Circulaire 2019/C/77 betreffende de AEO-vergunning (Opgeheven)

(opgeheven)

Deze circulaire wordt vervangen door Circulaire 2023/C/67

Douane - Vergunning - AEO (geautomatiseerde marktdeelnemer)

FOD Financiën, 19.08.2019
Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

Inhoudstafel

1. Inleiding

2. Wettelijke basis ‑ documentatie

3. Definities

4. Aanvraag voor AEO-vergunning

5. Procedure van AEO-vergunning (Verlenen van de vergunning of afwijzing van de aanvraag)

6. Opvolging van de vergunning

7. Schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer

8. Intrekking van de AEO‑vergunning

9. Slotbepalingen

Bijlage I: Aanvraag van een AEO-vergunning

Bijlage Ibis: Toelichtingen betreffende de aanvraag voor een AEO‑vergunning

Bijlage Iter: AEO‑Vergunning ‑ verklaring van de aanvrager

Bijlage III: Veiligheidsverklaring

Bijlage IV: Vragenlijst zelfbeoordeling

Bijlage IVbis: Toelichting bij de vragenlijst voor zelfbeoordeling met het oog op de AEO‑certificering

Bijlage IVter: self assessment ‑ Toelichting voor “maritieme agenten”

Bijlage V: AEO-Vergunning

Opmerking: er werd beslist om de nummering van de bijlagen te behouden, zoals in de vorige instructie. De bijlagen die hier niet langer worden genoemd zijn verwijderd.

1. Inleiding

§ 1. Het internationaal terrorisme en de georganiseerde grensoverschrijdende criminaliteit vormen de voornaamste risico’s voor het geheel van de internationale gemeenschap en geen enkel land op de wereld kan zich hiervan gevrijwaard achten. Het moet op heden worden aanvaard dat alle manieren van handelsverkeer en van vervoer over land, door de lucht of over zee in aanmerking komen om te worden benut en gebruikt om terrorismehandelingen en georganiseerde criminaliteit te plegen. Deze handelingen kunnen de wereldeconomie in haar geheel, maar ook de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het leefmilieu ernstig in gedrang brengen. De strijd tegen deze dreigingen vereist met name een versterking van de controles aan de grenzen evenals een doeltreffende nationale en internationale samenwerking tussen de douaneadministraties, de andere betrokken officiële instanties en de economische wereld. De uitdaging waarvoor de douaneadministraties staan is te voldoen aan de gewettigde verwachtingen van de openbare mening die een betere bescherming van de nationale ruimten vraagt door verhoogde doeltreffendheid en gerichte douanecontroles te eisen zonder daarbij de handel van toegelaten goederen te belemmeren.

In deze context heeft de Europese Unie, zich onder meer steunend op het “Kader van SAFE normen die de wereldhandel beveiligen en vergemakkelijken”, aangenomen op 23 juni 2005 door de leden van de Werelddouaneorganisatie, zijn eigen veiligheidsprogramma inzake douane uitgewerkt (Customs Security Program -verkort CSP). Dit programma dat, een evenwicht vastlegt tussen controles en facilitering van het handelsverkeer, omvat activiteiten ter ondersteuning en uitwerking van maatregelen die het verhogen van de veiligheid door middel van verbeterde douanecontroles beogen en voorziet de invoering van passende veiligheidscontroles om de bescherming van de interne markt te verzekeren en de veiligheid van de internationale logistieke keten te garanderen in nauwe samenwerking met de voornaamste handelspartners in de wereld. Het oud communautair douanewetboek werd al dienovereenkomstig gewijzigd door de Verordening (EG) Nr. 648/2005 van het Europees Parlement en de Raad van 13 april 2005 houdende wijziging van verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek – PB L 117 van 4 mei 2005; het was tot 30/04/2016 het wettelijk kader voor de maatregelen van het CSP programma.

Nauw aansluitend met andere maatregelen die werden geïntroduceerd in het Europees douanerecht (uitwisseling van gegevens tussen douaneautoriteiten met behulp van informatietechnologie en computernetwerken ‑ risicobeheer inzake douane op het Europees vlak in overeenstemming met een gemeenschappelijk elektronisch beheer ‑ voorafgaande kennisgeving bij aankomst en vertrek en summiere aangiften bij binnenkomst en uitgang), vormt het creëren van de status van geautoriseerde marktdeelnemer (verkort AEO). één van de belangrijkste elementen van het CSP programma en heeft tot doel de betrouwbare en gecertificeerde marktdeelnemers te laten genieten van maatregelen voor het faciliteren van het handelsverkeer. Het aanwenden van alle voormelde maatregelen en de wederzijdse erkenning van de AEO-certificering tussen de staten die dit type van programma hebben uitgewerkt of zullen uitwerken (voorbeeld: C‑TPAT ‑ customs trade partnership against terrorism ‑ in de Verenigde Staten, het MCME-programma (Measures on Classified Management of Enterprises) in China) zal het geleidelijk opzetten van een mechanisme voor snelle inklaring toelaten voor goederen in een internationale toeleveringsketen waarvan alle schakels (producent, exporteur, expediteur, entreposeur, douane-expediteur, vervoerder, importeur, …) volledig beveiligd zijn. De aldus vrijgemaakte menselijke en technische middelen zullen de douaneadministraties toelaten hun aandacht ten volle te concentreren op de illegale handel van goederen.

Voor de marktdeelnemers die concurrentieel willen blijven in de uiterst complexe internationale toeleveringsketen moeten we vaststellen dat de AEO-vergunning op internationaal niveau, zorgend voor een kwalitatieve erkenning en het beeld van een betrouwbare handelspartner gevend, op middellange termijn waarschijnlijk onmisbaar zal worden.

Vanaf 1 mei 2016, is het Douane wetboek van de Unie (DWU) van kracht geworden. Het DWU zorgt voor de continuïteit van het modernisering proces van de Europese douane wet dat was opgestart sinds 1992 en dat voortgezet werd in 2008 met de goedkeuring van het gemoderniseerd communautair douanewetboek zonder dat het kan worden toegepast. Het DWU is de vrucht van een lange reflectie die de trein van de douane en op het spoor van de volledige automatisering van de procedures tegen 2020 wil zetten.

Het DWU, dat alle voorgaande bepalingen intrekt, is bedoeld om meer duidelijkheid te brengen aan de douaneautoriteiten en meer rechtszekerheid voor de marktdeelnemers. Het beoogt ook om de regels en douaneprocedures verbeteren en gemakkelijker te maken en ook om de procedures met betrekking tot de douanebesluitvorming binnen de Unie te harmoniseren. De AEO status krijgt een centrale plaats in dit juridische apparaat gevormd door het DWU en de uitvoeringsbepalingen die zijn vastgesteld door de gedelegeerde verordening (hier DA/DWU) (Verordening EU 2015/2446) en de uitvoeringsverordening (hier IA/DWU) (Verordening EU 2015/2447).

Dus, kunnen de geautoriseerde marktdeelnemers van verschillende voordelen profiteren, zoals een gemakkelijkere toegang tot de douane vereenvoudigingen, de verlaging of de opheffing van de doorlopende zekerheid, de gecentraliseerde vrijmaking, de zelfbeoordeling, de wederzijdse erkenning door de andere derde landen, enz.

Bovendien vormt het verkrijgen van een aantal voordelen niet de enige toegevoegde waarde van de AEO-status. Inderdaad, tijdens het proces van aanvraag wordt het bedrijf van de aanvrager grondig onderzocht en strekt onderzoek zich uit tot haar handelspartners. Het verkrijgen van de AEO-vergunning versterkt de positie van het bedrijf als een vast onderdeel van een veel ruimere internationale toeleveringsketen.

Deze circulaire analyseert en commentarieert de wetgeving betreffende de AEO-vergunning en legt de algemene regels vast betreffende de procedures gerelateerde aan de vergunning.

2. Wettelijke basis ‑ documentatie

§ 2. De status van geautoriseerde marktdeelnemer (hierna AEO) heeft als wettelijke basis:

- artikel 5, (5), 38 en 39 van het DWU [Verordening (EG) N° 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie ‑ PB L 269 van 10 oktober 2013];

- artikel 23 tot 30 DA/DWU [Verordening (EG) N° 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015)‑ PB L 343 van 29 december 2015 ];

- artikel 24 tot 35 IA/DWU [Verordening (EG) N° 2015/2447 van de Commissie van 24 november 2015 – PB L 343 van 29 december 2015].

2.1. Richtlijnen AEO

§ 3. Hoewel uit een rechtskundig oogpunt niet dwingend, vormen de door de Europese Commissie gepubliceerde richtlijnen betreffende geautoriseerde marktdeelnemers een werktuig dat een bruikbare interpretatie en toepassing van voormelde wettelijke basis vergemakkelijkt. Waar nodig werden deze richtlijnen opgenomen in onderhavige circulaire.

2.2. Handleidingen

§ 4. De specifieke handleidingen zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik en worden ter beschikking gesteld van de personen betrokken bij de AEO‑vergunning. Het gaat over:

 de Handleiding BANAEOS;

 de Handleiding SHAREPOINT;

 de Handleiding ICT EOS BE Full;

 de Handleiding Werkmethodes AEO;

 de Handleiding Risicobeheer AEO/GO.

De inhoud van deze handleidingen heeft dezelfde administratieve waarde als de huidige circulaire en moet strikt worden toegepast.

De gegevensbank BANAEOS is een elektronisch instrument voor het beheer en het elektronisch opvolgen van alle AEO‑dossiers.

Het SharePoint AEO is een gedeelde elektronische bibliotheek voor documenten met betrekking tot het afleveringsproces en de opvolging van de AEO‑vergunningen.

EOS (Economic Operator Systems) is het informatica‑ en communicatiesysteem van de Europese Commissie waarvan sprake in artikel 30 IA/DWU. Het is een gemeenschappelijk platform voor de uitwisseling van gegevens gerelateerd aan de AEO‑aanvragen en AEO‑vergunningen.

3. Definities

§ 5. Voor de toepassing van deze circulaire betekent:

1°‑Marktdeelnemer: een persoon zoals omschreven in artikel 5, punt 4) van het DWU, die in het kader van zijn beroepsactiviteiten, activiteiten uitoefent die gedekt zijn door de douanewetgeving.

2°‑Geautoriseerde marktdeelnemer: elke marktdeelnemer, in principe^[1] gevestigd binnen het douanegebied van de Unie in de zin van artikel 5, punt 31) van het DWU, die de statuut AEO heeft verkregen bij de douaneautoriteit van één van de lidstaten. Het gaat in dit geval om een marktdeelnemer, vertrouwenswaardig in het kader van douaneactiviteiten die hij verricht binnen het gehele douanegebied van de Unie en derhalve gemachtigd te genieten van bepaalde voordelen binnen de gehele Europese Unie.

3°‑AEO-vergunning en eraan verbonden voordelen: een vergunning, afgegeven door de douaneautoriteit van één van de lidstaten die het AEO‑statuut van een marktdeelnemer erkent. Deze AEO-vergunning kan zijn:

a) hetzij een AEO‑vergunning ‑ douanevereenvoudiging (AEOC‑vergunning) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor de vereenvoudigingen voorzien in de douanewetgeving, met name in het kader van grensoverschrijdende vergunningen die meer dan één Lidstaat impliceren.

De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOC‑vergunning, kan genieten van:

● een vlottere toegang tot de douanevereenvoudigingen in de zin dat de douaneautoriteiten de criteria die reeds onderzocht zijn bij de AEO‑aanvraag, niet opnieuw moeten onderzoeken in het kader van aanvragen voor vergunningen voor douanevereenvoudigingen (domiciliëringsprocedure, vereenvoudigde aangifte, lijndienst…), krachtens artikelen 18 lid 3, 73, 89 lid 5,95 leden 1 en 2, 148, 165, 166, 211 leden 3 et 4, 214 lid 2, 223 lid 2 en 233 lid 4 van het DWU, artikelen 71, 84, 120, 128, 145, 150, 155, 187, 191 DA/DWU en de artikel 158 lid 1 IA/DWU;

● een gunstiger behandeling die leidt tot verminderde fysieke controles en controles op documenten, uitgezonderd de controles die verband houden met veiligheid‑ en beveiligingsmaatregelen. Ter zake bepaalt de AEO‑reglementering dat de houder van een AEO‑vergunning minder onderworpen is aan fysieke controle en controles op documenten dan andere marktdeelnemers. Met andere woorden, hij geniet van een lagere risico inschatting in alle lidstaten vermits zijn status erkend is in elk van hen.

● een voorrangsbehandeling wanneer hij geselecteerd is voor controle. Dit betekent dat een zending die gedekt is door een aangifte van de houder van een AEO-vergunning met voorrang moet worden geverifieerd indien zij geselecteerd is op basis van risicoanalyse en eerst moet worden gecontroleerd indien andere te verifiëren zendingen niet werden aangegeven door AEO‑gecertificeerde marktdeelnemers;

● van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole geschiedt op een andere plaats teneinde de vertragingen en kosten zoveel mogelijk te verminderen; deze faciliteit vereist evenwel de goedkeuring van de betrokken douaneautoriteiten.

Voor een AEOC is het criterium betreffende de passende veiligheidsnormen niet vereist. AEOC‑houders komen dan ook voor geen van de AEO‑voordelen in aanmerking die verband houden met de veiligheid en beveiliging van de internationale toeleveringsketen. De AEO‑status in de vorm van een AEOC wordt vooralsnog niet in aanmerking genomen bij de akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 9, 2^de alinea, a, hierna).

b) hetzij een AEO‑vergunning ‑ veiligheid (AEOS‑vergunning) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid toegepast bij de binnenkomst van goederen in het douanegebied van de Unie of bij het buitengaan van goederen uit dit douanegebied.

De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOS‑vergunning, kan genieten van:

● de mogelijkheid om in geval van een summiere aangifte, vóór binnenkomst van de goederen in het douanegebied van de Unie of vóór het buitengaan uit dit gebied, in kennis te worden gesteld door het bevoegd douanekantoor dat de zending ingevolge een veiligheidsrisicoanalyse werd geselecteerd voor een bijkomende fysieke controle;

● summiere aangiften bij binnenkomst en buitengaan waarop minder gegevens moeten verstrekt;

● verminderde fysieke controle en controles op documenten op vlak van veiligheid en beveiliging;

● een voorrangsbehandeling indien geselecteerd voor controle (zie letter a hiervoor);

● van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole op een andere plaats zou plaatsvinden (zie letter a hiervoor).

De AEO‑status in de vorm van een AEOS wordt in aanmerking genomen bij akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 9, 2^dealinea, a, hierna).

Er dient opgemerkt te worden dat een geautomatiseerd marktdeelnemer vandaag nog altijd terzelfdertijd kan genieten van beide vergunningen AEOC en AEOS. De bevoegde douaneautoriteit geeft, overeenkomstig artikel 33 IA/DWU, één gecombineerde AEO‑vergunning (AEOC/AEOS) af.

De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een gecombineerde AEO-vergunning (AEOC/AEOS), kan genieten van alle voordelen, opgesomd onder de punten a en b hiervoor.

De AEO‑status in de vorm van een gecombineerde vergunning AEOC/AEOS wordt in aanmerking genomen bij de akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 9, 2^dealinea, a, hierna).

4°‑Douanewetgeving:

Het geheel van wetgeving bestaande uit de volgende elementen:

- het wetboek en de op niveau van de Unie of op nationaal niveau vastgestelde bepalingen ter aanvulling of uitvoering ervan;

- het gemeenschappelijk douanetarief en het geheel van bepalingen vastgesteld op niveau van de Unie in het kader van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek en de specifieke reglementeringen genomen ten opzichte van goederen die het resultaat zijn van de verwerking van landbouwproducten;

- de wetgeving betreffende de instelling van een Unieregeling inzake douanevrijstellingen;

- internationale overeenkomsten houdende douanevoorschriften, voor zover deze van toepassing zijn in de Unie.

- het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair vlak voor wat betreft de geharmoniseerde accijnzen en de belasting op de toegevoegde waarde van toepassing op de invoer, evenals de nationale bepalingen die ze in werking stellen.

5°‑Hoofdadministratie voor douanedoeleinden:

De in artikel 22, lid 1, 3^de alinea van het DWU bedoelde hoofdadministratie voor douanedoeleinden is de boekhouding die door de douaneautoriteiten wordt beschouwd als de hoofdadministratie voor douanedoeleinden aan de hand waarvan de douaneautoriteiten het toezicht en de controle kunnen uitoefenen op alle activiteiten waarop de betrokken vergunning betrekking heeft. De bestaande commerciële, fiscale of andere boekhoudkundige gegevens van de aanvrager kunnen als hoofdadministratie voor douanedoeleinden worden aanvaard als ze de op een audit gebaseerde controles vergemakkelijken.

4. Aanvraag voor AEO-vergunning

§ 6. De status van AEO wordt toegekend op aanvraag van elke afzonderlijke rechtspersoon.

4.1. Vorm van de aanvraag

§ 7. De aanvraag voor een AEO‑vergunning moet schriftelijk of elektronisch worden ingediend met gebruikmaking van het aanvraagmodel weergegeven in bijlage I en met behulp van de toelichtingen die voorkomen in bijlage I bis en de hierna verschafte bijzonderheden (zie in het bijzonder § 18 hierna). Een in België ingediende aanvraag door een aldaar gevestigde onderneming moet beantwoorden aan de Belgische taalwetgeving. De aanvraag moet verplicht vergezeld worden van de zelfbeoordeling vragenlijst (SAQ).

4.2. Aanvrager

§ 8. Om een aanvraag, voor een AEO‑vergunning te kunnen indienen, moet de aanvrager een marktdeelnemer zijn in de zin van de definitie van § 5, 1°, hiervoor.

Het gaat in dit geval om iedere persoon^[2] die zich in het kader van zijn professionele activiteiten op de één of andere manier bezighoudt met douaneactiviteiten, d.w.z. elke activiteit die verband houdt met de douanewetgeving zoals omschreven in § 5, 4°, hiervoor.

Rekening houdend met het voorgaande zijn er een aantal situaties waarin een marktdeelnemer geen aanvraag kan doen om de AEO‑status te bekomen, omdat hij zich niet met douaneactiviteiten bezighoudt. Voorbeelden hiervan zijn:

- een in de EU gevestigde leverancier die uitsluitend goederen levert die zich reeds in het vrije verkeer bevinden, aan een in de EU gevestigde fabrikant;

- een vervoerbedrijf dat uitsluitend goederen vervoert die zich in het vrije verkeer bevinden en die onder geen enkele andere douaneregeling zijn geplaatst binnen het douanegebied van de Unie;

- een fabrikant die goederen produceert die uitsluitend voor de Europese interne markt bestemd zijn, op basis van grondstoffen die zich reeds in het vrije verkeer bevinden;

- een adviseur die uitsluitend adviezen geeft met betrekking tot douanezaken.

§ 9. Krachtens artikel 38, lid 1 van het DWU moet de aanvrager gevestigd zijn in het douanegebied van de Unie in de zin van de definitie voorkomende in artikel 5, punt 31) van het DWU. In dit geval wordt iedere rechtspersoon of vereniging van personen die als handelingsbekwaam erkend is voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, beschouwd als gevestigd in het douanegebied van de Unie door middel van zijn maatschappelijke zetel, zijn algemene administratie of een vaste inrichting. Overeenkomstig artikel 5, punt 32) van het DWU betekent de uitdrukking “vaste inrichting” een vaste vestiging voor bedrijfsuitoefening waar de nodige menselijke en technische hulpbronnen permanent voorhanden zijn en waarmee de douanetransacties van een persoon volledig of gedeeltelijk worden uitgevoerd. Een natuurlijk persoon wordt beschouwd als gevestigd in het douanegebied van de Unie wanneer hij er zijn normale verblijfplaats heeft.

Artikel 38, lid 7 van het DWU wijkt van deze voorwaarde af wanneer een internationale overeenkomst tussen de Europese Unie en het derde land waar de marktdeelnemer is gevestigd, in de wederzijdse erkenning van AEO‑vergunningen voorziet en administratieve modaliteiten definieert voor de te verrichten passende controles, in voorkomend geval namens de douaneautoriteiten van de betrokken lidstaat.

Er bestaan zes akkoorden van dit type, respectievelijk met de Zwitserse Bondsstaat, Noorwegen, het Vorstendom Andorra, Japan, de Verenigde Staten en de Volksrepubliek China. Volgende beschikkingen werden hierover genomen:

- Besluit van de Raad van 25 juni 2009 betreffende de voorlopige toepassing en de sluiting van de Overeenkomst tussen de Europese Unie en de Zwitserse Bondsstaat inzake de vereenvoudiging van de controles en formaliteiten bij het goederenvervoer en inzake douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 199 van 31 juli 2009);

- Besluit van het Gemengde Comité van de EER (Europese Economische Ruimte) nr. 76/2009 van 30 juni 2009 tot wijziging van Protocol nr. 10 inzake de vereenvoudiging van controles en formaliteiten in het goederenvervoer en van Protocol nr. 37 dat de in artikel 101 bedoelde lijst bevat (PB EU nr. L 232 van 3 september 2009);

- Besluit nr. 1/2010 van het Gemengd Comité douanesamenwerking van 24 juni 2010 betreffende de wederzijdse erkenning van AEO‑programma’s in de Europese Unie en in Japan (PB EU nr. L 279 van 23 oktober 2010);

- Besluit van de Raad van 18 januari 2011 betreffende de ondertekening, namens de Europese Unie, en de voorlopige toepas­sing van het Protocol waarbij de Overeenkomst in de vorm van een briefwisseling tussen de Europese Economische Gemeenschap en het Vorstendom Andorra wordt uitgebreid tot douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 36 van 10 februari 2011);

- Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking VS‑EU van 4 mei 2012 betreffende de wederzijdse erkenning van het programma “Partnerschap tussen de douane en het bedrijfsleven tegen terrorisme” van de Verenigde Staten en het AEO‑programma van de Europese Unie (PB EU nr. L 144 van 5 juni 2012).

- Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking opgericht bij de overeenkomst tussen de Europese Unie en de regering van de Volksrepubliek China betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken van 16 mei 2014 inzake de wederzijdse erkenning van het AEO programma van de Europese Unie en het MCME-programma van de Volksrepubliek China (2014/772/UE) (PB EU nr. L 315 van 1 november 2014).

Het is eveneens mogelijk dat een moedermaatschappij gevestigd in een derde land een AEO‑aanvraag indient in naam van haar bijkantoren (zie § 11 hierna) die in het douanegebied van de Europese Unie gevestigd zijn, aangenomen dat de moedermaatschappij in de Europese Unie is gevestigd krachtens aanwezigheid van een vaste inrichting in de Europese Unie (zie § 9 hiervoor). In dergelijk geval moet de dienst Douane 2 altijd voorafgaand aan het behandelen van de aanvraag worden geraadpleegd.

4.2.1. Bijzondere gevallen

4.2.1.1. Groep van vennootschappen of ondernemingen

§ 10. Een groep van vennootschappen of ondernemingen is een geheel van vennootschappen of ondernemingen die rechtstreeks verbonden zijn met elkaar op financieel en organisatorisch vlak, rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd op basis van de meerderheid door eenzelfde vennootschap die zelf niet rechtstreeks of onrechtstreeks op basis van de meerderheid door een andere vennootschap wordt gecontroleerd. De meest klassieke juridische groep bestaat dus uit een moedervennootschap met één of meerdere dochtervennootschappen. Iedere dochtervennootschap is op juridisch vlak een van de moedervennootschap afgescheiden rechtspersoon en moet een afzonderlijk aanvraagformulier invullen als zij een AEO‑vergunning wenst te bekomen.

4.2.1.2. Bijkantoor

§ 11. Een bijkantoor is een zelfstandige en blijvende handelsvestiging van een vennootschap. Het is voorzien van een afzonderlijke directie die een zekere onafhankelijkheid geniet en in staat is handel te drijven met derden, maar heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid. Als het bijkantoor overeenkomsten afsluit is het in feite de moedervennootschap die zich verbindt. Ter zake mag een bijkantoor in zijn naam geen aanvraag voor een AEO‑vergunning indienen. Enkel de moedervennootschap mag in dit geval optreden als aanvrager.

4.2.1.3. Europese naamloze vennootschap (verkort SE)

§ 12. Een Europese naamloze vennootschap (SE) bezit overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de Raad van 8 oktober 2001 (PB L 294 van 10 november 2001) rechtspersoonlijkheid en mag een aanvraag voor AEO‑vergunning in haar naam indienen.

Het Koninklijk besluit van 1 september 2004 houdende tenuitvoerlegging van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de Raad van 8 oktober 2001 betreffende de status van de Europese vennootschap (MB van 9 september 2004) stelt de wettelijke bepalingen vast die de oprichting toelaten van een SE waarvan de statutaire zetel in België gelegen is.

4.2.1.4. Europees economisch samenwerkingsverband (EESV)

§ 13. Het Europees economisch samenwerkingsverband heeft als doelstelling het vergemakkelijken of ontwikkelen van de economische activiteiten van zijn leden, gevestigd in twee of meer lidstaten, door het gemeenschappelijk ter beschikking stellen van middelen, activiteiten en competenties. Het samenwerkingsverband moet rekening houden met de economische activiteiten van de deel­nemende ondernemingen en moet een ondersteunend karakter vertonen (bijvoorbeeld: gemeenschappelijke boekhouding, marktonderzoek…). Deze vorm van vereniging mag niet worden gebruikt om een nieuwe onderneming op te richten of om de activiteiten van al de leden te hergroeperen of om winstvoordeel na te streven (winst maken voor de vereniging zelf).

Een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) opgericht overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EEG) nr. 2137/85 van de Raad van 25 juli 1985 (PB L 199 van 31 juli 1985) mag een aanvraag voor AEOS indienen van zodra ze is samengesteld uit maatschappijen (vennootschappen) die partners zijn in dezelfde logistieke keten.

4.2.1.5. Europese coöperatieve vennootschap (verkort SCE)

§ 14. De SCE is een Europese coöperatieve vennootschap wiens rechtspersoonlijkheid rechtstreeks wordt verleend door Verordening (EG) nr. 1435/2003 van de Raad van 22 juli 2003 (PB L 207 van 18 augustus 2003).

De SCE heeft tot voornaamste doel aan de behoeften van haar leden te voldoen en/of hun economische en sociale activiteiten te ontwikkelen, met name door met haar leden overeenkomsten te sluiten met het oog op de levering van goederen, van diensten of het verrichten van werken in het kader van de activiteit die de SCE uitoefent of laat uitoefenen. De SCE kan tevens als voorwerp hebben, aan de behoeften van haar leden te voldoen door op dezelfde wijze het bevorderen van hun deelneming aan economische activiteiten, in een of meer SCE´s en/of nationale coöperaties.

Een SCE opgericht overeenkomstig de bepalingen van Veror­dening (EG) mag in haar naam een aanvraag voor AEO indienen.

4.3. Plaats van aanvraag

§ 15. Krachtens artikel 22, lid 1 3^de alinea van het DWU, en de artikelen 12 en 27 DA/DWU moet de douaneautoriteit die bevoegd is voor de aanvraag worden vastgesteld aan de hand van de volgende regels die in de gegeven volgorde moeten worden toegepast:

4.3.1. Hoofdregel

De aanvraag moet worden ingediend bij de douaneautoriteit van de lidstaat waar:

- de hoofdadministratie voor douanedoeleinden van de aanvrager zich bevindt,

- of waar deze toegankelijk is, EN

- waar op zijn minst een deel van de activiteiten die onder de AEO-vergunning moeten vallen, zal worden uitgevoerd (artikel 22, lid 1, 3^de alinea van het DWU);

4.3.2. Subsidiaire regels

Indien op grond van de hoofdregel de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan een van de volgende douaneautoriteiten:

- Wanneer het niet mogelijk is de bevoegde douaneautoriteit te bepalen overeenkomstig artikel 22, lid 1, 3^de alinea, van het DWU is de bevoegde douaneautoriteit de autoriteit van de plaats waar de administratie en de documentatie van de aanvrager aan de hand waarvan de douaneautoriteit een beschikking kan geven (hoofdboekhouding voor douanedoeleinden), zich bevinden of waar deze toegankelijk zijn (Artikel 12 van DA/DWU);

- Wanneer de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden bepaald overeenkomstig artikel 22, lid 1, 3^de alinea, van het DWU of artikel 12 DA/DWU, wordt de aanvraag ingediend bij de douaneautoriteiten van de lidstaat waar de aanvrager een vaste inrichting heeft en waar de informatie over zijn algemene logistieke beheersactiviteiten in de Unie wordt bewaard of toegankelijk is zoals aangegeven in de aanvraag (Artikel 27 DA/DWU).

§ 16. Het fundamenteel principe verbonden aan de in § 15 hiervoor vermelde regels bestaat in het onderwerpen van de aanvraag aan de douaneautoriteiten van de lidstaat die de douaneactiviteiten van de aanvrager het best kennen. Dit betekent dat de aanvraag voor AEO‑vergunning moet worden ingediend in de lidstaat:

- waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt bijgehouden of toegankelijk is;

- en waar de douaneverrichtingen plaatsvinden.

Indien op grond hiervan de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan de lidstaat waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt bijgehouden of toegankelijk is.

§ 17. Indien de onderneming haar hoofdboekhouding laat voeren door een in een andere lidstaat of in een derde land gevestigde entiteit, moet zij er voor zorgen dat de douaneautoriteit van de lidstaat waar zij is gevestigd elektronisch toegang heeft tot de in de andere lidstaat of derde land bijgehouden documentatie. In dit geval moet de aanvraag voor AEO‑vergunning worden voorgelegd in de lidstaat waar de onderneming de toegankelijkheid waarborgt en waar de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten worden uitgeoefend. Ter zake is het feit dat de onderneming al dan niet douaneactiviteiten uitoefent in die lidstaat geen bepalend element.

§ 18. In België moeten de behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende aanvragen voor AEO‑vergunning, vergezeld van alle vereiste bijlagen en van een verklaring van de aanvrager overeenkomstig bijlage I ter bij onderhavige circulaire verplicht per post worden verzonden aan de Algemene Administratie van de douane en accijnzen, Dienst Operaties, dienst Douane 2, , North Galaxy, Toren A (NG A11) ‑, Koning Albert II ‑ laan 33 Bus 372 te 1030 BRUSSEL die optreedt als centraal contactpunt.

Om de behandeling van het dossier te versnellen, wordt de aanvrager gevraagd om de bijlagen van zijn aanvraag, andere dan deze hieronder opgesomd, via elektronische drager (CD‑Rom, USB‑stick, mail: da.ops.douane2@minfin.fed.be), in pdf‑formaat (één bestand per bijlage) aan te leveren.

Volgende bijlagen moeten op papier bezorgd worden:

- de uittreksels en certificaten die uitgegeven zijn door een officiële instantie;

- de eventuele volmacht (zie bijlage A in bijlage I bis bij de onderhavige circulaire);

- de verklaring in de vorm van bijlage 10 (fusie van vorige bijlagen 10 en 11) bij de aanvraag (zie bijlage E in bijlage I bis van de onderhavige circulaire);

- de verklaring van de aanvrager (zie bijlage I ter van de onderhavige circulaire);

- de eventuele veiligheidsverklaring(en) (zie bijlage III bis van de onderhavige circulaire).

