zijn door iemand die daartoe gemachtigd is namens de erkende instelling. Die gemachtigde mag geen ambt van bestuurder, dagelijks bestuurder of vertegenwoordiger bij de niet-erkende instelling bekleden. Het is evenmin toegelaten dat de niet-erkende instelling een volmacht zou hebben op de rekening van de erkende instelling.
Bij de betaling, overschrijving of storting van een gift, mag de schenker de naam van het project vermelden of daarnaar verwijzen.
De erkende instelling mag de giften die ze voor het uitbestede project ontvangt gebruiken voor de betaling van de kostprijs ervan. Het eventuele overschot van de giften, dat de kostprijs van het project overstijgt, mag echter geenszins aan de niet-erkende instelling worden overgemaakt.
IV. INWERKINGTREDING
De bijgaande richtlijnen zijn onmiddellijk van toepassing en dit in elk stadium van de procedure.
NAMENS DE MINISTER :
Voor de Administrateur-generaal
van de Belastingen en de Invordering :
De Directeur,
S. QUINTENS
Bron: FisconetPlus