Aanschrijving nr. 17 dd. 04.11.1991

AANSCHRIJVING 91/017

Aanschrijving nr. 17 dd. 04.11.1991


Bewaring boeken en stukken op microfilms of microfiches

INHOUDSTAFEL Nrs. Wettelijke bepalingen 1 Onderwerp van de aanschrijving 2 - 3 Boeken en stukken die mogen worden vervangen door microfilms of microfiches 4 Voorwaarden waaraan de vergunning is onderworpen 5 - 6 Bijkomende machtiging 7 - 8 Overgangsbepalingen 9 - 10 Wettelijke bepalingen.

1. Artikel 60 (nieuw) van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde bepaalt dat de boeken en stukken, waarvan dit wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt of ontvangen gedurende tien jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft of op hun datum wat stukken betreft.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

§ 2. In afwijking van § 1, begint de daar bedoelde termijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

Daarenboven kan de Koning de in § 1 bedoelde bewaringstermijn verlengen, teneinde de controle van de ter uitvoering van artikel 49, 2° en 3°, verrichte herzieningen van de aftrek te verzekeren.

§ 3. In de gevallen waarin het bewaren van boeken of stukken aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden kan door of vanwege de Minister van Financiën aan personen of groepen van personen die zij vermelden, een korte bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren van de originele boeken en stukken worden toegestaan en de wijze van bewaren worden bepaald.

Van zijn kant legt artikel 221, derde lid, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen de belastingplichtigen op de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, te bewaren tot het verstrijken van het vijfde jaar of het vijfde boekjaar volgend op het belastbare tijdperk.

Onderwerp van deze aanschrijving.

2. Het bewaren van een groot aantal stukken stelt voor vele personen ernstige problemen inzake opberging. Om deze situatie te verbeteren hebben de Administratie van de BTW, registratie en domeinen en de Administratie der directe belastingen beslist om het bewaren van bepaalde boeken en stukken op microfilms of microfiches toe te staan.

3. In deze aanschrijving worden de boeken en stukken aangeduid die aldus mogen worden bewaard (z. nr. 4) alsook de voorwaarden waaraan de personen bedoeld in nr. 1 moeten voldoen om de machtiging te bekomen (z. nr. 5).

Boeken en stukken die mogen worden vervangen door microfilms of microfiches.

4. De in nr. 1 bedoelde personen worden gemachtigd om de volgende boeken en stukken op microfilms of microfiches te bewaren :

a) de dubbels van de door hen opgestelde stukken en briefwisseling (uitgaande facturen, creditnota's, correspondentie, enz.) die niet worden aangevuld of ondertekend door de geadresseerde, met uitzondering evenwel van de documenten die een officieel waarmerk of enig door de fiscale wetten of reglementeringen voorgeschreven merkteken dragen.

Inzonderheid zijn dus uitgesloten : de originele aankoopfacturen en de gelijkwaardige stukken, de rekeninguittreksels van financiële instellingen, de kwitanties evenals alle andere stukken waaruit financiële verrichtingen blijken, de vervoerdocumenten, de documenten die de invoer, uitvoer of doorvoer van goederen vaststellen en de rekeningen of ontvangstbewijzen als bedoeld in artikel 8bis van het koninklijk besluit nr. 1 van 23 juli 1969 (oud) en artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 (nieuw) met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Het bestek, de inventaris, de gedetailleerde nota, de leveringsbon of elk gelijkaardig document waarnaar de factuur verwijst voor de omschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten en dat dus een integrerend deel uitmaakt van de factuur, moet worden bewaard onder dezelfde voorwaarden als de inkomende factuur; zij kunnen derhalve niet worden bewaard op microfiches of microfilms (z. BTW-aanschr. 5/1976, nr. 31);

b) de extra-boekhoudkundige stukken die worden opgesteld om de diverse imputaties te doen in het kader van de werkzaamheid (bv. extra-boekhoudkundige staten inzake fabrieksboekhouding);



c)de boekhoudkundige stukken zoals de grootboekrekeningen;
d) de boeken en registers voorgeschreven in het BTW-Wetboek, met uitzondering van het dagboek van ontvangsten (z. BTW-aanschr. 95/1971, nr. 14, a) en van het register van garagisten, zelfs als het wordt gehouden in de vorm van werkfiches (z. BTW-aanschr. 12/1982).

Onder de boeken en registers beoogd in letter d hierboven kunnen worden vermeld : het boek voor inkomende facturen, het boek voor uitgaande facturen, de tabel van bedrijfsmiddelen, het teruggaafregister alsmede het maakloonregister.

Deze boeken en registers mogen evenwel niet worden vervangen door microfilms en microfiches wanneer zij deel uitmaken van boeken bedoeld in artikel 5 van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekeningen van de ondernemingen. Hetzelfde geldt voor de boeken bedoeld in artikel 7 van vermeld besluit wanneer zij aan de formaliteit van het visum onderworpen zijn geweest.

Voorwaarden waaraan de vergunning is onderworpen.

5. De in nr. 1 bedoelde personen die gebruik wensen te maken van de in deze aanschrijving geboden mogelijkheden moeten vooraf schriftelijk de volgende inlichtingen mededelen aan de taxatiedienst der directe belastingen en, indien zij BTW-belastingplichtige zijn, aan het BTW- controlekantoor waaronder zij ressorteren :

a) de naam of benaming, het adres, het BTW-identificatienummer en het nationaal nummer van de persoon die de machtiging wenst te bekomen;

b) de naam of benaming, het adres, het BTW-identificatienummer van de persoon die belast is met het vervaardigen van de films of de fiches;

c) de naam of benaming en het adres van de eigenaar van het gebruikte materieel;



d)het merk en het type van het gebruikte materieel;
e) de nauwkeurige beschrijving van dat materieel waarin de voornaamste technische kenmerken van de vervaardigingswijze van de films of de fiches zijn opgenomen en waaruit duidelijk blijkt dat aan de andere voorwaarden zoals hierna beschreven is voldaan;

f) het merk en het type van het in punt 6, 9°, hierna, beoogde materieel.