De dienst Douane 2 voorziet elke aanvraag van de datum van ontvangst en kent een ontvangstnummer Operations in het elektronisch dossierbeheerssysteem BASIS DESKTOP (DT 32) toe, gevolgd door een identificatie bestaande uit het letterwoord AEO en een chronologisch volgnummer in de reeks 000001 tot 999999. Zij creëert hierna een digitaal AEO‑dossier in de gegevensbank BANAEOS, publiceert het op het SharePoint AEO^[3] en stuurt het door naar een regionaal centrum van douane en accijnzen volgens de volgende principes:

4.3.3. Aanvraag ingediend in België

- als de aanvrager zelf zijn douanegeschriften houdt, het regionaal centrum dat bevoegd en verantwoordelijk is voor het beheer van het AEO‑dossier is datgene in wiens ambtsgebied de plaats is gelegen waar de douanegeschriften worden gehouden en waar, in principe, eveneens de douanedocumentatie wordt bewaard;

- als de aanvrager zijn douanegeschriften heeft uitbesteed, het regionaal centrum die bevoegd en verantwoordelijk is voor het beheer van het AEO‑dossier is degene in wiens ambtsgebied de zetel van de hoofdactiviteit van de aanvrager in verband met de douaneactiviteit is gelegen.

4.3.4. Aanvraag ingediend in een andere lidstaat

4.3.4.1. Kennisgeving van een aanvraag

Iedere aanvraag, aanvaard in een andere lidstaat, wordt door de betrokken lidstaat (zie de §§ 22 en 24 hierna) ingebracht in EOS.

Voormelde dienst Douane 2 raadpleegt dagelijks het EOS systeem en verdeelt vervolgens de nieuwe aanvragen die België vermelden in vak 13 en/of vak 14, aanvaard in andere lidstaten, over de betreffende regionale centra voor onderzoek overeenkomstig de bepalingen van § 26 hierna.

4.3.4.2. Procedure van raadpleging

De dienst Douane 2 controleert dagelijks in EOS of er een vraag tot raadpleging (zie de §§ 27 tot 31 hierna) is vanuit andere lidstaten voor België.

Zij verstuurt deze vervolgens naar het bevoegd regionaal centrum voor onderzoek. De keuze van het bevoegd regionaal centrum geschiedt in functie van de elementen van de vraag om raadpleging.

4.4. Praktische voorbeelden

§ 19. De volgende voorbeelden verduidelijken de bepalingen van de § 9 tot § 17 hiervoor.

Voorbeeld 1 ‑ Multinationale onderneming gevestigd in een derde land

Een multinationale onderneming waarvan de moedermaatschappij gevestigd is in de Verenigde Staten bezit een filiaal in Frankrijk, twee bijkantoren in Duitsland en een vaste inrichting in België. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor AEO‑vergunning in te dienen voor het geheel van de douaneactiviteiten die uitgeoefend worden door haar filiaal, haar twee bijkantoren en haar vaste inrichting. Is dit mogelijk?

Antwoord: Niet voor wat betreft het filiaal in Frankrijk. Het filiaal vormt van de moedermaatschappij een afzonderlijke rechtspersoon. Als het filiaal AEO-gecertificeerd wenst te zijn, moet zij in haar eigen naam een aanvraag voor een AEO‑vergunning indienen bij de Franse douaneautoriteiten.

Wel voor wat betreft de twee Duitse bijkantoren en de vaste inrichting in België, indien aangenomen wordt dat de moedermaatschappij in de Europese Unie gevestigd is door de aanwezigheid van een vaste inrichting in België. Voor deze drie entiteiten moet de aanvraag voor een AEO‑vergunning ingediend worden in België.

Voorbeeld 2 – Multinational met dochtervennootschappen

De moedervennootschap van een multinational is gevestigd in Duitsland en heeft dochtervennootschappen in België en Oostenrijk. De moedervennootschap oefent geen enkele door de douanewetgeving gedekte activiteit uit, terwijl de dochtervennootschappen handeldrijven met derde landen, regelmatig goederen in‑ en uitvoeren en al hun douanedocumentatie beheren. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor certificering in te dienen voor het geheel van de activiteiten van haar dochtervennootschappen. Is dit mogelijk?

Antwoord: Neen. Krachtens het vennootschapsrecht vormt elke dochtervennootschap een afzonderlijke rechtspersoon (zie § 10 hiervoor) en moet zij een aanvraag voor een AEO-vergunning in haar naam indienen in de lid­staat waar zij haar hoofdadministratie houdt en waar zij haar douaneactiviteiten uitoefent.

Voorbeeld 3 ‑ Grote onderneming met bijkantoren

Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden‑Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopkantoren en magazijnen in Europa en het Midden‑Oosten. Ook het beheer en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft een bijkantoor in België dat het distributiecentrum is voor geheel Europa; alle douaneactiviteiten, logistieke diensten en desbetreffende hoofdadministratie zijn gecentraliseerd in België. Dit distributiecentrum is houder van meerdere douanevergunningen, verleend door de Belgische algemene administratie der douane en accijnzen en gebruikt in het kader van de douaneactiviteiten van het bijkantoor. Onderneming A wenst een AEO‑certificaat te bekomen voor dit distributiecentrum. Wie moet de aanvraag voor AEO‑certificering indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend?

Antwoord:

Aanvrager: het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid (zie §11 hiervoor). In dit geval moet onderneming A de aanvraag indienen in haar naam.

Plaats van aanvraag: gezien enerzijds de hoofdadministratie, bestaande uit de archieven en de documentatie aan de hand waarvan de douaneautoriteit kan nagaan of aan de voorwaarden en criteria ter verkrijging van het AEO‑certificaat is voldaan, in België wordt gehouden en anderzijds alle douane‑ en logistieke activiteiten in België zijn verenigd, moet onderneming A haar aanvraag voor AEO‑vergunning indienen bij de Belgische algemene administratie der douane en accijnzen.

Voorbeeld 4 ‑ Grote onderneming met meerdere bijkantoren in verschillende lidstaten, elk van hen oefent activiteiten uit die gedekt zijn door de douanewetgeving en houdt een boekhouding betreffende deze activiteiten

Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden‑Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopkantoren en magazijnen in Europa en het Midden‑Oosten. Ook het bestuur en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft bijkantoren in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk bijkantoor oefent douaneactiviteiten uit. Onderneming A wenst een AEO‑certificaat te bekomen voor deze verschillende bijkantoren. Wie moet de aanvraag voor AEO‑vergunning indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend?

Antwoord:

Aanvrager: het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechts­persoonlijkheid (zie §11 hiervoor). Ter zake moet onderneming A de aanvraag indienen in haar naam.

Plaats van aanvraag:

In deze denkbeeldige situatie kunnen twee situaties in het vooruitzicht worden gesteld:

a) indien onderneming A activiteiten van algemeen beheer van logistieke diensten uitoefent in Frankrijk en aldaar toegang geeft tot de hoofdadministratie betreffende de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren zijn de bepalingen van artikel 27 DA/DWU, van toepassing. In dit geval moet de aanvraag voor AEO‑vergunning worden ingediend bij de Franse douaneautoriteiten;

b) indien elk bijkantoor zijn douane‑ en logistieke activiteiten beheert en de daarop betrekking hebbende hoofdadministratie voert terwijl onderneming A geen enkele informatie daaromtrent centraliseert, mag onderneming A de lidstaat kiezen waar zij haar aanvraag zal indienen aangezien het Communautair Douanewetboek en zijn toepassingsbepalingen dit geval niet voorziet. Logischerwijze zou de voorkeur moeten uitgaan naar de lidstaat waar het bijkantoor is gevestigd met het grootste volume aan douaneactiviteiten. De raadplegingsprocedure wordt geactiveerd door de douaneautoriteiten van de lidstaat waar de aanvraag is ingediend en aanvaard.

Voorbeeld 5 ‑ Uitbestede hoofdadministratie

Onderneming A is in België gevestigd en heeft haar hoofdadministratie uitbesteed in India met een gewaarborgde elektronische toegang tot haar documenten door de Belgische douaneautoriteiten. Zij voert Aziatische goederen enkel via Italië in maar oefent de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten uit in België. In welke lidstaat moet onderneming A haar aanvraag voor AEO‑certificering indienen?

Antwoord: In België (zie § 17 hiervoor).

4.5. Onderzoek van de aanvraag

§ 20. Na ontvangst van een door de dienst Douane 2 doorgestuurde aanvraag, brengt het bevoegd regionaal centrum de datum van ontvangst erop aan en controleert de ontvankelijkheid ervan. Een ontvankelijke aanvraag moet beantwoorden aan de criteria van de artikelen 22 van het DWU en 11 van de DA/DWU. In dit geval moet genoemd regionaal centrum verplichtend de 3 hierna genoemde voorwaarden controleren:

1) dat de aanvraag volledig is, vergezeld van de zelfbeoordelingsvragenlijst zoals bepaald door artikel 26 DA/DWU en alle vereiste bijlagen bevat. In het ontkennend geval moet zij binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag (artikel 22, lid 2 van het DWU), de aanvrager verzoeken, met opgave van de redenen voor haar verzoek, de ontbrekende inlichtingen te verstrekken (artikel 12, lid 2 IA/DWU). Het regionale centrum bevestigt aan de aanvrager een redelijke termijn van ten hoogste dertig dagen om de gevraagde aanvullende informatie te verstrekken (artikel 12, lid 2 IA/DWU)

EN

2) dat de Belgische Algemene administratie van de douane en accijnzen wel degelijk bevoegd is om de aanvraag te behandelen (zie de §§ 15 tot 18 hiervoor);

EN

3) dat de aanvraag niet wordt ingediend binnen de drie jaar na intrekking van de AEO‑vergunning waarvan de aanvrager houder was, indien de vergunning, overeenkomstig artikel 11, lid 2 DA/DWU, door de douaneautoriteit werd ingetrokken:

- hetzij omdat hij niet de nodige maatregelen heeft genomen om de redenen te verhelpen die een schorsing van zijn status van geautoriseerde markt­deelnemer hebben gerechtvaardigd;

- hetzij omdat hij een ernstige overtreding op de douanereglementering heeft begaan en er geen verder beroep meer mogelijk is.

§ 21. Indien niet is voldaan aan een of meerdere van de in § 20 hiervoor bedoelde ontvankelijkheidsvoorwaarden, moet een beslissing tot afwijzing van de aanvraag voldoende gemotiveerd in feite en in rechte per aangetekende brief aan de aanvrager worden verzonden. Dienaangaande zijn bepalingen van de omzendbrief “Recht van administratief beroep – Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 ‑ D.I. 800.50 van 22 november 2000 gewijzigd door D.C. 248.132 van 1 augustus 2011 van toepassing (recht om gehoord te worden, recht op administratief beroep).

Ter zake moet de verwerking van de persoonsgegevens ge­schieden met naleving van de wettelijke bepalingen op de bescher­ming van de persoonlijke levenssfeer^[4].

4.6. Aanvaarding van de aanvraag

§ 22. Elke als ontvankelijk beoordeelde aanvraag, d.w.z. elke aanvraag die beantwoordt aan alle in § 20, a tot c, hiervoor, bedoelde voorwaarden, moet worden aanvaard en voorzien van de datum van aanvaarding. Deze datum moet verplichtend overeenkomen met de datum van ontvangst indien de aanvraag volledig en ontvankelijk was op die datum of, in het geval bedoeld in § 20, b hiervoor, met de datum van ontvangst van alle ontbrekende inlichtingen. De aandacht wordt in het bijzonder gevestigd op het belang van die datum van aanvaarding die het vertrekpunt is voor de termijnen opgelegd in het kader van de procedure tot het verlenen van de AEO-vergunning in de artikelen 22, lid 3 van het DWU en 30, lid 1 IA/DWU (zie de § § 24 en 57 hierna).

§ 23. De aanvaarding van de aanvraag wordt per post met aangetekende brief betekend aan de aanvrager. Deze betekening is geen beslissing in de zin van artikel 5, punt 39) van het DWU maar een stap in de procedure naar het verlenen van de AEO‑vergunning of de weigering van het verlenen van de AEO‑vergunning. In dit geval is de betekening niet vatbaar voor administratief beroep.

5. Procedure van AEO-vergunning

(Verlenen van de vergunning of afwijzing van de aanvraag)

5.1. Mededeling van de aanvraag aan de lidstaten van de Europese Unie

§ 24. Krachtens de bepalingen van artikel 16 van het DWU en artikel 30, lid 1 IA/DWU moet de aanvaarde aanvraag binnen een termijn van zeven kalenderdagen vanaf de in § 22 hiervoor bedoelde datum van aanvaarding, worden medegedeeld aan de douaneautoriteiten van de andere lidstaten. Het bevoegd regionaal centrum brengt ter zake de aanvraag in EOS (zie § 4 hiervoor) zoals vermeld in artikel 30, lid 1 IA/DWU.

§ 25. Krachtens de bepalingen van artikel 31, lid 4 IA/CDU moet de mededeling van de gegevens van de aanvraag voor AEO‑vergunning aan de andere lidstaten van de Unie de douaneautoriteiten van deze lidstaten toelaten na te gaan of zij over relevante gegevens beschikken die de afgifte van een vergunning kunnen beïnvloeden. In bevestigend geval delen zij die gegevens binnen de termijn van dertig kalenderdagen vanaf de in § 24 bedoelde datum van mededeling mede aan de douaneautoriteit van afgifte.

Het gaat in dit geval om alle relevante informatie van de douaneautoriteit betreffende:

- de gegevens van de aanvraag voor een AEO‑vergunning;

- de voorwaarden vastgesteld in artikel 22 van het DWU en artikel 11 IA/DWU (zie § 20 hiervoor);

- de voorwaarden en criteria voor de toekenning van een AEO‑vergunning (zie de §§ 32 tot 50 hierna);

- de douanevergunningen en certificaten waarvan de aanvrager houder is.

Voorbeelden:

‑ een lidstaat stelt vast dat een BTW‑nummer dat aan de aanvrager werd verleend, niet voorkomt in de aanvraag;

‑ de aanvrager vermeldt in vak 14 van zijn aanvraag een grensovergang in een andere lidstaat en de douaneautoriteiten van die lidstaat hebben op die plaats ernstige moeilijkheden ondervonden in het kader van de douaneactiviteiten van de aanvrager;

‑ de aanvrager heeft in vak 15 van zijn aanvraag nagelaten een vergunning inzake douanevereenvoudigingen, waarvan hij houder is in een andere lidstaat, te vermelden.

§ 26. Overeenkomstig de bepalingen van § 18 hierboven “Indienen van een aanvraag”, kunnen de bevoegde regionale centra door de dienst Douane 2 gevraagd worden om de aanvragen ingediend door de andere lidstaten in EOS te onderzoeken en in voorkomend geval, de betrokken douaneautoriteiten door bemiddeling van de dienst Douane 2, binnen de in § 25 bedoelde termijn, in kennis te stellen van relevante informatie die de afgifte van een AEO‑vergunning negatief kan beïnvloeden. Het raadplegen van de verschillende nationale gegevensbanken moet het verzamelen van nuttige informatie toelaten.

Ter zake verloopt de communicatie tussen de dienst Douane 2 en de regionale centra per e‑mail vanuit en naar het elektronisch adres van de dienst Douane 2 (da.ops.douane2@minfin.fed.be).

De verworven informatie wordt meegedeeld aan de douaneautoriteit van de lidstaat waar de aanvraag van de AEO-vergunning werd aanvaard via EOS^[5].

5.2. Onderlinge raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie

§ 27. Artikel 31, lid 1 IA/DWU voorziet in een raadplegingsprocedure tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten indien de douaneautoriteit van afgifte de naleving van een of meerdere criteria voor het verlenen van de AEO‑vergunning niet kan onderzoeken (zie de §§ 32 tot 50 hierna) hetzij wegens gebrek aan informatie, hetzij wegens de onmogelijkheid die informatie te controleren.

Voorbeeld 1

Onderneming A waarvan de sociale zetel en de handelsboekhouding zich in Frankrijk bevindt, concentreert alle douaneactiviteiten en betreffende documentatie in haar bijkantoor in België. Die onderneming wenst een AEOS‑vergunning te bekomen.

Overeenkomstig voorbeeld 3 van § 19 hiervoor moet onderneming A de aanvraag in haar naam indienen in België. Ter zake moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen plaatsvinden:

- in België en in Frankrijk in het verleden geen ernstige of herhaalde inbreuken op de douanewetgeving en belastingvoorschriften hebben gepleegd en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit hebben.

- in België voor de doelmatigheid van het beheer van de geschriften;

- in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;

- in België voor de passende veiligheidsnormen.

In dit voorbeeld zal het in § 18 hiervoor bedoeld bevoegd regionaal centrum haar Franse tegenhanger moeten raadplegen om het verleden inzake de naleving van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en de finan­ciële solvabiliteit van de aanvrager te onderzoeken.

Voorbeeld 2

Onderneming A heeft haar sociale zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa oefent zij geen douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, kantoren en magazijnen in Europa en beheert de logistieke diensten. Deze onderneming heeft filialen in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk filiaal oefent douaneactiviteiten uit en beheert de betreffende douanedocumentatie maar de zetel van de onderneming in Frankrijk kan rechtstreeks elektronisch toegang geven tot alle hoofdadministratie en tot de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren. De onderneming wenst om de AEOC en AEOS-vergunning te bekomen.

Overeenkomstig voorbeeld 4 van § 19 hiervoor moet onderneming A de aanvraag in haar naam indienen in Frankrijk. In dit geval moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen plaatsvinden:

- in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland voor het bevredigend verleden inzake geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager;

- in Frankrijk voor de doelmatigheid van het beheer van de geschriften en de vervoersadministratie;

- in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;

- in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland voor de passende veiligheidsnormen.

De bevoegde Franse diensten zullen dus hun Belgische, Spaanse, Zweedse en Duitse tegenhangers moeten raadplegen om het verleden inzake geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager en de passende veiligheidsnormen te onderzoeken.

5.2.1. Resultaat van de raadpleging

§ 28. Indien na de uitgevoerde controles de geraadpleegde dienst vaststelt dat de aanvrager niet voldoet aan een of meerdere van de voorziene criteria (zie de §§ 32 tot 50 hierna), bezorgt hij de naar behoren met bewijsstukken gestaafde resultaten, overeenkomstig artikel 31, lid 3 IA/DWU, aan de dienst van afgifte. De mededeling van de resultaten moet plaatsvinden binnen de termijnen voorzien in § 29 hierna^[6].

5.2.2. Termijn van antwoord op de aanvraag tot raadpleging

§ 29. De geraadpleegde dienst beschikt over een termijn van tachtig kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag van de raadplegende dienst, om zijn positieve of negatieve bevindingen te zenden. Deze termijn kan verlengd worden wanneer de aanvrager de geraadpleegde en de raadplegende dienst inlicht dat hij maatregelen neemt om tegemoet te komen aan de gebreken betreffende een of meerdere criteria voor het verkrijgen van het AEO‑vergunning (zie §§ 32 en 50 hierna).

Krachtens artikel 14, lid 3 IA/DWU, indien de geraadpleegde dienst niet antwoordt binnen de eventueel verlengde termijn, kan de raadplegende dienst veronderstellen dat aan het criterium/de criteria waarvoor raadpleging werd gevraagd, voldaan is.

5.2.3. Raadplegingsprocedure

5.2.3.1. Raadpleging gestart door België

§ 30. Het regionaal centrum die de vraag tot raadpleging stelt, stuurt deze via e‑mail naar het adres da.ops.douane2@minfin.fed.be van de dienst Douane 2, dewelke ze invoert in EOS, in de gegevensbank BANAEOS en ze publiceert op het SharePoint AEO^[7]. Het betreffend regionaal centrum wordt over de bovenstaande via e‑mail geïnformeerd.

Bij ontvangst van het antwoord van de betreffende lidsta(a)t(en) op de raadpleging in EOS, communiceert de dienst Douane 2 het resultaat via e‑mail aan het betrokken regionaal centrum.

5.2.3.2. Raadpleging gestart door een andere lidstaat

§ 31. Conform aan de bepalingen van § 18 “Raadplegingsprocedure” bekijkt de dienst Douane 2 dagelijks in EOS de raadplegingsaanvragen betreffende België, gestart door andere lidstaten en maakt ze over aan bevoegd regionaal centrum met de vraag om de nodigde onderzoeken te doen, rekening houdend met de termijnen bepaald in § 29 hiervoor.

De regionale centra sturen de resultaten via e‑mail naar da.ops.douane2@minfin.fed.be van de dienst Douane 2, dewelke ze in EOS inbrengt.

5.3. Criteria voor het verlenen van de AEO-vergunning

§ 32. Krachtens artikel 39 van het DWU omvatten de criteria voor het verlenen van de status van geautoriseerde marktdeelnemer:

- geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager;

- de aanvrager kan aantonen dat hij zijn handelingen en de goederenstroom goed onder controle heeft dankzij een handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt;

- het bewijs van financiële solvabiliteit;

- indien van toepassing, de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit; en

- indien van toepassing, passende veiligheidsnormen.

Deze verschillende criteria worden nader toegelicht in de §§ 33 tot 50 hierna en in de zelfevaluatie vragenlijst met het oog op de toekenning van een AEO‑vergunning en de erop betrekking hebbende toelichting (zie de bijlagen IV en IV bis bij onderhavige circulaire).

5.3.1. Compliance: Geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager

§ 33. Artikel 39, punt a) van het DWU vereist de afwezigheid van ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewet­geving en de belastingvoorschriften, en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager. Het DWU vereist niet alleen de naleving van de douanevereisten maar ook de naleving van de belastingvoorschriften. Deze moeten in brede zin geïnterpreteerd worden en moeten niet beperkt zijn tot de belastingen in verband met de in- of uitvoer van goederen (voorbeeld: BTW, accijnzen, omzetbelasting van bedrijven...).

Artikel 24 IA/DWU stelt dat voldaan is aan dit criterium wanneer er geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en de belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit zijn begaan door de volgende personen in de afgelopen drie jaren:

a) als de aanvrager een natuurlijk persoon is:

- de aanvrager;

- indien van toepassing, de werknemer die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager.

b) als de aanvrager geen natuurlijk persoon is:

- De aanvrager;

- de persoon (of personen) die verantwoordelijk is (zijn) voor de aanvrager of die zeggenschap heeft (hebben) over de leiding van het bedrijf. Naargelang de rechtsvorm van de aanvrager, kan het gaan om de directeur/manager van het bedrijf, of de voorzitter en de leden van de raad van bestuur;

- de werknemer(s) die verantwoordelijk is(zijn) voor de douanezaken van de aanvrager

Indien de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvrager sinds meer dan drie jaar is opgericht, moet hij aan de criteria voldoen gedurende de periode van drie jaar voorafgaand aan de indiening van de aanvraag. Deze periode van drie jaar geldt enkel voor de “ernstige overtreding” en “herhaalde overtredingen” van de douanewetgeving en belastingvoorschriften. Indien het gaat om “ernstige strafrechtelijke overtredingen in verband met de economische activiteit” is deze periode niet beperkt gezien de ernst van de overtredingen.

Indien de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, moet hij aan de criteria voldoen voor de periode tussen de datum van oprichting en de datum van indiening van de aanvraag.

5.3.1.1. Interpretatie van de begrippen “ernstige overtreding” en” herhaalde overtredingen” en “ernstige strafrechtelijke overtreding in verband met de economische activiteit”

§ 34. Wordt als “ernstige overtreding” beschouwd, elke overtreding die aanleiding kan zijn:

- voor een natuurlijk persoon: van een hoofd‑ of vervangende gevangenisstraf van 8 dagen of meer;

- voor een rechtspersoon of daarmee gelijkgestelde persoon: van een boete van € 12.500 of meer.

Elke overtreding die meer dan een keer werd gepleegd door dezelfde persoon wordt beschouwd als “herhaalde overtreding”.

§ 35. Om in aanmerking te kunnen worden genomen, volstaat het dat ingeroepen concrete feiten het voorwerp uitmaakten van een aanvankelijk proces-verbaal of dat de betrokkene geïnformeerd is geweest van de gedane vaststellingen en, na ondervraagd te zijn geweest, een proces-verbaal van verhoor zal worden opgesteld.

Het feit dat later een proces-verbaal zal worden opgesteld en dat de overtreding met een transactie of rechterlijk zal worden afgehandeld, heeft geen invloed.

Overtredingen die op het tijdstip van indiening van de aanvraag verjaard zijn mogen niet in overweging worden genomen.

§ 36. Indien de overeenkomstig de bepalingen van de §§ 34 en 35 hiervoor in overweging genomen overtredingen van te verwaarlozen belang zijn in vergelijking met het aantal of de omvang van de douaneverrichtingen van de aanvrager en geen twijfels opwekken wat betreft zijn eerlijkheid, mag de staat van dienst op het gebied van de douanevereisten passend worden geacht.

Ernstige overtredingen zijn:

1. inzake douanewetgeving:

• smokkelarij;

• fraude, bijvoorbeeld opzettelijk verkeerde indeling, onder- of overwaardering of een valse oorsprongsverklaring om geen douanerechten te hoeven te betalen;
• namaak;
• fraude met betrekking tot antidumpingvoorschriften;
• overtredingen in verband met verboden en beperkingen;
• overtredingen met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten (IER);
• alle overige inbreuken met betrekking tot de douanevereisten.

2. inzake belastingvoorschriften:

• belastingfraude;
• belastingontduiking;
• misdrijven ten aanzien van accijnzen, zoals de illegale productie of raffinage van minerale olie en winning;
• btw-fraude, met inbegrip van goederenverkeer binnen de Unie.

§ 37. Het onderzoek van de staat van dienst op het gebied van douane van de in § 33 bedoelde personen wordt verricht op het tijdstip van de voorafgaande audit (zie de §§ 51 tot 54 hierna) door de Coördinator Bedrijfsrisico die daartoe de diensten geschillen van de regionale centra raadpleegt. De aanvrager bezorgt ook bewijzen (zie § 38 hierna).

§ 38. De controle van de in § 33 hiervoor bedoelde criteria wordt verricht op basis van een uittreksel uit het strafregister, te verstrekken door de aanvrager tot staving van zijn aanvraag.

Wanneer de aanvrager een natuurlijk persoon is, moet hij bij de aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen (sjabloon 596-1). Dit uittreksel moet aangevraagd worden door de aanvrager bij de gemeentelijke administratie van de plaats waar hij in België woont. In dat geval zijn de bepalingen van letter b) van het volgend lid van toepassing op de wettelijk vertegenwoordiger in douanezaken, van de aanvrager.

Als de aanvrager een rechtspersoon is, moet hij bij zijn aanvraag voegen:

a) een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen, op zijn naam opgesteld. Dit uittreksel dient te worden aangevraagd bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel per brief, ofwel via mail naar strafregister@just.fgov.be ;

EN

b) een uittreksel uit het strafregister op naam van zijn wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken. Het gaat om hetzij:

• een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een rechtspersoon is;
• een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een natuurlijke persoon is;
• een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken bij het dagelijks beleid van de activiteiten indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een vereniging van personen is die als handelsbekwaam is erkend voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten.

Het uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen moet aangevraagd worden door de betreffende persoon bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, ofwel per brief, ofwel via mail naar strafregister@just.fgov.be .

Het uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen moet aangevraagd worden door de betreffende persoon bij het gemeentebestuur van zijn woonplaats.

Als de aanvrager een vereniging van personen is als handels-bekwaam erkend voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, moet hij bij zijn aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen voor elke natuurlijke persoon die rechtstreeks betrokken is bij de dagelijkse uitoefening van zijn activiteiten. Dit uittreksel moet door de betrokken natuurlijke personen worden aangevraagd bij het Gemeentebestuur van hun woonplaats in België. De bepalingen van letter b, van vorige alinea zijn in voorkomend geval van toepassing op de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken van de vereniging.

De niet in België gevestigde natuurlijke personen moeten hun gerechtelijk verleden bewijzen aan de hand van de overlegging van een officieel document van hun land van verblijf of, bij gebrek aan een dergelijk document, aan de hand van een verklaring op erewoord volgens het model hierna dat behoorlijk gewettigd is door een openbare autoriteit:

“Verklaring op erewoord

Ik ondergetekende,

(naam, voornaam, adres, geboortedatum), verklaar op mijn erewoord dat ik nooit werd veroordeeld voor een ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met mijn economische activiteit.

Gedaan te , op

(gelegaliseerde handtekening)”

§ 39. In de zin van onderhavige circulaire wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met de economische activiteit beschouwd:

• elke overtreding bedoeld in Boek II, Titel III, hoofdstukken I tot V, Titel IV, hoofdstuk IV en Titel IX, hoofdstuk I en II van het Belgische Strafwetboek;
• elke overtreding op de verboden bedoeld in de artikelen 38 tot 41 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten;
• elke overtreding op de verplichtingen voortvloeiend uit het handelsrecht, het vennootschapsrecht, het maatschappelijk recht of het arbeidsrecht, daaronder begrepen de verplichtingen uit hoofde van de wetgeving inzake bescherming van de arbeid;
• elke overtreding op de verplichtingen voortvloeiend uit de douane en fiscale wetgeving;

waarvoor de pleger, in België of het buitenland, een ernstige definitieve strafrechtelijke veroordeling met kracht van gewijsde heeft gekregen (definitief geworden).

Wordt als ernstige strafrechtelijke veroordeling beschouwd:

• elke strafrechtelijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan zes maanden;

• elke strafrechtelijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan tweeduizend euro maar minder dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan drie maanden maar minder dan zes maanden en waarvoor in het betrokken geval, de Centrale administratie van de douane en accijnzen, Dienst Operations (dienst Douane 2) een ongunstige beoordeling uitbrengt. Bij deze beoordeling wordt onder meer rekening gehouden met de volgende criteria:
  • het effect van de inbreuk wat betreft de AEO reglementering;
  • de omstandigheden waarin de inbreuk werd gepleegd;
  • in voorkomend geval, de frequentie van de inbreuken;
  • de aard van de uitgeoefende activiteiten;
  • de evolutie in het gedrag van de aanvrager;
  • de algemene moraliteit van de aanvrager.

De bevoegde dienst stuurt ter zake het dossier door naar voormelde Cel voor gemotiveerd advies, gestaafd met een omstandig verslag omvattende de beschouwingen en het advies van de Starterscoördinator en de Risicocoördinator..

Zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager zijn:

• faillissementsfraude;
• overtredingen van gezondheidswetgeving, zoals het op de markt brengen van onveilige goederen;
• overtredingen van milieuwetgeving, zoals illegaal grensoverschrijdend verkeer van gevaarlijk afval;
• fraude met betrekking tot de Verordening voor producten voor tweeërlei gebruik;
• deelneming aan een criminele organisatie;
• omkoperij en corruptie;
• fraude;
• cybercriminaliteit;
• witwassen van geld;
• directe of indirecte betrokkenheid bij terroristische activiteiten (zoals het verrichten van handels- of andere activiteiten die de internationaal erkende terroristische groeperingen bevorderen of ondersteunen);
• directe of indirecte betrokkenheid bij het bevorderen of ondersteunen van illegale migratie naar de EU.

5.3.2. Efficiënt systeem voor het beheer van de handels- en, in voorkomend geval, van de vervoersadministratie

§ 40. Om toe te laten vast te stellen of de aanvrager zijn handelingen en goederenstroom goed onder controle heeft door middel van een efficiënt systeem voor het beheer van zijn handels‑ en, in voorkomend geval, van zijn vervoersadministratie, legt artikel 25 IA/DWU meerdere vereisten op aan de aanvrager, namelijk:

a) hij moet een boekhoudsysteem voeren dat in overeenstemming is met de algemene aanvaarde boekhoudbeginselen toegepast in de lidstaat waar de boekhouding wordt gevoerd en welke boekhoudkundige douanecontrole vergemakkelijkt.

De wettelijke bepalingen die de ondernemingen moeten naleven inzake boekhouding en jaarrekeningen werden in Belgisch recht vastgelegd door :

○ de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen;

○ het koninklijk besluit van 8 oktober 1976 met betrekking tot de jaarrekeningen van ondernemingen;

○ het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975;

○ het koninklijk besluit van 12 september 1983 bepalende de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel;

○ de wet van 7 mei 1999 houdende het wetboek van vennootschappen;

○ het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen.

De adviezen en aanbevelingen van de Commissie voor boekhoudkundige normen (opgericht met het koninklijk besluit van 21 oktober 1975), gepubliceerd in het Bulletin van de Commissie voor boekhoudkundige normen, vormen eveneens een belangrijk en onvermijdelijk instrument in het boekhoudrecht van vennootschappen.

Dit systeem moet toelaten om over te gaan tot administratieve douanecontroles en een geschiedenis van de gegevens bijhouden vanaf het moment dat ze aankomen; het systeem heeft een controlespoor die elke boekhoudkundige gebeurtenis terugkoppelt aan zijn bron om zo de juistheid te verifiëren;

b) hij moet de administratie voor douanedoeleinden integreren in zijn boekhoudsysteem of het mogelijk maken dat kruiscontroles van de gegevens met het boekhoudsysteem kunnen worden verricht. Niet alle marketdeelnemers maken gebruik van geavanceerde geïntegreerde programma’s, zoals Enterprise Resource Planning (ERP)-software. Het is dus belangrijk dat deze voorwaarde behandeld wordt rekening houdend met de aard van de onderneming van de aanvrager en zijn activiteiten. Een KMO kan dus voldoen aan deze voorwaarde als zij gebruik maakt van een eenvoudig aangepast programma dat de mogelijkheid biedt om commerciële en boekhoudkundige gegevens met elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld via geautomatiseerde links of kruisverwijzingen.;

c) hij moet de douaneautoriteit fysieke toegang verlenen tot zijn douaneadministratie en, in voorkomend geval, tot zijn vervoersadministratie;

d) Wanneer deze systemen of administratie elektronisch worden gehouden, moet de aanvrager de douaneautoriteit elektronische toegang verlenen tot zijn douaneadministratie en, in voorkomend geval, tot zijn vervoersadministratie.

Toegang geven betekent de mogelijkheid geven aan de douane om de vereiste inlichtingen te krijgen ongeacht de plaats waar de informatie zich fysiek bevindt. De aanvrager kan toegang geven:

- Op papier wanneer het volume van de vereiste inlichtingen of gegevens niet groot is (bijvoorbeeld: jaarrekeningen);

- elektronische toegang op alle mogelijke mediatypen (bijv. USB-stick, CD-ROM of soortgelijke media) wanneer de benodigde hoeveelheid informatie groot is en verwerking vereist;;

- Online toegang rechtstreeks in het computersysteem van het bedrijf of via een ander systeem voor gegevensuitwisseling of via het internet.

e) hij moet over een logistiek systeem beschikken dat een onderscheid maakt tussen Unie- en niet-Uniegoederen en, in voorkomend geval, aangeeft waar zij zich bevinden. Deze vereiste moet niet worden nageleefd indien het enkel om een aanvraag voor een AEOS‑vergunning gaat, omdat de veilig­heidsvoorschriften het onderscheid tussen Uniegoederen en niet‑Uniegoederen niet maken. De veiligheidsvoorschriften gelden voor alle goederen die het douanegebied van de EU binnenkomen of verlaten, ongeacht hun status. De aanvrager moet kunnen bewijzen hoe hij dit onderscheid maakt. Een KMO voldoet aan deze voorwaarde als dit onderscheid gemaakt wordt met behulp van een simpel elektronisch bestand of een goed bijgehouden en goed beveiligd archiveringssysteem op papier.

f) hij moet beschikken over:

○ een administratieve organisatie die in overeenstemming is met de soort en de omvang van de onderneming en geschikt is voor het beheer van de goederenstroom;

EN

○ een systeem van interne controles waarmee onrechtmatige of frauduleuze transacties kunnen worden ontmaskerd;

Bij gebrek aan strikte regels op dit gebied, , moet de aanvrager aantonen dat zijn administratieve organisatie aangepast is aan zijn bedrijfsmodel en het beheer van de goederenstromen. Hij moet beschikken over schriftelijke procedures en werkinstructies die de processen duidelijk beschrijven, die de vaardigheden en de rollen van de medewerkers definiëren en die hun vervangers aanduiden in geval van afwezigheid. Wanneer de aanvrager een KMO is, moet hij aantonen en bewijzen dat hij passende maatregelen heeft genomen.

g) hij moet, in voorkomend geval, toereikende procedures toepassen voor het beheer van licenties (of certificaten) en van vergunningen die verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten.

Onder “handelspolitieke maatregelen” wordt verstaan, alle niet‑tarifaire maatregelen omschreven in artikel 5, punt 36) van het DWU.

Onder “vergunningen die verband houden met de handel in landbouwproducten” worden verstaan (zie de Omzendbrief 2017/C/15 van 29 maart 2017):

- Invoercertificaten AGRIM door de douane af te schrijven bij het in het vrije verkeer brengen van bepaalde landbouwproducten (eventueel met het oog op het verkrijgen van een tariefcontingent of een andere preferentiële regeling die beheerd wordt door middel van een invoercertificaat AGRIM;

- Uitvoercertificaten AGREX door de douane af te schrijven bij de uitvoer van bepaalde landbouwproducten;

h) hij moet voldoening gevende procedures toepassen:

○ voor het rangschikken van bedrijfsbescheiden en bedrijfsinformatie;

○ ter bescherming tegen gegevensverliezen;

Wanneer de aanvrager zelf zijn gegevens beheert, moet hij beschikken over procedures voor gegevensverzameling, opslag en back-up procedures in het geval van falen van de computersystemen. Hij moet ook aantonen dat hij over een veiligheidsplan beschikt met actiepunten in het geval van verlies of vernietiging.

Als het gegevensbeheer deel uitmaakt van een contract met een derde persoon, moet de aanvrager de bepalingen preciseren en de frequentie van de back-ups en hun locatie communiceren.

i) hij moet de werknemers sensibiliseren voor de noodzaak de douaneautoriteiten in te lichten wanneer er zich problemen voor­doen, zich te schikken naar de vereisten en vereist contact op te nemen met het oog op het inlichten van douaneautoriteiten betref­fende de situatie. De uitdrukking “werknemers” moet in de ruime zin van het woord worden geïnterpreteerd en omvat met name:

‑ de werknemers, rechtstreeks tewerkgesteld door de aanvrager;

‑ de werknemers, tewerkgesteld door een onderaannemer van de aanvrager;

‑ de zelfstandigen, rechtstreeks of onrechtstreeks tewerkgesteld door de aanvrager (consultants, zelfstandige werkers, …).

De aanvrager moet:

- beschikken over procedures om de douane in te lichten in het geval van problemen in verband met de naleving van de douanewetgeving;

- een contactpersoon aanwijzen die verantwoordelijk is voor het inlichten van de douaneautoriteiten en waarvan de gegevens zichtbaar zijn voor het voltallige personeel.

j) hij moet passende maatregelen inzake technologische beveiliging van gegevens hebben genomen ter voorkoming dat onbevoegden zijn computersysteem binnendringen en ter beveiliging van zijn documentatie.

Deze maatregelen zijn niet alleen beperkt tot de bedrijfscomputers maar ook de laptops en mobiele telefoons met toegang tot de gegevens van de aanvrager zijn inbegrepen. De aanvrager moet kunnen aantonen dat:

- de toegang tot deze apparaten goed gecontroleerd en beperkt is

- er beschermingsmaatregelen bestaan tegen ongeoorloofde indringers (bijvoorbeeld: firewall, antivirus);

- er modaliteiten van archivering, back-up en beveiliging van de documenten bestaan;

- laptops goed worden beheerd (automatisch sluiten na een korte periode van inactiviteit + antivirus + firewall + gecentraliseerde configuratie);

- de servers zich in vergrendelde kamers bevinden en de toegang tot deze ruimten wordt beheerd en beperkt tot het bevoegde personeel.

k) hij moet beschikken, indien van toepassing, over toereikende procedures voor behandeling van invoer- en uitvoercertificaten in verband met verboden en beperkingen, waaronder maatregelen om een onderscheid te maken tussen goederen die zijn onderworpen aan verboden of beperkingen en andere goederen, en maatregelen om toe te zien op de naleving van deze verboden en beperkingen.

Om aan deze voorwaarde te voldoen, moet de aanvrager beschikken over procedures om:

- onderscheid te maken tussen goederen die aan niet-fiscale vereisten zijn onderworpen, en andere goederen;

- te controleren of de handelingen overeenkomstig de geldende (niet-fiscale) wetgeving worden verricht;

- mogelijk dual-use goederen en de betreffende procedures te identificeren:

- personeel sensibiliseren en voortdurende opleiding geven met betrekking tot deze materies;

- permanent contact met de voor deze materies bevoegde nationale autoriteiten.

Het onderzoek van deze voorwaarden moet rekening houden met alle activiteiten van de aanvrager en de specifieke kenmerken van zijn onderneming (bijvoorbeeld de grootte). De beschikbare gegevens uit voorgaande aanvragen van andere douanevergunningen moeten gebruikt worden als ze nog steeds actueel zijn.

Ten minste een deel van de controles moeten worden uitgevoerd in de lokalen van de onderneming van de aanvrager; deze controles zullen gebruikt worden om:

- te controleren dat de in de aanvraag en overige documenten opgegeven informatie juist is en dat de door de aanvrager beschreven routines en procedures zijn gedocumenteerd en in de praktijk worden toegepast;

- transactietests uit te voeren om na te gaan of er een controlespoor is in de administratie;

- te controleren dat het gebruikte IT-systeem voldoende beschermd is tegen inbraak en manipulatie en dat er een log van gebeurtenissen wordt bijgehouden zodat wijzigingen zo nodig gemonitord kunnen worden.

5.3.3. Financiële solvabiliteit

§ 41. Artikel 39, punt c) van het DWU stelt dat om te voldoen aan dit criterium, de aanvrager een gezonde financiële situatie moet aantonen die hem in staat stelt om aan zijn verplichtingen te voldoen, rekening houdende met de aard van zijn commerciële activiteiten.

§ 42. Artikel 26 IA/DWU bepaalt dat de aanvrager:

- niet verwikkeld mag zijn in een faillissementsprocedure;

- voldaan heeft aan al zijn financiële verplichtingen tijdens de laatste drie jaar;

- het bewijs moet leveren van zijn solvabiliteit over de laatste drie jaar activiteit. Indien hij minder dan drie jaar is opgericht, wordt zijn solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de geschriften en beschikbare informatie op datum van de aanvraag.

§ 43. Om de solvabiliteit van de aanvrager na te gaan, wordt de methode van de ratio’s gebruikt zoals beschreven in bijlage IV ter, afdeling IV punt 4.2.2.. Indien uit de toepassing van deze methode de insolvabiliteit van de aanvrager blijkt, dient deze laatste het tegendeel te bewijzen door overlegging van bijvoorbeeld een attest van solvabiliteit, afgegeven door een onafhankelijk bedrijfsrevisor.

Ondernemingen naar buitenlands recht die geen boekhouding houden in België en er geen jaarrekeningen opstellen, moeten hun solvabiliteit aantonen door overlegging van een attest, afgegeven door een bedrijfsrevisor die erkend is door de openbare autoriteiten van de lidstaat waar de boekhouding wordt gehouden en de jaarrekeningen worden opgesteld.

5.3.4. Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit

§ 44. Krachtens artikel 39, punt d) van het DWU, moet de aanvrager van een AEOC-vergunning voldoen aan de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties normen.

§ 45. Het artikel 27 IA/DWU vereist dat dit criterium voldaan kan worden op drie verschillende manieren naar de keuze van de aanvrager:

a) de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager voldoet aan

een aangetoonde praktijkervaring van minimaal drie jaar in douanezaken. Dit criterium kan worden voldaan door één leider of een of meerdere werknemers van de aanvrager als zij effectief de verantwoordelijkheid voor het beheer van douanezaken van de vennootschap hebben. Om deze drie jaar ervaring te bewijzen, verstrekt de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor zijn douanezaken ter staving alle bewijsstukken (werk contract, verklaringen enz.). De vereiste drie jaren ervaring moeten niet noodzakelijkerwijs hebben plaatsgevonden in hetzelfde bedrijf maar mogen het resultaat zijn van de opgebouwd ervaring in andere bedrijven. Een nieuw bedrijf kan ook een werknemer in dienst nemen die drie jaar ervaring heeft ongedaan ergens anders om aan dit criterium te voldoen.

Bovendien, als rechtspersoon, kan het bedrijf zelf voldoen aan dit criterium als het voor ten minste drie jaar aan een douane vergunning die betrekking heeft op zijn activiteit geldt;

b) een kwaliteitsnorm voor douanezaken die door een Europese normalisatie instelling is aangenomen^[8];

c) de aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager heeft met succes een opleiding over douanewetgeving doorlopen die consistent is met en relevant is voor de mate van zijn betrokkenheid bij douane gerelateerde activiteiten en die wordt verstrekt door een van de volgende entiteiten:

- een douaneautoriteit van een lidstaat;

- een onderwijsinstelling die door de douaneautoriteiten of door een voor beroepsopleiding verantwoordelijk orgaan van een lidstaat is erkend om een dergelijke kwalificatie te verstrekken;

- een beroepsorganisatie of handelsvereniging die door de douaneautoriteiten van een lidstaat is erkend of in de Unie is geaccrediteerd om een dergelijke kwalificatie te verstrekken.

Deze opleiding mag in één van de 28 lidstaten van de EU worden gevolgd. De Europese Commissie heeft, in samenwerking met de lidstaten, een lijst van deze onderwijsinstellingen, beroepsorganisaties en handelsverenigingen vastgesteld. Deze lijst zal gepubliceerd en bijgehouden worden.

§ 46. De persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager mag een werknemer van de aanvrager of een contractant zijn.

Krachtens artikel 27, lid 2 IA/DWU, wanneer de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager een contractant is (douanevertegenwoordiger bijvoorbeeld), wordt aan het criterium vermeld in artikel 39, punt d) van het DWU geacht te zijn voldaan indien de contractant een markdeelnemer is aan wie een AEOC-vergunning is verleend.

5.3.5. Passende veiligheidsnormen

§ 47. De aanvrager van een AEOS-vergunning moet voldoen aan de passende veiligheidsnormen.

§ 48. Krachtens artikel 28 IA/DWU worden de veiligheidsnormen van de aanvrager toereikend geacht indien alle hiernavolgende voorwaarden zijn vervuld voor alle bedrijfsruimten waar de aanvrager douaneactiviteiten uitoefent^[9]:

a) de gebouwen die met de AEOS-vergunning samenhangende activiteiten worden gebruikt:

‑ zijn gemaakt van materialen die bestand zijn tegen pogingen tot onrechtmatige toegang;

‑ geven bescherming tegen onrechtmatige binnendringing;

b) passende toegangscontrolemaatregelen zijn genomen om onrechtmatige toegang tot verzendingsruimten, los‑ en laadkades en los-en laaddekken te voorkomen;

c) maatregelen zijn genomen ter voorkoming van handelingen daaronder begrepen bescherming tegen het toevoegen, omwisselen of verlies van materialen en het vervalsen van vrachteenheden;

d) de aanvrager heeft maatregelen genomen om zijn handelspartners duidelijk te kunnen identificeren via de uitvoering van passende contractuele regelingen of andere passende maatregelen in overeenstemming met het bedrijfsmodel van de aanvrager en zorgt er voor dat deze handelspartners de veiligheid van de internationale toeleveringsketen garanderen.

De geautoriseerde marktdeelnemers kunnen hun verantwoordelijkheid maar opnemen voor het deel van de toeleveringsketen dat hen behoort, de goederen die onder hun controle zijn geplaatst en de installaties die zij uitbaten. Zij hangen evenwel ook af van de veilig­heidsnormen van hun handelspartners om de veiligheid van de onder hun verantwoordelijkheid geplaatste goederen te verzekeren.

Vanuit douaneoogpunt hebben de handelspartners de mogelijkheid om het AEO‑status aan te vragen zodra zij in het douanegebied van de Unie zijn gevestigd (zie evenwel § 9 hiervoor en § 50 hierna voor wat betreft de afwijkingen op deze vestigingsvoorwaarde). Indien zij zich evenwel onthouden van deze mogelijkheid gebruik te maken, moeten zij de andere leden van de toeleveringsketen waarborgen geven inzake veiligheid. Alle deelnemers in de toeleveringsketen die optreden tussen de uitvoerder/fabrikant en de bestemmeling kunnen als handelspartner worden beschouwd.

Om aan de hem opgelegde vereisten te beantwoorden, moet de aanvrager van zijn handelspartners eisen dat zij de veiligheid van hun toeleveringsketen inschatten en verhogen en, in de mate van het mogelijke, een dergelijke clausule invoegen in de contracten.

De aanvrager moet de documentatie bewaren die toelaat het bewijs te leveren van de inspanningen die hij heeft gebracht om zich ervan te verzekeren dat zijn handelspartners de opgelegde veiligheidscriteria naleven of, bij gebrek hieraan, dat zij risico beperkende maatregelen hebben getroffen ten aanzien van vastgestelde risico’s.

Voorbeelden van maatregelen die de aanvrager toelaten de veiligheid van zijn toeleveringsketen te verhogen:

‑ de aanvrager werkt samen met andere geautoriseerde marktdeelnemers of met economische operatoren die evenwaardige garanties bieden;

‑ de aanvrager sluit contractuele bepalingen betreffende de veiligheid af met zijn handelspartners. In deze bepalingen kunnen o.a. clausules worden opgenomen die de onderaannemer belet om het werk verder uit te besteden aan partijen die niet bekend zijn bij de aanvrager;

‑ de door de aanvrager gebruikte onderaannemers (bijvoorbeeld : de vervoerders) zijn gekozen op basis van het naleven door deze laatste van bepaalde veiligheidsregels en, in voorkomend geval, van bepaalde internationale bindende normen;

‑ de containers zijn verzegeld door “zegels van hoge veiligheid” volgens de ISO‑PAS 17712 norm;

‑ de containers worden nagekeken in de instellingen van de onderaannemer, op de terminal en in de instellingen van de bestemmeling om zich te verzekeren dat zij op de passende wijze werden verzegeld;

‑ de algemene informatie, uitgaande van de voor de registratie van ondernemingen verantwoordelijke instanties (in voorkomend geval) en de producten van de partner (gevaarlijke en gevoelige goederen) worden onderzocht vóór het afsluiten van contracten;

‑ de aanvrager voert veiligheidscontroles uit bij zijn handelspartners om na te gaan of deze hun verplichtingen inzake veiligheid naleven, of laat deze controles door een derde partij uitvoeren;

‑ de aanvrager vraagt een veiligheidsverklaring (zie bijlage III van onderhavige circulaire), d.w.z. een geschreven verbintenis van de handelspartner waarin de genomen veiligheidsmaatregelen worden bepaald en tenminste de wijze wordt aangegeven waarop de goederen en het logistiek materieel van de internationale handel worden beschermd, verwante informatie inbegrepen, en de wijze waarop de veiligheidsmaatregelen worden gewaarborgd en nagezien;

‑ de aanvrager gebruikt door internationale of Europese veiligheidscertificaten gedekte instellingen [bijvoorbeeld ISPS‑code (zie Verordening EG nr. 725/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de verbetering van de beveiliging van schepen en havenfaciliteiten – PB nr. L 129 van 29 april 2004) en erkende agenten en/of bekende afzender (zie de § § 49, b en 50, b hierna).

e) de aanvrager onderwerpt sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies aan veiligheidsonderzoek^[10], voor zover de wetgeving dit toelaat, en verricht periodieke controles betreffende hun verleden;

f) de aanvrager heeft passende veiligheidsprocedures aangenomen voor eventuele gecontracteerde externe dienstverleners;

g) de aanvrager waakt erover dat de betrokken werknemers deelnemen aan programma´s inzake veiligheidsbewustzijn.

h) de aanvrager heeft een contactpersoon aangewezen die bevoegd is voor veiligheidsgerelateerde kwesties.

§ 49. Krachtens artikel 28, leden 2 en 3 IA/DWU wordt er van uitgegaan dat aan de criteria voor de toereikende veiligheidsnormen is voldaan wanneer de in de Unie gevestigde aanvrager van een AEOS‑vergunning het bewijs levert:

a) dat hij reeds houder is:

‑ hetzij van een internationaal erkend veiligheidscertificaat dat op grond van internationale overeenkomsten is afgegeven;

‑ hetzij van een Europees veiligheidscertificaat dat op grond van de Europese wetgeving is afgegeven;

‑ hetzij van een internationale norm van de Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO‑normen);

‑ hetzij van een Europese norm van de Europese Organisatie voor Normalisatie (CEN‑norm ‑ Europees Comité voor Normalisatie, CENELEC‑norm ‑ Europees Comité voor Elektrotechnische Normalisatie, ETSI‑norm ‑ Europees Instituut voor Telecommunicatie Nor­men);

en voor zover de voorwaarden voor de afgifte van die certificaten of normen identiek of vergelijkbaar zijn met de voorwaarden bedoeld in artikel 39, punt e) en § 48 hiervoor.

Deze maatregel zal slechts geldig zijn voor certificeringen die zijn afgegeven door op internationaal vlak erkende certificaat organisaties of door bevoegde nationale autoriteiten. Door andere organismen afgegeven certificeringen kunnen, in voorkomend geval, in aanmerking worden genomen op basis van artikel 29, leden 2 en 3 IA/DWU.

OF

b) zij is houdster van een certificaat dat is afgegeven in een buiten het douanegebied van de Unie gelegen land indien een bilaterale overeenkomst tussen de Unie en dat derde land voorziet in de aanvaarding van dat certificaat onder de bij die overeenkomst vastgestelde voorwaarden (zie § 9, 2^de alinea, a, hiervoor).

§ 50. Krachtens artikel 28, lid 3 IA/DWU wordt er van uitgegaan dat aan de criteria voor de toereikende veiligheidsnormen is voldaan wanneer de aanvrager het bewijs levert dat hij de status van erkend agent^[11] of bekend afzender^[12] heeft in de zin van Verordening (EG) nr. 300/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2008 tot vaststelling van gemeenschappelijke regels op het gebied van de beveiliging van de burgerluchtvaart (PB L 97 van 9 april 2008) EN hij beantwoordt aan de vereisten voorzien door Verordening (EG) nr. 185/2010 van de Commissie van 4 maart 2010 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen voor de tenuitvoerlegging van de gemeenschappelijke basisnormen op het gebied van de beveiliging van de luchtvaart (PB L 55 van 5 maart 2010). In dit geval worden de in § 48 hiervoor bedoelde voorwaarden geacht te zijn vervuld voor wat betreft de be­drijfsruimten waarvoor de aanvrager de status van erkend agent heeft verkregen. In tegenstelling tot het AEO‑programma wordt de status van erkend agent of bekend afzender aan een specifieke vestiging verleend. Er wordt bovendien op gewezen dat de status van erkend agent en de status van bekend afzender in beginsel alleen gelden voor uitgaande goederen die worden vervoerd aan boord van een luchtvaartuig. Voor inkomende goederen zijn de processen niet gecertificeerd.

In dat opzicht mag er dan ook geen sprake zijn van automatische erkenning, maar moet duplicatie van dezelfde controles wel worden vermeden. Een samenwerkingsovereenkomst tussen DGLV (de autoriteit bevoegd voor de beveiliging van de burgerluchtvaart) en de AADA werd ondertekend. In afwachting van de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zijn onderstaande bepalingen van toepassing:

‑ sectie 6 van de vragenlijst zelfbeoordeling, te vinden in bijlage IV van onderhavige circulaire, moet altijd volledig ingevuld worden (AEOS );

‑ wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs van de FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) ter beschikking stelt van onze diensten, moet de senior Coördinator Bedrijfsrisico dit vergelijken met de resultaat van de AEO‑vragenlijst zelfbeoordeling. De gemeenschappelijke normen inzake veiligheid en beveiliging die reeds ter plaatse door FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) werden geverifieerd moeten niet opnieuw diepgaand onderzocht worden (een steekproef is altijd mogelijk);

‑ wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs van de FOD Mobiliteit en Vervoer (luchtvaart) niet voorlegt, gelden de normale regels voor de controle van normen inzake veiligheid en beveiliging.

5.3.6. Controle van de criteria voor afgifte van een AEO-vergunning

§ 51. Artikel 29 IA/DWU stelt dat de douaneautoriteit van afgifte onderzoekt of aan de voorwaarden en criteria voor de afgifte van de AEO‑vergunning wordt voldaan (zie de § § 32 tot 50 hiervoor).

Het onderzoek van deze voorwaarden en criteria en de eraan verbonden risico‑inschatting moeten het voorwerp uitmaken van een voorafgaande audit, uitgevoerd door de autoriteiten van afgifte, van zodra de aanvraag is aanvaard (zie de § § 22 en 23 hiervoor), indien nodig, met toepassing van de raadplegingsprocedure (zie de § § 27 tot 31 hiervoor).

5.3.6.1. Voorafgaande audit

§ 52. De voorafgaande audit houdt een onderzoek en analyse in van een aantal bijzondere punten die toelaten vanuit douaneoogpunt een globaal beeld te hebben van de aanvrager en over een juiste kennis te beschikken van zijn processen en de omgeving waarin hij zijn activiteiten uitoefent; maar ook de betekenisvolle risico´s te inventariseren, te evalueren en te begrijpen en ze te beantwoorden door ze te aanvaarden, te behandelen, te verplaatsen of te verwijderen.

§ 53. De voorafgaande audit moet aan de Coördinatoren Bedrijfsrisico van de administratie toelaten om de risico´s^[13] in kaart te brengen en uit te komen op een van de volgende conclusies:

a) er zijn geen overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s kunnen doeltreffend en efficiënt worden gedekt door bijkomende controlemaatregelen: de AEO‑vergunning kan worden verleend en, indien nodig, kunnen er bijzondere afspraken worden aan toegevoegd. Deze afspraken maken het voorwerp uit van een door de douane opgesteld controleprogramma. Dit controleprogramma heeft twee doelstellingen:

‑ alle controlemaatregelen, verificaties van aangiften en fysieke controles van goederen te bepalen aangezien de AEO‑status de marktdeelnemer niet ontheft van die controles;

‑ de zogenaamde horizontale controles te bepalen, op basis van de systemen van de onderneming, namelijk de processen en pro­cedures, het veiligheidssysteem, de door de marktdeelnemer opgezette interne controle.

b) er zijn teveel overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doel­treffend en efficiënt te worden gedekt, maar de aanvrager kan en beslist acties te ondernemen om zijn administratieve organisatie en intern controlesysteem te verbeteren: de AEO‑vergunning kan niet onmiddellijk worden verleend, maar zou kunnen worden verleend van zodra de aanvrager voornoemde acties heeft ondernomen. Deze acties moeten het voorwerp uitmaken van een controle door de administratie tijdens een tweede voorafgaande audit teneinde vast te stel­len of de blijvende risico´s na de eerste voorafgaande audit inmiddels voldoende zijn gedekt;

c) er zijn teveel overblijvende risico´s of de overblijvende risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doeltreffend en efficiënt te worden gedekt en de aanvrager kan niet en beslist niet om acties te ondernemen om zijn administratieve organisatie en intern controlesysteem te verbeteren: de AEO‑vergunning wordt niet verleend.

§ 54. Om de voorafgaande audit te vergemakkelijken en te versnellen moet de aanvrager een zelfevaluatie verrichten door gebruik te maken van de vragenlijst die voorkomt in bijlage IV bij deze circulaire. De toelichting van de zelfevaluatie vragenlijst die voorkomt in bijlage IV bis bij deze circulaire, wijst de manier van antwoorden op de gestelde vragen aan en informeert over de te bereiken en aan de douane aan te tonen maatstaven om een AEO‑vergunning te verkrijgen. De bijlagen IV ter vermelden bijzonderheden over hoe de vragenlijst zelfbeoordeling vervolledigd moet worden wanneer de aanvrager een scheepsagent is. De zelfevaluatie moet verplichtend worden opgesteld in de taal van de aanvraag voor het verlenen van de AEO‑vergunning (zie § 7 hiervoor).

Op grond van artikel 26, lid 1 DA/DWU is de zelfbeoordeling verplicht. De vragenlijst zelfbeoordeling moet dus ingediend worden gezamenlijk met de aanvraag AEO; de marktdeelnemer zal er de volgende voordelen bij hebben:

● in vraag stellen van systemen, procedures, werkwijzen en interne controles door de marktdeelnemer in functie van de AEO‑criteria;

● beter “klantenbeeld” van de marktdeelnemer tegenover de Algemene Administratie der douane en accijnzen;

● sneller onderzoek en behandeling van zijn dossier door de administratie, dit alles met naleving van de door de Europese regle­mentering opgelegde wettelijke termijnen;

● vereenvoudiging van de door de douane uit te voeren ope­rationele testen en, derhalve een beperkte aanwezigheid van douane­onderzoekers in de onderneming.

5.3.7. Afgifte van de AEO-vergunning

§ 55. Indien alle voorwaarden betreffende het type van aangevraagd AEO‑vergunning zijn vervuld, verleent het in § 18 hiervoor bedoeld bevoegd regionaal centrum de AEO‑vergunning door gebruikmaking van het door de Europese wetgeving voorziene modelvergunning dat voorkomt in bijlage 7 bij het TDA (zie bijlage V bij onderhavige circulaire).

5.3.7.1. Nummer van de vergunning

§ 56. Het nummer van de vergunning moet verplichtend de volgende structuur volgen:

‑ Iso alfa 2 code van het land van afgifte: BE

‑ gevolgd door het letterwoord AEO

‑ gevolgd door één van de volgende letters, verbonden met het type van vergunning:

○ C(voor de AEO-vergunning – douanevereenvoudigingen)

○ S(voor de AEO-vergunning – veiligheid)

○ F(voor de gecombineerde vergunning AEO-– douanevereenvou­digingen/veiligheid) – benaming om praktische redenen.

‑ gevolgd door het nationaal vergunningsnummer.

Het nationaal vergunningsnummer wordt toegewezen uit een ononderbroken reeks van zeven cijfers, beginnende in elk regionaal centrum met het nummer 0000001, gevolgd door het letterwoord dat overeenstemt met het bevoegd regionaal centrum:

Bijvoorbeeld: BEAEOC0000001GDA

5.3.7.2. Termijn voor de afgifte van de AEO-vergunning

§ 57. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 22, lid 3 van het DWU moet de vergunning worden afgegeven binnen een termijn van 120 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, d.w.z. de datum waarop de douaneautoriteit over alle informatie en elementen beschikt die nodig zijn om te beslissen. Die datum is in feite de datum van aanvaarding waarvan sprake in § 22 hiervoor.