Elke later aangebrachte wijziging aan de omschreven procedure moet onmiddellijk worden medegedeeld aan de taxatiedienst der directe belastingen en in voorkomend geval aan het BTW-controlekantoor (z. supra).

6. Bovendien moeten zij de nodige schikkingen treffen om aan de volgende voorwaarden te voldoen :

1° de microfilms of microfiches moeten zowel het lezen van het vergroot beeld door projectie op een scherm als de reproduktie van het beeld door fotografische vergroting mogelijk maken;

2° in geval van gebruik van het systeem "COM-off line" moeten de in nr. 4 beoogde boeken en stukken, waarvan de gegevens bij het opmaken voorlopig op magneetband worden vastgelegd in afwachting dat ze op microfilms of microfiches worden gebracht, ten laatste 30 dagen na het opmaken op microfilms of microfiches worden overgebracht;

3° elke microfilm of microfiche mag alleen voor het vastleggen van één enkel boek of één bepaald soort boek of document worden gebruikt;

4° de facturen en de creditnota's moeten op de film of de fiche worden aangebracht in de volgorde van hun inschrijving in het uitgaand factuurboek of, eventueel, in het teruggaafregister voorgeschreven door de BTW-reglementering. De andere documenten beoogd in nr. 4 moeten in chronologische of numerieke volgorde op de films of op de fiches worden aangebracht;

5° de boeken en stukken die op microfilms of microfiches voorkomen moeten de getrouwe weergave zijn van de originelen. Elke onleesbare of gebrekkige weergave van gegevens op de microfilm of de microfiche moet onmiddellijk op duidelijke wijze worden doorgehaald en vervangen door een foutloos beeld;

6° de microfilms of de microfiches van de facturen, de creditnota's en de verschillende soorten boekingsstukken, moeten afzonderlijk per soort en in een ononderbroken volgorde geklasseerd zijn;

7° met het oog op het klasseren en het raadplegen van de microfilms of microfiches dienen zij een met het blote oog leesbare titel te dragen; een klasseringstabel moet het mogelijk maken gemakkelijk na te gaan welke documenten op iedere microfilm of microfiche voorkomen;

8° de microfilms of microfiches moeten worden bewaard gedurende dezelfde termijnen als die welke zouden worden toegepast voor de vervangen boeken en stukken, namelijk de termijnen opgelegd door artikel 60 (nieuw) van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en artikel 221 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen. Wanneer deze termijnen voor een microfilm of een microfiche op verschillende data verstrijken, moet rekening worden gehouden met de termijn die het laatst verstrijkt;

9° binnen de termijn bepaald in 8° moeten de films of fiches op elk verzoek en zonder verplaatsing aan de ambtenaren van de fiscale administraties ter inzage worden voorgelegd; de voorlegging omvat de gehele of gedeeltelijke projectie van de films of fiches met het oog op de verificatie van de documenten die erop voorkomen en bovendien de kosteloze aflevering van door de controlediensten gevraagde fotografische vergrotingen. Te dien einde moeten bij elk verzoek tot voorlegging en bij elke controle ten minste drie projectieapparaten en één afdrukapparaat voor de bedoelde microfilms of microfiches ter beschikking van de ambtenaren worden gesteld;

10° wanneer om wettelijke of organisatorische redenen bepaalde boeken of stukken, benevens op de microfilm of microfiche ook op papier moeten worden afgedrukt, moeten de laatstbedoelde informatiedragers net zoals de microfilm of de microfiche worden bewaard (z. 8°) en voorgelegd;

11° wanneer zij niet meer over de nodige apparatuur voor het lezen of de fotografische vergroting van de microfilms of microfiches zouden beschikken, moeten de nodige maatregelen worden getroffen opdat de leverancier van de toestellen zijn materieel en zijn personeel ter beschikking zou stellen teneinde de ambtenaren, zonder kosten, de inlichtingen en documenten te bezorgen die door hen niet kunnen worden verschaft;

12° de gehele of gedeeltelijke overbrenging op microfilms of microfiches van de in nr. 4 beoogde documenten moet op een volledig boekjaar slaan;

13° artikel 61, § 5 (oud) en artikel 61, § 2 (nieuw) van het BTW- Wetboek is van toepassing op de microfilms en microfiches waarop de in dat artikel beoogde stukken worden weergegeven.

Bijkomende machtiging.

7. Onverminderd het bepaalde in nr. 6, 10°, mogen de boeken en stukken die op enig ander middel dan een microfiche of microfilm zijn opgemaakt, worden vernietigd zodra ze op microfiche of microfilm zijn overgebracht.

8. De betrokken administraties behouden zich het recht voor de in deze aanschrijving verleende machtiging in te trekken ten nadele van ieder die niet voldaan heeft aan de verscheidene opgelegde voorwaarden, of die op gelijk welke wijze de opdracht van de met controle belaste ambtenaren van de fiscale administraties zou hinderen.

Overgangsbepalingen.

9. De eerder uitgereikte individuele vergunningen voor het vervangen van boeken en stukken door microfilms of microfiches blijven van toepassing tot 31 december 1992. Na deze datum moeten de houders van die vergunningen de bepalingen van deze aanschrijving naleven (z. inzonderheid nr. 5) om de onderhavige machtiging te kunnen bekomen.

10. De door deze aanschrijving toegestane machtiging heft de eerder uitgereikte bijzondere vergunningen op.

Namens de Minister :
De Directeur-generaal,


F. QUAGHEBEUR