§ 58. De in § 57 hiervoor bedoelde termijn kan in de volgende gevallen worden verlengd:

a) krachtens artikel 28, lid 1 DA/DWU, wanneer de douaneautoriteit zich onmogelijk aan de genoemde termijn kan houden: verlenging mogelijk met 60 kalenderdagen voor zover de douaneautoriteit de aanvrager ervan in kennis heeft gesteld voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn van 120 kalenderdagen;

b) krachtens artikel 22, lid 3, 3^de alinea van het DWU, wanneer tijdens het onderzoek van de criteria voor afgifte van de vergunning (zie de §§ 32 tot 54 hiervoor), de aanvrager aanpassingen uitvoert om te voldoen aan voormelde criteria en de douaneautoriteit ervan in kennis stelt: verlenging mogelijk met de nodige tijd.

c) krachtens artikel 13, lid 1 DA/DWU, wanneer de douaneautoriteit, na aanvaarding van de aanvraag, het nodig acht de aanvrager aanvullende informatie te vragen om haar beschikking te kunnen geven, stelt zij een termijn vast van ten hoogste 30 dagen waarbinnen de aanvrager die informatie moet verstrekken.

d) krachtens artikel 13, lid 2 DA/DWU, wanneer de aanvrager beroep doet op zijn recht om gehoord te worden. De douaneautoriteit mag dus die termijn verstrijken met 30 dagen.

e) Krachtens artikel 13, lid 4 DA/DWU, wanneer er ernstige vermoedens van een inbreuk op de douanewetgeving bestaan en de douaneautoriteiten op deze gronden een onderzoek verrichten, wordt de beschikkingstermijn verlengd met de tijd die nodig is om dat onderzoek te voltooien. Deze verlenging mag niet meer dan 9 maanden bedragen.

f) Krachtens artikel 28, lid 2 DA/DWU, wanneer er een strafrechtelijke procedure loopt tegen de aanvrager, of een van de personen bedoelde in artikel 24, lid 1, punten a), b) en c), wordt de beschikkingstermijn verlengd met de tijd die nodig is om die procedure te voltooien.

5.3.7.3. Informatieverstrekking naar andere lidstaten van de Europese Unie

§ 59. Krachtens artikel 30 IA/DWU moet het regionaal centrum die een AEO‑vergunning heeft afgegeven, de andere lidstaten hiervan in kennis stellen binnen een termijn van zeven werkdagen nadat een AEO-vergunning werd afgegeven.

Deze mededeling geschiedt door middel van EOS (zie § 4 hiervoor).

5.3.8. Afwijzing van de aanvraag

§ 60. Indien de resultaten van de voorafgaande audit de afwijzing van de aanvraag tot gevolg dreigt te hebben, deelt de coördinator Bedrijfsrisico dit mee aan de aanvrager en geeft hem de mogelijkheid te reageren binnen een termijn van dertig kalenderdagen (artikel 8, lid 1 DA/DWU) voordat de aanvraag effectief wordt afgewezen. In voorkomend geval dient de aanvrager erop te worden gewezen dat als hij niet binnen die termijn reageert, hij geacht wordt afstand te hebben gedaan van zijn recht om te worden gehoord^[14]. De in § 57 hiervoor bedoelde termijn wordt dienovereenkomstig opgeschort.

§ 61. Indien op het einde van de in § 60 hiervoor bedoelde termijn de aanvraag effectief wordt afgewezen, deelt het in § 18, hiervoor, bedoeld bevoegd regionaal centrum de aanvrager de redenen voor de motivatie van deze beslissing mede. De beslissing tot afwijzing van de aanvraag wordt per aangetekende brief schriftelijk betekend aan de aanvrager, binnen de termijnen waarvan sprake in de §§ 57, 58, en 60 hiervoor. Deze betekening komt in aanmerking voor administratief beroep (artikel 44 van het DWU )¹⁴.

De afwijzing van een aanvraag voor AEO‑vergunning heeft niet automatisch de intrekking van douanevergunningen, waarvan de aanvrager houder is, tot gevolg. Indien de voorafgaande audit‑AEO het bestaan van overtredingen, onregelmatigheden, tekortkomingen of gebreken in de toepassing van zulke vergunningen heeft aangetoond, dienen deze geval per geval te worden onderzocht en, in voorkomend geval, dienen de betrokken vergunningen te worden ingetrokken, herroepen of gewijzigd, overeenkomstig de ter zake geldende bepalingen.

5.3.8.1. Informeren van andere lidstaten van de Europese Unie

§ 62. De bepalingen van § 59 hiervoor zijn van overeenkomstige toepassing.

5.3.9. Rechtsgevolgen van AEO‑vergunningen

§ 63. Overeenkomstig artikelen 22, lid 5 en 38, lid 4 van het DWU en de artikel 29 DA/DWU, wordt een AEO-vergunning:

- afgegeven met een onbepaalde geldigheidsduur;

- erkend in alle lidstaten van de Europese Unie;

- Van kracht op de vijfde werkdag na datum van afgifte.

6. Opvolging van de vergunning

6.1. Verplichtingen van de houder van de AEO‑vergunning

§ 64. Regelmatig toezicht op de voorwaarden en criteria voor de aflevering van de AEO‑vergunning is in de eerste plaats de ver­antwoordelijkheid van de erkende marktdeelnemer. Dit toezicht dient deel uit te maken van zijn interne controlesystemen. De erkende marktdeelnemer dient te kunnen aantonen hoe dit toezicht wordt uitgevoerd en dient de resultaten te kunnen voorleggen. Hij moet zijn processen, risico’s en systemen herzien naar aanleiding van significante wijzigingen in zijn activiteiten en moet de douaneautoriteiten van deze wijzigingen in kennis stellen.

Artikel 23, lid 2 van het DWU stelt dat de houder van een AEO‑vergunning de douaneautoriteit van afgifte verplicht in kennis moet stellen van elk feit dat zich na de afgifte van de vergunning voordoet en dat gevolgen kan hebben voor de handhaving of de inhoud daarvan.

Hoewel het sterk afhangt van de betrokken AEO‑gecertificeerde en de lijst daarom niet uitputtend is, wordt in het algemeen aanbevolen dat de erkende marktdeelnemer de douaneautoriteit van afgifte in de volgende gevallen op de hoogte dient te stellen:

a) wijzigingen met betrekking tot gegevens op het aanvraagformulier of de verplichte bijlagen zoals:

• wettelijke status;
• bedrijfsnaam;
• correspondentieadres (indien afwijkend van het vestigingsadres);
• het correspondentieadres voor MRA-doeleinden (indien afwijkend van het vestigingsadres);
• de contactpersoon;
• verkoop of sluiting van de onderneming;
• economische sector waarin het bedrijf actief is en /of zijn rol in de toeleveringsketen;
• enz.;

b) wijzigingen met betrekking tot de naleving van de wetgeving:

• ernstige of herhaalde overtreding van de douane of fiscale wetgeving, of zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager (bv. veroordeling wegens bedrog, omkoperij, corruptie) door:
  • de aanvrager;
  • de persoon die aan het hoofd staat van het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend of die zeggenschap over de leiding van het bedrijf heeft;
  • de werknemer die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager.
• een wijziging in het management of de structuur van het bedrijf, zoals bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar, een nieuwe persoon aan het hoofd van het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend of die zeggenschap over de leiding ervan heeft, of een of meerdere nieuwe werknemers die verantwoordelijk zijn voor douanezaken;
• eventuele lopende gerechtelijke procedures naar aanleiding van overtredingen van de douanewetgeving of de belastingvoorschriften of misdrijven in verband met de economische activiteiten.

c) veranderingen met betrekking tot de boekhoud- of logistieke systemen :

• wijzigingen of updates van de boekhoud- of logistieke systemen;
• gebrekkige werking van het boekhoudsysteem (bv. verlies van administratieve gegevens, gebrekkige traceerbaarheid etc.);
• boekhouding niet gecertificeerd door een externe accountant;
• verlies van geschriften;
• gebrekkige kruiscontroles;
• verlies of vernietiging van de boekhoud-, handels- of vervoersarchieven;
• verlies of vernietiging van elektronische back-ups van de boekhoud-, handels- of vervoersadministratie;
• onmogelijkheid om Uniegoederen en niet-Uniegoederen van elkaar te onderscheiden, bv. als gevolg van een storing in de gebruikte software;
• onmogelijkheid om interne controles effectief te beheersen;
• ontdekking van een belangrijke onregelmatigheid tijdens een interne controle;
• correctieve maatregelen om wezenlijke onregelmatigheden die aan het licht zijn gekomen, te herstellen;
• nieuwe procedure voor behandeling van een product waarvoor certificaten en vergunningen nodig zijn in overeenstemming met handelspolitieke maatregelen of maatregelen in verband met de handel in landbouwproducten;
• nieuwe locatie van de archieven;
• gebruik van een incorrecte goederencode;
• gebruik van een onjuiste douanewaarde;
• per ongeluk verwerken van goederen in tijdelijke opslag;
• eventuele problemen bij tijdelijke opslag of douane-entrepot die verband houden met douaneactiviteiten;
• per ongeluk verwerking van goederen die onder douanevervoer zijn vervoerd;
• vaststelling van een opeenstapeling van fouten in werkprocessen;
• niet-naleving van verbods- of beperkingsmaatregelen;
• vaststelling dat onbevoegden zijn binnengedrongen in de IT-systemen;
• ernstige storing van de beveiligingsmaatregelen voor IT;
• ernstige storing van het IT-systeem;
• nieuwe procedure voor verwerking van producten die zijn onderworpen aan verbods- en beperkingsmaatregelen.

d) wijzigingen met betrekking tot de financiële solvabiliteit:

• de AEO is aan een faillissementsprocedure onderworpen;
• incidenten in verband met de betaling van douanerechten of andere rechten en belasting in verband met de invoer of uitvoer van goederen;
• eventuele negatieve wijzigingen in de financiële draagkracht, waaronder begrepen negatieve netto-activa die niet kunnen worden gedekt;
• verlies van grote klanten;
• verlies van belangrijke markten;
• verlies van franchisecontracten, concessies of marketing- en/of handelsvergunningen;
• negatieve rapporten of auditresultaten van een externe auditor bij de controle van de jaarrekening.

e) wijzigingen met betrekking tot praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties:

• eventuele wijzigingen betreffende de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van uw bedrijf;
• verlies/verwerving van een kwaliteitsnorm voor douanezaken die door een Europese normalisatieorganisatie is aangenomen;
• bewijs van relevante opleiding in douanezaken wanneer een nieuwe werknemer wordt aangesteld als verantwoordelijke voor de douanezaken van uw bedrijf.

f) wijzigingen met betrekking tot de normen voor veiligheid en beveiliging:

• verwerving van nieuwe bedrijfslocatie / nieuwe gebouwen / verhuizing;
• nieuw beveiligingsplan; nieuw proces of nieuwe beveiligingsmaatregelen voor de toegang tot kantoren, verzendingsruimten, los- en laadkades en vrachtzones;
• ernstige veiligheidsincidenten (bv. binnendringing door onbevoegden, inbraak etc.) en herstelmaatregelen die vervolgens zijn getroffen;
• informatie over een beveiligingsprobleem in verband met de toepassing van interne processen (bv. zevenpuntencontrole waarbij een dubbele vloer of ongebruikelijke reparaties etc. aan het licht komen);
• ernstig incident tijdens het vervoer van goederen;
• moeilijkheden bij de verzekering van de veiligheid van handelspartners;
• vaststelling van fraude, wanprestatie of wangedrag bij handelspartners;
• gegevens afkomstig uit achtergrondcontroles van de werknemer, met negatieve gevolgen voor de veiligheid en de beveiliging;
• moeilijkheden bij het garanderen van de veiligheid van externe dienstverleners;
• moeilijkheden bij de implementatie van een voorzien sensibiliseringsprogramma dat bij een eerdere audit aan de douane werd voorgesteld;
• wijzigingen ten aanzien van de contactpersoon voor beveiliging- en veiligheidskwesties, bv. een nieuwe contactpersoon, andere naam etc.

In dit geval moet de houder van de vergunning de Startercoördinator schriftelijk (brief, e‑mail, fax) van de wijziging in kennis stellen. De Startercoördinator zal de impact op het behoud of de inhoud van de vergunning onderzoeken, in samenwerking met de senior Coördinator Bedrijfsrisico, en zal een omstandig verslag richten aan het regionaal centrum die de vergunning heeft afgegeven.

Om te zorgen dat erkende marktdeelnemers zich van de verplichting opgelegd door artikel 23, lid 2 van het DWU bewust zijn, kan de Startercoördinator bv.:

• een brief of e‑mail richten aan de contactpersoon van de AEO‑gecertificeerde onderneming om hem/haar te herinneren aan deze verplichting, en om hem/haar enkele voorbeelden van informatie en gebeurtenissen te bezorgen die doorgegeven moeten worden aan de douaneautoriteit van afgifte;
• in het geval er een onaangekondigde wijziging ontdekt werd, een waarschuwingsbrief of –mail sturen naar de contactpersoon van de AEO‑gecertificeerde onderneming waarin erop gewezen wordt welke informatie aan de douaneautoriteit van afgifte moet worden doorgegeven;
• regelmatig (jaarlijks) via brief of e‑mail een korte vragenlijst ter herinnering sturen met daarin een aantal vragen uit de vragenlijst zelfbeoordeling aan de AEO‑contactpersoon om te informeren naar mogelijke wijzigingen met betrekking tot de relevante voorwaarden en criteria.

Voorbeeld:

De houder van een AEO‑vergunning voert een modernisering van zijn instellingen en een belangrijke interne reorganisatie van zijn diensten uit. Tijdens de werken zou de veiligheid van de gebouwen en hun directe omgeving niet optimaal kunnen zijn en zou de interne reorganisatie van de diensten bepaalde moeilijkheden in de naleving van meerdere procedures met betrekking tot het AEO‑vergunning kunnen teweegbrengen.

Zodra hij kennis heeft van deze elementen moet de houder van het AEO‑vergunning deze schriftelijk mededelen aan de Startercoördinator die aan de Coördinator Bedrijfsrisico zal vragen om een audit van de nieuwe situatie te verrichten en met de houder van de vergunning, de maatregelen te onderzoeken die de negatieve gevolgen van de werken en de interne reorganisatie kunnen verhelpen. Afhan­kelijk van het advies van de Coördinator Bedrijfsrisico zal de Startercoördinator vervolgens het regionaal centrum voorstellen het AEO‑vergunning te behouden, te wijzigen of te schorsen (zie de § § 75 tot 92 hierna).

6.2. Verplichtingen van de douaneautoriteiten

6.2.1. Controle en herbeoordeling van de voorwaarden en criteria

§ 65. Artikel 23, lid 5 van het DWU stelt dat de douaneautoriteiten er voortdurend op toe­zien dat de houder van het AEO‑vergunning aan de voor hem geldende voorwaarden en criteria blijft voldoen. EN, artikel 15 DA/DWU stelt dat de douaneautoriteit van afgifte overgaat tot een herbeoordeling van de voorwaarden en criteria in de volgende gevallen:

○ de van toepassing zijnde Europese wetgeving heeft aanzienlijke wijzigingen meegebracht met betrekking tot voorwaarden en criteria van de vergunning. Dit is bijvoorbeeld het geval na 1 mei 2016 en gedurende de overgangsperiode van 3 jaar. Alle AEO-certificaten die verleend werden voor 1 mei 2016 moeten herbeoordeeld worden voor 1 mei 2019;

○ er bestaan een redelijke aanwijzingen dat de houder van de vergunning niet langer aan de voorwaarden en criteria voldoet. Deze indicaties kan voortvloeien uit verschillende situaties: als resultaat van controle uitgevoerd door de douaneautoriteiten, informatie verkregen van andere douaneautoriteiten, belangrijke wijzigingen in de bedrijfsactiviteit van de erkende marktdeelnemer, enz. In voorkomend geval dient te worden beslist of een herbeoordeling van alle voorwaarden en criteria nodig is of dat de herbeoordeling van de voorwaarde of het criterium waarvoor er een aanwijzing bestaat dat er niet aan wordt voldaan volstaat. Het is ook mogelijk dat tijdens de herbeoordeling van een van de criteria blijkt dat de andere criteria ook opnieuw gecontroleerd dienen te worden.

Daarboven stelt artikel 23, lid 5 van het DWU dat een nauwlettend toezicht moet worden verricht in het eerste jaar na de afgifte van een vergunning aan een minder dan drie jaar gevestigde aanvrager.

§ 66. Het is belangrijk dat de status en de aan de houder van een AEO‑vergunning toegekende voordelen het onderwerp uitmaken van regelmatige evaluaties (opvolgingsaudits) die worden uitgevoerd vanaf:

• de resultaten van de controleactiviteiten omschreven in het controleprogramma^[15];
• signalen uitgaande van de marktdeelnemer die bepaalde wijzigingen aangeven van zijn activiteiten, zijn organisatie, zijn proce­dures, enz. (zie § 64 hiervoor);
• andere algemene of specifieke informatie die een invloed kan hebben op de vergunning;
• de noodzaak voor de douaneautoriteiten om grondig te verifiëren dat de risico´s van de marktdeelnemer steeds onder controle zijn. Ter zake is het onontbeerlijk dat de douaneautoriteiten de mogelijkheid hebben om er voortdurend scherp op toe te zien dat de marktdeelnemer nog steeds de controle heeft over zijn bedrijf en de vastgestelde risico’s of eventuele wijzigingen in de situatie. De douaneautoriteiten kunnen op uiteenlopende manieren vroegtijdige indicaties krijgen van nieuwe risico’s/informatie, te weten:
• steekproefsgewijze controle van aangiften van de erkende marktdeelnemer;
• fysieke controles van goederen;
• analyse van informatie in interne databanken van de douane;
• andere administratieve controles dan de controles in het kader van monitoring en herbeoordeling inzake geautoriseerde marktdeelnemers (d.w.z. controles in het kader van vereenvoudigde procedures of een aanvraag voor een vergunning bijzondere douaneregelingen);
• evaluatie van eventuele wijzigingen in het gedrag van het bedrijf of in de handelspatronen;
• …

De resultaten van de evaluatiecontroles, uitgevoerd door de Startercoördinator in samenwerking met de senior Coördinator Bedrijfsrisico, moeten worden opgenomen in de omstandige verslagen die worden bewaard in het dossier van de betrokken geautoriseerde marktdeelnemer. Onverminderd de persoonlijke opvolging van minder dan drie jaar gevestigde geautoriseerde marktdeelnemers, mag de periode die verloopt tussen twee evaluatiecontroles nooit meer bedragen dan drie kalenderjaren.

Indien uit één of meerdere evaluatie‑elementen kan worden afgeleid dat de houder van een AEO‑vergunning één of meerdere risico´s niet beheerst of niet meer beheerst, stelt de Startercoördinator de marktdeelnemer hiervan in kennis, die de nodige maatregelen moet nemen om de tekortkomingen te verhelpen op straffe van schorsing of zelfs intrekking van zijn AEO‑vergunning (zie de §§ 75 tot 102 hierna).

§ 67. Indien de houder van een AEO‑vergunning activiteiten uitoefent in één of meer andere lidstaten, deelt het regionaal centrum die de AEO‑vergunning heeft afgegeven, door bemiddeling van de dienst Douane 2, alle bruikbare informatie mee aan de douaneautoriteit(en) van de andere betrokken lidstaat/lidstaten, met verwijzing naar artikel 31, lid 1 IA/DWU.

§ 68. Wanneer een AEO‑vergunning door een andere lidstaat werd afgegeven en de houder van dit vergunning ook activiteiten uitoefent in België, delen de douaneautoriteiten van de lidstaat van afgifte de opvolgingsinformatie elektronisch mee aan het volgende centraal adres: da.ops.douane2@minfin.fed.be. De dienst Douane 2 maakt deze informatie over aan het betrokken regionaal. Deze directie moet natuurlijk alle informatie waarover zij beschikt, door bemiddeling van de dienst Douane 2, mededelen aan de autoriteit van afgifte van de vergunning.

6.2.2. Intrekking van vergunningen verleend op basis vaneen AEO-vergunning

§ 69. Krachtens artikelen 18 lid 3, 73, 89 lid 5,95 leden 1 en 2, 148, 165, 166, 211 leden 3 en 4, 214 lid 2, 223 lid 2 en 233 lid 4 van het DWU, artikelen 71, 84, 120, 128, 145, 150, 155, 187, 191 DA/DWU en het artikel 158 lid 1 IA/DWU, krijgt de houder van een AEOC-vergunning een gemakkelijker toegang tot een aantal vergunningen zonder herbeoordeling van de gezamenlijke criteria.

§ 70. Elke intrekking van een vergunning voor het gebruik van een douanevereenvoudiging zoals bedoeld in §69 die aan de marktdeelnemer werd verleend op grond van zijn AEO‑vergunning, niet worden medegedeeld aan de douaneautoriteit die het AEO‑vergunning heeft afgegeven.

6.2.2.1. AEO‑vergunning en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België

§ 71. Krachtens artikel 34, lid 2 IA/DWU heeft de intrekking van een douanevergunning afgeleverd aan een AEO operator geen rechtstreekse invloed op zijn AEO-vergunning.

§ 72. De dienst die de ingetrokken vergunning douanevereenvoudiging heeft verleend, informeert zonder verwijl schriftelijk het regionaal centrum dat de AEO‑vergunning heeft verleend (de kennisgeving zal intern gebeuren indien de certificering en vergunning werden verleend binnen hetzelfde regionaal centrum). Krachtens artikel 34, lid 1 IA/DWU heeft de intrekking van een AEO-vergunning geen rechtstreeks invloed op een afgeleverde vergunning ten aanzien van dezelfde marktdeelnemer tenzij de AEO-status een voorwaarde is voor deze vergunning of deze vergunning was gebaseerd op hetzelfde criterium van toepassing op de AEO waaraan niet langer is voldaan. Indien de houder van de vergunning ook douaneactiviteiten uitoefent in één of meer andere lidstaten, deelt het regionaal centrum die de AEO‑vergunning heeft afgegeven de informatie, door bemiddeling van de dienst Douane 2, mee aan de douaneautoriteiten van de andere betrokken lidstaat/lidstaten.

Bijvoorbeeld:

1. Bedrijf A is een AEOS en heeft een vergunning actieve veredeling. Als de AEOS-vergunning wordt ingetrokken omdat de houder van de vergunning niet langer voldoet aan de criteria bedoeld in artikel 39, punt e) van het DWU (probleem inzake veiligheid), blijft de vergunning actieve veredeling wel geldig.
2. Bedrijf B heeft een AEO-vergunning en een vergunning tijdelijk invoer (TI) met vrijstelling van borg. Wanneer de AEO-vergunning wordt ingetrokken, blijft de vergunning TI geldig maar moet het bedrijf een borg van 100% stellen.
3. Bedrijf C is AEO en beschikt over een vergunning EIDR. Als de vergunning EIDR wordt ingetrokken, blijft de AEO-vergunning geldig op vraag van de houder.

6.2.2.2. AEO‑vergunning verleend in een andere lidstaat en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België

§ 73. De dienst die de ingetrokken vergunning douanevereen­voudiging heeft verleend, deelt zonder verwijl, door bemiddeling van de dienst Douane 2, de informatie mee aan de douaneautoriteiten van de lidstaat van afgifte.

6.2.2.3. AEO‑vergunning verleend in België en vergunning douanevereenvoudiging verleend in een andere lidstaat

§ 74. De douaneautoriteiten van de lidstaat die de ingetrokken vergunning douanevereenvoudiging heeft verleend, deelt de informatie betreffende deze intrekking elektronisch mee aan het volgende centraal adres: da.ops.douane2@minfin.fed.be. De dienst Douane 2 stuurt die informatie door naar het betrokken regionaal centrum.

7. Schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer

7.1. Algemeenheden

§ 75. De schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer is geregeld door de artikelen 23, lid 4, punt b) van het DWU en 16 DA/DWU.

§ 76. De status van geautoriseerde marktdeelnemer kan geschorst worden:

- hetzij door de douaneautoriteiten van afgifte van de AEO ‑ vergunning;

- hetzij op vraag van de geautoriseerde marktdeelnemer.

7.2. Schorsing van de status door de douaneautoriteit van afgifte van de AEO‑vergunning (schorsing van ambtswege)

7.2.1. Geval van schorsing van ambtswege

§ 77. Het regionaal centrum die de AEO‑vergunning heeft verleend, schorst de status van de geautoriseerde marktdeelnemer in de volgende gevallen:

a) wanneer niet-naleving van de voorwaarden en criteria van afgifte van een AEO‑vergunning wordt vastgesteld;

b) wanneer zij voldoende redenen heeft om aan te nemen dat zich feiten hebben voorgedaan die aanleiding geven tot een strafrechtelijke vervolging en die verband houden met een overtreding van de douane- of fiscale wetgeving door de geautoriseerde marktdeelnemer. Het betreft in dit geval elke ernstige strafrechtelijke overtreding van de douane- of fiscale wetgeving zoals bepaald in de §§ 20, 34 en 35 hiervoor.

Indien de overtreding wordt beschouwd als van weinig belang in verhouding tot het aantal en de omvang van de douaneactiviteiten van de geautoriseerde marktdeelnemer en de overtreding geen twijfel heeft doen ontstaan over diens goede trouw, kan het betrokken regionaal centrum echter beslissen de AEO‑status niet te schorsen.

7.2.2. Schorsingsprocedure in geval van niet-naleving van de voorwaarden en criteria van afgifte van het AEO‑vergunning

7.2.2.1. Onmiddellijke schorsing in geval van tekortkoming voor de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu

§ 78. Wanneer het regionaal centrum weet dat de houder van een door hen verleende AEO‑vergunning één (of meerdere) van de voorwaarden en/of één (of meerdere) criteria van afgifte van de AEO‑vergunning niet meer naleeft, onderzoekt het centrum, vóór alles, de impact van de tekortkoming(en) op de openbare veiligheid, de volksgezondheid en milieu. Indien de aard of de omvang van de bedreiging het vereist, stuurt het regionaalcentrum een voorstel tot schorsing samen met de nodige motivatie naar de dienst Douane 2 voor de Centrale Administratie. Als de dienst Douane 2 onverwijld bevestigt schorst het regionaalcentrum on­middellijk de status van geautoriseerde marktdeelnemer en verwittigt, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), zonder verwijl de douaneautoriteiten van de andere lidstaten van de schorsing.

Om de aard en de omvang van de bedreiging te bepalen, voert de Coördinator Bedrijfsrisico opnieuw een volledige audit van de geautoriseerde marktdeelnemer uit, rekening houdend met de nieuwe elementen waarover hij beschikt.

§ 79. De onmiddellijke schorsing van zijn AEO‑status wordt zonder verwijl aan de marktdeelnemer betekend met een gemotiveerde beslissing, verzonden met een per post aangetekende brief. Ter zake is het recht om gehoord te worden^[16] niet van toepassing maar de beslissing komt wel in aanmerking voor administratief beroep.

7.2.2.2. Uitgestelde schorsing

§ 80. Indien de aard en de omvang van het in § 78 hiervoor bedoelde bedreiging een onmiddellijke schorsing van de AEO‑status niet rechtvaardigt, deelt het regionaal centrum die het AEO‑vergunning heeft afgegeven haar conclusies mee aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende brief. De mededeling heeft uitwerking op de derde werkdag volgend op de postdatum van de aangetekende brief en komt niet in aanmerking voor administratief beroep.

§ 81. De betrokken marktdeelnemer beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de datum van uitwerking van de mededeling om de situatie te regulariseren en/of zijn standpunt kenbaar te maken.

§ 82. Indien de marktdeelnemer, binnen de in § 81 hiervoor bedoelde termijn, ten genoegen van het regionaal centrum afdoende verklaringen bezorgt en/of de nodige maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen op te lossen, wordt de schorsingsprocedure stop­gezet. In het tegenovergesteld geval deelt het regionaal centrum zonder verwijl de marktdeelnemer met een gemotiveerde beslissing per aangetekende brief mede dat zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer wordt geschorst voor een periode van dertig kalenderdagen vanaf het verstrijken van de in § 81 bedoelde termijn van dertig dagen.

Gedurende deze schorsingstermijn kan de marktdeelnemer:

a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te regulariseren;

b) hetzij aantonen dat de tekortkomingen kunnen geregulariseerd worden indien de schorsingstermijn wordt verlengd;

c) hetzij administratief beroep aantekenen tegen de schorsingsbeslissing;

d) hetzij niet reageren op gevaar af dat zijn AEO‑vergunning wordt ingetrokken (zie de § § 93 tot 96 hierna).

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten van de EU worden, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), onverwijld en uiterlijk binnen zeven dagen (artikel 30 IA/DWU) in kennis gesteld van deze schorsing.

In het onder b) hiervoor bedoelde geval schorst het regionaal centrum de status van geautoriseerde marktdeelnemer nogmaals voor dertig kalenderdagen en stelt de betrokkene hiervan in kennis per aangetekende brief.

7.2.3. Schorsingsprocedure in geval van ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving en belastingvoorschriften

7.2.3.1. Onmiddellijke schorsing

§ 83. Wanneer de geautoriseerde marktdeelnemer een ernstige strafrechtelijke overtreding van de douane- of fiscale wetgeving heeft gepleegd en deze niet als van weinig belang kan worden beschouwd of twijfel doet ontstaan over de goede trouw van de dader (zie § 77 hiervoor), onderzoekt het regionaal centrum voor alles de invloed van de overtreding op de veiligheid en zekerheid van de burgers, op de volksgezondheid en op het leefmilieu. Indien de aard en de omvang van de bedreiging het vereist, schorst het regionaal centrum onmiddellijk de status van geautoriseerde marktdeelnemer voor de ganse duur van de rechtszaak en stuurt zonder verwijl een gemotiveerde beslissing naar de houder van de vergunning. Ter zake is het recht om gehoord te worden^[17] niet van toepassing maar de beslissing komt in aanmerking voor administratief beroep.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), onverwijld in kennis gesteld van de schorsing.

Onder einde van de rechtszaak dient te worden verstaan:

‑ hetzij het ogenblik van de veroordeling, wanneer alle middelen van beroep uitgeput zijn;

‑ hetzij op het tijdstip van aanvaarding van een minnelijke schikking.

7.2.3.2. Uitgestelde schorsing

§ 84. Indien de aard en de omvang van de in § 83 hiervoor bedoelde bedreiging een onmiddellijke schorsing van de AEO‑status niet rechtvaardigt, deelt het regionaal centrum die het AEO‑vergunning heeft afgegeven haar conclusies mee aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende brief. De mededeling heeft uitwerking op de derde werkdag volgend op de postdatum van de aangete­kende brief en komt niet in aanmerking voor administratief beroep.

§ 85. De betrokken marktdeelnemer beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de datum van uitwerking van de mededeling om zijn standpunt kenbaar te maken.

86. Indien de marktdeelnemer, binnen de in § 85 hiervoor bedoelde termijn, ten genoegen van het regionaal centrum afdoende verklaringen bezorgt, wordt de schorsingsprocedure stopgezet. In het tegenovergesteld geval deelt het regionaal centrum zonder verwijl de marktdeelnemer met een gemotiveerde beslissing per aangetekende brief mede dat zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer wordt geschorst gedurende de ganse duur van de gerechtelijke procedure (zie § 83, 3^de alinea hiervoor). Deze beslissing komt in aanmerking voor administratief beroep^[18].

7.2.4. Gedeeltelijke schorsing

§ 87. Wanneer de houder van een AEOC/AEOS - vergunning niet meer voldoet aan de passende veiligheidsnormen (zie de §§ 47 tot 50 hiervoor) maar nog steeds voldoet aan de andere criteria voor het verlenen van een AEOC‑vergunning (zie de § § 33 tot 43 hiervoor), kan hij de schorsing vragen van zijn AEOS-vergunning en zijn AEOC‑vergunning behouden.

Bijgevolg schorst het regionaal centrum die de AEOC/AEOS-vergunning heeft afgeleverd de AEOS-vergunning voor een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de datum van aanvraag van de gedeeltelijke schorsing. Het centrum betekent de schorsing van de AEOS-vergunning en het behoud van de AEOC-vergunning aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende brief.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), onverwijld in kennis gesteld van de schorsing van de AEOS‑vergunning en, in voorkomend geval, van het behoud van de AEOC‑vergunning.

§ 88. Gedurende de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer:

a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te regulariseren;

b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de veiligheidsnormen zal kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd;

c) hetzij de intrekking van de geschorste vergunning vragen (zie de §§ 99 tot 102 hierna).

§ 89. De schorsing kan geannuleerd worden onder de voorwaarden van de §§ 95 tot 98 hierna. Ter zake wordt de AEOC/AEOS-vergunning weer ingesteld en de AEOC‑vergunning ingetrokken.

7.3. Schorsing van de status op vraag van de geautoriseerde marktdeelnemer

§ 90. Zoals voorzien in § 76 hiervoor kan de houder van een AEO‑vergunning de schorsing van zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer vragen door een schriftelijke aanvraag hiertoe te richten aan het regionaal centrum die de vergunning heeft afgeleverd, waarin wordt verduidelijkt tegen welke datum hij opnieuw zal kunnen voldoen aan de criteria en alle voorziene maatregelen met opgave van het tijdschema van hun bewerkstelliging.

§ 91. Onmiddellijk na ontvangst van de aanvraag schorst het regionaal centrum de status van geautoriseerde marktdeelnemer voor de gevraagde periode en betekent die schorsing aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende brief.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door middel van EOS^[19], onverwijld in kennis gesteld van de schor­sing van de AEO‑vergunning.

§ 92. Gedurende de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer:

a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te regulariseren;

b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de voorwaarden zal kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd. In dit geval kan het regionaal centrum een redelijke bijkomende termijn toekennen voor zover de marktdeelnemer te goeder trouw is. De toekenning van de verlenging wordt aan de marktdeelnemer betekend met een per post aangetekende brief. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door middel van EOS, onverwijld in kennis gesteld van de verlenging van de schorsingstermijn.

c) hetzij de intrekking van de geschorst vergunning vragen (zie de §§ 99 tot 102 hierna).

§ 93. De schorsing kan geannuleerd worden onder de voorwaarden van de §§ 95 tot 98 hierna.

7.4. Gevolgen van de schorsing

§ 94. Krachtens artikel 30 DA/DWU:

a) Wanneer een AEO-vergunning wordt geschorst wegens de niet-naleving van in artikel 39 van het DWU genoemde criteria, wordt iedere andere beschikking ten aanzien van die AEO die in het algemeen gebaseerd is op de AEO-vergunning dan wel op een van de specifieke criteria die tot de schorsing van de AEO-vergunning hebben geleid, door de douaneautoriteit die de beschikking in kwestie heeft gegeven, geschorst;

b) de schorsing van een beschikking betreffende de toepassing van de douanewetgeving ten aanzien van een AEO leidt niet tot een automatische schorsing van de AEO-vergunning

c) wanneer een beschikking ten aanzien van een persoon die titularis is van een gecombineerde vergunning AEOC/AEOS wordt geschorst wegens niet-naleving van de voorwaarden van artikel 39, punt d) van het DWU, wordt de AEOC-vergunning van deze persoon geschorst maar blijft zijn AEOS-vergunning geldig.

De schorsing heeft geen invloed op de douaneregelingen die reeds voor de schorsingsdatum zijn begonnen en nog niet zijn beëindigd.

De schorsing heeft niet automatisch invloed op de vergunningen voor het gebruik van douanevereenvoudigingen die op grond van de AEO‑vergunning zijn verleend en waarvoor nog aan de voorwaarden wordt voldaan. Er dient, geval per geval, onderzocht te worden of aan de voorwaarden, eigen aan de verleende douanevergunningen, nog altijd wordt voldaan en, indien niet, die vergunningen in te trekken met een gemotiveerde beslissing losstaande van de beslissing tot schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer.

De schorsing heeft ook niet automatisch invloed op vergunningen die zonder verwijzing naar de AEO-vergunning zijn verleend, tenzij de redenen van de schorsing ook relevant zijn voor die vergunningen. Eveneens dient hier, geval per geval, onderzocht te worden of aan de voorwaarden, verbonden aan de vergunningen voor het gebruik douanevereenvoudigingen, nog altijd wordt voldaan en, indien niet, die vergunningen in te trekken met een gemotiveerde beslissing losstaat van de beslissing tot schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer.

7.5. Annulering van de schorsing

7.5.1. Annulering van een schorsing wegens niet-naleving van de voorwaarden en criteria voor afgifte van een AEO‑vergunning

§ 95. Het bevoegd regionaal centrum annuleert de schorsing wegens niet‑naleving van de voorwaarden en criteria voor afgifte van een AEO‑vergunning:

‑ indien de marktdeelnemer, binnen de termijn (zie de § § 81 en 82 hiervoor), de nodige maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen die tot de schorsing hebben geleid, te verhelpen

EN

‑ indien de Coördinator Bedrijfsrisico, na een audit van de door de marktdeelnemer genomen maatregelen, een gunstig advies heeft gegeven voor de annulering van de schorsing.

96. De regionaal centrumdirecteur stelt de marktdeelnemer per gewone post in kennis van de annulering van de schorsing.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), onverwijld in kennis gesteld van deze annulering van de schorsing.

7.5.2. Annulering van een schorsing wegens ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgevingen/of de belasting voorschriften

§ 97. Het bevoegd regionaal centrum annuleert de schorsing wegens ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving en/of de belastingvoorschriften in de volgende gevallen:

a) wanneer de rechtszaak beëindigd is en de houder van de geschorst vergunning onschuldig wordt bevonden;

b) wanneer de rechtszaak beëindigd is en er door de aard van de veroordeling wordt vastgesteld dat de vervolgde overtreding geen ernstige overtreding van de douanewetgeving en/of de belastingvoorschriften is;

c) wanneer de rechtszaak beëindigd is en er wordt vastgesteld dat de vervolgde overtreding een ernstige overtreding van de douanewetgeving en/of de belastingvoorschriften is, maar dat men de overtreding van weinig belang in verhouding tot het aantal en de omvang van de douaneactiviteiten van de geautoriseerde marktdeelnemer kan achten en zij geen twijfel heeft doen ontstaan over diens goede trouw.

§ 98. De regionaal centrumdirecteur stelt de marktdeelnemer per gewone post in kennis van de annulering van de schorsing.

De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, door middel van EOS (zie § 4 hiervoor), onverwijld, en uiterlijk binnen de termijn van zeven dagen, in kennis gesteld van die annulering van de schorsing.

8. Intrekking van de AEO‑vergunning

8.1. Gehele intrekking

§ 99. Artikel 28 van het DWU regelt in het algemeen de intrekking van de vergunning. Een AEO‑vergunning wordt ingetrokken:

a) hetzij wanneer de houder het uitdrukkelijk vraagt;

b) hetzij wanneer de status van geautoriseerde marktdeelnemer geschorst is en het na afloop van de schorsingsprocedure niet mogelijk is de schorsing te annuleren :

• hetzij omdat de marktdeelnemer niet de nodige maatregelen heeft genomen binnen de toegestane termijn om aan de tekortkomingen die tot de schorsing hebben geleid, te verhelpen;
• hetzij omdat de marktdeelnemer na afloop van de gerechtelijke procedure betreffende een ernstige overtreding van de douanewetgeving en/of van de belastingvoorschriften dienovereenkomstig wordt veroordeeld of een minnelijke schikking aanvaardt en de vervolgde overtreding niet kan worden beschouwd als van weinig belang in verhouding tot het aantal en de omvang van diens douaneactiviteiten of twijfel heeft doen ontstaan over diens goede trouw.

§ 100. Het regionaal centrum die de AEO‑vergunning heeft afgeleverd betekent de intrekking met een per post aangetekende brief aan de houder. De intrekking wordt van kracht de dag volgend op de betekening en komt in aanmerking voor administratief beroep^[20]. De aandacht wordt erop gevestigd dat het noodzakelijk is de intrekking te betekenen onmiddellijk na het einde van de, eventueel verlengde, schorsingstermijn van de status van geautoriseerde marktdeelnemer.

§ 101. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, door middel van EOS, onverwijld, of uiterlijk binnen de termijn van zeven dagen (artikel 30 IA/DWU) in kennis gesteld van de intrekking van de AEO‑vergunning.

102. De intrekking van de AEO‑vergunning doet de marktdeelnemer alle, eraan verbonden directe voordelen verliezen en de be­trokken marktdeelnemer kan binnen de drie jaar na de intrekking geen nieuwe aanvraag voor AEO‑vergunning indienen, behalve:

‑ indien de intrekking werd verleend op verzoek van de geautoriseerde marktdeelnemer;

‑ indien de intrekking volgt op een door de marktdeelnemer aangevraagde schorsing en deze niet de nodige en toereikende maatregelen heeft genomen tijdens de schorsingsperiode.

§ 103. Indien de gehele intrekking volgt op een gedeeltelijke schorsing dient het vervangend AEOC‑vergunning (zie de § § 87 tot 89 hiervoor) eveneens te worden ingetrokken en dienen de douane­autoriteiten van de andere lidstaten, door middel van EOS^[21], ervan onverwijld in kennis te worden gesteld.

8.2. Gedeeltelijke intrekking

8.2.1. Zonder voorafgaande gedeeltelijke schorsing

§ 104. Krachtens artikel 34, lid 3 IA/DWU mag het regionaal centrum die een (AEOC/AEOS)-vergunning heeft afgeleverd de AEOC‑vergunning intrekken vanwege de niet-naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 39, punt d) van het DWU. De AEOS‑vergunning blijft geldig. Bovendien, wanneer er niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden opgenomen in artikel 39, punt e) van het DWU, kan het regionaal centrum de AEOS-vergunning intrekken met behoud van de AEOC-vergunning (zie de §§ 47 tot 50 hiervoor).

§ 105. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden door middel van EOS, onverwijld in kennis gesteld van de intrekking van de AEOC of de AEOS‑vergunning.

9. Slotbepalingen

9.1. Inwerkingtreding

§ 106. Deze circulaire treedt in werking op.

Voor de Administrateur‑generaal Douane en accijnzen:

Jo LEMAIRE

Adviseur generaal

Bijlage I: Aanvraag van een AEO-vergunning

Aanvraag voor een AEO-vergunning

(zoals bedoeld in artikel 38 van het Wetboek)

Bijlage Ibis: Toelichtingen betreffende de aanvraag voor een AEO‑vergunning

EUROPESE

UNIE

Federale Overheidsdienst FINANCIEN

Algemene Administratie

van de Douane en Accijnzen

Deze toelichting werd uitgewerkt om de aanvrager te helpen de aanvraag voor een AEO‑vergunning in te vullen.

De aanvraag moet verplichtend de in het aanvraagformulier en de in de bijlagen 1 tot 9 gevraagde inlichtingen bevatten, alsook het SAQ (Zelfevaluatie – self assessment questionnaire) en zijn bijlage I.

Algemene opmerkingen

1. De aanvrager moet alle gevraagde inlichtingen verstrekken. Indien nodig kunnen bepaalde in het aanvraagformulier gevraagde inlichtingen eveneens onder de vorm van lijsten, tabellen, enz. worden verstrekt. Die bijlagen moeten duidelijk verwijzen naar het vak van het aanvraagformulier waarop ze betrekking hebben.

2. Het verstrekken van onduidelijke of onvolledige inlichtingen kan enkel de toekenning van het AEO‑vergunning vertragen of in gevaar brengen.

3. Het verstrekken van valse inlichtingen kan, zonder voorafgaande kennisgeving noch schadeloosstelling, de weigering van het AEO‑certificaat of de intrekking van een bestaand certificaat met zich meebrengen.

4. Iedere in België ingediende aanvraag moet worden opgesteld overeenkomstig de Belgische taalwetten. Terzake zijn de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 houdende de coördinatie van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken (M.B. van 2 augustus 1966) van toepassing.

5. Indien inlichtingen worden verstrekt in een andere taal dan die van de aanvraag, dient een vertaling van die inlichtingen in de taal van de aanvraag te worden bijgevoegd.

6. De persoonsgegevens zijn verwerkt met naleving van de wettelijke bepalingen op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer^[22]

Vak A : Soort aanvraag

Duid aan om welke situatie het gaat

Vak B : beschikkende douaneautoriteit

Niet in te vullen, vak bestemd voor de douane.

Vak1:Aanvrager

De volledige naam vermelden van de marktdeelnemer die de aanvraag indient.

‑ Voor een rechtspersoon, de huidige benaming van de vennootschap invullen.

‑ Voor een fysiek persoon, de naam en voornamen invullen.

‑ Voor een vereniging van personen die de bevoegdheid hebben om juridische daden te stellen zonder over het wettelijk statuut van rechtspersoon te beschikken, de namen en voornamen van de fysieke personen en/of de huidige benaming van de vennootschap die de vereniging vormen, aanduiden.

Vak2:Code soort aanvraag

Het vak overeenstemmend met uw keuze aanduiden met een kruis.

Vak3:Identificatie van de aanvrager van de vergunning

Vermeld hier uw EORI-nummer (Economic Operator registration and Identification) volgens formaat BE0123456789

(Zie omzendbrief n° OES/D.D. 012.577 van 25 oktober 2016- D.I. 500 gewijzigd door de omzendbrief n° OES/D.D. 012.803 van 25 november 2016 – D.I. 500 ).

Vak4:Rechtsvorm van de aanvrager

De rechtsvorm vermelden die gebruikt is op het ogenblik van de aanvraag tot AEO‑vergunning vermelden.

Voor wat betreft de ter staving bij de aanvraag te voegen documenten, moet men zich schikken naar bijlage 1 bij de aanvraag.

Vak5:Datum van oprichting

In cijfers de dag, de maand en het jaar van oprichting vermelden onder de vorm dd/mm/dd.

Rechtspersonen moeten de datum van oprichting van de vennootschap opgeven zoals vermeld in de in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde oprichtingsakte.

Verenigingen van personen die bevoegd zijn om juridische daden te stellen zonder over het wettelijk statuut van rechtspersoon te beschikken, moeten de datum van oprichting van de vereniging vermelden.

Fysieke personen moeten de datum van het activeren van het BTW‑nummer meedelen.

Vak6: Plaats waar de hoofdadministratie voor douanedoeleinden wordt gehouden of toegankelijk is

Met de hoofdboekhouding voor douanedoeleinden, zoals vermeld in Artikel 22, lid1, 3de alinea van het DWU, wordt die boekhouding bedoeld die door de douaneautoriteiten beschouwd wordt als de hoofdboekhouding voor douanedoeleinden en die hen toelaat alle activiteiten die onder de beschikking zullen vallen te overzien en te monitoren.

Geef het volledige adres van de locatie, inclusief de vermelding van het land, waar de hoofdboekhouding voor douanedoeleinden gehouden zou worden of toegankelijk zou zijn. De UN/LOCODE mag het adres vervangen, indien het een ondubbelzinnige identificatie van de locatie weergeeft.

Vak 7: Identificatie van de aanvrager

• Uw BTW‑nummer vermelden volgens formaat : BE 0123.456.789.

  Als u aansprakelijk vertegenwoordiger bent voor één of meerdere belastingplichtigen die niet in België zijn gevestigd, waarvoor u douaneactiviteiten verricht, vermeldt u ook het BTW -nummer toegekend aan die buitenlandse vestiging(-en).

  Als u, in de hoedanigheid van aansprakelijk vertegenwoordiger, houder bent van een globaal BTW‑nummer (nummer dat begint met 796.5 of 796.6), vermeldt u dit globaal nummer als u douaneactiviteiten verricht voor de personen die u vertegenwoordigt onder dit nummer.

• Uw identificatienummer(s) vermelden.

Dit is het TIN-nummer (Trader Identification Number), het identificatienummer geregistreerd door de douaneautoriteiten. In Belgie is dit het EORI nummer. Het TIN nr. is ook het identificatienummer voor natuurlijke personen en bestaat uit het Rijksregister nummer.

• Uw wettelijk registratienummer vermelden.

Het betreft het registratienummer toegekend door het registratiekantoor van de onderneming. Dit vak dient niet te worden ingevuld als de aanvrager gevestigd is in België. In het tegenovergestelde geval, als u beschikt over een wettelijk registratienummer dat ver­schilt van het(de) nummer(-s) opgegeven in de vakken 8 en 9, dient u het vak in te vullen.

Als de nummers hetzelfde zijn, geef enkel het BTW-nummer op.

Vak 8 : Naam en contactgegevens van de persoon verantwoordelijk voor douanezaken

De volledige naam, het telefoonnummer en emailadres vermelden van de persoon die gecontacteerd kan worden voor verder contact en communicatie over douanezaken. Zie ook de bijlage 2 van de aanvraag.

Vak 9 : Contactpersoon verantwoordelijk voor de aanvraag

De volledige naam, het telefoon- en het faxnummer en het e‑mailadres vermelden van de persoon die u als te raadplegen contactpersoon door de douaneautoriteiten aanduidt bij het onderzoek van uw aanvraag.

Die contactpersoon moet in staat zijn de noodzakelijke bijzonderheden m.b.t. alle aspecten van de aanvraag te verstrekken of te verzamelen.

Eveneens de contactgegevens opgeven van een andere persoon die in staat is de hoofdcontactpersoon bij diens afwezigheid te vervangen.

Voor elke in België ingediende AEO‑aanvraag dient er altijd een in België gevestigde contactpersoon te worden aangeduid en dit ongeacht het land van vestiging van de aanvrager.

Dit vak moet enkel worden ingevuld wanneer dit een andere persoon is als degene vermeld in vak 8.

Vak 10: Persoon verantwoordelijk voor de aanvrager of die zeggenschap uitoefent over het beheer ervan

Vermeld, overeenkomstig artikel 39, punt a) van het DWU, de volledige naam(namen) en contactgegevens van de betrokken(n) persoon (personen) volgens de wettelijke vorm van de aanvrager. In het bijzonder: directeur/manager van het bedrijf, voorzitter en leden van de raad van bestuur. De gegevens moeten bevatten: volledige naam en adres, geboortedatum en rijksregisternummer.

Vak 11: Correspondentieadres

Dit vak enkel invullen als het correspondentieadres m.b.t. de aanvraag voor AEO‑vergunning verschilt van het adres opgegeven in vak 6.

Vak12: Rol(len) van de aanvrager in de internationale toeleveringsketen

Gebruik één of meerdere van onderstaande codes om de rol(en) van de aanvrager in de toeleveringsketen aan te duiden:

• MF - fabrikant van goederen (manufacturer of goods): deze code mag alleen worden gebruikt als de marktdeelnemer de goederen daadwerkelijk vervaardigt. Zij omvat niet de gevallen waarin een marktdeelnemer slechts betrokken is bij de handel in goederen (bv. in- of uitvoer).
• IM - importeur (importer): partij die een invoeraangifte indient, of namens wie een douaneagent of een andere daartoe gemachtigde persoon een dergelijke aangifte indient. Dit kan onder meer een persoon zijn die in het bezit is van de goederen of aan wie de goederen zijn geadresseerd. Deze code mag alleen worden gebruikt als de marktdeelnemer in het bezit is van de goederen. Voor douanevertegenwoordigers/-agenten dient de code voor "douane-expediteur" te worden gebruikt.
• EX - exporteur (exporter): partij die de uitvoeraangifte indient, of namens wie deze aangifte wordt ingediend, en die eigenaar van de goederen is of die een soortgelijk recht heeft over de goederen te beschikken op het tijdstip dat de aangifte wordt aanvaard.Voor douanevertegenwoordigers/-agenten dient de code voor "douane-expediteur" te worden gebruikt.
• CB - douane-expediteur (customs broker): agent of beroepsmatige vertegenwoordiger die rechtstreeks met de douane han­delt namens de importeur of de exporteur. Deze code kan tevens worden gebruikt voor marktdeelnemers die ook voor andere doeleinden als agent/vertegenwoordiger optreden (bv. als hulp bij vervoer door een vervoermakelaar).
• CA - vervoerder (carrier): diegene die het vervoer van goederen tussen opgegeven plaatsen verricht of regelt.
• FW - expediteur (freight forwarder): partij die de verzending van de goederen regelt.
• CS - groepage-expediteur (consolidator): partij die verschillende zendingen, betalingen, enz. groepeert.
• TR - terminalexploitant (terminal operator): partij die het laden en lossen van zeeschepen afwikkelt.
• WH - entrepothouder (warehouse keeper): de partij die verantwoordelijk is voor goederen die in een entrepot worden opgeslagen.Entrepot mag niet uitsluitend worden geïnterpreteerd als douane-entrepot; deze code moet dus ook worden gebruikt voor marktdeelnemers die andere opslagfaciliteiten exploiteren (bv. tijdelijke opslag, vrije zone, enz.).
• CF - containeroperator: partij aan wie welomschreven goederen (bv. Container) zijn toevertroud voor een bepaalde periode in ruil voor de betaling van huur.
• DEP - stuwadoor (stevedore): partij die het laden en lossen van zeescheppen op verschillende terminals afwikkelt.
• HR - scheepvaartdienst (shipping line service).

Indien u meerdere rollen vervult, geeft u meerdere codes op.

Vak13: Lidstaat(‑aten) waar douane gerelateerde activiteiten^[23] worden uitgeoefend

De ISO alpha‑2 code(s) van de betreffende Lidstaat(-aten) vermelden.

elektronisch adres:

http://publications.europa.eu/code/nl/nl-5000600.htm

Te vervolledigen indien:

a) een deel van de geschriften en/of de douanedocumenten worden bewaard in een andere lidstaat;

b) u beschikt over een opslagfaciliteit onder douanetoezicht in een andere lidstaat;

c) u beschikt over andere bedrijfsruimten in een andere lidstaat;

d) u verricht douaneactiviteiten in een andere lidstaat.

Vak14:Informatie over grensoverschrijding

Hier de douanekantoren van ingang in en uitgang uit het douanegebied van de Europese Unie, over het algemeen ge­bruikt voor het verzenden van uw goederen, aanduiden.

Link:https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/rd/rd_consultation_location.jsp?Lang=nl

1) Als u reeds geniet van douanevereenvoudigingen, verduidelijk de aard ervan en de overeenstemmende douaneprocedure en vermeld het nummer, de datum en de autoriteit van afgifte van de betrokken vergunning.

De gevraagde inlichtingen moeten met de volgende aanduidingen worden verstrekt:

a) duidt de betrokken douaneregeling(en) aan met behulp van de overeenstemmende letter(s), gebruikt in het opschrift van de kolom (A tot I) om de douaneprocedure te identificeren. Het betreft de volgende letters:

A: Uitvoer/verzending;

B: Plaatsing onder de regeling douane-entrepot ter verkrijging van de betaling van een bijzondere uitvoerrestitutie voorafgaande aan de uitvoer. Vervaardiging van goederen onder douanetoezicht en douanecontrole voorafgaande aan de uitvoer en betaling van een uitvoerrestitutie;

C: Wederuitvoer na plaatsing onder een bijzondere douaneregeling andere dan het stelsel van douane‑entrepots (actieve veredeling, tijdelijke invoer);

D: Wederuitvoer na opslag in douane‑entrepots;

E: Passieve verdeling;

F: Douanevervoer;

G: karakter van de Uniegoederen;

H: In het vrije verkeer brengen;

I: Plaatsing onder een bijzondere douaneregeling andere dan passieve veredeling en douane‑entrepot (actieve veredeling, tijdelijke invoer);

J: Plaatsing in douane‑entrepot.

b) duid de aard van de douanevereenvoudiging(en) aan waarvan u geniet voor elke betrokken douaneprocedure. Het begrip douanevereenvoudiging moet in de ruime zin worden geïnterpreteerd en omvat alle douanefaciliteiten die u schriftelijk werden toegekend door de Algemene administratie der douane en accijnzen. Worden in het bijzonder bedoeld:

• de vereenvoudigde procedures inzake de aangifte. Deze procedure kunt u aanduiden met de overeenkomende code(s) die voorkomen in bijlage B, Titel II, 2, ½ IA/DWU.

Het betreft de volgende codes:

• B vereenvoudigde aangifte op incidentele basis (overeenkomstig artikel 166, lid 1, DWU);

• C vereenvoudigde douaneaangifte — regelmatig gebruik (overeenkomstig artikel 166, lid 2, DWU);

• D indiening van een standaard douaneaangifte (als bedoeld onder code A) in overeenstemming met artikel 171 DWU;
• E indiening van een vereenvoudigde aangifte (als bedoeld onder code B) in overeenstemming met artikel 171 DWU;
• F indiening van een vereenvoudigde aangifte (als bedoeld onder code C) in overeenstemming met artikel 171 DWU;
• Z aanvullende aangifte in het kader van de regeling van artikel 182 DWU;

c) nummer, datum en autoriteit van afgifte van douanevereenvoudiging(en).

Voorbeeld:

H ‑ Z ‑ Vergunning vereenvoudigde procedure bij aankomst en/of vertrek en domiciliëring nr. D. 56941 van 19 februari 2007 van het regionaal centrum der douane en accijnzen te Bergen.

2) Als u houder bent van andere vergunningen dan die genoemd onder voornoemd cijfer 1), somt u die afzonderlijk op door het geven van de volgende bijzonderheden: benaming en soort vergunning, nummer, datum en instantie van afgifte.

3) Als u houder bent van één of meerdere in artikel 28 , § 42, IA/DWU genoemde certificaat(-aten), vermeld de soort en het nummer van het(de) certificaat(-aten), en/of als u erkend agent of bekende afzender is krachtens artikel 28, §3 IA/DWU.

Terzake, kan het gaan om:

‑ ofwel een internationaal erkend veiligheidscertificaat, afgeleverd op basis van internationale overeenkomsten;

‑ ofwel een Europees veiligheidscertificaat, afgeleverd op basis van de communautaire wetgeving;

‑ ofwel een internationale norm van de internationale Organisatie der normen (ISO-normen);

‑ ofwel een Europese norm van instellingen betreffende Europese normalisatie (ECN‑normen ‑ Europees Comité voor de normalisatie, ECNELEK‑normen voor elektrotechnische normalisatie, ETSI‑normen ‑ Europees Instituut voor normen over telecommunicatie);

- ofwel het status van erkend agent of bekende afzender.

Vak16:Toestemming voor de uitwisseling van de informatie in de AEO-vergunning met het oog op de goede werking van de systemen waarin internationale overeenkomsten/regelingen met derde landen in verband met de wederzijdse erkenning van de AEO-status en veiligheidsmaatregelen

Ja/Nee. Geef door of de aanvrager akkoord is met de uitwisseling van informatie in de AEO-vergunning om de goede werking van de systemen te verzekeren die opgezet zijn in internationale overeenkomsten/verdragen met derde landen in het kader van de wederzijdse erkenning van de AEO-status en de veiligheidsgerelateerde maatregelen.

Indien u uw toestemming hebt gegeven, gelieve dan ook de volgende informatie te verstrekken:

Naam in transliteratie: ...................................

Straat en nummer in transliteratie: ......................................

Postcode en gemeente in transliteratie: ....................................

Alleen Latijnse schrifttekens mogen worden gebruikt zoals gecodificeerd in http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf

(NB: de verklaring in bijlage I van het SAQ ook invullen. Deze moet worden ondertekend door de persoon die de aanvraag voor AEO-vergunning ondertekend heeft.)

Vak17:Bedrijfsactiviteiten

Hier de NACE code van uw hoofdactiviteit(-en) vermelden en, in voorkomend geval, van uw secundaire activiteit(-en) [zie Verordening (EEG) nr. 3037/90 van de Raad van 9 oktober 1990 betreffende de statistische nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Unie (PB L 293 van 24 oktober 1990)] en de activiteit(-en) in bijlage 3 van de aanvraag uitgebreider beschrijven.

Elektronisch adres: http://eur‑lex.europa.eu/homepage.html

Vak18:Vaste inrichting

Indien de aanvraag ingediend is overeenkomstig artikel 26, lid 2 DA/DWU, geeft u hier de naam, adres (straat, nummer, postcode, plaats) en BTW-nummer van de vaste inrichting op.

Overeenkomstig artikel 5, punt 32) van het DWU betekent de uitdrukking “vaste inrichting” een vaste vestiging voor bedrijfsuitoefening waar de nodige menselijke en technische hulpbronnen permanent voorhanden zijn en waarmee de douanetransacties van een persoon volledig of gedeeltelijk worden uitgevoerd.

Vak19:Plaats waar de algemene logistieke activiteiten worden uitgevoerd

Dit veld moet enkel worden ingevuld indien de bevoegde douaneautoriteit niet bepaald kan worden op basis van de derde alinea van artikel 22, lid 1 van het DWU. In dit geval, geef het volledige adres op van deze locatie.

Vak 20: Kantoor/kantoren waar de douanedocumentatie wordt beheerd en toegankelijk is

Hier de volledige gegevens van de dienst (met inbegrip van de nummers van de lokalen) vermelden waar uw hoofdadministratie wordt gehouden.

Indien u dit beheer uitbesteedt binnen de Europese Unie, de volledige gegevens (naam, adres, land, contactpersoon, telefoon, fax, e‑mail) van het betreffende kantoor vermelden.

Indien de registratie en het opslaan van uw boekhoudkundige gegevens worden verricht buiten de Europese Unie, vermeldt u, naar gelang het geval, de volledige gegevens van de dienst die toegang heeft tot het geheel van uw hoofdboekhouding.

Vak 21: Toestemming voor de bekendmaking in de lijst van AEO-vergunninghouders

Ja/Nee. Geef door of de aanvrager akkoord is met de publicatie van volgende gegevens in de openbare lijst van vergunninghouders (online): (vermeld dat het op Europees niveau is)

- Naam vergunninghouder

- Type vergunning

- Datum van inwerkingtreding, en in voorkomend geval geldigheidstermijn

- Lidstaat van de vergunningafleverende douaneautoriteit

- Bevoegd/superviserend douanekantoor

Vak 22: Grootte van de onderneming

Vermeld de code passend aan de grootte van uw onderneming op basis van de Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen.

Vak 23: Bijgevoegde documenten (bijlagen)

Geef aan welke bijlagen toegevoegd zijn, en hoeveel het er zijn.

Het SAQ moet verplicht worden bijgevoegd overeenkomstig artikel 26, lid 1 DA/DWU.

Bij uw AEO-aanvraag moet u 9 bijlagen verstrekken, de extra bijlages, alsook het SAQ (self assessment questionnaire – vragenlijst zelfbeoordeling) en zijn bijlage I. U vindt de templates voor deze bijlagen via

https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo/wat-moet-u-weten-0#q9

in de gecomprimeerde map AEO aanvraag bijlagen (ZIP, 361.33 KB)

Het gaat om volgende 10 bijlagen:

1. Overzicht van de voornaamste eigenaren/aandeelhouders, met opgave van naam en adres en hun belang in de onderneming. Overzicht van de leden van de raad van bestuur. Overtredingen douanewetgeving/belastingvoorschriften door eigenaars.

2. De medewerker in het bedrijf van de aanvrager die verantwoordelijk is voor douanezaken.

3. Beschrijving van de economische activiteiten van de aanvrager.

4. Gegevens over de locaties van de verschillende bedrijfsruimten van de aanvrager en korte beschrijving van de activiteiten op elke locatie. Informatie over of de aanvrager en elke locatie in eigen naam en voor eigen rekening binnen de toeleveringsketen handelt, of in eigen naam en voor rekening van een derde, of in naam en voor rekening van een derde.

5. Herkomst/bestemming goederen van of naar bedrijven die banden hebben met de aanvrager.

6. Beschrijving van de interne structuur van de aanvrager. Documentatie over de hoedanigheden/bevoegdheden van elke afdeling en/of functie.

7. Het totaal aantal werknemers en het aantal werknemers per afdeling.

8. De naam van de voornaamste medewerkers (directeuren, afdelingschefs, hoofd van de boekhouding, hoofd van de afdeling douanezaken enz.) en back-up.

9. De naam en de positie van medewerkers met een bijzondere douane-expertise binnen de organisatie van de aanvrager. Evaluatie van het kennisniveau van deze personen wat het gebruik van IT betreft in douane- en

handelsprocedures en algemene zakelijke aangelegenheden.

+ bijlage I van het SAQ: Toestemming voor de publicatie van de AEO-informatie op de TAXUD-website (zie ook vak 21), en toestemming met de uitwisseling van informatie in de AEO-vergunning om de goede werking van de systemen te verzekeren die opgezet zijn in internationale overeenkomsten/verdragen met derde landen in het kader van de wederzijdse erkenning van de AEO-status en de veiligheidsgerelateerde maatregelen (zie ook vak 16)

+ de eventuele veiligheidsverklaring(en) (AEOS en AEOC/AEOS)

+ de verklaring van de aanvrager

+ de eventuele volmacht (bijlage A)

Daarnaast vindt u via bovenstaande link ook het SAQ, in het bestand Vragenlijst voor de AEO-zelfbeoordeling (XLSX, 59.06 KB) in Excel-formaat.

Hieronder vindt u bijkomende uitleg voor het invullen van deze bijlagen.

Vak 24: Handtekening/authenticatie: naam, datum, plaats en handtekening van de aanvrager

De aanvraag moet ondertekend zijn door een persoon die bevoegd is om de aanvrager rechtsgeldig te vertegenwoordigen ten overstaan van de overheid (een kopie van het proces-verbaal van de algemene vergadering of een kopie van de beslissing van de raad van bestuur betreffende de meest recente benoeming van de vertegenwoordigers of van de administrateurs bijvoegen, en indien een andere persoon de aanvraag ondertekent en indient moet een volmacht opgemaakt worden). Zie ook bijlage 1 van de aanvraag AEO).

De inhoud van de bij de aanvraag te voegen Bijlagen 1 tot 9

De aanvrager dient de hiernavolgende bijlagen ter staving van zijn aanvraag te verstrekken. Iedere bij de aanvraag gevoegde bijlage moet de voor die bijlage gevraagde inlichtingen bevatten.

Bijlage1:

‑Overzicht van de voornaamste eigenaars/aandeelhouders, met opgave van hun naam en adres en hun respectieve participatie in de onderneming.

‑Overzicht van de leden van de raad van bestuur.

‑Hebben de eigenaars eerdere geschillen gehad met de douaneautoriteitenof belastingautoriteiten?

Deze bijlage moet bevatten:

1. De financiële structuur van het bedrijf in de vorm van een organigram. Het betreft de structuur waarbinnen de marktdeelnemer zich situeert in relatie tot diegenen die aandeelhouder zijn van zijn vennootschap en in relatie tot zijn participaties in andere vennootschappen (%).

Het organigram moet volgende gegevens bevatten:

‑ voornaamste eigenaars en aandeelhouders = diegene die een participatie van minimum 5 % bezitten;

‑ participaties van de aanvrager in andere vennootschappen;

‑ vermelding van respectievelijke participaties.

Een lijst met de namen en adressen van de voornaamste eigenaar(s) en aandeelhouders dient te worden bijgevoegd.

Voorbeeld van organigram:

% aandelen in bezit

% aandelen in bezit % aandelen in bezit

% aandelen in bezit

2. Een kopie van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad met de oprichtingsakte van de vennootschap alsook, in voorkomend geval, een kopie van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad met de wijzigingen van die oprichtingsakte. Bij gebreke hiervan, kunnen die kopieën worden vervangen door een kopie van de notariële akte die de oprichting van de vennootschap vaststelt en, in voorkomend geval, van de akte houdende de gedane wijzigingen.

Wanneer de aanvrager een niet in België gevestigde vennootschap is, dient elk officieel document m.b.t. de oprichting en de samenstelling van de raad van bestuur van de vennootschap te worden bijgevoegd.

3. Een kopie van de jaarrekeningen van de laatste drie jaar (of van de beschikbare jaarrekeningen indien een vestiging minder dan drie jaar bestaat), als de aanvrager een filiaal is van een vennootschap naar buitenlands recht.

4. Een uittreksel uit het strafregister van de aanvrager, evenals in voorkomend geval, van de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken (1).

Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, zal hij een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen bij de aanvraag voegen. In het geval van een wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken, zijn de maatregelen vermeld onder alinea b) hieronder van toepassing.

Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, moet hij bij zijn aanvraag voegen:

a) een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen, opgesteld op zijn naam

EN

b) een uittreksel uit het strafregister op naam van zijn wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken^[24]. Het zal gaan om:

‑ hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een rechtspersoon is;

‑ hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een natuurlijke persoon is;

‑ hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken bij het dagelijks beleid van de activiteiten indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een vereniging van personen is die als handelsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten.

Indien de aanvrager een vereniging van personen is die als handelsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, moet hij bij zijn aanvraag een uittreksel voegen uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken bij het dagelijks beleid van zijn activiteiten. In voorkomend geval zijn de bepalingen van punt b) van de vorige alinea betreffende de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken van de vereniging van toepassing.

Het uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen moet door de betrokken persoon worden aangevraagd bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, ofwel per brief, ofwel via e‑mail naar strafregister@just.fgov.be .

Het uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen moet door de betrokken persoon worden aangevraagd bij het gemeentebestuur van zijn woonplaats.

De natuurlijke personen die niet in België gevestigd zijn, moeten hun gerechtelijk verleden bewijzen d.m.v. het voorleggen van een officieel document van hun land van woonplaats of, bij gebrek aan een dergelijk document, een verklaring op erewoord volgens het hierna genoemde model, dat behoorlijk voor echt werd verklaard.

“Verklaring op erewoord

Ik ondergetekende

(naam, voornaam, adres, geboortedatum), verklaar op erewoord dat ik nog nooit veroordeeld ben ge­weest voor een ernstige strafrechtelijke overtreding in verband met mijn economische activiteit.

Gedaan te, op

(voor echt verklaarde handtekening)”

Bijlage2:

Naam van de persoon verantwoordelijk voor het beheer van de douanegerelateerde zaken in de onderneming van de aanvrager.

De genoemde persoon in deze bijlage is niet noodzakelijk dezelfde als deze in vak 6 van de aanvraag. Het betreft de contactpersoon in uw onderneming die verantwoordelijk is voor het vervullen van de douaneformaliteiten.

Behalve de naam van deze persoon, ook zijn gegevens binnen de onderneming (dienst, telefoon, fax, e-mail) vermelden en zijn functie beschrijven.

Deze bijlage moet ook een verklaring bevatten met betrekking tot de naleving van de voorwaarden betreffende de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit:

Als verantwoordelijke inzake douanezaken verklaar ik hierbij te voldoen aan de navolgende voorwaarde inzake vakbekwaamheid*:

- ofwel praktische vakbekwaamheid:

• 3 jaar praktijkervaring in douanezaken
• beantwoorden aan de aangenomen kwaliteitsnorm

- ofwel opleiding douanewetgeving: (soort opleiding vermelden)

*aanduiden wat van toepassing is

Bijlage3:

Beschrijving van de economische activiteiten van de aanvrager.

Op gedetailleerde wijze uw economische activiteiten beschrijven door met name de code van de nomenclatuur der activiteiten NACE ‑ BEL te specifiëren (die nomenclatuur kan worden geraadpleegd op het volgend elektronisch adres:

http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/kbo/codes_nacebel.jsp

Bijlage4:

‑Bijzonderheden over de plaats van de verschillende be­drijfsruimten van de aanvrager en korte beschrijving van de activi­teiten op elke locatie.

‑Bijzonderheden over de hoedanigheid onder dewelke de aanvrager en elke locatie handelen binnen de toeleveringsketen: in eigen naam en voor eigen rekening of in eigen naam en voor rekening van een derde of in naam en voor rekening van een derde.

Die bijlage moet de volgende inlichtingen bevatten.

1. Wanneer uw onderneming bestaat uit verschillende vestigingseenheden (exploitatiezetels) die noodzakelijkerwijs handelen onder hetzelfde BTW‑nummer, het adres en de activiteiten van elk van betreffende vestigingsplaatsen vermelden.

2. Als u (voor uw eigen rekening of voor rekening van een derde) goederen onder douaneverband op één plaats of plaats(-en) andere dan de voornoemde heeft, het adres van deze plaats(-en) specifiëren en vermeldt onder welke douaneregelingen(-en) en onder welke douanevergunning(-en) (nummer, datum, instantie van afgifte, titularis van de vergunning) die goederen daar zijn.

3. Uw stroom van goederen (bestellingen, aankopen, leveringen, verkopen, …) beschrijven door het verduidelijken van de ver­schillende actoren die tussenbeide komen binnen de internationale logistieke keten en aanduiden:

‑ de stroom documenten die overeenstemt met elke stroom aan goederen;

‑ voor iedere eenheid van de vestiging opgenoemd onder voornoemd nummer 1 en die medebepalend is voor de logistieke keten, en of die eenheid handelt:

a) in eigen naam en voor eigen rekening;

b) in eigen naam maar voor rekening van een derde;

c) in naam en voor rekening van een derde.

Gebruik daartoe de onderstaande tabel en vink de van toepas­sing zijnde hoedanigheid van handelen aan.

Het zal misschien noodzakelijk zijn om meerdere tabellen in te vullen als meerdere vestigingsplaatsen verschillende functies uitoefenen (vb een vestigingsplaats produceert, een tweede vestigingsplaats slaat de goederen op, …) en in verschillende hoedanigheden.

Goederenstroom: omschrijf uw verschillende goederenstromen en de eventuele verbanden. Om deze bijlage te verduidelijken, laat u leiden door het onderstaande voorbeeld.

ProducentVervoerBehandelingVervoer

LandGoederen

Verbandover zee,

via de lucht

EntrepotVerdelingVerbruiker

Voor elke goederenstroom dient u te vermelden: de naam of namen van de verschillende factoren sinds, bijvoorbeeld, de plaats van vervaardiging tot de plaats van verbruik of tenminste deze die u kent en/of beheerst.

Bijlage5:

Verduidelijkingen bij eventuele banden tussen de aanvrager en ondernemingen waar hij producten koopt en/of verkoopt.

Verduidelijk als of u relaties heeft met uw handelspartners in de zin van artikel 127 IA/DWU. De tekst bedoeld bij het artikel wordt hierna weergegeven:

“

1.Voor de toepassing van dit hoofdstuk worden twee personen geacht te zijn verbonden indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

a) zij zijn functionaris of directeur in de onderneming van de andere persoon;

b) zij worden door de wettelijke bepalingen erkend als in zaken verbonden;

c) zij zijn werkgever en werknemer;

d) een derde partij bezit, heeft zeggenschap over, of houdt direct of indirect 5 % of meer van het stemgerechtigde uitstaande kapitaal of de aandelen van beiden;

e) één van hen heeft direct of indirect zeggenschap over de ander;

f) een derde persoon heeft direct of indirect zeggenschap over beiden;

g) beiden hebben direct of indirect zeggenschap over een derde persoon;

h) zij behoren tot dezelfde familie.

2. Personen die in zaken zijn verbonden doordat de één exclusief agent, exclusief distributeur of exclusief concessiehouder, hoedanig ook aangeduid, van de ander is, worden enkel geacht te zijn verbonden indien zij aan een van de criteria zoals bedoeld in lid 1 beantwoorden.

3. Voor de toepassing van lid 1, onder e), f) en g), wordt een persoon geacht zeggenschap over een andere persoon te hebben wanneer hij rechtens of feitelijk in een positie is om het handelen van de andere te leiden.

Bijlage6:

Beschrijving van de interne organisatie van de onderneming van de aanvrager. Eventuele documenten m.b.t. de functies/com­petenties van ieder departement bijvoegen.

Een kort overzicht geven van de interne structuur van uw onderneming (organigram van de organisatie van uw onderneming) waarbij de verschillende departementen of afdelingen worden gespecifieerd en zorgvuldig een fiche naar het model in bijlage B voor elk departement of deel invullen.

Bijlage7:

Aantal werknemers in zijn totaliteit en per afdeling.

Het totaal aantal door een arbeidscontract gebonden personen dat u tewerkstelt vermelden en dit aantal volgens de verschillende departementen of afdelingen van uw onderneming opdelen.

Preciseer eveneens, in voorkomend geval, het totaal aantal tijdelijke arbeidskrachten en deel dit aantal op volgens de verschil­lende departementen of afdelingen van uw onderneming.

Vermeld eveneens de grootte van uw onderneming op basis van onderstaande tabel:

Bijlage8:

‑Naam van de voornaamste leidinggevenden (algemene directeurs, afdelingschefs, hoofd van de boekhouding, hoofd van de afdeling douanezaken, enz).

‑Beschrijving van de procedures die normaal voorzien zijn als een bevoegde werknemer tijdelijk of permanent afwezig is.

Om de audit van uw onderneming te vergemakkelijken, een fiche naar het model in bijlage C invullen.

Bijlage9:

‑Naam en functie van de personen met specifieke douanekennis binnen de onderneming van de aanvrager.

‑Evaluatie van het kennisniveau van die personen inzake het gebruik van informatietechnologie op het vlak van de douane- en de handelsprocedures en inzake algemene zakelijke aangelegenheden.

De fiche naar het model in bijlage D vervolledigen.

De inlichtingen van deze bijlage zullen toelaten de betrouwbaarheid van de werknemers op de logistieke en douanewerkposten binnen de onderneming in te schatten aan de hand van de keuze van de criteria die uw onderneming in aanmerking neemt om personen voor die gevoelige werkposten aan te wijzen.

Bijlage A: Aanvraag voor AEO – Vergunning – vak 19

Volmacht voor de administratie der douane en accijnzen

Bijlage B: aanvraag voor AEO ‑ vergunning fiche met betrekking tot bijlage 6 van de aanvraag

Naam van de firma:

BTW‑nummer:

Nr. ………. (het nummer van de fiche vermelden, in relatie met het geheel van de fiches bijlage 6 die bij de aanvraag gevoegd zijn, voorbeelden : 1/1 indien één fiche ‑ 1/12, 2/12, … indien 12 fiches)

Bijlage C: Aanvraag voor AEO ‑ vergunning

fiche met betrekking tot bijlage 8 van de aanvraag

Naam van de firma:

BTW-nummer:

Voor iedere persoon die voorkomt in de voormelde lijst betreffende de functies, de volledige gegevens in de hiernavolgende tabel opgeven

Bijlage D: Aanvraag voor AEO ‑ vergunning

fiche met betrekking tot bijlage 9 van de aanvraag

Naam van de firma:

BTW‑nummer:

●Naam en functie van de personen met specifieke bevoegdheden op douanevlak in de organisatie van de onderneming van de aanvrager.

●Evaluatie van het kennisniveau van deze personen inzake het gebruik van informaticatechnologie op douane‑ en commercieel vlak en op algemene vragen van commerciële aard.

Voor de personen die moeten worden vermeld met bevoegdheden die u als specifiek beoordeelt, vermelden:

●Het kennisniveau in hun domein (de waardeschaal wordt overgelaten aan uw appreciatie).

●De bron van hun kennis: de reden waarom deze persoon een specifieke kennis heeft in het domein (niet noodzakelijkerwijs schooldiploma, maar ook bijzondere interne of externe opleiding, persoonlijke loopbaan …).

Deze bijlage moet ons toelaten, al naar gelang de soort van vraag, een beroep te doen op de volgende u meest bekwame persoon.

Bijlage Iter: AEO‑Vergunning ‑ verklaring van de aanvrager (1)

Naam van de aanvrager (naam van de vennootschap en BTW nr.)

Naam, voornaam van de ondertekenaar van de AEO‑aanvraag en zijn functie

Ondergetekende verklaart hierbij:

1. dat wij op de hoogte zijn van de reglementering betreffende de status van geautoriseerd marktdeelnemer (hierna AEO) (2);

2. dat wij voldoen aan de relevante criteria en voorwaarden, vastgesteld in de in cijfer 1 hiervoor bedoelde reglementering;

3. dat de informatie die wij gedurende deze procedure van vergunning verstrekken een juist en eerlijk beeld geeft van onze handel en zijn activiteiten evenals van de organisatie en het beleid van onze vennootschap;

4. dat wij ons er toe verbinden om alle nodige interne controlemaatregelen te nemen om te blijven voldoen aan de voor­waarden, criteria en vereisten die het voortbestaan van ons statuut van geautoriseerde marktdeelnemer verzekeren;

5. dat wij er ons toe verbinden om op eigen initiatief de Algemene administratie der douane en accijnzen in kennis te stellen van elke wijziging die een invloed kan hebben op onze aanvraag voor AEO‑vergunning of, na afgifte van de vergunning, op het behoud of de inhoud ervan.

Gedaan te ……………………….., op ………………………..

(Handtekening)

^{_____________________________}

(1) Deze verklaring moet verplicht worden ingevuld en ondertekend door de ondertekenaar van de aanvraag voor AEO‑vergunning, gemachtigd om de aanvrager te verbinden tegenover de overheid. Zij moet verplicht worden voorgelegd met de aanvraag voor AEO‑vergunning.

(2) Dit status heeft als wettelijke basis:

‑ artikel 38 en 39 van het douanewetboek van de Unie [ingevoegd met Verordening (EU) Nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 – PB EU L 269 van 10 oktober 2013];

‑ artikelen 23 tem. 30 van de gedelegeerde verordening van het douanewetboek van de Unie [ingevoegd met Verordening (EU) Nr. 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015 – PB l 343 van 29 december 2015].

- artikelen 24 tot 35 van de uitvoeringsverordening van het douanewetboek van de Unie [ingevoerd met verordening (EU) Nr. 2015/2447 van de Commissie van 28 juli 2015 – PB l 343 van 29 december 2015.

Bijlage III: Veiligheidsverklaring (1)

opgesteld met het oog op de toekenning van een AEO‑vergunning‑veiligheid of gecombineerde AEO‑vergunning‑douanevereenvoudiging/veiligheid

Naam (vennootschap) ………………………………………………………………………………………………………

Straat

Postcode

Stad

Land

Telefoonnummer

Elektronisch adres

Ondergetekende verklaart hierbij dat:

●dat de goederen die zijn vervaardigd, opgeslagen, verzonden of vervoerd in opdracht van een of meerdere geautoriseerde marktdeelnemer(s) (AEO) of die zijn geleverd aan een of meerdere AEO of die zijn weggenomen uit de ruimten van een of meerdere AEO met het oog op levering,

○zijn vervaardigd, opgeslagen, voorbereid en geladen in beveiligde handelsruimten evenals in beveiligde laad‑ en verzendingsruimten;

○beschermd zijn tegen niet‑toegelaten binnendringing bij de productie, de opslag, de voorbereiding, de lading en het vervoer;

●het personeel ingedeeld bij de productie, de opslag, de voorbereiding, de lading en het vervoer van deze goederen betrouwbaar is inzake veiligheid;

●de handelspartners, handelend in mijn naam, er van in kennis zijn gesteld dat zij eveneens de veiligheid van de internationale logistieke keten moeten verzekeren door voormelde maatregelen toe te passen.

Naam van de bevoegde ondertekenaar....................Stempel van de vennootschap

Hoedanigheid

Handtekening

Datum van uitgifte

Deze verklaring werd opgesteld bij de aanvraag van:

Naam (vennootschap)

Straat

Postcode

Stad

Land

^{_____________________________}

(1) Overeenkomstig artikel 28, § 1, punt e) van de uitvoeringsverordening van het douanewetboek van de Unie.

Bijlage IV: Vragenlijst zelfbeoordeling

Opmerking:

- Het gebruik van deze vragenlijst is verplicht. De volledige ingevulde vragenlijst moet in dezelfde taal als de aanvraag samen met de aanvraag worden overgelegd en in overeenstemming zijn met de Belgische taalwetten.

- Elk antwoord moet correct worden ingevoerd op de lijn en in de cel onder de bijhorende vraag.

- Als de aanvrager verschillende vestigingen heeft, moet hoofdstuk 6 afzonderlijk worden ingevuld per vestiging.

Aanvraag voor AEO – vergunning

Bijlage I van het SAQ

Naam van de firma:

BTW Nummer:

Toestemming voor de publicatie van de AEO-informatie op TAXUD-website

Hierbij geef ik mijn toestemming voor de publicatie van informatie die voorkomt in de AEO-vergunningen op de lijst van geautoriseerde marktdeelnemers.

Handtekening:…..........................................

Bevoegdheid van ondergetekende………………………

(De ingevulde vragenlijst moet worden ondertekend door een directeur/beherend vennoot/enige eigenaar naar gelang van toepassing)

Datum: ………………………………………….

Toestemming voor de uitwisseling van de informatie in de AEO-vergunning zodat de tenuitvoerlegging van internationale overeenkomsten met derde landen inzake de wederzijdse erkenning van de status van geautoriseerde marktdeelnemers en maatregelen met betrekking tot de veiligheid wordt verzekerd

Hierbij geef ik toestemming voor de uitwisseling van de informatie in de AEO-vergunning zodat de tenuitvoerlegging van internationale overeenkomsten met derde landen inzake de wederzijdse erkenning van de status van geautoriseerde marktdeelnemers en maatregelen met betrekking tot de veiligheid wordt verzekerd

Handtekening:…..........................................

Bevoegdheid van ondergetekende………………………

(De ingevulde vragenlijst moet worden ondertekend door een directeur/beherend vennoot/enige eigenaar naar gelang van toepassing)

Datum: ………………………………………….

Indien u uw toestemming hebt gegeven voor wederzijdse erkenning, gelieve dan ook de volgende informatie te verstrekken:

Naam in transliteratie:…..........................................

Straat en nummer in transliteratie:…..........................................

Postcode en gemeente in transliteratie:…..........................................

Alleen Latijnse schrifttekens mogen worden gebruikt zoals gecodificeerd in http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf

Bijlage IVbis: Toelichting bij de vragenlijst voor zelfbeoordeling met het oog op de AEO‑certificering

De vragenlijst voor de AEO‑zelfbeoordeling is bedoeld om u inzicht te verschaffen in de eisen waaraan u dient te voldoen om de AEO‑status te verkrijgen (AEO staat voor Authorised Economic Operator, ofwel geautoriseerde marktdeelnemer). Daarnaast krijgt de douane hierdoor de beschikking over informatie over uw onderneming als aanvulling op de gegevens die u in uw aanvraag hebt verstrekt. De informatie die u naar aanleiding van de vragenlijst ver­strekt, kan ook gebruikt worden in het kader van andere vergunningen waarop (een aantal van) de AEO‑criteria van toepassing zijn. Deze toelichting bevat zowel richtsnoeren voor het beantwoorden van de vragenlijst als informatie over de normen die de douane hanteert bij het verlenen van een AEO‑vergunningen waarvan uw onderne­ming dus aantoonbaar dient te voldoen.

Overeenkomstig artikel 26, lid 1, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad met nadere regels betreffende een aantal bepalingen van het douanewetboek van de Unie (DA/DWU) moet de aanvrager, om de status van geautoriseerde marktdeelnemer (AEO) aan te vragen, een vragenlijst voor zelfbeoordeling (SAQ) indienen, die door de douaneautoriteiten ter beschikking wordt gesteld, tezamen met zijn aanvraag.

1. Deze vragenlijst is gebaseerd op de bepalingen van het douanewetboek van de Unie (DWU) en de uitvoeringsbepalingen daarvan (de uitvoeringshandeling en gedelegeerde handeling) alsmede op de AEO-gids.

Voor aanvullende informatie over de AEO‑status wordt verwezen naar de Europa‑website van de Europese Commissie (https://ec.europa.eu/taxation_customs/customs-4/customs-security/aeo-authorised-economic-operator_en) en naar de website van de Belgische douane (https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aeo ).

Het is belangrijk dat u de geldende wetgeving, de AEO‑gids van de Europese Commissie en de op de voormelde websites voordat u de aanvraagproces start.

2. De vragenlijst zelfbeoordeling dient samen met de aanvraag voor een AEO‑vergunning bij de bevoegde douaneautoriteit (zie punt 8 van deze toelichting).

Indien u vragen hebt of behoefte aan nadere informatie in verband met de vragenlijst of de aanvraag, verdient het aanbeveling om contact op te nemen met de bevoegde douaneautoriteit voordat u het aanvraagdossier indient.

3. De vragenlijst bevat voor elke afdeling de belangrijkste kwesties die voor de douanediensten nuttig kunnen zijn. Een aantal kwesties is echter slechts voor bepaalde partijen in de internationale toeleveringsketen relevant, mede in verband met het soort certificaat dat wordt aangevraagd. Vragen die voor uw bedrijf niet relevant zijn, hoeft u niet te beantwoorden. Vul bij de betreffende vragen “niet van toepassing / n.v.t.” in met een korte toelichting waarom die vraag niet van toepassing is. U kunt bijvoorbeeld wijzen op het gedeelte van de toeleveringsketen waarin u actief bent of op het soort vergunning dat u aanvraagt. Er wordt verwezen naar de specifieke tabel aan het eind van de toelichting, voor informatie over de relevantie van vragen naar gelang van de deelnemers aan de internationale toeleveringsketen en het soort vergunning dat wordt aangevraagd.

Indien u al over douanevereenvoudigingen of andere douanevergunningen beschikt waaruit blijkt dat u reeds aan een of meerdere AEO‑criteria voldoet, is het voldoende om naar de betreffende vereenvoudigingen of vergunningen te verwijzen.

Wanneer uw onderneming reeds beschikt over certificaten, deskundigenrapporten of andere conclusies van deskundigen (bijvoor­beeld economische evaluaties en internationale certificaten e.d.), wordt u verzocht deze te verstrekken of ernaar te verwijzen. Voor meer informatie wordt verwezen naar het betreffende gedeelte in de AEO‑gids, waarin de relevante criteria volledig of ten dele worden besproken- u wordt verzocht dat bij de betreffende vragen aan te geven. Dit is niet verplicht, maar die informatie zou wel nuttig kunnen zijn voor de douaneautoriteiten en zou de aanvraagprocedure kunnen bespoedigen.

Niet alle vragen moeten per definitie in alle lidstaten beantwoord worden. Dit kan mede afhankelijk zijn van de mate waarin de douaneautoriteiten van een lidstaat reeds toegang hebben tot de benodigde informatie (bijvoorbeeld via verschillende databanken). Dit heeft voornamelijk betrekking op afdeling 2 (Documentatie inzake naleving), 4 (Financiële solvabiliteit) en 5 (Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties) van de SAQ. De bevoegde douaneautoriteit in de lidstaat waar u uw aanvraag zult indienen, kan u nader informeren of dit al dan niet van toepassing is.

4. Opgemerkt dient te worden dat de afzonderlijke antwoorden op de vragen niet geïsoleerd beoordeeld worden, maar worden beschouwd als onderdeel van de totale beoordeling met betrekking tot het betreffende criterium. Eén ontoereikend antwoord op een specifieke vraag betekent niet automatisch dat de AEO‑status niet wordt toegekend indien elders in de procedure blijkt dat (in het geheel genomen) toch aan het criterium is voldaan.

5. De voorwaarden en criteria voor een AEO‑vergunning zijn voor alle marktdeelnemers dezelfde. De douane houdt echter wel rekening met de omvang van de onderneming (vb KMO, Multi­national, …), de rechtsvorm, de structuur, de belangrijkste handelspartners en ook met de specifieke economische activiteit. Dat betekent dat de maatregelen die genomen moeten worden om aan de criteria te voldoen, van bedrijf tot bedrijf kunnen verschillen, afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de onderneming, zonder dat dit ten koste gaat van de naleving van de criteria.

6. Een AEO‑vergunning is op dezelfde uitgangspunten gebaseerd als andere internationale normen en richt zich op de interne normen voor kwaliteitsbewaking die uw bedrijf hanteert. U bent als aanvrager zelf verantwoordelijk voor de procedures voor kwaliteitsbewaking die u op uw bedrijfslocatie(s) hanteert, zowel wat douane‑ als wat veiligheidskwesties betreft (indien van toepassing). Tijdens bezoeken ter plaatse dient uw bedrijf de douaneautoriteiten aan te tonen dat u adequate procedures hanteert voor het beheer van uw douane‑ en/of veiligheidskwesties en tevens gepaste interne controles verricht om te waarborgen dat die procedures naar behoren functioneren. Interne beleidsvoorschriften en instructies dienen elektronisch of op schrift gedocumenteerd te zijn. Zij dienen binnen de organisatie bekend te zijn, moeten voor alle ge­bruikers beschikbaar zijn en dienen uiteraard continu bijgewerkt te worden.

Dat betekent dat de eerste stap betrekking heeft op uw interne normen voor kwaliteitsbewaking. De antwoorden op de vragenlijst die u samen met de aanvraag overlegt, dienen een overzicht te geven van de procedures en instructies die u hanteert zodat de douanediensten zich op dit gebied een algemeen beeld van uw onderneming kunnen vormen. Met het oog op het behoorlijk beantwoorden van de vragenlijst en om voorbereid te zijn op het AEO-controleproces, dienen de belangrijkste afdelingen binnen uw bedrijf die een rol spelen in de internationale toeleveringsketen (douane, logistiek, administratie, automatisering, inkoop, verkoop, veiligheid, kwaliteitsafdelingen e.d.), bij dat proces betrokken te worden.

7. In uw antwoorden op de vragenlijst kan volstaan worden met een verwijzing naar de interne beleidsvoorschriften en instructies die worden gehanteerd met betrekking tot douanekwesties en/of de veiligheid. Indien u op deze manier te werk gaat, dient u de naam en het nummer van de betreffende documenten te vermelden en ervoor te zorgen dat die beschikbaar zijn tijdens de controles ter plaatse door de douanediensten. Om het proces te versnellen, kunnen de documenten ook samen met de vragenlijst worden ingediend (de wijze van indiening is afhankelijk van de mogelijkheden die de betreffende douaneautoriteit biedt).

8. Met het oog op het bespoedigen van de behandeling van de aanvragen voor de AEO‑vergunning nodigt de Centrale administratie der douane en accijnzen, Dienst Operations (Nationale Cel AEO‑certificering), de marktdeelnemers uit om voortaan de SAQ en de bijlagen bij hun aanvraag voor AEO‑vergunning, andere dan deze hieronder opgesomd, via elektronische drager, in pdf‑formaat (een bestand per bijlage) aan te leveren. Deze drager dient bij het behoorlijk ingevulde en ondertekende aanvraagformulier voor AEO‑vergunning gevoegd te worden.

Lijst van bijlagen die altijd op papier afgeleverd moeten worden met de originele aanvraag:

1 – de uittreksels en certificaten uitgegeven door een officiële instantie;

2 – de eventuele volmacht (bijlage A bij bijlage I van de Circulaire AEO‑vergunning – D.I.);

3 – de verklaring inzake bijlage 10 van de aanvraag (bijlage E bij bijlage I van voornoemde circulaire);

4 – de verklaring van de aanvrager (bijlage I ter van voornoemde circulaire);

5 – de eventuele veiligheidsverklaring(en) (bijlage III bis van voornoemde circulaire);

9. Op de informatie die in het kader van de aanvraagprocedure wordt verstuurd, is de wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing. Dat betekent dat die informatie vertrouwelijk zal worden behandeld.

Afdeling I – Informatie over het bedrijf

(artikel 38 DWU)

Deze afdeling is voornamelijk bedoeld om de douane een algemeen beeld van het bedrijf te geven. De gevraagde informatie kan in algemene vorm worden verstrekt en geldt slechts als een momentopname van de activiteiten van de aanvrager op de datum van de indiening van de aanvraag voor certificatie. Indien de gevraagde informatie al bij de bevoegde douaneautoriteit beschikbaar is, kunt u dit op het formulier aangeven of kunt u kenbaar maken wanneer deze is ingediend.

Onderafdeling1.1: Algemene bedrijfsgegevens

1.1.1 Vermeld bij vraag a) en b) a.u.b. het vergunning‑ en het aanvraagnummer (naam en EORI‑nummer, evenals de douaneauto­riteit die de vergunning heeft afgegeven en het registratienummer).

Vermeld indien van toepassing wat u met deze bedrijven deelt, bijvoorbeeld of u een of meerdere computersystemen deelt, of u gezamenlijke standaard veiligheidsmaatregelen of gezamenlijke documentatieprocedures hanteert, of u bedrijfsruimten deelt etc.

1.1.2 Vul bij vraag a) uitsluitend de aandeelhouders in die betrokken zijn bij de dagelijkse bedrijfsvoering/besluitvorming van de vennootschap.

1.1.3 De persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van uw bedrijf is de persoon binnen het bedrijf of een ingehuurde professional die de douanezaken van de aanvrager afhandelt.

1.1.4 Geef de relevante NACE Revisie 2‑code (statistische classificatie van economische activiteiten) van uw commerciële activiteiten aan. Zie Deel 1, Afdeling II van de AEO-gids voor een definitie van de internationale toeleveringsketen.

U kunt uw rol in de internationale toeleveringsketen bepalen aan de hand van onderstaande aanwijzingen (1):

a) fabrikant van goederen (manufacturer of goods/MF): Deze code mag alleen worden gebruikt als de marktdeelnemer de goederen daadwerkelijk vervaardigt. Zij omvat niet de gevallen waarin een marktdeelnemer slechts betrokken is bij de handel in goederen (bv. in- of uitvoer).

b) importeur (importer/IM):

Partij die een invoeraangifte indient, of namens wie een douaneagent of een andere daartoe gemachtigde persoon een dergelijke aangifte indient. Dit kan onder meer een persoon zijn die in het bezit is van de goederen of aan wie de goederen zijn geadresseerd.

Deze code mag alleen worden gebruikt als de marktdeelnemer in het bezit is van de goederen. Voor douanevertegenwoordigers/-agenten dient de code voor "douane-expediteur" te worden gebruikt.

c) exporteur (exporter/EX) : Partij die de uitvoeraangifte indient, of namens wie deze aangifte wordt ingediend, en die eigenaar van de goederen is of die een soortgelijk recht heeft over de goederen te beschikken op het tijdstip dat de aangifte wordt aanvaard.

Voor douanevertegenwoordigers/-agenten dient de code voor "douane-expediteur" te worden gebruikt.

d) douane‑expediteur (customs broker/CB) : agent of beroepsmatige vertegenwoordiger die rechtstreeks met de douane han­delt namens de importeur of de exporteur.

Deze code kan tevens worden gebruikt voor marktdeelnemers die ook voor andere doeleinden als agent/vertegenwoordiger optreden (bv. als hulp bij vervoer door een vervoermakelaar).

e) vervoerder (carrier/CA) : diegene die het vervoer van goederen tussen opgegeven plaatsen verricht of regelt.

f) expediteur (freight forwarder/FW) : partij die de verzending van de goederen regelt.

g) groepage-expediteur (consolidator/CS) : partij die verschillende zendingen, betalingen, enz. groepeert.

h) terminalexploitant (terminal operator/TR) : partij die het laden en lossen van zeeschepen afwikkelt.

i) entrepothouder (warehouse keeper/WH) : de partij die verantwoordelijk is voor goederen die in een entrepot worden opge­slagen.

Entrepot mag niet uitsluitend worden geïnterpreteerd als douane‑entrepot; deze code moet dus ook worden gebruikt voor marktdeelnemers die andere opslagfaciliteiten exploiteren (bv. tijdelijke opslag, vrije zone, enz.).

j) overige : bv. containeroperator (CF), stuwadoor (DEP), scheepvaartdienst (HR).

Indien u meer dan één rol vervult in de internationale toe­leveringsketen, wordt u verzocht de desbetreffende codes te ver­melden om deze te benoemen.

^{_____________________________}

(1) De gebruikte codes zijn afkomstig van de UN/EDIFACT-functiecodes voor de benoeming van partijen.

1.1.5 Vul de gegevens in over de locaties die betrokken zijn bij douaneactiviteiten (indien het meer dan vijf locaties betreft, vul dan uitsluitend de gegevens in van de vijf belangrijkste locaties die bij douaneactiviteiten zijn betrokken, evenals de adressen van de overige locaties die bij dergelijke activiteiten betrokken zijn).

Indien er tijdens de AEO‑aanvraagprocedure nieuwe locaties betrokken worden bij het uitvoeren van douaneactiviteiten, dient u hierover alle relevante gegevens over te verschaffen.

1.1.6 Deze vraag is bedoeld om vast te stellen of u zaken doet (uitsluitend goederentransacties, geen diensten) met verbonden ondernemingen, bijvoorbeeld of al uw inkopen bij uw moederbedrijf in de Verenigde Staten gebeuren dan wel of u namens verbonden ondernemingen in lidstaten goederen invoert en aan hen dis­tribueert. U dient tijdens de aanvraagprocedure alle relevante gege­vens te verstrekken.

1.1.7 Geef hier een uitgebreid organogram van uw onder­neming, inclusief de verschillende onderdelen/afdelingen, hun func­ties/verantwoordelijkheden en de hiërarchie.

1.1.8 Wanneer dit nog niet bij vraag 1.1.2 b) en c) is gebeurd, dient u hier de volledige naam en het adres in te vullen, evenals de geboortedatum en het nationale identificatienummer (bijvoorbeeld het identificatienummer van het Rijksregister).

In de procedures dient toegelicht te worden welke regelingen getroffen zijn bij een tijdelijke of korte afwezigheid van belangrijke medewerkers, bijvoorbeeld de manager douanezaken of de douanebediende (inclusief een beschrijving van de wijze waarop hun regu­liere verantwoordelijkheden worden waargenomen en door wie).

1.1.9 Geef hier (bij benadering) het aantal werknemers aan zoals dat ten tijde van het indienen van uw aanvraag bekend is. Geef daarbij ook aan of uw bedrijf valt onder de definitie van micro-onderneming, kleine of middelgrote onderneming zoals opgenomen in de aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 (PB L 124/2003). De onderstaande tabel is op die aanbeveling gebaseerd:

1.1.10 BijlageI van het SAQ:

Aanvaarding of weigering van publicatie van informatie die voorkomt op de AEO‑vergunning op de lijst van de erkende marktdeelnemers.30, .

De Europese Commissie de raadpleging, via het internet, zal toelaten van een Europese gegevensbank waarin alle handelaren zijn opgenomen, die over het statuut van erkend marktdeelnemer beschikken alsmede de status van die erkenning (geldigheid, opheffing, intrekking, …).

Toestemming voor het uitwisselen van informatie van de AEO‑vergunning met de douaneautoriteiten van derde landen in het kader van de akkoorden van wederzijdse erkenning (enkel bij AEOS).

In het kader van de wederzijdse erkenning van de AEO‑ programma’s door de Europese Unie en derde landen, is het nodig dat de douanediensten van de partnerlanden over voldoende informatie betreffende hun verschillende geautoriseerde marktdeelnemers beschikken. Het is essentieel om informatie voor de geautomatiseerde marktdeelnemer uit te wisselen; de geldigheid van het AEO‑ statuut is bijvoorbeeld een vereist gegeven binnen deze uitwisseling. De uitgewisselde data zullen uitsluitend worden gebruikt met het oog op de uitvoering van de wederzijdse erkenning van de AEO‑programma’s.

Uw instemming met de uitwisseling van uw AEO‑gegevens met de douanediensten van derde landen in het kader van akkoorden van wederzijdse erkenning dient algemeen te zijn en niet voor specifieke landen te gelden. Niettemin, gezien de Europese wetge­ving betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, mogen de douaneautori­teiten van de Europese Unie enkel uw gegevens uitwisselen na een evaluatie van het niveau van gegevensbescherming in het derde land om ze te kunnen verzekeren dat het een voldoende hoog bescher­mingsniveau gebruikt.

Indien u geen instemming wenst te geven, zullen uw AEO‑ gegevens met geen enkel van de derde landen waarmee de Europese Unie een akkoord inzake wederzijdse erkenning gesloten heeft worden uitgewisseld.

Wanneer u wel toestemming geeft, heeft u het recht om dit op ieder ogenblik in te trekken, door middel van een brief naar uw startercoördinator. De intrekking van uw instemming zal evenwel betekenen dat u niet langer aanspraak kunt maken op de voordelen van de wederzijdse erkenning. De intrekking zal ook een algemeen karakter hebben, dit betekent dat de uitwisseling van uw AEO‑ gegevens met alle partnerlanden in het kader van de wederzijdse erkenning zal stoppen.

U kan ook op ieder ogenblik uw toestemming geven na de aflevering van de vergunning.

Vervolledig de verklaring in bijlage 10. Deze bijlage moet ondertekend worden door de persoon die ook de AEO‑aanvraag ondertekend heeft.

Onderafdeling1.2: Omvang van de bedrijfsactiviteiten

1.2.1 Indien uw onderneming recent werd opgericht en u nog niet over drie volledige jaarrekeningen beschikt, geef dan informatie over de boekjaren waarvoor die gegevens wel beschikbaar zijn. Indien u pas met uw bedrijf bent begonnen en over geen enkele jaarrekening beschikt, vul dan “n.v.t.” in.

1.2.2 Vul de locaties van de opslagfaciliteiten in (indien u over meer dan vijf opslaglocaties beschikt, geef dan de vijf belangrijkste faciliteiten aan, evenals het totale aantal faciliteiten en alle faciliteiten die zich in andere lidstaten bevinden).

1.2.3 Douaneagenten/vertegenwoordigers van derden dienen zowel aangiften in eigen naam als aangiften die namens andere partijen zijn gedaan, in aanmerking te nemen.

Een voorbeeld:

1.2.4 Douane-expediteurs /vertegenwoordigers van derden dienen het totaalbedrag aan te geven van de betalingen die via hun klanten zijn gedaan of van de bedragen die via de eigen betalingssystemen zijn voldaan.

Een voorbeeld:

1.2.5 Dit betreft reeds bekende veranderingen die zich in de toekomst zullen voordoen en die van invloed kunnen zijn op de organisatie van de onderneming, het naleven van de AEO‑criteria of de risicobeoordeling van de internationale toeleveringsketen. Hiertoe behoren o.a. wijzigingen in de personeelsbezetting (van belangrijke medewerkers), wijzigingen in het boekhoudsysteem, het openen van nieuwe locaties, het sluiten van nieuwe logistieke contracten e.d.

Onderafdeling1.3: Informatie en gegevens in verband met douaneactiviteiten

1.3.1 Indien uw partner(s) op dit moment aan een AEO‑audit wordt (worden) onderworpen, vul dan bij vraag b) en c) het aan­vraagnummer in (naam en EORI‑nummer, evenals de douaneauto­riteit die het certificaat heeft afgegeven en het registratienummer).

1.3.2 Vul bij vraag a) de naam en functie in van de medewerker die verantwoordelijk is voor het indelen van uw goederen dan wel de naam van een eventuele externe partij die deze taak voor u uitvoert.

Vermeld bij vraag b) en d), met name indien u gebruik maakt van een externe partij, hoe u waarborgt dat de betreffende werk­zaamheden correct en conform uw instructies worden uitgevoerd.

Geef bij vraag b) aan of u een productdossier bijhoudt waarin elk artikel aan een goederencode wordt gekoppeld met de relevante douanerechten en BTW‑tarieven.

Indien er maatregelen van kracht zijn met het oog op de kwaliteitsbewaking, dient u in het kader van vraag c) bij bezoeken van douanecontroleurs aan te tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.

Geef bij vraag d) aan door wie en hoe vaak de tariefindelingen worden herzien en het productdossier en aanverwante registraties worden bijgehouden en hoe de personen (bijvoorbeeld tussenpersonen/agenten, inkoopmedewerkers) geïnformeerd worden die in de praktijk te maken krijgen met de gevolgen van eventuele wijzigingen.

Geef bij vraag e) ook aan of u gebruik maakt van bindende tariefinlichtingen (BTI’s).

Het is mogelijk dat u tijdens het controleproces de volgende gegevens dient over te leggen:

‑ informatie over uw producten, of een lijst/overzicht van de producten met de bijbehorende goederencodes en douanetarieven;

‑ de bronnen/informatie (bijvoorbeeld actuele tarief- en technische informatie) die u doorgaans gebruikt om uw goederen in te delen.

1.3.3 (a) : Vul de naam en functie in van de medewerker die verantwoordelijk is voor het waarderen van de goederen of/en de naam van een externe partij die deze taak voor u uitvoert.

(b) en (d) : Indien u gebruik maakt van een externe partij, geef dan aan hoe u waarborgt dat de betreffende werkzaamheden correct en conform uw instructies worden uitgevoerd.

(b) : De maatregelen voor kwaliteitsbewaking dienen o.a. de volgende elementen te omvatten:

● de gebruikte evaluatiemethode(s);

● de wijze waarop de waarderingsverklaringen worden ingevuld en (indien vereist) worden ingediend;

● de wijze waarop de douanewaarde en de maatstaf van heffing inzake BTW worden vastgesteld;

● de wijze waarop de vervoers‑ en verzekeringskosten worden verantwoord;

● de royalty’s en licentievergoedingen verband houdende met de in te voeren goederen, voor zover koper deze direct dan wel indirect als onderdeel van de verkoopvoorwaarden verschuldigd is;

● de regelingen op grond waarvan een deel van de opbrengst van latere wederverkoop, afstand of gebruik direct of indirect ten goede komt van de verkoper;

● de niet in de prijs opgenomen kosten die de koper maakt inzake commissies of makelaarsloon (behalve aankoopcommissies); of

● de kosten gemaakt in verband met containers en verpakkingen en/of goederen en/of diensten die de koper gratis of goed­koper levert in verband met de productie en verkoop ten behoeve van de export van ingevoerde goederen.

(c): Indien er maatregelen van kracht zijn met het oog op de kwaliteitsbewaking, dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan te tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.

1.3.4 In het kader van vraag b) zijn interne maatregelen doorgaans bedoeld om te waarborgen dat:

‑ het uitvoerende land gerechtigd is een preferentie toe te kennen en dat op de goederen een preferentieel douanetarief van toepassing is;

‑ er voldaan is aan de rechtstreekse vervoers-/niet-manipulatievereisten;

‑ er een geldig en origineel certificaat of een geldige en originele factuurverklaring beschikbaar is wanneer er preferenties worden geclaimd;

‑ het certificaat of de factuurverklaring adequaat is voor de betreffende zending en dat er voldaan is aan de oorsprongregels;

‑ er geen mogelijkheid is tot een herhaald gebruik van het certificaat/de factuurverklaring;

‑ het preferentieel tarief bij invoer binnen de geldigheidsduur van het certificaat/de factuurverklaring is gevraagd; en

‑ de originele certificaten/factuurverklaringen op een veilige en betrouwbare manier worden bewaard als onderdeel van de audit trail.

Bij vraag c) dient uw aanpak zodanig van opzet te zijn dat gewaarborgd wordt dat:

‑ goederen in aanmerking komen voor een uitvoerpreferentie, bijvoorbeeld omdat zij aan de oorsprongsregels voldoen;

‑ alle noodzakelijke documenten/berekeningen/kostentoerekeningen/beschrijvingen en processen ter ondersteuning van de preferentiële oorsprong alsmede de afgegeven certificaten/factuurver­klaringen op een veilige en betrouwbare manier worden bewaard als onderdeel van het controlespoor;

‑ de relevante documenten, bijvoorbeeld certificaten of factuurverklaringen ondertekend zijn en tijdig worden afgegeven door een daartoe bevoegde medewerker:

‑ er geen factuurverklaringen worden afgegeven voor zendingen van een gemiddelde en hoge waarde, tenzij de douane u daar­voor toestemming heeft verleend;

‑ ongebruikte certificaten veilig worden bewaard; en

‑ certificaten, indien noodzakelijk, bij uitvoer aan de douane worden overgelegd.

1.3.5 Geef waar van toepassing het navolgende aan:

‑ de namen van niet‑EU‑landen; en/of

‑ de namen en adressen van de producten van wie hun goederen antidumping‑ of compenserende rechten verschuldigd zijn.

Afdeling II ‑ Staat van dienst op het gebied van het naleven van de voorschriften

(artikel 39, onder a), DWU, artikel 24 IA/DWU;

(AEO-gids Deel 2, Afdeling I; bijlage 2 bij de AEO-gids, punt 1)

NB: Op grond van artikel 24 IA/DWU baseert de douane de staat van dienst van uw onderneming (en van de personen die in antwoord op de vragen 1.1.2, 1.1.3 en 1.1.8 zijn genoemd) op het gebied van het naleven van de voorschriften op de laatste drie jaar voorafgaand aan de aanvraag. In die periode mag u geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften hebben begaan. De staat van dienst kan echter toch als aanvaardbaar worden beschouwd indien de begane overtredingen klein of verwaarloosbaar zijn in verhouding tot het aantal en de omvang van de douane­gerelateerde transacties/activiteiten en geen twijfels bestaan over de naleving van de regels in het algemeen.

Bij de beoordeling zal de douane de volgende aspecten in overweging nemen:

‑ het geheel aan onregelmatigheden/fouten op een cumulatieve basis;

‑ de frequentie ervan, om vast te stellen of er sprake is van een structureel probleem;

‑ de vraag of er sprake is van opzet of nalatigheid;

‑ de vraag of u de douane vrijwillig op de hoogte hebt gesteld van de door u geconstateerde fouten/onregelmatigheden;

‑ de vraag of u corrigerende maatregelen hebt genomen om fouten in de toekomst te voorkomen of te minimaliseren.

Artikel 24 IA/DWU vereist bovendien dat de in de vragen 1.1.2, 1.1.3 en 1.1.8 genoemde persoon geen strafblad met zware misdrijven in verband met zijn economische activiteit heeft gehad.

2.1 a) Voorbeelden van geconstateerde overtredingen van de douanewetgeving:

1. Maart tot september 2015 – gebruik van een onjuiste valutacode voor importen uit China, hetgeen geleid heeft tot een te hoge aangifte aan douanerechten en BTW van 5500 EUR.

2. December 2015 – de kwartaalaangifte voor de regeling actieve veredeling (schorsingssysteem) is niet ingediend.

Voorbeelden van geconstateerde overtredingen van de belastingvoorschriften:

- Januari 2016 – illegale productie of raffinage van minerale olie en winning.

Indien er sprake is van meerdere fouten, geef dan het totale aantal aan en geef een korte samenvatting van de belangrijkste oor­zaken van die fouten.

2.1 b) Voorbeelden van maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking die genomen zijn nadat de hierboven genoemde onregelmatigheden onder 2.1 a) zijn vastgesteld:

a. 6 oktober 2015 – Er is een wijziging in het computersysteem doorgevoerd om de aangegeven valuta te controleren.

b. De openstaande aangifte is alsnog ingediend. De aangifteprocedures in verband met de regeling actieve veredeling (schorsingssysteem) zijn herzien en omvatten nu ook beheercontroles op kwartaalbasis. De wijzigingen zijn aan de betreffende medewerkers meegedeeld.

Doorgaans dienen de maatregelen gericht op kwaliteitsbewaking onder andere de volgende elementen te bevatten:

‑ het aanwijzen van een contactpersoon binnen uw onderneming die verantwoordelijk is voor het doorgeven aan de douane of andere overheidsinstanties van onregelmatigheden/fouten, inclusief het vermoeden van strafbare of criminele activiteiten;

‑ de vereisten, inclusief de frequentie, die aan de uitvoering van controles (en aan de bijbehorende bewijsvoering) worden gesteld in verband met de nauwkeurigheid, volledigheid en tijdigheid van het registreren en bijwerken van documentatie, bijvoorbeeld verklaringen/aangiften bij de douane of andere regelgevende instanties en naleving van de voorwaarden van verleende goedkeuringen/vergunningen;

‑ het gebruik van interne controlemiddelen om de betrouw­baarheid van uw procedures te toetsen/vergroten;

‑ de wijze waarop personeel van vereisten/veranderingen op de hoogte wordt gesteld;

‑ de frequentie van toekomstige evaluaties;

‑ beheercontroles om te waarborgen dat de procedures correct worden gevolg.

2.2 Voorbeelden:

Mei 2015 – geen vergunning verleend om als douane-entrepot te fungeren als gevolg van het ontbreken van een economische behoefte.

Juni 2016 – intrekking van de vergunning om gebruik te maken van de domiciliëringsprocedure als gevolg van het consequent niet voldoen aan de verplichting aanvullende aangiften in te dienen.

Een weigering, schorsing of intrekking van een douaneaanvraag/vergunning leidt niet automatisch tot de afwijzing van uw AEO-aanvraag.

Afdeling III ‑ Boekhouding en logistiek

(artikel 39, onder b), DWU; artikel 25 IA/DWU;

AEO-gids Deel 2, Afdeling II; bijlage 2 bij de AEO-gids, punt 2 )

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, onder a) tot en met d), IA/DWU genoemde criterium moet u een boekhouding voeren aan de hand waarvan de douane een bedrijfscontrole kan verrichten. Om de douane in staat te stellen de nodige controles uit te voeren, dient u de douane fysieke of elektronische toegang tot uw administratie te verlenen. Om aan deze eis te voldoen is het verschaffen van elektronische toegang tot uw gegevens niet verplicht.

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, onder e), IA/DWU genoemde criterium moet u over systemen of processen beschikken die onderscheid maken tussen communautaire en niet-communautaire goederen. Voor een AEOS-vergunning hoeft niet aan dit criterium voldaan te worden.

Onderafdeling 3.1: Controlespoor

Veel bedrijven en organisaties hebben om veiligheidsredenen een audit trail nodig in hun computersystemen. Een controlespoor is een proces waarbij de nauwkeurigheid van elke boekhoudpost door middel van een kruisverwijzing naar de bron wordt gecontroleerd. Via een volledige controlespoor kan de levenscyclus van de bedrijfsactiviteiten worden gevolgd vanaf het moment dat de goederen het bedrijf binnenkomen en in het bedrijf worden verwerkt totdat zij de bedrijfslocatie weer verlaten. Bij een volledig controlespoor wordt tevens een historisch dossier bijgehouden waarmee u gegevens kunt volgen vanaf het moment van opname in het dossier tot het moment van verwijdering uit het dossier.

De boekhouding bevat doorgaans:

‑ een grootboek;

‑ een debiteurenboek;

‑ een crediteurenboek;

‑ het register van de activa;

‑ de beheersrekeningen.

Het logistieke systeem bevat doorgaans informatie over:

‑ de verwerking van verkooporders;

‑ de verwerking van inkooporders;

‑ de productie;

‑ de voorraad/opslag;

‑ de verzending/het vervoer;

‑ de leveranciers‑/klantenlijsten.

3.1 Uw controlespoor dient informatie te bevatten over:

‑ verkoop;

‑ inkopen en inkooporders;

- de inventaris;

‑ de opslag (en bewegingen tussen opslaglocaties);

‑ fabricage;

‑ verkopen en verkooporders;

‑ de douaneaangiften en –documentatie;

‑ de verzending;

‑ vervoer;

‑ de administratie, bijvoorbeeld facturering, credit‑ en debet nota’s, overmakingen/betalingen.

Onderafdeling 3.2: Boekhouding- en logistiek systeem

3.2.1 Geef aan of u gebruik maakt van:

a) Hardware zoals:

‑ enkel afzonderlijke personal computers (pc’s);

‑ pc’s die deel uitmaken van een netwerk;

‑ een computersysteem dat via een server werkt;

‑ een mainframesysteem;

‑ andere hardware.

b) Software zoals computerprogramma’s die softwaretoepassingen kunnen uitvoeren en besturingsprogramma’s zoals Windows, UNIX e.d.

c) Systemen zoals (vul de naam van de leverancier in):

‑ een volledig geïntegreerde oplossing (ERP ‑ Enterprise Resource Planning);

‑ een combinatie van softwaretoepassingen voor boekhouding en logistiek;

‑ een bedrijfsmatige softwareoplossing die speciaal ontworpen is voor kleine en middelgrote ondernemingen;

‑ een softwareoplossing die door of voor uw bedrijf is ontwikkeld.

NB: Tijdens de aanvraagprocedure dient u informatie te verschaffen over:

‑ de mate van automatisering;

‑ het beschikbare hardwareplatform en het bijbehorende besturingssysteem;

‑ de scheiding van functies voor ontwikkelen, testen en uitvoeren;

‑ de scheiding van functies tussen gebruikers;

‑ de wijze waarop de toegang tot de verschillende delen van het systeem wordt gecontroleerd;

‑ de vraag of er aanpassingen in het standaardpakket zijn aangebracht;

‑ de lijst van grootboekrekeningen;

‑ de vraag of het systeem gebruik maakt van tussentijdse controlerekeningen;

‑ de wijze waarop passiva voor invoerrechten/accijnsrechten en BTW in het grootboek worden geregistreerd;

‑ de vraag of er gebruik wordt gemaakt van batches;

‑ de vraag of uw voorraadadministratie en financiële administratie aan elkaar zijn gekoppeld;

‑ de wijze waarop u uw administratie beheert indien deze door een externe softwareleverancier wordt bijgehouden.

3.2.3 Indien de activiteiten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van stamgegevens of het versleutelen van gegevens) over meer vestigin­gen verdeeld zijn, geef dan aan welke activiteiten op welke locaties uitgevoerd worden.

Onderafdeling 3.3: Intern controlesysteem

Op grond van artikel 25, lid 1, onder f), IA/DWU dient u over een administratieve organisatie te beschikken dat in overeenstemming is met het soort zaken en de omvang van het bedrijf en dat geschikt is voor het beheer van de goederenstromen. Daarnaast dient u over een systeem van interne controles te beschikken waarmee onrechtmatige of frauduleuze transacties kunnen worden opgespoord.

3.3.1 Tijdens het bezoek van de douanecontroleurs moet u kunnen aantonen dat u uw procedures periodiek en volledig eva­lueert, eventuele wijzigingen documenteert en de medewerkers voor wie de wijzigingen van belang zijn daarover informeert.

3.3.2 Voorbeelden van het soort controles dat uitgevoerd kan worden:

‑ interne controles binnen uw bedrijf door uw moederbedrijf;

‑ externe controles door klanten, onafhankelijke accountants/ auditors, de douane of andere overheidsinstanties.

Bij bezoeken van de douaneautoriteiten aan uw bedrijf dient u ook alle relevante rapporten beschikbaar te stellen en bewijs over te leggen van maatregelen die zijn getroffen om geconstateerde tekortkomingen te corrigeren.

3.3.3 Stamgegevens of hoofdbestanden bevatten belangrijke informatie over uw bedrijf, bijvoorbeeld namen en adressen van klanten, leveranciers, productbestanden met de beschrijving van goederen, codes en oorsprong van de goederen e.d.

Onderafdeling 3.4: Goederenstroom

3.4.1 Uw registratieprocedures dienen onder andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten:

Bij de ontvangst van goederen:

‑ de inkooporderprocedures;

‑ de orderbevestiging;

‑ de verzending/het vervoer van de goederen;

‑ de vereisten aan de ondersteunende documentatie;

‑ het vervoer van goederen van de grens naar uw locatie of die van uw klanten;

‑ de ontvangst van goederen op uw locatie of die van uw klanten;

‑ de betaling/vereffening;

‑ de vraag hoe, wanneer en door wie de goederen in de voorraadadministratie worden ingeschreven.

Bij de opslag van goederen:

‑ een duidelijk toegewezen locatie om de goederen op te slaan;

‑ een veilige opslag van gevaarlijke toxische goederen die een risico inhouden;

‑ de wijze waarop de voorraad wordt geregistreerd in waarde of in hoeveelheid/aantal;

‑ het uitvoeren van de voorraadinventarisatie en de frequentie ervan;

‑ indien een locatie van derden wordt gebruikt voor de opslag van uw goederen: de toegepaste regelingen, inclusief de afstemming van uw voorraadadministratie met die van derden;

‑ de vraag of er een tijdelijke locatie voor de opslag van de goederen wordt gebruikt.

Bij de vervaardiging van goederen:

‑ het opstellen van het productieorder;

‑ het aanvragen van voorraadartikelen en levering uit opslag;

‑ het productieproces, de verantwoordelijkheden van medewerkers en de bijgehouden administratieve gegevens;

‑ de samenstelling van de producten en codificatie;

‑ de registratie van geproduceerde goederen en ongebruikte voorraden in de voorraadadministratie;

‑ het gebruik van standaardproductiemethoden.

Bij de verzending van goederen:

‑ het ontvangen van klantorders en het opstellen van werk‑ en inkooporders;

‑ het informeren van het magazijn over het verkooporder of het vrijgeven van de goederen;

‑ het inlichten van derden als de goederen elders zijn opgeslagen;

‑ het ophalen van producten uit het magazijn;

‑ de verpakkingsprocedures;

‑ de vraag hoe, wanneer en door wie de goederen in de voorraadadministratie worden bijgewerkt.

3.4.2 Uw procedures voor (kwaliteit) controles dienen onder andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten:

Bij de aankomst van goederen:

‑ de afstemming van de inkooporders en ontvangen goederen;

‑ de regelingen voor het terugzenden/weigeren van goederen;

‑ de regelingen voor de boekhouding en het melden van een afwijkend verzendvolume;

‑ de regelingen voor het vaststellen en wijzigingen van onjuist ingevoerde gegevens in de voorraadadministratie;

‑ de wijze waarop goederen van buiten de EU in het systeem worden geregistreerd.

Bij de opslag van goederen:

‑ de registratie en controle van de voorraad;

‑ het identificeren van Unie- en niet-Uniegoederen (niet van toepassing voor AEOS);

‑ de beweging en registratie van goederen tussen locaties binnen eenzelfde vestiging of tussen verschillende vestigingen;

‑ de regelingen voor de handelswijze bij breuk, schade of vernietiging van goederen, verlies en voorraadafwijkingen.

Bij de vervaardiging:

‑ de instrumenten voor het controleren en beheren van het productieproces, bijvoorbeeld rendementspercentage;

‑ de wijze waarop met onregelmatigheden, afwijkingen, afval, bijproducten en verlies in het productieproces wordt omgegaan;

‑ de kwaliteitsinspectie van geproduceerde goederen en de registratie van de resultaten;

‑ de veilige verwerking van gevaarlijke goederen.

Bij de verzending:

‑ de verzendings‑/ophaalformulieren;

‑ het vervoer van goederen naar uw klanten of naar de grens voor (weder)uitvoer;

‑ het opstellen van verkoopfacturen;

‑ de instructies aan tussenpersonen voor de (weder)uitvoer en de vervaardiging/beschikbaarheid/controle van ondersteunende documenten;

‑ de bevestiging van ontvangst/het bewijs van verzending van de goederen;

‑ geretourneerde goederen – inspectie, tellen en registreren in de voorraadadministratie;

‑ de betalings‑ en creditnota’s;

‑ de handelwijze bij onregelmatigheden, verzendtekorten en variaties.

Onderafdeling 3.5: Douaneroutines

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, punt g), IA/DWU genoemde criterium dient u, indien van toepassing, toereikende procedures toe te passen voor het beheer van vergunningen die verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten.

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, punt i), IA/DWU genoemde criterium dient u ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van de noodzaak de douane in te lichten wanneer zich problemen voordoen in verband met de naleving van de douanewetgeving en dient u personen aan te wijzen die in dat geval contact met de douane opnemen.

3.5.1 Als importeur, exporteur of entrepothouder dienen uw procedures op de volgende aspecten betrekking te hebben:

‑ de wijze waarop u waarborgt dat uw douaneaangiften, inclusief de beheercontroles, volledig, nauwkeurig en tijdig zijn;

‑ de overlegging of beschikbaarheid van ondersteunende documentatie;

‑ de actuele gegevens (namen en adressen) van ingeschakelde tussenpersonen/derden;

‑ de wijze waarop tussenpersonen worden aangewezen, bijvoorbeeld de betrouwbaarheids- en geschiktheidscontroles die u uitvoert voordat u hen als tussenpersoon aanwijst;

‑ de omstandigheden waaronder zij worden ingeschakeld;

‑ de contracten waarin de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, inclusief het type vertegenwoordiging door de tussenpersoon, bijvoorbeeld directe of indirecte e.d.;

‑ de wijze waarop u waarborgt dat u duidelijke en eenduidige instructies aan uw tussenpersoon verstrekt;

‑ de wijze waarop u ondersteunende documenten (bijvoorbeeld licenties en certificaten) aan uw tussenpersoon verstrekt, inclusief de wijze van presenteren en van bewaren/retourneren;

‑ de handelwijze van de tussenpersoon indien de instructies onduidelijk zijn;

‑ de controle van de nauwkeurigheid en tijdigheid van het werk dat de tussenpersoon voor u uitvoert;

‑ de wijze waarop u uw tussenpersoon informeert over fouten/wijzigingen met betrekking tot de geklaarde posten;

‑ de handelwijze bij onregelmatigheden;

‑ de vrijwillige melding van fouten aan de douane.

Als externe vertegenwoordiger dienen uw procedures betrekking te hebben op:

‑ de contracten waarin de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, inclusief het type van uw vertegenwoordiging, bijvoorbeeld directe of indirecte e.d.;

‑ de wijze waarop u waarborgt dat de douaneaangiften, inclusief de beheercontroles, volledig, nauwkeurig en tijdig zijn;

‑ de mogelijkheid van een snelle overlegging dan wel de beschikbaarheid van ondersteunende documentatie;

‑ de wijze waarop u waarborgt dat uw personeel op de hoogte is van de voorwaarden die door uw klant dan wel in het contract worden gesteld;

‑ uw handelwijze indien de instructies van de klant onduidelijk zijn of de verstrekte gegevens onjuist zijn;

‑ uw handelwijze indien u fouten/wijzigingen met betrekking tot de geklaarde posten constateert;

‑ de vrijwillige melding van fouten aan de douane.

3.5.2 Indien de betreffende instructies gedocumenteerd zijn, dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan te tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.

3.5.3 Indien er procedures voor het beheer van vergunningen worden toegepast, dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan te tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.

3.5.4 Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, punt k), IA/DWU genoemde criterium dient de aanvrager te beschikken, indien van toepassing, over toereikende procedures voor het omgaan met invoer- en uitvoervergunningen in verband met verboden en beperkingen (zoals embargo's, gevaarlijke goederen etc.), waaronder maatregelen om een onderscheid te maken tussen goederen die zijn onderworpen aan verboden of beperkingen en andere goederen, en maatregelen om toe te zien op de naleving van deze verboden en beperkingen. Zie voor goederen voor tweeërlei gebruik vraag 3.5.5.

3.5.5 In het geval dat u handelt in goederen die vallen onder de Verordening voor tweeërlei gebruik (Verordening nr. 428/2009/EG), dan dient u de douaneautoriteiten te voorzien van een lijst van die goederen. U dient de douaneautoriteiten ook te laten te weten of u een Internal Compliance Programme (ICP) hebt ingevoerd.

Onderafdeling 3.6: Procedures voor back-up, recovery, fallback en archivering

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, onder h), IA/DWU genoemde criterium dient u toereikende procedures toe te passen voor het bewaren van bedrijfsbescheiden en bedrijfsinformatie en ter bescherming tegen informatieverlies.

3.6.1 In uw procedures dient te worden aangegeven op welke type dragers en in welke systeemsoftware uw gegevens worden op­geslagen, of de gegevens gecomprimeerd worden en, zo ja, in welk stadium. Indien u een derde inschakelt, geef dan aan welke afspraken er zijn gemaakt en wat de frequentie en de locaties van de back-up en de gearchiveerde informatie zijn.

Onderafdeling 3.7: Bescherming van computersystemen

Teneinde te voldoen aan het in artikel 25, lid 1, onder j), IA/DWU genoemde criterium dient u passende maatregelen te hebben genomen, bijvoorbeeld firewalls en antivirusbescherming, om te voorkomen dat onbevoegden uw computersysteem kunnen binnendringen en ter bescherming van uw documentatie.

3.7.1 In verband met vraag a) dienen uw maatregelen onder andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten:

‑ de aanwezigheid van een bijgewerkt beveiligingsplan waarin de maatregelen worden beschreven om te voorkomen dat onbe­voegden toegang tot uw computersysteem kunnen krijgen of informatie opzettelijk verwijderd wordt of verloren gaat;

‑ de vraag of u meerdere systemen op meerdere bedrijfslocaties gebruikt en de wijze waarop deze worden beheerd;

‑ de vraag wie er verantwoordelijk is voor de beveiliging en werking van de computersystemen van het bedrijf (die verantwoordelijkheid mag niet tot één persoon beperkt zijn, maar dient over meerdere personen verdeeld te zijn die elkaars werkzaamheden kunnen controleren);

‑ informatie over firewalls en antivirusbescherming;

‑ de aanwezigheid van een plan voor bedrijfscontinuïteit/rampenbestrijding in geval van incidenten;

‑ de back-upprocedures indien uw systeem niet werkt, inclusief het herstel van alle relevante programma’s en gegevens.

Geef bij vraag b) aan met welke frequentie uw systeem wordt getest op eventuele toegang door onbevoegde personen, hoe de gege­vens worden geregistreerd en hoe er met incidenten wordt omgegaan indien er met het systeem is “geknoeid”.

3.7.2 Uw procedures voor de toegangsrechten dienen onder andere op de navolgende aspecten betrekking te hebben:

‑ de wijze waarop u autorisatie voor die toegang verleent en op welke basis u de diverse toegangsniveaus toekent (de toegang tot gevoelige informatie moet beperkt zijn tot medewerkers die bevoegd zijn om gegevens te wijzigen en toe te voegen);

‑ de procedure voor het invoeren van wachtwoorden, de frequentie van de wijziging ervan en de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van achtwoorden; en

‑ het verwijderen/onderhouden/bijwerken van gebruikersgegevens.

Onderafdeling 3.8: Beveiliging van documentatie

3.8.1 Uw maatregelen dienen doorgaans de volgende aspecten te omvatten:

‑ de registratie en back-up van documenten (bijvoorbeeld via scannen en op microfiche) en de toegangsbeperking;

‑ een bijgewerkt beveiligingsplan waarin de toegepaste maatregelen worden beschreven om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot documenten en dat informatie opzettelijk wordt vernietigd of verloren gaat;

‑ het archiveren en veilig opslaan van documenten, inclusief het toekennen van verantwoordelijkheden voor de verwerking/bewerking van die documenten;

‑ de handelwijze bij incidenten die de veiligheid van documenten in gevaar brengen.

3.8.2 Uw maatregelen dienen onder andere de volgende aspecten te omvatten:

‑ het testen van uw systeem op een onrechtmatige toegang en het registreren van de resultaten;

‑ een plan voor de bedrijfscontinuïteit/rampenbestrijding met het oog op het herstellen van de oorspronkelijke situatie;

‑ de aanwezigheid van een overzicht met corrigerende maatregelen die zijn getroffen als gevolg van incidenten die zich hebben voorgedaan.

Afdeling IV ‑ Financiële solvabiliteit

(artikel 39, punt c), DWU, artikel 26 IA/DWU; AEO-gids Deel 2, Afdeling III; bijlage 2 bij de AEO-gids, punt 3).

Onder solvabiliteit wordt in dit artikel een goede financiële draagkracht verstaan die, gelet op de aard van de verrichte bedrijfsactiviteiten, toereikend is om aan de verplichtingen te voldoen. De solvabiliteit wordt beoordeeld op basis van de laatste drie boekjaren. Indien uw bedrijf minder dan drie jaar operationeel is, wordt de solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de beschikbare documenten en informatie (zie vraag 4.3). De documenten dienen uitsluitend be­trekking te hebben op de aanvrager die de AEO-aanvraag indient. Indien er informatie beschikbaar is die in de nabije toekomst van invloed is op uw solvabiliteit, dient deze bij vraag 4.4 verstrekt te worden.

4.1 Geef hier nadere informatie over eventuele insolventie-, faillissements- of liquidatieprocedures die in de afgelopen drie jaar tegen uw bedrijf of bedrijfsactiva zijn gevoerd.

4.2.1 De gevraagde bewijsstukken of gegevens kunnen ook betrekking hebben op voorwaardelijke verplichtingen of voorzienin­gen, op het bedrijfskapitaal of op de nettovermogenspositie en de omvang van de immateriële activa.

Onder sommige omstandigheden kan het voor een bedrijf normaal zijn om een negatief nettovermogen te hebben, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf door een moedermaatschappij voor onderzoek en ontwikkeling wordt opgericht en de passiva gefinancierd worden door een lening van de moedermaatschappij of een financiële instelling. In deze omstandigheden is het mogelijk dat het negatieve vermogen geen indicator is voor het onvermogen van het bedrijf zijn rechtmatige schulden te betalen. In dergelijke gevallen kan de douaneautoriteit, om te beoordelen of er aan het solvabiliteitscriterium wordt voldaan, aanvullend bewijsmateriaal opvragen, zoals een verklaring van de leninggever, een garantie van het moederbedrijf of een verklaring van de bank. Indien het om een eenmanszaak gaat of bijvoorbeeld een VOF, kan worden verzocht een overzicht van eventuele persoonlijke vermogensbe­standdelen te overleggen die de solvabiliteit van het bedrijf garanderen.

NB: Om uw solvabiliteit te beoordelen, kan de douaneautoriteit verzoeken om actuele jaarrekeningen over te leggen. Het is mogelijk dat de douane tijdens een inspectiebezoek uw volledige jaarverslagen of jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren wil controleren. De douane kan ook om inzage verzoeken in de meest recente bedrijfsvoeringsverslagen teneinde de meest actuele financiële situatie vast te kunnen stellen.

4.2.2 Bedrijven die een boekhouding en jaarrekeningen neerleggen volgens de Belgische wetgeving moeten volgende ratio’s berekenen:

1. nettorendabiliteitratio van het eigen vermogen (na belastingen)

T

Formule ^______ waarin

N

T = de winst of het verlies (9904) van het boekjaar;

N = het eigen vermogen (10/15);

2. liquiditeitsratio in de ruime zin (current ratio)

T

Formule ^_____ waarin

N

T = de som van voorraden en bestellingen in uitvoering (+3), de vorderingen op ten hoogste 1 jaar (+40/41), de geldbeleggingen (+50/53), de liquide middelen (+54/58) en de overlopende rekenin­gen van het actief (+490/1) ;

N = de som van de schulden op ten hoogste 1 jaar (+42/48) en de overlopende rekeningen van het passief (+492/3);

3. solvabiliteitsratio

T

Formule ^_____ waarin

N

T = het eigen vermogen (10/15);

N = het totaal der passiva (+10/49).

Opmerking: De codes die voorkomen tussen haakjes in de berekeningsformule identificeren de rubriek in de genormaliseerde schema’s uitgegeven door de NBN (Nationale bank).

4.2.3 Bedrijven die geen boekhouding en jaarrekeningen neerleggen volgens de Belgische wetgeving en voor de bedrijven die niet voldoen aan de criteria van punt 4.2.2 hiervoor, moeten over een afgeleverd attest van een financiële instelling of van een onafhan­kelijke, door de overheid erkende revisor (op de plaats waar de boekhouding wordt gehouden en de jaarrekeningen worden neergelegd) beschikken waarop staat vermeld dat uw bedrijf solvabel is.

Afdeling V- Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties

(artikel 39, punt d), DWU; artikel 27 IA/DWU;

AEO-gids Deel 2, Afdeling IV)

Toelichting:

Deze afdeling heeft betrekking op het criterium inzake praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties voor AEO's. De betreffende vragen dienen uitsluitend te worden beantwoord indien u een aanvraag hebt ingediend voor AEOC.

Teneinde aan het in artikel 27 IA/DWU genoemde criterium te voldoen, moet u of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van uw bedrijf voldoen aan de volgende praktische vakbekwaamheidseis:

● hetzij een aangetoonde praktijkervaring van minimaal drie jaar in douanezaken,

● of een kwaliteitsnorm voor douanezaken die door een Europese normalisatieorganisatie is aangenomen.

Een alternatief criterium is dat u dan wel de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van uw bedrijf met goed gevolg een opleiding over douanewetgeving heeft afgerond die consistent is met en relevant is voor de mate van uw betrokkenheid bij douanegerelateerde activiteiten en die wordt verstrekt door een van de entiteiten genoemd in artikel 27, lid 1, punt b), IA/DWU.

De persoon die verantwoordelijk is voor douanezaken is in dit verband de persoon genoemd in 1.1.3 van de SAQ en de toelichting daarop.

Vraag 5.1.1. Zie voor de wijze waarop de praktijkervaring van ten minste drie jaar in douanezaken kan worden aangetoond, 2.IV.2.1 van de AEO-gids.

Vraag 5.1.2. Ten tijde van het opstellen van deze toelichting waren de werkzaamheden inzake een kwaliteitsnorm voor douanezaken die door een Europese normalisatieorganisatie is aangenomen nog niet afgerond.

Vraag 5.2.1. Wat betreft de opleiding over douanewetgeving die consistent is met en relevant is voor de mate van uw betrokkenheid bij douanegerelateerde activiteiten zij opgemerkt dat een dergelijke opleiding mogelijk niet in alle lidstaten wordt aangeboden. De marktdeelnemer kan de opleiding in iedere EU-lidstaat van zijn keuze volgen.

Afdeling VI ‑ Veiligheidseisen

(artikel 39, punt e), DWU, artikel 28 IA/DWU; AEO-gids Deel 2, Afdeling 5; bijlage 2 bij de AEO-gids, punt 4)

Toelichting: Deze afdeling heeft betrekking op het veiligheidscriterium voor het AEO-vergunning. De betreffende vragen dienen uitsluitend te worden beantwoord indien u een aanvraag hebt ingediend voor AEOS. De zelfbeoordeling voor dit vereiste omvat alle locaties die relevant zijn voor de douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager.

Uw bedrijf dient tegen de achtergrond van zijn rol in de internationale toeleveringsketen aan te tonen dat het een beleid voert waaruit blijkt dat het zich zeer bewust is van het belang van de veiligheid, zowel intern als in zijn contacten met klanten, toeleveranciers en externe dienstverleners.

U dient dit gedeelte niet te verwarren met de gezondheids- en veiligheidsvereisten (hiervoor wordt verwezen naar de AEO-gids).

Van de procedures waarnaar in de antwoorden wordt verwezen, verwachten wij dat zij voldoende inhoudelijk en gedetailleerd zijn a) om duidelijk te maken wie de verantwoordelijke personen en hun plaatsvervanger(s) zijn en b) om die plaatsvervanger(s) in staat te stellen handelend op te treden in overeenstemming met de instructies van de verantwoordelijke persoon.

Alle procedures dienen gedocumenteerd te zijn en moeten aan de douane ter beschikking worden gesteld tijdens haar controle van de AEO-criteria. De documenten worden te allen tijde ter plaatse gecontroleerd.

Uit de documenten die u dient over te leggen, met name in het kader van vraag 6.1.2 a) en b), dient het navolgende te blijken:

● uw rol in de internationale toeleveringsketen;

● de aard en omvang van uw bedrijf; en

● de risico’s en dreigingen voor uw bedrijf.

Onderafdeling 6.1: Algemene informatie over veiligheid

Vraag 6.1.1. Overeenkomstig artikel 28, lid 1, punt h), IA/DWU dient de aanvrager een contactpersoon aan te wijzen die bevoegd is voor veiligheidsgerelateerde kwesties. In dit verband verwijst veiligheid uitsluitend naar de veiligheid met betrekking tot het AEO-criterium. Het betreft dus niet de “veiligheid op het werk”, die immers buiten het bereik van het veiligheidscriterium valt.

Vraag 6.1.2 a) De douaneautoriteiten gaan ervan uit dat er een gedocumenteerde risicobeoordeling is uitgevoerd door uzelf of door een beveiligingsbedrijf, mits u hiervan gebruikmaakt. Indien u een dergelijke beoordeling tijdens ons bezoek niet kunt overleggen, kan dat leiden tot de automatische aanbeveling om uw aanvraag af te wijzen.

De beoordeling van het risico‑ en dreigingniveau dient betrekking te hebben op alle locaties die relevant zijn voor uw douanegerelateerde activiteiten. De beoordeling is bedoeld om de risico’s en dreigingen in kaart te brengen die kunnen optreden in het deel van de internationale toeleveringsketen waarin uw bedrijf actief is en om de maatregelen te evalueren die toegepast worden om die risico’s te minimaliseren. De beoordeling dient alle risico’s voor de veiligheid van uw rol in de internationale toeleveringsketen te bestrijken en dient onder andere de volgende aspecten te omvatten:

● fysieke dreigingen voor bedrijfsruimten en goederen;

● fiscale dreigingen;

● contractuele afspraken met handelspartners in de internationale toeleveringsketen.

Bij een dergelijke beoordeling dient onder andere aan de volgende punten aandacht te worden besteed:

● de goederen die het voorwerp uitmaken van uw activiteiten;

● de locaties en gebouwen (voor opslag, productie e.d.);

● het personeel (inclusief wervingsprocedures), het gebruik van tijdelijke werknemers en het uitbesteden van werkzaamheden;

● het vervoer van goederen (laden en lossen);

● het computersysteem en de boekhouding (en bijbehorende documentatie);

● de recent gerapporteerde veiligheidsincidenten op bovengenoemde gebieden.

U dient ook aan te tonen hoe vaak alle documentatie geëvalueerd en bijgewerkt wordt. In de procedures dient daarnaast aandacht te worden besteed aan de wijze waarop incidenten gemeld moeten worden. Daarnaast dient de frequentie van toekomstige eva­luaties vermeld te worden. De douane zal ook om bewijsmateriaal vragen over hoe en wanneer uw personeel en bezoekers op de hoogte worden gesteld van uw veiligheidsprocedures.

Vraag 6.1.2 b) Indien u tijdens onze audit geen veiligheidsplan of risicoanalyse kunt overleggen, kan dat tot een voortijdig einde van de audit of tot een afwijzing van de aanvraag leiden.

Er dient een evaluatieprogramma voor het veiligheidsplan te zijn, inclusief een registratie van wijzigingen die door de daarvoor verantwoordelijke persoon ondertekend en gedateerd zijn.

Vraag 6.1.3 U dient ten minste een omschrijving te geven van de vijf grootste risico’s die u hebt vastgesteld. Wij verwachten dat u deze risico’s hebt geëvalueerd en dat u deze in uw beoordeling van het risico‑ en dreigingsniveau hebt opgenomen, waarbij aandacht is besteed aan de kans dat die risico’s zich zullen voordoen, de gevolgen ervan en eventuele tegenmaatregelen. Voorbeelden van risico’s zijn o.a.:

● het smokkelen van clandestiene goederen;

● de besmetting van producten;

● de manipulatie van goederen voor de export;

● ongeautoriseerde toegang e.d.

Vraag 6.1.4 Geef een korte beschrijving van het proces voor het ontwikkelen van veiligheidsmaatregelen en voor het uitvoeren, controleren en evalueren ervan. Vermeld wie hiervoor verantwoordelijk is en welke zijn taken zijn. Op het juiste niveau binnen de organisatie dient één persoon de algemene verantwoordelijkheid te hebben voor alle veiligheidsmaatregelen. Hij/zij dient over de benodigde bevoegdheden te beschikken om, indien noodzakelijk, adequate veiligheidsmaatregelen te kunnen nemen. Indien er geen specifieke persoon aangeduid is, vermeld dan de verschillende departementen die zich bezighouden met de algemene coördinatie en management.

Indien er gebruik wordt gemaakt van externe diensten, dient de verantwoordelijke persoon de betreffende overeenkomsten te beheren en te zorgen dat de geleverde diensten een zodanig niveau hebben dat deze aan de AEO-vereisten voldoen (zoals die uit de vragen in deze afdeling naar voren komen).

De verantwoordelijke persoon dient adequate procedures toe te passen voor het opstellen, evalueren en bijwerken van alle veiligheidsmaatregelen en dient een toelichting hierop te kunnen geven. Doorgaans is die persoon ook verantwoordelijk voor het opstellen van de documenten die in het kader van vraag 5.1.1 a) en b) zijn vereist.

Wij verwachten dat de betreffende procedures zodanig zijn dat de plaatsvervangers van de verantwoordelijke persoon ook in staat zijn om die verantwoordelijkheid over te nemen en de vereiste taken uit te voeren.

Vraag 6.1.5 Hoewel veiligheidsmaatregelen in veel gevallen specifiek zijn voor een bepaalde locatie, kunnen de procedures die van toepassing zijn op het ontwikkelen, uitvoeren, controleren en evalueren van veiligheidsmaatregelen voor alle locaties geharmoniseerd zijn. Indien de maatregelen niet geharmoniseerd zijn, kan dit tot een groter aantal bezoeken van de douane leiden.

Vraag 6.1.6 (a) en (b) U dient te beschikken over schriftelijke procedures op grond waarvan personeel en bezoekers in staat zijn en ook aangezet worden om alle veiligheidsincidenten te melden, zoals ongeautoriseerde toegang, diefstal, het gebruik van ongescreend personeel e.d. In dat verband dient ook aangegeven te worden hoe een dergelijke melding moet plaatsvinden en bij wie en waar de betreffende persoon te bereiken is. Tevens dient te worden aangegeven hoe dergelijke incidenten onderzocht worden, hoe de rapportage van de resultaten van dat onderzoek verloopt en hoe de verantwoordelijke van die taken wordt geïdentificeerd.

Indien u met ”Nee” hebt geantwoord, geef dan aan welke actie u op welke termijn op dit gebied denkt te ondernemen.

Indien u met “Ja” hebt geantwoord dient u toe te lichten hoe veiligheidsinstructies aan het personeel worden meegedeeld en hoe u kunt waarborgen dat het personeel ook daadwerkelijk kennis heeft genomen van die instructies. U dient daarnaast toe te lichten hoe de veiligheidsinstructies onder de aandacht van bezoekers worden gebracht.

Zie ook vraag 6.3.2.

Verwijzingen naar “veiligheids”-instructies dienen niet ver­ward te worden met instructies die op het gebied van de gezondheid en veiligheid aan bezoekers en medewerkers dienen te worden gegeven.

Vraag 6.1.7 (a) en (b) Deze vraag heeft betrekking op de veiligheid c.q. beveiliging van de toeleveringsketen en niet op gezondheids- en hygiënische veiligheidsincidenten.

Enkele voorbeelden:

● verliezen in magazijnen;

● verbroken zegels;

● beschadigde mechanismen die bedoeld zijn om manipulaties tegen te gaan.

Indien zich veiligheidsincidenten hebben voorgedaan, gaan wij ervan uit dat u uw veiligheid‑ en beveiligingsprocedures hebt aangepast en maatregelen in die procedures hebt opgenomen om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. U zult ook worden verzocht om aan te tonen hoe de doorgevoerde veranderingen aan uw personeel en bezoekers zijn meegedeeld.

Indien na een evaluatie van uw veiligheidsprocedures wijzigingen zijn aangebracht, dienen deze als een herziening te worden geregistreerd in een register voor herzieningen onder vermelding van de datum en van het deel/de gedeelten die herzien zijn.

Vraag 6.1.8 (a) en (b) U dient ervoor te zorgen dat u te allen tijde in het bezit blijft van de oorspronkelijke documentatie, aangezien de douaneautoriteiten hierom zouden kunnen vragen. Bij een controle zullen de bezoekende douaneautoriteiten rekening houden met relevante certificaten zoals:

● die voor een erkend agent (certificaat en beoordelingsrapport);

● bekende afzender (certificaat en beoordelingsrapport);

● TAPA (certificaat en beoordelingsrapport);

● ISO (certificaat en kwaliteitshandboek);

● ISPS

Vraag 6.1.9 In uw antwoord dient u bijvoorbeeld gegevens te verstrekken over eventuele gevaarlijke chemicaliën, kostbare goede­ren of accijnsgoederen en of u die goederen incidenteel of regelmatig in- en/of uitvoert.

Voorbeelden van bijzondere veiligheidseisen betreffen o.a.:

● speciale verpakkingen;

● specifieke opslagvereisten.

Zie ook vraag 6.5.1 (logistieke processen).

Vraag 6.1.10 (a) en (b) In uw antwoord dient u o.a. de naam en het adres van het (de) externe bedrijf (bedrijven) te vermelden, hoe lang zij door u al als beveiligingsbedrijf worden ingeschakeld en of zij ook nog andere diensten aan u verlenen.

Indien het beveiligingsbedrijf een beoordeling van de risico’s heeft gemaakt, dient u hier nogmaals te bevestigen welke eventueel vastgestelde risico’s zijn opgenomen in uw beoordeling van het risico‑ en dreigingsniveau waarnaar u in het kader van vraag 6.1.2 a) hebt verwezen.

Uit de documenten moet (moeten) de datum(s) blijken waarop de risicobeoordeling heeft plaatsgevonden en waarop de aanbevelingen in de praktijk zijn gebracht. De documenten dienen tijdens het bezoek ter beschikking worden gesteld.

Vraag 6.1.11 In uw antwoord dient u een indicatie te geven van de verschillende veiligheidseisen die klanten/verzekerings­maatschappijen hebben gesteld en van de goederen waaraan speciale eisen worden gesteld (bijvoorbeeld bijzondere verpakkings- of opslagvereisten).

Indien het om een zeer breed scala aan producten en eisen gaat, is het voldoende om een samenvatting te geven. Zij zullen dan in het kader van ons bezoek aan een nader onderzoek worden onderworpen.

Onderafdeling 6.2: Beveiliging van gebouwen

Teneinde te voldoen aan het in artikel 28, lid 1, punt a), IA/DWU genoemde criterium moet u ervoor zorgen dat de gebouwen die voor de met de AEOS-vergunning samenhangende activiteiten worden gebruikt, bescherming bieden tegen onrechtmatig binnendringen en zijn gemaakt van materialen die verhinderen dat onbevoegden zich hiertoe onrechtmatig toegang kunnen verschaffen.

Vraag 6.2.1 (a), (b) en (c) Dit geldt ook met betrekking tot de zichtbare buitenbegrenzing van uw bedrijfslocatie, zoals hekken, deuren en poorten. Alle buiten- en binnenramen, deuren, poorten en hekken moeten bijvoorbeeld van een slot of van een alarmsysteem (anti-inbraaksysteem) zijn voorzien of door monitors worden bewaakt (gesloten tv-circuitsystemen) of er moeten andere toegangscontrolemaatregelen zijn genomen.

Voor de vragen (a) tot en met (c) dient nadere informatie over de wijze waarop de naleving van de betreffende procedures gecontroleerd wordt, de frequentie waarmee controles van gebouwen en eventuele hekken en omheiningen worden verricht, en de wijze waarop veiligheidsincidenten gemeld en afgehandeld worden, te worden opgenomen in het document dat in het kader van vraag 6.1.1 (a) of (b) beschikbaar moet zijn. Verwijs hier naar de relevante paragraaf, het onderdeel of de pagina (revisie/datum) van dat document.

Vraag 6.2.2 (a) en (b) U dient een overzicht te geven van alle toegangsmogelijkheden (bij voorkeur met een verwijzing naar het vestigingsplan); inclusief alle (brand)trappen en nooduitgangen. U dient hierbij onderscheid te maken tussen toegangsmogelijkheden voor het laden en lossen van vracht, voor openbare voorzieningen, ontvangst- en receptieruimten en rustfaciliteiten voor chauffeurs. Geef ook de locatie aan van eventuele beveiligingskantoren/wacht­huisjes.

Bij uw beschrijving van de wijze waarop de procedures worden nageleefd, dient u, waar van toepassing, ook te verwijzen naar het type camerabewaking dat wordt gebruikt (bijvoorbeeld statische camera’s of camera’s die horizontaal en/of verticaal kunnen bewegen), de wijze waarop de camerabewaking wordt gecontroleerd en of de beelden proactief of reactief worden gebruikt.

Behalve de externe toegangscontroles dient u ook de interne toegangscontroles te beschrijven, inclusief eventuele interne toegangscontroles bij bedrijfsruimten die met anderen worden gedeeld.

Geef aan of de vestiging 24 uur per dag (7 dagen op 7) operationeel is (d.w.z. met ploegendiensten werkt) of uitsluitend tijdens normale kantooruren.